Mitä on digitaalinen palkanmaksu (digitaalinen palkka)? Esittelyssä käyttöönottoesimerkkejä ja käyttöönottoprosessi.

Japanin hallitus on asettanut tavoitteeksi saavuttaa 40 %:n osuuden käteisettömissä maksuissa vuoteen Reiwa 7 (2025) mennessä. Reiwa 5 (2023) vuonna käteisettömien maksujen osuus nousi ennätykselliseen 39,3 %:iin (126,7 biljoonaa jeniä). Vastatakseen tähän kasvavaan käteisettömien maksujen kysyntään, Japanin terveys-, työ- ja hyvinvointiministeriö salli ‘palkkojen digitaalisen maksamisen (digitaaliset palkat)’ huhtikuussa Reiwa 5 (2023).

Miten palkkojen digitaalista maksamista voidaan sitten käytännössä hyödyntää? Tässä artikkelissa käymme läpi palkkojen digitaalisen maksamisen (digitaaliset palkat) yleiskatsauksen, hyödyt ja haitat sekä käyttöönoton vaiheet.

Mikä on digitaalinen palkanmaksu (digitaalinen palkka)?

Digitaalinen palkanmaksu (digitaalinen palkka) tarkoittaa järjestelmää, jossa työntekijän suostumuksella voidaan korvata perinteinen käteismaksu tai tilisiirto sähköisillä menetelmillä (kuten älypuhelinmaksusovellukset, prepaid-kortit tai digitaalinen raha), siirtämällä varoja rahansiirtoyritysten tileille palkan vastaanottamiseksi.

Rahansiirtoyrityksellä tarkoitetaan rekisteröityä yritystä, joka tarjoaa siirtopalveluita pankkien ulkopuolella. Elokuussa 2024 (2024年8月) on rekisteröity 82 yritystä. Esimerkiksi SoftBankin ‘PayPay’ ja LINEn ‘LINE Pay’, jotka tarjoavat maksutoimintoja älypuhelinsovelluksissa, ovat tunnettuja, ja käyttäjät voivat liittää rahansiirtoyritysten sovellukset pankkitileihinsä ja käyttää ladattua rahaa siirtoihin ja ostoksiin.

Rahansiirtoyrityksenä toimiminen edellyttää ennakkorekisteröintiä pääministerin toimistossa ‘Rahansiirtoja koskevan lain’ (資金決済に関する法律) mukaisesti. Jos rahansiirtoyritys (valuuttakauppa) toimii ilman rekisteröintiä, se rikkoo pankkilain (銀行法) 4. artiklan 1. momenttia ja sitä voidaan rangaista pankkilain mukaisesti.

Viite: Japanin rahansiirtoyritysten yhdistys ‘Rahansiirtoyritysten yleiskatsaus'[ja]

Rekisteröityjen rahansiirtoyritysten joukossa vain ne, jotka on nimennyt työ- ja sosiaaliministeriö, voivat käyttää digitaalista palkanmaksua (kirjoitushetkellä ainoastaan PayPay Corporation on saanut työ- ja sosiaaliministeriön hyväksynnän).

Digitaalinen palkanmaksu on yksi vaihtoehto. Työnantaja ei voi pakottaa työntekijää, joka ei halua, vastaanottamaan palkkaansa digitaalisesti. Lisäksi työntekijä voi valita vastaanottavansa vain osan palkastaan nimetyn rahansiirtoyrityksen tilille.

Viite: Työ- ja sosiaaliministeriö | Rahansiirtoyritysten tileille tehtävistä palkanmaksuista (digitaalinen palkanmaksu)[ja]

Digitaalisen palkanmaksun taustalla olevat syyt

Palkan digitaalisen maksamisen mahdollistumisen taustalla on viime vuosien digitalisaation edistyminen ja palkanmaksun muutokset.

Palkanmaksun periaatteena on maksu rahana (Japanese Labor Standards Act, artikla 24). Kuitenkin, jos työntekijä suostuu, on mahdollista maksaa palkka poikkeuksellisesti 1: pankkitilille ja 2: arvopaperitilille (Japanese Labor Standards Act Enforcement Regulations, artikla 7-2).

Artikla 24: Palkka on maksettava rahana ja suoraan työntekijälle sen täyden määrän. Kuitenkin, jos lainsäädännössä tai työehtosopimuksessa on erityisiä määräyksiä tai jos työ- ja sosiaaliministeriön asetuksessa määritellään varma maksutapa, voidaan palkka maksaa muussa kuin rahamuodossa. Lisäksi, jos lainsäädännössä on erityisiä määräyksiä tai jos työpaikalla on enemmistön muodostama ammattiyhdistys tai, jos sellaista ei ole, työntekijöiden enemmistön edustaja on tehnyt kirjallisen sopimuksen, voidaan osa palkasta vähentää maksusta.

Japanese Labor Standards Act

Artikla 7-2: Työnantaja voi, työntekijän suostumuksella, maksaa palkan seuraavilla tavoilla. Kuitenkin, jos valitaan kolmas menetelmä, tulee työntekijälle antaa mahdollisuus valita ensimmäinen tai toinen menetelmä ja selittää hänelle kolmannen menetelmän vaatimukset ennen suostumuksen saamista.
1: Siirto työntekijän määrittelemälle pankille tai muulle rahoituslaitokselle työntekijän talletukselle tai säästölle
2: Siirto työntekijän määrittelemälle rahoitusvälineiden välittäjälle (Japanese Financial Instruments and Exchange Act (Showa 23, Law No. 25) mukaisesti, joka ei sisällä pienimuotoista sähköistä keräystoimintaa harjoittavia välittäjiä) työntekijän hallussa oleville varoille (tietyt vaatimukset täyttäen)

Japanese Labor Standards Act Enforcement Regulations, artikla 7-2[ja]

Kuitenkin, internet- ja mobiilipankkipalveluiden yleistymisen sekä lohkoketjuteknologian kehityksen myötä digitaalinen valuutta on tullut välttämättömäksi osaksi elämäämme.

Näin ollen, palkanmaksun uutena vaihtoehtona, on harkittu digitaalisen valuutan hallinnointiin erikoistuneiden rahansiirtoyhtiöiden tileille tapahtuvaa palkanmaksua, mikä edellyttäisi Japanese Labor Standards Act Enforcement Regulations -säädöksen muutosta.

Digitaaliseen palkanmaksuun liittyvät säädökset

Digitaalisen palkanmaksun säädökset voidaan jakaa kahteen pääryhmään: ‘työnantajan säädökset’ ja ‘rahan siirtoon erikoistuneiden yritysten säädökset’.

Työnantajan säädökset

Kuten aiemmin mainittiin, kun työnantaja aikoo maksaa palkkoja digitaalisesti, on työntekijän suostumus välttämätön.

Tässä yhteydessä työnantajalle on asetettu velvollisuus antaa työntekijälle seuraavat tiedot:

• Tilin enimmäissaldon asettaminen alle miljoonaan jeniin tai toimenpiteet, jotka varmistavat saldon nopean palauttamisen alle miljoonaan jeniin, jos raja ylittyy.
• Järjestelmä, joka takaa työntekijälle velvoitteiden täyttämisen nopeasti, jos rahan siirtoon erikoistunut yritys ei pysty täyttämään velvoitteitaan konkurssin tai muiden syiden vuoksi.
• Järjestelmä, joka korvaa työntekijälle aiheutuneet tappiot, jos työntekijän velvoitteiden täyttämiseen liittyvät menetykset johtuvat vilpillisestä valuuttakaupasta tai muista syistä, joita ei voida pitää työntekijän vastuulla.
• Tilin saldo on voimassa vähintään kymmenen vuotta viimeisimmästä saldon muutoksesta.
• Mahdollisuus vastaanottaa rahansiirtoja tilille (yksittäisen jenin tarkkuudella) käyttämällä esimerkiksi pankkiautomaatteja (ATM), ja että ainakin kerran kuukaudessa rahansiirron vastaanottaminen on mahdollista ilman palvelumaksua. Lisäksi rahansiirrot tilille on mahdollista tehdä yksittäisen jenin tarkkuudella.
• Valmius raportoida työ- ja sosiaaliministeriölle palkanmaksuun liittyvistä toimista ja taloudellisesta tilanteesta säännöllisesti.

Rahan siirtoon erikoistuneiden yritysten säädökset

Periaatteessa rahan siirtoon erikoistuneita yrityksiä koskevat rahoituslaitosten maksujärjestelmälakiin ja muihin lakeihin perustuvat säännökset, kuten ‘suoritusvarmuuden talletus’ ja ‘järjestelmäriskien hallinta’, joita Japanin finanssivalvonta (FSA) valvoo.

Kuitenkin, koska palkanmaksuun liittyvät yritykset käsittelevät erityisesti työasioita, työ- ja sosiaaliministeriö on asettanut tiukempia vaatimuksia. Työnormilain täytäntöönpanosäännösten mukaisesti työnantajan selitysvelvollisuuden sisältö on määritelty erityisvaatimuksina ‘varman palkanmaksun’ takaamiseksi.

Lisäksi edellä mainittujen vaatimusten lisäksi:

• Yrityksellä on oltava tekninen kyky suorittaa palkanmaksuun liittyvät tehtävät asianmukaisesti ja varmasti sekä riittävä yhteiskunnallinen luottamus.

Nämä vaatimukset täyttämällä rahan siirtoon erikoistuneet yritykset voivat hakea työ- ja sosiaaliministeriön hyväksyntää, ja ministeriö voi nimetä vaatimukset täyttävät yritykset.

Digitaalisen palkan edut

Digitaalisen palkanmaksun hyötyihin kuuluu muun muassa seuraavat seikat.

Työntekijän edut

Ensinnäkin työntekijät voivat vastaanottaa palkkansa suoraan ilman pankkitilin välitystä.

Lisäksi vastaanotetun palkan voi nostaa käteisenä ATM-automaateista kuukausittain ilman nostopalkkiota ja sentilleen tarkasti. Palkan vastaanottamiseen käytettävän tilin saldo on rajoitettu enintään 100 000 euroon (noin 100 miljoonaan jeniin), ja mikäli summa ylittyy, ylimenevä osuus siirretään työntekijän etukäteen rekisteröimälle pankkitilille.

Mikäli työntekijä niin haluaa, hän voi vastaanottaa osan palkastaan rahansiirtoyrityksen tilille ja loput pankkitililleen. Esimerkiksi, jos työntekijä haluaa vastaanottaa 300 000 jenin nettopalkastaan 200 000 jeniä pankkitililleen ja loput 100 000 jeniä digitaalisena palkkana, on tämä mahdollista.

Työnantajan edut

Työnantajalle ei aiheudu tarvetta käyttää pankkitiliä välikätenä, mikä säästää kuluissa ja tuo taloudellista hyötyä.

Lisäksi työnantaja voi esitellä sitoutumistaan työympäristön kehittämiseen ottamalla käyttöön digitaalisen palkanmaksun. Tämä voi parantaa yrityksen imagoa, kun se osoittaa olevansa valmis kohtaamaan uudet järjestelmät ja sitoutunut työtapojen uudistamiseen sekä työntekijöiden tyytyväisyyden parantamiseen. Tämä voi auttaa ratkaisemaan työvoimapulan ongelmaa.

Digitaalisen palkan haitat

Toisaalta digitaalisen palkanmaksun haittoina voidaan pitää seuraavia seikkoja.

Työntekijän haitat

Digitaalinen palkanmaksu on vaihtoehto, jonka työntekijä voi valita, mutta se voi olla haastavaa niille, jotka eivät ole tottuneet käyttämään elektronista rahaa. Erityisesti vanhemmilla ihmisillä voi olla alhainen sähköisen rahan käyttöaste, ja digitaalisen palkan vuoksi voi syntyä tarve avata uusi pankkitili.

Lisäksi, kuten aiemmin mainittiin, tilin yläraja on määritelty olevan alle 1 miljoona jeniä. Tämän vuoksi digitaalisessa palkanmaksussa, jos tilin saldo ylittää 1 miljoonan jenin rajan, ylimenevä summa siirretään automaattisesti etukäteen määriteltyyn pankkitiliin.

Edelleen, järjestelmävika tai kyberhyökkäys voi viivästyttää tai estää palkanmaksun.

Työnantajan haitat

Globaaleissa yrityksissä on tarpeen ottaa huomioon eri maiden ja alueiden erilaiset säännökset ja lait, mikä vaatii erityistä huomiota.

Lisäksi, koska työntekijöiden työllisyystiedot on yhdistetty palkkatietoihin, on olemassa riski palkkatietojen hakkeroinnista tai vuotamisesta, minkä vuoksi tarvitaan vahvoja turvatoimia riippumatta käytetystä digitaalisesta valuutasta.

Digitaalisen palkanmaksun mahdollistamiseksi voi myös olla tarpeen tehdä alkuinvestointeja yrityksen sisäisiin järjestelmiin.

Digitaalisen palkanmaksun käyttöönottoesimerkkejä

Japanissa elokuusta 2024 alkaen SoftBank Groupin kymmenen yritystä on ilmoittanut aloittavansa palkkojen digitaalisen maksamisen ja ottavansa käyttöön ‘PayPay-palkanmaksun’.

Viite: SoftBank Groupin kymmenen yritystä aloittaa palkkojen digitaalisen maksamisen ja ottaa käyttöön ‘PayPay-palkanmaksun'[ja]

‘PayPay-palkanmaksun’ käyttöönottoa päättäneitä yrityksiä ovat SoftBank Group Corp., SoftBank Corp., LINE Yahoo Japan Corp., PayPay Corp., SB C&S Corp., SB At Work Corp., SB Technology Corp., SB Payment Service Corp., PayPay Card Corp. ja PayPay Securities Corp.

Nämä ryhmän työntekijät saavat digitaalisen palkanmaksun PayPay Corp:n kautta, mutta koska PayPay Corp. on tällä hetkellä ainoa Japanissa luvan saanut rahansiirtoyritys, tämä on herättänyt huomiota ensimmäisenä esimerkkinä maassa.

Viite: PayPay Corp. ‘Vastaanottanut työministeriön hyväksynnän digitaalista palkanmaksua varten’

Viite: Japanin terveys-, työ- ja hyvinvointiministeriö ‘PayPay Corp:n palvelun yleiskatsaus’

Digitaalisen palkanmaksun käyttöönoton menettelyt

Kun otetaan käyttöön digitaalinen palkanmaksu, mitä toimenpiteitä työnantajan on suoritettava? Tässä selitämme prosessin vaiheet ja keskeiset kohdat.

Käyttöönoton vaiheet

Digitaalisen palkanmaksun käyttöön ottavan työnantajan on suoritettava seuraavat kuusi askelta:

1. Japanin työministeriön hyväksymän rahansiirtoyrityksen tarkistus
2. Valitun hyväksytyn rahansiirtoyrityksen palveluiden arviointi
3. Työehtosopimuksen tekeminen jne.
4. Työntekijöille tiedottaminen
5. Työntekijöiden yksilöllisen suostumuksen hankkiminen
6. Palkanmaksun hallinnollisten toimenpiteiden tarkistus ja toteutus

Hyväksytyn rahansiirtoyrityksen valintakriteerit

Valitessasi hyväksytyn rahansiirtoyrityksen, kiinnitä huomiota seuraaviin seikkoihin:

• Tilin maksimisaldon asetettu raja
• Päivittäisen nostorajan asetettu raja
• Kulujen kattamisen olemassaolo ja määrä
• Sopimuksen tekemisen tarve hyväksytyn rahansiirtoyrityksen kanssa

On mahdollista valita useita hyväksyttyjä rahansiirtoyrityksiä.

Kuitenkin kirjoitushetkellä hyväksyttyjä rahansiirtoyrityksiä on vain yksi, PayPay Corporation.

Viite: Japanin työministeriö | Digitaalisen palkanmaksun käyttöönottoon tarvittavat toimenpiteet[ja]

Työehtosopimuksen tekeminen

Digitaalisen palkanmaksun käyttöönotossa on tarpeen tehdä työehtosopimus, jos työntekijöillä on enemmistön muodostava ammattiyhdistys, tai jos ei ole, niin työntekijöiden enemmistöä edustavan henkilön kanssa.

Työehtosopimukseen kirjataan seuraavat asiat:

• Kohderyhmänä olevien työntekijöiden alue
• Kohderyhmänä olevien palkkojen alue ja niiden määrä
• Käsiteltävien hyväksyttyjen rahansiirtoyritysten alue
• Toteutuksen aloitusajankohta

Lisäksi Japanin työministeriön sivustolla[ja] on esimerkkejä työehtosopimuksen malleista.

Työntekijöille tiedottaminen ja yksilöllisen suostumuksen hankkiminen

Työnantajan on velvollisuus informoida työntekijöitä edellä mainituista asioista. Tämän tiedottamisen voi myös ulkoistaa hyväksytylle rahansiirtoyritykselle.

Työntekijöiden yksilöllisen suostumuksen voi saada kirjallisesti tai sähköisesti tallennettuna. Suostumuslomakkeen mallit löytyvät Japanin työministeriön sivustolta[ja].

Yhteenveto: Digitaalisen palkanmaksun tulevaisuudennäkymät

Kuten olemme tässä selittäneet, digitaalinen palkanmaksu tarjoaa työntekijöille uusia vaihtoehtoja palkan vastaanottamiseen ja toimii samalla yrityksen henkilöstöetuna.

Vaikka digitaalinen palkanmaksu on vielä uusi käytäntö, käteisettömän maksamisen kysyntä kasvaa jatkuvasti. Syyskuussa 2024 (Reiwa 6) ainoastaan yksi rahansiirtoyritys, PayPay Corporation, on saanut Japanin työ- ja sosiaaliministeriön hyväksynnän, mutta tällä hetkellä kolme muuta rahansiirtoyritystä on jättänyt hyväksyntähakemuksen ja ovat arvioinnin alla.

Kun nämä yritykset saavat Japanin työ- ja sosiaaliministeriön hyväksynnän, digitaalisen palkanmaksun mahdollisuudet PayPayn ulkopuolisilla digitaalisilla valuutoilla laajenevat, mikä todennäköisesti lisää muiden yritysten tarjoamia digitaalisen palkanmaksun vaihtoehtoja tulevaisuudessa.

Esittelyssä toimistomme ratkaisut

Monolith Lakitoimisto yhdistää IT-alan, erityisesti internetin, ja oikeudellisen asiantuntemuksen tarjotakseen ainutlaatuisia ja tehokkaita oikeudellisia palveluita. Tarjoamme oikeudellista tukea IT- ja kasvuyrityksille, jotka kohtaavat monimutkaisia johtamisen haasteita, aina Tokion pörssissä listatuista yrityksistä innovatiivisiin startupeihin. Alla olevassa artikkelissa kerromme palveluistamme tarkemmin.

Monolith Lakitoimiston palvelualueet: IT- ja kasvuyritysten yritysjuridiikka[ja]