회사의 직원 이메일 감시가 프라이버시 침해에 해당하지 않는 3가지 이유

대부분 회사에서 내외 커뮤니케이션을 위해 이메일을 사용합니다. 만약 회사가 직원 이메일의 내용을 감시하거나 조사한다면, 이것은 개인정보 침해에 해당하지 않을까요?

회사 경영자에게 있어서 기업의 컴플라이언스 의식이 높아지는 가운데, 직원 이메일을 감시하거나 조사하는 것 또한 중요 관심사가 되고 있습니다.

결론부터 말하면, 본 글에서 설명하는 3가지 이유로, 회사가 직원의 이메일을 감시하거나 조사하는 것은 불법이 아니라고 보고있습니다. 그러나, 어떤 종류의 감시나 조사라도 허용되는 것은 아니므로 주의가 필요합니다.

따라서, 본 기사에서는 회사 경영자분들의 위해 실제 판례에 근거해 어떤 종류의 감시나 조사가 허용되는지를 설명합니다.

회사가 직원의 이메일을 감시·조사할 수 있는 이유

이유 1: 기업 질서유지를 위해

회사는 경영을 위해 조직으로서 행동해야 하므로, 그 질서를 지킬 권리가 있습니다. 회사의 질서를 지키기 위해서는 직원의 ‘이메일 오송신’을 방지하거나, 바이러스 감염을 막아야 합니다.

특히, 직원의 ‘이메일 오송신’이 발생한 경우에는 기업비밀 유출의 위험이 발생합니다. 따라서, 기업질서를 유지하기 위해 회사에 인정된 권리로서, 회사는 직원의 업무 이메일을 확인할 수 있다고 고려됩니다.

이유 2: 회사의 설비를 이용하고 있기 때문에

직원이 회사에서 사용하는 컴퓨터나 회사에서 대여한 휴대폰은 대부분 회사의 소유물, 설비일 것입니다. 직원이 개인 노트북 등을 가져와서 일하는 경우에도, 통신회선이나 메일서버 등, 회사의 특정시설을 통해 이메일을 송수신하게 될 것입니다.

즉, 회사의 설비에는 직원이 업무상 사용하는 컴퓨터나 휴대폰, 시스템 자체도 포함됩니다. 회사의 설비인 만큼, 회사는 직원의 이메일 사용상황을 확인할 권리가 있다고 생각할 수 있습니다.

이유 3: 직무전념의무가 있기 때문에

‘직무전념의무’란 ‘근로자는 근로시간 중, 위탁자의 지휘 명령에 따라 그 직무에 전념하는 의무’를 말합니다. 공무원에 적용되는 ‘일본 국가공무원법’과 ‘일본 지방공무원법’에는 조문상, 직무전념의무가 규정되어 있습니다.

반면, 민간 근로자에 대해서는 직무전념의무를 명시화한 법률은 없습니다. 그러나, 근로계약에 부수하는 의무로서 당연히 직무전념의무가 존재한다고 인정되고 있습니다.

회사는 근로자가 성실히 일하고 있는지, 즉, 직무전념의무를 지키고 있는지, 또한, 비밀유지의무를 지키고 정보유출을 하지 않았는지를 조사할 수 있으며, 이메일 확인도 그 일환으로 행해집니다.

그렇다면, 회사나 상사는 본인의 동의 없이, 직원 이메일을 무제한으로 열람할 수 있을까요?

【판례①】회사의 직원 이메일 감시와 성희롱 행위

회사 직원이 개인 이메일을 상사에게 무단으로 감시당한 것에 대해, 프라이버시 침해라며 회사에 손해배상을 청구한 사례를 소개하겠습니다. 결론적으로, 프라이버시 침해로 판단되지 않았습니다.

사건 개요

원고인 여성 직원 X1은 직속 상사인 피고인 Y(사업부장)로부터 받은 ‘시간을 내어 사업부의 문제점 등을 알려주고 싶습니다’라는 이메일을 술자리에 초대된 것을 유혹으로 받아들여, 남편 X2에게 상담하였습니다.

X1은 강한 반감을 느껴 X2에게 ‘세세한 일에까지 여성 간의 인간관계에까지 간섭한다. 어떻게든 관계 없이 일을 해나가는 것이 앞으로의 과제다. 그냥 술자리 초대 아니냐’라는 내용의 이메일을 회사의 내부 컴퓨터 네트워크 시스템을 이용해 보내려 했지만, 실수로 Y에게 잘못 보내게 되었습니다.

그래서 Y는 X들이 피고인을 성희롱 행위로 고발하려고 한다는 것을 알게 되고, 회사의 IT부서에 의뢰하여 X1의 이메일을 감시하기 시작했습니다.

이후, X들과 Y는 대화의 기회를 가졌지만 결렬되었고, X들은 Y로부터 성희롱 행위를 당했다는 것, 개인 이메일을 허락 없이 읽혔다는 것에 대한 프라이버시 침해를 이유로 불법행위에 기반한 손해배상을 청구하여 소송을 제기하였습니다.

한편 Y는, X들에 의한, Y로부터 성희롱 행위를 당했다는 주장이 명예훼손에 해당한다며 반소를 제기하였습니다.

주요 논점

본 사건에서는 Y에 의한 성희롱 행위의 유무와, X들의 주장이 명예훼손에 해당하는지 여부도 논점이 되었지만, 아래에서는, Y에 의한 X의 이메일 감시가 프라이버시 침해에 해당하는지에 초점을 맞추어, 법원의 판단을 살펴보겠습니다.

법원의 판단

먼저 법원의 직원 이메일의 개인적인 사용의 허용가능여부에 대해, 다음과 같이 판시하였습니다.

노동자로서 사회생활을 보내는 이상, 일상의 사회생활을 영위하는 데 통상 필요한 외부와의 연락의 수신처로 회사의 전화장치를 사용하는 것이 허용되는 것은 물론, 더욱이, 회사에서의 직무수행에 방해가 되지 않으며, 회사의 경제적 부담도 극히 경미한 것인 경우에는, 이러한 외부로부터의 연락에 적절하게 즉시 대응하기 위해 필요하고 합리적인 한도 내에서, 회사의 전화장치를 발신에 사용하는 것도 사회통념상 허용되는 것으로 해석해야 하며, 이것은 회사의 네트워크 시스템을 이용한 개인적인 전자메일의 송수신에 관해서도 기본적으로 타당하다고 할 수 있다.

도쿄지방법원 헤이세이 13년(2001년) 12월 3일 판결

즉, 필요하고 합리적인 범위 내에서, 직원이 회사의 메일 시스템을 개인적으로 사용하는 것이 인정된다는 것입니다.

하지만 다른 한편으로, 다음과 같이 판시하여, 본 사건에서의 직원 이메일의 감시는 프라이버시 침해에 해당하지 않는다고 판단하였습니다.

직원이 사내 네트워크 시스템을 이용하여 전자메일을 개인적으로 사용하는 경우에 기대할 수 있는 프라이버시의 보호 범위는, 일반적인 전화장치에서의 경우보다 상당히 감소되는 것을 감수해야 하며, 직무상 직원의 전자메일의 개인적 사용을 감시하는 등의 책임 있는 입장에 있지 않은 자가 감시한 경우, 또는, 책임 있는 입장에 있는 자라도, 이를 감시하는 직무상의 합리적 필요성이 전혀 없는데 오로지 개인적인 호기심 등으로 감시한 경우 또는 사내의 관리부서 등 사내의 제3자에 대해 감시 사실을 비밀로 한 채 개인의 임의에 따른 수단 방법으로 감시한 경우 등, 감시의 목적, 수단 및 그 방식 등을 종합적으로 고려하고, 감시당하는 측에 발생한 불이익과를 비교 고려한 후, 사회통념상 상당한 범위를 벗어난 감시가 이루어진 경우에 한하여, 프라이버시권의 침해가 된다고 해석하는 것이 적당하다.

동일

즉, ‘피고인에 의한 감시행위는 사회통념상 상당한 범위를 벗어난 것이라고는 할 수 없으며, 원고는 이 정도의 감시행위는 감수해야 한다’고 판단된 것이라고 할 수 있습니다.

판결문의 중요 포인트: 경영자로서의 감시는 가능

판결문에서는 다음과 같은 감시는 ‘사회통념상 상당한 범위를 벗어난 감시‘로 간주되었습니다.

1. 직원의 전자메일의 개인적 이용을 감시할 수 있는 입장에 있지 않은(경영자 계층이 아닌) 자가 감시한 경우
2. 책임이 있는 자의 감시라도, 감시하는 합리적 이유가 없는 경우(개인적 호기심으로 감시한 경우)
3. 제3자에게 감시사실을 숨긴 채, 개인의 임의에 따라 감시한 경우

본 사건의 경우, 위의 1에 대해, 피고인이 사업부장이며, 중간부터는 담당부서에 의뢰하여 감시를 계속하였으며, 전혀 개인적으로 감시행위를 계속한 것이 아니라는 것으로 판단될 것입니다.

참고로, 이 회사에서는 당시, 메일의 개인적 사용 금지가 철저히 이행되지 않았으며, 또한, 회사가 열람할 수 있다는 것을 직원에게 사전에 알리지도 않았습니다.

그런 경우에도 사회통념상 상당한 범위를 벗어나지 않는다면, 회사나 상사가 직원의 이메일을 감시하는 것이 허용된다는 것입니다.

【사례 ②】회사 내에서 비방중상이 의심되는 직원의 이메일 조사

회사가 특정 직원에 대해, 회사 내에서 비방중상 이메일이 발송된 사건을 조사하는 과정에서 발견된 개인 이메일에 대해, 발송자가 아닐까 의심되는 직원에게 진행한 사정청취에 대한 사례를 설명하겠습니다.

이 사례에서는, 해당 조사에 대해 명예나 프라이버시 등의 인격권 침해를 인정하지 않았습니다. 또한, 앞서 언급한 ‘기업질서유지’와 ‘직무전념의무’가 문제가 되었습니다.

사건 개요

직원 A를 비방하는 이메일이 관리부장에게 여러 번 발송되었고, A로부터 불만을 받은 회사 측이 조사한 결과, 해당 이메일은 영업부가 공유하는 컴퓨터에서 무료 이메일을 이용하여, A의 회사 내 이메일 주소로 발송된 것으로 밝혀졌습니다.

이메일에 기재된 사정을 아는 사람이 제한되어 있었기 때문에, A와 여성 직원 B가 친해지는 것을 방해하는 동기를 가진 원고 X가 의심되어, 첫 번째 청문조사가 진행되었습니다.

원고가 발송을 부인했기 때문에, 회사는 소유 및 관리하는 파일 서버의 원고에 관한 전자 메일의 통신기록 약 1년 분을 조사했지만, 비방중상 이메일에 대한 원고의 관련 증거는 발견할 수 없었습니다.

그러나, 조사과정에서 X의 업무외 개인 이메일의 존재가 다수 밝혀졌습니다.

그 후, 회사 측은 X에 대해 비방중상 이메일 및 개인 이메일에 대해 두 번의 청문 조사를 진행하고, 그 후에 개인 이메일이 취업규칙에 위반하는 것을 이유로 징계처분(경고서 제출)을 하였습니다.

그래서 X는 회사에 대해 청문조사 방식이 명예 등의 인격권을 침해하고, 또한, 이메일을 조사하고 이를 관계자에게 열람시키고, 또한 이를 본인에게 반환하지 않은 것이, 사적생활에서의 개인정보에 대한 소유권 및 프라이버시 권리를 침해한다고 주장하며, 손해배상을 청구하였습니다.

주요 논점

이 사건에서는, 청문조사가 인격권 침해에 해당하는지가 논점이 되었지만, 아래에서는 회사 내의 문제를 해결하기 위한 이메일 조사가 프라이버시 권리 침해에 해당하는지 여부에 초점을 맞추어 법원의 판단을 살펴보겠습니다.

법원의 판단

법원은 이메일 조사에 대해 다음과 같이 판시하고, 이 사건에서의 이메일 조사는 프라이버시 권리 침해에 해당하지 않는다고 판단하였습니다.

비방 중상 이메일 사건에 대해 원고는 그 발송자라고 합리적으로 의심될 사정이 있고, 사정 청취한 결과, 원고가 발송자라는 것을 부인하는 한편 그 의심을 없앨 수 없었으므로, 추가 조사를 해야 했고, 사건이 회사 내에서 이메일을 사용하여 발생한 것이므로, 그 가해자를 특정하는 정보가 원고의 이메일 파일에 기록되어 있을 가능성이 있고, 그 내용을 점검해야 했다. 또한, 개인 이메일 사건에 대해 다수의 업무 외 개인 이메일의 존재가 밝혀진 이상, 새로이 이에 대해 원고에 대해 조사할 필요가 생겼다. 그리고, 업무 외의 개인 이메일인지 아닌지는, 그 제목만으로 정확하게 판단할 수 없으며, 그 내용에서 판단해야 했다. 어느 조사도 사회적으로 허용할 수 있는 한계를 초과하여 원고의 정신적 자유를 침해한 불법 행위라고 할 수 없다.

도쿄 지방법원 헤이세이 14년(2002년) 2월 26일

세부적인 어투의 차이는 있지만, 이 사례에서도 ‘사회적으로 허용할 수 있는 한계를 초과하는가'(사회 통념상 상당한 범위를 벗어나는가)라는 관점에서 판단하고 있다고 할 수 있습니다.

판결문의 중요 포인트: 직무전념의무와 기업질서유지

또한, 직무전념의무와 기업질서유지에 대해 다음과 같이 판시하였습니다.

개인 이메일은 발송자가 문서를 생각하고 작성하고 발송함으로써, 발송자가 그 동안 직무전념의무에 위반하고, 또한, 개인용도로 회사시설을 사용하는 것은 기업질서위반 행위를 하는 것이며, 또한, 수신자에게 개인 이메일을 읽게 함으로써 수신자의 근무를 방해하는 것이기도 하다. 또한, 이 사건에서는 이에 그치지 않고, 증거(증거 생략)에 따르면, 수신자에게 답장을 요구하는 내용의 것, 이에 응하여 실제로 답장으로 개인 이메일이 발송된 것이 상당수 존재한다. 이는, 자신이 직무전념의무 등에 위반할 뿐 아니라, 수신자에게 답장의 문서를 생각하고 작성 및 발송함으로써, 발송자에게 그 동안 직무전념의무를 위반하고, 개인용도로 회사시설을 사용하게 하는 것은 기업질서위반행위를 하게 하는 것이다.

동일

즉, 직무전념의무의 위반(의 의심이 합리적으로) 인정될 경우에는, 기업질서유지를 위해, 이 사건과 같은 이메일 조사를 진행하는 필요성·상당성이 인정된다고 판단된 것으로 볼 수 있습니다.

반면, 프라이버시 권리의 침해에 해당하지 않더라도, 그 방법 등에 따라서는 명예 등의 다른 인격권을 침해할 가능성이 있으므로, 주의가 필요합니다.

직원 이메일에 대한 근무 규칙을 명확히 하기

회사는 이메일 검사를 적절한 방법으로 수행하기 위해, 미리 직원 이메일에 대한 규칙을 명확히 하고, 사전에 직원과 공유하는 것이 중요합니다.

또한, 직원 이메일에 대한 규칙은 모든 직원에게 적용되어야 하므로, 근무규칙의 형태로 정하는 것이 좋을 것입니다.

직원 이메일에 대한 규칙이 근무규칙으로 명확해지는 경우, “근무규칙을 위반하고 있지 않은가”라는 이유로 직원 이메일을 조사해도, 직원과의 문제가 발생할 가능성은 낮아집니다.

요약: 직원 이메일 모니터링에 대해 곤란할 때는 변호사에게 상담하자

업무상, 일정 수준의 개인 이메일이 허용되는 회사가 있을 것입니다. 그러나, 일정 수준을 초과하는 것은 허용되지 않습니다.

또한, 회사가 무조건적으로 이메일을 모니터링하거나 조사할 수 있는 것은 아닙니다. 기업질서유지, 직무전념의무 등 회사 설비를 이용하는 것이 허용된 범위에 불과하기 때문입니다.

직원 이메일의 모니터링이 프라이버시권 등의 침해여부의 판단이나, 근로규칙 작성 등에는 고도의 전문지식이 필요합니다. 상황 판단이나 근로규칙의 작성·개정 등에 어려움이 있다면, 꼭 변호사에게 상담하십시오.

당사의 대책 안내

모노리스 법률사무소는 IT, 특히 인터넷과 법률의 양면에 높은 전문성을 가진 법률사무소입니다. 아르바이트나 업무위탁직원 등, 광의의 직원에 대한 매뉴얼이나, 직원에 의한 인터넷·SNS 이용 등에 관한 가이드라인의 설정 및 그 지원을 진행합니다. 법적인 파산을 일으키지 않는 것, 귀사의 핵심 스태프의 부담을 가능한 한 줄이는 것을 중요한 포인트 중 하나로 생각하고 있습니다.