Den juridiske ramme for lønudbetaling i japansk arbejdsret: Et perspektiv på overholdelse og risikostyring

I Japan er overholdelse af lovgivningen omkring lønudbetaling ikke blot en forpligtelse i forbindelse med arbejdsstyring; det er en afgørende del af corporate governance, som understøtter virksomheders vedvarende vækst og opretholdelse af social tillid. Overtrædelser af løncompliance kan føre til direkte økonomiske forpligtelser såsom betaling af ubetalte lønninger og kan også resultere i undersøgelser og anbefalinger til rettelser fra Arbejdsstandardinspektoratet. Desuden kan medarbejdere eller tidligere medarbejdere, der deler information på sociale medier, forårsage alvorlig skade på virksomhedens image, hvilket kan gøre det vanskeligt at tiltrække og fastholde talentfulde medarbejdere, og dermed have en betydelig indvirkning på forretningsdriften. Det japanske retssystem beskytter lønkrav på flere niveauer gennem forskellige love for at sikre arbejdstageres stabile levevilkår. Specifikt omfatter dette ‘Den japanske mindstelønslov’, som fastsætter minimumsstandarder for lønninger, ‘Den japanske arbejdsstandardlov’, som regulerer grundlæggende principper for betaling, ‘Den japanske civilret’, som sikrer prioritering af krav, og ‘Loven om sikring af lønudbetaling ved fratræden i Japan’, som sikrer betaling ved fratræden. Disse love fungerer ikke isoleret, men i samspil med hinanden for at danne et omfattende beskyttelsessystem. Derfor er det afgørende at forstå, at en overtrædelse af én lov kan udløse utilsigtede overtrædelser af andre love, hvilket kan forstørre en virksomheds juridiske og finansielle risici. I denne artikel vil vi gennemgå de vigtigste love, der danner det juridiske rammeværk for lønudbetaling i Japan, og forklare de forpligtelser arbejdsgivere skal overholde, med specifikke lovartikler og retspraksis som reference.  

Den juridiske ramme for det japanske mindstelønssystem

Den japanske mindstelønslov har til formål at sikre stabilitet i arbejdstagernes liv ved at fastsætte en lovbestemt minimumsløn, som arbejdsgivere skal betale deres ansatte. Loven fastlægger en mindsteløn, som ikke kan nedsættes ved aftale mellem parterne og fungerer som en tvingende bestemmelse.

I henhold til artikel 4, afsnit 1 i den japanske mindstelønslov skal arbejdsgivere betale en løn, der er lig med eller højere end den fastsatte mindsteløn til arbejdstagere, der er omfattet af loven. Desuden fastslår samme artikels afsnit 2, at selv hvis arbejdstageren og arbejdsgiveren er blevet enige om en løn, der er lavere end mindstelønnen, vil denne del af aftalen blive betragtet som ugyldig, og kontraktens indhold vil blive anset for at have fastsat en løn svarende til mindstelønnen. Dette betyder, at den lovbestemte minimumsstandard gælder tvangsvis, uanset arbejdstagerens samtykke.

Der findes to typer af mindsteløn i Japan: den regionale mindsteløn, som gælder for alle arbejdstagere uanset industri eller jobtype, og den specifikke (industri-specifikke) mindsteløn, som gælder for arbejdstagere i bestemte industrier. Hvis en arbejdstager er omfattet af begge typer, gælder den højeste af de to mindstelønninger.

Når man skal afgøre, om den faktisk udbetalte løn overstiger mindstelønnen, er det nødvendigt at udelukke visse typer af løn fra beregningen. Ifølge den japanske mindstelønslovs gennemførelsesregler tæller løn, der betales lejlighedsvis (såsom bryllupstillæg) eller løn, der betales over perioder på mere end en måned (såsom bonusser), ikke med i beregningen af mindstelønnen. For månedslønnede og dagslønnede arbejdstagere omregnes de respektive beløb til en timeløn baseret på det forudbestemte antal arbejdstimer og sammenlignes med den gældende mindsteløn (timebeløb).

Hvis en arbejdsgiver ikke betaler en løn, der er lig med eller højere end den regionale mindsteløn, kan der ifølge artikel 40 i den japanske mindstelønslov pålægges en bøde på op til 500.000 yen.

Et retsafgørelse, hvor anvendelsesområdet for mindstelønsloven blev udfordret, er NHK (Nagoya Broadcasting Station) sagen (dom afsagt af Nagoya High Court den 26. juni 2018 (2018)). I denne sag blev det diskuteret, om det var korrekt, at en medarbejder, der havde været sygemeldt med en psykisk lidelse og udførte “prøvearbejde” for at vurdere muligheden for genansættelse, ikke modtog løn for dette. Retten lagde vægt på, at dette prøvearbejde blev udført under arbejdsgiverens ledelse og tilsyn, og at de producerede materialer (nyhedsmanuskripter, som medarbejderen havde bidraget til) faktisk blev udsendt, hvilket betød, at arbejdsgiveren nød godt af resultaterne. Selvom der var et rehabiliterende aspekt, blev det vurderet, at arbejdet reelt blev udført under arbejdsgiverens ledelse og tilsyn, og derfor blev det betragtet som “arbejde”, der krævede betaling af mindstelønnen. Domstolen pålagde virksomheden at betale en løn, der var lig med eller højere end mindstelønnen. Denne afgørelse antyder, at uanset kontraktens navn eller parternes intentioner, vil aktiviteter, der reelt udføres under arbejdsgiverens ledelse og tilsyn, være omfattet af mindstelønsloven. Dette har betydning for virksomheder, der tilbyder praktikpladser, træning eller prøveperioder, da disse aktiviteter, afhængigt af deres faktiske natur, kan medføre en forpligtelse til at betale løn, hvilket kræver omhyggelig overvejelse i designet af disse programmer.

Grundprincipperne i den japanske arbejdsstandardlov for lønudbetaling

Den japanske arbejdsstandardlov fastsætter grundlæggende regler for den specifikke metode og timing af lønudbetalinger for at beskytte arbejdstagernes levevilkår. De principper, der er fastsat i artikel 24 i den japanske arbejdsstandardlov, er kendt som “de fem principper for lønudbetaling” og udgør en af de mest grundlæggende normer i japansk arbejdsforvaltning. Overtrædelse af disse principper kan medføre en bøde på op til 300.000 yen ifølge artikel 120 i samme lov.

Først og fremmest er der “princippet om betaling i valuta”. Løn skal som hovedregel udbetales i japansk valuta (kontanter). Udbetaling i naturalier, såsom firmaets egne produkter eller gavekort, er generelt forbudt. Dog er der undtagelser, såsom overførsel til en bankkonto udpeget af arbejdstageren eller til en konto hos en pengeoverførselsvirksomhed, der opfylder visse krav (såkaldt digital betaling), forudsat at arbejdstageren har givet sit samtykke.

For det andet er der “princippet om direkte betaling”. Løn skal betales direkte til arbejdstageren selv for at forhindre udnyttelse gennem mellemmænd. Betaling til en lovlig repræsentant, såsom en forældremyndighedsindehaver, eller en frivillig repræsentant med fuldmagt er ikke tilladt. Som undtagelse tillades betaling til en “budbringer”, der kan anses for at være identisk med arbejdstageren i samfundsmæssig forstand, såsom ægtefællen i tilfælde af sygdom, eller til en tredjepart gennem lønindeholdelse baseret på en domstols afgørelse.

For det tredje er der “princippet om fuld betaling”. Løn skal udbetales i sin helhed. Det er som hovedregel forbudt for arbejdsgiveren at modregne løn med gæld, såsom lån, som arbejdstageren skylder arbejdsgiveren. Undtagelser til dette princip er strengt defineret og begrænset til lovpligtige fradrag (såsom indkomstskat og sociale sikringsbidrag) eller fradrag for boligleje i firmaboliger, som kan aftales skriftligt med en arbejdstagerforening, der repræsenterer flertallet af arbejdstagerne, eller med en repræsentant for flertallet af arbejdstagerne. Enkelte arbejdstageres samtykke er ikke tilstrækkeligt; kollektiv aftale er påkrævet, hvilket afspejler lovens stærke intention om at beskytte arbejdstagernes løn, som er deres levebrød, mod letfærdige fradrag.

For det fjerde er der “princippet om mindst én betaling om måneden”. For at sikre arbejdstagernes livsstabilitet skal løn udbetales mindst én gang om måneden. Selv hvis en årlig lønordning anvendes, skal det årlige beløb opdeles og udbetales månedligt. Dog er dette princip ikke gældende for løn, der udbetales lejlighedsvist, bonusser og andre lignende betalinger, som er defineret i en ministeriel bekendtgørelse fra Ministeriet for Sundhed, Arbejde og Velfærd.

Endelig er der “princippet om betaling på en fastsat dato”. Det er også et krav, at lønningsdagen fastsættes på forhånd. Det skal være specifikke dage som “den 25. hver måned” eller “den sidste dag i måneden”. Det er ikke tilladt at have en betalingsdag, der varierer hver måned, som “den tredje fredag i måneden”, eller at have en betalingsperiode, som “mellem den 15. og 25. hver måned”. Dette er også en vigtig bestemmelse for at sikre, at arbejdstagerne kan planlægge deres livsstil på en stabil måde.

Prioriteret status for lønkrav: Beskyttelse under japansk civilret

Ikke kun arbejdsretlige regler, men også den japanske civilret stiller kraftfulde bestemmelser til rådighed for at beskytte lønkrav. Dette er kendt som “prioritetsrettigheder”. Prioritetsrettigheder er en rettighed, som loven giver til indehavere af specifikke krav, så de kan få betaling fra skyldnerens ejendom før andre kreditorer.

Artikel 306, punkt 2 i den japanske civilret (民法) fastslår, at der opstår en “generel prioritetsret” over skyldnerens (arbejdsgiverens) samlede ejendom for krav, der opstår fra “ansættelsesforholdet”. Dette inkluderer naturligvis arbejdstagerens lønkrav. Desuden klargør den japanske civilrets artikel 308, at denne prioritetsret eksisterer for lønninger.

Effekten af denne generelle prioritetsret er yderst kraftfuld. Når generelle prioritetsrettigheder konkurrerer, er prioriteringsrækkefølgen fastlagt i artikel 329, punkt 1 i den japanske civilret, hvor prioritetsretten fra ansættelsesforholdet er givet en meget høj prioritet som nummer to efter “fælles udgifter”.

Dette betyder, at selv hvis en arbejdsgivers finansielle situation forværres, og det bliver umuligt at betale det fulde beløb til alle kreditorer, skal arbejdstagernes ubetalte lønninger prioriteres og betales fra virksomhedens samlede ejendom før mange andre gældsforpligtelser, såsom lån fra finansielle institutioner eller kreditorer fra almindelige transaktioner. Denne bestemmelse løfter lønkravets status fra blot at være et kontraktbaseret krav til et krav, der i praksis har en prioriteret sikkerhedsret støttet af virksomhedens samlede ejendom. Fra ledelsens og aktionærernes perspektiv er det vigtigt at anerkende ubetalte lønninger ikke kun som et arbejdsmæssigt problem eller en regulatorisk risiko, men som en finansiel forpligtelse, der skal håndteres med højeste prioritet og som påvirker virksomhedens samlede aktiver.

Sikring af lønudbetaling ved fratrædelse under japansk lovgivning

I Japan findes der særlige love for at sikre, at lønudbetalinger bliver gennemført korrekt, når en arbejdstager fratræder. En sådan lov er “Loven om sikring af lønudbetalinger m.v. i Japan” (herefter “Lønudbetalingssikringsloven”). Formålet med denne lov er især at sikre korrekt betaling af løn og lignende, når en arbejdstager forlader en virksomhed.

Inden for Lønudbetalingssikringsloven er en særlig vigtig bestemmelse fundet i artikel 6 om “forsinkelsesrente”. Ifølge første afsnit i denne artikel skal en arbejdsgiver, hvis de ikke har betalt hele eller dele af en fratrådt arbejdstagers løn (eksklusive fratrædelsesgodtgørelse) inden for betalingsfristen, betale forsinkelsesrente til arbejdstageren. Rente beløbet beregnes ved at gange det forsinkede beløb med en årlig rente på 14,6%. Denne rentesats er fastsat i gennemførelsesbekendtgørelsen for Loven om sikring af lønudbetalinger m.v. i Japan, artikel 1.

Denne rentesats på 14,6% er betydeligt højere end den normale handelsretlige rente og det maksimale beløb for forsinkelseserstatning i forbrugeraftaler. Den høje rentesats er ikke kun ment som en kompensation for den skade, arbejdstageren lider ved ikke at modtage sin løn, men også som en stærk sanktion for at forhindre arbejdsgivere i at forsinke lønudbetalinger ved fratrædelse. Med andre ord har lovgiverne indført en høj strafrente for at forhindre arbejdsgivere i at udskyde betaling af løn til fratrædende medarbejdere og dermed reelt bruge disse midler som en kortfristet rentefri finansiering.

Dette krav sender et klart budskab til ledere om, at betaling af den sidste løn til fratrædende medarbejdere bør være en topprioritet. Selv en kort forsinkelse i betalingen kan med denne høje rentesats hurtigt føre til en betydelig forsinkelsesrente, hvilket kan blive en uventet finansiel byrde for virksomheden. Dette er en fuldstændig undgåelig omkostning, og dens opståen kan betragtes som et tegn på mangler i virksomhedens finansielle styring og juridiske compliance-struktur.

Sammenligningstabel: Oversigt over de forskellige lovgivningssystemer til beskyttelse af lønkrav

Som vi har forklaret indtil nu, beskytter det japanske retssystem lønkrav fra flere vinkler ved hjælp af en række love, herunder den japanske Minimum Wage Act, Labor Standards Act, Civil Code og Act on Securing Payment of Wages. Disse love har hver især forskellige formål og midler, men sammen udgør de et system, der sigter mod at sikre, at arbejdstageres løn bliver betalt pålideligt og korrekt. Nedenstående tabel sammenligner rollerne og karakteristikaene for hver lov og giver en oversigt over dem.

Som tabellen viser, fastsætter Minimum Wage Act en minimumsstandard for ‘beløbet’ af løn, der skal betales, mens Labor Standards Act regulerer ‘metoden’ for lønudbetaling. Civil Code sikrer ‘prioritetsrækkefølgen’ af krav i tilfælde af forsinket betaling, og Act on Securing Payment of Wages pålægger strenge straffe for forsinket betaling, især ‘ved fratrædelse’. På denne måde beskytter hver lov lønkrav fra forskellige vinkler, hvilket skaber et omfattende system til sikring af opfyldelse uden mangler.

Opsummering

Som vi har gennemgået i denne artikel, kræver overholdelse af lønudbetalinger i Japan en dyb forståelse af et komplekst system, der ikke blot involverer efterlevelse af en enkelt lov, men også flere juridiske regulativer. At sikre overholdelse af minimumslønnen, en streng efterlevelse af de fem grundprincipper for betaling fastsat af den Japanske Arbejdsstandardlov, og hurtig udbetaling af den endelige løn ved fratrædelse, er afgørende forretningsmæssige opgaver for at undgå juridiske sanktioner, finansielle tab og vanskeligt genoprettelige omdømmerisici. Virksomheder skal kontinuerligt opdatere deres lønsystemer, indholdet af ansættelseskontrakter og interne regler for at sikre overensstemmelse med de nyeste love og regler og løbende revidere dem.

Hos Monolith Advokatfirma har vi en omfattende track record i at tilbyde rådgivning om arbejdsret, herunder de emner, der er behandlet i denne artikel, til et stort antal klienter i Japan. Vores firma beskæftiger flere engelsktalende advokater med udenlandske juridiske kvalifikationer, som er velbevandrede i de unikke udfordringer, som virksomheder med international forretning står overfor. Vi er i stand til at tilbyde omfattende juridisk support, fra opbygning af compliance-systemer i forhold til Japans komplekse arbejdsretlige reguleringer, vurdering af arbejdsrisici, til håndtering af specifikke sager.