Den juridiske status for deltidsarbejdere i japansk arbejdsret og virksomhedernes forpligtelser

I de senere år har det japanske arbejdsretssystem oplevet betydelige forandringer. Især reguleringen af deltidsarbejderes behandling er blevet en af de mest vitale juridiske udfordringer i virksomhedsledelse. Tidligere kunne betegnelsen af ansættelsesformen retfærdiggøre forskelsbehandling, men den nuværende lovgivning tillader ikke sådanne formelle distinktioner. Det nuværende retssystem kræver, at virksomheder bedømmer retfærdigheden i behandlingen baseret på den faktiske natur af arbejdet frem for arbejderens titel. I hjertet af denne forandring er “Lov om Forbedring af Beskæftigelsesstyringen for Deltids- og Tidsbegrænsede Arbejdere,” almindeligvis kendt som Deltids- og Tidsbegrænsede Arbejdes Lov. Denne lov har som sit grundlæggende princip at forbyde urimelig forskelsbehandling mellem deltidsarbejdere og de ansatte, som virksomheden betragter som ‘regulære arbejdere’. Virksomheder har ansvaret for at forklare enhver forskelsbehandling med objektive og rationelle grunde. Dette juridiske krav bør ikke kun ses som en compliance-opgave, men også som et strategisk krav for at sikre logisk konsistens og gennemsigtighed i personalesystemet og realisere bæredygtig virksomhedsstyring. I denne artikel vil vi først forklare de grundlæggende principper for behandling, som loven fastsætter, derefter analysere vigtige præcedensskabende afgørelser fra Japans højesteret, som har formet de specifikke bedømmelseskriterier, og til sidst detaljeret beskrive de specifikke forpligtelser loven pålægger virksomheder og praktiske tiltag til at håndtere dem.

Grundprincipper for behandling: Balanceret behandling og lige behandling under japansk lov

Den japanske lov om deltids- og tidsbegrænset ansættelse fastlægger to vigtige principper for behandlingen af deltidsarbejdere: “balanceret behandling” og “lige behandling”. Disse principper udgør det juridiske fundament for virksomheders opbygning og drift af personalesystemer.

Det første princip er balanceret behandling, som er fastlagt i artikel 8 i den japanske lov om deltids- og tidsbegrænset ansættelse og betyder “forbud mod urimelig behandling”. Dette princip anvendes, når der er forskelle mellem deltidsarbejdere og fuldtidsansatte i forhold til arbejdsindhold og lignende. Loven forbyder ikke forskelle i behandlingen som sådan, men fastslår, at forskellene ikke må være urimelige. Ved vurderingen af urimelighed tages der hovedsageligt hensyn til tre elementer: For det første “jobindholdet”, det vil sige arbejdets indhold og det tilhørende ansvarsniveau. For det andet “omfanget af ændringer i jobindholdet og placering”, hvilket refererer til muligheder og omfang for forflyttelse, afdelingsskifte og forfremmelse. For det tredje “andre omstændigheder”, som kan inkludere rimelige arbejdsgiver- og arbejdstagerpraksisser. Virksomheder skal sammenligne disse elementer samlet og logisk forklare, at forskelle i behandlingen er afbalancerede og svarer til de væsentlige forskelle.

Det andet princip er lige behandling, som er fastlagt i artikel 9 i samme lov og betyder “forbud mod diskriminerende behandling”. Dette strengere princip anvendes i begrænsede situationer, specifikt når en deltidsarbejders “jobindhold” og “omfanget af ændringer i jobindholdet og placering” er identiske med dem hos en fuldtidsansat, som de sammenlignes med. Når disse elementer er fuldstændig ens, er det forbudt for virksomheder at diskriminere i forhold til grundløn, bonusser og alle andre former for behandling på grundlag af, at personen er deltidsansat. Med andre ord skal behandlingen af begge parter principielt være den samme.

Derfor er det første skridt, en virksomhed bør tage, at analysere de faktiske jobfunktioner for de deltidsansatte, de ansætter, og afgøre, om de to ovennævnte elementer er identiske med dem hos de fuldtidsansatte, de sammenlignes med. Denne indledende vurdering er et yderst vigtigt skridt, der vil bestemme retningen for virksomhedens personalestrategi og juridiske risikostyring. At skabe og vedligeholde præcise jobbeskrivelser er ikke blot en personaleadministrativ praksis, men har også en stærk betydning som et juridisk forsvarsmiddel.

Kriterier for “urimelighed”: Vigtige præcedensskabende afgørelser fra Japans højesteret

Spørgsmålet om, hvad der præcist udgør “urimelig forskelsbehandling” forbudt under den japanske deltids- og tidsbegrænsede ansættelseslovgivning, er blevet konkretiseret gennem en række nylige afgørelser fra Japans højesteret. Retten har konsekvent anvendt en metode, hvor den analyserer formålet med individuelle tillæg og frynsegoder, det vil sige grunden til udbetalingen, for at afgøre, om forskellen i behandlingen er rimelig eller ej. Denne “formålsbaserede tilgang” er afgørende for virksomheder, når de skal evaluere deres personalesystemer og vurdere juridiske risici.

I forhold til forskellige tillæg blev Hamakyorex-sagen og Nagasawa Unyu-sagen fra 2018 vigtige præcedenser. I disse sager undersøgte højesteret formålet med hver tillæg individuelt. For eksempel blev det afgjort, at det var urimeligt ikke at udbetale transporttillæg (formål: at dække transportomkostninger), kantinetillæg (formål: at støtte måltider under arbejde) og fremmødetillæg (formål: at opmuntre til fuldt fremmøde) til deltidsansatte, da formålet med disse tillæg ikke ændres mellem almindelige og deltidsansatte. På den anden side blev det afgjort, at det var rimeligt ikke at udbetale boligtillæg til kontraktansatte, som ikke forventes at skulle omplaceres, da formålet med tillægget var at støtte leveomkostningerne for medarbejdere, der potentielt kunne blive omplaceret.

Når det kommer til økonomisk betydelige ydelser som bonusser og fratrædelsesgodtgørelse, blev Osaka Medical and Pharmaceutical University-sagen og Metro Commerce-sagen fra 2020 bemærkelsesværdige. Højesteret afgjorde under de specifikke omstændigheder i disse sager, at det ikke umiddelbart var urimeligt ikke at udbetale bonusser og fratrædelsesgodtgørelse til deltidsansatte. Som begrundelse blev det anført, at disse ydelser ikke kun er en efterbetaling af løn, men også tjener et sammensat formål som belønning for langvarigt bidrag til virksomheden og som et middel til at tiltrække og fastholde kerneansatte, der forventes at præstere i fremtiden. Deltidsansatte i de pågældende sager blev ikke anset for at være i en position, hvor man kunne forvente et sådant langvarigt bidrag, baseret på deres jobfunktioner og omfanget af mulige omplaceringer. Disse afgørelser godkendte ikke generelt manglende udbetaling af bonusser og fratrædelsesgodtgørelse, men fokuserede snarere på, om der var overensstemmelse mellem formålet med ydelsen og arbejdstagerens faktiske jobfunktioner.

Med hensyn til ferie og andre frynsegoder var en række afgørelser relateret til Japan Post-sagen fra 2020 afgørende. Højesteret afgjorde, at det var urimeligt ikke at give deltidsansatte sommer- og vinterferie, betalt sygeorlov, tillæg for arbejde i slutningen af året og påbegyndelsen af det nye år samt familietillæg. Formålet med disse frynsegoder, såsom mental og fysisk fornyelse (ferie), økonomisk støtte under sygdom (sygeorlov) og kompensation for arbejde i travle perioder (tillæg), blev anset for at være relevant for alle arbejdstagere, der udfører daglige opgaver, og ikke direkte relateret til arbejdstagernes langsigtede karriereveje.

Det, som disse afgørelser samlet set illustrerer, er, at når virksomheder etablerer forskelle i behandlingen, skal de klart definere formålet med hvert system og kunne forklare, baseret på objektive fakta som jobfunktioner, ansvar og omfanget af omplaceringer, hvorfor formålet kun gælder for en specifik gruppe af arbejdstagere og ikke for andre. Denne logiske konsistens er nøglen til at underbygge “rimeligheden” af forskelsbehandlingen.

Arbejdsgiverens hovedforpligtelser og praktisk håndtering under japansk lovgivning

Den japanske lov om deltids- og tidsbegrænset ansættelse pålægger virksomheder specifikke handlinger ud over det grundlæggende princip om forbud mod urimelig forskelsbehandling. At opfylde disse forpligtelser er afgørende for at forebygge juridiske tvister og opbygge sunde arbejdsgiver-arbejdstager relationer.

En af de vigtigste forpligtelser er ‘forklaringspligten’, som er fastsat i artikel 14 i den japanske lov om deltids- og tidsbegrænset ansættelse. Denne forpligtelse har to aspekter. For det første skal virksomheder, når de ansætter deltidsarbejdere, hurtigt forklare indholdet af de forbedringsforanstaltninger, de har truffet i forvaltningen af ansættelsen, såsom lønsystemer, uddannelse og træning, velfærdsfaciliteter og foranstaltninger til konvertering til fastansatte. For det andet, når deltidsarbejdere anmoder om en forklaring på forskellene mellem deres behandling og den almindelige arbejdstagers behandling, skal virksomheden svare objektivt og konkret. For eksempel er en abstrakt forklaring som ‘fordi du er deltidsarbejder’ ikke tilstrækkelig; det er nødvendigt at angive specifikke forskelle i jobfunktioner og ansvar. Det er strengt forbudt at afskedige eller på anden måde behandle arbejdstagere ufordelagtigt, fordi de har bedt om en forklaring, som det er fastsat i artikel 14, stk. 3 i samme lov. Forklaringspligten fungerer som en reel håndhævelsesmekanisme for loven, der opfordrer virksomheder til konstant at revurdere den logiske grundlag for deres personalesystemer.

Dernæst pålægger artikel 13 i samme lov virksomheder at træffe foranstaltninger for at fremme konvertering til ‘almindelige arbejdstagere’. Virksomheder skal implementere mindst én af følgende tre muligheder:

1. At gøre rekruttering af almindelige arbejdstagere kendt for deltidsarbejdere gennem opslag på arbejdspladsen eller via e-mail.
2. At give deltidsarbejdere mulighed for at ansøge, når nye stillinger for almindelige arbejdstagere oprettes, gennem interne jobopslag.
3. At etablere et eksamenssystem eller lignende for at give deltidsarbejdere mulighed for at konvertere til almindelige arbejdstagere. Denne bestemmelse pålægger virksomheder at tilbyde muligheder for konvertering, men garanterer ikke selve konverteringen.

Ud over disse hovedforpligtelser skal virksomheder også gennemføre uddannelse og træning for at give deltidsarbejdere de nødvendige færdigheder til at udføre deres job (som fastsat i artikel 11) og give dem mulighed for at bruge velfærdsfaciliteter som kantiner, hvilerum og omklædningsrum (som fastsat i artikel 12). Ved at se disse forpligtelser i sammenhæng og systematisk organisere hele forvaltningen af deltidsarbejdere, kan virksomheder opnå overholdelse af lovgivningen og samtidig forbedre virksomhedens værdi.

Konklusion

Under japansk arbejdsret, især lovgivningen vedrørende deltidsarbejdere, udsendes et klart budskab til virksomheder om at sikre retfærdig behandling baseret på jobbets faktiske natur snarere end betegnelsen af ansættelsesforholdet. For at overholde den japanske lov om deltids- og tidsbegrænset ansættelse er det afgørende for virksomheder at definere ‘formålet’ med hver del af deres personale- og lønsystemer klart og at kunne logisk forklare enhver forskel i behandlingen mellem almindelige og deltidsarbejdere baseret på objektive forskelle såsom jobindhold, ansvarsområde og mulighed for omplacering. Højesterets præcedens viser en streng holdning til overensstemmelsen mellem ‘formål’ og ‘faktisk tilstand’, og virksomhederne skal bruge disse som retningslinjer for løbende at revidere deres systemer fra et forebyggende juridisk perspektiv.

Monolith Advokatfirma har en omfattende track record med at rådgive et stort antal klienter i Japan om arbejdsretlige spørgsmål relateret til deltidsarbejdere, som beskrevet i denne artikel. Vores firma har flere eksperter, der ikke kun er kvalificerede som japanske advokater, men også som advokater i andre lande og er engelsktalende, hvilket gør det muligt for os at tilbyde præcis og praktisk juridisk support til virksomheder, der driver international forretning, og som står over for komplekse personale- og arbejdsretlige udfordringer.