Hoe een waarschuwingsbrief te schrijven bij het ontdekken van inbreuk op het handelsmerkrecht

Als er producten of diensten bestaan die inbreuk maken op uw eigen merkrechten, kan de rechthebbende op basis van deze merkrechten stopzetting van het gebruik en schadevergoeding eisen. Hoewel er methoden zijn om dit op te lossen via een rechtszaak bij de Japanse Merkenrechtbank of via voorlopige maatregelen, is het gebruikelijk om eerst een ‘waarschuwingsbrief’ te sturen buiten de rechtbank.

Deze waarschuwingsbrief kan door de rechthebbende zelf worden opgesteld en verzonden, of u kunt een expert vragen om deze op te stellen en te verzenden. Bovendien is inbreuk op merkrechten in listing-advertenties de laatste jaren een ernstig probleem aan het worden, maar de basismaatregelen in dit geval zijn hetzelfde.

Informatieverzameling voor het verzenden van een waarschuwingsbrief

Zelfs als u een geregistreerd handelsmerk gebruikt, betekent dit niet noodzakelijkerwijs dat u inbreuk maakt op het handelsmerkrecht. Voordat u een waarschuwingsbrief stuurt, moet u zorgvuldig overwegen of dit daadwerkelijk een inbreuk op het handelsmerkrecht is. In dit artikel zullen we de details overslaan, maar het handelsmerkrecht is niet het recht om het algemene gebruik van het handelsmerk dat u heeft geregistreerd te verbieden. Wat verboden kan worden, is strikt beperkt tot wat ‘handelsmerkgebruik’ wordt genoemd, dat aan bepaalde voorwaarden voldoet. We leggen dit punt in detail uit in het volgende artikel.

https://monolith.law/corporate/trademark-infringement-cases-illegalityjudgment[ja]

Om te bepalen of er daadwerkelijk sprake is van inbreuk op het handelsmerkrecht, moet u eerst informatie verzamelen en organiseren over uw eigen handelsmerkrechten en de producten/diensten van de andere partij.

Over uw eigen handelsmerkrechten

Zelfs als het product of de dienst dezelfde naam gebruikt, is er geen inbreuk op het handelsmerkrecht als de classificatie verschilt. Voordat u een waarschuwingsbrief opstelt, moet u informatie verzamelen over uw eigen handelsmerkrechten en de reikwijdte van de rechten van het geregistreerde handelsmerk zorgvuldig controleren.

• Registratienummer
• Vervaldatum van de rechten
• Handelsmerk
• Inhoud van de aangewezen goederen/diensten

Hoewel het een zeldzaam geval is, kan het voorkomen dat het handelsmerkrecht is vervallen omdat men vergeten is de vernieuwingsregistratiekosten te betalen. Daarom moet u altijd de vervaldatum van de rechten controleren. Bovendien moet u ook op de hoogte zijn van het daadwerkelijke gebruik van uw eigen handelsmerk. Dit komt omdat u alleen een handelsmerk kunt registreren dat daadwerkelijk wordt gebruikt in uw bedrijf, en een reeds geregistreerd handelsmerk dat niet wordt gebruikt, komt niet in aanmerking voor bescherming.

Iedereen kan een verzoek tot annulering indienen voor een handelsmerk dat niet daadwerkelijk wordt gebruikt, en het is niet uit te sluiten dat het verzenden van een waarschuwingsbrief kan leiden tot een situatie waarin de andere partij beweert dat het handelsmerk niet wordt gebruikt en een verzoek tot annulering indient. Zorg ervoor dat u tijdens de fase van informatieverzameling controleert of u daadwerkelijk rechten heeft op het geregistreerde handelsmerk.

Informatie over de producten/diensten van de andere partij

Om te bepalen of het daadwerkelijk een inbreuk op de rechten is, moet u ook informatie verzamelen over het product dat naar verluidt inbreuk maakt op het handelsmerkrecht. U moet zorgvuldig controleren wat en hoe iets wordt verkocht, op basis van informatie over het product zelf, de verpakking van het product, catalogi, advertentiemateriaal, website-informatie, enz. Bovendien, voor het geval dat de kwestie niet kan worden opgelost met een waarschuwingsbrief en juridische stappen moeten worden ondernomen, moet u ook informatie over de bedrijfsactiviteiten en het bereik van de andere partij, evenals informatie over winst, enz., bewaren als bewijs. Raadpleeg het volgende voor methoden om bewijs van informatie op het internet te bewaren.

https://monolith.law/reputation/identifying-contributors-after-deletion[ja]

Identificatie van de inbreukmaker

Om een waarschuwingsbrief te kunnen sturen, moet u weten waar u deze naartoe moet sturen. Voordat u een waarschuwingsbrief opstelt, moet u controleren of u de contactgegevens van de andere partij kent.
In het bijzonder, in het geval van producten die online worden verkocht, kan het voorkomen dat de identiteit van de verkoper van het product dat inbreuk maakt op het handelsmerkrecht niet kan worden vastgesteld. Verkopers van producten op het internet zijn verplicht om hun naam, adres en contactgegevens te tonen op basis van de Specifieke Handelstransactiewet (Japanse Specifieke Handelstransactiewet), maar er zijn gevallen waarin valse informatie wordt getoond of er helemaal geen informatie wordt getoond.

Echter, als u niet weet wie of waar de inbreukmaker is, kunt u geen waarschuwingsbrief sturen. Bovendien, als de naam of het adres van de andere partij onbekend is, is het moeilijk om juridische stappen te ondernemen, zoals het aanvragen van een voorlopige voorziening of het aanspannen van een rechtszaak tegen de verkoper. In dergelijke gevallen is er ook de mogelijkheid om een verzoek tot openbaarmaking van de informatie van de afzender in te dienen bij de exploitant van de winkelsite die het inbreukmakende product verkoopt of de verhuurder van de verkoopsite, op basis van de Provider Liability Limitation Act (Japanse Provider Liability Limitation Act).

https://monolith.law/reputation/disclosure-of-the-senders-information[ja]

Als de andere partij een eigen domein gebruikt, kunt u in sommige gevallen de andere partij identificeren aan de hand van de whois-informatie.

https://monolith.law/reputation/whois[ja]

https://monolith.law/reputation/ansi-whois-howto[ja]

De vorm en het schrijven van een waarschuwingsbrief

Een waarschuwingsbrief wordt meestal verzonden via aangetekende post of gewone post. De verzendmethode en de titel van het document moeten worden bepaald op basis van de aard van de inbreuk op het handelsmerk. Als de kwaadaardigheid hoog is, wordt een ‘waarschuwingsbrief’ verzonden via aangetekende post. Als er geen opzettelijk gebruik is en een vreedzame oplossing kan worden verwacht, wordt een zakelijke brief in de vorm van een ‘contact’ of ‘kennisgeving’ verzonden via gewone post.

Het is echter belangrijk op te merken dat malafide internetbedrijven soms een nepadres kunnen gebruiken. Zelfs bij het gebruik van gewone post, is het raadzaam om een verzendmethode te gebruiken die kan worden gevolgd, zoals aangetekende post of leveringsbewijs, om de ontvangst van de waarschuwingsbrief te bevestigen.
In gevallen waarin het niet zo belangrijk is en het voldoende is als het gebruik van het handelsmerk wordt gestopt, kan de waarschuwing ook per e-mail worden gegeven. Echter, vergeleken met het geval waarin een expert als vertegenwoordiger wordt aangesteld en een aangetekende brief wordt verzonden, is de kans groter dat deze wordt genegeerd. Daarom, als u wilt dat er zeker wordt gereageerd, moet u een schriftelijke waarschuwingsbrief sturen.

Inhoud die in een waarschuwingsbrief moet worden opgenomen

Er is geen specifieke indeling voor een waarschuwingsbrief. Echter, zorg ervoor dat u op zijn minst de volgende zaken vermeldt:

Informatie die uw geregistreerde handelsmerk identificeert

• Registratienummer
• Inhoud van het handelsmerk
• Gespecificeerde goederen, gespecificeerde diensten

Welke acties van de tegenpartij inbreuk maken op het handelsmerkrecht

In dit gedeelte schrijft u voornamelijk op basis van de resultaten van het onderzoek naar de vooraf verzamelde documenten, dat “het handelsmerk dat de tegenpartij gebruikt vergelijkbaar is met uw geregistreerde handelsmerk” en “de bedrijfstak van de tegenpartij is identiek of vergelijkbaar met uw gespecificeerde goederen/diensten”. Zorg ervoor dat u zo specifiek mogelijk beschrijft waarom dit inbreuk maakt op het handelsmerkrecht, zodat de tegenpartij dit ook begrijpt.

Verzoek aan de tegenpartij

In dit gedeelte beschrijft u wat u wilt dat de tegenpartij doet met betrekking tot de inbreuk op het handelsmerkrecht.

Over het algemeen zult u een verzoek indienen om te stoppen met het gebruik van het handelsmerk.

Als de schade door de inbreuk op het handelsmerkrecht groot is, kunt u overwegen om een schadevergoedingsclaim in te dienen voor de schade die u heeft geleden door het gebruik van het handelsmerk, een claim voor teruggave van ongerechtvaardigde winst om de winst die onrechtmatig is verkregen door het gebruik van het handelsmerk terug te geven, en een claim voor herstel van de reputatie om te eisen dat de tegenpartij publiekelijk verontschuldigt voor het beschadigen van uw merk door het ongeautoriseerde gebruik van het handelsmerk. Als u van plan bent om het gebruik van het handelsmerk toe te staan op voorwaarde dat een redelijke vergoeding wordt betaald, kunt u vermelden dat er voorbereidingen zijn getroffen voor een licentieovereenkomst en de tegenpartij leiden naar onderhandelingen over een licentieovereenkomst.

Manier van reageren en deadline voor reactie

Zorg ervoor dat u niet vergeet een deadline voor de reactie in te stellen. De tegenpartij heeft tijd nodig om te overwegen of het daadwerkelijk een inbreuk op het handelsmerkrecht is, en kan niet altijd onmiddellijk reageren. Als u van tevoren een deadline instelt, zullen ze waarschijnlijk een reactie sturen als ze moeite hebben om te reageren binnen die tijd. Het is erg belangrijk om een deadline voor de reactie te vermelden, niet alleen om een zo snel mogelijke reactie te vragen, maar ook om te beoordelen of de tegenpartij bereid is om te reageren, of dat ze gewoon de waarschuwingsbrief negeren. Het is gebruikelijk om te vermelden dat u overweegt juridische stappen of een strafklacht in te dienen als er geen reactie is binnen de deadline.

Onderhandelingen na het verzenden van een waarschuwingsbrief

Na het verzenden van een waarschuwingsbrief, verandert de reactie afhankelijk van de reactie van de andere partij. Daarom is het noodzakelijk om de volgende onderhandelingen te overwegen op basis van de aanwezigheid en inhoud van het antwoord.

In geval van een antwoord

De andere partij leest de waarschuwingsbrief, overweegt of het daadwerkelijk een inbreuk op het handelsmerkrecht is, en stuurt een antwoord.

In gevallen waarin het geregistreerde handelsmerk onbewust werd gebruikt, zijn er vaak gevallen waarin ze snel aan ons verzoek voldoen.

Aan de andere kant, als de andere partij beweert dat ze het handelsmerkrecht niet schenden, moet je opnieuw overwegen of er gaten zijn in de bewering van inbreuk op rechten. Als de beweringen van beide partijen verschillen, moet je ook de optie overwegen om een civiele of strafrechtelijke rechtszaak aan te spannen. Het nemen van juridische stappen kost zowel geld als moeite, dus een zorgvuldige beoordeling is vereist om te bepalen of je moet overgaan tot juridische middelen, rekening houdend met de kans op een overwinning, de financiële middelen van de andere partij, de noodzaak van een rechtszaak, enz. Het is een moeilijke kwestie om te overwegen hoe te reageren op het antwoord van de andere partij, inclusief onderhandelingen over schikkingen en licenties, voor elk geval. Als de andere partij weigert te voldoen en de zaak niet gemakkelijk wordt opgelost, raden we aan om een expert in te schakelen.

In geval van geen antwoord

Als er ondanks het verzenden van de waarschuwingsbrief geen antwoord is binnen de opgegeven termijn, stuur je de waarschuwingsbrief opnieuw voor de zekerheid.

In de praktijk, in het geval van een waarschuwingsbrief opgesteld in de naam van een octrooigemachtigde of advocaat, is het vaak het geval dat de andere partij het niet kan negeren. Als de andere partij de waarschuwingsbrief negeert, is het waarschijnlijk dat er enige reactie zal zijn als je een expert vraagt om het opnieuw te maken en te verzenden.

Als er geen antwoord is op de opnieuw verzonden waarschuwingsbrief, overweeg je een rechtszaak of iets dergelijks.

Hoewel deze stroom en de specifieke methode om een rechtszaak aan te spannen variëren afhankelijk van de manier en de scène van inbreuk op het handelsmerkrecht, wordt bijvoorbeeld inbreuk op het handelsmerkrecht in listing-advertenties in detail uitgelegd in het volgende artikel.

https://monolith.law/corporate/listing-ads[ja]

Samenvatting

Er zijn mensen die aarzelen om een waarschuwingsbrief te sturen omdat ze conflicten willen vermijden. Echter, in de meeste gevallen is het zo dat de inbreuk op het merkenrecht onbewust en niet opzettelijk gebeurt. Daarom, als je vroeg een waarschuwing geeft, is de kans groot dat de andere partij soepel zal reageren. Als je de situatie blijft negeren zonder een waarschuwing te geven, is de kans groter dat de andere partij niet gemakkelijk zal stoppen met het gebruik van het merk. Daarom is het raadzaam om zo snel mogelijk een waarschuwingsbrief te sturen zodra je een inbreuk op het merkenrecht hebt vastgesteld.

Echter, dat betekent niet dat je de oplossing moet overhaasten en nalaten om zorgvuldig te overwegen of het daadwerkelijk een inbreuk op het merkenrecht is. Als er gaten in de argumenten van de verzonden waarschuwingsbrief zitten, moet je rekening houden met de mogelijkheid van problemen met de andere partij en zorgvuldig oordelen. Als je een waarschuwingsbrief voor inbreuk op het merkenrecht wilt sturen, raden we je aan om een advocaat in te schakelen, niet alleen ter voorbereiding op mogelijke onderhandelingen of rechtszaken, maar ook om een snelle en zekere oplossing te bereiken.