Beslutninger i bestyrelsen ifølge japansk selskabsret: Disposition af væsentlige aktiver og optagelse af betydelig gæld

I en japansk aktieselskab (株式会社) har den administrerende direktør (代表取締役) omfattende beføjelser og udfører selskabets forretninger. Dog er det ikke passende at overlade beslutninger, som kan have en væsentlig indflydelse på selskabets økonomiske fundament og formue, til en enkelt administrerende direktørs skøn. Derfor kræver Japans selskabslov (会社法), at beslutninger, der involverer hele bestyrelsen, sikrer omhyggelig beslutningstagning og beskytter selskabets interesser ved at kræve drøftelse og vedtagelse i bestyrelsen, som består af alle direktørerne. Dette system udgør kernen i sund corporate governance. Især i praksis opstår der ofte problemer med ‘disposition og overdragelse af væsentlige aktiver’ og ‘optagelse af betydelige lån’. Da disse termer ikke er defineret med specifikke beløb i loven, har fortolkningen været overladt til domstolenes skøn. I denne artikel vil vi først detaljeret forklare, hvad disse vigtige beslutningspunkter betyder, baseret på japanske retspraksis. Dernæst vil vi dykke dybere ned i de juridiske konsekvenser af at udføre disse handlinger uden bestyrelsens vedtagelse, både i forhold til den juridiske virkning over for tredjeparter (den eksterne effekt) og det ansvar, de involverede direktører påtager sig (det interne ansvar). Gennem denne analyse tilbyder vi en omfattende forståelse af vigtigheden af bestyrelsens beslutningsproces og de juridiske risici forbundet hermed, som er afgørende for at drive forretning i Japan.

Vigtige sager, der kræver en bestyrelsesbeslutning i henhold til japansk selskabsret

I Japan er visse vigtige sager forbeholdt bestyrelsens beslutningskompetence i selskaber, der har en bestyrelse. Artikel 362, stk. 4 i den japanske selskabslov forbyder udtrykkeligt at delegere beslutningen om ‘vigtig forretningsudførelse’, som er afgørende for selskabsledelsen, til individuelle direktører. Formålet med denne bestemmelse er at forhindre autokratiske ledelsesbeslutninger af specifikke personer, såsom den repræsentative direktør, og at sikre selskabets aktiver og ledelsens sundhed gennem omhyggelig overvejelse af et kollegium bestående af alle direktørerne.

De sager, som ikke kan delegeres til en enkelt direktør, omfatter følgende:

• Disposition og overdragelse af vigtige aktiver
• Optagelse af betydelige lån
• Udnævnelse og afskedigelse af ledere og andre vigtige ansatte
• Oprettelse, ændring og ophør af filialer og andre vigtige organisatoriske enheder

Disse sager har direkte indflydelse på selskabets aktiver, likviditet, personale og organisatoriske struktur, og derfor er det afgørende, at de bliver besluttet kollektivt i bestyrelsen. I denne artikel vil vi fokusere på de to sager, der spiller en central rolle i virksomhedens finansielle aktiviteter og aktivstrategi: ‘Disposition og overdragelse af vigtige aktiver’ og ‘Optagelse af betydelige lån’, og vi vil forklare de specifikke beslutningskriterier og den juridiske betydning af disse.

Kriterier for bedømmelse af “væsentlig overdragelse og modtagelse af ejendom” under japansk selskabsret

Udtrykket “væsentlig overdragelse og modtagelse af ejendom”, som er fastlagt i artikel 362, stk. 4, nr. 1 i den japanske selskabslov, indeholder ikke nogen specifik monetær tærskel. Derfor skal det vurderes fra sag til sag, om en ejendomshandel er “væsentlig”, og denne fortolkning har længe været overladt til domstolenes skøn.

Den mest autoritative vejledning i denne henseende blev præsenteret af Højesteret i en dom afsagt den 20. januar 1994 (Heisei 6). Dommen klargjorde, at bedømmelsen af “væsentlighed” ikke bør baseres på en enkelt standard, men snarere bør tage hensyn til flere faktorer i en samlet vurdering. Domstolen identificerede følgende faktorer for bedømmelse:

1. Værdien af den pågældende ejendom: Den absolutte monetære værdi af ejendommen, der er genstand for transaktionen.
2. Andelen af selskabets samlede aktiver: Dette viser den relative værdi af den pågældende ejendom i forhold til selskabets finansielle størrelse. Det er en indikator for kvantitativ betydning.
3. Formålet med at holde ejendommen: Dette element vurderer den kvalitative aspekt. For eksempel er en fabrik eller patentrettigheder til kerne teknologi, som et selskab bruger til sin primære forretning, mere tilbøjelige til at blive betragtet som “væsentlige” strategisk set end investeringsejendomme af samme værdi.
4. Måden ejendommen disponeres på: Metoden for disposition af ejendommen tages også i betragtning. For eksempel kan en overdragelse uden vederlag, såsom en gave eller donation, betragtes som en “væsentlig” disposition, selv ved lavere værdier, fordi det stærkt indebærer en udstrømning af selskabets aktiver sammenlignet med salg til markedspris.
5. Selskabets tidligere håndtering: Hvordan selskabet tidligere har behandlet lignende transaktioner, og de interne praksisser, kan også være en faktor i bedømmelsen.

Det, denne multifacetterede bedømmelsesramme betyder, er, at virksomheder ikke kan hvile på formelle kriterier som “det er under X% af de samlede aktiver, så det er ikke noget problem”. I stedet er det yderst vigtigt for virksomhedens governance at styre risici, at virksomheden selv fastsætter rationelle og klare kriterier for, hvilke transaktioner der skal være genstand for bestyrelsens beslutninger, for eksempel i interne regler som bestyrelsens forretningsorden.

Kriterier for bedømmelse af “betydelig gældsforpligtelse” under japansk selskabsret

Ligesom med “væsentlige aktiver” findes der ingen klare lovmæssige beløbsgrænser for “betydelig gældsforpligtelse”, som defineret i artikel 362, stk. 4, nr. 2 i den japanske selskabslov. Fortolkningen heraf er også blevet formet af retspraksis. En særlig relevant dom er fra Tokyo-distriktsdomstolen den 17. marts 1997 (1997). Denne dom fastslår, at følgende elementer bør overvejes samlet, når man skal afgøre, om en gældsforpligtelse kan betragtes som “betydelig”:

1. Beløbet af den pågældende gældsforpligtelse: Det absolutte beløb af låntagning eller gældsgaranti.
2. Forholdet mellem selskabets samlede aktiver og driftsresultat mv.: Ikke kun selskabets aktiver, men også den relative størrelse af gældsforpligtelsen i forhold til selskabets indtjeningsevne vurderes.
3. Formålet med den pågældende gældsforpligtelse: Hvordan brugen af midlerne betyder noget for selskabets forretning.
4. Selskabets traditionelle håndtering: Interne praksisser vedrørende tidligere finansiering og garantier.

I den retssag, som dommen omhandler, blev det diskuteret, om en solidarisk garantiforpligtelse på 1 milliard yen, som et selskab (Y-selskabet) havde påtaget sig for et associeret selskab (A-selskabet), udgjorde en “betydelig gældsforpligtelse”. Domstolen lagde vægt på, at selvom garantibeløbet på 1 milliard yen kun udgjorde 0,51% af Y-selskabets samlede aktiver, udgjorde det 7,75% af aktiekapitalen og især 24,6% af driftsresultatet. Desuden blev det påpeget, at Y-selskabets egne bestyrelsesregler specifikt krævede, at “garantiforpligtelser på over 500 millioner yen” skulle besluttes af bestyrelsen.

Det bemærkelsesværdige ved denne afgørelse er, at domstolen ikke kun tog hensyn til den statiske indikator for samlede aktiver på balancen, men også den dynamiske indikator for “driftsresultat” på resultatopgørelsen. Dette viser en retlig holdning, der vægter risikoen for virksomhedens fortsatte drift ved at vurdere gældsforpligtelsens indvirkning, ikke kun baseret på selskabets størrelse, men også på dets evne til at tilbagebetale gæld og indvirkningen på rentabiliteten. Selv en gældsforpligtelse, der kan synes lille i forhold til aktiverne, kan betragtes som “betydelig”, hvis den udøver et stort pres på selskabets overskud.

Sammenligning af bedømmelseskriterier

De retlige bedømmelseskriterier for de to vigtige beslutningspunkter nævnt ovenfor har mange fællestræk, men der er også væsentlige forskelle. Ved at sammenligne disse kriterier kan vi opnå en klarere forståelse af, hvordan japanske domstole vurderer virksomheders væsentlige forhold. Nedenstående tabel organiserer de to sæt af bedømmelseskriterier.

Som det fremgår af denne sammenligning, er begge bedømmelsesrammer opbygget omkring tre søjler: det kvantitative aspekt, det kvalitative aspekt og interne virksomhedspraksis, hvilket viser, at domstolene har en konsekvent tankegang, når de adresserer disse spørgsmål. Den største forskel ligger i vurderingen af det kvantitative aspekt, hvor ‘større gældsforpligtelser’ inkluderer en indikator for rentabilitet, såsom ‘ordinær indtjening mv.’. Dette antyder, at domstolene præcist anerkender den fundamentale forskel, at mens ejendomsafhændelse primært er en engangsaktion, der påvirker balancen, indebærer gældsforpligtelser løbende rentebetalinger, som har langsigtede effekter på selskabets cash flow og indtjeningsstruktur. Denne fleksible og situationstilpassede tilgang afspejler modenheden af retslige afgørelser inden for japansk corporate governance.

Effekten af transaktioner uden bestyrelsesbeslutning i Japan (Eksterne konsekvenser)

Når en administrerende direktør i et selskab udfører transaktioner, såsom “disposition af vigtige aktiver” eller “optagelse af betydelige lån”, som normalt kræver en bestyrelsesbeslutning, uden en sådan beslutning, opstår spørgsmålet: Er disse transaktionsaftaler juridisk gyldige? Dette problem repræsenterer en konflikt mellem behovet for at beskytte interne procedurefejl og beskyttelsen af den anden parts tillid i transaktionen.

Den grundlæggende holdning hos japanske domstole til dette spørgsmål blev etableret i en højesteretsdom fra den 22. september 1965 (1965). Ifølge denne dom anses transaktioner udført af en administrerende direktør uden en bestyrelsesbeslutning som principielt gyldige, selvom de mangler en intern beslutningsproces. Dette princip tjener til at beskytte tredjeparter, der har indgået transaktioner i god tro på, at den administrerende direktør har retmæssig autoritet til at repræsentere selskabet, og sikrer dermed transaktionssikkerheden.

Der er dog betydelige undtagelser til dette princip. Hvis den anden part i transaktionen vidste, at der ikke var nogen bestyrelsesbeslutning (ond tro), eller var uagtsom i ikke at vide det (culpable ignorance), vil transaktionen være ugyldig. Denne retspraksis forklares ofte som en analog anvendelse af artikel 93 i den japanske civilret og er kendt som “teorien om relativ ugyldighed”.

Det, denne retspraksis betyder, er, at der pålægges en vis grad af due diligence for den anden part i transaktionen, især for professionelle forretningsdrivende som finansielle institutioner og ejendomsselskaber. Når en transaktion objektivt set kan betragtes som “vigtig” eller “betydelig”, er det ikke tilstrækkeligt for den anden part blot at hævde uvidenhed; de forventes at udvise passende opmærksomhed, såsom at kontrollere referater fra bestyrelsesmøder for at bekræfte tilstedeværelsen af en beslutning. I en dom fra Tokyo-distriktsdomstolen den 17. marts 1997 blev netop dette spørgsmål behandlet, og domstolen fandt, at en bank, der havde indgået en garantiaftale på 1 milliard yen, var uagtsom ved ikke at kontrollere for en bestyrelsesbeslutning og anerkendte garantiaftalens ugyldighed.

Det skal bemærkes, at det som hovedregel kun er selskabet selv, der kan gøre gældende, at en transaktion er ugyldig, og det er ikke tilladt for den anden part at hævde ugyldighed til egen fordel.

Bestyrelsesmedlemmers ansvar (interne konsekvenser)

De juridiske konsekvenser af transaktioner uden bestyrelsesbeslutning begrænser sig ikke kun til transaktionens gyldighed over for tredjeparter. Mere direkte og alvorlige er de ansvar, som de involverede bestyrelsesmedlemmer pådrager sig internt i selskabet.

Artikel 423, stk. 1 i den japanske selskabslov (2005) fastslår, at bestyrelsesmedlemmer, der forsømmer deres pligter og derved forårsager skade på selskabet, har pligt til at erstatte denne skade. At bevidst ignorere den juridisk fastsatte procedure med bestyrelsesbeslutning og udføre væsentlige forretningshandlinger udgør klart en sådan pligtforsømmelse.

Ansvaret er ikke begrænset til den administrerende direktør, der faktisk udførte transaktionen. Andre bestyrelsesmedlemmer har også en tilsynspligt som en del af bestyrelsen og skal overvåge de øvrige bestyrelsesmedlemmers forretningsudførelse. Derfor kan andre bestyrelsesmedlemmer, der er klar over eller burde have været klar over en administrerende direktørs overtrædelse af beføjelser og undlader at handle, også blive holdt ansvarlige for tilsynspligtforsømmelse og dermed erstatningsansvar.

Vigtigheden af bestyrelsesmedlemmernes tilsynspligt er blevet gentagne gange understreget i den japanske retspraksis gennem kendte sager som Daiwa Bank aktionærrepræsentantsøgsmålet. Disse præcedenser viser, at bestyrelsesmedlemmer har en aktiv pligt til at opbygge et effektivt internt kontrolsystem for at sikre overholdelse af lovgivningen og overvåge, at det fungerer korrekt. En passiv holdning med blot at undgå involvering i uregelmæssigheder er utilstrækkelig, og undskyldninger som “jeg vidste det ikke” eller “det var ikke mit ansvarsområde” accepteres generelt ikke.

Desuden er dette erstatningsansvar et solidarisk ansvar. Dette betyder, at hvert ansvarligt bestyrelsesmedlem er forpligtet til at erstatte det fulde beløb af skaden, som selskabet har lidt, hvilket kan have meget strenge konsekvenser for det enkelte bestyrelsesmedlem.

Konklusion

Som forklaret i denne artikel, er det under japansk selskabsret juridisk påkrævet, at bestyrelsesbeslutninger træffes vedrørende forretningsudførelse, der berører selskabets kerne, såsom “disposition og overdragelse af væsentlige aktiver” og “optagelse af betydelige lån”. Fortolkningen af disse termer er baseret på multifacetterede standarder dannet af præcedensret, og det kræves en substantiel vurdering, der tager hensyn til de individuelle omstændigheder, snarere end en formel bedømmelse. Hvis man ikke overholder disse juridiske krav, står virksomheden over for en dobbelt risiko. Den ene er en ekstern risiko, hvor kontrakten kan blive ugyldig afhængigt af den anden parts god tro og mangel på fejl. Den anden er en mere alvorlig intern risiko, hvor direktører, der har deltaget i ulovlig forretningsudførelse, og endda dem, der har ignoreret det, kan blive pålagt at betale betydelige erstatninger til selskabet. En passende håndtering af disse risici er en afgørende ledelsesopgave for alle virksomheder, der driver forretning i Japan.

Monolith Advokatfirma har en omfattende track record i at støtte et stort antal klienter, både indenlandske og internationale, med juridiske tjenester relateret til japansk corporate governance. Vores firma beskæftiger flere engelsktalende advokater med udenlandske juridiske kvalifikationer, som er i stand til præcist at forklare de komplekse krav i japansk selskabsret inden for en international forretningskontekst og tilbyde praktisk rådgivning. Vi står klar til at støtte din virksomheds drift i Japan med en omfattende tilgang, herunder bestyrelsesledelse, juridisk due diligence i forbindelse med vigtige beslutninger og risikostyring af ledelsesansvar, således at din virksomhed kan operere problemfrit og i overensstemmelse med lovgivningen.