Quels sont les éléments que les dirigeants d'entreprise devraient concevoir avec la gouvernance familiale ? Explication détaillée des méthodes de construction et de gestion opérationnelle

De nombreux dirigeants d’entreprise ont pris conscience de l’utilité de la “gouvernance familiale”, un sujet qui fait l’objet de discussions récentes, et envisagent sérieusement sa conception et sa construction.

La gouvernance familiale est un terme générique désignant l’ensemble des règles établies pour viser la prospérité d’une famille. Pour les dirigeants d’entreprise en particulier, la gouvernance familiale est étroitement liée à l’avenir de leur société et peut être considérée comme un élément crucial. L’efficacité de la gouvernance familiale pour les dirigeants d’entreprise est expliquée en détail dans cet article.

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Si vous ressentez le besoin de construire une gouvernance, il est important de comprendre quelles règles spécifiques vous devriez concevoir.

Cet article fournit une explication détaillée des étapes de conception de la gouvernance familiale et du contenu des règles à établir. Il aborde également les points d’attention lors de la conception et la gestion opérationnelle après la construction, alors n’hésitez pas à le consulter pour référence.

Aperçu de la conception de la gouvernance familiale

Construire une gouvernance familiale peut sembler complexe pour ceux qui ne savent pas par où commencer ni ce qu’il faut créer. Dans cet article, nous expliquons les grandes lignes du processus de conception et de construction de la gouvernance familiale.

Objectifs et état des lieux de la gouvernance familiale

La construction d’une gouvernance familiale vise à clarifier les valeurs et les politiques de la famille et à les faire respecter et adopter par tous ses membres.

La création de la gouvernance n’est pas une fin en soi, mais un moyen de protéger les actifs et de viser la prospérité de la famille sur le long terme. Il est essentiel de définir le plus concrètement possible les objectifs et les buts que la famille souhaite atteindre.

Ensuite, nous examinons les règles tacites qui existent actuellement au sein de la famille. C’est en procédant à cet état des lieux que nous pouvons identifier les écarts entre la situation actuelle et les objectifs et buts visés.

Enfin, en reconnaissant les forces de la famille telles qu’elles se présentent actuellement, nous commençons à construire une gouvernance qui renforce ces atouts et comble les lacunes identifiées.

Mise en œuvre de la communication

Pour assurer la pénétration de la gouvernance familiale, il est essentiel de créer un environnement qui facilite une communication fluide. Si les valeurs et perspectives qui devraient être unifiées au sein de la famille deviennent disparates, même une gouvernance familiale soigneusement établie ne fonctionnera pas correctement.

De plus, une relation qui devient distante faute de communication peut en elle-même constituer un risque de gouvernance.

Afin de pouvoir utiliser la gouvernance établie de manière unifiée, il est crucial de procéder à un ajustement minutieux des perceptions dès les phases préliminaires de sa création.

Création de règles familiales par écrit

Lors de l’élaboration de règles qui serviront de gouvernance familiale, nous préparons les documents écrits suivants :

• La charte familiale
• Le règlement familial
• Le contrat de biens matrimoniaux, le contrat prénuptial
• Le mandat de protection future, le contrat de fiducie, le mandat de gestion de patrimoine, etc.
• Le testament, le contrat de donation à cause de mort, etc.
• Le pacte d’actionnaires

Les documents écrits entre membres de la famille sont souvent l’objet de contestations juridiques, c’est pourquoi le processus de création doit être mené avec prudence. Impliquez des experts dans la rédaction des documents et assurez-vous que toutes les parties contractantes comprennent correctement le contenu.

De plus, il est conseillé de formaliser les documents importants en actes authentiques. Cela renforce la validité du contenu et prévient les risques de perte ou de falsification.

Affinement

Il est crucial de construire une gouvernance familiale qui ne repose pas sur l’hypothèse d’un affinement fréquent. Habituellement, les règles utilisées en affaires sont affinées en fonction de la situation tout en faisant tourner le cycle PDCA (Plan-Do-Check-Act).

Cependant, dans le cas de la gouvernance familiale, de nombreux éléments ne se prêtent pas bien à un affinement basé sur le cycle PDCA. Par exemple, un contrat de biens matrimoniaux est souvent conclu avant le mariage, ce qui signifie que même si des améliorations sont identifiées après la soumission de la déclaration de mariage, il est presque impossible de les modifier.

De plus, les relations familiales sont de nature émotionnelle et ne se limitent pas aux relations économiques que l’on trouve dans le monde des affaires. Il est déjà difficile d’imposer des règles à une famille, et si ces règles sont fréquemment et irrégulièrement modifiées, l’adoption de la gouvernance deviendra compliquée.

Afin d’éviter des changements fréquents et irréguliers après leur établissement, il est important de bien concevoir les règles familiales dès le début.

Documents à créer par les dirigeants lors de la conception de la gouvernance familiale

La conception de la gouvernance familiale implique la création de nombreux règlements. Dans cet article, nous expliquerons les documents essentiels que tout dirigeant doit absolument préparer.

La Charte Familiale

La Charte Familiale est un document qui énonce les principes, les valeurs, les lignes directrices et les critères de décision d’une famille, constituant ainsi la norme suprême de celle-ci. Également appelée code de conduite familial ou constitution familiale, elle définit les éléments suivants :

• Les valeurs à privilégier
• Les normes de comportement
• Le responsable de la famille
• Les membres du conseil de gestion familiale
• Le système et les directives pour la gestion des affaires
• Le système et les directives pour la gestion et la transmission du patrimoine
• Les règles fondamentales de gestion familiale
• Les méthodes de résolution des conflits
• L’éducation

Une fois établie, la Charte Familiale ne change généralement pas. Elle définit clairement le contenu universel pour la famille et vise à créer une compréhension commune de la direction à suivre.

Bien que la Charte Familiale n’ait pas de force juridique contraignante en soi, en tant que norme suprême de la famille, elle influence les documents ayant une force juridique contraignante. De plus, une force coercitive de facto peut être exercée par le biais de la surveillance mutuelle. Lors de sa conception, il est crucial de procéder à son établissement en consultant soigneusement les membres de la famille afin d’obtenir leur accord.

Règles familiales

Les règles familiales sont une concrétisation du contenu de la charte familiale. Pour assurer que les règles établies, y compris la charte familiale, soient acceptées à travers les générations, il est conseillé d’inclure dans leur contenu l’histoire du développement de la famille et les réflexions des responsables.

Les règles familiales définissent de manière spécifique la discipline au sein de la famille. Par conséquent, elles sont sujettes à des mises à jour mineures en fonction de l’évolution du temps et des circonstances. Il est donc judicieux de prévoir des moments pour réviser le contenu à l’issue de périodes déterminées.

En ce qui concerne la force juridique contraignante, les règles familiales, à l’instar de la charte familiale, n’en possèdent pas. Cependant, c’est sur la base du contenu établi par les règles familiales et la charte familiale que l’on va réguler les relations juridiques concrètes.

Contrat de biens matrimoniaux et contrat prénuptial

Le contrat de biens matrimoniaux est un accord que les futurs époux établissent avant le mariage. Il définit la répartition des tâches ménagères et de l’éducation des enfants, la gestion des biens et le partage des biens en cas de divorce.

Pour une explication détaillée des contrats de biens matrimoniaux dans la gouvernance familiale, veuillez consulter l’article connexe suivant.

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Lorsqu’une personne qui n’est pas le chef de famille se marie, une décision particulièrement prudente est nécessaire. Il est important de s’assurer que le nouveau conjoint n’apporte pas de complications inattendues à la famille, et de définir le contrat en conséquence. Selon la position de la personne au sein de l’entreprise familiale qui se marie, le contenu et les points d’attention à inclure dans le contrat de biens matrimoniaux peuvent varier.

Contrats de mandat de protection future, de fiducie et de gestion de patrimoine

Il est crucial de préparer un contrat de mandat de protection future ou un contrat de fiducie pour anticiper une éventuelle diminution de la capacité de jugement. De plus, il est nécessaire d’envisager l’utilisation d’un contrat de gestion de patrimoine pour les situations où l’on ne serait plus en mesure de gérer sa propre personne.

Si un dirigeant d’entreprise se trouve dans l’incapacité de réaliser des actes juridiques, cela peut avoir un impact considérable sur les parties prenantes de l’entreprise et la famille. Il est donc indispensable de prévoir à l’avance les mesures à prendre en cas de baisse de sa capacité de jugement.

En outre, même pour ceux qui ne sont pas responsables de famille mais qui possèdent des actifs substantiels ou qui sont profondément impliqués dans une entreprise, il est bénéfique de mettre en place les contrats mentionnés ci-dessus en prévision d’une éventuelle diminution de la capacité de jugement.

Testament

Pour prévenir les conflits liés à la succession des biens, la rédaction d’un testament est essentielle. Pour les dirigeants d’entreprise, la question de la transmission des affaires devient également cruciale, rendant le testament d’autant plus important.

Pour une explication détaillée du rôle du testament dans la gouvernance familiale, veuillez consulter l’article connexe ci-dessous.

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Le testament devrait être rédigé non seulement par le responsable de la famille, mais par tous ses membres. Comme il est possible de le réécrire autant de fois que nécessaire, il est conseillé de le rédiger une première fois ensemble, puis de revoir et de le mettre à jour régulièrement en fonction de l’évolution de la situation. Selon la position occupée au sein de l’entreprise familiale, le contenu et les points d’attention à inclure dans le testament peuvent varier.

Concernant les enfants, il est possible de rédiger un testament à partir de l’âge de 15 ans. Comme le testament doit impérativement être rédigé par la personne elle-même, il est recommandé de le faire dès l’atteinte de cet âge.

Accords entre actionnaires, actions de catégorie spécifique et dispositions personnelles

Lorsque vous gérez une entreprise familiale, il est courant d’utiliser un accord entre actionnaires pour définir le traitement des actions. Le rôle de cet accord est de prévenir la dispersion des actions et la perte de contrôle de la gestion lorsque plusieurs personnes sont impliquées en tant qu’actionnaires dans l’entreprise familiale.

Des dispositions telles que l’acquisition forcée d’actions, les règles de restriction de transfert et les limitations des droits de vote sont établies entre les actionnaires pour gérer et disposer des actions.

En plus de l’accord entre actionnaires, il est également possible de réguler en utilisant des actions de catégorie spécifique ou des dispositions personnelles stipulées dans les statuts de l’entreprise.

Caractéristiques et points d’attention des contrats entre actionnaires dans la gouvernance familiale

Dans les entreprises familiales, il est fréquent que les membres de la famille et les parents détiennent des actions. Lorsqu’il s’agit de protéger les actifs, la conception d’un contrat entre actionnaires devient un point crucial. Par conséquent, il est important pour les dirigeants qui établissent la gouvernance familiale de bien comprendre les contrats entre actionnaires.

Ci-dessous, nous expliquons les caractéristiques des contrats entre actionnaires et les points d’attention lors de leur élaboration.

Principales dispositions à définir dans un accord entre actionnaires

Dans la conception d’un accord entre actionnaires dans le cadre de la gouvernance familiale, nous établissons des règles sur les points suivants :

• Interdiction de transfert
• Fourniture d’informations
• Définition des résolutions du conseil d’administration
• Droit de veto
• Droits de nomination et de révocation des dirigeants
• Politique de dividendes
• Rachat forcé
• Interdiction d’emploi
• Prévision des montants d’indemnisation
• Dispositions en cas de succession
• Motifs de résiliation

Lors de la gestion d’une entreprise familiale, la succession et la gestion des actions impliquent des risques souvent plus complexes que d’ordinaire. Par conséquent, il est nécessaire d’anticiper tous les problèmes potentiels et d’établir des règles adaptées à votre propre famille.

Caractéristiques de conception et d’opération

Une des caractéristiques notables d’un accord entre actionnaires est sa flexibilité en termes de contenu et de procédures de modification, comparée à celle des actions de préférence ou des dispositions personnelles. Par exemple, les actions de préférence ne peuvent être émises que conformément aux dispositions légales. Les dispositions personnelles dans les statuts sont également limitées dans leur portée réglementaire.

En revanche, un accord entre actionnaires résulte de négociations libres entre des parties égales. Tant que le contenu ne viole pas les lois impératives ou n’est pas extrêmement injuste, sa validité est reconnue.

De plus, la modification du contenu des statuts ou des actions de préférence nécessite de suivre les procédures établies par la loi sur les sociétés japonaises. Cependant, la modification d’un accord entre actionnaires peut être effectuée sans procédures spéciales, à condition qu’il y ait un consensus entre les parties contractantes.

Ainsi, l’accord entre actionnaires se distingue par sa flexibilité en matière de conception et d’opération, ce qui en fait un outil pratique.

Caractéristiques relatives à l’efficacité en cas de violation

Un inconvénient des accords entre actionnaires est que, en cas de violation des dispositions, la force contraignante pour exiger la responsabilité est plus faible comparée à celle des actions de préférence ou des dispositions personnelles.

Les actes d’une entreprise réalisés en violation des statuts ou des procédures de l’assemblée générale des actionnaires de préférence peuvent susciter des doutes quant à leur validité. Les dirigeants qui ont commis une violation peuvent être tenus responsables pour manquement à leur devoir de diligence, et il est parfois possible d’obtenir une injonction pour empêcher ces actes.

En revanche, un accord entre actionnaires étant simplement un contrat, il n’est pas possible de remettre en question la validité ou la responsabilité des actes de l’entreprise. Il est possible de demander des dommages-intérêts pour non-respect des obligations contractuelles entre les parties, mais il est impossible de réclamer une responsabilité plus étendue ou une injonction. Ainsi, du point de vue du recours pour la partie lésée ou de la prévention des dommages, une conception utilisant les statuts ou les actions de préférence peut être considérée comme plus efficace.

Cependant, il est possible de prévoir des pénalités pour les actes de violation contractuelle dans le contrat lui-même, afin de fournir un recours en cas de violation.

Points d’attention lors de la désignation d’un mineur comme successeur

Lorsqu’un mineur est désigné comme successeur et qu’il doit conclure un contrat d’actionnaires en tant que partie, il est essentiel de prêter attention au droit d’annulation des actes juridiques des mineurs (Article 5 du Code civil japonais).

Il est tout à fait possible de transmettre des actions à un mineur. Cependant, la conclusion d’un contrat d’actionnaires entraîne des obligations légales, et si le contrat est conclu sans précautions, le droit d’annulation peut être exercé.

Bien sûr, si le contrat est conclu par le représentant légal, c’est-à-dire le détenteur de l’autorité parentale, le contrat sera valable et produira ses effets pour le mineur concerné sans risque d’annulation. Toutefois, si le détenteur de l’autorité parentale est lui-même partie au contrat d’actionnaires, il agira en tant que représentant sans pouvoir. Dans ce cas, il est nécessaire de demander à un tribunal de famille japonais de désigner un représentant spécial.

Points d’attention concernant le conjoint

Lorsque vous transférez des actions à votre conjoint, il est important de veiller à ce que le droit d’annulation applicable aux contrats entre époux (article 754 du Code civil japonais) ne soit pas exercé à l’encontre du contrat d’actionnaires conclu.

Si une implication dans l’entreprise familiale est prévue avant le mariage, les détails de cette implication doivent être définis dans un contrat de régime matrimonial (contrat prénuptial). Si l’accord est établi après le mariage, assurez-vous que le contrat d’actions concerné n’est pas considéré comme un contrat entre époux.

Méthodes de gestion opérationnelle de la gouvernance familiale pour les dirigeants

Pour maintenir l’efficacité de la gouvernance familiale établie, une gestion opérationnelle fluide est requise. Nous allons ici expliquer brièvement les méthodes de gestion opérationnelle de la gouvernance familiale.

Gestion des organes de décision

Afin de faire pénétrer la gouvernance familiale établie, la communication entre les membres de la famille est essentielle. Une méthode efficace pour favoriser la communication de manière consciente est de mettre en place et de gérer des organes de décision. Selon la taille de la famille et la présence ou non d’une entreprise familiale, envisagez les formes suivantes pour ces organes :

• Choisir ou non les membres constitutifs
• Créer un organe de décision
• Établir un organe consultatif sans pouvoir contraignant

Il peut être suffisant d’utiliser des événements comme les rassemblements du Nouvel An comme réunions pour la gouvernance familiale. Ensuite, il est bon d’ajouter progressivement des astuces pour transmettre l’importance de la réunion et créer une atmosphère de sérieux.

Le Family Office

Pour que la gouvernance familiale et les organes de décision familiaux établis fonctionnent comme un système efficace, l’organisation d’un Family Office est une approche efficace. Les fonctions suivantes sont requises pour un Family Office :

• Gestion, exploitation et succession des actifs
• Stratégies fiscales
• Stratégies d’investissement
• Prévention et résolution des conflits

En intégrant des professionnels dans les domaines susmentionnés, vous pouvez résoudre de manière exhaustive tous les problèmes entourant les dirigeants en un seul endroit. C’est une méthode extrêmement efficace pour gérer et opérer la gouvernance familiale de manière sûre.

Conclusion : Pour vos préoccupations en matière de gouvernance familiale, consultez un avocat

La conception de la gouvernance familiale commence par la définition des objectifs de la famille, puis construit le contenu concret pour réaliser cet idéal. Si des changements fréquents sont apportés après la construction, il deviendra difficile de faire pénétrer la gouvernance au sein de la famille. Par conséquent, il est important de construire soigneusement le projet dès la phase de conception, tout en favorisant la communication.

Cependant, la conception de la gouvernance familiale nécessite de définir des arrangements concrets dans de nombreux domaines, tout en simulant les développements futurs. De plus, il est nécessaire de formuler des règles qui peuvent être complètement comprises dans le contexte écrit.

Pour assurer l’efficacité de la gouvernance familiale, nous recommandons de solliciter les conseils d’un avocat compétent dans un large éventail de domaines juridiques.

Présentation des mesures proposées par notre cabinet

Le cabinet d’avocats Monolith se distingue par son expertise de haut niveau dans les domaines de l’IT, et plus particulièrement d’Internet, ainsi que du droit. Lors de la mise en place de la gouvernance familiale, il peut s’avérer nécessaire de rédiger des contrats. Notre cabinet intervient dans la création et la révision de contrats pour une variété de dossiers, allant des entreprises cotées sur le marché Prime de la Bourse de Tokyo aux entreprises en phase de démarrage. Si vous rencontrez des difficultés concernant les contrats, veuillez consulter l’article ci-dessous.

Domaines de compétence du cabinet d’avocats Monolith : Création et révision de contrats, etc.[ja]