Ændring af indholdet i arbejdskontrakter i henhold til japansk arbejdsret: Juridiske rammer, som ledere bør kende

Det moderne forretningsmiljø er karakteriseret ved konstant forandring, og virksomheder kræver løbende organisatorisk og strategisk tilpasning. Disse justeringer indebærer ofte en revision af ansættelsesforhold. I Japan er betingelserne for en arbejdskontrakt dog ikke kun reguleret af den oprindelige individuelle aftale. De er styret af et komplekst hierarki af normer og præcedensret, som vægter stabilitet og arbejdstagerbeskyttelse højt. Derfor er en dyb forståelse af dette unikke juridiske rammeværk afgørende for, at virksomhedsledere kan gennemføre ændringer i ansættelsesvilkår og personaleomplaceringer på en lovlig og smidig måde. Denne artikel tilbyder en ekspertfortolkning af det juridiske rammeværk for ændring af arbejdskontraktindhold under japansk arbejdsret. Først tager vi fat på de primære kilder til fastlæggelse af ansættelsesvilkår: arbejdsreglementet og kollektive overenskomster. Dernæst beskriver vi de strenge krav, der gælder for implementering af ændringer i ansættelsesvilkår, som er til ulempe for arbejdstageren. Til sidst analyserer vi de juridiske strukturer og begrænsninger for de tre hovedtyper af personaleomplaceringer: forflyttelse, udstationering og overførsel. Formålet med denne artikel er at give virksomhedsledere og juridiske medarbejdere den detaljerede viden, der er nødvendig for at håndtere disse processer i overensstemmelse med japansk lovgivning.

Normer, der bestemmer indholdet af arbejdskontrakter

I henhold til japansk arbejdsret er indholdet af en arbejdskontrakt, der indgås mellem den enkelte arbejdstager og arbejdsgiver, ikke begrænset til selve kontraktens tekst. Tværtimod komplementeres og undertiden erstattes det af omfattende regler, der gælder for hele arbejdspladsen. Blandt disse regler er “arbejdsreglementet” og “kollektive overenskomster” særligt vigtige.

Rollen og den juridiske kraft af arbejdsreglementer under japansk lov

Arbejdsreglementer er en samling regler, som arbejdsgivere i Japan etablerer for at definere arbejdsvilkår og disciplinære regler på en ensartet og systematisk måde på arbejdspladsen. Ifølge artikel 7 i den japanske arbejdskontraktlov, når en arbejdsgiver har udarbejdet et arbejdsreglement med rimelige arbejdsvilkår og gjort det kendt for arbejdstagerne, bliver de arbejdsvilkår, der er fastsat i arbejdsreglementet, en del af arbejdskontrakten. Dette gør arbejdsreglementet til et kraftfuldt middel til at standardisere arbejdsvilkår.

En vigtig betingelse for at denne effekt kan indtræde, er “kendtgørelsen”. Arbejdsgiveren skal gøre arbejdsreglementet tilgængeligt på et synligt sted på arbejdspladsen, udlevere det i skriftlig form eller sørge for, at det kan ses som elektronisk data til enhver tid, så arbejdstagerne kan gennemgå indholdet når som helst. Denne forpligtelse til at gøre reglementet kendt er ikke blot en formel procedure; hvis den forsømmes, vil arbejdsreglementet ikke have nogen virkning, og arbejdsgiveren vil ikke kunne binde arbejdstagerne ved dets bestemmelser. Dette er et yderst vigtigt compliance-aspekt for virksomheder.

Desuden fungerer arbejdsreglementet også som en minimumsstandard for individuelle arbejdskontrakter. Ifølge artikel 12 i den japanske arbejdskontraktlov vil enhver individuel arbejdskontrakt, der fastsætter arbejdsvilkår, som ikke opfylder standarderne i arbejdsreglementet, være ugyldig i de pågældende dele. Og de dele, der er blevet erklæret ugyldige, vil blive erstattet af standarderne fastsat i arbejdsreglementet. Denne bestemmelse giver fra en leders synspunkt en vis ensartethed i alle arbejdstageres arbejdsvilkår og forenkler dermed personaleadministrationen.

Den overlegne retsvirkning af en japansk arbejdsaftale

En arbejdsaftale er en skriftlig aftale indgået mellem en fagforening og en arbejdsgiver om arbejdsvilkår og andre relaterede forhold. En arbejdsaftale har en endnu stærkere juridisk effekt end arbejdsreglementer. Artikel 16 i den japanske fagforeningslov (Japanese Trade Union Law) anerkender “normativ virkning” for arbejdsaftaler. Dette betyder, at hvis arbejdsreglementer eller individuelle arbejdskontrakter indeholder bestemmelser, der strider mod standarderne fastsat i en arbejdsaftale, vil disse dele blive ugyldige og erstattet af standarderne i arbejdsaftalen.

Denne normative virkning dækker næsten alle de væsentlige aspekter af ansættelsesforholdet, såsom løn, pensionsordninger, arbejdstid, fridage, sikkerhed og sundhed, katastrofeerstatning, personaleændringer og disciplinære foranstaltninger. Dette viser, at den juridiske prioritering klart er “arbejdsaftale > arbejdsreglement > individuel arbejdskontrakt”. For virksomheder med en fagforening er det yderst vigtigt at forstå denne hierarkiske struktur. Selvom man forsøger at ændre arbejdsvilkårene gennem ændringer i arbejdsreglementet, vil sådanne ændringer blive juridisk ugyldige, hvis de strider mod bestemmelserne i en arbejdsaftale.

Derfor, når virksomheder med en fagforening ønsker at implementere væsentlige ændringer i arbejdsvilkårene, er den mest sikre og juridisk stabile metode ikke at stole på ændringer i arbejdsreglementet, men at revidere arbejdsaftalen gennem forhandlinger med fagforeningen. Denne juridiske hierarki er en vigtig faktor, der flytter strategien for personaleledelse fra en ensidig styringsproces fastlagt af arbejdsgiveren til en bilateral forhandlingsproces med fagforeningen.

Sammenligning af arbejdsreglementer og arbejdsoverenskomster under japansk ret

I det følgende skema opsummeres sammenligningen mellem arbejdsreglementer og arbejdsoverenskomster, som vi har forklaret i teksten indtil nu.

Ændringer i arbejdsvilkår til ulempe for arbejdstageren: Juridiske krav og begrænsninger under japansk lov

For at tilpasse sig ændringer i forretningsmiljøet kan det blive nødvendigt at revidere lønstrukturer eller reducere tillæg, hvilket kan være til ulempe for arbejdstagerne. Men japansk arbejdsret pålægger strenge restriktioner på sådanne ændringer, der er til ulempe for arbejdstagerne.

Princippet om gensidig aftale

Da en ansættelseskontrakt også er en form for kontrakt, kræver ændringer af arbejdsvilkårene som hovedregel en gensidig aftale mellem parterne. Artikel 8 i den japanske ansættelseskontraktlov (Heisei (1989)) fastslår, at arbejdstagere og arbejdsgivere kan ændre arbejdsvilkårene i en ansættelseskontrakt gennem deres gensidige aftale. Derfor er det som udgangspunkt ikke tilladt for en arbejdsgiver at ændre arbejdsvilkårene ensidigt til ulempe for arbejdstageren.

Ændringer i ansættelsesregler og den unilaterale forringelse med ‘rationalitet’ som juridisk princip under japansk lov

Det er dog ikke praktisk at indhente individuel samtykke fra alle medarbejdere, især i store organisationer. Derfor har den japanske arbejdskontraktlov (Artikel 10) en vigtig undtagelse. Ifølge denne bestemmelse kan en arbejdsgiver ensidigt ændre arbejdsvilkårene til ulempe for arbejdstagerne ved at ændre ansættelsesreglerne. Men for at gøre dette er det nødvendigt at opfylde to strenge krav. For det første skal arbejdstagerne informeres om de ændrede ansættelsesregler, og for det andet skal ændringen være ‘rationel’.

Denne ‘rationalitet’ er et af de vigtigste og mest komplekse spørgsmål i japansk arbejdsretspraksis. Ifølge præcedensret skal rationalitet vurderes ved at tage hensyn til specifikke faktorer i en samlet vurdering. Denne vurderingsramme blev etableret af Højesterets afgørelse den 28. februar 1997 (Daiyon Bank-sagen). De faktorer, som denne afgørelse identificerede, er som følger:

1. Graden af ulempe for arbejdstagerne
2. Nødvendigheden af ændringen af arbejdsvilkårene
3. Indholdets rimelighed i de ændrede ansættelsesregler
4. Forhandlingssituationen med fagforeninger mv.
5. Andre relevante omstændigheder (såsom alternative foranstaltninger eller forbedringer af andre arbejdsvilkår)

Disse faktorer er ikke blot en tjekliste. Domstolene vejer omhyggeligt arbejdsgiverens forretningsmæssige nødvendighed op imod de ulemper, som arbejdstagerne påføres. For eksempel kræves der mere end blot et ønske om at reducere omkostninger for at retfærdiggøre ‘nødvendigheden af ændringen’; der kræves objektiv og betydelig forretningsmæssig nødvendighed, såsom flere perioder med underskud eller drastiske ændringer i branchestrukturen. Desuden, jo større ‘ulempens grad’ er, som i tilfælde af betydelige nedskæringer i løn eller pensionsordninger, desto større nødvendighed eller mere omfattende overgangsforanstaltninger (såsom udbetaling af justeringstillæg) vil domstolene kræve.

Denne præcedensret fungerer som en praktisk ramme for ledere til at håndtere juridiske risici. Virksomheder, der overvejer at foretage ulempeændringer, bør fra planlægningsfasen være opmærksomme på disse faktorer for at reducere risikoen for senere at få deres rationalitet udfordret. Konkret indebærer dette at (1) dokumentere den forretningsmæssige nødvendighed objektivt, f.eks. gennem finansielle rapporter, (2) designe et retfærdigt system, så specifikke medarbejdergrupper ikke bliver uretfærdigt ramt, (3) etablere overgangsforanstaltninger for at mildne de drastiske ændringer, og (4) engagere sig i oprigtige forhandlinger med fagforeninger eller medarbejderrepræsentanter. At følge denne proces omhyggeligt er yderst effektivt for at grundlægge rationaliteten af ændringerne og sikre juridisk stabilitet.

“Samtykke” i Japan: Fra form til substans

I nogle tilfælde vælger arbejdsgivere i Japan at indhente individuelle samtykkeerklæringer fra arbejdstagere til ufordelagtige ændringer, i stedet for at foretage ensidige ændringer af ansættelsesreglerne. Men bare fordi der findes en underskrevet og forseglet samtykkeerklæring, betyder det ikke nødvendigvis, at samtykket er juridisk gyldigt.

Den Japanske Højesterets afgørelse fra den 19. februar 2016 (Yamanashi Prefecture Credit Union-sagen) har fastlagt vigtige kriterier for denne vurdering. Ifølge denne afgørelse skal gyldigheden af en arbejdstagers samtykke til ufordelagtige ændringer ikke kun vurderes ud fra selve samtykkeerklæringens form, men også ud fra om der objektivt set findes tilstrækkelige rationelle grunde til at antage, at samtykket er baseret på arbejdstagerens frie vilje. I denne vurdering tages der hensyn til den information og forklaring, som arbejdsgiveren har givet arbejdstageren, samt indholdet og omfanget af de ufordelagtige ændringer. Samtykke opnået uden tilstrækkelig forklaring eller under næsten tvungne omstændigheder kan senere blive vurderet som ugyldigt.

Dette præcedens viser risikoen ved en formel samtykkeindvindingsproces. Der er to måder at foretage ufordelagtige ændringer af ansættelsesvilkår på: gennem ensidige ændringer af ansættelsesreglerne (ifølge den Japanske Arbejdskontraktlov artikel 10) og gennem individuel aftale (samme lov artikel 8). Disse to metoder er ikke uafhængige af hinanden. I sidste ende lægger japanske domstole vægt på retfærdigheden i proceduren. Procedural retfærdighed, som omfatter tilstrækkelig information, oprigtig forklaring og sikring af muligheden for fri viljesbestemmelse, er ikke kun et grundlæggende element for at underbygge “rimeligheden” i ensidige ændringer, men også et støttende element for gyldigheden af individuelt “samtykke”. Uanset hvilken juridisk metode der vælges, er det at følge en transparent og retfærdig proces den bedste strategi for at undgå juridiske tvister.

Juridisk struktur af personaleomrokeringer: Forskellene og begrænsningerne ved omplacering, udstationering og overførsel under japansk lov

At ændre medarbejderes placeringer med henblik på forretningsomstrukturering, talentudvikling og organisatorisk vitalisering er en afgørende aktivitet i virksomhedsledelse. Under japansk arbejdsret kategoriseres personaleomrokeringer primært i tre typer: ‘omplacering’ (‘配転’), ‘udstationering’ (‘出向’) og ‘overførsel’ (‘転籍’), hver med sine egne juridiske strukturer og begrænsninger.

Omfordeling under japansk arbejdsret

Omfordeling refererer til ændringer i jobindhold eller arbejdssted inden for samme virksomhed. Arbejdsgiveren, som er part i arbejdskontrakten, ændres ikke. Hvis der findes en bestemmelse i arbejdsaftalen eller arbejdsreglementet, der tillader omfordeling, har arbejdsgiveren generelt en omfattende ret til at beordre omfordeling uden den enkelte arbejdstagers individuelle samtykke (retten til at beordre omfordeling).

Men denne ret til at beordre omfordeling er ikke ubegrænset. Den er begrænset af retsprincippet om “misbrug af rettigheder”. En ledende sag fra den japanske højesteret den 14. juli 1986 (Toa Paint-sagen) identificerede tre situationer, hvor en omfordelingsordre kan anses for at være et misbrug af rettigheder:

1. Når der ikke er nogen nødvendighed i forretningsmæssig henseende
2. Når den er foretaget med en uretmæssig motivation eller formål (for eksempel chikane eller med det formål at presse en medarbejder til at fratræde)
3. Når den pålægger arbejdstageren en ulempe, der væsentligt overstiger det, som normalt kan forventes at blive accepteret

Set fra en leders perspektiv fortolkes “nødvendighed i forretningsmæssig henseende” relativt bredt, og det anses for tilstrækkeligt, hvis det bidrager til virksomhedens rationelle drift. Dog er graden af “arbejdstagerens ulempe” vigtig. For eksempel, i tilfælde hvor en arbejdstager, der har et familiemedlem der kræver pleje, beordres til omfordeling til et fjerntliggende sted uden alternative muligheder, kan dette blive betragtet som misbrug af rettigheder og dermed være ugyldigt.

Udstationering under japansk arbejdsret

Udstationering refererer til en situation, hvor en arbejdstager opretholder sit ansættelsesforhold med den oprindelige virksomhed (udstationeringsvirksomheden) og yder arbejdskraft under ledelse og instruktion af en anden virksomhed (modtagervirksomheden). I modsætning til en overførsel skifter den, der har ledelses- og instruktionsretten, hvilket er et karakteristisk træk ved udstationering.

Når en udstationering beordres, er det ikke altid nødvendigt med arbejdstagerens individuelle samtykke. Hvis der er omfattende bestemmelser i arbejdsreglementet eller en kollektiv overenskomst, der tillader udstationering, angiver perioden for udstationeringen og status samt arbejdsvilkår hos modtagervirksomheden, kan arbejdsgiveren beordre udstationering baseret på disse bestemmelser.

Imidlertid er en udstationeringsordre også underlagt begrænsninger baseret på misbrug af rettigheder. Den japanske højesterets afgørelse fra den 18. april 2003 (Nippon Steel-sagen) indikerede, at der skal foretages en mere detaljeret undersøgelse ved vurderingen af misbrug af rettigheder i forbindelse med udstationeringsordrer end ved overførsler. Specifikt tages der hensyn til (1) den forretningsmæssige nødvendighed af udstationeringen, (2) rationaliteten bag valget af den pågældende arbejdstager, (3) graden af økonomisk og livsmæssig ulempe, som arbejdstageren vil opleve som følge af udstationeringen, og (4) rimeligheden af proceduren, der førte til ordren. Dette klargør, at arbejdsgiverens skøn ikke er ubegrænset, og at udstationeringen skal foretages af legitime forretningsmæssige årsager, såsom teknisk eller ledelsesmæssig vejledning eller justering af beskæftigelsen, og at der skal tages tilstrækkeligt hensyn til arbejdstagerens ulemper.

Overførsel af ansættelse under japansk arbejdsret

Overførsel af ansættelse indebærer at afslutte en arbejdskontrakt med den oprindelige arbejdsgiver og indgå en ny arbejdskontrakt med en anden arbejdsgiver. Dette er en personaleændring, der medfører den mest grundlæggende ændring, idet selve arbejdsgiveren ændres.

På grund af sin natur, som indebærer afslutning af en arbejdskontrakt, er det afgørende at have arbejdstagerens klare og individuelle samtykke for at gennemføre en overførsel af ansættelse. Selv hvis man ved ansættelsen har opnået en generel samtykkeerklæring om at efterkomme fremtidige overførsler til tilknyttede selskaber efter virksomhedens anvisninger, anses dette principielt ikke for at være tilstrækkeligt og kan ikke tjene som grundlag for at beordre en overførsel. Samtykket skal indhentes på ny, når overførslen faktisk finder sted, og det skal være specifikt og klart angivet, hvilket selskab man overføres til og hvilke arbejdsvilkår der vil blive anvendt.

Disse tre typer af personaleændringer adskiller sig klart i juridisk natur og i det niveau af samtykke, der kræves. Omplacering har det laveste indgrebsniveau, udstationering er midterst, og overførsel af ansættelse har det højeste indgrebsniveau. Og niveauet af det krævede samtykke bliver også mere stringent i takt med indgrebsniveauet, fra tilfælde, hvor et generelt samtykke er tilstrækkeligt, til tilfælde, hvor et individuelt og specifikt samtykke er essentielt. At forstå dette ‘samtykkespektrum’ er en vigtig retningslinje for virksomheder, når de skal vælge, hvilken personaleændringsmetode der er passende i forbindelse med gennemførelse af strategier som omstrukturering af organisationen eller salg af forretninger, og planlægge de nødvendige juridiske og personalemæssige procedurer.

Sammenligning af de tre typer personaleændringer under japansk lov

Her følger en tabel, der opsummerer sammenligningen af forflyttelse, udstationering og overførsel af ansættelse, som vi har forklaret i teksten indtil nu.

Konklusion

Som denne artikel har vist, er det at ændre ansættelsesforhold i Japan en juridisk kompleks opgave. Processen styres ikke af en enkelt kontrakt, men af et hierarki af normer, hvor kollektive overenskomster og arbejdsreglementer spiller en afgørende rolle. Arbejdsgivere har ret til at ændre ansættelsesvilkår og beordre personaleændringer, men disse beføjelser er betydeligt begrænsede af retsprincipper som ‘rimelighed’ og ‘misbrug af rettigheder’. Et gennemgående tema er vigtigheden af proceduremæssig retfærdighed. Uanset hvilken type ændring der implementeres, er gennemsigtig kommunikation, en retfærdig proces og oprigtig konsultation nøglen til at undgå juridiske tvister og opretholde sunde arbejdsrelationer.

Monolith Advokatfirma har en historik med at tilbyde rig og praktisk rådgivning om disse komplekse spørgsmål relateret til japansk arbejdsret til en bred vifte af klienter både indenlands og internationalt. Vores firma beskæftiger flere engelsktalende advokater med udenlandske juridiske kvalifikationer, som kan fungere som en bro mellem globale forretningspraksisser og de unikke krav i det japanske retssystem. Vi tilbyder strategisk rådgivning for at hjælpe vores klienter med at navigere gennem de komplekse processer med ændring af ansættelsesvilkår og personaleændringer, samtidig med at de opnår deres forretningsmål og sikrer overholdelse af reglerne. Vi kan tilbyde omfattende support for alle de spørgsmål, der er diskuteret i denne artikel.