Beskæftigelse af udlændinge i handelsbranchen: Vigtige punkter for opnåelse af arbejdsvisum

I en tid, hvor globaliseringen intensiveres, betragter den japanske handelssektor sikringen af talent med forskelligartede baggrunde som en vigtig ledelsesmæssig udfordring for at opretholde og udvide international konkurrenceevne. Evnen til at forhandle med udenlandske kunder, udforske nye markeder og håndtere komplekse internationale logistikker gør sprogfærdigheder, kulturel indsigt og international forretningsforståelse, som udenlandske specialister besidder, til essentielle elementer for virksomheders vækst. Dog kræver ansættelsen af dygtige udenlandske talenter en præcis forståelse og overholdelse af Japans specialiserede og strenge ind- og udrejsekontrolsystem. Især erhvervelsen af opholdstilladelse med henblik på arbejde (almindeligvis kendt som arbejdsvisum) kan være en kompleks og tidskrævende proces for mange virksomheder. Mangler i proceduren eller misforståelser af kravene kan føre direkte til afslag på visumansøgningen og medføre alvorlige forsinkelser i forretningsplanerne. Denne artikel har til formål at organisere de juridiske udfordringer, som virksomheder i handelssektoren står over for, når de ansætter udlændinge som specialister, og at præsentere løsninger på disse udfordringer. Artiklen fokuserer primært på opholdskvalifikationen ‘Teknik, Humanvidenskab, International Service’, som mange specialister i handelssektoren er berettigede til. Baseret på Japans ‘Immigration Control and Refugee Recognition Act’ og relaterede forordninger fra Justitsministeriet, vil artiklen omfattende forklare typerne af visa, de specifikke krav til erhvervelse, detaljerne i ansøgningsprocessen og de punkter, som virksomheder især bør være opmærksomme på, og tilbyde praktiske retningslinjer, så ansvarlige kan få et præcist overblik over hele proceduren.

Valgmuligheder for arbejdsvisum i handelsbranchen under japansk lov

For at udenlandske fagfolk kan arbejde i specialiserede erhverv i Japan, er det nødvendigt at opnå en opholdskvalifikation, der passer til deres aktiviteter. For fagfolk, der arbejder inden for handelsbranchen, er den mest almindelige og omfattende opholdskvalifikation ‘Teknik, humanvidenskab og international virksomhed’, som er defineret i Tabel 2 af Bilag 1 i Japans ‘Immigrationskontrol- og Flygtningeanerkendelseslov’.

Denne opholdskvalifikation omfatter tre områder: ‘Teknik’, som kræver viden inden for naturvidenskab såsom fysik og ingeniørvidenskab; ‘Humanvidenskab’, som kræver viden inden for humaniora såsom jura og økonomi; og ‘International virksomhed’, som kræver en forståelse for og følsomhed over for udenlandske kulturer. Mange af de jobfunktioner, der findes inden for handelsbranchen, såsom international salg, marketing, handelsadministration, juridiske anliggender og regnskab, falder ind under kategorierne ‘Humanvidenskab’ eller ‘International virksomhed’.

Det er værd at bemærke, at en lovændring i Japan i 2015 (Heisei 27) integrerede de tidligere separate opholdskvalifikationer ‘Teknik’ og ‘Humanvidenskab & International virksomhed’ til én. Denne integration var et svar på kompleksiteten i det moderne erhvervsliv. For eksempel er der inden for handelsbranchen en stigende mængde job, der krydser fagområder, såsom at forstå de tekniske specifikationer af et produkt (Teknik) og derefter forhandle kontrakter med udenlandske kunder (Humanvidenskab & International virksomhed). Integrationen har gjort det muligt for virksomheder at dække sådanne komplekse jobfunktioner med én opholdskvalifikation, hvilket har muliggjort en mere fleksibel udnyttelse af arbejdskraft.

Hvis man derimod arbejder som virksomhedsleder eller i en ledelsesposition, anvendes en anden opholdskvalifikation kaldet ‘Forretning & Ledelse’. Det er vigtigt at skelne klart, at ‘Teknik, humanvidenskab og international virksomhed’, som beskrevet i denne artikel, specifikt er rettet mod fagfolk, der udfører arbejde som ansatte baseret på en kontrakt med en virksomhed.

Forståelse af aktiviteter under den japanske “Teknik, Humanvidenskab og International Service” visum

For korrekt at ansøge om opholdstilladelse under den japanske kategori “Teknik, Humanvidenskab og International Service”, er det nødvendigt at bevise, at de forventede arbejdsopgaver i handelsbranchen klart falder ind under en af de aktiviteter, der er tilladt af denne kvalifikation. Især inden for handel fokuseres der på to områder: “Humanvidenskab” og “International Service”.

Arbejdsopgaver der falder ind under Humanvidenskab

“Humanvidenskab” refererer til arbejde, der kræver viden inden for felter som jura, økonomi, sociologi, business management og andre humanistiske videnskaber. Dette indebærer professionelle opgaver, der anvender akademisk ekspertise erhvervet gennem højere uddannelse som universiteter. Specifikke jobfunktioner i en handelsvirksomhed inkluderer:

• Overseas Market Research & Marketing: Anvender viden om økonomi og business management til at analysere markedsudviklingen i specifikke lande eller regioner og udarbejde salgsstrategier.
• Handelsfinansiering & Regnskab: Bruger viden om internationale regnskabsstandarder og valutaveksling til at håndtere finansiel afvikling og bogføring af import- og eksporttransaktioner.
• Overseas Sales & Procurement: Udnytter viden om international kontraktret og handelspraksis til at forhandle priser, indgå kontrakter og håndtere leveringstider med udenlandske forretningspartnere.
• Legal & Compliance: Baseret på viden om international juridisk praksis, overvåger overholdelsen af handelsrelaterede love og regler og håndterer gennemgang og udarbejdelse af kontrakter.

Det er vigtigt, at disse opgaver ikke blot er administrative, men involverer analyse og beslutningstagning baseret på specialiseret viden.

Arbejdsopgaver der falder ind under International Service

“International Service” refererer til arbejde, der kræver tænkning eller følsomhed grundlagt i en udenlandsk kultur. Dette kræver mere end blot at kunne tale et fremmedsprog; det indebærer at anvende en dyb forståelse af kulturen, samfundet og den historiske baggrund for det land, hvor sproget tales, i ens arbejde. Japans Immigration Services Agency’s retningslinjer nævner specifikt “oversættelse, tolkning, sprogundervisning, public relations, reklame eller udenrigshandel, design relateret til tøj eller interiørdekoration, produktudvikling og andre lignende aktiviteter” som eksempler på sådanne opgaver.

Det er særligt vigtigt for handelsvirksomheder, at “udenrigshandel” er klart nævnt. Dette øger sandsynligheden for, at mange af handelsbranchens kerneaktiviteter, såsom kommunikation med udenlandske forretningspartnere, forhandlinger baseret på lokale handelspraksis og produktplanlægning med hensyntagen til kulturel baggrund, falder ind under “International Service”.

Denne opdeling mellem “Humanvidenskab” og “International Service” har stor betydning for ansøgningsstrategien, da kravene til uddannelse og praktisk erfaring varierer. For eksempel, hvis en ansøger har en universitetsgrad i et relevant felt, men begrænset praktisk erfaring, kan det være passende at strukturere ansøgningen baseret på uddannelseskravene under “Humanvidenskab”. På den anden side, hvis en person har mange års erfaring i international salg, men ikke en relevant uddannelsesbaggrund, kan det være mere fordelagtigt at strukturere ansøgningen baseret på praktisk erfaring under “International Service”. Derfor skal virksomheder nøje vurdere kandidaternes baggrund og strategisk afgøre, hvilken kravkategori der er mest rationel at ansøge under.

Kernen i visumopnåelse: Krav til tilladelse til landing

For at opnå opholdstilladelse i kategorien “Teknik, humanvidenskab og international service” skal både ansøgeren og den modtagende virksomhed opfylde kravene i den japanske “Forordning om standarder for landingstilladelse i henhold til artikel 7, afsnit 1, punkt 2 i loven om ind- og udrejsekontrol og flygtningeanerkendelse” (herefter “standardforordningen”). Disse krav er de mest afgørende kriterier i visumvurderingsprocessen.

Krav til ansøgeren selv

De uddannelsesmæssige eller praktiske erfaringer, som ansøgeren selv skal opfylde, varierer afhængigt af, om de skal arbejde inden for ‘humanvidenskab’ eller ‘international forretning’.

Når man arbejder inden for ‘humanvidenskab’ (og ‘teknik’), skal man opfylde et af følgende krav:

1. At have afsluttet en universitetsuddannelse med speciale i fag, der er relevante for den viden, der kræves til det arbejde, man ønsker at udføre, eller at have modtaget en uddannelse, der er lig med eller højere end dette.
2. At have afsluttet en faglig uddannelse på en japansk fagskole (det er nødvendigt at have opnået titlen ‘fagtekniker’ eller ‘avanceret fagtekniker’).
3. At have mere end 10 års praktisk erfaring i det arbejde, man ønsker at udføre (inklusive perioder, hvor man har specialiseret sig i relevante fag på universitetet eller lignende).

Det vigtige her er ‘relevansen’ mellem universitetsspecialiseringen og jobindholdet. For eksempel, hvis en person med en grad i økonomi arbejder med handelsfinansiering, er relevansen klar. Men hvis en person med en grad i litteratur udfører det samme arbejde, kan det være svært at forklare en direkte relevans mellem specialiseringen og jobbet, hvilket øger risikoen for afslag.

På den anden side, når man arbejder inden for ‘international forretning’, skal man opfylde følgende krav:

1. At arbejde med opgaver som oversættelse, tolkning, sprogundervisning, public relations, reklame, international handel, design, produktudvikling osv.
2. At have mere end 3 års praktisk erfaring i arbejdet relateret til de opgaver, man ønsker at udføre.

Der er dog en vigtig undtagelse. Hvis en person med en universitetsgrad arbejder med ‘oversættelse, tolkning eller sprogundervisning’, er de 3 års praktisk erfaring ikke nødvendige.

Krav til virksomheder, der modtager udenlandske medarbejdere i Japan

Der er tre vigtige krav, som virksomheder, der modtager udenlandske medarbejdere, skal opfylde.

Først og fremmest er der kravet om jobbets faglige karakter. Arbejdet, som den udenlandske medarbejder skal udføre, skal kræve specifikke tekniske færdigheder eller viden og må ikke være ‘simple arbejdsopgaver’, som enhver kan udføre. For eksempel, hvis en medarbejder er ansat til at håndtere handelssager, men arbejdet udelukkende består i at kopiere dokumenter, pakke varer eller indtaste simple data, vil det blive betragtet som ikke-fagligt og vil ikke blive godkendt. I ansøgningen skal det klart fremgå, at jobbeskrivelsen er konkret og faglig.

For det andet er der kravet om rimelig kompensation. Standardministerialforordningen kræver klart, at den løn, som den udenlandske medarbejder modtager, skal være “mindst lige så høj som den løn, en japaner ville modtage for det samme arbejde”. Dette er en bestemmelse, der skal forhindre uretfærdig udnyttelse af udenlandske arbejdstagere og tage hensyn til indvirkningen på det indenlandske arbejdsmarked. Hvis lønnen er markant lavere end den, som en japansk medarbejder modtager for det samme arbejde, vil det være en direkte årsag til afslag.

For det tredje er der kravet om virksomhedens stabilitet og kontinuitet. Indvandringskontoret vil vurdere, om virksomheden er i stand til at ansætte udenlandske medarbejdere på en stabil og vedvarende måde og fortsætte med at betale deres løn. Især for nystartede virksomheder eller virksomheder med utilfredsstillende regnskabsresultater kræves det, at de gennem indsendelse af forretningsplaner eller resultatopgørelser kan bevise virksomhedens fremtidsudsigter og finansielle sundhed.

Når disse krav er opsummeret, ser tabellen nedenfor således ud.

【Praktisk Guide】Detaljer om ansøgningsproceduren for arbejdsvisum under japansk lov

Når man ansætter en udenlandsk medarbejder fra udlandet, starter processen normalt med ansøgningen om udstedelse af et “Certificate of Eligibility (COE)”. Dette er et system, hvor den japanske justitsminister på forhånd bekræfter, at den aktivitet en udlænding vil udføre i Japan, er i overensstemmelse med kravene til opholdstilladelse, før vedkommende indrejser i landet.

Procedurens forløb

Den generelle procedure ved brug af et COE (Certificate of Eligibility) er som følger:

1. Modtagervirksomheden indgiver en ansøgning om udstedelse af et “Certificate of Eligibility” til den regionale indvandringskontor, der har jurisdiktion over virksomhedens beliggenhed. Ansøgningen foretages som hovedregel af en medarbejder i virksomheden som repræsentant.
2. Det regionale indvandringskontor gennemgår ansøgningsdokumenterne. Gennemgangsperioden er normalt mellem en og tre måneder.
3. Hvis ansøgningen godkendes, udstedes et Certificate of Eligibility (COE) til virksomheden.
4. Virksomheden sender derefter det originale COE til den udenlandske statsborger via international post eller lignende.
5. Den udenlandske statsborger indgiver det modtagne COE og andre nødvendige dokumenter til den japanske ambassade eller det japanske konsulat i sit hjemland for at ansøge om et visum.
6. Efter visummet er udstedt, rejser personen ind i Japan. Ved ankomsten til en japansk lufthavn eller lignende vil personen modtage et opholdskort efter en landgangsinspektion.

Et yderst vigtigt punkt at bemærke her er COE’s gyldighedsperiode. Hvis man ikke indrejser i Japan inden for tre måneder fra udstedelsesdatoen, mister COE sin gyldighed. Derfor skal virksomheden og den pågældende kandidat hurtigt forberede indrejsen efter at COE er udstedt.

Detaljer om indsendte dokumenter og virksomhedskategorisystemet i Japan

De dokumenter, der skal indsendes, varierer afhængigt af modtagerfirmaets størrelse og ledelsesmæssige situation. Japans Immigration Services Agency klassificerer virksomheder i følgende fire kategorier og forenkler de dokumenter, der kræves for hver kategori.

• Kategori 1: Virksomheder noteret på den japanske børs, gensidige forsikringsselskaber, nationale og lokale offentlige organisationer mv.
• Kategori 2: Organisationer og enkeltpersoner, hvis samlede beløb af kildeskat på lønindkomst for det foregående år overstiger 10 millioner yen.
• Kategori 3: Organisationer og enkeltpersoner, der har indsendt den samlede tabel over lovpligtige rapporter for kildeskat på lønindkomst for det foregående år (undtagen dem i kategori 2).
• Kategori 4: Organisationer og enkeltpersoner, der ikke falder ind under nogen af de ovenstående kategorier (såsom nystartede virksomheder).

Dette kategorisystem kan betragtes som en form for risikovurdering foretaget af Japans Immigration Services Agency. Store og stabile virksomheder i kategori 1 og 2, som har høj social kredit og sandsynlighed for at overholde compliance, får en betydelig reduktion i de dokumenter, de skal indsende. På den anden side kræves der flere dokumenter fra små og mellemstore virksomheder samt nystartede virksomheder i kategori 3 og især kategori 4, da de skal bevise deres forretningsstabilitet og sikkerhed i ansættelse mere detaljeret. Dette betyder, at virksomhedens pålidelighed også vurderes strengt under ansøgningsgennemgangen.

De indsendte dokumenter spænder vidt, men de vigtigste er som følger:

Dokumenter fælles for alle kategorier

• Ansøgning om udstedelse af certifikat for berettigelse til ophold: Den nyeste formular kan downloades fra Justitsministeriets hjemmeside. Den officielle betegnelse er “Ansøgning om udstedelse af certifikat for berettigelse til ophold”.
  Formularside: Immigration Services Agency of Japan “[Procedure Name] Application for Certificate of Eligibility”
• Fotografi (4 cm høj x 3 cm bred) 1 stk.
• Svarkuvert (med frimærke til simpel registreret post)
• Dokumenter, der beviser ansøgerens uddannelses- og arbejdshistorik: eksamensbeviser, karakterudskrifter, ansættelsesbeviser mv.

Dokumenter, der kræves afhængigt af virksomhedens kategori

• Kategori 1 virksomheder: Kopier af kvartalsrapporter eller dokumenter, der beviser børsnotering, og andre forretningsrelaterede dokumenter er generelt ikke nødvendige.
• Kategori 2 virksomheder: Kopi af den samlede tabel over lovpligtige rapporter for kildeskat på lønindkomst for det foregående år.
• Kategori 3 virksomheder: Ud over kopien af den samlede tabel over lovpligtige rapporter for kildeskat på lønindkomst for det foregående år, dokumenter, der klargør indholdet af ansøgerens aktiviteter (såsom kopier af ansættelseskontrakter) og dokumenter, der klargør forretningsindholdet (såsom virksomhedsbrochurer, certifikater for registrerede oplysninger mv.).
• Kategori 4 virksomheder: Ud over dokumenterne for kategori 3, kopier af de seneste årsregnskaber (såsom resultatopgørelser, balanceopgørelser mv.). Hvis det er en nystartet virksomhed uden årsregnskaber, skal en forretningsplan for det kommende år indsendes for at forklare virksomhedens stabilitet og kontinuitet konkret.

Ansøgningssted og behandlingstid

Ansøgninger skal indgives personligt ved skranken hos den regionale indvandringskontor (Regional Immigration Bureau, dets filialer eller udsendte kontorer), der har jurisdiktion over virksomhedens hovedkontors beliggenhed. Ansøgninger via post accepteres ikke, men det er muligt at anvende det online system for opholdstilladelser i Japan. Den standardiserede behandlingstid for ansøgninger er offentliggjort som værende fra en til tre måneder, men afhængigt af perioder med høj ansøgningsvolumen (for eksempel omkring marts, når mange studerende dimitterer) eller kompleksiteten af individuelle sager, kan behandlingstiden overstige dette.

Vigtige forholdsregler for at undgå afslag på arbejdstilladelse i Japan

At ansøge om en arbejdsvisum i Japan garanterer ikke automatisk godkendelse, selvom man opfylder kravene og indsender de nødvendige dokumenter. Ved at analysere de afslagsgrunde, som den Japanske Indvandringsmyndighed har offentliggjort, bliver det tydeligt, hvilke fælles faldgruber virksomheder bør undgå. At forstå disse risici på forhånd og træffe de nødvendige foranstaltninger er nøglen til en problemfri visumproces.

Uoverensstemmelse mellem uddannelses- og erhvervserfaring og jobfunktion

Dette er en af de mest almindelige årsager til afslag. Tilsynsmyndighederne undersøger nøje, hvordan ansøgerens specialiserede viden opnået på universitetet eller tidligere joberfaringer vil blive anvendt i det arbejde, de planlægger at udføre i Japan. For eksempel, i tilfældet hvor en person med en uddannelse i smykkedesign fra en fagskole ansøgte om at arbejde med tolkning og oversættelse i et IT-firma, blev ansøgningen afvist, fordi der ikke var nogen anerkendt sammenhæng mellem uddannelse og jobfunktion. Det er virksomhedens ansvar at forklare konkret og logisk i dokumenter som ansættelsesbegrundelsen, hvorfor “denne person” er nødvendig, og hvordan personens ekspertise er stærkt forbundet med virksomhedens forretningsbehov.

Mangel på specialisering i jobfunktionen

Hvis den jobfunktion, der er ansøgt om, vurderes at være simpelt arbejde, der ikke kræver specialisering, vil det også føre til afslag. For eksempel, hvis en ansøgning om tolkning og oversættelse faktisk involverer meget lidt af den slags arbejde, og størstedelen af opgaverne består af kundeservice i en butik, vareopstilling eller rengøring, vil det blive betragtet som ikke at være i overensstemmelse med formålet med opholdstilladelsen. Desuden, hvis en virksomhed med få ansatte ansøger om en bred vifte af administrative opgaver som “regnskabs- og personaleledelse”, vil det også blive undersøgt, om der faktisk er nok arbejde til at retfærdiggøre ansættelsen af en fuldtids specialist. Jobbeskrivelsen skal klart vise, at specialiseret arbejde udgør størstedelen af opgaverne.

Problemer med kompensation

Hvis den løn, der er angivet i ansøgningen, er urimeligt lav sammenlignet med lønniveauet for japanske borgere, der udfører det samme arbejde, vil dette være en klar årsag til afslag. For eksempel, i en sag hvor en ansøger til en tolke- og oversættelsesstilling i et import-/eksportfirma havde en månedsløn på 170.000 yen, mens en japansk kollega i samme stilling tjente 200.000 yen, blev ansøgningen afvist. Dette indikerer ikke kun manglende overholdelse af de juridiske krav, men kan også give indtryk af en lav compliance-bevidsthed i virksomheden.

Ansøgerens dårlige opførsel

Hvis ansøgeren allerede opholder sig i Japan med en “studie”-opholdstilladelse, vil deres tidligere opholdshistorik have stor indflydelse på vurderingen. Især hvis det opdages, at ansøgeren har arbejdet langt mere end de lovmæssigt tilladte 28 timer om ugen for studerende, kan dette føre til afslag på en ændring til en arbejdstilladelse, da det betragtes som “ikke tilfredsstillende opholdsforhold”. Dette skyldes, at tidligere overtrædelser af reglerne kan ses som en bekymring for fremtidig opførsel under opholdet.

Virksomhedens troværdighedsproblemer

Troværdigheden af selve virksomheden, som danner grundlaget for ansøgningen, er også under lup. Hvis der ikke er nogen faktisk virksomhed på den adresse, der er angivet i ansøgningen, hvis der er inkonsistenser i de indsendte regnskaber, eller hvis virksomhedens kontaktperson ved en forespørgsel fra Indvandringsmyndigheden fejlagtigt svarer, at “der er ingen planer om at ansætte en sådan udlænding”, kan mangler i virksomhedens ledelsessystem føre til afslag. Visumansøgningen er ikke kun en individuel procedure, men også en proces, hvor hele organisationens troværdighed bliver testet. Det, der er fælles for disse afslagssager, er mangel på konsistens og troværdighed i hele ansøgningen. Ansøgningsdokumenterne skal ikke ses som uafhængige dokumenter, men som en overbevisende fortælling, hvor ansøgerens baggrund, virksomhedens forretningsaktiviteter, ansættelseskontrakten og ansættelsesgrundene er i overensstemmelse med hinanden. Hvis der opstår tvivl eller modsigelser et sted, vil tilsynsmyndigheden tvivle på hele ansøgningens troværdighed, hvilket øger sandsynligheden for et afslag.

Konklusion

Processen med at ansætte udenlandske specialister i handelsbranchen er yderst vigtig for at øge en virksomheds internationale konkurrenceevne, men kræver samtidig en dyb forståelse af Japans strenge ind- og udrejseregler. Som beskrevet i denne artikel, er opnåelsen af opholdstilladelsen “Teknik, Humanvidenskab & International Service” en central procedure. Nøglen til succes er først og fremmest at demonstrere en klar og logisk sammenhæng mellem ansøgerens uddannelses- og erhvervsbaggrund og de jobfunktioner, som virksomheden tilbyder. For det andet at sikre, at jobfunktionerne er specialiserede og at lønnen er på niveau med eller højere end for japanere, hvilket er et juridisk krav. Og for det tredje at bevise virksomhedens stabilitet og kontinuitet baseret på objektive dokumenter. Hvis blot et af disse krav mangler, indebærer ansøgningen en risiko for afslag. Virksomheder bør ikke se ansøgningsprocessen som en simpel administrativ procedure, men snarere som en vigtig mulighed for at demonstrere legitimiteten af deres forretningsplaner og personalestrategier over for offentlige myndigheder, og de bør forberede sig omhyggeligt.

Monolith Advokatfirma har en omfattende track record i at levere juridiske tjenester relateret til erhvervelsen af arbejdsvisa, som diskuteret i denne artikel, til et stort antal klienter både indenlands og internationalt. Vores firma har flere eksperter, der ikke kun er kvalificerede som japanske advokater, men også har advokatlicenser fra andre lande og taler engelsk, hvilket gør det muligt for os at præcist håndtere de komplekse juridiske behov, der opstår i internationale forretningsmiljøer. Fra strategisk rådgivning i ansøgningsprocessen for opholdstilladelse til udarbejdelse af ansøgningsdokumenter og forhandling med Japans Ind- og Udrejseadministration, tilbyder vi konsistent support for at sikre, at vores klientvirksomheder glat kan sikre globalt talent. Hvis du har spørgsmål vedrørende dette emne, er du velkommen til at kontakte vores firma.