Πώς να Καταγράφετε τα Πρακτικά στην Ανάπτυξη Συστημάτων από Νομική Σκοπιά

Όταν μία εταιρεία αναθέτει την ανάπτυξη συστημάτων σε μια άλλη εταιρεία, συχνά οι συμβάσεις που υπογράφονται με την εταιρική σφραγίδα των διευθυνόντων συμβούλων και τα έγγραφα προδιαγραφών που δημιουργούνται από τους υπεύθυνους δεν καθορίζουν πάντα με σαφήνεια τι πρέπει να δημιουργηθεί και μέχρι πότε. Αυτό συμβαίνει επειδή σε πολλά έργα ανάπτυξης συστημάτων, η καθημερινή επικοινωνία μέσω email ή τηλεφώνου από τους αρμόδιους, καθώς και οι συναντήσεις που διοργανώνονται από τους υπεύθυνους, συχνά οδηγούν στην ακριβή καθορισμό των αρχικά ασαφών προδιαγραφών, σε αλλαγές λόγω των μεταβαλλόμενων συνθηκών, σε αιτήματα για προσθήκη λειτουργιών και σε αιτήματα για συνεργασία σε προκύπτοντα προβλήματα.

Για να διευκολυνθεί η ομαλή πρόοδος της ανάπτυξης συστημάτων και να προετοιμαστούμε για την περίπτωση που προκύψει κάποια διαφορά, είναι σημαντικό να διαχειριζόμαστε κατάλληλα τη δημιουργία και τη διαχείριση των εγγράφων για την ομαλή διεξαγωγή ενός έργου ανάπτυξης συστημάτων.

Σε αυτό το άρθρο, θα αναλύσουμε από νομική σκοπιά το πώς πρέπει να διατηρούμε τα πρακτικά και τα υλικά των συνεδριάσεων που χρησιμοποιούνται στις συναντήσεις προόδου της ανάπτυξης συστημάτων.

Γιατί η Διαχείριση Εγγράφων είναι Σημαντική στην Ανάπτυξη Συστημάτων

Στα πλαίσια ενός έργου ανάπτυξης συστημάτων, το να καταγράφεται το περιεχόμενο των συναντήσεων επιβεβαίωσης και η πρόοδος ή η πορεία του έργου είναι εξαιρετικά σημαντικό ακόμη και από νομικής σκοπιάς. Οι λόγοι για αυτό μπορούν να περιλαμβάνουν τα εξής δύο σημεία:

Για να Αποφευχθούν Διαφωνίες στο Μέλλον

Η ανάπτυξη συστημάτων συνήθως εμπλέκει πολλούς συμμετέχοντες τόσο από την πλευρά του χρήστη όσο και από την πλευρά του προμηθευτή. Επομένως, αν υπάρχει ασυμφωνία μεταξύ των δύο πλευρών σχετικά με το ποιες είναι οι ευθύνες και τι ακριβώς οφείλει ο καθένας να αναλάβει, τότε είναι πιθανό να προκύψουν εμπόδια στην πρόοδο του έργου.

Επιπλέον, το γεγονός ότι πολλοί άνθρωποι συμμετέχουν στο έργο σημαίνει ότι είναι πιθανό να προκύψουν προβλήματα επικοινωνίας, όπου διαφορετικοί άνθρωποι μπορεί να λένε ελαφρώς διαφορετικά πράγματα και να μην είναι σαφές ποια είναι η σωστή εκδοχή.

Για να επιβεβαιωθεί ότι δεν υπάρχουν ασυμφωνίες στην αντίληψη των δύο πλευρών, είναι ωφέλιμο να καταγράφονται οι συμφωνίες σε γραπτό κείμενο και να συντάσσονται έγγραφα που μπορούν να ελεγχθούν από όλους τους εμπλεκόμενους (στο δικό τους χρόνο), κάτι που συμβάλλει στην εναρμόνιση των ενεργειών τους.

Σημειώστε ότι η χρήση νομικών γνώσεων ως μέσο πρόληψης διαφορών πριν αυτές προκύψουν είναι γνωστή ως προληπτική νομική προστασία.

Ως Μέτρο Αντιμετώπισης σε Περίπτωση Διαφορών

Αν και παρόμοιο με την προληπτική νομική προστασία, η σημασία της διαχείρισης εγγράφων μπορεί επίσης να εξηγηθεί από μια κάπως διαφορετική σκοπιά, αυτή της “διαχείρισης κρίσεων”.

Σε περίπτωση που προκύψει κάποιο πρόβλημα και το έργο διακοπεί πριν ολοκληρωθεί το παραδοτέο, ή αν δεν τηρηθεί η αρχική προθεσμία παράδοσης, ας φανταστούμε μια κατάσταση όπου η υπόθεση καταλήγει στα δικαστήρια. Τόσο για την πλευρά του χρήστη όσο και για την πλευρά του προμηθευτή, αν δεν υπάρχουν γραπτά στοιχεία, θα είναι δύσκολο να αποδείξουν την ορθότητα της θέσης τους στο δικαστήριο, και μπορεί να βρεθούν σε μειονεκτική θέση.

Ιδιαίτερα σε περιπτώσεις προβλημάτων που προκύπτουν από καθυστερήσεις στην παράδοση, θέματα όπως “πότε και πώς ανακαλύφθηκε ένα πρόβλημα”, “πότε ζητήθηκε αλλαγή στις προδιαγραφές”, ή “πώς ανταποκρίθηκε ο προμηθευτής σε αιτήματα προσθήκης λειτουργιών από την πλευρά του χρήστη”, μπορεί να αποτελέσουν κρίσιμα σημεία που θα επηρεάσουν την έκβαση μιας δικαστικής διαμάχης. Αν προκύψουν πολλά ζητήματα τύπου “είπε, δεν είπε”, τότε η δίκαιη επίλυση της διαφοράς γίνεται πιο δύσκολη.

Τι είναι ιδιαίτερα σημαντικό στα πρακτικά μιας συνάντησης ανάπτυξης συστημάτων;

Τύποι συναντήσεων στην ανάπτυξη συστημάτων

Σε ένα έργο ανάπτυξης συστημάτων, συχνά προγραμματίζονται και προχωρούν διάφορες συναντήσεις. Αυτό δεν είναι παράξενο, αν σκεφτούμε ότι πολλοί άνθρωποι συμμετέχουν στο έργο. Πιθανότατα, προγραμματιστές και μηχανικοί που εργάζονται στον τόπο ανάπτυξης πραγματοποιούν τακτικά συναντήσεις για να ελέγξουν την πρόοδο της εργασίας τους. Επίσης, μπορεί να γίνουν συναντήσεις για να εξετάσουν τον κώδικα που έχει υλοποιηθεί, ελέγχοντας για πιθανά ζητήματα συντήρησης και ασφάλειας, καθώς και για ευπάθειες, μέσω ανασκόπησης του πραγματικού κώδικα.

Επιπλέον, πέρα από τις συναντήσεις σε επίπεδο εκτελεστικών, μπορεί να πραγματοποιούνται συναντήσεις από τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου ή από υπεύθυνους με αρμοδιότητες. Σε αυτές τις περιπτώσεις, οι συναντήσεις συχνά εστιάζουν στην καθοριστική κατεύθυνση και πολιτική του έργου ανάπτυξης. Αυτές οι συναντήσεις σε επίπεδο υπευθύνων, όπου συζητούνται σημαντικά θέματα, είναι γνωστές και ως Στεαρινγκ Κομιτέ (Steering Committee).

Η συνάντηση που απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή είναι το Στεαρινγκ Κομιτέ

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, στον τομέα ανάπτυξης συστημάτων διοργανώνονται διάφορες συναντήσεις ανάλογα με τη θέση των συμμετεχόντων και τον σκοπό τους. Ωστόσο, από νομικής σκοπιάς, η συνάντηση που θεωρείται ιδιαίτερα σημαντική είναι το Στεαρινγκ Κομιτέ. Σε σύγκριση με τις συναντήσεις επιβεβαίωσης προόδου ή ανασκόπησης σε επίπεδο εκτελεστικών, το Στεαρινγκ Κομιτέ έχει ιδιαίτερη σημασία στην τεκμηρίωση για την πρόληψη διαφορών και τη διαχείριση τους σε περίπτωση που προκύψουν. Οι λόγοι για αυτό είναι:

1. Το Στεαρινγκ Κομιτέ συχνά συνδέεται με σημαντικές αποφάσεις λόγω της φύσης του ως συνάντηση που διοργανώνεται από υπεύθυνους, και ως εκ τούτου, τα πρακτικά του μπορεί να αποτελέσουν ένδειξη της κοινής κατανόησης μεταξύ χρηστών και προμηθευτών, κάτι που έχει νομική σημασία.
2. Στις συναντήσεις εκτελεστικών, συνήθως τα πρακτικά αντανακλούνται σε διάφορα σχέδια και προδιαγραφές, κάτι που καθιστά την απουσία τεκμηρίωσης μια λιγότερο πιθανή πραγματικότητα. (Βέβαια, αν ακόμα και αυτά τα έγγραφα δεν τεκμηριώνονται επαρκώς, τότε θα ήταν αναγκαία η βελτίωση.)

Αυτά είναι μερικά από τα σημεία που μπορούμε να αναφέρουμε.

Παραδείγματα Δικαστικών Αποφάσεων Σχετικά με τα Πρακτικά της Επιτροπής Στελέχωσης

Παρακάτω παρουσιάζουμε ένα παράδειγμα όπου τα πρακτικά της Επιτροπής Στελέχωσης αντιμετωπίστηκαν ως σημαντική αποδεικτική ύλη σε πραγματική δίκη. Η απόφαση που αναφέρεται παρακάτω αφορά μια υπόθεση όπου ένα έργο ανάπτυξης συστήματος διακόπηκε κατά τη διάρκεια της εκτέλεσής του, και αναγνωρίστηκε ότι υπήρξε παραβίαση των υποχρεώσεων διαχείρισης του έργου από την πλευρά του προμηθευτή. Το περιεχόμενο των πρακτικών αποτέλεσε ένδειξη των αρχικών αντιλήψεων και από τις δύο πλευρές, του προμηθευτή και του χρήστη, και είχε μεγάλη σημασία στη δίκη.

Ο προμηθευτής υποστήριξε ότι τα πρακτικά της Επιτροπής Στελέχωσης, τα οποία βασίστηκαν για την καταγραφή της πορείας της ανάπτυξης του συστήματος, είχαν τροποποιηθεί από τον χρήστη και δεν αντανακλούσαν πάντα την πραγματική κατάσταση των εργασιών. Ωστόσο, η Επιτροπή Στελέχωσης είχε συσταθεί με σκοπό τη λήψη αποφάσεων σε επίπεδο ανώτερης διαχείρισης για την ανάπτυξη του εν λόγω συστήματος, με τη συμμετοχή των υπευθύνων για την εκτέλεση του έργου από και τις δύο πλευρές, προκειμένου να πραγματοποιηθεί η συνολική αξιολόγηση, η κοινή χρήση των στοιχείων προόδου και των προκλήσεων του προγράμματος και η λήψη αποφάσεων για τα σημαντικά ζητήματα. Οι κύριες συζητήσεις που διεξήχθησαν καταγράφηκαν στα πρακτικά από τον προμηθευτή μέχρι το πρωί της δεύτερης επόμενης εργάσιμης ημέρας, εγγράφοντας τα στη βάση δεδομένων των πρακτικών και καταγράφοντας τις τελικές αποφάσεις της συνάντησης. Κατά την επικύρωση των πρακτικών, και ο προμηθευτής και ο χρήστης, αναγνωρίζοντας πλήρως τη σημασία της καταγραφής των εργασιών μέσω των πρακτικών, εξέτασαν το περιεχόμενο και τη διατύπωσή τους, επιβεβαιώνοντας ότι αντανακλούν την πραγματικότητα της συνάντησης, και έτσι καθόρισαν το τελικό περιεχόμενο. Ειδικότερα, ο προμηθευτής ως επαγγελματίας στην ανάπτυξη συστημάτων, αναμφίβολα γνώριζε καλά τη σημασία και τη μεθοδολογία δημιουργίας τέτοιων πρακτικών. Ως εκ τούτου, τα επικυρωμένα πρακτικά θα πρέπει να αντιμετωπίζονται ως αντανακλαστικά της πραγματικής κατάστασης των εργασιών της Επιτροπής Στελέχωσης, και εκτός από ιδιαίτερες περιστάσεις, οι λεπτομέρειες της πορείας των εργασιών θα πρέπει να αναγνωρίζονται ως τα συνοπτικά συμπεράσματα της Επιτροπής Στελέχωσης για την αντίστοιχη ημερομηνία.

Απόφαση Ανώτατου Δικαστηρίου Τόκιο, 26 Σεπτεμβρίου 2013 (Έτος Χέισει 25)

Η στάση του δικαστηρίου φαίνεται να είναι ότι, εάν τα πρακτικά της συνάντησης έχουν δημιουργηθεί με τη συμφωνία και των δύο πλευρών, τότε αυτά μπορούν να θεωρηθούν ως «αποδεικτικά στοιχεία» με συγκεκριμένη εκτιμώμενη αξία. Από άλλη οπτική γωνία, αν τα πρακτικά περιέχουν πολύ απλοϊκές καταχωρήσεις, υπάρχει ο κίνδυνος αυτά να γίνουν αποδεικτικά στοιχεία όπως ακριβώς έχουν καταγραφεί, κάτι που απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή.

Ποια Είναι τα Συγκεκριμένα Στοιχεία που Πρέπει να Καταγράφονται στα Πρακτικά των Συνεδριάσεων

Τα πρακτικά των συνεδριάσεων έχουν σημαντική αξία ως αποδεικτικά στοιχεία σε περίπτωση δικαστικής διαμάχης (αλλά και για την ομαλή διεξαγωγή των διαπραγματεύσεων μεταξύ των μερών, ακόμη και αν δεν φτάσουμε στο δικαστήριο). Τι πρέπει λοιπόν να καταγράφουμε συγκεκριμένα στα πρακτικά; Ας δούμε παρακάτω.

Στοιχεία που Πρέπει να Καταγράφει η Πλευρά του Προμηθευτή

Ο προμηθευτής φέρει την ευθύνη διαχείρισης του έργου ως ειδικός στην ανάπτυξη συστημάτων. Τι ακριβώς περιλαμβάνει αυτή η ευθύνη, εξηγείται αναλυτικά στο παρακάτω άρθρο.

Με βάση αυτή την ευθύνη, ο προμηθευτής θα πρέπει ιδιαίτερα να καταγράφει:

1. Το γεγονός και την ημερομηνία ολοκλήρωσης κάθε σταδίου ανάπτυξης
2. Το ιστορικό των απαντήσεων σε αιτήματα για αλλαγές προδιαγραφών ή προσθήκη λειτουργιών που έχουν γίνει από την πλευρά του χρήστη
3. Τις δράσεις και την εξέλιξη των προσπαθειών για συνεργασία, σε περίπτωση που η πρόοδος της ανάπτυξης επηρεάζεται από την πλευρά του χρήστη

Σχετικά με το τρίτο σημείο, για παράδειγμα, τι πρέπει να εξετάσει ο προμηθευτής σε περίπτωση που ο χρήστης δεν προβαίνει σε ελέγχους, εξηγείται στο παρακάτω άρθρο. Εδώ αναλύεται πώς η στάση συνεργασίας του προμηθευτή μπορεί να επηρεάσει σημαντικά την απόφαση του δικαστηρίου, με αναφορές σε πραγματικές αποφάσεις δικαστηρίων.

Στοιχεία που Πρέπει να Καταγράφει η Πλευρά του Χρήστη

Φυσικά, και ο χρήστης φέρει μια συγκεκριμένη ευθύνη συνεργασίας, καθώς το σύστημα αναπτύσσεται για εσωτερική χρήση στην εταιρεία του. Η συνολική εικόνα αυτής της ευθύνης αναλύεται στο παρακάτω άρθρο.

1. Το ιστορικό των πληροφοριών που έχει μεταφέρει ο χρήστης στον προμηθευτή, όπως οι επιθυμητές λειτουργίες και η εμφάνιση της διεπαφής
2. Το ιστορικό των διαφόρων προβλημάτων που έχουν προκύψει κατά τη διάρκεια των φάσεων ανάπτυξης από την πλευρά του προμηθευτή (όπως η απρόσμενη αποχώρηση μελών ή οι καθυστερήσεις στο χρονοδιάγραμμα λόγω ανεπαρκούς έρευνας και οι αιτίες αυτών)

Σχετικά με το δεύτερο σημείο, ιδιαίτερα επιρρεπείς σε απρόβλεπτα προβλήματα είναι οι περιπτώσεις όπου αναπτύσσεται ένα νέο σύστημα παράλληλα με την κατάργηση ενός παλαιού. Η μεταφορά δεδομένων από το παλιό στο νέο σύστημα είναι μια διαδικασία που συχνά συνοδεύεται από προβλήματα. Μια λεπτομερής ανάλυση των νομικών ζητημάτων που σχετίζονται με τέτοια προβλήματα παρέχεται στο παρακάτω άρθρο.

Συνοπτικά

Αυτά είναι τα κατευθυντήρια οδηγήματα για το πώς να διατηρείτε τα πρακτικά συνεδριάσεων στο πεδίο ανάπτυξης συστημάτων από μια νομική σκοπιά. Εκτός από τις πρακτικές οδηγίες, είναι σημαντικό να εμβαθύνουμε την κατανόησή μας στη σχέση μεταξύ των θεμάτων «νομικής», «ανάπτυξης συστημάτων» και «διαχείρισης εγγράφων». Η ανάπτυξη συστημάτων συχνά εμπλέκει πολλά άτομα και οργανισμούς και είναι επιρρεπής στην εξέλιξη σε μεγάλης κλίμακας εμπορικές συναλλαγές, γεγονός που καθιστά την πρόληψη και τη διαχείριση των συναφών διαφορών σημαντική. Επιπλέον, η ανάγκη διατήρησης αποδείξεων από νομική σκοπιά υπογραμμίζει τη σημασία της ύπαρξης εγγράφων που μπορούν να επιβεβαιωθούν αντικειμενικά από οποιονδήποτε.

Βεβαίως, η πλήρης γλωσσική αποτύπωση όλων των ανταλλαγών και της προόδου ενός έργου μπορεί να είναι βαρύ φορτίο και μη ρεαλιστική. Ωστόσο, είναι σημαντικό να αναγνωρίζουμε ποια θέματα είναι νομικά σημαντικά και να προχωρούμε στην κατάλληλη τεκμηρίωση τους όποτε είναι απαραίτητο. Αυτό το σημείο θα πρέπει να γίνει ευρέως αναγνωρισμένο από όλους όσους εμπλέκονται στον επιχειρηματικό κόσμο, ανεξάρτητα από το αν είναι ειδικοί στον νομικό τομέα ή όχι.