Hva bør ledere og styremedlemmer vite om styreansvar? En forklaring på risikoene og tiltakene

For ledere og styremedlemmer kreves det viktige beslutninger og gjennomføring av oppgaver i selskapets drift. Samtidig er de alltid ledsaget av juridisk ansvar og forretningsrisiko. Uegnede beslutninger eller handlinger kan føre til alvorlige konsekvenser som søksmål, erstatningskrav, eller konflikter med aksjonærer og ansatte. Å være forberedt på slike risikoer, forstå styreansvaret korrekt og iverksette passende tiltak er essensielt for stabiliteten i ledelsen og for bærekraftig vekst i virksomheten.

I denne artikkelen vil vi detaljert forklare situasjoner der personer involvert i ledelsen kan bli holdt ansvarlige, og vi vil introdusere konkrete tiltak som ledere og styremedlemmer kan ta for å utføre sine oppgaver med trygghet.

Hva er styreansvar?

Personer som er involvert i ledelsen som styremedlemmer bør organisere spørsmål om styreansvar og treffe passende tiltak. Når man innehar en posisjon som styremedlem, må man ta ansvar for å kompensere for skader i følgende tilfeller:

• Når selskapet har pådratt seg skade
• Når penger har blitt utledet fra selskapet
• Når det har oppstått skade på tredjeparter på grunn av ondsinnethet eller grov uaktsomhet i utførelsen av ens plikter

Å bli holdt ansvarlig av aksjonærer eller tredjeparter utgjør en stor risiko for styremedlemmer. For å vokse selskapet og beskytte sin egen karriere og eiendeler, er det nødvendig å forberede seg på ansvarsspørsmål ved å treffe passende risikostyringstiltak.

Følgende personer kan bli holdt ansvarlige for styreansvar:

• Personer som innehar en posisjon som styremedlem i et selskap (børsnoterte selskaper, oppstartsbedrifter, små og mellomstore bedrifter)
• Personer som har grunnlagt et selskap og lar tredjeparter drive det
• Personer som er invitert til å tiltre som eksterne styremedlemmer eller eksterne revisorer
• Personer som kun har lånt ut sitt navn til styremedlemslisten

Styreansvar kan bli utfordret i uventede situasjoner, så det er viktig å ha en god forståelse av tilfellene hvor ansvar kan bli søkt og hvordan man skal håndtere dem.

Viktige punkter å være bevisst på for å forberede seg på styremedlemmers erstatningsansvar

Det finnes mange typer ansvar for styremedlemmer, men her forklarer vi forberedelsene som bør være felles for alle typer erstatningsansvar som styremedlemmer alltid bør være bevisste på.

Forbered bevis

For å kunne forhandle og argumentere effektivt når ansvar blir påstått, er det essensielt å ha tilgjengelig informasjon som kan tjene som bevis.

Det finnes mange typer styreansvar, og de bevisene man bør forberede på forhånd varierer også. Men når det gjelder å bli forfulgt for ansvar grunnet brudd på forsvarlig forvaltningsplikt eller forsømmelse av oppgaver, vil følgende dokumenter alltid være viktige bevis:

Spesielt for viktige fakta er det også viktig å sikre troverdigheten til bevisene slik at de kan tåle en rettssak. Troverdige bevis kan inkludere følgende typer dokumenter:

• Disposisjonsdokumenter
• Kontrakter, kvitteringer
• Arbeidsrapporter, bilag, leveringssedler
• Regnskapsbøker

For å være forberedt på en eventuell situasjon hvor ansvar blir forfulgt, bør informasjon som kan tjene som bevis alltid håndteres og oppbevares nøye.

Organiser bevisene

Det er ikke nok å bare besitte bevis; de må organiseres slik at de kan brukes effektivt hvis ansvar blir forfulgt.

Spørsmål om styreansvar er ikke begrenset til brudd på forsvarlig forvaltningsplikt eller forsømmelse av oppgaver, men kan også omfatte et bredt spekter av ansvar for ulovlige handlinger i henhold til sivilretten. Derfor er det ikke enkelt å forutse alle situasjoner hvor ansvar kan bli forfulgt. Når et problem faktisk oppstår, må man organisere bevis som svarer til den spesifikke hendelsen.

Først bør man bekrefte innholdet i ansvarspåstanden og deretter liste opp bevis som korresponderer med faktaene i saken, uavhengig av om de er til fordel eller ulempe.

Deretter bør man vurdere hvilke bevis som er nødvendige for å støtte historien man vil presentere under en rettssak.

I praksis anbefales det å konsultere en advokat så snart man aner at et problem kan oppstå.

Tilfeller der styremedlemmers ansvar utfordres: Brud på plikten til aktsomhet og lojalitet

Styremedlemmer kan bli holdt ansvarlige for sine handlinger i forretningsdriften overfor selskapet. Her forklarer vi tilfeller der brudd på plikten til aktsomhet og lojalitet blir utfordret.

Hva er brudd på plikter til forsvarlig forvaltning og lojalitetsplikt?

Styremedlemmer har en plikt til å utøve forsvarlig forvaltning og lojalitetsplikt overfor selskapet.

Ved brudd på disse pliktene, kan styremedlemmer bli holdt ansvarlige for å kompensere selskapet for skader som oppstår som følge av forsømmelse av deres oppgaver.

Styremedlemmer må være forsiktige for ikke å gi grunn til mistanke om brudd på pliktene. De må fullt ut oppfylle sine omsorgs- og lojalitetsplikter, være oppmerksomme på å unngå forsettlig eller uaktsom atferd, og sørge for å ha organisert dokumentasjon som kan bevise dette.

Når det gjelder brudd på lovgivningen

Å velge handlinger som bryter med lovgivningen i beslutningsprosesser er aldri tillatt, uansett situasjon. Selv uten skyld kan man bære ansvar, så det er viktig å være oppmerksom.

Med “lovgivning” menes her alle lover og forskrifter som en bedrift må overholde i sin virksomhet. Det er viktig at ledere forstår spesifikke handlinger som kan føre til brudd på lovgivningen.

Når det er spørsmål om brudd på vedtektene

Vedtektene er et selskaps grunnleggende regler som fastsetter formålet, organisasjonen og driftsmetodene, og alle styremedlemmer er forpliktet til å overholde dem i henhold til den japanske selskapsloven (Companies Act). Dette inkluderer:

• Selskapets formål og virksomhet
• Styremedlemmenes tjenestetid og regler for utnevnelse og avskjedigelse
• Regler for utbyttefordeling og overføring av aksjer

Vedtektene er registrert som et offentlig dokument og representerer også selskapets løfter til aksjonærer og interessenter.

Om en handling faller innenfor rammen av vedtektenes formål, vurderes det basert på nødvendigheten i lys av handlingens objektive natur. Imidlertid kan denne vurderingen variere avhengig av individuelle omstendigheter, noe som gjør det vanskelig å forutsi.

Det er nødvendig å regelmessig gjennomgå innholdet i vedtektene for å sikre at driftspolitikken er konsistent, revurdere kontrollsystemet mellom styremedlemmene og styrke samarbeidet med juridisk avdeling. Hvis det er nødvendig å endre vedtektene, bør dette gjøres gjennom riktig prosedyre i generalforsamlingen.

Når feil i ledelsesbeslutninger blir utfordret

Styremedlemmer har skjønn under prinsippet om ledelsesbeslutninger og blir derfor vanligvis ikke holdt ansvarlige for tap som følge av feilaktige ledelsesbeslutninger. Feil i ledelsesbeslutninger blir utfordret i følgende tilfeller:

• Det er uaktsomme feil i prosessen med å anerkjenne fakta som danner grunnlaget for ledelsesbeslutningen (innsamling og analyse av informasjon, etc.)
• Det er en betydelig urimelighet i prosessen og innholdet av beslutningstaking basert på faktaanerkjennelse

Når du tar ledelsesbeslutninger med høy risiko, er det viktig å grundig undersøke rettspraksis for å vurdere hva som kan utfordres som et brudd på prinsippet om ledelsesbeslutninger. For å unngå mistanke om urimelige beslutninger ved ledelsesbeslutninger, er det viktig å organisere bevis som møtereferater og vurderingsmateriale.

Ansvar ved interessekonflikttransaksjoner

Interessekonflikttransaksjoner refererer til handler der selskapets og dets styremedlemmers interesser er i konflikt. Når man utfører transaksjoner som innebærer en interessekonflikt, er det nødvendig med godkjenning fra styret. Selv med slik godkjenning, er det ikke tillatt å forårsake skade på selskapet gjennom transaksjonen. Ledere som bryter denne regelen kan bli ansett som forsømmelige i sine plikter.

Det er mange tilfeller der man kan bli holdt ansvarlig på grunn av interessekonflikttransaksjoner, og det juridiske ansvaret har blitt strengere. Hvis det er en risiko for at en transaksjon kan anses som en interessekonflikt, er det essensielt å utvise stor forsiktighet for å unngå å påføre selskapet skade.

Ansvar ved konkurransebegrensende handel

Konkurransebegrensende handel innebærer at en styremedlem i et selskap foretar transaksjoner innenfor det samme forretningsområdet som selskapet, enten for seg selv eller for en tredjepart. Dersom dette gjøres uten godkjenning fra styret, kan det betraktes som et brudd på loven og en forsømmelse av styremedlemmets plikter.

Når man vurderer ansvar for konkurransebegrensende handel, er det avgjørende å fastslå om styremedlemmets transaksjoner faktisk utgjør en slik handel.

Konkurransebegrensende handel foreligger når transaksjonene konkurrerer med virksomheten selskapet faktisk driver og skaper en interessekonflikt. Dette inkluderer ikke bare virksomheten som allerede er i gang, men også de som det er rimelig sikkert at selskapet vil delta i, eller de som kun er midlertidig suspendert.

Selskapets tap anslås å være lik gevinsten som styremedlemmet eller tredjeparten har oppnådd gjennom den konkurransebegrensende handelen.

Når du står overfor brudd på overvåknings- og tilsynsplikten

Overvåknings- og tilsynsplikten innebærer en forpliktelse til å sørge for at andre styremedlemmer eller ansatte ikke utfører urettmessige handlinger. Vurderingen av om det har forekommet forsømmelse av overvåknings- og tilsynsplikten avhenger av om den som skal overvåkes og føres tilsyn med er et styremedlem eller en ansatt, og om det var en situasjon som krevde tilsyn. Med andre ord dreier det seg om spørsmålet om hvor langt plikten til å handle strekker seg.

For å forebygge grundig, bør man konsultere en advokat. Å søke råd hos en advokat og handle basert på denne veiledningen i seg selv utgjør et faktum at overvåknings- og tilsynsplikten er oppfylt. I tillegg er det viktig å etablere og operere systemer som kan oppdage problematisk oppførsel blant andre styremedlemmer, selv for saker som ikke tas opp i styret.

Når man står overfor brudd på plikten til å etablere et internkontrollsystem

Plikten til å etablere et internkontrollsystem er en forpliktelse til å bygge opp et system som sikrer korrektheten i selskapets virksomhet. Dersom et selskap ikke har etablert et slikt system, eller hvis systemet er på plass men ikke oppfyller nødvendige standarder og dermed ikke kan forebygge eller håndtere upassende handlinger fra ledere eller ansatte, kan ledelsen bli holdt ansvarlig for brudd på denne plikten.

I vurderingen av om det foreligger et brudd på plikten, anses følgende situasjoner som ikke brudd:

• Når det er etablert et kontrollsystem som kan forhindre vanligvis forventede uregelmessigheter
• Når det ikke er anerkjent noen spesielle omstendigheter som skulle ha ledet styremedlemmene til å forutse uregelmessighetene

Det kreves en vurdering som tar hensyn til generelt aksepterte standarder, selskapets spesifikke situasjon og offentlige retningslinjer, og dette bør gjøres i samråd med eksperter.

Tilfeller der styremedlemmers ansvar utfordres 2: Lovbestemt spesielt ansvar

Her forklarer vi tilfeller der styremedlemmer kan bli holdt ansvarlige for lovbestemt spesielt ansvar.

Når ansvar for fordeling av fordeler utfordres

Når et selskap gir fordeler i forbindelse med utøvelse av aksjonærrettigheter, har de involverte styremedlemmene en plikt til å betale selskapet et beløp tilsvarende verdien av fordelene sammen med mottakeren av disse fordelene.

For eksempel, hvis et selskap betaler en aksjonær for å forhindre at informasjon om en leder sin personlige skandale blir offentliggjort på en generalforsamling, vil dette være et slikt tilfelle.

Når man gjennomfører transaksjoner som kan mistenkes for å være fordeling av fordeler, må man handle med forsiktighet. Det er nødvendig å klargjøre at det er en legitim betaling for tjenester som er nødvendige for selskapet, og ordne omstendighetene slik at det ikke oppstår mistanke.

Når ansvar for fordeling av overskudd utfordres

Fordeling av overskudd refererer til utdeling av overskudd eller kostnader forbundet med kjøp av egne aksjer.

Problemet oppstår når det blir utdelt mer i overskudd enn det som er tilgjengelig på datoen effekten av fordelingen trer i kraft. De som har utført handlingen eller styremedlemmene som har foreslått forslaget, har sammen med mottakeren en plikt til å betale selskapet tilbake.

Beløpet som skal betales er det som tilsvarer bokført verdi av det mottatte beløpet.

For å unngå ansvarliggjøring, bør styremedlemmer og regnskapsansvarlige nøye bekrefte riktigheten og hensiktsmessigheten av regnskapsdokumenter og utbytteforslag.

Hvordan styremedlemmer bør håndtere ansvar overfor selskapet

Her forklarer vi hvilke tiltak styremedlemmer bør ta når de blir holdt ansvarlige overfor selskapet.

Krav til umiddelbar respons

Når det foreligger en søksmålsbegjæring fra aksjonærer, bør situasjonen deles med andre styremedlemmer for å diskutere en handlingsplan. For å unngå et aksjonærrepresentantsøksmål, må man innen 60 dager etter kravet, raskt analysere innholdet i ansvarspåstanden og undersøke fakta. Det er viktig at ikke bare det ansvarlige styremedlemmet, men også de andre styremedlemmene samarbeider om å vurdere en passende respons.

I tillegg, når man håndterer ansvarspåstander mot styremedlemmer, vil det være nødvendig å engasjere en advokat som ikke er selskapets faste rådgiver. Dette skyldes at selskapet og dets styremedlemmer kan havne i en interessekonflikt, og derfor bør selskapets faste advokat unngå å representere styremedlemmene.

Metoder for delvis fritakelse fra ansvar

Selv om et styremedlem blir funnet ansvarlig, finnes det metoder for å frita dem fra en del av ansvaret hvis handlingene er gjort i god tro og med lett uaktsomhet.

Ansvaret som ikke kan fritas delvis inkluderer følgende, mens andre typer ansvar kan være mulige å frita:

• Ytelser av fordeler
• Ansvar for utdeling av overskudd utover det som kan fordeles, og ansvar for dekning av tap, eller andre spesielle ansvar
• Ansvar knyttet til interessekonflikter i direkte transaksjoner utført av styremedlemmer

Delvis fritakelse fra ansvar kan oppnås ved følgende metoder:

• Generalforsamlingsvedtak
• Styrets vedtak basert på autorisasjon i vedtektene
• Kontrakter som begrenser ansvar

Det er imidlertid viktig å merke seg at delvis fritakelse fra ansvar sjelden blir praktisk anvendt. Dette skyldes at det er foretrukket å redusere ansvar etter at en domstol har fastslått innholdet i ansvaret, men det kan være vanskelig å omgjøre et fastsatt erstatningsbeløp.

Metoder for fullstendig fritakelse fra ansvar

For å fullstendig frita et styremedlem fra ansvar, kreves det samtykke fra alle aksjonærene. Derfor er det praktisk talt ingen mulighet for dette i børsnoterte selskaper.

Selv om man er 100% aksjonær, kreves det en uttrykkelig fraskrivelse av ansvar fra selskapet for å oppnå fritakelse.

Søknad om sikkerhetsstillelse

Et styremedlem kan be retten om å pålegge aksjonæren som har reist søksmål å stille tilstrekkelig sikkerhet. Hvis retten gir en slik ordre og aksjonæren ikke stiller sikkerhet, kan aksjonærrepresentantsøksmålet avvises før sakens innhold vurderes.

Det er imidlertid viktig å være oppmerksom på at en søknad om sikkerhetsstillelse kun er begrenset til tilfeller der aksjonæren har reist søksmålet i ond tro.

Styremedlemmers ansvar for erstatning overfor tredjeparter

Når styremedlemmer påfører skade på tredjeparter (som kreditorer), kan de ifølge artikkel 429 i den japanske selskapsloven (Companies Act) bære et spesielt ansvar. Her forklarer vi innholdet i og viktige punkter vedrørende det potensielle ansvaret styremedlemmer har for å erstatte skader påført tredjeparter.

Det finnes både indirekte og direkte skader

Skaden definert i artikkel 429 i den japanske selskapsloven inkluderer både indirekte og direkte skader. Innholdet i indirekte og direkte skader er som følger:

Det er først og fremst viktig å forstå i hvilke tilfeller styremedlemmer kan bli holdt ansvarlige.

Vær oppmerksom på falske opplysninger i regnskapsdokumenter

Styremedlemmer kan gi falske opplysninger om vesentlige forhold i visse dokumenter som regnskapsdokumenter, eller utføre falske registreringer eller offentlige kunngjøringer. Hvis dette forårsaker skade på tredjeparter, er det fastsatt i den japanske selskapsloven at de har et ansvar for å erstatte skaden.

Ansvar for tredjeparter på grunn av unnlatelseshandlinger krever “ondskapsfullhet eller grov uaktsomhet”. På den annen side, i tilfeller av falske opplysninger osv., må man være oppmerksom på at man kan bli holdt ansvarlig selv for lett uaktsomhet (artikkel 429, paragraf 2 i den japanske selskapsloven).

Det er kun de som har deltatt i beslutningen om å utføre handlingen med falske opplysninger osv. som bærer ansvaret. Andre styremedlemmer som kun har stemt for godkjenning av beslutningen om falske opplysninger, bærer ikke ansvar, men de kan bli etterforsket for brudd på tilsynsplikten.

Bruk av selskapskompensasjonsavtaler og selskapsleders erstatningsansvarsforsikring

For å beskytte seg mot ansvar som selskapsledere kan bli holdt ansvarlige for, er det svært verdifullt å vurdere selskapskompensasjonsavtaler og selskapsleders erstatningsansvarsforsikring. I denne artikkelen vil vi forklare hovedtrekkene ved disse to ordningene og hvordan de kan implementeres.

Hva er en selskapskompensasjonsavtale?

En selskapskompensasjonsavtale er en kontrakt hvor selskapet forplikter seg til å dekke følgende typer kostnader:

• Kostnader som påløper når en leder mistenkes for å ha brutt lover og regler i utførelsen av sine plikter og må håndtere ansvarliggjøring.
• Kostnader forbundet med å kompensere tredjeparter for skader som oppstår under utførelsen av plikter, samt forlik i forbindelse med slike erstatningssaker.

Det kreves ikke spesielle bestemmelser i vedtektene, så en avtale kan implementeres med et vedtak fra generalforsamlingen (eller styret i selskaper med et etablert styre). Innholdet i vedtaket bør omfatte kriterier og målgruppe, øvre grenser for beløp, og tidspunkt for kompensasjon.

Lederne bærer risikoen som følger med beslutningstaking i virksomheten, men denne avtalen kan redusere bekymringene knyttet til risiko og gjøre det lettere å rekruttere dyktige personer til leder- og styreposisjoner. Videre vil en selskapskompensasjonsavtale tillate ledere å ta beslutninger som er optimalt for selskapets interesser uten å frykte risikoen overdrevent. Dette kan muliggjøre en mer offensiv ledelse og bidra til selskapets vekst.

Hva er styreansvarsforsikring?

Styreansvarsforsikring, også kjent som D&O-forsikring, er en type forsikringsavtale en bedrift inngår med et forsikringsselskap. Den har som formål å dekke skader som oppstår som følge av at bedriftens ledere bærer ansvar i utførelsen av sine plikter.

For å fastsette innholdet i en styreansvarsforsikring kreves det et vedtak fra generalforsamlingen (eller styret i selskaper med et etablert styre). Forsikringsinnholdet som skal vedtas inkluderer følgende:

• Forsikringsselskapet
• Den forsikrede
• Forsikringspremien
• Forsikringsperioden
• Betalingsårsaker
• Betalingsgrenser
• Dekningsomfang
• Fritakelsesgrunner og spesielle avtalevilkår

Det som dekkes av forsikringen inkluderer erstatningsbeløp, forlikssummer, advokathonorarer og andre rettslige kostnader.

Når ledere står overfor rettslige risikoer, kan direkte kompensasjon fra selskapet potensielt pålegge bedriftens finanser en stor belastning. D&O-forsikringen bidrar til å lette denne byrden og beskytter selskapets kapital. Å ha D&O-forsikring viser at en bedrift prioriterer risikostyring og har et solid styresett, noe som kan forbedre tilliten fra investorer, aksjonærer og forretningspartnere.

Sammenligning av selskapskompensasjonsavtaler og forsikring for styremedlemmers erstatningsansvar

Selskapskompensasjonsavtaler og forsikring for styremedlemmers erstatningsansvar kan ved første øyekast virke som lignende ordninger.

Men det er flere forskjeller mellom de to systemene, som beskrevet nedenfor.

For mer detaljert informasjon om begge ordningene, se følgende artikkel.

Relatert artikkel: Hva er en forsikringsavtale for styremedlemmers erstatningsansvar? Forklaring av prosedyrer etter endringer i den japanske selskapsloven og forskjeller fra selskapskompensasjon[ja]

Viktige punkter ved innføring av selskapskompensasjonsavtaler og ansvarsforsikring for selskapsledere

Selskapskompensasjonsavtaler og ansvarsforsikring for selskapsledere kan gi insentiver som forventes å sikre talentfulle ledere og tillate dem å utføre sine oppgaver uten å nøle. Siden hver av disse ordningene har sine styrker og svakheter, er det effektivt å kombinere dem i systemdesign.

Først bør man vurdere ansvarsforsikring for selskapsledere, som er relativt enkel å implementere på grunn av et mindre omfang av interessekonflikter. Deretter kan man innføre selskapskompensasjonsavtaler, samtidig som man utelater elementer som allerede er dekket.

Ved innføring av disse ordningene, bør man være bevisst på å forme dem på en måte som enkelt vinner forståelse hos interessentene.

Oppsummering: Ta kontakt med en advokat for å håndtere styreansvar

Individer som er involvert i ledelsen som styremedlemmer, har alltid en risiko for å bli holdt ansvarlig for skadeerstatning overfor selskapet eller tredjeparter. For å beskytte selskapets vekst og dine egne eiendeler, er det nødvendig å ha en fullstendig forståelse av i hvilke tilfeller du kan bli holdt ansvarlig, og å iverksette passende tiltak.

Når det gjelder tiltak for styreansvarsproblemer, kreves det beslutninger basert på juridisk ekspertise, forberedelse av bevis og konflikthåndtering, samt i den daglige ledelsen. Derfor anbefales det å konsultere en advokat når du vurderer tiltak for styreansvar.

Ved å etablere et system hvor du kan konsultere en advokat tidlig, kan du forstå systemet for styreansvar korrekt og ta passende beslutninger forberedt på risiko.

Veiledning i tiltak fra vår advokatfirma

Monolith Advokatfirma er et advokatfirma med høy spesialisering innen IT, spesielt internettlovgivning og juridiske tjenester. Når det gjelder å fremme familiegovernance, kan det noen ganger være nødvendig å utarbeide kontrakter. Vårt firma utfører kontraktsutforming og -gjennomgang for en rekke saker, fra Tokyo-børsens Prime-marked noterte selskaper til oppstartsselskaper. Hvis du har problemer med kontrakter, vennligst se artikkelen nedenfor.

Monolith Advokatfirmas tjenesteområder: Kontraktsutforming og -gjennomgang, etc.[ja]