Gennemgående forklaring af visumprocedurer for rekruttering af udenlandske medarbejdere i Japan efter ansættelsestype

For moderne japanske virksomheder er det at sikre globalt talent en afgørende ledelsesstrategi for at opnå forretningsvækst. Men rekrutteringsprocessen for fremragende internationale talenter er reguleret af komplekse juridiske procedurer fastsat i “Immigration Control and Refugee Recognition Act” (herefter “Immigrationsloven”) i Japan. Denne lov er rygraden i styringen af alle udenlandske borgeres indrejse og ophold i Japan, og det er afgørende for virksomheder at forstå og overholde dens bestemmelser nøjagtigt, da det udgør en essentiel juridisk forpligtelse. Fejl i procedurerne kan føre til mere end blot forsinkelser i rekrutteringsplanerne; de kan også medføre alvorlige juridiske risici. Denne artikel har til formål at give en omfattende forklaring på procedurerne og de punkter, der kræver opmærksomhed for virksomhedsledere og personale inden for juridiske og HR-afdelinger, når de står over for de typiske tre former for rekruttering i praksis med udenlandsk beskæftigelse. Specifikt vil vi se på tre scenarier: ansættelse af en udenlandsk borger med et “Family Stay” visum som fuldtidsansat, ansættelse af en udenlandsk borger med et “Status of Residence” visum, og tilbud om ansættelse til en udenlandsk borger, der er i Japan på et “Short-Term Stay”. At forstå og udføre disse procedurer korrekt er ikke blot en administrativ opgave, men en yderst vigtig del af at opbygge en virksomheds compliance-struktur og håndtere juridiske risici.

Grundprincipper for ansættelse af udlændinge og virksomheders juridiske ansvar i Japan

Når virksomheder ansætter talent uanset nationalitet, pålægges de visse juridiske forpligtelser, men i tilfælde af ansættelse af udlændinge eksisterer der særligt strenge kontrolforpligtelser i henhold til den japanske immigrationslov. Alle virksomheder skal, før de indgår en ansættelseskontrakt og lader arbejdet påbegynde, nøje kontrollere den pågældende udlændings opholdskort eller pas for at sikre, at vedkommende har den nødvendige opholdstilladelse til at arbejde og at opholdsperioden er gyldig. Hvis en virksomhed forsømmer denne kontrolforpligtelse og ansætter en udlænding uden arbejdstilladelse, kan virksomheden blive pålagt alvorligt juridisk ansvar.

Artikel 73-2 i den japanske immigrationslov definerer “forbrydelsen at fremme ulovligt arbejde”. Dette er en bestemmelse, der straffer dem, der lader andre udføre ulovligt arbejde som en del af forretningsaktiviteter, eller som har placeret andre under deres kontrol for at gøre dette. Overtrædelse af denne bestemmelse kan resultere i en fængselsstraf på op til tre år eller en bøde på op til 3 millioner yen for den enkelte, eller en bøde på op til 3 millioner yen for juridiske personer. Det vigtigste aspekt af denne lov er, at virksomheder ikke kan bruge “uvidenhed” som en forsvarsmekanisme i princippet. Selv en “fejl” såsom forsømmelse af at kontrollere et opholdskort kan føre til straf. Med andre ord kræver loven, at virksomhederne aktivt og sikkert etablerer et kontrolsystem. Derfor er det at følge de korrekte procedurer for hver rekrutteringsform, som vi vil forklare herunder, den eneste måde at undgå risikoen for at blive anklaget for at fremme ulovligt arbejde og bevise, at en virksomhed opfylder sine juridiske forpligtelser.

Punkt #1: Når man ansætter en udlænding med et Familieophold-visum som fastansat i Japan

Et “Familieophold” visum i Japan gives til ægtefæller og børn, der er afhængige af en udlænding, der arbejder i Japan, og hovedformålet er at opholde sig i Japan som en familie. Derfor tillader denne opholdskategori ikke i sig selv arbejdsaktiviteter. Dog kan man undtagelsesvis få tilladelse til at arbejde ved at opnå “tilladelse til aktiviteter uden for kvalifikationerne” baseret på artikel 19 i den japanske indvandringslov. Denne tilladelse er dog principielt begrænset til arbejde på højst 28 timer om ugen og er tænkt til deltidsarbejde eller arbejde som timelønnet. Derfor er det juridisk umuligt at ansætte en udlænding med et “Familieophold” visum som fastansat, hvis det overstiger rammerne for tilladelsen til aktiviteter uden for kvalifikationerne.

For at ansætte som fastansat er det nødvendigt at ændre det nuværende “Familieophold” til en opholdskategori, der tillader arbejde i overensstemmelse med den type arbejde, der skal udføres, såsom “Teknik, Humanvidenskaber, International Service” osv. Denne procedure er en “ansøgning om tilladelse til ændring af opholdskvalifikationer”, som er fastsat i artikel 20 i den japanske indvandringslov. Denne ansøgning indebærer ikke blot en opdatering af opholdskategorien, men en streng evaluering, der svarer til en ansøgning om en helt ny arbejdsvisum. Indvandringsbureauet vil evaluere ansøgeren fra bunden for at se, om de opfylder kravene til den nye opholdskategori. Især er det ekstremt vigtigt, at der er en sammenhæng mellem ansøgerens uddannelses- og arbejdshistorik og de jobfunktioner, som virksomheden planlægger at tildele dem. For eksempel, hvis man ansætter en person med en ingeniørgrad i en marketingposition, kan det være svært at få tilladelse, hvis man ikke kan forklare relevansen mellem arbejdsopgaverne og deres specialisering på en rationel måde. Virksomheder skal være opmærksomme på, at denne ansøgning ikke er en formalitet, men en evaluering, der stiller spørgsmål ved selve rimeligheden af ansættelsen, og de skal forberede sig grundigt.

Ansøgningen om tilladelse til ændring af opholdskvalifikationer indgives til den regionale indvandringskontor, der har jurisdiktion over ansøgerens bopæl. Proceduren kræver normalt en evalueringsperiode på en til to måneder. Når ansøgningen er godkendt, er der et gebyr på 6.000 yen ved personlig fremmøde eller 5.500 yen for online ansøgninger.

De nødvendige dokumenter til proceduren forberedes af både ansøgeren og virksomheden. De vigtigste dokumenter er som følger:

• Dokumenter forberedt af ansøgeren
  • Ansøgning om tilladelse til ændring af opholdskvalifikationer
  • Fotografi (4 cm høj og 3 cm bred)
  • Pass og opholdskort (til fremvisning)
  • Dokumenter, der beviser uddannelse og arbejdshistorik (eksamensbeviser, ansættelsesbeviser osv.)
• Dokumenter forberedt af virksomheden
  • Virksomhedens handels- og selskabsregistreringsattest
  • Kopi af de seneste årsregnskaber
  • Samlet oversigt over lovpligtige rapporter om medarbejderlønninger og skatteinddragelse fra det foregående år
  • Kopi af ansættelseskontrakten (der angiver jobfunktioner, løn, periode osv.)
  • Begrundelse for ansættelse (dokument, der forklarer nødvendigheden af ansættelsen)

Det er vigtigt at bekræfte, hvilken kategori ens virksomhed falder ind under, da der er et kategorisystem, der forenkler de dokumenter, der skal indsendes, afhængigt af virksomhedens størrelse (børsnoterede virksomheder, små og mellemstore virksomheder osv.). Ansøgningsformularer og detaljer om de nødvendige dokumenter kan findes på Indvandringsbureauets hjemmeside.

Reference: Ansøgning om tilladelse til ændring af opholdskvalifikationer | Indvandringsbureauet

Reference: Opholdskvalifikation ‘Teknik, Humanvidenskaber, International Service’ | Indvandringsbureauet

Punkt #2: Når man rekrutterer en udlænding i Japan med en opholdstilladelse baseret på status eller personlig stilling

Visumkategorier som “permanent beboer”, “ægtefælle til en japaner mv.”, “ægtefælle til en permanent beboer mv.” og “fastboende” gives ikke på baggrund af specifikke aktiviteter, men snarere på grund af personens status eller position. Derfor kaldes de “statusbaserede opholdstilladelser” eller “statusvisa”. Udlændinge med disse opholdstilladelser har ingen juridiske begrænsninger i deres arbejdsaktiviteter i Japan og kan derfor ansættes af virksomheder på nøjagtig samme vilkår som japanske medarbejdere, uanset jobtype eller arbejdstid. Der er ingen behov for at ændre opholdstilladelsen hos indvandringsmyndighederne, og ansættelsesprocessen er meget enkel.

Men denne enkelhed i processen kan paradoksalt nok føre til, at juridiske forpligtelser overses, så det er vigtigt at være opmærksom. Selv når man ansætter en udlænding med et statusvisum, pålægger den japanske “Lov om en omfattende fremme af arbejdspolitik samt stabilitet i ansættelse og forbedring af arbejdslivet” (artikel 28) virksomheden en forpligtelse til at indberette til Hello Work (den offentlige arbejdsformidling). Denne indberetning kaldes “indberetning af ansættelsesforhold for udlændinge” og er obligatorisk for alle arbejdsgivere. Hvis man undlader at indberette eller indberetter falske oplysninger, kan det medføre en bøde på op til 300.000 yen.

Da der ikke er behov for at ansøge hos indvandringsmyndighederne, er der en risiko for, at denne indberetning til Hello Work kan blive overset i virksomhedens standardansættelsesproces. For at forhindre overtrædelse af compliance er det yderst effektivt at integrere en kontrolmekanisme i onboarding-processen ved ansættelse, som automatisk starter indberetningsprocessen til Hello Work, hvis det bekræftes, at den ansatte har udenlandsk statsborgerskab (undtagen særlige permanente beboere).

Metoden for indberetning varierer afhængigt af, om den pågældende udlænding bliver forsikret under arbejdsforsikringen eller ej.

1. Hvis personen bliver forsikret under arbejdsforsikringen:
   • Procedure: Når man indsender den normale “Anmeldelse om erhvervelse af arbejdsforsikringsdækning” (Formular nr. 2), fuldender man indberetningen ved at tilføje oplysninger om opholdstilladelse, opholdsperiode og nationalitet.
   • Indberetningssted: Det lokale Hello Work, der har jurisdiktion over virksomhedens placering.
   • Indberetningsfrist: Inden den 10. i måneden efter ansættelsen.
2. Hvis personen ikke bliver forsikret under arbejdsforsikringen:
   • Procedure: Det er nødvendigt at indsende en separat “Indberetning om ansættelsesforhold for udlændinge” (Formular nr. 3).
   • Indberetningssted: Det lokale Hello Work, der har jurisdiktion over arbejdsstedet.
   • Indberetningsfrist: Inden udgangen af måneden efter ansættelsen.

Ved fratrædelse er det også obligatorisk at indsende en “Anmeldelse om tab af arbejdsforsikringsdækning” eller en “Indberetning om ansættelsesforhold for udlændinge (ved fratrædelse)”. Indberetningsformularerne kan downloades fra Ministeriet for Sundhed, Arbejde og Velfærds hjemmeside.

Reference: Om indberetning af ansættelsesforhold for udlændinge | Ministeriet for Sundhed, Arbejde og Velfærd

Punkt #3: Når man ansætter en udlænding, der opholder sig i Japan på et korttidsvisum

“Korttidsophold” visumstatus i Japan er beregnet til midlertidige ophold uden lønnet aktivitet, såsom turisme, familiebesøg og kortvarige forretningsrejser (møder, forhandlinger osv.). Derfor er det strengt forbudt for udlændinge med denne visumstatus at arbejde i Japan. Selv hvis en virksomhed interviewer en talentfuld person, der opholder sig i Japan på et korttidsophold, og tilbyder vedkommende en jobtilbud, er det som hovedregel ikke tilladt at ansætte personen med det samme og ændre visumstatus til et arbejdsvisum.

Ifølge paragraf 20, stk. 3, i den japanske immigrationslov er ændring af visumstatus fra “korttidsophold” kun tilladt i “uundgåelige særlige omstændigheder”. Disse “uundgåelige særlige omstændigheder” refererer til tilfælde, hvor humanitære hensyn er nødvendige (for eksempel: ægteskab med en japaner er etableret, alvorlig sygdom forhindrer hjemrejse osv.), og det at have modtaget et jobtilbud fra en japansk virksomhed kvalificerer ikke. Denne strenge praksis er for at forhindre handlinger, der underminerer systemets kerne, såsom at omgå den strenge visumkontrol, der normalt udføres ved japanske ambassader og konsulater i udlandet, og derefter opnå arbejdstilladelse i Japan gennem en simplificeret procedure efter indrejse.

Derfor, når en virksomhed ønsker at ansætte en udlænding på et korttidsophold i Japan, er det nødvendigt at følge en totrins godkendelsesprocedure. Denne procedure er juridisk fastlagt i en streng rækkefølge, og at ignorere den og lade personen starte arbejdet er en alvorlig overtrædelse af loven.

Første trin: Ansøgning om udstedelse af Certificate of Eligibility (COE)

Først ansøger den modtagende virksomhed i Japan på vegne af den udenlandske person om udstedelse af et “Certificate of Eligibility (COE)”. Dette er en procedure baseret på artikel 7-2 i den japanske immigrationslov, hvor justitsministeren på forhånd vurderer, om den planlagte aktivitet opfylder kriterierne for visumstatus, før den udenlandske person indrejser i Japan. Med dette certifikat kan visumudstedelsen senere foregå hurtigt. Ansøgningen indsendes til den regionale immigrationskontor, der har jurisdiktion over virksomhedens placering. Vurderingen tager normalt mellem en og tre måneder, så virksomheden skal tage højde for denne periode i deres rekrutteringsplan.

Andet trin: Visumansøgning og indrejse i Japan

Når Certificate of Eligibility er udstedt, sender virksomheden det til personen, der befinder sig i udlandet. På dette tidspunkt skal personen som hovedregel have forladt Japan. Personen indsender derefter certifikatet til den japanske ambassade eller konsulat i sit hjemland og modtager et officielt arbejdsvisum (visum). Derefter kan personen indrejse i Japan med det nye visum og først lovligt påbegynde arbejdet, når vedkommende har modtaget sit opholdskort i lufthavnen. Det er realistisk at forvente en periode på mindst tre til fire måneder fra jobtilbud til faktisk arbejdsstart i denne proces.

Dokumenterne, der er nødvendige for ansøgningen om Certificate of Eligibility, ligner dem, der kræves for ansøgning om ændring af visumstatus, og virksomhedens forretningsindhold og stabilitet samt relevansen mellem personens uddannelses- og erhvervserfaring og jobindhold vil blive strengt vurderet.

Reference: Ansøgning om udstedelse af Certificate of Eligibility | Immigration and Residency Management

Sammenligning af procedurer

De tre rekrutteringsformer, vi hidtil har forklaret, er alle lovlige måder at ansætte udlændinge på, men de juridiske tilgange, de primære aktører i processerne, den tid, det tager, og de punkter, virksomhederne skal være opmærksomme på, varierer betydeligt. Det er afgørende at forstå den type opholdstilladelse, som jobkandidaten har, fra starten og derefter vælge den korrekte juridiske procedure, der passer til denne. Tabellen nedenfor opsummerer de vigtigste forskelle i procedurerne for de tre scenarier.

Opsummering

For japanske virksomheder er det en absolut forudsætning, at deres rekrutteringsproces af udenlandsk arbejdskraft overholder lovgivningen. Som det er detaljeret beskrevet i denne artikel, varierer de juridiske procedurer, som virksomhederne skal følge, fundamentalt afhængigt af den type opholdstilladelse, som jobkandidaten besidder. At præcist identificere kandidatens juridiske status og udføre de foreskrevne procedurer uden mangler eller overskud er den eneste vej til at håndtere virksomhedens juridiske risici og sikre en smidig erhvervelse af talent. En fejl i valget af procedurer kan ikke kun forsinke rekrutteringsplanerne, men også føre til alvorlige compliance-overtrædelser, såsom at fremme ulovligt arbejde.

Monolith Advokatfirma har en omfattende track record i at levere juridiske tjenester relateret til ansøgning om arbejdsvisum og komplekse immigrationsprocedurer for et stort antal klienter i Japan. Vores firma beskæftiger flere engelsktalende advokater med udenlandske juridiske kvalifikationer, hvilket gør det muligt for os at tilbyde support til at løse juridiske udfordringer gennem klar og effektiv kommunikation, ikke kun til internationale ledelsesteams, men også til udenlandske interessenter. Hvis du har brug for hjælp med juridiske procedurer relateret til ansættelse af udenlandsk arbejdskraft, tøv ikke med at kontakte os for rådgivning.