Forklaring af sikkerheds- og sundhedsstyringssystemer i japansk arbejdsret

I virksomhedsledelse i Japan er det ikke nok blot at betragte sikringen af medarbejdernes sikkerhed og sundhed som en etisk fordring. Det udgør fundamentet for forretningskontinuitet og vækst og er også en væsentlig juridisk forpligtelse. Japansk arbejdsret har etableret to primære juridiske rammer for at opnå dette mål. Den første er den omfattende og inkluderende ‘pligt til at sikre sikkerhed’, som ligger til grund for alle ansættelsesforhold. Denne fastsætter en grundlæggende princip om, at arbejdsgivere skal træffe de nødvendige forholdsregler for at sikre arbejdstagernes liv og fysiske sikkerhed. Den anden er ‘Den Japanske Lov om Arbejdssikkerhed og Sundhed’, som oversætter dette princip til konkrete adfærdskodekser. Loven pålægger virksomheder at etablere specifikke ledelsessystemer, udpege eksperter og etablere organisatoriske beslutningsprocesser, afhængigt af arbejdspladsens størrelse og branche. Disse to rammer komplementerer hinanden, og det er ikke tilstrækkeligt kun at overholde den ene formelt. For eksempel, selvom man opfylder alle procedurer fastsat i Arbejdssikkerheds- og Sundhedsloven, kan man stadig blive holdt ansvarlig for at overtræde den bredere pligt til at sikre sikkerhed, hvis man forsømmer at træffe passende foranstaltninger mod forudsigelige specifikke farer. Derfor er forståelsen af denne to-lags struktur det første skridt i essentiel risikostyring for at drive forretning i Japan. I denne artikel vil vi først give et overblik over den juridiske grund og rækkevidden af den grundlæggende pligt til at sikre sikkerhed, dernæst detaljerne i de specifikke sikkerheds- og sundhedsledelsessystemer fastsat af Arbejdssikkerheds- og Sundhedsloven, og til sidst de juridiske risici virksomheder står overfor, hvis de forsømmer disse forpligtelser, fra et fagligt perspektiv.

Grundlæggende forpligtelser for virksomheder i Japan: Pligten til at sikre sikkerhed

I det japanske arbejdsretssystem er den mest grundlæggende forpligtelse, som en virksomhed har over for sine medarbejdere, ‘pligten til at sikre sikkerhed’. Denne forpligtelse er klart fastlagt i artikel 5 i den japanske arbejdskontraktlov. Artiklen bestemmer, at “arbejdsgiveren skal udvise den nødvendige omhu, så arbejdstageren kan udføre sit arbejde og sikre sin egen liv og legems sikkerhed” . Denne forpligtelse gælder for alle arbejdstagere, der er i et ansættelsesforhold med virksomheden, uanset ansættelsesform, herunder fastansatte, kontraktansatte og deltidsarbejdere . Desuden fortolkes ‘liv og legems sikkerhed’, som skal beskyttes, ikke kun som fysisk sikkerhed, men også som mental sundhed .  

Pligten til at sikre sikkerhed blev kodificeret med den japanske arbejdskontraktlov, der trådte i kraft i 2008, men den var allerede etableret gennem japanske domstolsafgørelser før denne kodificering. To afgørelser fra den japanske højesteret er særligt vigtige som grundlæggende præcedens for denne forpligtelse.

For det første er der en afgørelse fra den japanske højesteret den 25. februar 1975 (almindeligvis kendt som ‘Selvforsvarsstyrke-sagen’). I denne sag blev statens ansvar (i sin rolle som arbejdsgiver) drøftet, efter at en selvforsvarsstyrkemedarbejder døde i en bilulykke under tjeneste. Højesteret anerkendte for første gang klart, at staten havde en forpligtelse til at beskytte sine offentlige ansattes liv og sundhed mod fare . Denne afgørelse etablerede det grundlæggende koncept for pligten til at sikre sikkerhed, som beskyttelse mod farer i det fysiske arbejdsmiljø.  

For det andet er der en afgørelse fra den japanske højesteret den 10. april 1984 (almindeligvis kendt som ‘Kawagi-sagen’). I denne sag blev en medarbejder, der var på vagt under en overnatning, dræbt af en indtrængende tyv på arbejdspladsen. Højesteret fastslog, at virksomheden havde en forpligtelse til at træffe de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger mod sådanne eksterne farer, selv når de blev forårsaget af tredjeparter, og anerkendte et brud på pligten til at sikre sikkerhed .  

Som disse præcedenser viser, er pligten til at sikre sikkerhed en meget bred og dynamisk forpligtelse, der ikke kun kræver, at virksomheder træffer passende foranstaltninger mod alle forudsigelige farer, der kan true arbejdstagernes fysiske og mentale sundhed, fra arbejdsulykker til chikane, overarbejde, der fører til sundhedsproblemer, og endda kriminelle handlinger udefra.

Den specifikke sikkerheds- og sundhedsstyringsstruktur fastsat af den japanske lov om arbejdssikkerhed og sundhed

Den japanske lov om arbejdssikkerhed og sundhed illustrerer, hvordan virksomheder konkret bør opfylde det omfattende princip om sikkerhedsforpligtelser, som nævnt tidligere. Denne lov etablerer en ramme for systematisk og organisatorisk håndtering af sikkerheds- og sundhedsstyring på arbejdspladsen. Kernen i denne ramme er eksperter, hvis udnævnelse er obligatorisk afhængigt af arbejdspladsens størrelse og branche, samt komiteer, der fungerer som beslutningstagende organer. Denne struktur tjener som en ‘handlingsstyrke’ og ‘kommandocentral’, der omsætter abstrakte forpligtelser til konkrete handlinger.

Kernen i styringssystemet: Specialisterne

I Japan er det ifølge den japanske arbejdsmiljølovgivning et krav, at virksomheder udpeger flere ledere med specialiseret viden for at sikre sikkerheds- og sundhedsstandarderne på arbejdspladsen. Disse specialister står for at håndtere risici på arbejdspladsen ud fra deres respektive fagområder og udgør den tekniske kerne, der beskytter arbejdstagernes sikkerhed og sundhed.

Den overordnede sikkerheds- og sundhedsleder udpeges i henhold til artikel 10 i den japanske arbejdsmiljølov og er den øverste ansvarlige for at koordinere sikkerheds- og sundhedsarbejdet på hele arbejdspladsen. Typisk vil en fabrikschef eller en leder af en arbejdsplads, som reelt har autoritet til at styre virksomhedens drift, påtage sig denne rolle. Kravet om at udpege en sådan leder varierer efter branche og gælder for virksomheder, der konstant beskæftiger et vist antal arbejdstagere – for eksempel i skovbrug og byggeri er tallet 100 eller flere, i fremstillingsindustrien 300 eller flere, og i andre brancher 1000 eller flere. Den overordnede sikkerheds- og sundhedsleders primære opgaver inkluderer at lede sikkerhedsledere og sundhedsledere, udarbejde planer for forebyggelse af arbejdsulykker, gennemføre sikkerheds- og sundhedsuddannelse og håndtere sundhedstjek.

Sikkerhedslederen udpeges i henhold til artikel 11 i den japanske arbejdsmiljølov og er en ekspert, der håndterer tekniske aspekter af sikkerhed. Udnævnelsen af denne rolle er obligatorisk for virksomheder med 50 eller flere fastansatte arbejdstagere i bestemte brancher, såsom byggeri og fremstilling, hvor risikoen for arbejdsulykker er relativt høj. Sikkerhedslederen skal opfylde specifikke faglige kvalifikationskrav, såsom at have afsluttet en videnskabelig uddannelse på universitetsniveau og have mindst to års praktisk erfaring. De primære opgaver omfatter inspektion af arbejdspladsen, kontrol af udstyr og arbejdsmetoders sikkerhed og iværksættelse af øjeblikkelige forebyggende foranstaltninger, når der opdages farer.

Sundhedslederen udpeges i henhold til artikel 12 i den japanske arbejdsmiljølov og er en ekspert, der håndterer tekniske aspekter af sundhed, det vil sige forebyggelse af sundhedsskader hos arbejdstagere og hygiejniske forbedringer af arbejdsmiljøet. I modsætning til sikkerhedslederen, hvis udnævnelse er begrænset til specifikke brancher, er udnævnelsen af en sundhedsleder obligatorisk for alle virksomheder, der konstant beskæftiger 50 eller flere arbejdstagere, uanset branche. For at blive sundhedsleder kræves en national sundhedslederlicens. De primære opgaver inkluderer at udføre mindst en ugentlig inspektion af arbejdspladsen og at træffe foranstaltninger for at forhindre sundhedsskader hos arbejdstagere, hvis der er risiko for skade på udstyr, arbejdsmetoder eller hygiejniske forhold.

Arbejdsmedicineren udpeges i henhold til artikel 13 i den japanske arbejdsmiljølov og er en læge, der fra et fagligt perspektiv vejleder og rådgiver om håndtering af arbejdstagernes sundhed. Ligesom med sundhedslederen er udnævnelsen af en arbejdsmediciner obligatorisk for alle virksomheder, der konstant beskæftiger 50 eller flere arbejdstagere, uanset branche. Arbejdsmedicineren støtter opretholdelsen af arbejdstagernes sundhed gennem tiltag som at give anbefalinger baseret på resultaterne af sundhedstjek, inspicere arbejdspladsen og afholde samtaler med arbejdstagere. Arbejdsgiveren har pligt til at respektere anbefalinger fra arbejdsmedicineren.

Forpligtelsen til at udpege disse specialister er særligt vigtig, når det kommer til standarden på 50 ansatte. Når en virksomhed vokser og antallet af ansatte når 50, opstår der en forpligtelse til at udpege både en sundhedsleder og en arbejdsmediciner, uanset branche. Dette markerer et juridisk vendepunkt, hvor virksomhedens sikkerheds- og sundhedsstyringssystem skal opgraderes, og ledere skal være opmærksomme på denne standard, når de planlægger organisationen.

Sammenligning af forpligtelsen til at udpege eksperter

De forpligtelser til at udpege en sikkerhedsleder, en sundhedsleder og en arbejdsmediciner, som vi har forklaret indtil nu, er baseret på forskellige krav. For at forstå disse forskelle klart, organiserer vi de vigtigste punkter i tabellen nedenfor. Denne tabel vil hjælpe dig med at afgøre, hvilke eksperter din virksomheds arbejdsplads skal udpege.

Som tabellen viser, er forpligtelsen til at udpege en sikkerhedsleder begrænset til specifikke brancher, mens forpligtelsen til at udpege en sundhedsleder og en arbejdsmediciner universelt pålægges alle arbejdspladser, når antallet af arbejdere når 50 eller derover.

Organisering for beslutningstagning og overvågning: Sikkerhedsudvalg og Sundhedsudvalg under japansk lovgivning

I Japan er virksomheder ifølge den japanske lov om arbejdssikkerhed og -hygiejne forpligtet til at oprette udvalg, der ikke blot inkluderer eksperter, men også afspejler arbejdernes meninger for systematisk at undersøge og drøfte spørgsmål relateret til sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen. Disse udvalg fungerer som platforme, hvor ledelsen, arbejdstagerne på gulvet og eksperter mødes for at træffe vigtige beslutninger om arbejdspladsens sikkerhed og sundhed.

Sikkerhedsudvalget, som er etableret i henhold til artikel 17 i den japanske lov om arbejdssikkerhed og -hygiejne, undersøger og drøfter grundlæggende foranstaltninger til forebyggelse af farer for arbejdstagerne. Kravet om at oprette et sikkerhedsudvalg varierer efter branche og gælder primært for virksomheder, hvor der er en forpligtelse til at udpege en sikkerhedsleder, og som har 50 eller flere ansatte.

Sundhedsudvalget, som er etableret i henhold til artikel 18 i den japanske lov om arbejdssikkerhed og -hygiejne, undersøger og drøfter grundlæggende foranstaltninger til forebyggelse af sundhedsskader og fremme af sundhed blandt arbejdstagerne. Kravet om at oprette et sundhedsudvalg gælder for alle virksomheder, der regelmæssigt beskæftiger 50 eller flere ansatte, uanset branche.

Virksomheder, der er forpligtet til at oprette både et sikkerhedsudvalg og et sundhedsudvalg, kan i henhold til artikel 19 i den japanske lov om arbejdssikkerhed og -hygiejne vælge at etablere et kombineret sikkerheds- og sundhedsudvalg. Disse udvalg er underlagt strenge driftsregler. Først og fremmest skal medlemmerne inkludere virksomhedens overordnede sikkerheds- og sundhedsleder, sikkerhedsledere og sundhedsledere, arbejdsmedicinere og arbejdstagere fra den pågældende virksomhed. Det er især vigtigt, at halvdelen af medlemmerne, der ikke repræsenterer arbejdsgiveren, skal udpeges på baggrund af anbefalinger fra en arbejderforening, der repræsenterer flertallet af arbejdstagerne (eller, hvis en sådan ikke findes, en repræsentant for flertallet af arbejdstagerne). Dette sikrer, at arbejdstagernes meninger reelt afspejles i udvalgets beslutninger.

Desuden er udvalgene forpligtet til at mødes mindst én gang om måneden. Arbejdsgiveren skal udarbejde referater fra udvalgsmøderne og opbevare disse i tre år samt hurtigt gøre indholdet af møderne kendt for arbejdstagerne. Disse regler sikrer, at udvalgene ikke blot er formelle møder, men at de fører substantielle diskussioner, hvis indhold bliver dokumenteret og delt med alle ansatte i en transparent proces. Disse referater kan blive afgørende beviser, der viser, hvordan en virksomhed har opfattet og håndteret udfordringer relateret til sikkerhed og sundhed, i tilfælde af at en arbejdsulykke skulle indtræffe.

Ledelsesrisici som følge af manglende opfyldelse af juridiske forpligtelser under japansk lov

Når virksomheder undlader at opfylde deres forpligtelser, såsom pligten til at sikre sikkerhed og de forskellige forpligtelser, der følger af den japanske lov om arbejdssikkerhed og sundhed, står de over for alvorlige ledelsesrisici. Disse risici begrænser sig ikke kun til enkelte sanktioner, men kan ramme virksomheden fra tre sider samtidigt: administrativt, civilt og strafferetligt.

Først og fremmest er der det administrative ansvar. Dette er direkte sanktioner for overtrædelser af den japanske lov om arbejdssikkerhed og sundhed. For eksempel, hvis en virksomhed undlader at udpege en hygiejneansvarlig eller en arbejdsmediciner, eller ikke opretter et hygiejneudvalg, kan de ifølge artikel 120 i loven blive pålagt en bøde på op til 500.000 yen. Dette er den mest direkte konsekvens af manglende overholdelse af compliance.

For det andet er der det civile ansvar. Hvis en arbejdstager bliver skadet eller dræbt i en arbejdsulykke, kan den skadede arbejdstager eller deres efterladte kræve erstatning fra virksomheden for overtrædelse af pligten til at sikre sikkerhed (baseret på artikel 415 i den japanske civilret om misligholdelse af forpligtelser) eller for ulovlige handlinger (baseret på artikel 709 i den japanske civilret). I retssager kan det faktum, at virksomheden har undladt at træffe foranstaltninger fastsat i arbejdssikkerheds- og sundhedsloven (for eksempel pligten til at installere sikkerhedsudstyr på farlige maskiner), betragtes som stærk bevis for, at virksomheden har overtrådt sin pligt til at sikre sikkerhed. Der findes faktisk mange retsafgørelser, hvor virksomheder er blevet dømt til at betale erstatning i millionklassen for overtrædelse af deres forpligtelser, som i tilfældet med en ulykke forårsaget af manglende sikkerhedsudstyr på en presse (Tokyo District Court, 27. april 2015) eller dødsfald forårsaget af utilstrækkelige foranstaltninger mod hedeslag.

For det tredje, og mest alvorligt, er der det strafferetlige ansvar. Hvis en arbejdstager bliver skadet eller dræbt i en arbejdsulykke, kan virksomhedens repræsentanter eller de ansvarlige på stedet personligt blive anklaget for uagtsomt manddrab eller legemsbeskadigelse under udførelse af arbejde (baseret på artikel 211 i den japanske straffelov). Desuden indeholder den japanske lov om arbejdssikkerhed og sundhed en “dobbeltstrafbestemmelse”, hvilket betyder, at ikke kun den enkelte, der har begået overtrædelsen, men også virksomheden som juridisk person kan blive idømt en bøde. Når man ser på tidligere retssager, er der mange tilfælde, hvor virksomheder, der har forårsaget arbejdsulykker, er blevet idømt bøder på 500.000 yen, samtidig med at de ansvarlige på stedet eller direktørerne personligt har modtaget fængselsstraffe (med betinget dom).

Således kan mangler i sikkerheds- og sundhedsstyringssystemet føre til en kombination af alvorlige juridiske risici: administrative sanktioner, høje civile erstatningskrav og personligt strafferetligt ansvar for ledelsen. Dette kan forårsage uoprettelig skade på virksomhedens finansielle fundament, dens sociale omdømme og ledelsens karriere.

Konklusion

I Japan er håndteringen af sikkerhed og sundhed i arbejdsretten baseret på to søjler: “pligten til at sikre sikkerhed”, som er grundlaget for alle ansættelsesforhold, og den specifikke ledelsesstruktur, der er baseret på “den japanske lov om arbejdssikkerhed og sundhed” for at konkretisere denne pligt. Når en virksomheds størrelse vokser, især når antallet af fastansatte overstiger 50, opstår der universelle forpligtelser såsom udnævnelse af en sundhedsadministrator eller en arbejdsmediciner og etablering af et sundhedsudvalg, hvilket markant øger virksomhedens juridiske ansvar. At overholde disse juridiske forpligtelser er ikke blot en omkostning, men en afgørende investering for at forebygge arbejdsulykker, opretholde medarbejdernes sundhed og produktivitet og dermed beskytte virksomhedens vedvarende vækst og værdi. Risikoen ved at forsømme disse forpligtelser kan manifestere sig i form af bøder, erstatningsansvar og strafferetlige sanktioner, hvilket kan ryste selve fundamentet for virksomheden.

Monolith Advokatfirma har en omfattende track record i at støtte et stort antal klientvirksomheder i Japan med komplekse juridiske spørgsmål relateret til den japanske lov om arbejdssikkerhed og sundhed samt pligten til at sikre sikkerhed. Vores firma har flere medarbejdere, der er kvalificerede udenlandske advokater og taler engelsk, hvilket gør det muligt for virksomheder, der opererer internationalt, at forstå og korrekt håndtere de japanske arbejdsretlige reguleringer gennem praktiske og strategiske juridiske tjenester. Hvis du har brug for at opbygge eller revidere dit sikkerheds- og sundhedsstyringssystem eller har spørgsmål om relaterede love og regler, er du velkommen til at kontakte vores firma.