Japanin työlainsäädännön oikeudellinen kehys yritysjärjestykselle: Palvelussäännöt, sisäisten ilmiantajien suojelu ja kurinpidollisten toimenpiteiden tehokkuus

Yritystoiminnan sujuvan toteutuksen ja kestävän kasvun kannalta on välttämätöntä ylläpitää selkeää ja oikeudenmukaista sisäistä järjestystä. Japanissa yritysjärjestys ei kuitenkaan perustu pelkkiin tapoihin tai johtajien yksipuolisiin ohjeisiin, vaan se on tiukasti säädeltyä työsopimuksiin perustuvan oikeudellisen kehyksen kautta. Tämän oikeudellisen kehyksen tarkka ymmärtäminen ja noudattaminen on yksi johtamisen tärkeimmistä tehtävistä, sillä se ehkäisee potentiaalisia työriitoja ja rakentaa terveitä työnantaja-työntekijä-suhteita. Erityisesti kolme elementtiä ovat yritysjärjestyksen ytimessä: ‘palvelussäännöt’, jotka määrittelevät työntekijöiden käyttäytymiskoodiston, ‘sisäisten ilmiantajien suojelujärjestelmä’, joka edistää organisaation itsepuhdistusmekanismeja, ja ‘kurinpidolliset toimenpiteet’, jotka ovat rangaistuksia järjestyksen rikkomisesta. Nämä järjestelmät on määritelty yksityiskohtaisesti Japanin työsopimuslaissa, työnormilainsäädännössä ja yleishyödyllisten ilmoitusten tekijöiden suojelua koskevassa laissa, ja niiden käyttö vaatii suurta huolellisuutta. Tässä artikkelissa keskitymme näihin kolmeen tärkeään teemaan ja selitämme yritysten noudatettavat oikeudelliset vaatimukset ja käytännön huomioon otettavat seikat, ottaen mukaan konkreettisia säädöksiä ja oikeustapauksia. Tavoitteenamme on auttaa yritysjohtajia ja oikeudellisia asiantuntijoita hallitsemaan oikeudellisia riskejä asianmukaisesti ja toteuttamaan tehokasta sekä laillista organisaation hallintoa.

Japanin yritysjärjestyksen oikeudellinen perusta

Japanissa yritysten oikeus vaatia ja ylläpitää tiettyä järjestystä työntekijöiltään perustuu työnantajan ja työntekijän välillä solmittuun työsopimukseen. Tämä suhde ei ole pelkästään käskyvaltasuhde, vaan se on laillisesti tasa-arvoisten osapuolten välinen sopimussuhde.

Työsopimukseen keskittyvä suhde

Japanin työsopimuslain (Labor Contract Act) 6. pykälä määrittelee, että työsopimus syntyy “kun työntekijä suostuu työskentelemään työnantajalle ja työnantaja suostuu maksamaan tälle palkkaa”. Tämän sopimuksen perusteella työntekijä sitoutuu tarjoamaan työpanoksensa ja työnantaja maksamaan palkan. Työntekijän velvollisuudet eivät rajoitu vain määrättyjen tehtävien suorittamiseen. Sopimukseen liittyy myös laajempia velvollisuuksia, kuten yrityksen omaisuuden suojeleminen, liiketoiminnan sujuvan toiminnan tukeminen ja yrityksen kokonaisedun huomioon ottaminen. Velvollisuus noudattaa yritysjärjestystä tunnustetaan laillisesti yhtenä työsopimukseen sisältyvänä lisävelvollisuutena. Toisin sanoen, työntekijän velvollisuus noudattaa yrityksen sääntöjä tulkitaan sopimuksen sisältöä koskevaksi perusvastuuksi.

“Rehellisyyden ja luottamuksen periaate” ja “Oikeuksien väärinkäytön kielto”

Nämä sopimussuhteet määritellään tarkemmin Japanin työsopimuslain 3. pykälän perusperiaatteissa. Saman pykälän 4. momentti asettaa “rehellisyyden ja luottamuksen periaatteen”, joka määrää, että “työntekijän ja työnantajan on noudatettava työsopimusta ja toimittava rehellisesti ja luottamuksen mukaisesti oikeuksiaan käyttäessään ja velvollisuuksiaan täyttäessään”. Työntekijän yritysjärjestyksen rikkominen voidaan arvioida tämän rehellisyyden ja luottamuksen periaatteen vastaiseksi toiminnaksi.

Toisaalta saman pykälän 5. momentti asettaa “oikeuksien väärinkäytön kiellon”, joka määrää, että “työntekijän ja työnantajan ei tule väärinkäyttää työsopimukseen perustuvia oikeuksiaan”. Tämä periaate on tärkeä laillinen rajoitus työnantajan valtaoikeuksien käytölle. Jos esimerkiksi kurinpidollisia toimenpiteitä, joita käytetään yritysjärjestyksen ylläpitämiseksi, pidetään tarkoitukseltaan tai keinoiltaan sopimattomina, ne voidaan laillisesti katsoa oikeuksien väärinkäytöksi ja siten mitättömiksi.

Näin ollen Japanin työlainsäädännössä yritysjärjestys perustuu vastavuoroiseen suhteeseen työsopimuksessa, ja työntekijän noudattamisvelvollisuus perustuu rehellisyyden ja luottamuksen periaatteeseen, samalla kun työnantajan valtaoikeuksien käyttöä rajoitetaan tiukasti oikeuksien väärinkäytön kiellon periaatteella. Tämä kaksisuuntainen laillinen velvoite on ensimmäinen askel yritysjärjestykseen liittyvien kysymysten tarkastelussa.

Sääntöjen vahvistaminen: Palvelussäännöt ja työjärjestykset Japanissa

Yrityksen järjestyksen konkreettinen ja selkeä esittäminen työntekijöille ja sen noudattamisen vaatiminen tapahtuu tärkeimpien oikeudellisten asiakirjojen, eli ‘työjärjestysten’ kautta. Näistä erityisesti työntekijöiden käyttäytymisnormeihin keskittyvät asiakirjat ovat ‘palvelussäännöt’.

Työjärjestysten keskeinen rooli

Japanin työlainsäädännön mukaan (Työnormilaki, artikla 89), työnantajat, jotka työllistävät vähintään kymmenen työntekijää jatkuvasti, ovat velvoitettuja laatimaan työjärjestykset ja ilmoittamaan ne alueellisen työnormivalvontaviranomaisen johtajalle. Työjärjestyksissä on oltava ‘ehdottomasti vaadittavat tiedot’, kuten työaikojen ja palkan tiedot, sekä ‘suhteellisesti vaadittavat tiedot’, jotka on mainittava, jos ne on määritelty. Työntekijöille asetettavat rangaistukset, eli kurinpidolliset toimenpiteet, sisältyvät näihin suhteellisesti vaadittaviin tietoihin, ja yrityksen on oltava selvillä niiden perusteista ja rangaistusten tyypeistä työjärjestyksissä, jotta ne ovat laillisesti päteviä.

Palvelussääntöjen asema

Palvelussäännöt määrittelevät konkreettisesti työntekijöiden noudatettavat säännöt, kuten työtehtäviin keskittymisen velvollisuuden, salassapitovelvollisuuden, yrityksen tilojen ja tarvikkeiden asianmukaisen käytön sekä häirinnän kiellon. Oikeudellisesti nämä palvelussäännöt käsitellään osana työjärjestyksiä. Yritykset voivat sisällyttää ‘palvelusjärjestyksen’ luvun työjärjestyksiinsä tai laatia erillisen asiakirjan nimeltä ‘palvelussäännöt’. Jälkimmäisessä tapauksessa säännöt katsotaan laillisesti osaksi työjärjestyksiä, joten niiden laatiminen tai muuttaminen vaatii samat oikeudelliset toimenpiteet kuin työjärjestysten kohdalla.

Laatimis- ja muutosprosessin pakolliset toimenpiteet

Työjärjestysten (mukaan lukien palvelussäännöt) laatiminen tai muuttaminen edellyttää Japanin työlainsäädännön määrittelemien tiukkojen menettelyjen noudattamista. Työnantajan on ensin kuultava työntekijöiden enemmistön muodostaman ammattiyhdistyksen mielipidettä, tai jos sellaista ei ole, työntekijöiden enemmistöä edustavan henkilön mielipidettä ja laadittava tästä kirjallinen lausunto (mielipidekirje). Lain vaatimus on nimenomaan mielipiteen ‘kuuleminen’, ei edustajan ‘suostumuksen’ saaminen. Kuitenkin tämä kuulemisprosessi on pakollinen, ja jos työnormivalvontaviranomaisen kanssa käydyssä vuoropuhelussa todetaan, että menettelyä ei ole noudatettu, työjärjestysten ilmoittaminen ei todennäköisesti tule hyväksytyksi.

Laaditut tai muutetut työjärjestykset on ilmoitettava liitteenä olevan mielipidekirjeen kanssa alueelliselle työnormivalvontaviranomaiselle ja sen jälkeen velvollisuutena on tehdä ne tunnetuksi kaikille työntekijöille esimerkiksi ilmoitustaululla, kirjallisesti tai intranetissä. Jos tätä tiedottamisvelvollisuutta laiminlyödään, yritys ei ehkä voi vedota työjärjestysten sisältöön oikeuksiensa perustana (esimerkiksi kurinpidollisen toimenpiteen toteuttamisessa), vaikka työjärjestykset olisivatkin laillisesti voimassa. Nämä menettelyt eivät ole pelkästään muodollisia, vaan ne ovat keskeisiä vaatimuksia, jotta työjärjestyksillä olisi oikeudellista tehoa.

Rehellisyyden suojelu: Japanin julkisen edun mukaisen ilmoittamisen suojajärjestelmä

Yrityksen järjestyksen ylläpito ei ole pelkästään sisäisten sääntöjen noudattamista, vaan se käsittää laajemman käsitteen, joka sisältää kyvyn havaita ja korjata organisaation sisäisiä väärinkäytöksiä. Tätä itsepuhdistuskykyä tukee oikeudellisesti Japanin “julkisen edun mukaisen ilmoittamisen suojalaki”.

Julkisen edun mukaisen ilmoittamisen suojalain yleiskatsaus

Laki on tarkoitettu suojelemaan työntekijöitä, jotka ilmoittavat työpaikalla tapahtuvista lainrikkomuksista ja muista väärinkäytöksistä ilman väärää tarkoitusta määrätyille ilmoituskanaville (julkisen edun mukainen ilmoittaminen). Erityisesti laki kieltää selvästi työnantajia kohtelemasta työntekijöitä epäedullisesti, kuten alentamalla heidän asemaansa tai palkkaansa, tai muulla tavoin, jos se perustuu heidän tekemäänsä julkisen edun mukaista ilmoitusta. Tällaiset kosto toimenpiteet ovat laissa määriteltyjä ja niitä pidetään mitättöminä.

Vuoden 2022 (Reiwa 4) muutokset ja yritysten velvollisuuksien vahvistaminen

1. kesäkuuta 2022 (Reiwa 4) voimaan tulleessa julkisen edun mukaisen ilmoittamisen suojalain uudistuksessa yritysten toteutettavaksi määrätyt toimenpiteet vahvistettiin merkittävästi. Erityisesti yli 300 työntekijää jatkuvasti työllistävien yritysten on nyt laillinen “velvollisuus” luoda järjestelmä, joka käsittelee asianmukaisesti sisäisiä julkisen edun mukaisia ilmoituksia (alle 300 työntekijän yrityksille tämä on “pyrkimysvelvollisuus”).

Tähän järjestelmän luomisvelvollisuuteen sisältyy konkreettisesti seuraavat asiat: Ensinnäkin on perustettava sisäisen julkisen edun mukaisen ilmoittamisen vastaanottopiste ja määriteltävä “julkisen edun mukaisen ilmoittamisen käsittelytehtävissä toimiva henkilö”, joka vastaa ilmoitusten vastaanottamisesta, tutkimisesta ja korjaavista toimenpiteistä. Lisäksi tälle henkilölle asetetaan tiukka vaitiolovelvollisuus koskien tietoja, jotka voisivat paljastaa ilmoittajan henkilöllisyyden. Jos tämä henkilö vuotaa tietoja ilman pätevää syytä, hän voi joutua henkilökohtaisesti rikosoikeudelliseen vastuuseen ja saada enintään 300 000 jenin sakon. Tämän uudistuksen myötä sisäinen ilmoitusjärjestelmä on muuttunut pelkästä suosituksesta konkreettiseksi laillisesti velvoittavaksi compliance-toiminnoksi.

Kosto toimenpiteiden oikeudellinen mitättömyys

Tuomioistuimet soveltavat tiukasti julkisen edun mukaisen ilmoittamisen suojalain mukaista kieltoa työntekijöiden epäedullisesta kohtelusta. Esimerkkinä voidaan mainita 14. huhtikuuta 2022 (Reiwa 4) annettu Yokohaman alueellisen tuomioistuimen päätös. Tässä tapauksessa pachinko-pelihallia pyörittävä yritys oli syyllistynyt Japanin lainsäädännön vastaisiin toimiin. Kun yrityksen työntekijät ilmoittivat tästä poliisille, yritys alensi heidän asemaansa ja leikkasi palkkojaan merkittävästi. Tuomioistuin totesi, että poliisille tehty ilmoitus oli julkisen edun mukaisen ilmoittamisen suojalain suojaama ilmoitus ja että työntekijöiden aseman alentaminen ja palkan leikkaaminen tämän perusteella oli lain vastaista ja siten mitätöntä. Tämä ennakkotapaus osoittaa selvästi, että vaikka yritys toteuttaisi kosto toimenpiteitä ilmoittajaa vastaan, oikeus voi kumota niiden vaikutuksen.

Sääntöjen täytäntöönpano: Tehokkaan kurinpitotoimenpiteen edellytykset Japanissa

Yrityksen järjestyksen ylläpitämiseksi työnantajalla on mahdollisuus noudattaa työpaikan sääntöjä ja määräyksiä ja asettaa kurinpitotoimenpiteitä työntekijöille, jotka rikkovat näitä sääntöjä. Kuitenkin Japanin työlainsäädännön mukaan työnantajan oikeus kurinpitotoimenpiteisiin ei ole rajoittamaton, vaan siihen sovelletaan tiukkoja vaatimuksia.

Japanin työoikeuden mukaiset kurinpidolliset toimenpiteet

Kurinpidollisilla toimenpiteillä on Japanissa useita eri tasoja niiden vakavuuden mukaan. Yleisesti ottaen ne järjestyvät seuraavasti kevyimmästä alkaen:

• Varoitus ja nuhtelu: Suullinen tai kirjallinen vakava huomautus, joka toimii tulevaisuuden varoituksena. Nuhtelun yhteydessä on yleistä vaatia kirjallisen selvityksen toimittamista.
• Palkan alentaminen: Rangaistuksena työntekijän normaalisti saamasta palkasta vähennetään tietty summa.
• Työnteon keskeytys: Työsopimus pysyy voimassa, mutta työntekijältä kielletään työnteon suorittaminen tietyn ajanjakson ajan. Tänä aikana palkkaa ei makseta.
• Alentaminen virassa: Toimenpiteenä on työntekijän aseman tai arvon alentaminen.

Palkanalennuksen tiukat lailliset rajoitukset Japanissa

Erityisesti palkanalennukseen liittyen Japanin työnormilain (日本の労働基準法, Heisei (1989)) 91 artikla asettaa tiukat ylärajat työntekijöiden elintason suojelemiseksi. Konkreettisesti tämä tarkoittaa, että yksittäisen tapauksen palkanalennus ei saa ylittää puolta työntekijän keskimääräisen päiväpalkan määrästä. Lisäksi, jos yhdellä palkanmaksukaudella on useita kurinpidollisia rikkomuksia, palkanalennusten kokonaissumma ei saa ylittää kyseisen palkanmaksukauden kokonaispalkan kymmenettä osaa. Nämä rajoitukset koskevat kurinpidollisena toimenpiteenä tehtävää ‘palkanalennusta’, eivätkä ne suoraan sovellu työstä poissaolon aiheuttamaan palkanmaksun keskeytykseen tai aseman alennuksesta johtuvaan tehtäväkohtaisen korvauksen epäämiseen.

Kurinpitovallan väärinkäyttöperiaate Japanissa

Kurinpitovallan käytön tärkein oikeudellinen periaate on “kurinpitovallan väärinkäyttöperiaate”, joka on kirjattu Japanin työsopimuslain (jap. 労働契約法) 15. pykälään. Siinä säädetään, että “jos työnantaja kurittaa työntekijää ja kyseinen kurinpitotoimi ei objektiivisesti ja kohtuullisesti perustu työntekijän teon luonteeseen ja olosuhteisiin tai muihin seikkoihin ja sitä ei voida pitää yhteiskunnallisesti sopivana, katsotaan, että työnantaja on väärinkäyttänyt oikeuttaan, ja kyseinen kurinpitotoimi katsotaan mitättömäksi”.

Kyseinen pykälä osoittaa, että kurinpitotoimenpiteen katsotaan olevan pätevä vain, jos seuraavat kaksi ehtoa täyttyvät:

1. Objektiivinen kohtuullisuus: Työntekijän teko vastaa objektiivisesti työpaikan sääntöjen mukaisia kurinpidollisia syitä. Tämän tosiasian tueksi vaaditaan riittäviä todisteita.
2. Yhteiskunnallinen sopivuus: Rangaistuksen ankaruuden on oltava tasapainossa kyseisen teon luonteen, olosuhteiden, seurausten, työntekijän aikomuksen, aiheutetun vahingon asteen, aiemman työasenteen ja kurinpitohistorian sekä katumuksen määrän kanssa.

Oikeudelliset päätökset ja ennakkotapaukset Japanissa

Japanin tuomioistuimet soveltavat kurinpidollisen toimivallan väärinkäytön periaatetta tiukasti, arvioiden toimenpiteiden pätevyyttä objektiivisten standardien mukaan, ei työnantajan subjektiivisen harkinnan perusteella.

Esimerkiksi tapauksessa, jossa erään yliopiston apulaisprofessori sai kuuden kuukauden työssäkäyntikiellon häirintäkäyttäytymisen vuoksi (Kanazawan alueellisen tuomioistuimen päätös 25. tammikuuta 2011 (2011)), tuomioistuin totesi, että vaikka apulaisprofessorin joitakin sopimattomia kommentteja pidettiin tosiasiana, ne eivät olleet niin vakavia, että ne oikeuttaisivat kuuden kuukauden työssäkäyntikiellon. Lisäksi ottaen huomioon, että apulaisprofessorilla ei ollut aiempaa kurinpitohistoriaa ja hän osoitti katumusta, katsottiin, että toimenpide oli liiallinen ja puuttui “yhteiskunnallisesti sopivan” määritelmän mukaisuutta, ja se katsottiin kurinpidollisen toimivallan väärinkäytöksi ja siten mitättömäksi.

Lisäksi työntekijän yksityiselämän toimintaan kohdistuvat kurinpitotoimenpiteet tunnustetaan päteviksi vain, jos toiminnan voidaan objektiivisesti arvioida vaikuttavan merkittävästi ja kielteisesti yrityksen yhteiskunnalliseen maineeseen. Esimerkiksi, jos tavallinen työntekijä tekee vähäisen yksityisen rikoksen, josta ei ole raportoitu eikä sitä tiedä kukaan yrityksen sisällä, raskas kurinpitotoimenpide voidaan katsoa sopimattomaksi. Toisaalta, jos yrityksen avainhenkilö tekee yhteiskunnallisesti merkittävän rikoksen, josta raportoidaan laajasti, raskas toimenpide voidaan hyväksyä, koska se on vahingoittanut yrityksen mainetta merkittävästi. Loppujen lopuksi kurinpitotoimenpiteiden pätevyys arvioidaan ottamalla huomioon yksittäisen tapauksen konkreettiset olosuhteet kokonaisvaltaisesti.

Kurinpitotoimenpiteiden pätevyyden harkinnassa on erittäin tärkeää ymmärtää niiden eri tyypit ja oikeudelliset rajoitukset. Alla on vertailutaulukko tärkeimmistä kurinpitotoimenpiteistä.

Vie tiedot Google Sheetsiin

Yhteenveto

Yritysjärjestyksen ylläpitäminen Japanissa perustuu monikerroksiseen oikeudelliseen kehykseen, joka koostuu työntekijöiden ja työnantajien velvollisuuksista työsopimuslain mukaisesti, työnormilain määrittelemistä tiukoista työehtosopimuksen menettelyistä sekä oikeuslaitoksen tiukasta valvonnasta kurinpidollisten toimivaltuuksien väärinkäytössä. Tehokkaan ja laillisen organisaation toiminnan varmistamiseksi on välttämätöntä ymmärtää nämä kolme pilaria tarkasti. Ensinnäkin, työehtosopimusten asianmukainen laatiminen ja niiden perusteellinen tiedottaminen työntekijöille laillisten menettelyjen mukaisesti. Toiseksi, uudistetun yleishyödyllisten ilmoittajien suojelulain vaatiman compliance-järjestelmän rakentaminen ja ilmoittajien varma suojelu kostoilta. Kolmanneksi, kurinpidollisia toimenpiteitä toteutettaessa on harkittava huolellisesti, täyttävätkö ne Japanin tuomioistuinten soveltamat tiukat kriteerit ‘objektiivisesta järkevyydestä’ ja ‘yhteiskunnallisesti sopivasta kohtuullisuudesta’. Näiden oikeudellisten vaatimusten noudattaminen suojaa yritystä tarpeettomilta oikeudellisilta riskeiltä ja luo vahvan perustan kestävälle kasvulle.

Monolith Lakitoimisto on kokenut ja menestynyt tarjoamaan oikeudellista tukea monimutkaisissa työlainsäädäntöön liittyvissä kysymyksissä Japanissa, palvellen lukuisia kotimaisia ja kansainvälisiä asiakkaita. Toimistossamme työskentelee useita monialaisia asiantuntijoita, mukaan lukien englanninkielisiä asianajajia, joilla on ulkomaisia oikeustieteellisiä pätevyyksiä. Olemme valmiita tarjoamaan kattavaa oikeudellista tukea aiheissa, jotka käsiteltiin tässä artikkelissa, kuten työehtosopimusten laatimisessa ja tarkastelussa, compliance-järjestelmien rakentamisessa ja yksittäisten kurinpitotapausten oikeudellisten riskien arvioinnissa ja neuvonnassa. Tavoitteenamme on voimakkaasti tukea asiakkaitamme heidän pyrkimyksissään ylläpitää yritysjärjestystä ja hallita oikeudellisia riskejä, hyödyntäen asiantuntemustamme ja kokemustamme.