A titoktartási megállapodás (NDA) elkészítésének ellenőrző pontjai

A vállalatok közötti ügyletek során gyakran előfordul, hogy a tranzakcióra vonatkozó szerződéstől eltérően titoktartási szerződést is kötnek. Az IT területén is, például a rendszerfejlesztés során, gyakran találkozhatunk a megrendelő üzleti titkaival, ezért gyakran kötünk titoktartási szerződést. A titoktartási szerződés a szerződések között viszonylag szabványos tartalommal rendelkezik, így ha egyszer tisztázunk néhány pontot, azt más vállalatokkal kötött titoktartási szerződésekre is alkalmazhatjuk. Ezért bemutatjuk a titoktartási szerződések ellenőrzési pontjait.

Mi az a titoktartási szerződés?

A titoktartási szerződés olyan szerződés, amelyet a szerződő felek kötnek a magas szintű bizalmas információk, mint például üzleti titkok vagy személyes adatok megosztása vagy átadása során, az adott információk védelme érdekében. Az angol Non Disclosure Agreement rövidítése az NDA. Az üzleti titkok létfontosságúak a vállalati tevékenységek számára. Ha az üzleti titkok kiszivárognak a versenytársakhoz, az súlyosan befolyásolhatja a vállalat fennmaradását. Továbbá, ha az üzleti titkok kiszivárognak, a tisztességtelen verseny megelőzésére irányuló törvény alkalmazása előfeltétele, hogy megfelelő titoktartási szerződés legyen kötve. Az üzleti titkok kiszivárogtatásáról és a tisztességtelen verseny megelőzéséről szóló törvényről a következő cikkben található részletes magyarázat.

https://monolith.law/corporate/trade-secrets-unfair-competition-prevention-act[ja]

A személyes adatok védelméről szóló törvény elfogadása miatt a személyes adatok iránti társadalmi érdeklődés erősödött. Ha a személyes adatok kiszivárognak, a vállalat nem kerülheti el a társadalmi bírálatot. A személyes adatok védelméről szóló törvényről a következő cikkben található részletes magyarázat.

https://monolith.law/corporate/act-on-the-protection-of-personal-information-privacy-issues[ja]

Ezek alapján elmondható, hogy a titoktartási szerződés, amelynek célja a vállalat számára fontos titkos információk védelme, fontos a vállalkozási tevékenység végzése során. A titoktartási szerződés kötésének tipikus példái a következők:

• Amikor a megrendelőnek szüksége van arra, hogy üzleti titkokat vagy személyes adatokat adjon át a megbízottnak, például rendszerfejlesztési szerződés esetén
• Amikor a szerződő feleknek meg kell osztaniuk üzleti titkaikat a due diligence során, például M&A vagy üzleti együttműködés megfontolása során

Az utóbbi időben, a személyes adatok kiszivárogtatása miatti társadalmi bírálat növekedése miatt, még a fent említett tipikus helyzeteken kívül is egyre gyakrabban kötnek titoktartási szerződést a biztonság kedvéért. A titoktartásra vonatkozóan nem csak külön titoktartási szerződésként köthető meg a szerződés, hanem a tranzakcióra vonatkozó alapszerződés általános rendelkezései között is meghatározható a titoktartási záradék.

A titoktartási szerződés ellenőrzési pontjai

A nyilvánosságra hozatal célja

○. cikk (A nyilvánosságra hozatal célja)
Az A és B felek a ●● végrehajtása és annak előkészítése (a továbbiakban “jelen cél”) céljából kölcsönösen nyilvánosságra hozzák vagy megosztják a titkos információkat.

A titkos információ nyilvánosságra hozatalának célját konkrétan meghatározzuk. A titoktartási szerződések gyakran a tranzakcióra vonatkozó szerződések megkötése előtt jönnek létre, ezért a nyilvánosságra hozatal céljának leírása hajlamos az absztrakcióra. Azonban, mint például a “○○ rendszer fejlesztési munkái”, “A fél ○○ üzletének átadása”, “A fél által B félnek nyújtott ○○ szolgáltatás”, a cél az, hogy a lehető legjobban meghatározzuk és leírjuk. Fontos, hogy ebben a cikkben világosan kifejezzük az információ nyilvánosságra hozatalának célját, hogy megakadályozzuk a titkos információk célján kívüli felhasználását. A célján kívüli felhasználásról részletesen később írunk. Mivel a titkos információk megosztása gyakran kölcsönös, ha van bármilyen esély arra, hogy információt nyújtson a saját vállalatából, biztonságosabb, ha azt írja, hogy “közösen” hozzák nyilvánosságra, mint a cikk példájában. Azonban, ha az információ nyilvánosságra hozatala nyilvánvalóan egyoldalú, elegendő azt írni, hogy “A fél által B félnek nyilvánosságra hozott titkos információ”.

A titkos információk hatálya

○. cikk (Titkos információ)
1. E szerződésben a “titkos információ” alatt olyan technikai információt, üzleti információt vagy egyéb információt értünk, amelyet a szerződés egyik fele nyilvánosságra hozott a másik fél számára, függetlenül attól, hogy ez írásban, e-mailben, elektronikus adathordozón vagy más módon történt, és amelyről írásban vagy más látható formában egyértelműen jelezték, hogy titkos információ. Ez magában foglalja azokat az információkat is, amelyeket szóban hoztak nyilvánosságra, feltéve, hogy a nyilvánosságra hozatal pillanatában jelezték, hogy azok titkosak, és a nyilvánosságra hozatal után 30 napon belül írásban értesítették a másik felet arról, hogy az információ titkos és mi a lényege.
2. A következő információk nem tartoznak az előző bekezdésben meghatározott titkos információk körébe:
(1) Az információ, amelyet a másik fél már birtokolt a nyilvánosságra hozatal időpontjában
(2) Az információ, amelyet a másik fél jogosan szerzett meg harmadik féltől anélkül, hogy titoktartási kötelezettséget vállalt volna
(3) Az információ, amelyet a másik fél saját maga fejlesztett ki, függetlenül attól, hogy kapott-e információt a nyilvánosságra hozó féltől
(4) Az információ, amely nyilvánosságra került anélkül, hogy a szerződést megszegte volna, függetlenül attól, hogy ez a nyilvánosságra hozatal előtt vagy után történt

A titkos információk hatályára vonatkozó rendelkezések rendkívül fontosak. Az 1. bekezdésben szereplő példa a védett információkat korlátozza azokra, amelyeket “kifejezetten titkosként hoztak nyilvánosságra”. A tranzakciók során számos információt hoznak nyilvánosságra, és ha mindezeket titkos információként kellene kezelni, az nagy terhet jelentene az információkat fogadó fél számára. Ezért általánosan elfogadott, hogy a titkosság kifejezett jelzése szükséges. A leggyakoribb probléma a szóban nyilvánosságra hozott titkos információk esetében merül fel, mivel nehéz bizonyítani, hogy az információt valóban nyilvánosságra hozták és hogy azt titkosként jelölték meg. Az információt nyilvánosságra hozó fél szeretné, ha a szóban közölt információkat is védenék, de a fogadó fél számára ez nem kívánatos, mert a hatály nem lenne egyértelmű.

Ezért gyakran alkalmaznak olyan kompromisszumos megoldást, mint a példában szereplő rendelkezés, amely szerint a szóban nyilvánosságra hozott titkos információkat is beleveszik a védett információk körébe, de a védelem feltétele, hogy a nyilvánosságra hozatal utáni meghatározott időn belül írásban rögzítik az információt. Egyébként, amikor az információt nyilvánosságra hozó fél titkos információt ad át, általában “szigorúan bizalmas” jelzést vagy pecsétet helyeznek el a dokumentumon, hogy egyértelműen jelezzék, hogy az információ titkos. A 3. bekezdésben szereplő példa a titkos információk hatályából kizárt információkra vonatkozik, és a titoktartási szerződések többségében hasonló rendelkezések találhatók. Az (1) pontban szereplő információk alapvetően nem titkosak, míg a (2), (3) és (4) pontban szereplő információk olyanok, amelyek esetében nem indokolt, hogy az információt fogadó fél titoktartási kötelezettséget vállaljon.

A titoktartási kötelezettség hatálya

○. cikk (Titoktartás)
1. A titoktartási kötelezettség alá eső félnek gondosan meg kell őriznie az összes, a titoktartást előíró fél által nyilvánosságra hozott titkos információt tartalmazó dokumentumot és adathordozót (beleértve azok másolatait is).
2. A titoktartási kötelezettség alá eső fél nem másolhatja a titkos információt tartalmazó dokumentumokat és egyéb adathordozókat, hacsak erre a titoktartást előíró fél előzetes írásbeli beleegyezését nem kapta meg.
3. A titoktartási kötelezettség alá eső fél a szükséges mértékben köteles a titkos információt a saját tisztségviselőinek és alkalmazottainak nyilvánosságra hozni.
4. Ha a titoktartási kötelezettség alá eső fél a titkos információt a saját tisztségviselőinek és alkalmazottainak hozza nyilvánosságra, akkor köteles biztosítani, hogy ezek a személyek betartják a titoktartási kötelezettséget, amelyet ez a szerződés előír.

Ez a cikk a titoktartási kötelezettséget szabályozza, és a titkos információ hatályának korábban említett rendelkezéseivel együtt a titoktartási szerződés központi elemeit képezi.
A 2. bekezdés alapvetően megtiltja a titkos információt tartalmazó adathordozók másolását, de ez a rendelkezés különösen fontos az információszolgáltató számára, ha a szolgáltatott információ titkossága különösen magas. Ha a titkos információt tartalmazó adathordozókat szabadon másolhatják, akkor a titkos információ kiszivárgásának kockázata annál nagyobb. Azonban az információkat fogadó fél számára, például ha gyakran kell másolatot készíteni a dokumentumokról a vállalaton belüli információmegosztás céljából, minden alkalommal engedélyt kell kérnie az információszolgáltatótól, ami bonyolult lehet. Ilyen esetekben fontolóra vehető a 2. bekezdés teljes eltörlése, vagy ha nem, a titoktartási szerződésben kifejezetten meg kell határozni azokat a helyzeteket, amikor előre látható, hogy másolatot kell készíteni, és átfogóan engedélyezni kell a másolatok készítését. A 3. és 4. bekezdés a titkos információt fogadó vállalat alkalmazottainak a titkos információ használatát teszi lehetővé. Természetesen arra számítunk, hogy a vállalatnak nyilvánosságra hozott titkos információt a felelős tisztségviselők és alkalmazottak fogják használni, ezért ezek a rendelkezések elengedhetetlenek. Azonban nem minden alkalmazottnak kell használnia a titkos információt, ezért az információ nyilvánosságra hozójának szempontjából fontos, hogy a rendelkezéshez hozzáadjuk a “szükséges mértékben” korlátozást.

Tiltakozás a harmadik feleknek történő közzététel ellen

X. cikk (Tiltakozás a harmadik feleknek történő közzététel ellen)
1. A titkos információkat megkapó fél nem teheti közzé ezeket harmadik felek számára, hacsak erre nincs előzetes írásbeli engedélye a közzétételt végzőtől. Azonban, ha a törvény ezt előírja, vagy ha hivatalos hatóság kéri a közzétételt, ez nem vonatkozik. Ebben az esetben a közzétételt végző félnek azonnal értesítenie kell a közzétételt végzőt, és jeleznie kell a hivatalos hatóságoknak, hogy a titkos információkat titokban kell tartani.
2. Ha a harmadik félnek titkos információkat tesznek közzé az előző bekezdésben foglalt engedély alapján, a közzétételt végző félnek titoktartási szerződést kell kötnie a harmadik féllel, amelynek feltételei megegyeznek ezzel a szerződéssel. Ha a harmadik fél megsérti a titoktartási szerződést, akkor úgy tekintjük, mintha a közzétételt végző fél megsértette ezt a szerződést.

Az információkat fogadó félnek gyakran szüksége van külső szakértők (ügyvédek, könyvvizsgálók, adótanácsadók stb.) tanácsára a projekttel kapcsolatban, és ehhez titkos információkat kell átadnia nekik. Az első bekezdésben leírtak szerint, ebben az esetben előzetes írásbeli engedélyt kell kérni a közzétételt végzőtől. Ha a projekt természeténél fogva szükséges a titkos információk külső szakértőknek történő átadása, mint például egy M&A vizsgálat esetén, akkor a titoktartási szerződésben eleve meg lehet határozni, hogy “közöljük az információkat ügyvédekkel, könyvvizsgálókkal, adótanácsadókkal stb.” Ha a cégünk az információkat fogadó fél, akkor különösen fontos, hogy mérlegeljük, milyen mértékben van szükség a harmadik feleknek történő átadásra, és ennek alapján döntsünk a záradék érvényességéről és a módosítás szükségességéről.

Az első bekezdésben található kivétel arra vonatkozik, hogy a hivatalos hatóságok közzétételi kérelmét a titkos információkra engedélyezik. Egy tipikus példa erre, amikor az információkat fogadó félnek bírósági végzés alapján kell átadnia a titkos információkat tartalmazó dokumentumokat. Ha nem tesz eleget a dokumentumok átadásának kötelezettségének, bírságot kell fizetnie, ezért fel kell oldani a harmadik feleknek történő közzététel tilalmát. Azonban nem minden titkos információ esik a bíróság által kiadott dokumentumok átadásának kötelezettsége alá, így nem minden titkos információt kell átadni. Ha nincs kötelezettség a dokumentumok átadására, de mégis átadjuk őket, akkor ez a titoktartási szerződés megsértésének minősülhet, ezért óvatosnak kell lennünk. A második bekezdés szerint, ha titkos információkat teszünk közzé harmadik fél számára, akkor általánosan elvárható, hogy ugyanolyan titoktartási kötelezettséget írjunk elő a harmadik fél számára.

Tilos a céltól eltérő felhasználás

〇. cikk (A céltól eltérő felhasználás tilalma)
Az információkat megkapó fél csak a jelen ügy céljából használhatja fel a titkos információkat, és semmilyen más célra nem használhatja azokat.

Ha a titkos információkat a címzett bármilyen célból felhasználhatja, az információk szivárgásának kockázata növekszik. Ezért természetes, hogy tilos a céltól eltérő felhasználás. A céltól eltérő felhasználás tilalmának értelme csak akkor érvényesül, ha a titkos információk közzétételének célját egyértelműen meghatározzuk, ahogy azt a korábban említett közzétételi célra vonatkozó rendelkezésben meghatároztuk. A közzétételi célra vonatkozó rendelkezés könnyen elmaradhat, ezért figyelmesen ellenőrizni kell.

Jogok átruházásának megtagadása és garancia tagadása

○. cikk (Jogok átruházásának megtagadása és garancia tagadása)
1. A és B megerősítik egymásnak, hogy a szerződés alapján történő titkos információk közzététele nem garantálja az adott titkos információk pontosságát, teljességét vagy bármely más tényezőt.
2. A és B megerősítik egymásnak, hogy a szerződés alapján történő titkos információk közzététele nem jelenti a jogok átruházását vagy végrehajtási jogok létrehozását a közzététel alanyára nézve, és ezek a jogok a közzététel alanyánál maradnak.

Az első bekezdés azt szabályozza, hogy a titkos információ közzététele nem garantálja az információ pontosságát. A titkos információk megőrzésének szerződése célja kizárólag a titkos információk közzétételének és kezelésének szabályozása. Az információ pontosságának garantálása általában a tranzakcióra vonatkozó szerződésben szerepel. Továbbá, a titkos információk tartalmazhatnak szellemi tulajdont is. Ebben az esetben természetesen nem feltétlenül adnak felhasználási engedélyt a szellemi tulajdonra vonatkozóan, csak azért, mert azt titkos információként tették közzé. Ha például szellemi tulajdonra vonatkozó felhasználási engedélyt adnak, akkor külön licencszerződést kell kötni. Ezt szabályozza a második bekezdés.

A titkos információk visszaszolgáltatása

○. cikk (A titkos információk visszaszolgáltatása stb.)
Az információkat megkapó félnek, ha utasítást kap az információkat megosztó féltől, vagy ha a titkos információk már nem szükségesek, vagy ha a szerződés megszűnik, azonnal vissza kell szolgáltatnia az összes dokumentumot és adathordozót (beleértve azok másolatait is), amelyek a titkos információkra vonatkoznak, az információkat megosztó fél utasításai szerint, vagy el kell végeznie a szükséges intézkedéseket, mint például a megsemmisítés.

Ha a titkos információk már nem szükségesek, szükségessé válik a titkos információk visszaszolgáltatása vagy megsemmisítése. A papíralapon szolgáltatott titkos információk, mint például dokumentumok vagy füzetek, esetében elegendő a papíranyagot aprítóval vagy oldószerekkel kezelni, és a kezelés megtörténtét igazoló dokumentumot átadni az információkat megosztó félnek. Ha a titkos információkat digitális adatok formájában szolgáltatták, és azok CD-ROM-on vagy más adathordozón vannak tárolva, gyakran alkalmazott módszer a visszaszolgáltatás az információkat megosztó félnek, vagy a megsemmisítés a megkapó fél felelősségével, majd a megsemmisítési igazolás átadása.

Titoktartási időszak

○. cikk (Titoktartási időszak)
Az A és B felek kötelesek betartani a szerződésben foglalt kötelezettségeket a projekt céljának befejezése után is ● évig.

A titoktartási kötelezettség fennmaradási idejét gyakran korlátozzák egy meghatározott időszakra, még a nyilvánosságra hozatal céljának elérése után is. Elméletileg lehetséges korlátozás nélkül is, de a titkos információk általában elavulnak egy bizonyos idő elteltével, így nincs szükség szigorú kezelésre. Ezért különösen az információkat fogadó fél számára előnyös egy meghatározott időszak beállítása. Azonban, ha az információ rendkívül fontos az információt szolgáltató fél számára, akkor érdemes lehet korlátlan időszakot vagy jelentős hosszú időszakot beállítani. Mindenesetre figyelembe kell venni, hogy a cégünk információszolgáltató vagy információkat fogadó fél, és az információ értékétől függően a megfelelő rendelkezés tartalma változhat.

Kártérítés

○. cikk (Kártérítés)
Ha A vagy B megsérti ezt a szerződést, köteles ● ezer forintot szerződésszegési bírságként fizetni a másik félnek.

A titoktartási szerződések a vállalatok számára fontosak a kereskedelmi titkok és a személyes adatok védelme szempontjából. Ugyanakkor, ha a titkos információk kiszivárognak, a szivárgás körülményeinek és a szivárgásból eredő kár összegének meghatározása és bizonyítása nehéz lehet. Emiatt gyakran előfordul, hogy a szivárgást okozó fél nem tudja megtéríteni a kárt.
Ezért, bár nem túl gyakori, különösen fontos titkos információk közzététele esetén lehetőség van a szerződésszegési bírság meghatározására, mint a fenti példában. Ha van szerződésszegési bírság, akkor a másik fél kötelezettségszegését kell bizonyítani, a kár bizonyítása nem szükséges. Azonban a szerződésszegési bírság összegét úgy kell meghatározni, hogy az ne térjen el jelentősen a titoktartási kötelezettség megsértéséből adódó valószínű kár összegétől, mert különben érvénytelen lehet. Ezért szükséges egy bizonyos mértékig ésszerű összeget meghatározni.

Összefoglalás

A titoktartási szerződés gyakori szerződési forma a vállalatok közötti üzleti tranzakciókban. Mivel ez egy szabványos szerződés, előfordulhat, hogy ha nem ellenőrzi alaposan a tartalmát, váratlan kötelezettségeket vállal. Ezzel szemben fennáll a veszélye annak is, hogy a cég fontos információi kiszivárognak. Különösen fontos, hogy ha olyan létfontosságú üzleti titkokat szolgáltat, amelyek a vállalat életében kulcsszerepet játszanak, vagy ha belső információkat, hitelinformációkat vagy más magas szintű bizalmas információkat szolgáltat, konzultáljon szakértőkkel, például ügyvédekkel, és alaposan vizsgálja meg a titoktartási szerződés tartalmát.

Szerződéskészítés és -felülvizsgálat a Monolit Ügyvédi Irodánál

A Monolit Ügyvédi Iroda, mint az IT, internet és üzleti jog területén kiemelkedő szakértelemmel rendelkező iroda, nem csak a titoktartási szerződésekkel kapcsolatosan, hanem számos más szerződés elkészítésében és felülvizsgálatában is segítséget nyújt ügyfeleinek és tanácsadói partnereinek. Ha érdekli a téma, kérjük, tekintse meg a részleteket az alábbiakban.

https://monolith.law/contractcreation[ja]