Japanin työlainsäädännössä joustavien työaikajärjestelmien strateginen hyödyntäminen ja oikeudelliset riskit

Nykyinen liiketoimintaympäristö on jatkuvan muutoksen ja ennustamattomuuden leimaama. Jotta yritykset voivat säilyttää kilpailukykynsä ja saavuttaa kasvua tällaisessa ympäristössä, organisaation nopea ja tehokas reagointikyky työmäärän vaihteluihin on välttämätöntä. Kuitenkin Japanin työlainsäädäntö, jonka perusperiaatteena on työntekijöiden suojelu, asettaa työaikaan tiukkoja ja yhdenmukaisia sääntöjä. Tämä periaate on erittäin tärkeä työntekijöiden terveyden turvaamisessa, mutta toisaalta se voi rajoittaa yritysten joustavaa henkilöstön käyttöä ja tuottavuuden parantamista. Japanin työnormilain (Japanese Labor Standards Act) 32. pykälä rajoittaa työajan periaatteessa kahdeksaan tuntiin päivässä ja 40 tuntiin viikossa, ja tämän ylittävä työ on määritelty ‘yli-työajaksi’, jota hallitaan tiukasti ja josta on maksettava lisäpalkkaa.

Jotta voitaisiin sovittaa yhteen tämä periaatteellinen kehys ja liiketoiminnan käytännön vaatimukset, Japanin työlainsäädäntö on luonut joitakin poikkeuksellisia järjestelmiä. Näitä ovat ‘muunneltu työaikajärjestelmä’ ja ‘joustava työaikajärjestelmä’, jota edustavat esimerkiksi fleksiaika ja harkinnanvarainen työaika. Nämä järjestelmät eivät ole pelkkiä hallinnollisia vaihtoehtoja, vaan ne voivat olla tehokkaita strategisia työkaluja yrityksen tuottavuuden, henkilöstökulujen ja työntekijöiden työ- ja vapaa-ajan tasapainon optimoimiseksi. Muunneltu työaikajärjestelmä, joka mahdollistaa työajan suunnitelmallisen jakamisen työmäärän mukaan, fleksiaika, joka antaa työntekijöille vapauden päättää työpäivänsä alkamis- ja päättymisajankohdat, sekä harkinnanvarainen työaika, joka siirtää tiettyjen asiantuntijatehtävien osalta työajan hallinnan tulosten hallintaan, ovat kaikki erilaisia tavoitteita ja ominaisuuksia omaavia järjestelmiä. Kuitenkin näiden järjestelmien tarjoamat strategiset edut ovat yhteydessä niiden käyttöönottoon ja hallintaan liittyviin tiukkoihin laillisiin ja hallinnollisiin velvoitteisiin. Jos järjestelmän vaatimuksia ei täytetä edes yhdessä kohdassa, sen soveltaminen voidaan katsoa laillisesti mitättömäksi, mikä voi johtaa yritykselle tuhoisiin taloudellisiin riskeihin, kuten suuriin maksamattomien ylityökorvausten maksuvelvoitteisiin, jotka voivat ulottua menneisyyteen. Tässä artikkelissa syvennymme näiden työaikajärjestelmien lailliseen rakenteeseen, käyttöönoton edellytyksiin ja mahdollisiin riskeihin liikkeenjohdon näkökulmasta.

Periaatteet työaikasääntelyssä Japanissa

Japanin työlainsäädännön ytimessä työajan hallinnassa on “lakisääteisen työajan periaate”. Tämä periaate on määritelty Japanin työnormilain (Labor Standards Act) 32. pykälässä, ja se asettaa työnantajille tiukan ylärajan: työntekijöitä ei saa työllistää yli 40 tuntia viikossa tai yli 8 tuntia päivässä, taukoja lukuun ottamatta. Lakisääteinen työaika toimii työntekijöiden liiallisen työtaakan estämisen ja terveyden suojelun minimitasona. Työajan ylittäminen määritellään “yli- tai lisätyöksi” (overtime), ja se on laillisesti poikkeuksellinen toimenpide.

Työnantajan on täytettävä kaksi tärkeää laillista vaatimusta, jotta hän voi määrätä työntekijöitä tekemään ylitöitä. Ensinnäkin on solmittava kirjallinen sopimus ylitöistä työntekijöiden enemmistön muodostaman ammattiyhdistyksen kanssa tai, jos sellaista ei ole, työntekijöiden enemmistön edustajan kanssa. Tämä sopimus perustuu Japanin työnormilain 36. pykälään ja tunnetaan yleisesti nimellä “36-sopimus”. Toiseksi, kun 36-sopimus on solmittu ja ylityötä todella tehdään, työnantajan on maksettava ylitöistä lakisääteinen korotettu palkka (perusperiaatteena vähintään 25 % lisä).

Käytännössä ja juridisesti erittäin tärkeä ero on “lakisääteisen työajan” ja “sovitun työajan” välillä. Lakisääteinen työaika on laissa määritelty absoluuttinen yläraja, kun taas “sovitulla työajalla” tarkoitetaan kunkin yrityksen työjärjestyksessä tai työsopimuksessa määrittelemää työaikaa. Esimerkiksi, jos yritys määrittelee työpäivän alkavaksi klo 9 ja päättyväksi klo 17, tauon ollessa yksi tunti, yrityksen sovittu työaika on 7 tuntia. Tämän sovitun työajan on aina mahtuttava lakisääteisen työajan, eli 8 tunnin päivässä ja 40 tunnin viikossa, rajojen sisälle. Tämä ero on ratkaiseva ylityökorvauksen laskennassa. Sovitun työajan (esimerkiksi 7 tuntia) ylittäminen ei vielä aiheuta lakisääteistä ylityökorvausvelvollisuutta, jos lakisääteistä työaikaa (8 tuntia) ei ole saavutettu (tässä esimerkissä 1 tunti), ja sitä kutsutaan “lakisääteiseksi ylityöksi”. Toisaalta, lakisääteisen työajan ylittävä työ on “lakisääteistä ylityötä”, ja vaatii aiemmin mainitun 36-sopimuksen ja ylityökorvauksen maksamisen.

Ymmärrys tästä periaatteellisesta sääntelystä on lähtökohta harkittaessa muunneltua työaikajärjestelmää tai muita joustavia järjestelmiä. Myöhemmin käsiteltävät järjestelmät ovat poikkeuksia “8 tunnin päivä, 40 tunnin viikko” -periaatteeseen, jotka laki on erityisesti sallinut. Oikeusteorian mukaan poikkeussäännöksen soveltamiseksi on täytettävä kaikki sen asettamat vaatimukset täydellisesti. Jos menettelyllisistä virheistä tai käytännön virheistä johtuen vaatimuksia ei katsota täytetyiksi, poikkeussäännöksen soveltaminen hylätään ja työaika lasketaan periaatteiden mukaisesti. Tämä sisältää merkittävän riskin yrityksen johdolle. Esimerkiksi, jos yritys on käsittänyt käyttävänsä muunneltua työaikajärjestelmää, mutta vuosien kuluttua havaitaan, että käyttöönotossa on ollut puutteita, koko järjestelmä voidaan katsoa mitättömäksi ja kaikki ylityötunnit lasketaan uudelleen ylitöinä. Tämän seurauksena yritys voi joutua maksamaan odottamattoman suuria maksamattomia ylityökorvauksia. Siksi näitä joustavia järjestelmiä ei pidä pitää vain kätevinä työkaluina, vaan ne ovat korkean riskin oikeudellisia kehyksiä, joissa vaaditaan tiukkaa noudattamista.

Muunneltu työaikajärjestelmä: Joustava kehys työmäärän vaihteluihin vastaamiseksi Japanissa

Muunneltu työaikajärjestelmä on suunniteltu vastaamaan työmäärän kausittaisiin ja kuukausittaisiin vaihteluihin, tavoitteena työvoiman tehokas jakautuminen ja kokonaistyöajan lyhentäminen. Järjestelmän ydin on, että jos tietyn ajanjakson (kohdejakson) keskimääräinen viikoittainen työaika ei ylitä laissa määrättyä 40 tunnin työaikaa, voidaan työnantajan ja työntekijöiden välisellä sopimuksella tai työehtosopimuksella määritellä, että tiettyinä päivinä voidaan työskennellä yli 8 tuntia tai tiettyinä viikkoina yli 40 tuntia ilman, että se välittömästi katsotaan ylityöksi. Tämän ansiosta yritykset voivat asettaa kiireisinä aikoina pidemmät työajat ja hiljaisina kausina lyhyemmät, synkronoiden työajan työmäärän vaihteluiden kanssa. Tämän seurauksena yritykset voivat vähentää tehottomia odotusaikoja hiljaisina kausina ja hillitä ylityötä kiireisinä aikoina, mikä mahdollistaa henkilöstökulujen optimoinnin ja tuottavuuden parantamisen.

Japanin työlainsäädäntö määrittelee kohdejakson pituudesta riippuen pääasiassa kaksi muunneltua työaikajärjestelmää.

Kuukausittainen vaihteleva työaikajärjestelmä Japanissa

Kuukausittainen vaihteleva työaikajärjestelmä on suunniteltu kattamaan tietty ajanjakso enintään yhden kuukauden sisällä ja soveltuu erityisesti liiketoimintaan, jossa työmäärä vaihtelee syklisesti kuukauden aikana. Esimerkiksi kirjanpidon osastot, joilla työ kasautuu kuun lopussa, tai palvelualan yritykset, jotka järjestävät tapahtumia tiettyinä viikkoina, ovat tyypillisiä esimerkkejä. Tämän järjestelmän käyttöönotto edellyttää työntekijöiden ja työnantajien välistä sopimusta ja ilmoituksen tekemistä paikalliselle työsuojeluviranomaiselle tai työaikajärjestelmää koskevien määräysten sisällyttämistä työehtosopimukseen tai vastaaviin asiakirjoihin. Tärkein vaatimus tämän järjestelmän hallinnoinnissa on, että kohdekuukauden jokaisen päivän työajat on määriteltävä etukäteen ennen kyseisen ajanjakson alkua työvuorolistassa tai vuorotaulukossa ja tiedotettava työntekijöille. Työnantajan ei periaatteessa ole sallittua muuttaa kerran vahvistettuja työaikoja omien tarpeidensa mukaan.  

Vuoden yksikköinen muuttuva työaikajärjestelmä Japanissa

Vuoden yksikköinen muuttuva työaikajärjestelmä on suunniteltu kattamaan yli kuukauden mutta enintään vuoden mittaisia ajanjaksoja ja soveltuu erityisesti liiketoimintaan, jossa työmäärä vaihtelee suuresti vuodenaikojen mukaan, kuten rakennusalalla, matkailualalla ja tiettyjä tuotteita valmistavilla yrityksillä. Koska kyseessä on pitkä ajanjakso, työntekijöihin kohdistuva vaikutus on merkittävä, minkä vuoksi kuukausittaiseen järjestelmään verrattuna siihen sovelletaan tiukempia sääntöjä. Järjestelmän käyttöönotto edellyttää työehtosopimuksen määräysten sisällyttämistä työjärjestykseen, työehtosopimuksen solmimista sekä sopimuksen ilmoittamista työnormivalvontavirastoon.

Tässä järjestelmässä on useita ylärajoja työntekijöiden liiallisen työtaakan estämiseksi. Tarkemmin sanottuna päivittäisen työajan yläraja on 10 tuntia ja viikoittaisen työajan yläraja on 52 tuntia. Lisäksi koko ajanjakson aikana työpäivien kokonaismäärällä on yläraja, joka on periaatteessa enintään 280 päivää vuodessa. Lisäksi työntekijöitä voidaan periaatteessa velvoittaa työskentelemään yhtäjaksoisesti enintään kuusi päivää. Nämä ylärajat ovat ehdottomia ja niitä on noudatettava, vaikka vuoden keskimääräinen viikoittainen työaika jäisikin alle 40 tunnin.

“Erityisen” vaatimukset ja oikeudelliset riskit Japanissa

Japanissa muuttuvan työaikajärjestelmän tehokkuuteen vaikuttava keskeinen oikeudellinen käsite on “erityisen” vaatimukset. Tämä tarkoittaa periaatetta, jonka mukaan kunkin työpäivän työajat on määriteltävä etukäteen konkreettisesti ja varmasti kohdejakson aikana. Jos “erityisen” vaatimuksia ei katsota täytetyiksi, muuttuvan työaikajärjestelmän itsensä voidaan katsoa olevan mitätön. Japanin tuomioistuimet tulkitsevat tätä vaatimusta erittäin tiukasti eivätkä salli työnantajalle laajaa harkintavaltaa työaikojen jälkikäteiseen muuttamiseen.

Merkitsevänä oikeustapauksena voidaan mainita JR West Japanin Hiroshiman haarakonttorin tapaus (Hiroshiman korkeimman oikeuden päätös, 25. kesäkuuta 2002 (2002)). Tässä tapauksessa yrityksen työjärjestyksessä oli pykälä, joka salli “työtehtävien vaatimuksesta johtuen määrätyn työajan muuttamisen”. Oikeus katsoi, että tällainen yleinen ja abstrakti säännös mahdollistaa työnantajan muuttaa työaikoja mielivaltaisesti työtehtävien vaatimusten perusteella, mikä kumoaa työaikojen “erityisen” määrittelyn tarkoituksen, jonka työlainsäädäntö edellyttää. Seurauksena tämä pykälä katsottiin mitättömäksi ja muuttuvan työaikajärjestelmän soveltaminen hylättiin.

Lisäksi Direx-tapauksessa (Nagasaki District Courtin päätös, 26. helmikuuta 2021 (2021)), yrityksen laatima työvuorolista sisälsi ennalta määrätyn määrän ylityötunteja säännöllisen työajan lisäksi. Oikeus totesi, että muuttuvan työaikajärjestelmän sallima lakisääteisen työajan kokonaiskehyksen ylittäminen alun perin oli mitätön, koska kuukauden keskimääräisen työajan tulee olla enintään 40 tuntia viikossa.

Näistä oikeustapauksista johdetut johtopäätökset yritysjohtamiselle ovat erittäin tärkeitä. Muuttuva työaikajärjestelmä ei ole, kuten nimestä voisi päätellä, järjestelmä, joka mahdollistaa työaikojen joustavan muuttamisen päivittäisten olosuhteiden mukaan. Sen sijaan se on järjestelmä, joka mahdollistaa työaikojen uudelleenjaon “ennustettavissa olevien” työmäärien vaihteluiden mukaisesti “ennakkosuunnitelman” perusteella. Kerran asetettua aikataulua ei periaatteessa voida muuttaa, mikä tuo mukanaan jäykkyyttä. Siksi yritysjohtajien on harkittaessa tämän järjestelmän käyttöönottoa kysyttävä itseltään, ovatko heidän liiketoimintansa työmäärän vaihtelut ennustettavissa ja voiko päivittäiset työajat määrittää ennen kohdejakson (kuukausi tai vuosi) alkua. Jos yritys toimii mallilla, joka vaatii jatkuvaa henkilöstön uudelleensijoittelua äkillisten tilausten tai odottamattomien ongelmien vuoksi, muuttuva työaikajärjestelmä ei ole ratkaisu vaan voi päinvastoin aiheuttaa vakavia oikeudellisia riskejä.

Joustava työaikajärjestelmä: Työntekijöiden harkintavaltaa hyödyntävä lähestymistapa

Toisin kuin muunneltu työaikajärjestelmä, joka on työnantajan suunnitelmaan perustuva top-down -tyyppinen lähestymistapa työaikojen jakamiseen, seuraavaksi käsiteltävät liukuvan työajan järjestelmä ja harkinta-aikajärjestelmä perustuvat bottom-up -tyyppiseen ajatteluun, joka hyödyntää työntekijöiden yksilöllistä harkintavaltaa ja autonomiaa. Nämä järjestelmät pyrkivät perustavanlaatuisesti muuttamaan työaikojen hallintatapoja, tavoitteenaan tuottavuuden parantaminen ja moninaisten työskentelytapojen toteuttaminen Japanissa.

Joustava työaika Japanissa

Joustava työaika on määritelty Japanin työnormilain (日本の労働基準法, Heisei (1989) 32 artiklan 3 kohdassa) ja se on järjestelmä, jossa työntekijät voivat itsenäisesti päättää päivittäiset työaikansa tietyn ajanjakson (tasoitusjakson) aikana, kunhan pysyvät ennalta määrätyn kokonaistyöajan rajoissa. Järjestelmän tarkoituksena on mahdollistaa työntekijöille työskentely heidän tehokkaimpina aikoinaan samalla kun he tasapainottavat työ- ja yksityiselämäänsä. Yritykset voivat valinnaisesti asettaa “ydinaikaa”, jolloin kaikkien työntekijöiden on oltava töissä, ja “joustavaa aikaa”, jolloin työntekijät voivat saapua ja lähteä töistä milloin tahansa ydinaikojen sisällä.

Joustavan työajan käyttöönottoa varten on tarpeen sisällyttää työaikajärjestelyt työehtosopimukseen ja sopia seuraavista asioista:

• Kohderyhmänä olevien työntekijöiden laajuus
• Tasoitusjakso (rajoitettu enintään kolmeen kuukauteen)
• Tasoitusjaksolla tehtävän kokonaistyöajan (säännöllinen työaika)
• Päivittäisen työajan standardi

Erityisen tärkeää on tasoitusjakson käsittely. Vuoden 2019 (Reiwa 1) lainsäädännön uudistuksen myötä tasoitusjakson enimmäispituus venytettiin yhdestä kuukaudesta kolmeen kuukauteen, mikä mahdollistaa joustavamman käytön. Jos tasoitusjakso ylittää yhden kuukauden, on velvollisuus ilmoittaa solmittu työehtosopimus alueellisen työnormivalvontaviranomaisen johtajalle.

Joustavan työajan ylityöt eroavat merkittävästi muista järjestelmistä. Ylityöt lasketaan ei päivittäin tai viikoittain, vaan tasoitusjakson päättyessä, ja ne syntyvät vain, jos todellinen työaika ylittää ennalta määrätyn kokonaistyöajan. Jos tasoitusjakso ylittää yhden kuukauden, laskenta muuttuu monimutkaisemmaksi: ensin tarkistetaan, onko kuukaudessa ylittynyt keskimäärin 50 tuntia viikossa, ja sen jälkeen lasketaan ylityöt koko tasoitusjaksolta, jos säädetty kokonaistyöaika ylittyy.

Liikkeenjohdon näkökulmasta joustavan työajan suorat hyödyt eivät ole niinkään henkilöstökulujen vähentämisessä, vaan työntekijöiden autonomian lisäämisessä, mikä johtaa tuottavuuden kasvuun, työntekijöiden tyytyväisyyden ja työ- ja elämän tasapainon parantumiseen, sekä sitä kautta alhaisempaan henkilöstön vaihtuvuuteen ja kyvykkäiden työntekijöiden houkutteluun ja pitämiseen yrityksessä.

Japanin harkinnanvarainen työaikajärjestelmä

Harkinnanvarainen työaikajärjestelmä edustaa yhtä suurimmista poikkeuksista työajan hallinnan periaatteista. Järjestelmä on tarkoitettu erityisesti sellaisiin tehtäviin, joissa työn luonteen vuoksi on tarpeen antaa työntekijälle huomattavaa harkintavaltaa työsuorituksen tavan ja aikataulun suhteen. Työntekijän ja työnantajan etukäteen sopima työaika (oletettu työaika) katsotaan työsuoritetuksi riippumatta todellisista työtunneista. Tämän järjestelmän alla arvioinnin mittari siirtyy ‘ajasta’ ‘tuloksiin’. Näin ollen, mikäli oletettu työaika ei ylitä laillista työaikaa, joka on kahdeksan tuntia, ylityökorvauksia ei periaatteessa makseta, ellei työskennellä yöaikaan (klo 22–05) tai laillisina vapaapäivinä, jolloin erillinen korvaus on maksettava.

Harkinnanvaraisessa työaikajärjestelmässä on kaksi päätyyppiä työn luonteen mukaan.

Ensinnäkin on asiantuntijatehtäviin sovellettava harkinnanvarainen työaikajärjestelmä. Tämä järjestelmä on rajoitettu vain Japanin työlainsäädännön täytäntöönpanosääntöjen ja työministeriön ilmoituksen mukaisesti määriteltyihin kahteenkymmeneen asiantuntijatehtävään. Näihin kuuluvat muun muassa uusien tuotteiden ja teknologioiden tutkimus- ja kehitystyöntekijät, tietojenkäsittelyjärjestelmien analyytikot ja suunnittelijat, suunnittelijat, asianajajat ja tilintarkastajat. Lista on rajattu, ja tuomioistuimet tulkitsevat kohdetyötä hyvin tiukasti. Järjestelmän käyttöönotto edellyttää työehtosopimuksen tekemistä ja ilmoituksen tekemistä työnormivalvontaviranomaiselle, ja lisäksi huhtikuussa 2024 (Gregoriaaninen kalenterivuosi) voimaan tulevan lainmuutoksen myötä järjestelmän soveltamisesta on saatava jokaisen työntekijän yksilöllinen suostumus.

Toiseksi on suunnittelutehtäviin sovellettava harkinnanvarainen työaikajärjestelmä. Tämä järjestelmä kohdistuu työntekijöihin, jotka työskentelevät yrityksen ‘pääkonttorissa tai muussa liiketoiminnan kannalta tärkeässä päätöksenteon paikassa’ ja jotka osallistuvat ‘liiketoiminnan suunnitteluun, ehdotusten tekemiseen, tutkimukseen ja analysointiin’. Toisin kuin asiantuntijatehtävissä, suunnittelutehtävät on määritelty abstraktisti, joten niiden soveltamisalaa on arvioitava varoen. Käyttöönotto on erittäin tiukkaa. Ensin on perustettava työnantajan ja työntekijöiden edustajista koostuva ‘työmarkkinakomitea’, joka määrittelee järjestelmän yksityiskohdat komitean jäsenten viiden neljäsosan enemmistöllä ja ilmoittaa ne työnormivalvontaviranomaiselle. Lisäksi on saatava yksilöllinen suostumus jokaiselta kohdetyöntekijältä.

Harkinnanvaraisen työaikajärjestelmän käyttöönottoon ja hallintaan liittyy vakavia oikeudellisia riskejä. Legacy ja muut yhtiöt -tapauksessa (Tokion korkeimman oikeuden päätös 27. helmikuuta 2014) tuomioistuin totesi, että asiantuntijatehtäviin sovellettavan harkinnanvaraisen työaikajärjestelmän piiriin kuuluva ‘veroneuvojan tehtävä’ rajoittuu niihin, jotka ovat saaneet valtion veroneuvojan pätevyyden ja ovat rekisteröityneet veroneuvojarekisteriin. Näin ollen, vaikka pätevyydetön työntekijä suorittaisi käytännössä samankaltaisia tehtäviä, järjestelmää ei voida soveltaa. Tämä päätös korostaa oikeuslaitoksen tiukkaa asennetta tehtävien muodollisten vaatimusten tulkinnassa. Lisäksi on tapauksia, joissa työntekijöille ei käytännössä anneta juurikaan harkintavaltaa työnsä suorittamisessa, mutta järjestelmää sovelletaan silti. Tällaiset nimelliset harkinnanvaraiset työaikajärjestelmät voidaan nähdä keinona välttää ylityökorvauksia, ja ne voivat johtaa työnormivalvontaviranomaisen korjaaviin toimenpiteisiin ja oikeudenkäynteihin.

Näitä seikkoja huomioon ottaen on selvää, että harkinnanvarainen työaikajärjestelmä on hyvin rajoitettu järjestelmä, joka eroaa merkittävästi länsimaisen työlainsäädännön laajasta ‘toimihenkilöiden poikkeuksesta’. Erityisesti suunnittelutehtäviin sovellettavan harkinnanvaraisen työaikajärjestelmän vaatima työmarkkinakomitean perustaminen ja korkea päätöksentekovaatimus toimivat tarkoituksellisina oikeudellisina esteinä järjestelmän laajentamisen estämiseksi. Järjestelmän alkuperäinen tarkoitus on tunnustaa vain pienen ryhmän korkeasti koulutettujen asiantuntijoiden työskentelytapa, jossa työajan pituudella ja tuloksilla ei ole mitään yhteyttä. Siksi johtajien ei tulisi nähdä tätä järjestelmää helppona keinona vähentää henkilöstökuluja. Lähtökohtana ei tulisi olla ‘vastaavatko työntekijämme näitä tiukkoja laillisia määritelmiä’, vaan ‘onko organisaatiossamme itsenäisiä ammattilaisia, joille työn hallinta ajankäytön kautta on täysin merkityksetöntä’. Tämä lähestymistapa on viisas tapa välttää oikeudellisia riskejä.

Eri työaikajärjestelmien vertailuanalyysi ja strateginen valinta

Aiemmin yksityiskohtaisesti käsittelemämme eri työaikajärjestelmät omaavat kullakin omat tavoitteensa, vaatimuksensa ja riskinsä. Jotta yritys voi valita tilanteeseensa parhaiten sopivan järjestelmän, on välttämätöntä vertailla näitä ominaisuuksia monipuolisesti ja tehdä strategisia päätöksiä. Ei riitä, että tarkastelee vain järjestelmien pinnallisia piirteitä; on syvällisesti analysoitava yrityksen liiketoimintamallia, työn luonnetta, työntekijöiden kokoonpanoa sekä hyväksyttävissä olevia hallinnollisia kustannuksia ja oikeudellisia riskejä.

Strategisia valintoja tehtäessä päätöskriteerit voidaan tiivistää pääasiassa neljään kohtaan.

Ensinnäkin, “työmäärän vaihtelun luonne”. Jos työmäärän vaihtelu johtuu kausiluonteisista tai kuukausittaisista sykleistä ja on ennustettavissa suurella tarkkuudella, muuttuva työaikajärjestelmä voi olla tehokas vaihtoehto. Erityisesti vuosittaisen vaihtelun kohdalla vuosittainen muuttuva työaikajärjestelmä ja kuukausittaisen vaihtelun kohdalla kuukausittainen muuttuva työaikajärjestelmä voivat suoraan edistää henkilöstökulujen optimointia. Kuitenkin, jos työmäärän vaihtelu on ennustamatonta ja päivittäinen tilanne vaatii joustavaa henkilöstön sijoittelua, muuttuvan työaikajärjestelmän “ennakkosuunnittelu ja kiinteys” -vaatimus voi muodostua kahleeksi, eikä sen käyttöönotto ole realistista.

Toiseksi, “tuottavuuden lähde”. Tuottavuus, joka maksimoidaan keskitetyn suunnittelun ja tehokkaan henkilöstön sijoittelun kautta, kuten valmistusteollisuudessa ja joissakin palvelualoilla, sopii muuttuvaan työaikajärjestelmään. Toisaalta, jos tuottavuus syntyy työntekijöiden itsenäisyydestä, luovuudesta ja omatoimisesta ajankäytöstä, kuten tutkimus- ja kehitystyössä tai konsultoinnissa, joustava työaika ja asiantuntijatyön harkinnanvarainen työaika tarjoavat maaperän kykyjen täyteen hyödyntämiseen.

Kolmanneksi, “kohderyhmänä olevien työntekijöiden ominaisuudet”. Sekä muuttuva työaikajärjestelmä että joustava työaika voivat periaatteessa kohdistua kaikkiin työntekijöihin. Sitä vastoin asiantuntijatyön harkinnanvarainen työaika soveltuu vain laissa tiukasti määriteltyihin erityisiin asiantuntijatehtäviin tai yrityksen johtotehtävissä suunnittelu- ja valmistelutyötä tekeville. Siksi asiantuntijatyön harkinnanvarainen työaika tulisi nähdä ei niinkään koko yritystä koskevana järjestelmänä, vaan tarkasti kohdennettuna toimenpiteenä vain harvoille työntekijöille.

Neljänneksi, “hallintakyky ja riskinsietokyky”. Käyttöönoton ja ylläpidon helppouden sekä oikeudellisten riskien vähäisyyden näkökulmasta kuukausittainen joustava työaika on vähiten kuormittava. Vuosittainen muuttuva työaikajärjestelmä vaatii monien ylärajojen noudattamista ja jäykkien vuosisuunnitelmien hallintaa, mikä edellyttää korkeaa hallintakykyä. Asiantuntijatyön harkinnanvarainen työaika, erityisesti suunnittelutyötä koskeva, sisältää erittäin monimutkaisia käyttöönottoon liittyviä menettelyjä ja vakavia oikeudellisia riskejä liittyen kohdetyön ja kohdehenkilöiden soveltuvuuteen, joten ilman korkeatasoista oikeudellista ja työvoimahallintoa sekä riskinsietokykyä sen käyttöönottoa ei tulisi harkita.

Näiden analyysien yhdistäminen osoittaa, että kullakin järjestelmällä on selkeä käyttötarkoitus. Alla oleva taulukko on järjestetty strategisesta näkökulmasta ja se on suunniteltu auttamaan johtajia päätöksenteossa vertailemalla aiemmin keskusteltuja seikkoja.

Tätä taulukkoa hyödyntämällä yritykset voivat nopeasti ja tarkasti arvioida, mikä järjestelmä sopii parhaiten niiden tavoitteisiin ja tilanteeseen sekä mitä riskejä valintaan liittyy.

Yhteenveto

Tässä artikkelissa olemme käsitelleet yksityiskohtaisesti Japanin työlainsäädännön määrittelemiä muuttuvaa työaikajärjestelmää, joustavaa työaikajärjestelmää ja harkinnanvaraisen työajan järjestelmää, niiden oikeudellista rakennetta, käytännön vaatimuksia sekä niiden asemaa liikkeenjohdon strategiassa. Lähtökohtana Japanin tiukat työaikasäännökset, on käynyt ilmi, että nämä järjestelmät ovat tehokkaita, mutta samalla korkean riskin työkaluja, jotka vastaavat nykyaikaisiin liikkeenjohdon haasteisiin, kuten työn tehokkuuden parantamiseen, henkilöstökulujen optimointiin ja monimuotoisten työtapojen toteuttamiseen. Muuttuva työaikajärjestelmä mahdollistaa suunnitelmallisen vastauksen ennakoitavissa oleviin työmäärän vaihteluihin, joustava työaikajärjestelmä edistää työntekijöiden autonomiaa ja harkinnanvarainen työaikajärjestelmä mahdollistaa siirtymisen tulospohjaiseen työskentelyyn, mutta kaikki nämä edellyttävät tiukkoja menettelyjä ja operatiivista hallintaa. Jos näitä oikeudellisia vaatimuksia ei noudateta, järjestelmien edut menetetään ja yritys voi joutua kohtaamaan vakavia taloudellisia ja oikeudellisia riskejä. Siksi näiden järjestelmien käyttöönottoa ei tulisi pitää pelkästään työvoimahallinnollisena päätöksenä, vaan se tulisi nähdä laajempana johtopäätöksenä, joka yhdistää oikeudelliset, taloudelliset ja liiketoiminnalliset strategiat.

Monolith-oikeustoimisto tarjoaa syvällistä asiantuntemusta Japanin työlainsäädännöstä ja runsaasti käytännön kokemusta sekä kotimaisten että kansainvälisten asiakkaiden kanssa. Tarjoamme kattavaa oikeudellista tukea, joka ulottuu monimutkaisten työaikajärjestelmien käyttöönoton suunnittelusta työehtosopimusten ja työjärjestysten laatimiseen ja tarkastamiseen sekä compliance-järjestelmien rakentamiseen käyttöönoton jälkeen. Toimistossamme on useita englanninkielisiä asiantuntijoita, joilla on ulkomaalaisen asianajajan pätevyys, ja heidän avullaan voimme ratkaista Japanin erityisiä työlainsäädännön haasteita ja tukea asiakkaidemme liiketoiminnan menestystä sujuvan kansainvälisen johtohenkilöstön kanssa käytävän kommunikaation kautta. Jos yrityksellänne on kysyttävää työlainsäädäntöön liittyen liiketoiminnan laajentamisessa Japanissa, ottakaa rohkeasti yhteyttä meihin.