Adwokat wyjaśnia w prosty sposób kluczowe punkty tworzenia podstawowej umowy o delegowanie pracowników (Japanese 労働者派遣基本契約書)

Firmy IT często korzystają z usług agencji pracy tymczasowej. Wzór podstawowej umowy o pracę tymczasową jest dość standardowy, jednak wiele klauzul opiera się na japońskim Prawie o Umowach Pracy Tymczasowej. Dlatego niezbędna jest podstawowa wiedza na temat japońskiego Prawa o Umowach Pracy Tymczasowej, aby stworzyć podstawową umowę o pracę tymczasową.

W związku z tym, omówimy typowe klauzule zawarte w podstawowej umowie o pracę tymczasową, a także wyjaśnimy związane z nimi przepisy japońskiego Prawa o Umowach Pracy Tymczasowej.

Czym jest umowa o pracę tymczasową

Praca tymczasowa polega na tym, że pracownik zawiera umowę o pracę z agencją pracy tymczasowej (podmiotem delegującym), a następnie jest delegowany do innej firmy (podmiotu przyjmującego), gdzie faktycznie pracuje pod kierownictwem i nadzorem. Szczegółowe wyjaśnienia dotyczące różnic między delegowaniem, wypożyczeniem, quasi-mandatem, kontraktem, fałszywym kontraktem i dostarczaniem pracowników można znaleźć w poniższym artykule.

https://monolith.law/corporate/criteria-for-disguised-contract[ja]

Charakterystyczną cechą pracy tymczasowej jest to, że firma, z którą pracownik zawiera umowę o pracę, różni się od firmy, w której faktycznie pracuje pod kierownictwem i nadzorem. Ponadto, warto zauważyć, że nie istnieje żadna relacja umowna między pracownikiem tymczasowym a firmą przyjmującą.

Wcześniej istniały dwa rodzaje pracy tymczasowej: “Specyficzne działalności związane z pracą tymczasową”, znane jako model rejestracyjny, i “Ogólne działalności związane z pracą tymczasową”, znane jako model stałego zatrudnienia. Pierwszy był regulowany przez system zezwoleń, a drugi przez system zgłoszeń. Jednakże, ta różnica została zniesiona w wyniku poprawki do Ustawy o Pracy Tymczasowej (japońskiej Ustawy o Pracy Tymczasowej), która weszła w życie w 2015 roku (rok 2015 w kalendarzu gregoriańskim), a obecnie wszystkie działalności związane z pracą tymczasową są regulowane przez system zezwoleń.

Co do zasady, praca dorywcza, która była wcześniej powszechnie wykorzystywana, zwłaszcza wśród młodych ludzi, jest obecnie zakazana, co jest wynikiem zmiany prawa, która nastąpiła w odpowiedzi na problemy społeczne.

Co więcej, szczegółowe wyjaśnienia dotyczące fałszywych kontraktów, które są podobne, ale nie tożsame z delegowaniem i które często stanowią problem w branży IT, można znaleźć w poniższym artykule.

https://monolith.law/corporate/criteria-for-disguised-contract[ja]

Kluczowe punkty w Podstawowej Umowie o Delegowanie Pracowników

Typowo, kiedy podmiot delegujący wysyła pracowników do podmiotu odbierającego, zawierane są dwie umowy: Podstawowa Umowa o Delegowanie Pracowników między podmiotem delegującym a podmiotem odbierającym, a następnie indywidualna umowa dotycząca konkretnych zadań delegowanych. W tym artykule omówimy kluczowe punkty Podstawowej Umowy o Delegowanie Pracowników. W poniższych przykładach klauzul, “Podmiot A” oznacza podmiot odbierający, a “Podmiot B” oznacza podmiot delegujący.

Klauzule dotyczące umowy indywidualnej

Strony, tj. A i B, zawierają indywidualną umowę (zwanej dalej “umową indywidualną”) zgodnie z artykułem 26 ustęp 1 Japońskiej Ustawy o Pracy Tymczasowej (以下「個別契約」という。) za każdym razem, gdy B deleguje pracowników do A. Umowa ta określa szczegóły dotyczące pracy, której mają się podjąć delegowani pracownicy, miejsce pracy, godziny pracy i inne szczegóły niezbędne do delegowania pracowników.

Umowa o Pracy Tymczasowej to “umowa, w której jedna ze stron zobowiązuje się do delegowania pracowników do drugiej strony” (Artykuł 26 ustęp 1 Japońskiej Ustawy o Pracy Tymczasowej). Jest to umowa zawierana między firmą delegującą a firmą przyjmującą pracowników.

W większości przypadków, po zawarciu podstawowej umowy o delegowaniu pracowników między firmą delegującą a firmą przyjmującą, indywidualne warunki zatrudnienia są ustalane w umowie indywidualnej za każdym razem, gdy pracownik jest delegowany. Należy zauważyć, że umowa o delegowaniu pracowników, o której mowa w artykule 26 Japońskiej Ustawy o Pracy Tymczasowej, odnosi się nie do umowy podstawowej, ale do umowy indywidualnej.

Przepisy określają, co powinno być określone w umowie indywidualnej. Poniżej znajduje się tylko jeden przykład, ale kwestie, które powinny być określone w umowie indywidualnej, są bardzo różnorodne.

• Zakres pracy, którą ma wykonywać delegowany pracownik
• Nazwa i adres miejsca pracy, w którym delegowany pracownik ma wykonywać pracę związaną z delegowaniem pracowników, oraz inne miejsca pracy delegowanego pracownika związane z delegowaniem pracowników
• Kwestie dotyczące osób, które mają bezpośrednio kierować i wydawać polecenia delegowanym pracownikom podczas pracy na rzecz osób korzystających z usług delegowania pracowników
• Okres delegowania pracowników i dni, w które mają pracować
• Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerwy, oraz kwestie dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy

Klauzula dotycząca okresu akceptacji delegowania

Strony A i B zobowiązują się, że nie będą akceptować ani delegować pracowników (z wyjątkiem delegowania pracowników, które nie podlegają ograniczeniu czasowemu (tj. te, które spełniają warunki określone w każdym punkcie paragrafu 1 artykułu 40.2 Japońskiej Ustawy o Delegowaniu Pracowników)) na okres dłuższy niż 3 lata (chyba że okres ten zostanie przedłużony w wyniku procedury konsultacji) dla każdego miejsca pracy lub innego miejsca zatrudnienia (zwane dalej “Miejsce Pracy itp.”)

W 2015 roku (rok 27 Heisei) wprowadzono zmienioną Japońską Ustawę o Delegowaniu Pracowników, która wprowadza zasadę, że okres, w którym jeden pracownik tymczasowy jest delegowany do miejsca pracy, nie powinien przekraczać 3 lat. Ta reguła dotycząca okresu akceptacji delegowania obejmuje konkretnie następujące dwa punkty:

• Nie można kontynuować akceptacji tego samego pracownika tymczasowego w tej samej jednostce organizacyjnej przez okres dłuższy niż 3 lata
• Nie można kontynuować akceptacji delegowania pracowników do tego samego miejsca pracy przez okres dłuższy niż 3 lata

Jednakże, miejsce pracy może przedłużyć okres delegowania do 3 lat, jeżeli przeprowadzi konsultacje z związkiem zawodowym reprezentującym większość pracowników w danym miejscu pracy (lub z większością przedstawicieli) na miesiąc przed zakończeniem okresu delegowania.

Ta klauzula została ustanowiona w odpowiedzi na regulacje dotyczące okresu akceptacji delegowania zawarte w Japońskiej Ustawie o Delegowaniu Pracowników.

Postanowienia dotyczące obchodzenia się z pieniędzmi i korzystania z samochodu

Jeżeli jest konieczne, aby pracownik tymczasowy, zatrudniony przez stronę A, obsługiwał gotówkę, cenne papiery wartościowe, inne podobne papiery wartościowe i kosztowności, lub wykonywał prace związane z korzystaniem z samochodu lub inne specjalne zadania, strony A i B ustalą dodatkowe zasady postępowania pod nadzorem strony A, która jest odpowiedzialna za zarządzanie i nadzór.

Zazwyczaj, jeżeli pracownik tymczasowy musi obsługiwać pieniądze lub korzystać z samochodu w firmie, do której jest delegowany, wymaga to dodatkowej zgody, jeżeli jest to konieczne dla wykonywania obowiązków służbowych.

Jeżeli pracownik tymczasowy obsługuje pieniądze lub kosztowności, firma delegująca może ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą, jeżeli pracownik tymczasowy zgubi pieniądze lub inne wartości. Podobnie, jeżeli pracownik tymczasowy korzysta z samochodu i spowoduje wypadek drogowy, firma delegująca może również ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą.

W związku z tym, firma delegująca zazwyczaj zakazuje pracownikom tymczasowym obsługiwania pieniędzy i korzystania z samochodu, ale może zezwolić na to w indywidualnych przypadkach, jeżeli jest to konieczne.

Klauzula dotycząca zapewnienia prawidłowego zatrudnienia

1. Strona A zobowiązuje się do przestrzegania warunków zatrudnienia określonych w prawie pracy i innych przepisach, jak również w niniejszej umowie i umowach indywidualnych wobec pracowników tymczasowych. Strona A zobowiązuje się również do zapewnienia, że praca tymczasowa jest prowadzona w sposób prawidłowy i płynny, z uwzględnieniem zapobiegania molestowaniu seksualnemu, a także do zapewnienia udogodnień dla pracowników tymczasowych w zakresie korzystania z obiektów takich jak gabinety lekarskie, stołówki itp.
2. Strona A zobowiązuje się do współpracy, w miarę możliwości, w zakresie szkolenia i edukacji pracowników tymczasowych prowadzonych przez stronę B, w zakresie wiedzy, umiejętności, zdolności itp., a także edukacji z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz samodzielnego rozwoju umiejętności pracowników tymczasowych. Ponadto, Strona A zobowiązuje się do zapewnienia, że pracownicy tymczasowi są również uwzględniani w szkoleniach i edukacji dla pracowników Strony A, którzy wykonują podobne zadania.

Może zdarzyć się, że w umowie podstawowej dotyczącej delegowania pracowników określono, że firma przyjmująca pracowników tymczasowych powinna podjąć środki w celu zapobiegania molestowaniu seksualnemu itp., a także zapewnić pracownikom tymczasowym takie same szkolenia i edukację jak pracownikom firmy przyjmującej.

Artykuł 40 japońskiej Ustawy o delegowaniu pracowników (Japanese Worker Dispatch Law) nakłada na firmę przyjmującą pracowników tymczasowych obowiązek utrzymania odpowiedniego środowiska pracy. Konkretnie, jeśli pracownik tymczasowy zgłosi skargę dotyczącą pracy, firma przyjmująca musi powiadomić o tym firmę delegującą i podjąć działania w celu rozwiązania problemu. Ponadto, firma przyjmująca ma obowiązek utrzymania odpowiedniego środowiska pracy, w tym zapobiegania molestowaniu seksualnemu. Pierwszy punkt przykładowej klauzuli potwierdza te obowiązki firmy przyjmującej pracowników tymczasowych w umowie podstawowej dotyczącej delegowania pracowników.

Artykuł 40 japońskiej Ustawy o delegowaniu pracowników (Japanese Worker Dispatch Law) również stanowi, że firma przyjmująca pracowników tymczasowych powinna zapewnić im takie same warunki szkolenia, edukacji i świadczeń socjalnych jak swoim pracownikom. Drugi punkt przykładowej klauzuli odpowiada temu obowiązkowi firmy przyjmującej pracowników tymczasowych.

Klauzula dotycząca pracy poza godzinami pracy

Strona A może nakazać pracownikom tymczasowym pracę poza godzinami oraz w dni wolne, zgodnie z umową (umowa 36) zgłoszoną przez stronę B na podstawie artykułu 36 japońskiej Ustawy o standardach pracy (Japanese Labor Standards Act), i zgodnie z postanowieniami umowy indywidualnej.

W przypadku pracy tymczasowej, warunki zatrudnienia pracowników tymczasowych na miejscu pracy są określane w umowie o pracę tymczasową zawartej między agencją pracy tymczasowej a miejscem pracy. W większości przypadków, umowa podstawowa o pracy tymczasowej określa tylko kwestie abstrakcyjne, a konkretne treści są określane w umowach indywidualnych.

Miejsce pracy musi przestrzegać warunków zatrudnienia określonych w umowie o pracę tymczasową. Ponadto, miejsce pracy jest odpowiedzialne za obowiązki związane z pracą poza godzinami, przerwami i dniami wolnymi zgodnie z japońską Ustawą o standardach pracy (Japanese Labor Standards Act).

Zgodnie z japońską Ustawą o standardach pracy (Japanese Labor Standards Act), jeśli pracownik ma pracować ponad 8 godzin dziennie lub ponad 40 godzin tygodniowo, wymagane jest zgłoszenie tzw. umowy 36. W przypadku pracy tymczasowej, agencja pracy tymczasowej jest odpowiedzialna za zgłoszenie umowy 36, ale miejsce pracy jest odpowiedzialne za zarządzanie pracą poza godzinami pracy, co wymaga uwagi.

Klauzula dotycząca odszkodowań

W przypadku, gdy pracownik tymczasowy w wyniku celowego działania lub poważnego zaniedbania wyrządzi szkodę stronie A lub stronie trzeciej podczas wykonywania zadań związanych z delegowaniem, strona B ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą wobec strony A. Jednakże, jeżeli szkoda ta wynika z poleceń lub instrukcji (w tym zaniedbania w udzieleniu niezbędnych uwag i wskazówek) wydanych pracownikowi tymczasowemu przez osobę wydającą polecenia lub inną osobę używaną przez stronę A (zwanej dalej “osobą wydającą polecenia itp.”), to nie ma to zastosowania.

W przypadku, gdy pracownik tymczasowy wyrządzi szkodę stronie trzeciej, takiej jak firma delegująca lub klient, w związku z pracą tymczasową, może pojawić się problem dotyczący miejsca odpowiedzialności odszkodowawczej. W przykładzie klauzuli, zasada jest taka, że strona delegująca ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą, ale przewiduje się, że jeżeli szkoda jest spowodowana przez polecenia lub instrukcje strony delegującej, strona delegująca nie ponosi odpowiedzialności odszkodowawczej lub zmniejsza jej udział.

Ponadto, jeżeli pracownik tymczasowy obsługuje pieniądze lub używa samochodu, kwota odszkodowania może łatwo stać się zbyt wysoka, dlatego skuteczne może być ustalenie górnego limitu kwoty odszkodowania.

Podsumowanie

Wiele klauzul w podstawowej umowie o delegowanie pracowników jest regulowanych na podstawie japońskiego Prawa o Delegowaniu Pracowników. Prawo to jest często zmieniane, dlatego ważne jest, aby zawsze sprawdzać najnowsze przepisy. Szczególnie w branży IT, delegowanie pracowników jest często stosowane, więc konieczne jest zrozumienie podstawowych aspektów prawa dotyczącego delegowania pracowników.

Informacje o tworzeniu i przeglądaniu umów przez naszą kancelarię

W kancelarii prawnej Monolis, jako prawnicy specjalizujący się w prawie IT, internetowym i biznesowym, oferujemy naszym stałym klientom i klientom biznesowym usługi takie jak tworzenie i przeglądanie różnych umów, nie tylko podstawowych umów o delegowanie pracowników. Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami poniżej.