Pointtiselitys: IT-alalla työskentelevien ulkomaalaisten työllistäminen ja työviisumin hankinta (tyypit, vaatimukset, Highly Skilled Professional -viisumin edut)

Japanin IT-alalla sisäisesti kohdataan kaksi merkittävää haastetta: digitaalisen transformaation nopea eteneminen ja vakava osaajapula. Tässä tilanteessa ulkomailta korkean erikoisosaamisen omaavien IT-ammattilaisten palkkaaminen ei ole enää vain yksi vaihtoehto, vaan se on tärkeä strategia yritysten kasvun ja innovaation vauhdittamiseksi. Kuitenkin ulkomaalaisten työllistäminen Japanissa edellyttää, että ymmärrämme ja noudatamme tarkasti oikeudellisia menettelyjä. Näiden ytimessä on Japanin ‘maahantulo- ja pakolaisoikeuden’ määrittelemä ‘oleskelulupa’ -järjestelmä. Tämän järjestelmän mukaisesti työskentelyä haluavien ulkomaalaisten on hankittava oikea oleskelulupa työnkuvansa mukaisesti. Tässä artikkelissa keskitymme kahteen IT-alan ulkomaalaisten työllistämisessä erityisen relevanttiin oleskelulupatyyppeihin: monien asiantuntijoiden käyttämään ‘Tekniikka, humanistiset tieteet ja kansainväliset palvelut’ -oleskelulupaan ja erityisesti lahjakkaille ammattilaisille suunnattuun suosituimmuusjärjestelmään ‘Korkeasti koulutetut ammattilaiset’. Käsittelemme kumpaakin oleskelulupatyyppiä koskevat oikeudelliset vaatimukset, hakumenettelyt ja yritysten hyödyntämät strategiset edut, perustuen konkreettisiin lakipykäliin.

Ulkomaisten työntekijöiden oikeudellinen perusta Japanissa

Japanin “Maahantulo- ja pakolaislainsäädäntö” määrittelee tiukasti ulkomaalaisten Japanissa suorittamien toimien sallitut alueet “oleskeluluvan” mukaan. Kullakin oleskeluluvalla on selkeästi määritelty toiminta-alue, ja palkallisen toiminnan harjoittaminen näiden rajojen ulkopuolella katsotaan laittomaksi työnteoksi. Tämä aiheuttaa merkittäviä oikeudellisia riskejä paitsi ulkomaalaiselle työntekijälle itselleen, myös työllistävälle yritykselle. Siksi on ehdottoman tärkeää, että yritykset varmistavat, että heidän palkkaamansa henkilöstö hankkii oleskeluluvan, joka vastaa heidän suunniteltuja työtehtäviään, noudattaakseen lainsäädännön vaatimuksia. IT-alalla, kuten ohjelmistokehityksessä, järjestelmäsuunnittelussa ja verkonhallinnassa, monet näistä erikoistuneista ja teknisistä tehtävistä kuuluvat “Tekniikka, humanistiset tieteet ja kansainväliset palvelut” -oleskeluluvan piiriin. Tämä oleskelulupa on määritelty laissa olevassa erillisessä taulukossa, ja se on perustavaa laatua oleva oikeudellinen kehys IT-ammattilaisten työllistämiseen. Erityisesti järjestelmäinsinöörit ja ohjelmoijat luokitellaan tämän oleskeluluvan “Tekniikka”-kategoriaan.

Yksityiskohtainen analyysi Japanin oleskeluluvasta ‘Tekniikka, humanistiset tieteet ja kansainvälinen liiketoiminta’

Japanin oleskelulupa ‘Tekniikka, humanistiset tieteet ja kansainvälinen liiketoiminta’ kattaa kolme eri toimialaa, mutta IT-ammattilaisten työllistämisessä keskeisessä roolissa on ‘Tekniikka’-kategoria.

Teknologia-alan toiminta-alueet Japanissa

Japanin lainsäädännön mukaan ‘teknologia’-alan toiminta määritellään ‘luonnontieteiden, kuten fysiikan, insinööritieteen ja muiden vastaavien alojen teknisten taitojen tai tiedon vaativiksi tehtäviksi’. Tämä laillinen määritelmä soveltuu laajasti erityisesti IT-alan tehtäviin. Esimerkiksi ohjelmistosuunnittelijat, järjestelmäarkkitehdit, kyberturvallisuusanalyytikot, verkkosuunnittelijat ja CAD-operaattorit ovat tyypillisiä esimerkkejä tällaisista tehtävistä. On tärkeää, että nämä tehtävät vaativat korkeakoulut tai vastaavat oppilaitokset tarjoamaa erikoistunutta tietämystä. Toisaalta, tämä oleskelulupa ei salli ‘yksinkertaista työtä’, joka ei vaadi erikoistunutta päätöksentekoa. Esimerkiksi ammatillista harkintaa vaatimaton datan syöttö, laitteiden fyysinen asennustyö tai perustason IT-tukipalvelut, jotka eivät pääasiassa vaadi akateemista erikoistietämystä, eivät ole sallittuja. Tämä erikoistuneiden tehtävien ja yksinkertaisen työn välinen tiukka ero heijastaa Japanin oleskelulupajärjestelmän perusperiaatteita. Järjestelmän tarkoituksena on täydentää kotimaista työmarkkinaa niillä korkean tason erikoistaidoilla, joista on pulaa, ei tuoda maahan halpaa työvoimaa. Siksi oleskeluluvan myöntäminen riippuu suuresti siitä, voiko yritys esittää työtehtävän erikoistuneisuuden ja henkisen työn luonteen loogisesti ja yhdistää sen hakijan koulutus- ja työhistoriaan.

Oleskeluluvan saamisen oikeudelliset vaatimukset Japanissa

Oleskeluluvan “Tekniikka, humanistiset tieteet ja kansainväliset palvelut” saamiseksi Japanissa hakijan on täytettävä tietyt vaatimukset, jotka on määritelty Japanin ‘Maahantulo- ja pakolaislainsäädännön hallinnosta annetun lain (Immigration Control and Refugee Recognition Act) seitsemännen pykälän ensimmäisen momentin toisen kohdan mukaisesti (jäljempänä ‘vaatimusasetus’).

Koulutusvaatimukset

Perusvaatimuksena on, että hakijalla on suoritettuna korkeakoulututkinto kotimaassa tai ulkomailla alalla, joka liittyy hänen tavoittelemaansa työtehtävään, tai että hän on valmistunut japanilaisesta ammattikoulusta. IT-alan ‘liittyvyys’ tulkitaan melko joustavasti, eikä se rajoitu pelkästään tietojenkäsittelytieteeseen tai tietokonetieteeseen, vaan myös muut luonnontieteiden alat, kuten fysiikka tai koneenrakennustekniikka, voivat olla riittävän relevantteja esimerkiksi ohjelmistosuunnittelun kaltaisiin tehtäviin. Kuitenkin, jos hakijalla on ainoastaan tutkinto alalta, joka ei liity millään tavalla kyseiseen työhön, kuten kirjallisuus tai historiantutkimus, katsotaan yleensä, ettei hän täytä tätä vaatimusta.

Kokemusperäinen vaihtoehto koulutusvaatimuksille

Jos et täytä koulutusvaatimuksia, on olemassa vaihtoehtoinen reitti. Hakijat, jotka voivat objektiivisilla asiakirjoilla todistaa yli kymmenen vuoden työkokemuksen alalta, jolla he aikovat työskennellä, voivat saada tunnustusta tästä kokemuksesta koulutusvaatimusten sijaan. Tämä työkokemus on osoitettava virallisilla asiakirjoilla, kuten aikaisempien työnantajien antamilla työtodistuksilla, joissa on selkeästi ilmoitettu työtehtävät, asema ja palvelusaika.

Erityistoimenpiteet IT-alan asiantuntijoille

Japanin hallitus tunnustaa IT-alan merkityksen ja on asettanut ‘perusasetuksessa’ erityistoimenpiteitä. Jos hakija on läpäissyt oikeusministeriön erikseen ilmoittaman tietojenkäsittelyteknologiaa koskevan testin tai omistaa asiaankuuluvan pätevyyden, hänet katsotaan täyttävän ‘teknologian’ kategorian vaatimukset riippumatta aiemmasta koulutuksesta tai kymmenen vuoden työkokemuksesta. Tämä heijastaa IT-alan todellisuutta, jossa käytännön taidot ja viralliset pätevyydet voivat olla yhtä tai jopa tärkeämpiä kuin akateeminen koulutus.

Palkkausta koskevat vaatimukset Japanissa

Lainsäädäntö määrää selvästi, että ulkomaalaisten saaman palkan on oltava vähintään yhtä suuri kuin vastaavissa tehtävissä työskentelevien japanilaisten saama palkka. Tämä vaatimus ei ole ainoastaan keino estää ulkomaalaisten työntekijöiden epäoikeudenmukaisen alhaista palkkausta. Japanin maahanmuutto- ja oleskelulupaviraston tarkastuksessa esitetty palkkasumma toimii tärkeänä mittarina, joka arvioi hakijan ammattitaidon tasoa sekä työnantajayrityksen taloudellista vakautta ja luotettavuutta. Markkinatasoa merkittävästi alittava palkka voi herättää epäilyksiä siitä, ettei työ todellisuudessa ole erityisen asiantuntevaa tai että yrityksellä ei ole taloudellista perustaa työntekijöidensä tukemiseen, mikä lisää riskiä, että hakemus hylätään. Siksi palkan määrittely ei ole pelkästään työsopimukseen liittyvä kysymys, vaan se on strateginen tekijä, joka voi vaikuttaa oleskeluluvan hakemisen onnistumiseen.

Hakemusmenettely: Käytännön opas yrityksille Japanissa

Oleskeluluvan hakemusmenettely jakautuu kahteen pääprosessiin sen mukaan, onko kohdehenkilö ulkomaalainen Japanissa vai ulkomailla.

Pääasialliset hakuskenaariot

Kun yritys haluaa kutsua ulkomailla asuvaa henkilöstöä Japaniin, se toimii edustajana ja hakee alueelliselta maahanmuutto- ja oleskelulupavirastolta ‘oleskeluluvan saamisen todistusta’. Tämän todistuksen saamisen jälkeen hakija itse hakee viisumia (visa) Japanin suurlähetystöstä tai konsulaatista kotimaassaan ja matkustaa sen jälkeen Japaniin, mikä on tavanomainen menettely. Toisaalta, jos yritys palkkaa henkilöstöä, joka jo oleskelee Japanissa esimerkiksi opiskelijana tai muun oleskeluluvan nojalla, tehdään ‘oleskeluluvan muutoksen hyväksymishakemus’ alueelliselle maahanmuutto- ja oleskelulupavirastolle.

Yritysten luokitusjärjestelmä ja tarvittavat asiakirjat Japanissa

Hakemusta varten yritysten toimittamien asiakirjojen määrä ei ole kaikille yrityksille sama. Japanin maahanmuutto- ja oleskelulupavirasto luokittelee työnantajat neljään eri kategoriaan yrityksen koon, pörssilistauksen ja verotustietojen perusteella, ja nämä kategoriat määrittävät toimitettavien asiakirjojen määrän.

• Kategoria 1: Japanin pörssissä listatut yritykset ym. (minimaalinen asiakirjojen määrä).
• Kategoria 2: Yhteisöt ja yksityishenkilöt, joiden edellisen vuoden palkkatulojen ennakonpidätysten yhteismäärä on yli 10 miljoonaa jeniä.
• Kategoria 3: Yhteisöt ja yksityishenkilöt, joiden edellisen vuoden ennakonpidätysten määrä on alle 10 miljoonaa jeniä.
• Kategoria 4: Yhteisöt ja yksityishenkilöt, jotka eivät kuulu edellä mainittuihin ryhmiin (esimerkiksi uudet yritykset, vaativat eniten todistusasiakirjoja).

Tämä luokitusjärjestelmä toimii käytännössä hallituksen riskinarvioinnin kehyksenä. Kategoriaan 1 kuuluvia pörssiyhtiöitä pidetään korkean yhteiskunnallisen luottamuksen ja vakaan liiketoimintaperustan omaavina, minkä vuoksi niiden toimittamien asiakirjojen määrä on yksinkertaistettu. Sen sijaan vasta perustetut kategoriaan 4 kuuluvat yritykset kantavat vastuun osoittaa liiketoimintansa vakaus ja jatkuvuus objektiivisesti, ja niiden on toimitettava enemmän asiakirjoja, kuten liiketoimintasuunnitelmia ja tilinpäätösasiakirjoja, luotettavuutensa todistamiseksi.

Tärkeimmät jättämistä vaativat asiakirjat

Hakemukseen tarvitaan sekä hakijaa itseään koskevia asiakirjoja että työnantajana toimivaa yritystä koskevia asiakirjoja.

• Hakijan valmistelema asiakirjat (kaikki kategoriat yhteiset)
  • Hakemuslomake (oleskeluluvan vahvistusasiakirjan antamista tai oleskeluluvan muutoksen hyväksymistä koskeva hakemus)
  • Passikuva
  • Passin kopio
  • Koulutusta ja työkokemusta todistavat asiakirjat (esim. tutkintotodistus, työtodistus)
  • Ansioluettelo
• Yrityksen valmistelema asiakirjat (vaihtelee kategorian mukaan)
  • Kategoria 1: Asiakirjat, jotka todistavat yrityksen olevan pörssilistattu, kuten kopio neljännesvuosiraportista.
  • Kategoria 2 ja 3: Edellisen vuoden työntekijöiden palkkatulojen ennakonpidätystodistukset ja muut lakisääteiset yhteenvetotaulukot (kopio leimalla varustetusta vastaanotetusta dokumentista).
  • Kategoria 4: Kategoria 3:n asiakirjat sekä lisäksi yrityksen rekisteriotteen kopio, yhtiöjärjestyksen kopio, viimeisimmän tilikauden tilinpäätöksen kopio, yrityksen toimintaa selventävät asiakirjat (esim. yritysesittely) ja toimiston vuokrasopimuksen kopio.
  • Kaikki kategoriat yhteiset: Työsopimuksen kopio tai työehtoilmoitus, josta käy ilmi työtehtävät, työsuhteen kesto, asema ja palkka.

Hakemuspaikat ja käsittelyajat Japanissa

Erilaiset hakemukset tulee jättää yrityksen sijaintipaikkaa hallinnoivalle alueelliselle maahanmuutto- ja oleskelulupavirastolle, sen sivukonttorille tai kenttätoimistolle. Hakemuslomakkeet voi ladata maahanmuutto- ja oleskelulupaviraston verkkosivustolta.

• Lomakkeen nimi: Oleskeluluvan tunnustamistodistuksen hakemuslomake https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html
• Lomakkeen nimi: Oleskeluluvan muutoshakemuksen lomake https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html

Maahanmuutto- ja oleskelulupaviraston julkaiseman standardin mukaan käsittelyaika oleskeluluvan tunnustamistodistuksen hakemukselle on 1 kuukaudesta 3 kuukauteen ja oleskeluluvan muutoshakemukselle 2 viikosta 1 kuukauteen. On kuitenkin huomattava, että nämä ajat ovat vain suuntaa-antavia, ja käsittelyaika voi vaihdella hakemusten määrän kasvaessa tai yksittäisten tapausten monimutkaisuuden vuoksi.

Korkeasti koulutettujen asiantuntijoiden viisumi: Strategisen edun varmistaminen Japanissa

“Korkeasti koulutettu asiantuntija” on Japanissa luotu oleskelulupa, joka on suunniteltu erityisesti ulkomaalaisille, joilla on poikkeuksellisia kykyjä ja joiden odotetaan edistävän Japanin talouskasvua ja innovaatioita. Järjestelmä perustuu pisteytykseen, jossa hakijan koulutustausta, työkokemus, vuositulot, ikä ja tutkimussaavutukset muunnetaan pisteiksi, ja mikäli kokonaispistemäärä saavuttaa tietyn kynnyksen (70 pistettä), hakija saa oleskeluluvan. IT-insinöörit ja muut erikoisosaajat kuuluvat “korkeasti koulutettu asiantuntija 1. luokkaan”, joka kohdistuu “korkeatasoiseen erikoisammattitaitoon ja tekniseen toimintaan”.

Pisteytyksessä arvostetaan korkeaa koulutustasoa, kuten maisterin tutkintoa (20 pistettä) tai tohtorin tutkintoa (30 pistettä), pitkää työkokemusta (esimerkiksi yli 10 vuotta antaa 20 pistettä), korkeita vuosituloja (vaihtelee iän mukaan) ja nuoruutta (esimerkiksi alle 30-vuotiaat saavat 15 pistettä). Lisäksi Japanissa suoritetut yliopistotutkinnot, japanin kielen taitotestin N1-tason läpäisy ja maailman yliopistorankingissa korkealle sijoittuneiden oppilaitosten valmistuneet saavat bonuspisteitä, mikä tarkoittaa, että monenlaiset vahvuudet omaavat henkilöt voivat tulla kysymykseen. Hakemus tehdään liittämällä pisteytystaulukko ja kunkin kohdan todistavat asiakirjat tavallisen oleskelulupahakemuksen yhteyteen.

Tavallisen työviisumin ja korkean ammattitaidon omaavan henkilön viisumin vertailuanalyysi Japanissa

Korkean ammattitaidon omaavan henkilön viisumin hankkiminen merkitsee enemmän kuin pelkän oleskeluoikeuden saamista; se on strateginen etu. Tähän viisumiin liittyvät etuudet ovat tehokas työkalu yrityksille maailmanluokan osaajien houkuttelemiseksi ja pitkäaikaiseksi sitouttamiseksi. Esimerkiksi nopeutettu reitti pysyvän asuinluvan saamiseen ja joustavat ehdot perheen mukanaololle mahdollistavat ulkomaisten osaajien vakaan elämän perustan rakentamisen Japanissa. Tämä vähentää osaajien poistumisriskiä ja estää yrityksen sisällä kertyneen tiedon ja kokemuksen menetyksen. Tämä on suoraan yhteydessä rekrytointikustannusten ja uudelleenkoulutuksen kustannusten vähentämiseen, mikä on merkittävä etu liiketoiminnalle.

Lisäksi henkilöt, jotka ovat toimineet “korkean ammattitaidon omaavana henkilönä 1” vähintään kolme vuotta, voivat hakea muutosta “korkean ammattitaidon omaavaksi henkilöksi 2”. Kun “korkean ammattitaidon omaavan henkilön 2” status hyväksytään, oleskelun kesto muuttuu “rajattomaksi”, ja lähes kaikki työskentelytoiminnot sallitaan.

Huomioitavaa työsopimuksissa Japanin lakien mukaan

Ulkomaalaisten työntekijöiden palkkaamiseen liittyvät työsopimukset ovat keskeisiä asiakirjoja oleskeluluvan hakuprosessissa ja niiden laadinnassa on otettava huomioon sekä Japanin työlainsäädäntö että maahanmuuttolainsäädäntö.

Työsopimukseen on aina sisällytettävä ‘keskeytyslauseke’, joka asettaa työsopimuksen voimaantulon ehdoksi tarvittavan oleskeluluvan saamisen Japanissa. Esimerkiksi voidaan mainita, että “Tämä työsopimus tulee voimaan, kun työntekijä on saanut tarvittavan oleskeluluvan Japanissa tämän sopimuksen mukaisen työn suorittamiseksi”. Tämä lauseke on välttämätön, sillä se suojaa yritystä työllistämisvelvoitteen riskeiltä, mikäli oleskeluluvan hakemus hylätään. Lisäksi työsopimuksessa mainittujen työtehtävien, aseman ja palkan kaltaisten työehtojen on täsmättävä täysin oleskelulupahakemuksessa ilmoitettujen tietojen kanssa. Pienimmätkin eroavaisuudet voivat herättää epäilyksiä hakemuksen luotettavuudesta ja vaikuttaa kielteisesti sen käsittelyyn. Palkan osalta, kuten aiemmin mainittiin, on varmistettava, että se on vähintään yhtä suuri kuin vastaavissa tehtävissä toimivilla japanilaisilla työntekijöillä ja että tämä taso on selvästi määritelty sopimuksessa.

Johtopäätös: Erinomaisen IT-osaamisen varmistaminen asiantuntevan oikeudellisen tuen avulla

Kuten tässä artikkelissa on selitetty, ulkomaisten IT-ammattilaisten palkkaamisen prosessi Japanissa etenee selkeän oikeudellisen kehyksen mukaisesti. “Tekniikka, humanistiset tieteet ja kansainväliset palvelut” -oleskelulupa on tavanomainen reitti, kun taas “Erityisasiantuntija” -viisumi tarjoaa yrityksille merkittävän strategisen edun globaalissa kilpailussa lahjakkuuksista. Näiden monimutkaisten oikeudellisten järjestelmien asianmukainen hyödyntäminen ja hakuprosessin sujuvoittaminen edellyttävät tarkkaa oikeudellista tietämystä ja käytännön kokemusta. Menettelyjen puutteet voivat johtaa arvokkaiden osaajien menettämiseen. Monolith-oikeustoimisto on kerryttänyt laajaa kokemusta ulkomaisten työntekijöiden oleskelulupien hankinnan tukemisessa IT-alalla ja monilla muilla toimialoilla. Toimistossamme työskentelee useita englanninkielisiä asiantuntijoita, joilla on ulkomaisia oikeustieteellisiä pätevyyksiä, ja voimme tarjota kattavaa oikeudellista tukea kansainvälisestä näkökulmasta. Tarjoamme täyden tukemme varmistaaksemme, että yrityksenne voi hankkia maailmanluokan osaajia ja menestyä globaalilla markkinalla, aina oikeudellisesti vedenpitävän rekrytointistrategian laatimisesta huolellisiin hakudokumentteihin ja viranomaisten kanssa käytäviin neuvotteluihin asti.