Mikä on menettely online-käyntikorttien vaihtamiseksi? Selitämme myös 'Japanilaisen sähköpostilain' huomioonotettavat seikat

Uuden koronaviruksen leviämisen vaikutuksesta etätyö on yleistynyt, ja online-työkalut ovat tulleet yhä suositummiksi paitsi yrityksen sisäisissä kokouksissa, myös yritysten välisissä tapaamisissa ja neuvotteluissa.

Kuitenkin, toisin kuin kasvokkain tapahtuvissa tapaamisissa, paperisten käyntikorttien vaihto ei ole mahdollista, ja erityisesti silloin, kun osallistujia on useita, on mahdollista, että jotkin tiedot, kuten nimi, osasto ja asema, jäävät kuulematta. Tästä syystä “online-käyntikorttien vaihto”, jota voidaan käyttää myös videokonferensseissa, on herättänyt huomiota.

Kuitenkin, koska kyseessä on vielä uusi järjestelmä, on monia, jotka eivät vielä täysin ymmärrä sitä.

Tässä artikkelissa selitämme yksityiskohtaisesti “online-käyntikorttien vaihdon” todelliset menettelyt, edut ja haitat, sekä riskit, jotka liittyvät sen käyttöön.

Mitä on verkkovisiittikorttien vaihto?

Verkkovisiittikorttien vaihto tarkoittaa paperisten “visiittikorttien” digitalisointia ja niiden vaihtamista verkossa.

Jos sinulla on internet-yhteys, voit lähettää tietoja älypuhelimesta tai tietokoneesta toiselle osapuolelle, mikä on erittäin tehokas menetelmä koronaviruksen aikakaudella.

Koska tämä on vielä uusi menetelmä, standardinormeja ei ole, mutta sen käyttö yhdessä visiittikorttien hallintatyökalujen kanssa on vähitellen yleistymässä.

Verkko-osoitteiden vaihdon edut

Voi välittää/tallentaa paljon tietoa

Digitaaliseen käyntikorttiin voi tallentaa linkin yrityksen kotisivulle, neuvottelujen ajankohdat, muistiinpanot ja muuta tietoa. Tämä mahdollistaa sen, että voit säilyttää enemmän tietoa kuin paperisessa käyntikortissa.

Voi helposti vaihtaa käyntikortteja myös etäyhteyksien kautta

Verkkoneuvotteluissa ja -keskusteluissa on huoli siitä, että ne saattavat tuntua vähemmän todellisilta kuin kasvokkain tapahtuvat keskustelut. Kuitenkin, jos käytät verkko-osoitteiden vaihtoa, voit esitellä itsesi sujuvasti myös ensitapaamisilla ja edistää sujuvaa viestintää.

Ei tarvitse huolehtia käyntikorttien loppumisesta

Myyntihenkilöstölle, joka neuvottelee monien asiakkaiden kanssa, on etuna se, että he voivat lähettää käyntikorttitiedot helposti älypuhelimesta tai kannettavasta tietokoneesta, toisin kuin paperiset käyntikortit. Tämä tarkoittaa, että heidän ei tarvitse huolehtia käyntikorttien loppumisesta.

Käyntikorttien hallinta on tehokasta

Lisäksi, kun verkko-osoitteiden vaihdon kautta saadut käyntikorttitiedot tietokantaistetaan, käyntikorttikoteloita ei enää tarvita. Lisäksi voit jakaa tietoa yrityksen sisällä ja etsiä tarvittaessa tietoa mistä tahansa älypuhelimen tai kannettavan tietokoneen avulla, mikä on erittäin tehokasta.

Verkko-osoitteiden vaihdon haitat

Internet-yhteys on välttämätön

Televisiokokouksissa tämä ei ole huolenaihe, mutta jos vaihdat verkko-osoitteita matkalla, tarvitset viestintälaitteen, kuten älypuhelimen tai tietokoneen, ja Internet-yhteyden.

Kuitenkin, jos olet liikemies, sinulla on joko älypuhelin tai tietokone, ja Internet on saatavilla monissa paikoissa, joten se ei ole suuri ongelma.

Kustannusten nousun mahdollisuus

Myyntimiehet voivat käyttää ilmaisia ​​käyntikorttien hallintatyökaluja yksityisesti, mutta jos yritys jakaa ja käyttää käyntikorttitietoja koko yrityksessä, tarvitaan monipuolinen maksullinen käyntikorttien hallintatyökalu, mikä saattaa lisätä kustannuksia.

Verkko-osoitteiden vaihdon leviäminen on vähäistä

Verkko-osoitteiden vaihto on vastavuoroista, joten sen hyödyntämiseksi on tärkeää, että se leviää laajalti. Lisäksi palveluntarjoajia on vähän, ja valinnanvaran puute voi myös olla haittapuoli.

Verkkovisittikorttien vaihtoon tarvittavat toimenpiteet

Valmistele visiittikorttien hallintatyökalu

Verkkovisittikorttien vaihto on mahdollista ilman visiittikorttien hallintatyökalua, mutta kun otetaan huomioon oman visiittikorttidatan luominen ja vastaanotettujen visiittikorttidatan tallentaminen ja käyttö, on suositeltavaa käyttää visiittikorttien hallintatyökalua.

Luo oma visiittikorttidatasi

Luo oma visiittikorttisi skannaamalla se tai ottamalla siitä kuva älypuhelimella käyttäen visiittikorttien hallintatyökalua.

Lähetä oma visiittikorttidatasi

Visiittikorttidatan lähettämistapa on yleensä sellainen, että käytetään URL-osoitetta tai QR-koodia, jolla myös ne, joilla ei ole visiittikorttien hallintatyökalua, voivat tarkistaa visiittikorttidatan.

URL-osoitteen käyttäminen

Kirjallisiin neuvotteluihin tai kokouksiin, kuten sähköpostiin tai chatiin, voit liittää ja lähettää visiittikorttidatan URL-osoitteen, jonka olet luonut visiittikorttien hallintatyökalulla. Vastaanottaja voi tarkistaa visiittikorttidatan tällä URL-osoitteella.

QR-koodin käyttäminen

Televisiokokouksissa, joissa kuvaa voidaan tarkastella, voit upottaa QR-koodin taustakuvaan käyttämällä virtuaalista taustatoimintoa. Vastaanottaja voi lukea QR-koodin älypuhelimellaan ja tarkistaa visiittikorttidatan.

Visiittikorttien hallintatyökalun toimintojen käyttäminen

Jos vastaanottaja käyttää samaa visiittikorttien hallintatyökalua, voit helposti vaihtaa visiittikortteja käyttämällä visiittikorttien hallintatyökalun visiittikorttien vaihtotoimintoa.

Oikeudelliset kysymykset erityisten sähköpostien lähettämisessä

Onko laillista lähettää mainosviestejä yrityksen tuotteista tai palveluista sähköpostiosoitteeseen, jonka olet saanut online-käyntikorttien vaihdon kautta? Tämä herättää kysymyksiä erityisten sähköpostien lähettämistä koskevan Japanin lain (Japanese Act on Regulation of Transmission of Specified Electronic Mail) kanssa.

Mitä erityiset sähköpostit ovat?

Erityiset sähköpostit ovat sähköposteja, jotka lähetetään mainostarkoituksessa, mukaan lukien ne, joiden tarkoituksena on ohjata vastaanottajat tuotteiden tai palveluiden mainos- tai markkinointisivustoille.

Esimerkiksi, voit lähettää kiitosviestin online-kokouksesta ja liittää siihen linkin yrityksesi tuotteen tai palvelun mainossivustolle. Tämäntyyppinen liiketoiminnan sähköpostin käyttö mainostarkoituksessa ei ole harvinaista, vaan yleisesti hyväksytty käytäntö.

Lähettämisen rajoitukset erityisten sähköpostien lähettämistä koskevassa laissa (opt-in -sääntely)

Japanin erityisten sähköpostien lähettämistä koskevan lain mukaan erityisten sähköpostien lähettäminen on pääsääntöisesti kielletty, ellei vastaanottaja ole nimenomaisesti ilmaissut suostumustaan niiden vastaanottamiseen.

Kuitenkin, lain 3 artiklan 2 kohdan mukaan poikkeuksena on, että jos henkilö on ilmoittanut oman sähköpostiosoitteensa, on oletettavissa, että hän saattaa saada sähköposteja toiselta osapuolelta, joten erityisten sähköpostien lähettäminen on sallittua ilman suostumusta.

Jos haluat tietää lisää opt-in -sääntelystä, katso alla oleva linkki yhdessä tämän artikkelin kanssa.

https://monolith.law/corporate/e-mail-newsletter-opt-in-procedure[ja]

Onko erityisten sähköpostien lähettäminen online-käyntikorttien vaihdon kautta saatuun osoitteeseen laitonta?

Online-käyntikorttien vaihdossa ilmoitat käyntikorttitietosi, mukaan lukien sähköpostiosoitteesi, toiselle osapuolelle, joten tämä täyttää “oman sähköpostiosoitteen ilmoittamisen” ehdot, ja näyttäisi siltä, että erityisten sähköpostien lähettäminen ei ole laitonta.

Kuitenkin, erityisten sähköpostien lähettämistä koskevan lain täytäntöönpanosäännön 2 artiklan 1 kohdan mukaan “oman sähköpostiosoitteen ilmoittamisen” tulee tapahtua kirjallisesti, eikä digitaalista käyntikorttitietoa pidetä “kirjallisena” ilmoituksena.

Japanin viestintäministeriön mukaan digitaalista käyntikorttia ei tällä hetkellä voida pitää “kirjallisena” ilmoituksena, joten online-käyntikorttien vaihdon suhteen ei ole vielä tehty selkeää päätöstä.

Johtopäätös

Kun lähetät erityisen sähköpostin online-käyntikorttien vaihdon kautta saatuun sähköpostiosoitteeseen, se ei ole kirjallinen suostumus, joten se saattaa teknisesti rikkoa erityisten sähköpostien lähettämistä koskevan lain 3 artiklaa.

Kuitenkin, vaikka ilmoitus olisi tehty online, erityisten sähköpostien lähettämistä koskevan lain poikkeuksen tarkoitus on, että “jos henkilö on ilmoittanut oman sähköpostiosoitteensa, on oletettavissa, että hän saattaa saada sähköposteja toiselta osapuolelta”, joten laittomuus ei ole merkittävä.

Lisäksi, vaikka se todettaisiin rikkomukseksi, rangaistus ei seuraa välittömästi, vaan ensin annetaan “toimenpidekehote” sähköpostin lähettämistavan parantamiseksi, joten jos ryhdyt toimenpiteisiin tässä vaiheessa, voit välttää rangaistuksen.

Yhteenveto: Verkossa tapahtuva käyntikorttien vaihto ja erityinen sähköpostilaki

Tällä kertaa olemme selittäneet “verkossa tapahtuvan käyntikorttien vaihdon” ① hyödyt ja haitat, ② tarvittavat toimenpiteet ja ③ oikeudelliset ongelmat, jotka perustuvat asiaankuuluviin lakeihin ja asetuksiin.

“Verkossa tapahtuva käyntikorttien vaihto” on vielä uusi menetelmä, ja on olemassa osia, joissa laki ei ole vielä saavuttanut sitä. Jos siis harkitset erityisen sähköpostin lähettämistä henkilölle, jonka kanssa olet vaihtanut käyntikortteja verkossa, suosittelemme, että et tee päätöstä yksin, vaan konsultoit etukäteen asianajajan kanssa, jolla on laaja asiantuntemus ja kokemus.

Esittely toimenpiteistämme toimistossamme

Monolis Lakitoimisto on lakitoimisto, jolla on korkea asiantuntemus IT:stä, erityisesti internetistä ja laista. Viime aikoina online-käyntikorttien vaihto on herättänyt huomiota, mutta sen käyttöönotto vaatii oikeudellisen tarkastuksen. Toimistossamme suoritamme oikeudellisia tarkastuksia monille yrityksille. Yksityiskohdat on esitetty alla olevassa artikkelissa.