關於員工使用社群媒體的注意事項 解釋制定社群媒體指導方針
隨著Facebook、Twitter等社群媒體的普及，員工使用社群媒體的風險持續增加。
員工的隨意發文可能會被廣泛傳播，甚至可能引發網路熱議。因此，許多負責人可能會對如何規範員工使用社群媒體感到困擾。
本文將解釋在制定針對員工的社群媒體指南時，應該注意的要點。
應列入員工社群媒體指南的項目
員工社群媒體指南應該包含哪些內容呢？以下本所將列出這些內容。所屬公司將被稱為「本公司」。
基本上應該列入的項目
基本上應該列入社群媒體指南的項目如下：
關於業務目的使用社群媒體的規定
- 若為業務目的使用社群媒體，需獲得本公司的事前批准
- 若與第三方發生糾紛，應立即報告並遵從本公司的指示
- 對於業務目的使用的帳戶，即使在離職後也應遵從本公司的使用和管理指示
- 禁止使用業務目的的帳戶獲取個人收益或進行與本公司相同或類似的業務
公司的帳戶通常比個人帳戶有更多的關注者和影響力。因此，重要的是要事先檢查以防止不適當的發布。
關於私人使用社群媒體的規定
- 即使是私人使用社群媒體，當發布與本公司業務相關的事項時，也應遵守本指南的內容
- 不得發布包含本公司的非公開資訊、違反公序良俗、誹謗中傷等內容的貼文
- 如果由於使用社群媒體，本公司的非公開資訊可能洩露或本公司的信譽可能受損，應立即報告
- 應採取安全相關的措施
員工私人使用的社群媒體也可能引發網路炎上，並可能被追溯到所屬公司，對該公司造成損害。
此外，一旦在網路上公開的資訊被稱為「數字紋身」，可能會難以消除並留下來。
因此，不僅要詳細記錄業務用途的社群媒體，也要詳細記錄私人用途的社群媒體。
關於懲罰的規定
應該記錄如果員工違反指南，可能會受到懲罰的情況。
社群媒體指南並不包含在雇佣契約或就業規則中，但如果已經公開，則可以作為公司的指示和命令來處理。因此，如果違反社群媒體指南，可以作為違反指示和命令來處罰。
為了提高指南的實效性，應添加的項目
此外，為了提高指南的實效性，添加以下項目將是有效的。
- 設立社群媒體使用對策委員會，定期進行關於社群媒體使用方法的問卷調查，並應對員工的社群媒體問題
- 每年對員工進行一次關於社群媒體使用的培訓
然而，進行這些對策會增加公司的負擔，因此在添加之前請充分考慮。
員工社交網路指南的宣導方法
即使為員工製定了社交網路指南，如果員工對此並不熟悉，那麼這個指南就沒有意義。
在製定社交網路指南時，可以透過電子郵件發送給員工，或者在公司公告板上公布，以達到廣泛宣導的效果。此外，社交網路指南應放置在所有員工都能看到的地方，讓他們隨時都能查閱。
總結
如果員工在社群媒體上引起問題，不僅可能導致公司形象下滑，還可能引發抵制運動，或者股價下跌等重大損害。為了盡可能減少這些風險，本所應該制定針對員工的社群媒體指導方針，並確保其被廣泛理解和徹底執行。
如果您對制定或運用社群媒體指導方針有任何疑慮，建議您向熟悉社群媒體對策的律師諮詢。
