遠距進行受託業務時新合約（備忘錄）簽訂所需的內容

受新型冠狀病毒感染症的影響，「遠距辦公」一躍成為焦點。隨著在家工作的網路服務和免費工具等的增加，遠距辦公的擴大趨勢將持續。

然而，在企業間的業務委託合約中，如果受託企業以遠距作業的方式進行受託業務，則需要簽訂新的合約書（備忘錄）。

因此，本文將詳細解釋在業務委託合約中，以遠距作業方式進行受託業務的備忘錄的各條款。

在本文中，備忘錄是指當雙方已經簽訂合約書的情況下，如果想對該合約條款的內容進行部分修改或補充等，則需要簽訂的文件。在這種情況下，本所將其介紹為為了對已簽訂的原始合約進行「關於以遠距作業方式進行業務的安排」的補充等的文件。

關於備忘錄開頭的記述

【備忘錄】
株式會社●●(以下簡稱「甲方」)以及株式會社●●(以下簡稱「乙方」)，就於●●年●月●日簽訂的「業務委託契約書」(以下簡稱「原契約」)，達成以下的協議，並簽訂此備忘錄(以下簡稱「本備忘錄」)。

首先，在備忘錄開頭的記述中，需要明確指出此本備忘錄與雙方已簽訂的哪一份契約有關(連結)。因此，如同上述的記述範例，本所需要記載原契約的簽訂日期和契約名稱，以明確指出此備忘錄與哪一份原契約有關。

關於目的條款

第一條（目的）
本備忘錄的目的是為了防止新型冠狀病毒感染症的擴散，針對受業務委託之人於其住所根據原契約進行委託業務（以下稱為「本業務」）之業務執行的基本事項進行規範，以便順利進行本業務。

在關於目的的條款中，本所將記載備忘錄簽訂的目的。本次的備忘錄是為了防止新型冠狀病毒感染症的擴散而簽訂，因此將該意旨記載之。

在本備忘錄的條款例子中，本所假設受業務委託之人係在其住所進行作業。根據案件的情況，可能需要更改該業務實施方法的記載內容等。

關於遠距作業的條款

第二條（遠距作業）
遠距作業是指，在承包業務中，受業務委託人在各自的住所，通過各種網路線路，使用為本業務所需的借用或提供的設備、器材等（以下稱為「借用設備等」）以及自己擁有的設備、器材等來進行本業務的相關作業。

在契約中，可能會記述各種詞語的定義，但在條款例中也記述了「遠距作業」的定義。根據業務內容和使用的設備、器材等，可以更改記述內容。

故意將其記述為定義，是為了明確契約當事人間預期的遠距作業的含義，以防止由於理解上的不同而引起的爭議等。遠距作業是本備忘錄的重點，即使是一般性的詞語，也有將其記述為定義的意義。

關於實施遠距作業條款

第三條（遠距作業的實施）
1. 乙方應根據甲方的要求，遵守以下規定進行遠距作業：
1)本業務的實施日期和時間，原則上應按照甲方規定的營業日和營業時間。
2)作為工作報告，應迅速報告「工作開始時間」、「工作結束時間」、「休息和移動開始、結束時間」。
2. 乙方應負擔所有因遠距作業而產生的費用（包括但不限於燃氣費、通訊費等）。
3. 若甲方結束遠距作業的實施期間，應事先通知乙方。

此條款詳細規定了乙方員工進行遠距作業時的日期、時間、報告內容、費用負擔以及遠距作業實施期間結束時的通知。

在上述第三條第一項中提到「根據甲方的要求」，但也可能考慮到乙方可能有要求，因此，也可以考慮根據需要，將遠距作業實施的要求以不同於上述條款的內容進行規定。

此外，也可以考慮在上述條款的第三條第一項第二點的「工作報告」中，根據需要添加「工作內容」。因為在遠距作業中，受業務委託方的工作內容可能不易被看到，可能會引發是否有進行工作的爭議。為了避免這種問題，將工作內容的報告規定為「工作報告」是有意義的。為了避免在雙方之間留下後遺症，應充分討論哪些事項應作為報告事項。

關於借用設備等的處理條款

第4條(借用設備等的處理)
1. 乙方應在進行必要的檢查後使用借用設備等，並以善良管理者的注意力進行保管和管理。若甲方另行規定了關於借用設備等的注意事項，則應按照該注意事項進行保管和管理。
2. 乙方不得將借用設備等轉讓、轉租、移轉占有、提供擔保或用於非指定用途。
3. 乙方在完成本業務或收到甲方的要求時，應迅速將甲方提供的資料等(包括複製品)返還給甲方。
4. 若因乙方的故意或過失導致借用設備等遺失或損壞，或無法返還(包括被盜或遺失)時，應立即通過電話等方式向甲方報告，並另行以書面形式報告詳情，並接受甲方的指示。在此情況下，甲方有權向乙方索賠，賠償方式和金額將由甲乙雙方協商決定。

此條款規定了受託方在執行業務時使用借用設備的情況下，對借用設備的管理方式、注意義務的程度，以及在借用設備遺失、損壞等情況下的應對措施和賠償責任等。

借用設備的內容可能會有所不同，例如，如果受託方遺失了委託方的資料，則可能會因該資料的內容外洩等導致委託方受到損害。由於受託方的員工在家中這種私人場所進行業務，相比在受託方的辦公室或指定地點進行業務，需要更加注意借用設備的管理。因此，本所對借用設備設定了獨立的條款進行規定。

關於確保安全性的條款

第五條（確保安全性）
1. 乙方應努力確保連線環境及租借設備等的安全性，並防止不正當侵入執行本業務的區域、租借設備等的遺失，以及電腦病毒的感染等所造成的損害。
2. 乙方若發生任何事故，應立即向甲方報告。

此條款規定了承包方在執行業務時，對於硬體環境和網路環境相關的安全性，應盡防止損害的努力義務，以及在損害發生時的報告義務。這是因為，在遠距作業中的安全性可能低於辦公室或指定地點。例如，承包方的員工在使用個人電腦進行業務時，該電腦可能未安裝安全軟體，且一般來說，侵入承包方員工的個人住所比侵入承包方的辦公室更容易，這些風險都需要考慮。必要時，可以考慮提高承包方在確保安全性方面的義務水平，或者規定委託方對確保安全性的具體要求。

總結

本次本所對於允許遠距作業的業務委託契約的備忘錄內容進行了解釋。新型冠狀病毒感染症的結束時間仍然不明朗，但企業仍需要每天關注員工的健康狀況，並應對這一困難局面。

如果您正在考慮引入遠距作業，並對於遠距作業相關的工作方式、契約文件的記載方法等具體案件感到擔憂或不安，本所建議您向具有豐富專業知識的律師進行諮詢。

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