Métodos de procedimiento de opt-in en la distribución de boletines electrónicos

En el marketing por correo electrónico, anteriormente el correo directo era el enfoque principal, pero con la popularización de Internet, la importancia de los “boletines por correo electrónico” ha aumentado significativamente.

La facilidad y velocidad de poder enviar boletines a usuarios de todo el mundo con solo hacer clic, junto con el bajo costo, son los grandes atractivos de los boletines por correo electrónico.

Sin embargo, si no se cumple con las leyes y regulaciones pertinentes al enviar boletines, existe la posibilidad de enfrentar castigos como encarcelamiento o multas.

En particular, muchas personas no están familiarizadas con la importante “regulación de opt-in”, por lo que en esta ocasión explicaremos de manera fácil de entender el “procedimiento de opt-in para la distribución de boletines por correo electrónico” necesario para distribuir boletines de manera segura.

¿Qué es la regulación Opt-in?

“Opt-in” se refiere a la acción de un destinatario que solicita previamente a un remitente de correo electrónico específico que envíe un correo electrónico, o que da su “consentimiento” para que se envíe un correo electrónico. La prohibición de la publicidad por correo electrónico a destinatarios que no han mostrado su “consentimiento” se conoce como “regulación Opt-in”.

Hasta la reforma legal de 2008, se adoptó un sistema que prohibía el envío de correos electrónicos a destinatarios que habían notificado al remitente su rechazo a recibirlos, conocido como “Opt-out”. Sin embargo, debido al aumento en el número de casos, se cambió al “sistema Opt-in”.

La base de la regulación Opt-in es el artículo 3, párrafo 1, de la Ley Japonesa de Correo Electrónico Específico (Ley sobre la Normalización del Envío de Correo Electrónico Específico, etc.).

Artículo 3 (Restricciones en el envío de correo electrónico específico)
El remitente no debe enviar correo electrónico específico a ninguna persona que no sea la siguiente:
1. Aquellos que han notificado previamente al remitente o al encargado del envío (la persona que ha encargado el envío del correo electrónico (limitado a las organizaciones con fines de lucro y las personas que realizan negocios). Lo mismo se aplica a continuación.) que solicitan o consienten en el envío de correo electrónico específico.
2. Además de lo mencionado en el punto anterior, aquellos que han notificado su dirección de correo electrónico al remitente o al encargado del envío de acuerdo con las disposiciones del Reglamento del Ministerio de Asuntos Internos y Comunicaciones y del Reglamento del Gabinete.
3. Además de lo mencionado en los dos puntos anteriores, aquellos que tienen una relación comercial con la persona que realiza negocios relacionados con la publicidad o promoción a través del correo electrónico específico.
4. Además de lo mencionado en los tres puntos anteriores, las organizaciones o individuos (limitados a aquellos que realizan negocios) que han publicado su dirección de correo electrónico de acuerdo con las disposiciones del Reglamento del Ministerio de Asuntos Internos y Comunicaciones y del Reglamento del Gabinete.

Correo electrónico específico

El “correo electrónico específico” se refiere a los correos electrónicos enviados por remitentes (organizaciones o individuos) con fines de lucro para publicidad o promoción. Sin embargo, los siguientes tipos de correos electrónicos también se consideran “correos electrónicos enviados para publicidad o promoción”:

• Correos electrónicos cuyo propósito de envío incluye dirigir a los destinatarios a un sitio web que intenta publicitar o promocionar información sobre servicios o productos comerciales.
• Correos electrónicos que pretenden dirigir a los destinatarios a un sitio web con fines comerciales, disfrazados de invitaciones a redes sociales, notificaciones de premios ganados, correos electrónicos de amigos o contactos de otros miembros en sitios web de membresía.

Sin embargo, los siguientes tipos de correos electrónicos no se consideran “correos electrónicos específicos”:

• Correos electrónicos que notifican las condiciones de transacción, como comunicaciones administrativas que guían las condiciones de transacción o notificaciones de facturación, que no contienen contenido publicitario o promocional y que no dirigen a los destinatarios a un sitio web de publicidad o promoción.
• Correos electrónicos que son simplemente saludos estacionales y que no contienen contenido publicitario o promocional y que no dirigen a los destinatarios a un sitio web de publicidad o promoción.
• Correos electrónicos enviados por organizaciones sin fines de lucro, como organizaciones políticas, religiosas, ONGs, sindicatos, etc.

Sanciones

Si se viola la Ley Japonesa de Correo Electrónico Específico, el Ministro de Asuntos Internos y Comunicaciones y el Primer Ministro pueden emitir “órdenes de conformidad”, “órdenes de mejora” y “cancelación de registro” al remitente.

Además, si se envía un correo electrónico con información falsa del remitente o si no se cumple con las diversas órdenes, se puede imponer una pena de prisión de hasta un año o una multa de hasta 1 millón de yenes (en el caso de una corporación, además de castigar al actor, se puede imponer una multa de hasta 30 millones de yenes a la corporación).

Excepciones a la regulación de Opt-In

En la regulación de Opt-In, además de los casos en los que el destinatario ha expresado su “consentimiento” para recibir un correo electrónico específico, se permite el envío de este tipo de correos a las personas que se describen a continuación.

Personas que han proporcionado su dirección de correo electrónico por escrito

Si se entrega un “documento escrito”, como una tarjeta de visita, en el que se indica la dirección de correo electrónico del propio interesado, se entiende que este es consciente de que puede recibir correos electrónicos de la otra parte. Por lo tanto, la otra parte puede enviar un correo electrónico específico incluso sin el “consentimiento” del destinatario.

Además, incluso si no se trata de un “documento escrito”, si se proporciona una dirección de correo electrónico a través de un sitio web, por ejemplo, se puede enviar un correo electrónico específico sin el “consentimiento” del destinatario en los siguientes casos:

• Cuando se incluyen anuncios en correos electrónicos sobre asuntos importantes como “la formalización de un contrato”, “el contenido del contrato”, “la confirmación del pedido”
• Cuando se incluyen anuncios en una parte de los correos electrónicos, como boletines informativos, que se envían con el “consentimiento” del destinatario
• Cuando se incluyen anuncios como condición para el uso gratuito de direcciones de correo electrónico gratuitas que se pueden obtener sin coste alguno

※Tenga en cuenta que el intercambio de tarjetas de visita en línea no se considera un “documento escrito”, por lo que está sujeto a la regulación de Opt-In.

Personas con las que se tiene una relación comercial

Por ejemplo, si un cliente que ha abierto una cuenta en una institución financiera sigue utilizando dicha institución, se considera que existe una relación comercial entre la institución financiera y el cliente, y en este caso se aplica una excepción a la regulación de Opt-In.

Sin embargo, si un cliente ha realizado una única compra en una tienda online, no se puede decir que exista una relación comercial continua entre la tienda online y el cliente, por lo que se aplica la regulación de Opt-In.

Personas que han hecho pública su dirección de correo electrónico

El propósito de hacer pública una dirección de correo electrónico es recibir correos electrónicos de terceros, por lo que se considera que se permite el envío de correos electrónicos específicos y se excluye de la regulación de Opt-In. Sin embargo, si se indica que se rechaza la recepción de correos electrónicos específicos, se aplica la regulación de Opt-In.

Método de Procedimiento de Opt-In

Método para obtener el “consentimiento”

Lo más importante en la regulación de opt-in es obtener la expresión de “consentimiento” del destinatario para el envío de un correo electrónico específico. Para determinar si se ha obtenido el “consentimiento”, se requieren los siguientes requisitos:

• El destinatario debe estar consciente de que se realizará el “envío de un correo electrónico específico”
• Debe haber una “expresión de aprobación” para ello

Para aclarar la obtención del “consentimiento”, es necesario obtener una respuesta, como un correo electrónico de consentimiento o confirmación, del destinatario.

<Ejemplo>
“※Este correo electrónico se envía a aquellos que han participado en nuestros seminarios en el pasado, aquellos que nos han consultado, etc. Si desea recibir nuestro boletín de correo electrónico sobre nuestros servicios y productos, por favor responda a este correo electrónico.

Cómo mostrar para obtener el “consentimiento”

Para obtener el “consentimiento”, el destinatario debe ser consciente de ① el remitente del correo electrónico y ② que se enviará un correo electrónico con publicidad. Los puntos recomendados para mostrar esto son los siguientes:

• Destacar con el “tamaño” y “color” de las letras
• Colocar los elementos a mostrar cerca del “botón de suscripción”
• El cuadro de verificación “Deseo recibir correos electrónicos publicitarios” debe estar en blanco, y el destinatario debe marcarlo por sí mismo (predeterminado: desactivado)
• Si el cuadro de verificación “Deseo recibir correos electrónicos publicitarios” ya está marcado (predeterminado: activado), asegúrese de que el destinatario pueda reconocer que está marcado, por ejemplo, con color o subrayado
• Si se van a enviar correos electrónicos con publicidad de varios operadores, se deben incluir “tipo de negocio”, “nombre de la empresa”, “nombre del sitio”, etc.

Además, para evitar que el destinatario dé su “consentimiento” por error, se recomienda mostrar ① que ha dado su consentimiento para el envío de un correo electrónico específico, ② el título del correo electrónico específico, etc., en la pantalla de confirmación de la suscripción.

Recomendación de Double Opt-In

El double opt-in es un método que confirma el “consentimiento” para el envío de un correo electrónico específico mediante el envío de un correo electrónico de confirmación que no contiene contenido publicitario a la dirección de correo electrónico del destinatario que ha dado su “consentimiento” para el envío del correo electrónico, y la respuesta del destinatario.

Esto se recomienda como un método efectivo para prevenir el consentimiento de “suplantación de identidad” utilizando la dirección de correo electrónico de otra persona sin permiso y para demostrar el “consentimiento” del destinatario.

¿Es posible obtener el “consentimiento” por teléfono?

Legalmente, no se limita el método para obtener el consentimiento, por lo que obtener el consentimiento por teléfono también es válido. Sin embargo, debido a la obligación de “guardar los registros que demuestran el consentimiento”, debe guardar los registros que muestren las circunstancias de la obtención del consentimiento, como el “momento” y el “método”.

Obligaciones del remitente de boletines electrónicos

Los remitentes de boletines electrónicos y otros correos electrónicos específicos tienen varias obligaciones, además de obtener el “consentimiento” del destinatario.

Indicación de la opción de exclusión voluntaria (opt-out)

La Ley Japonesa de Correo Electrónico Específico y su Reglamento de Ejecución establecen la obligación de incluir las siguientes indicaciones en los correos electrónicos específicos:

• Nombre o denominación del responsable del envío del correo electrónico específico
• Dirección del responsable del envío
• Indicación de que se puede optar por la exclusión voluntaria (opt-out)
• Dirección de correo electrónico o dirección de página web para optar por la exclusión voluntaria
• Número de teléfono, dirección de correo electrónico o dirección de página web para quejas o consultas

<Ejemplo de indicación de la opción de exclusión voluntaria>
“Puede detener la distribución en cualquier momento a través del enlace en la parte inferior del correo electrónico.”

<Ejemplo de cómo optar por la exclusión voluntaria>
“Si desea detener la distribución, por favor hágalo a través del siguiente URL.”
“Aquí puede cambiar o cancelar el servicio de boletín electrónico.”

En cuanto a la opción de exclusión voluntaria, es importante que la indicación sea fácilmente reconocible por el destinatario en términos de “tamaño”, “color” y “ubicación” del texto.

Recomendación de añadir una política de privacidad

Se recomienda añadir una disposición sobre la política de privacidad que trate el “divulgación”, “corrección” y “cese de uso” de la información personal del destinatario, como su dirección de correo electrónico, antes de la indicación de “contacto” en el sitio web.

<Ejemplo>
“Nuestra empresa, en caso de recibir una solicitud de divulgación, corrección, adición, eliminación, cese de uso, eliminación, etc. (en adelante, “divulgación, etc.”) de la información personal que poseemos, confirmará que la persona que hace la solicitud es la persona en cuestión y responderá sin demora de acuerdo con la Ley de Protección de Información Personal.”

Si desea obtener más información sobre los “puntos clave para crear una política de privacidad teniendo en cuenta la Ley de Protección de Información Personal”, por favor consulte el siguiente artículo junto con este.

https://monolith.law/corporate/checkpoint-privacy-policy[ja]

Guardado de “registros que demuestren el consentimiento”

En la regulación de opt-in, la existencia o no del “consentimiento” previo del destinatario es importante para determinar la legalidad, por lo que la Ley de Correo Electrónico Específico, Artículo 3, Párrafo 2, obliga a guardar “registros que demuestren el consentimiento”.

Contenido del guardado

El contenido de los “registros que demuestren el consentimiento” a guardar será uno de los siguientes:

• Registros que muestren las circunstancias de la obtención del “consentimiento”, como la “dirección de correo electrónico”, “momento” y “método”
• En caso de obtener el “consentimiento” a través de un documento escrito, correo electrónico, sitio web, etc., registros de las partes formales, como el texto o la configuración de la pantalla presentada al destinatario al obtener el “consentimiento”

Periodo de guardado

El periodo de guardado se establece, en principio, hasta el día que transcurra un mes desde el día en que se detuvo el envío del correo electrónico específico. Sin embargo, si se viola la ley relacionada y se recibe una orden de medida, el periodo de guardado puede cambiar dependiendo del último día de envío, por lo que se requiere precaución.

Resumen

En esta ocasión, hemos explicado en detalle, basándonos en la ‘Ley Japonesa de Correo Electrónico Específico’ y otras leyes y regulaciones relacionadas, acerca de ① qué es la regulación de opt-in, ② las excepciones a la regulación de opt-in, ③ cómo proceder con el opt-in, y ④ las obligaciones del remitente del boletín de noticias.

Creemos que en la escena de negocios real, surgirán casos que no se mencionan en este artículo.

En tales casos, recomendamos que no tome decisiones por su cuenta, sino que consulte previamente con un abogado que tenga amplios conocimientos y experiencia.