Obligatorisk udarbejdelse af BCP for plejehjem | En forklaring på metoder og fordele

BCP står for Business Continuity Plan, og det er en plan, der sikrer fortsættelsen og genoprettelsen af forretningsaktiviteter i tilfælde af uforudsete hændelser såsom naturkatastrofer eller smitsomme sygdomme. Fra april i Reiwa 6 (2024) er det blevet et krav at udarbejde en BCP i plejehjem. Men nogle kan være i tvivl om, hvordan de skal udarbejde en sådan plan, eller om der overhovedet er fordele ved at gøre det.

I denne artikel vil vi forklare de grundlæggende principper for BCP i plejehjem, detaljerne i udarbejdelsen, fordelene og hvordan man laver en. Vi vil også introducere de risici, der er forbundet med ikke at have en BCP, så brug denne information som en reference.

Hvad er BCP/BCM i plejehjem?

BCP står for Business Continuity Plan og er en plan for fortsættelse af forretningen, der sikrer, at vigtige forretningsoperationer ikke afbrydes, eller at de kan genoptages hurtigt i tilfælde af uforudsete hændelser såsom naturkatastrofer, pandemier, terrorangreb osv.

BCM står for Business Continuity Management, hvilket indebærer at drive og administrere BCP, og på japansk oversættes det til forretningskontinuitetsstyring.

I Kabinetkontorets forretningsplanlægningsretningslinjer[ja] beskrives BCP og BCM som følger:

For at sikre, at vigtige forretningsoperationer ikke afbrydes, eller at de kan genoptages så hurtigt som muligt i tilfælde af uforudsete hændelser såsom store jordskælv, pandemier, terrorangreb, alvorlige ulykker, afbrydelser i forsyningskæden eller pludselige ændringer i forretningsmiljøet, henvises til en plan, der angiver politikker, systemer og procedurer, som en forretningskontinuitetsplan (Business Continuity Plan, BCP).
Managementaktiviteter i fredstid, såsom udarbejdelse og vedligeholdelse af BCP, sikring af budget og ressourcer for at realisere forretningskontinuitet, implementering af forebyggende foranstaltninger, udførelse af uddannelse og træning for at fremme tiltag, kontrol og løbende forbedring, kaldes forretningskontinuitetsstyring (Business Continuity Management, BCM) og er placeret som en strategisk aktivitet på ledelsesniveau.

Kilde: Kabinetkontorets katastrofeinformation | Forretningsplanlægningsretningslinjer[ja]

Det er nu et krav at udarbejde en BCP for plejehjem

Efter revisionen af plejebetalingen i det 3. år af Reiwa (2021), og efter en overgangsperiode på tre år, er det blevet et fuldstændigt krav fra april i det 6. år af Reiwa (2024) at udarbejde en Business Continuity Plan (BCP) og udføre Business Continuity Management (BCM) i plejehjem. Det Japanske Ministerium for Sundhed, Arbejde og Velfærd har i deres dokument “Hovedpunkterne i plejebetalingens revision i det 3. år af Reiwa[ja]” angivet følgende.

Med henblik på at etablere et system, hvor nødvendige plejetjenester kan fortsætte selv i tilfælde af smitsomme sygdomme eller katastrofer, pålægges alle plejetjenesteudbydere at udarbejde planer for fortsat drift, gennemføre træning og øvelser (simulationer). (※En overgangsperiode på tre år vil blive etableret)

Kilde: Det Japanske Ministerium for Sundhed, Arbejde og Velfærd | Hovedpunkterne i plejebetalingens revision i det 3. år af Reiwa[ja]

Risici ved manglende udarbejdelse af BCP i plejehjem

Hvis et plejehjem undlader at udarbejde en BCP (Business Continuity Plan), kan følgende risici opstå:

• Blive genstand for administrativ vejledning
• Risikere at pådrage sig erstatningsansvar
• Ikke være berettiget til tillæg i plejevederlaget

Her vil vi forklare hver af disse punkter mere detaljeret.

Blive genstand for administrativ vejledning

Hvis der ikke er udarbejdet en BCP, er der i øjeblikket ikke annonceret specifikke sanktioner. Men manglende overholdelse af driftsstandarderne kan føre til, at man bliver genstand for administrativ vejledning, så det er vigtigt at være opmærksom. Ignorerer man vejledningen, kan det føre til administrative sanktioner som annullering af godkendelse.

Hvis man modtager en sådan sanktion, kan man ikke få ny godkendelse i mindst fem år. For en juridisk person kan sanktionen også omfatte andre bestyrelsesmedlemmer, moderselskabet og andre væsentlige kontrollanter, som ikke vil kunne drive plejehjemsvirksomhed i fem år. (Japansk ~Long-Term Care Insurance Law, Artikel 70, Afsnit 2, Punkter 6 til 6-3)

Risikere at pådrage sig erstatningsansvar

Der vil ikke blive pålagt bøder for manglende udarbejdelse af en BCP. Men hvis der skulle ske en ulykke eller skade uden at have en BCP på plads, kan det føre til et brud på sikkerhedsforpligtelserne og dermed risikoen for at pådrage sig erstatningsansvar gennem retssager.

Et eksempel på en sag, hvor sikkerhedsforpligtelserne blev kraftigt understreget, var under Great East Japan Earthquake, hvor Hiwadaycare Center Bus Tsunami-katastrofen fandt sted.

Hiwadaycare Center havde udarbejdet en BCP, og deres manual fastsatte, at “når en jordskælvsintensitet er høj og en katastrofe kan forekomme, skal alle ledes til den nordlige gårdhave, og personalet skal tale beroligende til dem og holde øje med børnene. Børnene skal vente på at deres forældre henter dem.” Men i virkeligheden var manualen ikke blevet tilstrækkeligt kommunikeret ud, og der var ikke blevet afholdt nødvendige evakueringsøvelser.

Resultatet blev, at beslutningen om at sende børnene hjem førte til, at en skolebus blev opslugt af tsunamien, og fem børn mistede livet. Daginstitutionens leder og den juridiske person, der drev institutionen, blev begge dømt ansvarlige for at forsømme deres pligt til at indsamle information og pålagt at betale erstatning.

Reference: Japansk ~Supreme Court | Hiwadaycare Center Bus Tsunami-katastrofen (Sendai District Court, 2013 (Heisei 25) September 17 dom)[ja]

Ikke være berettiget til tillæg i plejevederlaget

I det japanske finansår 2021 (Reiwa 3) blev plejevederlaget forhøjet med 0,7%. Men hvis følgende standarder ikke er opfyldt, vil der blive anvendt en nedjustering:

• Udarbejdelse af en BCP, der forudser udbrud af infektionssygdomme, og en BCP, der forudser naturkatastrofer
• At tage de nødvendige foranstaltninger i overensstemmelse med den udarbejdede BCP

Reduktionens omfang varierer afhængigt af servicen, og for “facilitetsbaserede og beboelsesbaserede tjenester” er det 3% af de foreskrevne enhedstal, mens det for “andre tjenester” er 1%. Der er indført en overgangsordning, hvor nedjusteringen ikke vil finde sted i et år indtil 31. marts 2026 (Reiwa 7).

Indhold der skal udarbejdes i en BCP for plejehjem

De roller, der kræves af udbydere af plejeservice, omfatter følgende tre:

• Kontinuitet i service
• Sikring af brugernes sikkerhed
• Sikring af personalets sikkerhed

Arbejdskontraktloven (Japanese Labor Contract Act) Artikel 5

Arbejdsgiveren skal, i henhold til arbejdskontrakten, udvise den nødvendige hensyntagen for at sikre, at arbejdstageren kan arbejde, mens vedkommendes liv og fysiske sikkerhed bevares.

Ud fra ovenstående skal en BCP for plejehjem udarbejde en handlingsplan for håndtering af både COVID-19 og naturkatastrofer. Her vil vi forklare detaljerne for hver.

Metoder til håndtering af COVID-19

I plejehjem og virksomheder kræves det, at der udarbejdes en BCP (Business Continuity Plan) for at kunne håndtere COVID-19. Indholdet af en BCP under et udbrud af en infektionssygdom kan omfatte følgende:

Reference: Ministry of Health, Labour and Welfare’s Bureau of Elderly Health｜Guidelines for Business Continuity at Nursing Care Facilities and Businesses during the Outbreak of COVID-19[ja]

Det er vigtigt at være opmærksom på, at indholdet af den BCP, der skal udarbejdes, kan variere afhængigt af typen af facilitet, såsom dagcentre, opholdscentre og hjemmebesøgstjenester, da situationen og reaktionen efter et udbrud af en infektionssygdom vil være forskellig. I Ministeriet for Sundhed, Arbejde og Velfærds ‘Guidelines for Business Continuity Plans for Disability Welfare Service Providers during the Outbreak of COVID-19[ja]‘, understreges det, at det er afgørende at forberede sig på et udbrud af en infektionssygdom før det sker. Det er afgørende at udarbejde en BCP, som muliggør en smidig reaktion, når en infektionssygdom opstår, og at sikre træning og øvelser samt lagerbeholdninger i det daglige.

Metoder til at håndtere naturkatastrofer

Plejehjem og virksomheder skal også udarbejde en BCP (Business Continuity Plan) for at kunne håndtere naturkatastrofer såsom jordskælv og oversvømmelser. Indholdet af en BCP i tilfælde af naturkatastrofer omfatter følgende:

Reference: Japanese Ministry of Health, Labour and Welfare | Guidelines for Business Continuity in the Event of a Natural Disaster at Care Facilities and Workplaces[ja]

En BCP for naturkatastrofer kræver ikke kun forberedelse for normal og akut tilstand, men også udarbejdelse af samarbejde med andre faciliteter og lokalsamfundet, hvilket gør indholdet mere omfattende end en BCP for smitsomme sygdomme.

Fordele ved at plejehjem udarbejder en BCP

Det kræver tid og indsats at udarbejde en BCP (Business Continuity Plan). Men det er også sandt, at der er fordele såsom at sikre sikkerheden for både beboere og personale og at kunne modtage skattemæssige fordele. Her vil vi forklare fordelene ved at udvikle en BCP.

Sikring af sikkerheden for beboere og personale

Hvis der er fastlagte handlingsplaner for tider med smitsomme sygdomme eller naturkatastrofer, kan både beboere og personale håndtere nødsituationer mere glat. Selvom en nødsituation kan føre til forvirring og forhindre udførelsen af arbejdsopgaver, vil en forberedt Business Continuity Plan (BCP) gøre det muligt at prioritere de vigtigste opgaver og hurtigt genoprette normal drift. Desuden vil det også styrke tilliden fra brugere, deres familier og lokalsamfundet.

Skattemæssige fordele

Når en virksomhed inkluderer foranstaltninger (såsom opbygning af systemer og forebyggende foranstaltninger) i deres Business Continuity Plan (BCP), som er godkendt af den japanske økonomi-, handels- og industriminister, kan virksomheden modtage særlige skattefordele. Disse fordele omfatter en særlig afskrivning på 18% for investeringer i faciliteter, der forstærker foranstaltninger mod katastrofer og reducerer skader. Fra og med den 1. april i det 7. år af Reiwa (2023) vil denne afskrivningssats være 16%.

Eksempler på kvalificerede faciliteter inkluderer:

• Mekanisk udstyr (over 1 million yen): såsom generatorer og dræningspumper
• Udstyr og inventar (over 300.000 yen): såsom seismiske isoleringsracks og satellittelefoner
• Bygningsrelateret udstyr (over 600.000 yen): såsom vandtætte plader og brandsikre skodder

Tilskud og finansiel støtte

Hvis du udarbejder en BCP (Business Continuity Plan) og opnår godkendelse af din forstærkningsplan for forretningskontinuitet, vil du være berettiget til fortrinsbehandling ved ansøgning om tilskud. Den støtte, du kan modtage, omfatter følgende:

Lokale myndigheder tilbyder forskellige typer BCP-tilskud. Desuden tilbyder nogle private finansielle institutioner låneordninger specielt for virksomheder, der udarbejder en BCP. Når du udarbejder en BCP, kan det være en god ide at kontakte de lokale myndigheder eller de finansielle institutioner, du arbejder med.

Prioriteret vaccination

I henhold til artikel 28 i den japanske lov om særlige foranstaltninger mod ny influenza (特別措置法) kan virksomheder, der har udarbejdet en forretningskontinuitetsplan (BCP) i tilfælde af en smitsom sygdomsudbredelse, implementere prioriteret vaccination. Prioriteret vaccination henviser til forebyggende vaccinationer givet forud for andre til ansatte i registrerede virksomheder.

For at en virksomhed kan modtage prioriteret vaccination, er det nødvendigt at ansøge om forhåndsregistrering hos staten.

Sådan opretter du en BCP for plejehjem

Det kan være svært at vide, hvordan man opretter en BCP. Her vil vi forklare, hvordan man udarbejder en BCP for plejehjem.

Oprettelse af en komité for BCP-udarbejdelse

For at kunne gå i gang med at udarbejde en BCP, skal man først oprette en komité. Komitéen skal bestå af ledere og ansvarlige fra forskellige afdelinger og tjenester, samt personer, der kan indsamle input fra frontlinjen. Når komitéen er etableret, skal den gennemgå plejehjemmets nuværende situation og identificere eventuelle problemer.

Brug af retningslinjer og skabeloner

Det japanske Ministerium for Sundhed, Arbejde og Velfærd har udarbejdet retningslinjer og skabeloner til BCP-udarbejdelse. Hvis du er i tvivl om, hvor du skal starte eller hvordan du skal udarbejde en BCP, kan du følge ministeriets retningslinjer og bruge skabelonerne til at udforme din BCP.

Skabelonerne er tilpasset forskellige typer af faciliteter, såsom dagcentre og boliger, så du kan vælge den skabelon, der passer til den service, du tilbyder, og udarbejde din BCP derefter.

Retningslinjer og skabeloner kan findes på følgende hjemmeside, som kan tjene som reference.

Det japanske Ministerium for Sundhed, Arbejde og Velfærd | Uddannelse i støtte til udarbejdelse af forretningskontinuitetsplaner (BCP) for plejehjem og virksomheder[ja]

Konklusion: Hurtig respons på pligten til at udarbejde en BCP for plejehjem

Fra april i Reiwa 6 (2024) er det blevet et krav for plejehjem at udarbejde en Business Continuity Plan (BCP). For plejehjem er udarbejdelsen af en BCP afgørende for at kunne håndtere situationer som spredning af infektionssygdomme og naturkatastrofer hurtigt og effektivt og for at kunne genoprette normal drift så hurtigt som muligt. Derudover er der fordele såsom skattelettelser, tilskud og finansiel støtte, samt mulighed for at få prioriteret vaccination. For at være forberedt på nødsituationer, der kan opstå når som helst i fremtiden, lad os sørge for at udarbejde en BCP.

Hvis du har problemer med at udarbejde en BCP eller er usikker på, hvordan du skal gøre det, anbefales det at konsultere en advokat.

Monolith Law Office er en advokatvirksomhed med omfattende erfaring inden for IT, især internet og jura. Hvis du har bekymringer vedrørende BCP, er du velkommen til at kontakte os for en uforpligtende samtale.

Vejledning om foranstaltninger fra vores kontor

Omsorgsbranchen er en industri, der er omgivet af forskellige juridiske discipliner såsom den Japanske Plejeforsikringslov (介護保険法), Ældreomsorgsloven (老人福祉法) og Selskabsloven (会社法). Monolith Advokatfirma fungerer som rådgivende advokater for den Generelle Selskab National Care Providers Federation og for omsorgsudbydere i hver præfektur i hele Japan og besidder omfattende knowhow i forhold til lovgivning relateret til omsorgsbranchen.

Monolith Advokatfirmas ekspertiseområder: Virksomhedsjuridiske tjenester for IT og startups[ja]