Kontinuerlige forpliktelser for utenlandske investorer og andre spesialrapportører som definert av Japans lov om finansielle instrumenter og børs.

Det japanske finansmarkedet arbeider aktivt for å tiltrekke seg utenlandske investeringer som en del av sin strategi for å etablere seg som et internasjonalt finanssenter. Som et ledd i denne innsatsen ble det, den 19. mai 2021 (Reiwa 3), vedtatt en lov som trådte i kraft den 22. november samme år. Loven, som er en delvis endring av banklovgivningen, har som mål å styrke og sikre finansfunksjonens stabilitet i lys av de sosioøkonomiske endringene forårsaket av COVID-19-pandemien. Denne loven introduserte en ny kategori i den japanske loven om handel med finansielle instrumenter, kalt “spesielle forretningsaktiviteter for utenlandske investorer” .

Hovedformålet med dette systemet er å muliggjøre forretningsdrift i Japan for fond som hovedsakelig investeres i av utenlandske selskaper eller privatpersoner bosatt i utlandet med en viss formue, ved å “registrere” dem. Dette tiltaket er ment å tiltrekke utenlandske finansinstitusjoner og kapital til det japanske markedet, og dermed redusere barrierene for fond som betjener profesjonelle utenlandske investorer, slik at Japan kan utnytte sin funksjon som et internasjonalt finanshub til det fulle. Selv om systemet primært er rettet mot utenlandske investeringsforvaltere som ønsker å gå inn på det japanske markedet, er det også åpent for innenlandske aktører som oppfyller de samme kravene.

Denne artikkelen har som mål å gi en detaljert forklaring på de kontinuerlige forpliktelsene, rapporterings- og offentliggjøringskravene som registranter av spesielle forretningsaktiviteter for utenlandske investorer må oppfylle, i henhold til den japanske loven om handel med finansielle instrumenter og tilhørende lovgivning. Gjennom denne forklaringen vil vi tilby praktiske retningslinjer som kan hjelpe utenlandske finansinstitusjoner og fondsforvaltere som vurderer fondsvirksomhet i Japan, eller de som allerede har registrert seg og arbeider for å opprettholde daglig compliance, til å forstå det komplekse reguleringsmiljøet i Japan og drive sin virksomhet på en passende måte.

Det juridiske rammeverket og posisjoneringen for spesielle forretningstjenester for utenlandske investorer i Japan

Definisjonen av spesielle forretningstjenester under Japans lov om handel med finansielle instrumenter

Spesielle forretningstjenester for utenlandske investorer er definert i paragraf 63-8, avsnitt 1 i Japans lov om handel med finansielle instrumenter og omfatter spesifikt forvaltning av penger bidratt eller investert av “utenlandske investorer etc.” som holder andeler i partnerskapsbaserte kollektive investeringsskjemaer (selvforvaltning), eller handlinger som involverer å tilby eller privat plassere slike andeler til “utenlandske investorer etc.” ved en forretnings- eller kontorlokasjon etablert i Japan (selvtilbud).

Når det gjelder selvforvaltning, må pengene som forvaltes være bidratt av “utenlandske investorer etc.”, og dessuten må de bidratte pengene “hovedsakelig” være fra ikke-residenter. Her betyr “hovedsakelig” at mer enn halvparten av fondets totale bidragsbeløp kommer fra ikke-residenter.

Omfanget og kravene for “utenlandske investorer etc.” som er berettiget til spesielle forretningstjenester

De “utenlandske investorer etc.” som er berettiget til spesielle forretningstjenester er detaljert definert i paragraf 63-8, avsnitt 2 i Japans lov om handel med finansielle instrumenter og i kabinettsforordningen om finansielle instrumenter og utvekslingsoperatører (heretter “forordningen om operatører etc.”) artikkel 246-10, og kan klassifiseres i følgende tre kategorier:

1. Utenlandske juridiske personer eller individer bosatt i utlandet som oppfyller kravene fastsatt i kabinettsforordningen: Denne kategorien inkluderer utenlandske juridiske personer og individer bosatt i utlandet som oppfyller ett av følgende krav:
   • På tidspunktet for anskaffelse av andeler i et partnerskapsbasert kollektivt investeringsskjema, forventes det at deres totale eiendeler minus totale gjeld (nettoverdi) er på 300 millioner yen eller mer, og at det totale beløpet av investeringsfinansielle eiendeler er på 300 millioner yen eller mer, og videre at det har gått ett år siden de åpnet en konto for handel med verdipapirer eller derivater hos en finansiell instrumentoperatør (inkludert de som tilsvarer dette i henhold til utenlandsk lov).
   • Personer som tilsvarer spesifikke investorer i henhold til utenlandsk lov.
2. Kvalifiserte institusjonelle investorer (inkludert de som er ansett som tilsvarende i henhold til kabinettsforordningen): Denne kategorien inkluderer kvalifiserte institusjonelle investorer (førsteklasses finansielle instrumentoperatører, investeringsforvaltere, banker, forsikringsselskaper, investeringsselskaper, kredittforeninger osv.), i tillegg til spesifikke investorer (investorer som anses som spesifikke investorer i henhold til Japans lov om handel med finansielle instrumenter artikkel 34-3 eller artikkel 34-4) og fond som hovedsakelig opererer med formål om å administrere og utbetale pensjoner eller lignende, i samsvar med utenlandsk lov.
3. Nære forbindelser til deklaranter av spesielle forretningstjenester for utenlandske investorer: Denne kategorien er definert som personer som har en nær forbindelse med deklaranter av spesielle forretningstjenester for utenlandske investorer, i henhold til Japans forordning om gjennomføring av loven om handel med finansielle instrumenter artikkel 17-13-5, avsnitt 3 og forordningen om operatører etc. artikkel 246-10, avsnitt 3. Dette inkluderer spesifikt deklarantens styremedlemmer, ansatte, morselskap, datterselskap, søsterselskap, forvaltere, investeringsrådgivere, deres ansatte, og deklarantens slektninger innenfor tredje grad.

Definisjonen av “utenlandske investorer etc.” som spenner over et bredt spekter og de detaljerte kravene (verdi av eiendeler, erfaring, relasjoner) indikerer at deklaranter har en forpliktelse til kontinuerlig due diligence og overvåking av investorer. Spesielt krever bekreftelse av individuelle investorer sine eiendomskrav konkrete bevisdokumenter, noe som betyr at deklaranter må kontinuerlig bekrefte og administrere om en investor fortsatt er kvalifisert etter å ha blitt vurdert som kvalifisert, eller om en ny erverver er kvalifisert i tilfelle overføring av andeler. Dette representerer en compliance-byrd som går utover en ren deklarasjonsplikt og blir en viktig operasjonell utfordring, spesielt ettersom investorbasen blir mer mangfoldig.

Kontinuerlige forpliktelser for spesielle rapporteringspliktige utenlandske investorer i Japan

Spesielle rapporteringspliktige utenlandske investorer i Japan må oppfylle en rekke forpliktelser for å drive sin virksomhet på en passende og kontinuerlig måte. Disse forpliktelsene er basert på de grunnleggende målene i den japanske loven om finansielle instrumenter og børser (Financial Instruments and Exchange Act), som er å opprettholde rettferdighet og gjennomsiktighet i det japanske finansmarkedet og beskytte investorer.

Opprettholdelse av organisasjonsstruktur og intern kontrollsystem

Først og fremst må registranter sikre at de har ledere med tilstrekkelig kvalifikasjoner for å utføre oppgavene som finansielle tjenesteytere på en rettferdig og nøyaktig måte i henhold til japansk lovgivning. Videre kreves det at ledere som er engasjert i daglig drift har tilstrekkelig kunnskap og erfaring for å forstå og implementere innholdet i Japans finansielle instrumenter og børslov (Financial Instruments and Exchange Act) og relaterte forskrifter og tilsynsretningslinjer, samt tilstrekkelig kunnskap og erfaring innen compliance og risikostyring som er nødvendig for rettferdig og nøyaktig utførelse av finansielle tjenester. Det er essensielt å opprettholde en organisasjonsstruktur og personellkomposisjon som sikrer at ansatte med nødvendige ferdigheter er plassert i hver avdeling og at ansvarlige for intern kontroll er riktig plassert. Spesielt er det viktig å etablere en compliance-avdeling (eller ansvarlig person) som er uavhengig av salgsavdelingen, og at denne personen har tilstrekkelig kunnskap og erfaring. Videre er det nødvendig å sikre personell som kan håndtere opprettelse, forvaltning, offentliggjøring, risikostyring, datasystemadministrasjon, handelsstyring, kundehåndtering, reklamegjennomgang, kundeinformasjonsstyring, klage- og problemhåndtering, og intern revisjon.

Deretter kreves det at registranter overholder lover og forskrifter, etablerer et internkontrollsystem og sikrer beskyttelse av investorer. Selv om de ikke er medlem av Type II Financial Instruments Firms Association, må de utarbeide interne regler som er i samsvar med foreningens vedtekter og andre regler, og etablere et system for å overholde disse interne reglene. Interne regler bør inkludere retningslinjer for annonsering, tilbud om premier, investeringsoppfordringer, kundehåndtering, avskjæring av forbindelser med antisosiale krefter, og beskyttelse av personopplysninger.

Endelig, selskaper som driver med spesielle forretningstjenester for utenlandske investorer, anses som diskvalifiserte hvis de ikke har et salgskontor eller kontor i Japan, eller hvis de ikke har utnevnt en representant i Japan. Dette betyr at det er påkrevd å etablere en fysisk tilstedeværelse i Japan. For hovedsalgskontorer eller kontorer (inkludert hovedkontoret for utenlandske selskaper i Japan) og kontorer som driver med spesielle forretningstjenester for utenlandske investorer, er det ikke tillatt å bruke såkalte virtuelle kontorer. I tillegg må utenlandske selskaper som registrerer seg, ha en representant eller agent i Japan. Det er flere kilder som nevner kravene til innenlandske salgskontorer, men det er spesielt viktig for spesielle forretningstjenester for utenlandske investorer at det er et krav om å etablere en fysisk tilstedeværelse i Japan, og virtuelle kontorer er ikke tillatt. Dette er en streng forutsetning for å sikre substansiell forretningsaktivitet og effektiv tilsyn fra tilsynsmyndighetene, og representerer en betydelig initial investering og kontinuerlig kostnadsbyrde for utenlandske operatører.

Overholdelse av adferdsreguleringer

I Japan gjelder prinsipielt de samme adferdsreguleringene for spesielle forretningsmeldere, som for eksempel utenlandske investorer, som for finansielle tjenesteytere. Den japanske loven om finansielle instrumenter og børser (Financial Instruments and Exchange Act) pålegger finansielle tjenesteytere å registrere seg og underlegger dem adferdsreguleringer, med mål om å beskytte investorer og sikre kapitalmarkedets integritet. Spesielle forretningsmeldere må også drive sin virksomhet i samsvar med lovens ånd og utføre sine operasjoner på en passende måte. Det er imidlertid slik at i disse spesielle forretningene, er det ofte slik at kundene kvalifiserer som spesifikke investorer, og i slike tilfeller kan det være at noen av adferdsreguleringene blir unntatt.

Andre løpende forpliktelser

I tillegg til de ovennevnte forpliktelsene til å opprettholde et system, har rapporteringspliktige under japansk lov en forpliktelse til å melde fra til de relevante myndighetene om ulike hendelser som oppstår i forretningsdriften. Dette inkluderer endringer i styret eller vedtektene, involvering i rettssaker eller mekling, hendelser som ulykker, eller hvis kapitalen faller under det minimumsbeløpet som kreves. Videre er det nødvendig å rapportere uten forsinkelse hvis det blir betydelig vanskelig å fortsette virksomheten relatert til handel med finansielle instrumenter, eller hvis en styremedlem eller en viktig ansatt har brutt loven.

En oversikt over de viktigste løpende forpliktelsene for rapporteringspliktige som er utenlandske investorer, er som følger:

Detaljer om rapporterings- og offentliggjøringskrav

Spesielle rapporteringsenheter for utenlandske investorer i Japan er pålagt å sende inn regelmessige rapporter og offentliggjøre informasjon for å sikre forretningstransparens og beskytte investorer.

Innsending av forretningsrapporter under japansk lov

Innsenderen må utarbeide en forretningsrapport for hvert regnskapsår og sende den inn til den relevante myndigheten innen tre måneder etter utløpet av hvert regnskapsår. Denne innsendingen skjer i prinsippet ved bruk av Financial Services Agency’s Integrated Business Support System (heretter kalt “det integrerte systemet”).

Hvis det ikke er mulig å bruke det integrerte systemet, er det tillatt å sende inn en skriftlig forklaring på dette sammen med årsakene, og deretter sende inn rapporten på papir. Når det integrerte systemet brukes, er det obligatorisk å bruke et skjema i Excel-format som er lastet ned fra det integrerte systemet på en datamaskin med japansk operativsystem. Hvis en utenlandsk virksomhets representant i Japan ikke har noe annet valg enn å bruke et ikke-japansk operativsystem, kan det være mulig å kontakte den lokale finansbyrået på forhånd og få tillatelse til å sende inn via post (CD-R og papir).

Kravet om “japansk operativsystem” kan bak digitaliseringens fremmarsj, utgjøre en skjult praktisk barriere for utenlandske virksomheter. Mange utenlandske virksomheter bruker standard engelskspråklige operativsystemer i sine globale IT-miljøer, så dette kravet kan føre til behovet for ytterligere IT-infrastruktur, sikring av personell som behersker japansk, eller valget av en ineffektiv metode som papirinnsending. Dette viser en kløft mellom målene om å gjøre Japan til et internasjonalt finanssenter og de lokale begrensningene i den digitale infrastrukturen, noe som kan medføre uventede administrative kostnader og bryderi for utenlandske virksomheter.

Det er også etablert et system for å godkjenne forlengelse av fristen for innsending av forretningsrapporter for utenlandske virksomheter.

Offentlig Innsyn og Publiseringsplikt i Japan

Innen japansk finanslovgivning må de som registrerer nye eller endrede opplysninger raskt gjøre disse tilgjengelige for offentlig innsyn. I tillegg er det nødvendig å utarbeide forklarende dokumenter for hvert forretningsår og gjøre dem tilgjengelige for offentlig innsyn innen fire måneder etter avslutningen av hvert forretningsår. Disse dokumentene kan erstattes av en kopi av forretningsrapporten.

Publisering kan gjøres ved å holde dokumentene tilgjengelige på hovedkontoret og alle kontorer som utfører spesielle tjenester, eller ved å publisere dem på selskapets nettside. Selv om Finanstilsynet i Japan ikke garanterer for påliteligheten til de som registrerer seg, publiserer de en liste over registrerte aktører slik at investorer kan sjekke informasjonen.

Offentlig innsyn og publiseringsplikt er basert på det grunnleggende målet om å opprettholde markedets rettferdighet og gjennomsiktighet i henhold til den japanske loven om handel med finansielle instrumenter. Dette reflekterer reguleringsmyndighetenes intensjon om at selv med en relativt fleksibel tilgangsform som registrering, kreves det streng informasjonsåpenhet for å beskytte investorer. Prinsippet om informasjonsåpenhet og transparens overfor investorer er et ufravikelig prinsipp i japansk finansregulering, uavhengig av tilgangsformens strenghet. Spesielt tillatelsen til å publisere på nettsider møter kravene til moderne tid med vekt på hastighet og bredde i informasjonsformidling, noe som letter tilgangen til informasjon for utenlandske investorer og bidrar til å øke systemets gjennomsiktighet som helhet.

Oversikt over rapporterings- og offentliggjøringsplikter

I henhold til den japanske loven om finansielle instrumenter og børs (Financial Instruments and Exchange Act) og tilhørende kabinettsforordninger, er det fastsatt en rekke rapporteringsplikter. Disse inkluderer overføring av status som spesialforretningsrapportør, opphør av virksomhet, oppløsning, og rapporteringsforpliktelser relatert til spesialforretninger utført av finansielle instrumentforhandlere .

Ved endringer i registrerte opplysninger, må en endringsrapport som hovedregel sendes inn innen en måned etter at endringen fant sted. Dette gjelder endringer i styresammensetning, vedtektsendringer, dersom man blir part i en rettssak eller mekling, ved opphør, gjenopptakelse eller avvikling av virksomhet, oppløsning, eller hvis det blir betydelig vanskelig å fortsette virksomheten, samt hvis et styremedlem eller en viktig ansatt bryter loven eller lignende. Det kreves at man rapporterer disse hendelsene uten unødig forsinkelse .

Nedenfor finner du en liste over rapporterings- og offentliggjøringskrav for spesialforretningsrapportører som er utenlandske investorer.

Innsendingsmål og prosedyrer

Ulike rapporteringsdokumenter skal sendes inn til Finansbyrået eller Finanskontoret som har jurisdiksjon over innsenderens hovedforretningssted eller kontor, med ett originalt og ett kopidokument .

Det er verdt å merke seg at for utenlandske virksomheter som ikke har et forretningssted eller kontor i Japan, er innsendingsmålet sentralisert til Seksjon 3 for verdipapirtilsyn i Finansavdelingen ved Kanto Local Finance Bureau. Dette viser at de japanske finansmyndighetene har etablert et tilsynssystem som er tilpasset de faktiske forholdene og beliggenheten til utenlandske virksomheter. Myndighetene justerer tilsynssystemet fleksibelt basert på om virksomheten har en fysisk beliggenhet eller ikke, for å fremme inngangen av utenlandske aktører samtidig som de opprettholder effektiv tilsyn. Spesielt er systemet der Kanto Local Finance Bureau fungerer som et sentralt kontaktpunkt for utenlandske virksomheter uten en base i Japan, ment å forenkle prosedyrer og lette tilgangen fra utlandet, samtidig som det sikter mot å effektivisere tilsynet med internasjonale finansielle aktiviteter.

Innsending skjer i utgangspunktet ved bruk av Financial Services Agency’s elektroniske søknads- og rapporteringssystem, men papirinnsending er også mulig i tilfeller der det er nødvendig.

Det skal bemerkes at selv om virksomhet for utenlandske investorer og lignende er under et “rapporteringssystem”, vil brudd på loven medføre strenge tiltak.

Oppsummering og viktige hensyn

Spesialordningen for utenlandske investorer er et banebrytende system som fremmer finansiell inntreden fra utlandet og bidrar til internasjonaliseringen av det japanske finansmarkedet. Imidlertid betyr ikke “registreringsordningen” at reguleringene er slappe. Tvert imot er vedlikehold av en kontinuerlig organisasjonsstruktur, overholdelse av atferdsregler og utførelse av strenge rapporterings- og offentliggjøringsplikter livsnerven for forretningskontinuitet i Japan.

Spesielt finnes det følgende hensyn som er unike for utenlandske operatører:

• Kontinuerlig bekreftelse av samsvar med den komplekse definisjonen av “utenlandske investorer etc.”: På grunn av det brede spekteret av investorer, er det avgjørende å kontinuerlig bekrefte og håndtere deres kvalifikasjoner.
• Plikt til å etablere et fysisk nasjonalt kontor: Virtuelle kontorer er ikke tillatt, og det er nødvendig å etablere en reell forretningsenhet i landet. Dette representerer en initial investering og en kontinuerlig kostnadsbyrde ved oppstart av virksomheten.
• Tilpasning til et elektronisk rapporteringssystem basert på et japansk operativsystem: Finanstilsynets elektroniske innsendingssystem forutsetter et japansk språkmiljø, noe som kan tvinge utenlandske operatører til å gjøre ekstra tilpasninger eller ineffektive papirinnsendinger, avhengig av deres IT-miljø.

Den japanske loven om finansielle instrumenter og relaterte forskrifter er komplekse, og tolkning og anvendelse krever spesialisert kunnskap. For at registranter under spesialordningen for utenlandske investorer skal kunne sikre kontinuerlig oppfyllelse av plikter, overholdelse av rapporterings- og offentliggjøringskrav, samt håndtere potensielle risikoer, anbefales det sterkt å samarbeide med advokater eller konsulenter som har ekspertise i japansk finansrett. Med støtte fra eksperter kan man unngå uforutsette risikoer for lovbrudd og sikre en stabil og lovlig drift i det japanske markedet.

Monolith Law Office har en rik historie med å støtte et bredt spekter av klienter, både nasjonalt og internasjonalt, med juridiske tjenester relatert til den japanske loven om finansielle instrumenter. Vårt firma har flere engelsktalende advokater med utenlandsk juridisk kvalifikasjon, som kan forklare de komplekse kravene i japansk finanslovgivning innenfor en internasjonal forretningskontekst og tilby praktiske råd. Vi er fullt utrustet til å støtte din virksomhet i Japan for å sikre en smidig og lovlig drift.