Vai trò và trách nhiệm của Kansayaku trong Luật Công ty Nhật Bản

Trong quản trị doanh nghiệp Nhật Bản, hệ thống kiểm soát viên đóng một vai trò đặc biệt và cực kỳ quan trọng. Đây là cơ quan được thiết kế để giám sát và điều chỉnh việc thực hiện nhiệm vụ của ban giám đốc, nhằm duy trì quản lý lành mạnh của doanh nghiệp. Hệ thống này đã phát triển độc đáo so với ‘Ủy ban Kiểm toán (Audit Committee)’ phổ biến ở các quốc gia theo hệ thống pháp luật Anh-Mỹ hay ‘Hội đồng Kiểm soát’ của Đức. Do đó, từ góc độ quốc tế, có thể có những khía cạnh khó hiểu về chức năng và vị trí của nó. Hệ thống kiểm soát viên của Nhật Bản dựa trên cấu trúc quản trị độc đáo, nơi mà hội đồng quản trị và hội đồng kiểm soát viên hoạt động song song, giám sát và giám đốc việc thực hiện công việc được thực hiện bởi cả hai, và hội đồng kiểm soát viên cũng có chức năng giám sát đối với hội đồng quản trị, tạo nên sự phức tạp.  

Vai trò của kiểm soát viên đã thay đổi theo thời gian, từ kiểm toán tài chính thuần túy đến kiểm toán hoạt động và thậm chí là kiểm toán tính hợp lý của quản lý. Lịch sử phát triển này là cần thiết để hiểu rõ phạm vi công việc rộng lớn của kiểm soát viên hiện nay và cũng dẫn đến các cuộc tranh luận về sự chồng chéo vai trò với các giám đốc độc lập. Hệ thống kiểm soát viên của Nhật Bản, với tính chất động và linh hoạt, cũng cho thấy sự tồn tại của các cuộc tranh luận về hiệu quả thực tế. Bài viết này nhằm mục đích giải thích chi tiết về vai trò, quyền hạn, nghĩa vụ, trách nhiệm của kiểm soát viên và các trường hợp pháp lý liên quan chính dựa trên Luật Công ty của Nhật Bản. Bằng cách sử dụng ngôn từ rõ ràng và dễ hiểu, chúng tôi thúc đẩy sự hiểu biết sâu sắc về cơ chế quản trị doanh nghiệp của Nhật Bản.  

Vai trò của Kiểm soát viên: Định nghĩa và Mục đích theo Luật Công ty Nhật Bản

Theo Luật Công ty Nhật Bản, Kiểm soát viên được xác định là một trong những cơ quan của công ty cổ phần. Điều 381, khoản 1 của Luật Công ty Nhật Bản rõ ràng định nghĩa rằng, “Kiểm soát viên có nhiệm vụ kiểm soát việc thực hiện công việc của các Giám đốc (trong công ty có thiết lập kế toán tham gia, bao gồm cả Giám đốc và kế toán tham gia)”. Từ định nghĩa này, chúng ta có thể thấy rằng mục đích chính của Kiểm soát viên là giám sát và xác minh xem việc thực hiện công việc của các Giám đốc có tuân thủ pháp luật và điều lệ công ty hay không và liệu có được thực hiện một cách thích hợp hay không.

Kiểm soát viên đóng vai trò như một “thiết bị ổn định” nhằm duy trì và ổn định quản lý lành mạnh của công ty. Điều này không chỉ có nghĩa là phát hiện ra các hành vi sai trái hoặc sai lầm của từng Giám đốc, mà còn có nghĩa là thực hiện “kiểm soát quản lý” nhằm góp phần vào mục tiêu quản lý chung là duy trì uy tín và cải thiện hiệu suất kinh doanh của công ty. Kiểm soát viên không phải là người thực hiện công việc, mà là người giám sát việc thực hiện công việc của các Giám đốc và, khi cần thiết, đóng vai trò thúc đẩy việc sửa đổi. Do đó, Kiểm soát viên được yêu cầu thực hiện nhiệm vụ của mình từ một vị trí độc lập với Hội đồng quản trị, và là một yếu tố không thể thiếu trong việc đảm bảo công ty tuân thủ pháp luật và duy trì quản lý minh bạch.

Nhiệm vụ của Kiểm soát viên đặc trưng bởi việc đảm nhận cả hai mặt kiểm soát công việc và kiểm toán kế toán. Trong kiểm soát công việc, họ xác minh tính hợp pháp và hợp lý của việc thực hiện công việc của các Giám đốc, trong khi đó, kiểm toán kế toán kiểm tra tính chính xác của các tài liệu kế toán. Điểm đặc biệt này, là việc đảm nhận cả hai mặt kiểm soát và kiểm toán, khác biệt so với nhiều ủy ban kiểm toán ở nước ngoài, nơi chủ yếu tập trung vào báo cáo tài chính. Phạm vi kiểm soát rộng lớn này cho phép Kiểm soát viên thực hiện giám sát toàn diện hơn đối với quản lý tổng thể của công ty, nhưng cũng đồng nghĩa với việc Kiểm soát viên không chỉ cần có kiến thức kế toán mà còn cần hiểu biết sâu rộng về quản lý kinh doanh nói chung. Vai trò toàn diện này là một góc nhìn quan trọng khi các công ty nước ngoài đánh giá vai trò của Kiểm soát viên Nhật Bản.

Tuy nhiên, theo Luật Công ty Nhật Bản, không phải tất cả các công ty cổ phần đều bắt buộc phải thiết lập Kiểm soát viên. Nguyên tắc chung là công ty có Hội đồng quản trị phải thiết lập Kiểm soát viên, nhưng các công ty đáp ứng các điều kiện nhất định có thể không cần thiết lập Kiểm soát viên. Ví dụ, đối với công ty có hạn chế chuyển nhượng cổ phần, công ty không thiết lập Hội đồng quản trị, hoặc ngay cả khi có Hội đồng quản trị nhưng đã thiết lập kế toán tham gia. Đặc biệt, trong công ty có thiết lập Ủy ban chỉ định hoặc Ủy ban kiểm soát và kiểm toán, việc thiết lập Kiểm soát viên không được chấp nhận.

Mặc dù Kiểm soát viên được pháp luật xác định rõ ràng là cơ quan độc lập với Hội đồng quản trị, nhưng văn hóa doanh nghiệp truyền thống của Nhật Bản, đặc biệt là các thực hành việc làm như thứ bậc theo tuổi tác hoặc việc làm suốt đời, có thể ảnh hưởng đến khả năng thực hiện giám sát và sửa đổi thực tế đối với ban quản lý. Điều này ngụ ý một thách thức tiềm ẩn trong việc vận hành hệ thống, rằng tính độc lập theo pháp luật không nhất thiết dẫn đến độc lập thực tế hoặc ảnh hưởng. Ví dụ, có thể xảy ra tình huống mà Kiểm soát viên được thăng tiến từ bên trong công ty gặp khó khăn trong việc thực hiện kiểm soát nghiêm ngặt đối với ban quản lý đã thăng tiến cho họ.

Quyền hạn và Nghĩa vụ của Kiểm soát viên theo Luật Công ty Nhật Bản

Kiểm soát viên, từ vị thế độc lập của mình, được trao quyền hạn mạnh mẽ và nghĩa vụ rõ ràng theo Luật Công ty Nhật Bản để thực hiện nhiệm vụ của mình. Những quyền hạn và nghĩa vụ này là yếu tố không thể thiếu để Kiểm soát viên có thể hiệu quả giám sát việc thực hiện công việc của Ban quản trị và bảo vệ lợi ích của công ty.

Quyền hạn chính của Kiểm soát viên

Kiểm soát viên có nhiệm vụ kiểm tra việc thực hiện công việc của các Giám đốc (và Kế toán tham gia, nếu công ty có thiết lập) và phải lập báo cáo kiểm soát theo quy định của Bộ luật Lệnh Bộ Tư pháp [Điều 381, khoản 1 của Luật Công ty Nhật Bản (2005)]. Báo cáo kiểm soát này sau đó được trình lên Đại hội đồng cổ đông, trở thành phương tiện quan trọng để truyền đạt ý kiến của Kiểm soát viên về tình hình quản lý công ty đến các cổ đông.

Ngoài ra, Kiểm soát viên có quyền bất cứ lúc nào yêu cầu các Giám đốc, Kế toán tham gia, người quản lý và nhân viên khác báo cáo về công việc kinh doanh, cũng như có thể điều tra tình hình hoạt động và tài sản của công ty [Điều 381, khoản 2 của Luật Công ty Nhật Bản (2005)]. Hơn nữa, khi cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ, Kiểm soát viên cũng có thể yêu cầu báo cáo hoặc điều tra tình hình hoạt động và tài sản của các công ty con [Điều 381, khoản 3 của Luật Công ty Nhật Bản (2005)]. Quyền điều tra rộng rãi này rất quan trọng để phát hiện sớm các hành vi gian lận hoặc thực hiện công việc không phù hợp.

Kiểm soát viên phải tham dự cuộc họp Hội đồng quản trị và khi cần thiết phải đưa ra ý kiến [Điều 383, khoản 1 của Luật Công ty Nhật Bản (2005)]. Tuy nhiên, vì Kiểm soát viên không phải là thành viên của Hội đồng quản trị, họ không có quyền biểu quyết trong các quyết định của Hội đồng. Điều này khác biệt so với hệ thống ở nước ngoài, nơi thành viên ủy ban kiểm toán thường có quyền biểu quyết trong Hội đồng quản trị, và cần được chú ý đặc biệt.

Thêm vào đó, nếu Giám đốc không triệu tập Hội đồng quản trị hoặc khi Kiểm soát viên quyết định cần phải tổ chức Hội đồng, họ có thể yêu cầu Giám đốc triệu tập Hội đồng quản trị. Nếu trong vòng 5 ngày kể từ ngày yêu cầu không có thông báo triệu tập Hội đồng quản trị được phát ra cho một ngày trong vòng 2 tuần kể từ ngày yêu cầu, thì Kiểm soát viên có quyền tự mình triệu tập Hội đồng quản trị [Điều 383, khoản 2 và khoản 3 của Luật Công ty Nhật Bản (2005)]. Đây là quyền hạn quan trọng cho phép Kiểm soát viên chủ động can thiệp khi Hội đồng quản trị không hoạt động đúng cách.

Khi Giám đốc thực hiện hoặc có khả năng thực hiện hành vi nằm ngoài mục tiêu của công ty hoặc vi phạm pháp luật hoặc điều lệ công ty, và hành vi đó có thể gây ra thiệt hại nghiêm trọng cho công ty, Kiểm soát viên có quyền yêu cầu Giám đốc dừng lại hành vi đó [Điều 385, khoản 1 của Luật Công ty Nhật Bản (2005)]. Quyền yêu cầu ngăn chặn này là một phương tiện mạnh mẽ cho phép Kiểm soát viên hành động phòng ngừa trước khi công ty phải chịu thiệt hại lớn.

Trong trường hợp phát sinh tranh chấp giữa Giám đốc và công ty, như khi Giám đốc khởi kiện công ty hoặc cổ đông khởi kiện Giám đốc, Kiểm soát viên sẽ đại diện cho công ty [Điều 386, khoản 1 của Luật Công ty Nhật Bản (2005)]. Điều này đảm bảo rằng lợi ích của công ty được bảo vệ một cách thích hợp ngay cả trong tình huống có xung đột lợi ích.

Cuối cùng, Kiểm soát viên có quyền yêu cầu công ty chi trả các chi phí cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ của mình [Điều 388 của Luật Công ty Nhật Bản (2005)]. Nhờ đó, Kiểm soát viên có thể thực hiện công việc của mình mà không bị hạn chế về mặt tài chính.

Nhiệm vụ chính của Kiểm soát viên theo Luật Công ty Nhật Bản

Ngoài việc thực hiện các quyền lực đã nêu trên, Kiểm soát viên còn mang các nhiệm vụ quan trọng sau đây.

Kiểm soát viên có nghĩa vụ phải lập báo cáo kiểm soát dựa trên kết quả kiểm định việc thực hiện nhiệm vụ của các Giám đốc [theo Điều 381, Khoản 1, Phần sau của Luật Công ty Nhật Bản (2005)]. Báo cáo này cung cấp một ý kiến độc lập về tình hình quản trị của công ty cho cổ đông và các bên liên quan khác.

Thêm vào đó, Kiểm soát viên cũng có nghĩa vụ phải tham dự cuộc họp của Hội đồng quản trị và phát biểu ý kiến khi cần thiết [theo Điều 383, Khoản 1 của Luật Công ty Nhật Bản (2005)]. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác trong quyết định của Hội đồng quản trị bằng cách tham gia tích cực vào cuộc thảo luận và đưa ra các vấn đề quan ngại.

Hơn nữa, khi phát hiện Giám đốc có hành vi gian lận hoặc vi phạm nghiêm trọng đối với pháp luật hoặc điều lệ công ty, Kiểm soát viên phải báo cáo ngay lập tức cho Đại hội đồng cổ đông [theo Điều 384 của Luật Công ty Nhật Bản (2005)]. Nghĩa vụ báo cáo này là một chức năng quan trọng nhằm công khai các hành vi sai trái của công ty và thúc đẩy việc sửa chữa chúng.

Kiểm soát viên cũng chịu trách nhiệm kiểm toán tài chính, kiểm tra sự có mặt, thu thập và lưu trữ các tài liệu làm cơ sở cho việc lập các tài liệu kế toán và bảng tính, cũng như đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật khác nhau.

Kiểm soát viên có nghĩa vụ phải tham dự và phát biểu tại Hội đồng quản trị, và sở hữu các quyền lực mạnh mẽ như quyền yêu cầu triệu tập Hội đồng quản trị và quyền yêu cầu ngăn chặn hành vi bất hợp pháp, nhưng không có quyền biểu quyết trong các nghị quyết của Hội đồng quản trị. Điều này nhấn mạnh vai trò của Kiểm soát viên như một “người giám sát”, không trực tiếp tham gia vào quá trình ra quyết định của quản lý mà từ bên ngoài kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của nó. Điều này khác biệt lớn so với nhiều thành viên ủy ban kiểm toán ở nước ngoài, những người có quyền biểu quyết trong Hội đồng quản trị, và cho thấy rằng ảnh hưởng của Kiểm soát viên phụ thuộc nhiều vào khả năng điều tra và sức thuyết phục của ý kiến họ đưa ra.

Ngoài ra, Kiểm soát viên có quyền yêu cầu triệu tập Hội đồng quản trị và thậm chí có thể tự mình triệu tập nếu Giám đốc không đáp ứng [theo Điều 383, Khoản 2 và Khoản 3 của Luật Công ty Nhật Bản (2005)], cũng như quyền yêu cầu ngăn chặn hành vi bất hợp pháp của Giám đốc [theo Điều 385, Khoản 1 của Luật Công ty Nhật Bản (2005)]. Điều này cho thấy Kiểm soát viên không chỉ giới hạn ở việc kiểm toán sau sự kiện mà còn đóng vai trò chủ động và phòng ngừa nhằm ngăn chặn thiệt hại cho công ty từ trước. Điều này nhấn mạnh rằng nhiệm vụ của Kiểm soát viên không chỉ là phát hiện gian lận mà còn tập trung vào việc phòng ngừa chúng.

Trách nhiệm và Miễn trách của Kiểm soát viên theo Luật Công ty Nhật Bản

Kiểm soát viên có thể phải chịu nhiều trách nhiệm khác nhau theo Luật Công ty Nhật Bản nếu họ lơ là trong việc thực hiện các nhiệm vụ quan trọng của mình. Đồng thời, dưới một số điều kiện nhất định, hệ thống pháp luật cũng cho phép miễn một phần trách nhiệm này.

Các Loại Trách Nhiệm của Kiểm Soát Viên theo Luật Công Ty Nhật Bản

Trách nhiệm mà kiểm soát viên phải gánh chịu chủ yếu bao gồm trách nhiệm dân sự, trách nhiệm hình sự và phạt hành chính.  

Về trách nhiệm dân sự, khi kiểm soát viên không thực hiện đúng nhiệm vụ của mình, họ có trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho công ty cổ phần theo Điều 423 của Luật Công Ty Nhật Bản. Điều này áp dụng khi kiểm soát viên không tuân thủ nghĩa vụ cẩn trọng của người quản lý tốt (nghĩa vụ chú ý tốt). Ngoài ra, nếu kiểm soát viên có hành vi xấu hoặc sai lầm nghiêm trọng trong khi thực hiện nhiệm vụ của mình, hoặc khi họ ghi chép sai sự thật hoặc không ghi chép những thông tin quan trọng cần thiết trong báo cáo kiểm soát (trừ khi họ chứng minh được rằng mình không lơ là), họ cũng có trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho bên thứ ba theo Điều 429 của Luật Công Ty Nhật Bản. Hơn nữa, nếu có ghi chép sai sự thật trong các báo cáo quan trọng như báo cáo chứng khoán hay báo cáo hàng quý, họ cũng có thể bị truy cứu trách nhiệm dựa trên Luật Giao Dịch Chứng Khoán Tài Chính.  

Về trách nhiệm hình sự (hình phạt), kiểm soát viên có thể bị xử phạt tù hoặc phạt tiền nếu họ thực hiện các hành vi cụ thể được quy định trong Luật Công Ty Nhật Bản như tội phản bội đặc biệt, tội cố gắng phản bội, tội sử dụng tài liệu giả mạo, tội lừa đảo, tội hối lộ liên quan đến việc thực hiện quyền của cổ đông, theo các Điều từ 960 đến 970 và các điều khác của Luật Công Ty Nhật Bản.  

Về phạt hành chính (phạt tiền), kiểm soát viên có thể bị phạt tiền nếu họ ghi chép sai sự thật trong báo cáo kiểm soát, không bầu chọn kiểm soát viên toàn thời gian trong hội đồng kiểm soát viên, không chuẩn bị biên bản cuộc họp của hội đồng kiểm soát viên, không giải thích các vấn đề mà cổ đông yêu cầu tại đại hội cổ đông, hoặc không bầu chọn kiểm toán viên tài chính tạm thời khi cần thiết, nếu họ vi phạm Luật Công Ty Nhật Bản theo Điều 976-7 và các điều khác. Phạt tiền là một hình thức phạt hành chính và khác với hình phạt, không bị coi là lý do để mất tư cách.  

Luật Công Ty Nhật Bản đặt ra trách nhiệm nghiêm ngặt đối với kiểm soát viên, bao gồm trách nhiệm về sự lơ là trong nhiệm vụ (theo Điều 423 của Luật Công Ty Nhật Bản) và trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho bên thứ ba (theo Điều 429 của Luật Công Ty Nhật Bản). Điều này cho thấy kiểm soát viên có vai trò vô cùng quan trọng trong quản trị doanh nghiệp, và do đó, họ phải tuân thủ một mức độ chú ý cao trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình. Sự tồn tại của trách nhiệm hình sự và phạt hành chính càng làm nổi bật tầm quan trọng của vai trò này.  

Miễn trừ trách nhiệm của Kiểm soát viên theo Luật Công ty Nhật Bản

Trong khi trách nhiệm của Kiểm soát viên là nghiêm ngặt, có một hệ thống cho phép miễn trừ một phần trách nhiệm dưới điều kiện nhất định. Điều này nhằm mục đích cân bằng pháp lý để giảm bớt rủi ro quá mức trong việc thực hiện nhiệm vụ của Kiểm soát viên và khuyến khích những người tài năng đảm nhận vị trí này.

Trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho công ty do Kiểm soát viên bỏ bê nhiệm vụ của mình, theo nguyên tắc, không thể được miễn trừ nếu không có sự đồng ý của tổng số cổ đông [Điều 424 của Luật Công ty Nhật Bản].  

Tuy nhiên, nếu Kiểm soát viên thực hiện nhiệm vụ của mình một cách thiện chí và không có lỗi lầm nghiêm trọng, phần trách nhiệm bồi thường thiệt hại vượt quá mức trách nhiệm tối thiểu (đối với Kiểm soát viên, gấp đôi số tiền thù lao hàng năm) có thể được miễn trừ thông qua quyết định thông thường của đại hội đồng cổ đông [Điều 425 của Luật Công ty Nhật Bản]. Khi đưa ra đề xuất miễn trừ trách nhiệm cho Hội đồng quản trị tại đại hội đồng cổ đông, cần phải có sự đồng ý của tất cả các Kiểm soát viên [Điều 425, khoản 3 của Luật Công ty Nhật Bản].  

Ngoài ra, thông qua việc quy định trong điều lệ công ty, có thể miễn trừ một phần trách nhiệm tương tự như trên dựa trên sự đồng ý của quá bán số Hội đồng quản trị hoặc quyết định của Hội đồng quản trị [Điều 426 của Luật Công ty Nhật Bản]. Tuy nhiên, miễn trừ này không được chấp nhận nếu cổ đông sở hữu hơn 3% quyền biểu quyết tổng cổ đông phản đối trong một khoảng thời gian nhất định [Điều 426, khoản 7 của Luật Công ty Nhật Bản].  

Hơn nữa, đối với Kiểm soát viên ngoại vi, công ty có thể ký kết hợp đồng giới hạn trách nhiệm với họ thông qua việc quy định trong điều lệ [Điều 427 của Luật Công ty Nhật Bản]. Khi ký kết hợp đồng này, giới hạn trách nhiệm mà Kiểm soát viên ngoại vi phải chịu sẽ là số tiền cao hơn giữa gấp đôi số tiền thù lao hoặc số tiền mà công ty quy định .  

Đối với trách nhiệm bồi thường thiệt hại của Kiểm soát viên, việc mua bảo hiểm trách nhiệm quản lý công ty (D&O Insurance) cũng là một lựa chọn khả thi . Tuy nhiên, theo điều khoản bảo hiểm, không có khoản thanh toán nào được thực hiện cho những thiệt hại phát sinh từ hành vi phạm tội của quản lý hoặc hành động vi phạm pháp luật khi họ biết rõ .  

Các hệ thống miễn trừ này nhằm mục đích cân đối giữa trách nhiệm nghiêm ngặt của Kiểm soát viên và nhu cầu thu hút nhân tài có năng lực cho vị trí này. Đặc biệt, việc áp dụng hợp đồng giới hạn trách nhiệm đối với Kiểm soát viên ngoại vi là một biện pháp nhằm mục đích tích cực thuê mướn chuyên gia bên ngoài để nâng cao tính khách quan trong quản trị doanh nghiệp. Sự tồn tại của sự đồng ý từ đại hội đồng cổ đông và quyền phản đối cho thấy quá trình miễn trừ trách nhiệm cũng được thiết kế để đảm bảo sự giám sát của cổ đông có hiệu quả.

Mối quan hệ giữa Kiểm soát viên và các cơ quan khác trong công ty Nhật Bản

Kiểm soát viên có mối quan hệ chặt chẽ với các cơ quan khác như Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông, và Kiểm toán viên kế toán, nhằm đảm bảo quản trị doanh nghiệp lành mạnh và hiệu quả. Họ cùng nhau phối hợp và giữ vai trò kiểm soát lẫn nhau trong công ty.

Mối quan hệ với Hội đồng quản trị

Kiểm soát viên là một cơ quan độc lập với Hội đồng quản trị và không nằm dưới sự chỉ đạo hay quản lý của Hội đồng quản trị . Điều này là yếu tố thiết yếu để kiểm soát viên có thể kiểm toán công việc của các quản trị viên một cách khách quan và trung lập. Kiểm soát viên có nghĩa vụ phải tham dự các cuộc họp của Hội đồng quản trị và phải phát biểu ý kiến khi cần thiết theo Điều 383, Khoản 1 của Luật Công ty Nhật Bản, nhưng vì không phải là thành viên của Hội đồng quản trị, họ không có quyền biểu quyết trong các nghị quyết của Hội đồng quản trị .  

Kiểm soát viên giám sát hoạt động của Hội đồng quản trị thông qua quyền yêu cầu triệu tập Hội đồng quản trị và quyền yêu cầu ngăn chặn hành vi bất hợp pháp của các quản trị viên . Ví dụ, nếu quản trị viên có ý định thực hiện hành vi vi phạm pháp luật hoặc điều lệ công ty, kiểm soát viên có thể yêu cầu ngăn chặn hành vi đó để phòng ngừa thiệt hại cho công ty từ trước. Mặc dù không trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu lực của nghị quyết Hội đồng quản trị, nhưng nếu Hội đồng quản trị thực hiện nghị quyết bằng văn bản, việc bỏ qua nghị quyết sẽ không được chấp nhận nếu kiểm soát viên phản đối . Điều này cho thấy, mặc dù không có quyền biểu quyết, sự tồn tại của kiểm soát viên có ảnh hưởng quan trọng đến quá trình ra quyết định của Hội đồng quản trị. Sự hiện diện của kiểm soát viên hoạt động như một lực cản đối với hành vi sai trái hoặc quyết định không phù hợp trong Hội đồng quản trị, kiểm tra tính hợp pháp của cuộc thảo luận và quyết định của Hội đồng quản trị cũng như việc thực hiện nhiệm vụ của từng quản trị viên, và nếu cần, thúc đẩy việc sửa đổi . Hơn nữa, việc kiểm soát biên bản cuộc họp của Hội đồng quản trị cũng là một phần trong nhiệm vụ của kiểm soát viên, nhằm đảm bảo không có sự khác biệt, thiếu sót hoặc sửa đổi nội dung .  

Mối quan hệ với Đại hội đồng cổ đông

Kiểm soát viên có nghĩa vụ kiểm tra xem các tài liệu và đề án do giám đốc công ty trình bày tại Đại hội đồng cổ đông có vi phạm pháp luật hay điều lệ công ty hay không. Ngay cả khi nội dung không vi phạm pháp luật hay điều lệ, nếu nó có thể dẫn đến bất lợi cho công ty, kiểm soát viên phải báo cáo điều này tại Đại hội đồng cổ đông. Nhờ đó, cổ đông có thể nhận được ý kiến độc lập từ kiểm soát viên về tình hình quản lý công ty và việc thực hiện nhiệm vụ của giám đốc. Việc bổ nhiệm kiểm soát viên được thực hiện thông qua quyết định thông thường của Đại hội đồng cổ đông, và việc miễn nhiệm cũng được thực hiện thông qua quyết định đặc biệt của Đại hội đồng cổ đông. Như vậy, kiểm soát viên mang trách nhiệm giải trình với cổ đông và đóng góp vào việc bảo vệ lợi ích của họ.

Mối quan hệ với Kiểm toán viên Kế toán

Kiểm toán viên kế toán là một trong những cơ quan của công ty cổ phần, có nhiệm vụ kiểm toán tài chính của công ty. Ban kiểm soát (Hội đồng kiểm soát) có quyền quyết định nội dung của các đề xuất tại đại hội đồng cổ đông liên quan đến việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, hoặc không tái bổ nhiệm kiểm toán viên kế toán [theo Điều 344, Khoản 1 và Khoản 3 của Luật Công ty Nhật Bản (Japanese Companies Act)]. Cơ chế này được thiết kế để ngăn chặn việc ban quản trị loại bỏ kiểm toán viên kế toán không thuận lợi hoặc bổ nhiệm những người thuận lợi cho họ, đảm bảo tính độc lập và hiệu quả của kiểm toán viên kế toán. Đây là một trong những chức năng kiểm soát quan trọng trong cấu trúc quản trị doanh nghiệp của Nhật Bản.

Ngoài ra, việc quyết định mức thù lao cho kiểm toán viên kế toán cần phải có sự đồng ý của ban kiểm soát [theo Điều 399 của Luật Công ty Nhật Bản (Japanese Companies Act)]. Điều này đảm bảo rằng kiểm toán viên kế toán có thể thực hiện nhiệm vụ của mình một cách độc lập mà không chịu ảnh hưởng không chính đáng từ ban quản trị. Hơn nữa, kiểm toán viên kế toán phải báo cáo ngay lập tức cho ban kiểm soát (Hội đồng kiểm soát) nếu phát hiện ra hành vi gian lận hoặc vi phạm pháp luật nghiêm trọng liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ của ban giám đốc. Ban kiểm soát có quyền yêu cầu kiểm toán viên kế toán báo cáo về công việc kiểm toán nếu cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ của mình, và kiểm toán viên kế toán có nghĩa vụ phải đáp ứng yêu cầu này. Nếu kiểm toán viên kế toán có ý kiến khác biệt với ban kiểm soát, họ được phép tham dự đại hội đồng cổ đông thường niên để trình bày ý kiến của mình. Những quy định này xây dựng một hệ thống vững chắc để ban kiểm soát và kiểm toán viên kế toán hợp tác với nhau, đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.

Các Phán Quyết Tòa Án Nhật Bản Về Vai Trò Của Kiểm Soát Viên

Tòa án Nhật Bản đã làm rõ giải thích của mình về phạm vi nhiệm vụ và trách nhiệm lơ là trong nhiệm vụ của kiểm soát viên thông qua một số phán quyết quan trọng. Những phán quyết này cụ thể hóa vai trò mà kiểm soát viên cần đảm nhận và mức độ nặng nề của trách nhiệm của họ.

Các Phán Quyết Về Trách Nhiệm Lơ Là Trong Nhiệm Vụ Của Kiểm Soát Viên

Phán quyết của Tòa án Tối cao vào ngày 19 tháng 7 năm 2021 (Reiwa 3) liên quan đến một trường hợp tại một công ty không niêm yết, nơi mà kiểm soát viên chỉ giới hạn trong việc kiểm toán tài chính đã không phát hiện ra việc một nhân viên tham ô. Trong vụ việc này, mặc dù các bằng chứng cân đối kế toán đã bị làm giả để che giấu hành vi tham ô, kiểm soát viên đã bỏ qua việc kiểm tra bản gốc, điều này đã được coi là lơ là trong nhiệm vụ. Tòa án Tối cao đã quyết định rằng ngay cả đối với kiểm soát viên chỉ giới hạn trong việc kiểm toán tài chính, họ không thể chỉ dựa vào giả định rằng nội dung của sổ sách kế toán là chính xác khi thực hiện kiểm toán các tài liệu tài chính. Trừ khi có những hoàn cảnh đặc biệt như việc sổ sách kế toán rõ ràng thiếu độ tin cậy, họ không chỉ cần xác nhận rằng các thông tin trên tài liệu tài chính phù hợp với nội dung sổ sách kế toán, mà còn phải điều tra nếu có bất kỳ dấu hiệu nào gợi ý rằng sổ sách kế toán không đáng tin cậy. Phán quyết này là cực kỳ quan trọng trong việc làm rõ phạm vi nhiệm vụ kiểm toán của kiểm soát viên chỉ giới hạn trong việc kiểm toán tài chính, không chỉ dừng lại ở việc so sánh hình thức với sổ sách kế toán mà còn đặt ra nghĩa vụ điều tra tích cực đối với dấu hiệu của hành vi gian lận. Điều này phản ánh kỳ vọng cao trong quản trị doanh nghiệp rằng nhiệm vụ của kiểm soát viên nên thực chất và chủ động hơn. Phán quyết này làm rõ rằng kiểm soát viên có trách nhiệm điều tra tích cực các sự kiện khi có nghi ngờ, thay vì chỉ dựa mù quáng vào hồ sơ nội bộ.

Các Phán Quyết Về Nghĩa Vụ Giám Sát Của Kiểm Soát Viên

Tiếp theo, phán quyết của Tòa án Tối cao vào ngày 22 tháng 5 năm 1973 (Showa 48) liên quan đến một trường hợp mà trách nhiệm đã được đặt ra do vi phạm nghĩa vụ giám sát và giám đốc khi các thành viên ban giám đốc đã nhận thức hoặc có khả năng nhận thức được hành vi gian lận hoặc sự cố. Tòa án Tối cao đã chỉ ra phạm vi của nghĩa vụ giám sát của kiểm soát viên và điều kiện mà vi phạm nghĩa vụ này dẫn đến trách nhiệm, đặc biệt nhấn mạnh rằng trách nhiệm sẽ được đặt ra “khi họ đã nhận thức hoặc có khả năng nhận thức được” hành vi gian lận. Phán quyết này quan trọng trong việc chỉ ra rằng nghĩa vụ giám sát của kiểm soát viên không chỉ là hình thức mà là một nghĩa vụ thực chất nhằm ngăn chặn và phát hiện hành vi gian lận cụ thể. Ngay cả khi kiểm soát viên thực tế không nhận thức được hành vi gian lận, nhưng nếu họ đã chú ý đúng mức thì có thể đã nhận thức được (khả năng nhận thức), họ cũng phải chịu trách nhiệm, điều này đặt ra một tiêu chuẩn cao về nghĩa vụ chú ý trong việc thực hiện nhiệm vụ của kiểm soát viên. Điều này yêu cầu kiểm soát viên phải giám sát hoạt động kinh doanh của công ty một cách tích cực hơn và phát hiện sớm các dấu hiệu của vấn đề.

Những phán quyết này cho thấy kiểm soát viên ở Nhật Bản không chỉ là một cơ quan kiểm tra hình thức mà còn là một thực thể mạnh mẽ với nghĩa vụ giám sát và điều tra thực chất, góp phần vào việc vận hành lành mạnh của doanh nghiệp. Đặc biệt, phán quyết của Tòa án Tối cao năm 2021 đã rõ ràng chỉ ra sự nâng cao tiêu chuẩn kỳ vọng đối với kiểm soát viên, ngay cả khi họ chỉ giới hạn trong việc kiểm toán tài chính, họ cũng cần phải hành động tích cực để không bỏ lỡ bất kỳ dấu hiệu gian lận nào.

Tổng kết

Hệ thống kiểm soát viên của Nhật Bản là một cơ quan quản trị doanh nghiệp quan trọng nhằm đảm bảo quản lý lành mạnh và minh bạch cho các công ty, và tính độc đáo của nó đặc biệt cần được hiểu sâu hơn từ góc nhìn quốc tế. Kiểm soát viên có trách nhiệm giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của ban giám đốc và có quyền hạn rộng lớn cùng với nghĩa vụ nghiêm ngặt để sửa chữa và phòng ngừa hành vi sai trái. Trách nhiệm của họ có thể liên quan đến trách nhiệm dân sự, hình sự và các hình phạt hành chính, và các phán quyết của tòa án Nhật Bản liên tục làm rõ phạm vi nghĩa vụ giám sát và nghĩa vụ cẩn trọng của kiểm soát viên, từ đó nâng cao hiệu quả thực thi của hệ thống này.

Văn phòng luật sư Monolith là một văn phòng luật sư có nhiều thành tựu trong lĩnh vực Luật Công ty của Nhật Bản, quản trị doanh nghiệp và pháp luật quốc tế. Chúng tôi có các thành viên sở hữu bằng cấp luật sư quốc tế và các paralegal thông thạo cả tiếng Nhật và tiếng Anh, cùng với đội ngũ chuyên gia có chứng chỉ luật sư nước ngoài, xây dựng một hệ thống làm việc chuyên nghiệp với mạng lưới quốc tế.

Khi các công ty nước ngoài muốn phát triển kinh doanh tại Nhật Bản, việc hiểu biết về sự phức tạp của Luật Công ty và quản trị doanh nghiệp Nhật Bản là điều không thể thiếu, và văn phòng luật sư của chúng tôi có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn để đáp ứng những nhu cầu này.