Japanin työlainsäädännön työaika- ja vapaapäivien periaatteet sekä ylityö- ja vapaapäivätyö

Henkilöstöresurssien hallinta on yritystoiminnan perusta, ja työaikojen sekä vapaapäivien sääntely on yksi sen perustavanlaatuisimmista ja tärkeimmistä elementeistä. Japanin työlainsäädäntö, erityisesti Japanin työnormilaki (Labor Standards Act), asettaa tiukat periaatteet työaikojen ja vapaapäivien suhteen työntekijöiden terveyden ja hyvinvoinnin suojelemiseksi. Nämä säännökset eivät ole pelkästään yrityksen sisäisiä määräyksiä tai sopimuspuolten välisiä sopimuksia, vaan ne ovat lailla määrättyjä enimmäisrajoja ja menettelyjä, joita kaikkien yritysten on noudatettava. Periaatteessa lakisääteisen työajan ylittäminen tai lakisääteisten vapaapäivien työllistäminen on lailla kielletty, ja rikkomukset voivat johtaa rangaistuksiin. Poikkeuksellisesti tämän kiellon voi kumota ja määrätä laillisesti ylitöitä tai työskentelyä vapaapäivinä, mikäli solmitaan työntekijöiden ja työnantajien välinen erityinen sopimus, joka tunnetaan ’36-sopimuksena’ (Article 36 Agreement), ja ilmoitetaan siitä hallinnolliselle viranomaiselle tiukkojen menettelyjen mukaisesti. Tässä artikkelissa käsittelemme ensin ‘työaikojen’ määritelmää Japanin laissa oikeustapausten kautta ja selitämme sitten työaikojen ja vapaapäivien perusperiaatteet. Tämän jälkeen tarkastelemme yksityiskohtaisesti 36-sopimuksen perusteella tehtävän ylityön ja vapaapäivätyön kehystä sekä siihen liittyvää ylityökorvauksen maksuvelvollisuutta. Lopuksi tutkimme ‘johtavassa asemassa olevien työntekijöiden’ asemaa, joka on näiden periaatteiden merkittävä poikkeus, ja käymme läpi sen tiukat vaatimukset oikeustapausten avulla. Näiden säännösten tarkka ymmärtäminen ja noudattaminen on välttämätöntä compliance-varmennuksen saavuttamiseksi ja terveiden työsuhteiden rakentamiseksi.

Työajan määritelmä Japanin laissa

Japanin työlainsäädännön ymmärtämisessä on ensiarvoisen tärkeää käsittää, miten ‘työaika’ määritellään laillisesti. Tämä johtuu siitä, että työajan määrittely vaikuttaa palkanmaksuvelvollisuuteen, erityisesti ylityökorvauksen laskentaan. Japanin korkeimman oikeuden ennakkopäätökset osoittavat, että ‘työaika’ ei määräydy työsopimuksen tai työehtosopimuksen perusteella, vaan ‘aikana, jolloin työntekijä on työnantajan ohjauksen ja määräysvallan alaisena’. Tämä ‘ohjauksen ja määräysvallan alaisuus’ sisältää paitsi nimenomaiset ohjeet myös hiljaiset vihjeet ja tilanteet, joissa työntekijä on pakotettu tiettyihin toimiin, mikä tarkoittaa, että työaika voi olla laajempi kuin yritys on olettanut.

Kaksi merkittävää oikeustapausta ovat konkretisoineet tätä arviointiperustetta. Ensimmäinen on Mitsubishi Heavy Industries Nagasaki Shipyard -tapaus (korkeimman oikeuden päätös 9. maaliskuuta 2000), jossa kiisteltiin, katsotaanko työntekijöiden työpäivän alkua edeltävä aika, jolloin he pukeutuvat määrättyihin työvaatteisiin ja suojavarusteisiin sekä siirtyvät työpaikalle, työajaksi. Korkein oikeus totesi, että koska yritys oli turvallisuus- ja terveyssyistä määrännyt työvaatteiden käytön ja suorittamaan ne yrityksen määräämässä paikassa, nämä toimet voidaan arvioida työnantajan ohjauksen ja määräysvallan alaisiksi. Toisin sanoen, vaikka kyse ei ole varsinaisesta työtehtävästä, työhön välttämättömästi liittyvä valmistautumistoimi ja yrityksen määräämä paikallinen ja ajallinen sitoutuminen katsotaan lailliseksi työajaksi.

Toinen tapaus koskee Daiboshi Building Management -tapauksen odotusaikaa (korkeimman oikeuden päätös 28. helmikuuta 2002), jossa oli kyse siitä, katsotaanko rakennuksen huoltotyöntekijöiden 24 tunnin vuoron aikana määrätty lepoaika työajaksi. Työntekijöitä oli määrätty odottamaan lepohuoneessa ja heidän oli välittömästi reagoitava hälytyksiin tai kiireellisiin yhteydenottoihin. Korkein oikeus totesi, että tällaisissa olosuhteissa, vaikka todellisuudessa mitään ei olisi tapahtunut ja työntekijät olisivat nukkuneet, he eivät olleet ‘täysin vapautettuja työstä’, joten he olivat työnantajan ohjauksen ja määräysvallan alaisia. Toisin sanoen, aika, jonka aikana työntekijä on valmiudessa suorittamaan työtehtäviä milloin tahansa, katsotaan laillisesti työajaksi, vaikka sitä kutsuttaisiin ‘tauoksi’ tai ‘lepoajaksi’.

Näistä tapauksista käy ilmi, että työajan tunnustaminen perustuu muodollisen nimen tai sopimuksen sisällön sijaan siihen, onko työntekijä todellisuudessa työnantajan hallinnan alaisena ja onko hänen toimintavapautensa rajoitettu. Tämä viittaa siihen, että yritykset voivat tahattomasti luoda ‘piilotettua työaikaa’, mikä voi johtaa maksamattomien palkkojen vaatimuksiin.

Työaika ja vapaapäivien periaatteet Japanissa

Japanin työlainsäädäntö määrittelee työajan ja vapaapäivien vähimmäisstandardit kahden pääperiaatteen kautta. Nämä periaatteet soveltuvat kaikenkokoisiin ja kaikenlaisiin yrityksiin, ja ne ovat periaatteessa yleisesti voimassa kaikissa työpaikoissa.

Ensimmäinen periaate koskee työajan ylärajaa. Japanin työlainsäädännön 32. pykälän mukaan työnantajan ei tule antaa työntekijän työskennellä yli 40 tuntia viikossa taukoja lukuun ottamatta, eikä yli kahdeksan tuntia päivässä. Tätä kutsutaan “lakisääteiseksi työajaksi”, ja sen ylittävä työ on periaatteessa laitonta. Tämä “päivittäinen kahdeksan tuntia ja viikoittainen 40 tuntia” -kaksinkertainen yläraja on tiukka, eikä kumpaakaan saa ylittää.

Toinen periaate on vapaapäivien myöntämisen velvollisuus. Japanin työlainsäädännön 35. pykälän mukaan työnantajan on annettava työntekijälle vähintään yksi vapaapäivä viikossa. Tätä kutsutaan “viikoittaisen lepopäivän periaatteeksi”. Poikkeuksena tähän, saman pykälän toinen momentti sallii “neljän viikon aikana vähintään neljä vapaapäivää”, mutta tämä on tarkoitettu epäsäännöllisiin työaikajärjestelyihin, ja periaate on yksi vapaapäivä viikossa. Tässä mainittu “vapaapäivä” tarkoittaa kalenteripäivää (24 tuntia alkaen keskiyöstä), jolloin työntekijällä ei ole työsopimuksen mukaan lainkaan työvelvoitteita.

Nämä lakisääteiset työajat ja vapaapäivät tuovat käytännössä mukanaan tärkeitä seurauksia. Esimerkiksi yrityksessä, jossa määritelty päivittäinen työaika on kahdeksan tuntia, viiden päivän työviikko tarkoittaa 40 tuntia viikossa (8 tuntia x 5 päivää), mikä saavuttaa lakisääteisen työajan ylärajan. Jos työntekijä työskentelee kuudentena päivänä, se rikkoo viikoittaista 40 tunnin sääntöä. Siksi yritykset, jotka noudattavat kahdeksan tunnin työpäivää, on käytännössä asetettava kaksi vapaapäivää viikossa noudattaakseen sekä viikoittaisen lepopäivän periaatetta että 40 tunnin viikoittaista periaatetta.

Näillä kahdella vapaapäivällä on erilainen oikeudellinen luonne. Toinen päivä on Japanin työlainsäädännön 35. pykälän mukainen “lakisääteinen vapaapäivä”, ja toinen on yrityksen määrittelemä “sovitun mukainen vapaapäivä” (lakisääteisen ulkopuolinen vapaapäivä). Tämä ero on erittäin tärkeä ylityökorvauksien laskennassa. Lakisääteisenä vapaapäivänä tehdystä työstä on maksettava “vapaapäivätyönä” pidettävää työtä, johon liittyy vähintään 35 prosentin korotettu palkka. Toisaalta, sovitun mukaisena vapaapäivänä tehdystä työstä, joka ylittää viikoittaisen lakisääteisen 40 tunnin työajan, on maksettava vähintään 25 prosentin ylityökorvaus. Siksi on välttämätöntä määritellä työehtosopimuksessa tai muussa vastaavassa asiakirjassa, mikä viikonpäivä on lakisääteinen vapaapäivä, sekä työvoiman hallinnan että kustannusten hallinnan näkökulmasta.

Työajan ylitys Japanissa: Ylityö- ja lomatyö 36-sopimuksen mukaisesti

Japanin työlainsäädännön määrittelemä laillinen työaika (8 tuntia päivässä, 40 tuntia viikossa) sekä lailliset vapaapäivät eivät ole absoluuttisia. Poikkeuksellisesti työntekijöitä voidaan työllistää näiden rajojen yli, jos noudatetaan tiettyjä laillisia menettelyjä. Ylityö- ja lomatyön perustana on työsuojelulain 36. pykälän mukainen työnantajan ja työntekijöiden välinen sopimus (tunnetaan nimellä “36-sopimus”). Kuitenkin poikkeuksellisissa tilanteissa, kuten katastrofeissa, ylityö on sallittua luvalla tai jälkikäteen ilmoittamalla (työsuojelulain 33. pykälä).

Ilman 36-sopimusta laillisen työajan ylittävä tai laillisten vapaapäivien aikana tapahtuva työskentely on laitonta, vaikka työntekijät olisivat suostuneet siihen, ja se voi johtaa rangaistuksiin. Jotta 36-sopimus olisi pätevä, on ensin tehtävä kirjallinen sopimus työpaikan enemmistön muodostaman ammattiyhdistyksen tai, jos sellaista ei ole, työntekijöiden enemmistöä edustavan henkilön kanssa. Tärkeimpänä menettelynä on ilmoittaa tehty sopimus alueellisen työsuojeluviranomaisen johtajalle. Tämä ilmoitus on vaatimus 36-sopimuksen laillisen voiman saamiseksi, ja vain ilmoituksen jälkeen ylityö- ja lomatyö on mahdollista.

Vaikka 36-sopimus olisi tehty, ylityötuntien määrä ei ole rajaton. Laki asettaa ylityölle tiukat rajat. Periaatteessa ylityön enimmäismäärä on 45 tuntia kuukaudessa ja 360 tuntia vuodessa.  

Kuitenkin vain ennakoimattomissa ja poikkeuksellisissa olosuhteissa, kuten äkillisessä työmäärän kasvussa, on mahdollista tehdä “erityisehtoja sisältävä 36-sopimus”, joka sallii näiden rajojen ylittämisen. Tällaiset “poikkeukselliset olosuhteet” eivät voi olla yleisiä, kuten “tarvittaessa työn vuoksi”, vaan niiden on oltava konkreettisia ja tilapäisiä, kuten äkilliset muutokset vaatimuksissa tai suurten valitusten käsittely.  

Erityisehtojen soveltamisessa laki määrittelee seuraavat ehdottomat enimmäisrajat, joita ei saa ylittää:

1. Ylityötuntien on oltava enintään 720 tuntia vuodessa.  
2. Ylityö- ja lomatyötuntien yhteismäärän on oltava alle 100 tuntia kuukaudessa.  
3. Ylityö- ja lomatyötuntien yhteismäärän on oltava keskimäärin enintään 80 tuntia kuukaudessa, kun tarkastellaan 2, 3, 4, 5 tai 6 kuukauden jaksoja.  
4. Ylityötuntien määrä saa ylittää 45 tuntia kuukaudessa enintään kuuden kuukauden ajan vuodessa.  

Erityisesti kolmas kohta, “usean kuukauden keskiarvon on oltava enintään 80 tuntia”, toimii tehokkaana mekanismina yritysten jatkuvan pitkäaikaisen työajan hillitsemiseksi. Esimerkiksi, jos ylityö- ja lomatyötuntien yhteismäärä yhtenä kuukautena saavuttaa 99 tuntia (alle 100 tunnin kuukausirajan), seuraavan kuukauden yhteismäärä ei saa ylittää 61 tuntia ((99 tuntia + 61 tuntia) ÷ 2 kuukautta = 80 tuntia). Näin ollen, jos työtuntien määrä kasvaa tilapäisesti yhtenä kuukautena, on seuraavina kuukausina vähennettävä työtunteja merkittävästi, ja yrityksiltä vaaditaan työtuntien pelkän kirjaamisen sijaan niiden suunnitelmallista hallintaa tulevaisuudessa.

Rahalliset kustannukset: Lisätyökorvaus

Yritysten on maksettava työntekijöilleen tavallisen palkan lisäksi laissa määrättyä korkeampaa lisätyökorvausta (premium pay) työstä, joka ylittää laillisen työajan, tehdään laillisina lepopäivinä tai yöaikaan. Tämä velvoite on määritelty Japanin työnormilain (Labor Standards Act) 37. pykälässä, ja sillä on suora vaikutus yritysten talouteen.

Lisätyökorvauksen määrä vaihtelee työn luonteen mukaan.

• Ylityö: Laillisen työajan (8 tuntia päivässä tai 40 tuntia viikossa) ylittävästä työstä on maksettava vähintään 25 % tavallista palkkaa korkeampaa lisätyökorvausta.
• Yli 60 tunnin ylityö kuukaudessa: Kuukauden aikana 60 tuntia ylittävältä ylityöltä on maksettava vähintään 50 % korkeampaa lisätyökorvausta. Tämä sääntö on sovellettavissa kaikkiin yrityksiin, mukaan lukien pienet ja keskisuuret yritykset, 1. huhtikuuta 2023 (Reiwa 5) alkaen.
• Lomatyö: Japanin työnormilain 35. pykälässä määriteltyinä laillisina lepopäivinä tehdystä työstä on maksettava vähintään 35 % korkeampaa lisätyökorvausta. Tämä on erillään edellä mainituista säännöllisistä lepopäivistä (ei-lakisääteiset lepopäivät).
• Yötyö: Kello 22:00 ja 05:00 välillä tehdystä työstä on maksettava vähintään 25 % korkeampaa lisätyökorvausta (yötyölisä).

Nämä lisäkorvausprosentit ovat kumulatiivisia. Esimerkiksi, jos työntekijä tekee ylityötä yöaikaan, ylityön 25 % lisäkorvaus ja yötyön 25 % lisäkorvaus lasketaan yhteen, jolloin kokonaislisäkorvaus on vähintään 50 %. Samoin, jos työntekijä tekee työtä laillisena lepopäivänä yöaikaan, lomatyön 35 % lisäkorvaus ja yötyön 25 % lisäkorvaus lasketaan yhteen, jolloin kokonaislisäkorvaus on vähintään 60 %.

Lisätyökorvauksen laskennan perustana on työntekijän tavallinen palkka työtunneista tai työpäivistä. Kuitenkin, Japanin työnormilain täytäntöönpanosäännösten 21. pykälässä määritellyt tietyt palkan osat voidaan jättää tästä peruspalkasta pois. Pois jätettävät palkan osat rajoittuvat niihin, jotka maksetaan työntekijän henkilökohtaisten olosuhteiden perusteella, ja niihin kuuluvat seuraavat:

• Perhekorvaus
• Matkakorvaus
• Erottamiskorvaus
• Lasten koulutuskorvaus
• Asumiskorvaus
• Kertaluonteisesti maksettu palkka
• Kuukautta pidemmältä ajalta maksettu palkka (kuten bonukset)

Kuitenkin, näiden korvausten poissulkeminen perustuu niiden todelliseen luonteeseen, ei nimeen. Esimerkiksi, vaikka korvausta kutsuttaisiin ‘asumiskorvaukseksi’, jos sitä maksetaan kaikille työntekijöille samansuuruisena, sitä ei katsota henkilökohtaisiin olosuhteisiin liittyväksi, eikä sitä voida jättää peruspalkasta pois.

Alla on yhteenveto lisätyökorvausprosenteista.

Tämä lisätyökorvaus, erityisesti yli 60 tunnin kuukausityön 50 %:n korkea lisäkorvausprosentti, ei ole pelkästään palkanlaskennan sääntö, vaan se heijastaa vahvasti poliittista tarkoitusta, jolla pyritään taloudellisesti rajoittamaan yritysten pitkiä työaikoja ja suojelemaan työntekijöiden terveyttä.

Tärkeä poikkeus: “Johto- ja valvontatehtävissä” olevat työntekijät

Japanin työaikaa, taukoja ja vapaapäiviä koskeviin tiukkoihin säännöksiin liittyy merkittävä poikkeus, joka on määritelty Japanin työnormilain (Labor Standards Act) 41 artiklassa. Tämä säädös vapauttaa “johto- tai valvontatehtävissä” olevat työntekijät (jäljempänä “johto- ja valvontatehtävissä olevat”) työaikaa, taukoja ja vapaapäiviä koskevista määräyksistä. Tämän seurauksena yrityksillä ei ole velvollisuutta maksaa ylityö- tai pyhäpäivätyöstä korotettua palkkaa työntekijöille, jotka kuuluvat tämän poikkeuksen piiriin.

Kuitenkin “johto- ja valvontatehtävissä olevan” määrittely ei perustu pelkästään yrityksen antamaan nimikkeeseen (kuten “osastopäällikkö” tai “päällikkö”), vaan se tehdään tiukasti työntekijän todellisten työtehtävien, vastuun ja valtuuksien sekä työskentelytavan perusteella. Japanin tuomioistuimet eivät salli tämän poikkeussäännön helppoa soveltamista ja tulkitsevat sitä erittäin rajoittavasti. Hallinnollisten tulkintojen ja lukuisien oikeustapausten kautta on määritelty, että johto- ja valvontatehtävissä olevaksi tunnustamiseksi on täytettävä seuraavat kolme ehtoa:

1. Johtajien kanssa yhtenäinen asema merkittävissä työtehtävissä, vastuussa ja valtuuksissa: Työntekijällä on oltava merkittäviä valtuuksia yrityksen henkilöstöhallinnossa, kuten työntekijöiden palkkaamisessa, irtisanomisessa, henkilöstöarvioinneissa ja työehtojen määrittelyssä, ja hänen on oltava syvästi mukana johtajien päätöksenteossa. Pelkkä alaisten johtaminen ei riitä, vaan tarvitaan riittävästi valtuuksia, jotta voidaan arvioida henkilön asemaa johtajien kanssa yhtenäiseksi.
2. Työaikaa koskeva tiukka valvonta ei koske työskentelytapaa: Työntekijällä on oltava laaja harkintavalta omien työaikojensa ja työtehtäviensä suorittamistavan suhteen. Jos yritys valvoo tiukasti työntekijän työaikoja tai vähentää palkkaa myöhästymisten tai aikaisempien lähtöjen vuoksi, henkilöä ei katsota johto- ja valvontatehtävissä olevaksi. On välttämätöntä, että henkilö voi joustavasti säätää työaikojaan liiketoiminnan tarpeiden mukaan.
3. Asemaan sopiva palkkaus ja muut edut: Palkan, mukaan lukien peruspalkan ja tehtäväkohtaiset lisät, on oltava verrattuna tavallisiin työntekijöihin sellaisella tasolla, että se vastaa henkilön merkittäviä työtehtäviä. Korkean palkkauksen on korvattava riittävästi se, että ylityökorvauksia ei makseta. Jos todelliset työtunnit huomioon ottaen tuntipalkka jää alle tavallisten työntekijöiden tai osa-aikaisten työntekijöiden tason, se on merkittävä tekijä johto- ja valvontatehtävissä olevan aseman kieltämisessä.

Yksi tämän tiukan tulkintaperiaatteen symbolisista oikeustapauksista on Japanin McDonald’s -tapaus (Tokion alioikeuden päätös, 28. tammikuuta 2008). Tässä tapauksessa tuomioistuin totesi, että vaikka hampurilaisravintolan johtajalla oli tiettyjä valtuuksia liikkeenjohtamisessa, hän ei ollut mukana yrityksen kokonaisvaltaisessa liiketoimintastrategian päätöksenteossa, ja henkilöstövajeen aikana hänen oli itse työskenneltävä vuoroissa, mikä rajoitti hänen työaikansa harkintavaltaa, ja palkkaus ei ollut riittävä johto- ja valvontatehtävissä olevan henkilön tasolle, joten häntä ei katsottu kuuluvaksi johto- ja valvontatehtävissä olevien ryhmään.

Näin ollen johto- ja valvontatehtävissä olevien poikkeus on yksi Japanin työlainsäädännön kiistellyimmistä alueista. Pelkkä johtotehtävän nimikkeen antaminen työntekijälle ylityökorvauksista välttymiseksi, niin sanottu “nimellisjohtaja”, ei ole laillisesti hyväksyttävää ja voi johtaa myöhemmin suuriin maksamattomien palkkojen maksuvelvoitteisiin.

Lisäksi, vaikka henkilö tunnustettaisiin oikeutetusti johto- ja valvontatehtävissä olevaksi, ylityökorvausvelvollisuus ei vapauta yötyöstä (kello 22:00–05:00). Samoin vuosittaisen palkallisen loman ottamisoikeus on taattu samalla tavalla kuin tavallisille työntekijöille.

Yhteenveto

Kuten tässä artikkelissa on selitetty, Japanin työlainsäädännön mukaiset työaika- ja vapaapäiväsäännökset ovat yritysten henkilöstöhallinnon perustan muodostavia ja erittäin tiukkoja. Lain mukainen “työaika” määritellään sopimuksen sijaan objektiivisen todellisuuden perusteella, ja sille on asetettu periaatteessa “8 tuntia päivässä, 40 tuntia viikossa” -rajoitus. Tämän rajan ylittävä ylityö tai lomatyö on mahdollista vain, jos on asianmukaisesti tehty ja ilmoitettu 36-sopimus (sopimus ylityökorvauksista), ja silloinkin työaika ei saa ylittää laissa määrättyjä absoluuttisia enimmäisaikoja. Lisäksi näistä töistä on maksettava lakisääteinen korotettu palkka. “Johto- ja valvontatehtävissä olevat henkilöt” ovat poikkeus, mutta niiden soveltamisalaa tulkitaan oikeuskäytännössä erittäin suppeasti, ja niiden kevytmielinen soveltaminen sisältää suuria oikeudellisia riskejä. Näiden säännösten tarkka ymmärtäminen ja noudattaminen on perustavaa laatua oleva velvollisuus liiketoiminnassa Japanissa ja välttämätöntä compliance-johtamisen näkökulmasta.

Monolith Lakitoimisto tarjoaa laajaa kokemusta työaika- ja vapaapäiväkysymyksiin liittyvässä oikeudellisessa neuvonnassa ja riidanratkaisussa monille asiakkaille Japanissa. Toimistossamme on useita asiantuntijoita, joilla on paitsi Japanin asianajajapätevyys myös ulkomaisia oikeudellisia pätevyyksiä ja jotka puhuvat englantia, mikä mahdollistaa kansainvälisesti toimivien yritysten ainutlaatuisten haasteiden ratkaisemisen. Tarjoamme tarkkaa ja käytännönläheistä tukea kaikkiin monimutkaisiin Japanin työlainsäädännön kysymyksiin, kuten työajan hallintajärjestelmien rakentamiseen, 36-sopimusten asianmukaiseen soveltamiseen ja johto- ja valvontatehtävissä olevien henkilöiden asianmukaisuuden arviointiin.