什麼是「日本公司外部董事的責任限制合約」?程序流程與製作合約書的注意事項
近年，隨著公司醜聞接連不斷，董事會監督管理層的能力受到了嚴格的要求，作為這種努力的一部分，外部董事的使用正在進行中。
在2021年3月1日（西元2021年）實施的修訂後的日本公司法中，上市公司等必須設置外部董事。因此，不僅是上市公司，對於未來希望上市的公司來說，確保外部董事也成為了一個重大的課題。
此外，即使是非上市公司，當從風險投資等處獲得投資時，也可能會要求接受外部董事。因此，當公司從外部接受董事時，公司和董事之間通常會預先簽訂責任限制合約。
因此，本文將詳細解釋什麼是責任限制合約，以及簽訂責任限制合約需要什麼樣的程序。
社外董事的責任限定合約及其適用範圍
隨著社外董事的增加，責任限定合約的使用也在逐步推進。
根據東京證券交易所的「東證上市公司企業治理白皮書2015[ja]」（第36頁），在2014年時，已經有78.6%的東證上市公司與社外董事簽訂了責任限定合約，顯示責任限定合約的簽訂在實務上已經逐漸固定下來。
在這裡，本所將解釋責任限定合約到底是什麼，以及哪些董事可以簽訂責任限定合約。
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什麼是董事的責任限定合約
責任限定合約是一種協議，當董事產生損害賠償責任時，將該董事的責任限制在一定的金額內。
責任限定合約是在董事實際承擔損害賠償責任之前簽訂的。具體來說，通常是在董事就任時簽訂。
關於責任的免除，如下所述，可以通過股東大會或董事會的決議來免除。然而，這些制度中，由於決議是否真的可以免除責任，以及免除金額是多少都不清楚，因此無法消除將要成為社外董事的人承擔高額賠償責任的擔憂。
相對的，責任限定合約可以在損害賠償責任產生之前限制責任。因此，通過責任限定合約可以減少承擔高額賠償責任的風險，從而更容易確保成為社外董事的人才。社外董事與責任限定合約的簽訂增加，可以認為是由於這種情況。
然而，在責任限定合約中，責任的上限金額並不能自由決定。在公司法中，對於這個上限金額，規定為以下兩者中的較高金額：
- 在公司章程中規定的金額
- 公司法規定的最低責任限度金額（日本公司法第425條第1項）
後者的最低責任限度金額，在社外董事的情況下，被規定為「報酬」（日本公司法施行規則第113條）的兩倍。
執行業務的董事不在責任限定的範圍內
能與公司簽訂責任限定合約的董事，僅限於非執行業務的董事。因此，代表董事或者被董事會決議選定為執行業務的董事，不能簽訂責任限定合約。
社外董事是從非執行業務的董事中選任的，因此，如果是社外董事，簽訂責任限定合約是沒有問題的。然而，如果社外董事要成為執行業務的董事，則需要注意，責任限定合約的效力將會消失（日本公司法第427條第2項）。
締結責任限定契約的程序
締結責任限定契約時，不僅需要簽訂契約，還需要事先遵循日本公司法的規定程序。在此，本所將解釋在締結責任限定契約之前需要進行的程序。
製作能夠締結責任限定契約的公司章程
為了締結責任限定契約，公司的章程必須規定可以締結責任限定契約。因此，首先需要修改章程，並將有關締結責任限定契約的規定納入其中。
決定是否在章程中規定責任上限金額
締結責任限定契約後的責任上限金額，將是章程規定的金額或法律規定的最低責任限度金額中的較高者。因此，如果在章程中規定的責任上限金額低於這個最低責任限度金額，則沒有意義。
因此，只有當您希望將責任上限金額設定為法定的最低責任限度金額以上時，才有必要在章程中規定責任上限金額。因此，公司需要決定是否在章程中規定責任限度金額。
實際上，是否在章程中規定責任上限金額因公司而異。從追求董事責任的股東的立場來看，希望在章程中規定的上限金額高於日本公司法第425條第1項規定的最低責任限度金額。
另一方面，當接受投資者作為外部董事時，儘管發送方是股東，但他們可能更希望責任上限金額較低。
在章程中規定責任上限金額的規定例
如果在章程中規定責任上限金額，可以考慮設定以下規定：
第○條（與董事之間的責任限定契約）
本公司可以根據日本公司法第427條第1項的規定，與董事（不包括執行業務的董事等）締結限定日本公司法第423條第1項的賠償責任的契約。但是，根據該契約的賠償責任限度金額應為○日元以上的預先規定的金額或法令規定的最低責任限度金額中的較高者。
在章程中不規定責任上限金額的規定例
如果在章程中不規定責任上限金額，可以考慮設定以下規定：
第○條（與董事之間的責任限定契約）
本公司可以根據日本公司法第427條第1項的規定，與董事（不包括執行業務的董事等）締結限定日本公司法第423條第1項的賠償責任的契約。但是，根據該契約的賠償責任限度金額應為法令規定的最低責任限度金額。
審核委員的同意
如果在章程中規定可以締結責任限定契約，則必須獲得股東大會決議的批准來修改這個章程。
對於設有審核委員的公司，如果要將這種章程變更的議案提交給股東大會，則必須事先獲得所有審核委員的同意（日本公司法第427條第3項・第425條第3項第1號）。即使是設有審核委員會的公司，也不需要審核委員會的決議批准提交這個議案。
股東大會的特別決議
在獲得審核委員同意的議案後，必須獲得股東大會決議的批准。
進行章程變更時，需要獲得股東大會的特別決議的批准（日本公司法第466條・第309條第2項第11號）。
在特別決議中，原則上，必須有過半數的表決權股東出席，並且出席股東的三分之二以上的贊成票，才能成立決議。
對於像章程變更這樣涉及公司基礎變更的行為，需要謹慎的判斷，因此需要出席股東的三分之二以上的贊成。
變更的登記
關於責任限定契約的章程規定是登記事項。因此，如果經過股東大會決議批准變更章程並在章程中設定了有關締結責任限定契約的規定，則必須登記這個規定（日本公司法第911條第3項第25號）。
進行這種登記必須在章程變更生效後的兩週內進行（日本公司法第915條第1項）。
編制有限責任合約時的注意事項
與非執行董事簽訂有限責任合約時，需要注意確保責任限額等規定與公司章程的內容不產生矛盾。
具體來說，可能會設定以下條款（甲方為股份有限公司，乙方為非執行董事）：
第○條（賠償責任的限定）
若乙方作為甲方的董事，因怠忽職務而對甲方造成損害，只要乙方在履行職務時沒有惡意且沒有重大過失，則乙方對甲方的損害賠償責任應以甲方的公司章程所定的金額或日本公司法（Japanese Companies Act）第425條第1項所定的最低責任限額中的較高者為限，對於超出該金額的部分，甲方應免除乙方的責任。
此外，也可以考慮在合約中加入有關有限責任合約有效期滿後，該董事在合約期間內的行為仍適用本合約的規定，以及有關日本公司法（Japanese Companies Act）上的限制等條款。
如何減輕執行業務的董事的責任
與非執行董事不同，如代表董事等執行業務的董事，無法簽訂責任限制合約。
然而，對於這類董事，通過股東大會的特別決議，可以在法定的最低責任限額內減輕其責任（日本公司法第425條第1項）。
此外，通過董事會的決議，也可以在法定的最低責任限額內減輕其責任（日本公司法第426條第1項）。在這種情況下，需要在公司章程中規定可以通過董事會決議減輕責任。另外，如果得到所有股東的同意，可以免除董事的責任（日本公司法第424條）。
總結：製作有限責任合約時，請向律師諮詢
隨著公司引入外部董事的案例增加，使用有限責任合約來方便引入外部董事的方法已經變得普遍。然而，簽訂有限責任合約需要事先確定公司章程的規定，並且對可以簽訂的董事和限額有限制等，存在許多需要事先確認的要點。
特別是，如果忽略了公司法上規定的程序，如修改公司章程等，可能會導致合約的效力不被承認，因此需要格外小心。本所建議正在考慮與外部董事簽訂有限責任合約的人，請向熟悉企業法務的律師諮詢。
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