Etablering af arbejdskontrakter i Japan: Definitioner, tilbud og accept, stiltiende etablering, juridisk forklaring af grunde til ugyldighed og annullering

I Japan er en nøjagtig juridisk forståelse af etableringen af arbejdskontrakter grundlaget for at undgå uforudsete juridiske risici og opbygge stabile arbejdsgiver-arbejdstager relationer. Det japanske arbejdsretssystem lægger vægt ikke kun på skriftlige aftaler, men også på de faktiske relationer mellem arbejdsgiver og arbejdstager. At forstå, hvordan arbejdskontrakter etableres og i hvilke tilfælde deres gyldighed kan bestrides, er afgørende for beslutningstagning i virksomhedsledelsen. Etableringen af arbejdskontrakter reguleres primært af den japanske arbejdskontraktlov og den japanske civilret. Men når det kommer til at fortolke disse love og anvende dem på konkrete sager, spiller retspraksis, som domstolene har opbygget over mange år, en yderst vigtig rolle. Især er den juridiske karakter af jobtilbud, risikoen for utilsigtet etablering af “implicitte arbejdskontrakter” med individer, der er indgået i kontrakt om tjenesteydelser, og håndteringen af opdagelsen af CV-falskneri ved ansættelse, udfordringer som mange virksomheder står over for. Denne artikel vil først forklare den juridiske definition af en arbejdskontrakt, især konceptet om ‘underordningsforhold’, som er kernen i denne. Dernæst vil vi konkret beskrive, hvordan processen med etablering af arbejdskontrakter, det vil sige ‘tilbud’ og ‘accept’, anvendes i ansættelsesprocessen baseret på principperne i den japanske civilret. Yderligere vil vi analysere risikoen og kriterierne for domstolenes anerkendelse af ‘implicit etablering’ af arbejdskontrakter, selv uden en udtrykkelig aftale, ved at inddrage retspraksis. Til sidst vil vi detaljeret beskrive indflydelsen af mangler i viljeserklæringer, såsom bedrageri, tvang og fejltagelser, på gyldigheden af arbejdskontrakter, herunder de juridiske krav og virkninger for hver.

Definitionen af arbejdskontrakter under japansk lov

Artikel 6 i den japanske lov om arbejdskontrakter fastslår, at “en arbejdskontrakt etableres ved, at arbejdstageren og arbejdsgiveren indgår en aftale om, at arbejdstageren skal udføre arbejde for arbejdsgiveren, og at arbejdsgiveren skal betale løn for dette arbejde” . I denne bestemmelse henviser “arbejdstager” til en person, der arbejder for en arbejdsgiver og modtager løn, og “arbejdsgiver” henviser til en person, der betaler løn til arbejdstageren (samme lov, artikel 2) . Selvom denne definition kan synes enkel, er det vigtigt at forstå, at selvom en kontrakt er betegnet som en “tjenesteydelseskontrakt” eller en “entreprisekontrakt”, kan den juridisk betragtes som en arbejdskontrakt, hvis dens faktiske forhold opfylder denne definition.

Når det skal afgøres, om en kontrakt udgør en arbejdskontrakt, er det kriterium, som domstolene tillægger størst betydning, “underordningsforholdet” . Underordningsforholdet består hovedsageligt af to elementer.

Det første element er, om arbejdet udføres under “instruktion og tilsyn” . Dette refererer til, om arbejdstageren udfører arbejdet under arbejdsgiverens instruktioner og ordrer. Specifikt inkluderer det, om arbejdstageren har frihed til at afvise specifikke instruktioner eller ordrer vedrørende udførelsen af arbejdet, om arbejdsstedet og arbejdstiden er kontrolleret og begrænset, og om det er tilladt at lade en anden person udføre arbejdet i stedet, som faktorer, der bekræfter et instruktions- og tilsynsforhold .

Det andet element er “lønnens modsvarende forhold til arbejdet” . Dette refererer til, om den betalte løn er for selve leveringen af arbejdskraften og ikke for et specifikt resultat, såsom færdiggørelsen af et stykke arbejde. Hvis lønnen beregnes på timebasis eller som månedsløn, hvis der trækkes fra i lønnen for fravær, eller hvis der ydes tillæg for overarbejde, indikerer det stærkt, at lønnen har karakter af at være en betaling for arbejdet .

Hvis en virksomhed indgår en “tjenesteydelseskontrakt” med en person, men i den faktiske drift af arbejdet giver virksomheden specifikke arbejdsinstruktioner til personen, pålægger tidsmæssige begrænsninger og betaler løn baseret på tidsenheder, kan domstolene anerkende kontrakten som en arbejdskontrakt. Det er ikke kontraktens titel eller form, men den faktiske udførelse af arbejdet, der bestemmer dens juridiske natur i henhold til japansk arbejdsret. Derfor er det nødvendigt at overveje omhyggeligt, ikke kun navnet på kontrakten, men også hvordan den planlagte udførelse af arbejdet vil blive juridisk vurderet, når man vælger kontraktform.

Etablering af arbejdskontrakter i Japan: Tilbud og accept

Da en arbejdskontrakt er en form for kontrakt, gælder de generelle principper i den japanske civilret for dens etablering. Ifølge artikel 522, stk. 1 i den japanske civilret, etableres en kontrakt, “når en part udtrykker en hensigt om at indgå en kontrakt ved at fremsætte et tilbud, og den anden part accepterer dette tilbud” . Desuden fastslår stk. 2 i samme artikel, at medmindre særlige love foreskriver andet, er det ikke nødvendigt at oprette et skriftligt dokument for at en kontrakt kan etableres, hvilket betyder, at en mundtlig aftale også kan udgøre en gyldig kontrakt .

Når dette princip anvendes på ansættelsesforhold, kan visse handlinger i rekrutteringsprocessen juridisk betragtes som et “tilbud” og en “accept”, hvilket kan føre til, at en arbejdskontrakt etableres på et tidspunkt, som parterne ikke havde til hensigt. Generelt kan en jobsøgers ansøgning til en virksomheds jobopslag, indsendelse af et CV og deltagelse i et jobinterview fortolkes som et “tilbud” om at indgå en arbejdskontrakt . I modsætning hertil betragtes en virksomheds handling, hvor den beslutter at ansætte en ansøger og meddeler dette, det vil sige udsteder en “jobtilbudsbekræftelse (tilbudsbekræftelse)”, som en “accept” af tilbuddet .

Som et resultat betragtes det juridisk, at når en virksomhed udsender en jobtilbudsbekræftelse, er en arbejdskontrakt etableret mellem virksomheden og den pågældende kandidat. Denne kontrakt forstås ofte som en “betinget opsigelig arbejdskontrakt med en startdato”. Dette indebærer, at arbejdet begynder på en fremtidig specifik dato (for eksempel den 1. april det følgende år) og at virksomheden forbeholder sig retten til at opsige kontrakten, hvis visse betingelser opstår.

Det er yderst vigtigt at forstå, at en jobtilbudsbekræftelse ikke blot er et uformelt løfte, men betyder etableringen af en juridisk bindende arbejdskontrakt. Derfor betragtes en virksomheds tilbagetrækning af et jobtilbud ikke som en afvisning af at indgå en ny kontrakt, men som en “opsigelse” af en allerede etableret arbejdskontrakt. Artikel 16 i den japanske arbejdskontraktlov fastslår, at “en opsigelse, der mangler objektivt rimelige grunde og ikke anses for passende i henhold til samfundsnormer, vil blive betragtet som et misbrug af rettigheder og dermed være ugyldig” . Derfor anerkendes tilbagetrækning af et jobtilbud kun som gyldigt i meget begrænsede tilfælde, hvor der er objektivt rimelige og samfundsmæssigt passende grunde, såsom opdagelse af alvorlig fejlrepræsentation af kvalifikationer, som ikke var kendt på tidspunktet for tilbuddet, eller hvis kandidaten ikke kan fuldføre sin uddannelse og dimittere. Letfærdig tilbagetrækning af jobtilbud indebærer en meget høj risiko for at blive juridisk ugyldiggjort.

Etablering af en implicit arbejdskontrakt under japansk ret

En arbejdskontrakt kan blive “implicit” etableret gennem parternes handlinger, selv uden en udtrykkelig aftale skriftligt eller mundtligt. Dette er et område, som virksomheder skal være særligt opmærksomme på, når de administrerer juridiske risici, da det kan føre til, at der juridisk set eksisterer en arbejdskontrakt med en person, som virksomheden ikke anerkender som en ansat.

Et fremtrædende eksempel på dette problem er det, der kaldes “skjult underleverance”. Dette refererer til tilfælde, hvor der formelt er indgået en tjenesteydelses- eller underleverancekontrakt mellem virksomheder, men hvor kunden (brugervirksomheden) direkte instruerer og kommanderer arbejdstagerne fra leverandørvirksomheden, som om de var egne ansatte. I sådanne situationer kan retten anerkende, at der er etableret en “implicit arbejdskontrakt” mellem brugervirksomheden og arbejdstageren, selvom der ikke er nogen direkte kontrakt mellem dem.

Et vigtigt retspræcedens i denne sammenhæng er Shin-Kounan Steel Material-sagen. I denne sag lagde retten vægt på, at arbejdstagerne var integreret i brugervirksomhedens produktionsproces, blev underlagt tilstedeværelseskontrol og udførte overarbejde efter direkte instruktioner fra brugervirksomheden. Retten konkluderede, at “så længe arbejdstagerne leverer arbejdskraft og virksomheden accepterer dette, er der i det mindste implicit etableret en ansættelseskontrakt mellem dem”. Denne dom understreger rettens holdning til at prioritere den faktiske arbejdssituation frem for kontraktens form.

Desuden viste en dom fra Osaka High Court den 25. april 2008 (Heisei 20) en dybdegående vurdering af den juridiske struktur bag skjult underleverance. I denne sag erklærede retten først både tjenesteydelseskontrakten mellem brugervirksomheden og personaleleverandøren og ansættelseskontrakten mellem personaleleverandøren og arbejdstageren for ugyldige, da de overtrådte loven, der forbyder levering af arbejdskraft, og var i strid med offentlig orden og gode skikke. Derefter, efter at have undersøgt arbejdstagernes faktiske arbejdssituation, fastslog retten, at brugervirksomheden reelt havde besluttet ansættelse, arbejdsvilkår og lønudbetaling og direkte havde instrueret og overvåget arbejdstagerne, og derfor var der etableret en direkte “implicit arbejdskontrakt” mellem brugervirksomheden og arbejdstageren.

Disse retspræcedenser viser, at etableringen af en implicit arbejdskontrakt ikke kun afgøres af indholdet i de kontrakter, som juridiske afdelinger udarbejder, men også af “operationerne” – hvordan ledere på stedet interagerer med arbejdstagerne på daglig basis. Hvis en leder giver detaljerede instruktioner til eksterne kontraktansatte, styrer deres arbejdstider eller foretager direkte arbejdsevalueringer, kan disse handlinger tjene som bevis for et ansættelsesforhold og potentielt føre til en utilsigtet etablering af en arbejdskontrakt. Derfor er det afgørende, at virksomheder ikke kun udarbejder passende kontrakter, men også klart uddanner og sikrer overholdelse af de juridiske grænser for interaktion mellem ansatte og eksterne kontraktansatte gennem interne kontrolsystemer.

Ugyldighed eller annullering af arbejdskontrakter på grund af mangler i viljeserklæringen under japansk ret

Ligesom med andre kontrakter kan en arbejdskontrakt blive betragtet som ugyldig eller annullerbar, hvis der ved indgåelsen var juridiske mangler (fejl) i parternes viljeserklæringer. Den japanske civilret identificerer hovedsageligt “svig”, “tvang” og “fejltagelse” som sådanne mangler, og disse bestemmelser gælder også for arbejdskontrakter.

Svindel under japansk ret

I henhold til artikel 96, stk. 1 i den japanske civilret kan en viljeserklæring, der er foretaget ved svig, annulleres. Et af de mest typiske eksempler på svindel i konteksten af arbejdskontrakter er en jobsøgers ‘karrierebedrag’. Dette sker, når en ansøger fremsætter falske påstande om sin uddannelse, arbejdshistorik eller kriminelle historie og derved vildleder virksomheden til at ansætte dem.

Det er dog ikke enhver falsk erklæring, der kan føre til annullering af kontrakten eller afskedigelse. Domstolene kræver, at bedraget er ‘alvorligt’. Det vil sige, at løgnen skal være om en så vigtig sag, at virksomheden ikke ville have ansat arbejdstageren, hvis de havde kendt til sandheden.

Et repræsentativt eksempel på dette er TanKen Seiko-sagen (Japans Højesteret, dom af 19. september 1991 (Heisei 3)). I denne sag fastslog Højesteret, at en arbejdstager, der havde skjult sin universitetsuddannelse for at passe ind i virksomhedens ansættelsespolitik (som kun rettede sig mod personer med en gymnasial uddannelse) og havde hemmeligholdt, at han var under strafferetlig forfølgelse, kunne afskediges med rette. Domstolen understregede, at ansættelsesforholdet er baseret på et gensidigt tillidsforhold, og at arbejdstageren har en pligt til at informere om væsentlige aspekter af sin karriere i overensstemmelse med principperne om god tro.

I Grabas-sagen (Tokyo Distriktsdomstol, dom af 17. december 2004 (Heisei 16)) blev en programmør, der falsk havde påstået at have specifikke programmeringsfærdigheder (JAVA) og blev ansat på dette grundlag, også retmæssigt afskediget. I dette tilfælde blev manglen på de centrale færdigheder, der var efterspurgt, betragtet som et alvorligt bedrag. Når man annullerer en kontrakt eller afskediger en medarbejder på grund af karrierebedrag, er det afgørende at nøje vurdere, om bedraget er af en så alvorlig karakter, at det påvirker grundlaget for indgåelse og opfyldelse af arbejdskontrakten.

Tvungen

I henhold til artikel 96, stk. 1 i den japanske civilret kan en viljeserklæring, der er fremkommet under tvang, annulleres. Tvang refererer til handlinger, hvor en person ulovligt truer med at påføre skade og derved fremkalder frygt hos den anden part, hvilket resulterer i en viljeserklæring.

I arbejdsrelationer kan der for eksempel være tilfælde, hvor en arbejdsgiver uretmæssigt presser en medarbejder ved at antyde fyring for at få vedkommende til at gå med til lønnedgang eller fratrædelse. Dog er det ikke umiddelbart ulovlig tvang, hvis arbejdsgiveren antyder en disciplinær foranstaltning baseret på en legitim grund. For at betegne en handling som tvang, skal midlerne eller formålet med handlingen være ulovlige og ikke accepteret efter samfundets normer. Hvis graden af tvang er ekstremt høj og det vurderes, at den viljeserklærendes frie vilje er blevet fuldstændig frataget, betragtes viljeserklæringen ikke som et spørgsmål om annullering, men som ‘ugyldig’ fra begyndelsen.

Misforståelser

Artikel 95 i den japanske civilret (民法, Minpō) fastsætter håndteringen af viljeserklæringer baseret på misforståelser, eller det, der på japansk kaldes “錯誤” (sakugo). Med ændringerne i civilretten, der trådte i kraft i 2020 (Reiwa 2), blev effekten af en misforståelse ændret fra tidligere at være “ugyldig” til nu at kunne “annulleres”.

Der findes primært to typer af misforståelser. Den ene er “udtrykkets misforståelse”, hvor der er uoverensstemmelse mellem den indre intention og det ydre udtryk (for eksempel, man havde til hensigt at angive en månedsløn på “1 million yen”, men ved en fejl angav “10 millioner yen”). Den anden type er “motivets misforståelse”, hvor der er en misforståelse i det motiv, der førte til viljeserklæringen. For at annullere en kontrakt på grund af en misforståelse i motivet, er det nødvendigt, at dette motiv var udtrykt som en grundlæggende del af kontrakten over for den anden part.

For at en annullering på grund af misforståelse kan anerkendes, skal misforståelsen være “væsentlig” i forhold til kontraktens formål og samfundets normer. Hvis den, der udtrykker viljen, har begået en alvorlig fejl, kan viljeserklæringen som hovedregel ikke annulleres. Dog kan der gøres en undtagelse, hvis den anden part kendte til eller også var underlagt den samme misforståelse. I arbejdskontrakter kan en annullering på grund af misforståelse blive relevant, for eksempel hvis begge parter fundamentalt har misforstået indholdet af en bestemt kvalifikation, der var en forudsætning for ansættelsen, og denne misforståelse var udtrykt som grundlag for kontrakten.

Sammenligningstabel: Svig, Tvang, Fejltagelse under japansk ret

Svig, tvang og fejltagelse er alle bestemmelser relateret til mangler i viljeserklæringer, men de har vigtige forskelle i deres krav og virkninger, især i forhold til tredjeparter. Nedenstående tabel opsummerer disse forskelle.

Opsummering

Reguleringen af etableringen af arbejdskontrakter i Japan er ikke kun en formel proces, men undersøger også dybtgående det faktiske forhold mellem arbejdsgiver og arbejdstager. Som forklaret i denne artikel, afgøres det, om der foreligger en arbejdskontrakt, baseret på den faktiske “ansættelsesunderordning”, og en meddelelse om jobtilbud betragtes juridisk som en bindende kontraktindgåelse. Derudover kan en dagligdags handling fra en leder på arbejdspladsen utilsigtet etablere en “implicit arbejdskontrakt” med eksternt personale. Desuden kan problemer som opdagede falske karriereoplysninger ved ansættelsestidspunktet ryste grundlaget for kontraktens gyldighed baseret på bestemmelserne i den japanske civilret om svig og fejltagelser. En præcis forståelse af disse juridiske principper og opbygningen af et konsekvent compliance-system fra rekrutteringsprocessen til den daglige personaleforvaltning er en nøgle til succes i erhvervslivet i Japan.

Monolis Advokatfirma har omfattende rådgivning og praktisk erfaring med de spørgsmål om etablering af arbejdskontrakter, der er behandlet i denne artikel, for et stort antal klienter i Japan. Vores firma beskæftiger flere engelsktalende advokater med udenlandske juridiske kvalifikationer, hvilket gør det muligt at yde specialiseret support til virksomheder, der driver international forretning, så de kan overholde Japans komplekse arbejdslovgivning og håndtere juridiske risici på passende vis. Vi støtter juridisk din virksomhed på alle fronter, fra indgåelse af arbejdskontrakter og ansættelsespraksis til opbygning af et arbejdscompliancesystem.