Cadre juridique des paiements de salaire dans le droit du travail japonais : une perspective de conformité et de gestion des risques

En développant une entreprise au Japon, le respect des réglementations légales relatives au paiement des salaires ne se limite pas à une simple obligation de gestion du travail. Il constitue un élément essentiel de la gouvernance d’entreprise, indispensable pour maintenir une croissance durable et la crédibilité sociale de l’entreprise. Les infractions en matière de conformité salariale peuvent entraîner non seulement des obligations financières directes telles que le paiement des salaires impayés, mais aussi des inspections et des recommandations de correction par l’Inspection du travail. De plus, dans la société moderne, la diffusion d’informations par les employés ou ex-employés sur les réseaux sociaux peut sérieusement nuire à l’image de l’entreprise et compliquer l’acquisition et la rétention de talents, affectant ainsi considérablement la gestion de l’entreprise. Le système juridique japonais protège les créances salariales de manière stratifiée à travers plusieurs lois pour assurer la stabilité de la vie des travailleurs. Plus précisément, il existe des lois telles que la “Loi sur le salaire minimum au Japon” qui définit les normes minimales de salaire, la “Loi sur les normes du travail au Japon” qui régit les principes de base des méthodes de paiement, le “Code civil japonais” qui garantit la priorité des créances, et la “Loi sur la garantie du paiement des salaires, etc. au Japon” qui assure le paiement lors de la démission. Ces lois ne fonctionnent pas de manière isolée, mais interagissent les unes avec les autres pour former un système de protection global. Par conséquent, il est essentiel de comprendre que la violation d’une loi peut involontairement entraîner la violation d’autres lois, amplifiant ainsi les risques juridiques et financiers pour l’entreprise. Cet article explique le cadre juridique du paiement des salaires au Japon et les obligations que les employeurs doivent respecter, en se basant sur les textes de ces lois principales et des exemples de jurisprudence.  

Le cadre légal du système de salaire minimum au Japon

La loi japonaise sur le salaire minimum vise à stabiliser la vie des travailleurs en fixant le montant minimum de salaire que les employeurs doivent payer. Cette loi établit un montant de salaire minimum qui ne peut être réduit par accord entre les parties, agissant comme une disposition impérative.

L’article 4, paragraphe 1 de la loi japonaise sur le salaire minimum stipule que l’employeur doit payer à ses employés un salaire au moins égal au montant du salaire minimum. De plus, le paragraphe 2 du même article précise que si un travailleur et un employeur s’accordent sur un salaire inférieur au montant du salaire minimum, cette partie de l’accord est invalide et le contrat est réputé contenir des dispositions équivalentes au salaire minimum. Cela signifie que les normes minimales fixées par la loi sont appliquées de manière coercitive, indépendamment du consentement du travailleur.

Il existe deux types de salaire minimum : le salaire minimum régional, qui s’applique à tous les travailleurs indépendamment de leur industrie ou profession, et le salaire minimum spécifique (par industrie), qui s’applique aux travailleurs d’une industrie particulière. Lorsqu’un travailleur est éligible à ces deux salaires minimums, le montant le plus élevé est appliqué.

Lors de l’évaluation si le salaire effectivement payé dépasse le montant du salaire minimum, il est nécessaire d’exclure certains éléments du salaire cible pour le calcul. Selon le règlement d’application de la loi japonaise sur le salaire minimum, les salaires payés de manière temporaire (comme les allocations de mariage) ou les salaires versés sur une période de plus d’un mois (comme les bonus) ne sont pas inclus dans le calcul du salaire minimum. Pour les salaires mensuels ou journaliers, ces montants sont divisés par le nombre d’heures de travail prévues pour obtenir un montant horaire, qui est ensuite comparé au montant du salaire minimum applicable (par heure).

Si un employeur ne paie pas un salaire égal ou supérieur au salaire minimum régional, il peut être soumis à une amende de moins de 500 000 yens en vertu de l’article 40 de la loi japonaise sur le salaire minimum.

Un exemple de cas judiciaire concernant l’application de la loi sur le salaire minimum est l’affaire NHK (station de Nagoya) (jugement de la Cour d’appel de Nagoya du 26 juin 2018). Dans cette affaire, il a été contesté si le “travail d’essai” effectué par un employé en congé pour maladie mentale, afin d’évaluer sa capacité à reprendre le travail, devait être rémunéré. Le tribunal a souligné le fait que ce travail d’essai était effectué sous la direction et la supervision de l’employeur et que les produits de ce travail (les manuscrits de nouvelles auxquels l’employé avait contribué) étaient effectivement diffusés, ce qui signifie que l’employeur en tirait profit. Même si l’activité avait un aspect réhabilitatif, le tribunal a jugé qu’elle constituait un “travail” sous la direction et la supervision de l’employeur et a ordonné à l’entreprise de payer un salaire au moins égal au salaire minimum. Ce cas indique que, quelle que soit la désignation contractuelle ou l’intention des parties, si la réalité du travail est sous la direction et la supervision de l’employeur, il est soumis à la loi sur le salaire minimum. Cela suggère que les activités menées sous le nom de stages, de formations ou de périodes d’essai peuvent également entraîner une obligation de paiement de salaire en fonction de leur réalité pratique, ce qui exige des entreprises une considération prudente lors de la conception de ces systèmes.

Les principes fondamentaux de la Loi sur les normes du travail régissant le paiement des salaires au Japon

La Loi japonaise sur les normes du travail établit des règles fondamentales pour protéger la vie des travailleurs en ce qui concerne les méthodes et les délais de paiement des salaires. Ces principes, stipulés à l’article 24 de la Loi japonaise sur les normes du travail, sont connus sous le nom des « cinq principes du paiement des salaires » et constituent l’une des normes les plus fondamentales de la gestion du travail au Japon. En cas de violation de ces principes, une amende pouvant aller jusqu’à 300 000 yens peut être imposée en vertu de l’article 120 de la même loi.

Premièrement, le « principe du paiement en monnaie ». Les salaires doivent être payés en monnaie japonaise (en espèces), en principe. La distribution en nature, telle que les produits de l’entreprise ou les bons d’achat, est généralement interdite. Cependant, le paiement par virement bancaire sur un compte désigné par le travailleur ou sur un compte d’un prestataire de services de transfert de fonds répondant à certaines exigences (paiement numérique) est autorisé à titre exceptionnel, avec le consentement du travailleur.

Deuxièmement, le « principe du paiement direct ». Les salaires doivent être payés directement au travailleur pour éviter l’exploitation par des intermédiaires. Les paiements à des représentants légaux tels que les tuteurs ou à des mandataires volontaires ne sont pas autorisés. En tant qu’exception, le paiement à un « messager » considéré socialement comme équivalent au travailleur, tel que le conjoint, en cas de maladie du bénéficiaire, ou le paiement à un tiers en cas de saisie-arrêt sur salaire ordonnée par un tribunal, est permis.

Troisièmement, le « principe du paiement intégral ». Les salaires doivent être payés dans leur intégralité. Il est généralement interdit à l’employeur de compenser unilatéralement les salaires avec des créances telles que des prêts accordés aux travailleurs. Les exceptions à ce principe sont strictement définies et se limitent aux déductions légales (impôt sur le revenu, cotisations de sécurité sociale, etc.) ou, après avoir conclu un accord écrit (accord collectif) avec un syndicat représentant la majorité des travailleurs ou un représentant de la majorité des travailleurs, à des déductions telles que le loyer d’un logement de fonction. Le consentement individuel du travailleur n’est pas suffisant ; un accord collectif est requis, reflétant la volonté forte de la loi de protéger les salaires, qui sont les moyens de subsistance des travailleurs, contre des déductions faciles.

Quatrièmement, le « principe du paiement au moins une fois par mois ». Pour assurer la stabilité de la vie des travailleurs, les salaires doivent être payés au moins une fois par mois. Même dans le cas d’un système de salaire annuel, le montant annuel doit être divisé et payé mensuellement. Cependant, les salaires versés de manière ponctuelle, les bonus et autres paiements similaires définis par arrêté du ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales sont exclus de ce principe.

Cinquièmement, le « principe du paiement à une date fixe ». Il est également obligatoire de spécifier à l’avance la date de paiement des salaires. Il est nécessaire de déterminer une date de paiement spécifique, telle que « le 25 de chaque mois » ou « le dernier jour de chaque mois ». Des dispositions telles que « le troisième vendredi de chaque mois », où la date varie chaque mois, ou « entre le 15 et le 25 de chaque mois », qui permettent une certaine flexibilité dans la date de paiement, ne sont pas autorisées. C’est également une disposition importante pour permettre aux travailleurs de planifier leur vie de manière stable.

La position prioritaire des créances salariales : protection sous le droit civil japonais

Non seulement le droit du travail, mais aussi le droit civil japonais mettent en place des dispositions puissantes pour protéger les créances salariales. Il s’agit du système appelé « privilège général » (先取特権). Le privilège général est un droit qui permet à un créancier possédant certaines créances définies par la loi de se faire payer en priorité sur les biens du débiteur, avant les autres créanciers.

L’article 306, paragraphe 2 du Code civil japonais établit qu’un « privilège général » est créé sur l’ensemble des biens du débiteur (l’employeur) pour les créances issues d’une « relation d’emploi ». Ces créances issues d’une relation d’emploi incluent, bien entendu, les créances salariales des travailleurs. De plus, l’article 308 du Code civil japonais précise que ce privilège général existe pour les salaires.

La force de ce privilège général est extrêmement puissante. En cas de concurrence entre privilèges généraux, l’ordre de priorité est défini par l’article 329, paragraphe 1 du Code civil japonais, et le privilège lié à la relation d’emploi occupe une position très élevée, juste après le privilège pour les « frais d’utilité commune ».

Cela signifie que, même si la situation financière de l’employeur se détériore et qu’il devient impossible de rembourser intégralement tous les créanciers, les salaires impayés des travailleurs doivent être payés en priorité sur l’ensemble des biens de l’entreprise, avant de nombreux autres types de dettes, comme les emprunts auprès des institutions financières ou les dettes commerciales envers les fournisseurs. Cette disposition élève le statut des créances salariales de simples créances contractuelles à des créances bénéficiant de facto d’un droit de garantie prioritaire sur l’ensemble des biens de l’entreprise. Du point de vue des gestionnaires et des actionnaires, il est crucial de reconnaître que les salaires impayés ne sont pas seulement un problème de main-d’œuvre ou un risque réglementaire, mais une dette financière qui doit être traitée en priorité, car elle affecte l’ensemble des actifs de l’entreprise.

Garantir l’exécution du paiement des salaires lors d’une démission au Japon

Afin d’assurer le paiement effectif des salaires lorsqu’un travailleur démissionne, le Japon dispose d’une législation spécifique. Il s’agit de la “Loi relative à la garantie du paiement des salaires” (ci-après dénommée “Loi sur la garantie du paiement des salaires”). Cette loi vise particulièrement à normaliser le paiement des salaires et autres rémunérations lors de la démission d’un employé.

Au sein de la Loi sur la garantie du paiement des salaires, une disposition particulièrement importante est celle de l’article 6 concernant le système des “intérêts de retard”. Selon le premier paragraphe de cet article, l’employeur doit, s’il n’a pas payé la totalité ou une partie des salaires (à l’exception de l’indemnité de départ) dus à un travailleur démissionnaire à la date de paiement prévue, verser à ce travailleur des intérêts de retard calculés en multipliant le montant impayé par un taux annuel de 14,6 %. Ce taux d’intérêt de 14,6 % est fixé par l’article 1 de l’ordonnance d’exécution de la Loi relative à la garantie du paiement des salaires au Japon.

Ce taux d’intérêt de 14,6 % est considérablement élevé par rapport aux taux d’intérêt légaux en matière commerciale ou aux plafonds des dommages-intérêts pour retard de paiement dans les contrats de consommation. La fixation d’un taux aussi élevé a non seulement pour objectif de compenser le préjudice subi par le travailleur du fait de ne pas avoir reçu son salaire, mais aussi de dissuader l’employeur de retarder le paiement des salaires au moment de la démission, en lui imposant une sanction sévère. En d’autres termes, le législateur cherche à empêcher que l’employeur retarde le paiement des salaires au démissionnaire et utilise ces fonds comme un prêt à court terme sans intérêt, en rendant cette option économiquement irrationnelle par l’imposition d’une pénalité élevée.

Cette disposition envoie un message clair aux dirigeants d’entreprise : ils doivent traiter le paiement des derniers salaires aux employés démissionnaires comme une priorité absolue. Même un court retard de paiement peut, en raison de ce taux d’intérêt élevé, entraîner rapidement une accumulation d’intérêts de retard et devenir une charge financière imprévue pour l’entreprise. Il s’agit d’un coût entièrement évitable, dont la survenue peut être perçue comme révélatrice de lacunes dans la gestion financière et le système de conformité juridique de l’entreprise.

Tableau comparatif : Vue d’ensemble des différents systèmes juridiques protégeant les créances salariales au Japon

Comme nous l’avons expliqué précédemment, le système juridique japonais protège les créances salariales de manière multidimensionnelle à travers plusieurs lois, notamment la Loi sur le salaire minimum, la Loi sur les normes du travail, le Code civil et la Loi sur l’assurance du paiement des salaires. Ces lois, tout en ayant des objectifs et des moyens différents, forment ensemble un système visant à assurer que les salaires des travailleurs soient payés de manière sûre et appropriée. Le tableau ci-dessous compare les rôles et les caractéristiques de chaque loi pour en donner un aperçu organisé.

Comme le montre ce tableau, la Loi sur le salaire minimum établit un standard minimum pour le « montant » du salaire à payer, tandis que la Loi sur les normes du travail réglemente la « méthode de paiement » de ce salaire. Le Code civil garantit la « priorité » des créances en cas de retard de paiement, et la Loi sur l’assurance du paiement des salaires impose des pénalités sévères en cas de retard de paiement « au moment de la démission ». Ainsi, chaque loi protège les créances salariales sous différents aspects, créant un système de garantie d’exécution complet et sans faille.

Résumé

Comme nous l’avons examiné dans cet article, la conformité aux paiements de salaires au Japon nécessite une compréhension approfondie d’un système complexe tissé par de multiples réglementations, et ne se limite pas à la simple adhésion à une loi unique. Assurer le respect du salaire minimum, l’application rigoureuse des cinq principes de paiement définis par la Loi japonaise sur les normes du travail, et le paiement rapide des salaires finaux lors du départ d’un employé sont des obligations fondamentales pour éviter des sanctions légales, des pertes financières et des risques de réputation difficiles à récupérer. Les entreprises doivent constamment mettre à jour leurs systèmes de paie, le contenu de leurs contrats de travail et leurs règlements internes pour les conformer aux lois en vigueur et les réviser de manière continue.

Notre cabinet d’avocats Monolith possède une solide expérience dans la fourniture de conseils approfondis sur le droit du travail, y compris les thèmes abordés dans cet article, à un grand nombre de clients au Japon. Notre cabinet compte plusieurs avocats qualifiés dans des juridictions étrangères et anglophones, experts dans les défis spécifiques rencontrés par les entreprises qui se développent à l’international. Nous sommes en mesure de fournir un soutien juridique complet, de la construction d’un système de conformité aux réglementations complexes du droit du travail japonais, à l’évaluation des risques en matière de ressources humaines, et à la gestion des cas spécifiques.