Vad man bör uppmärksamma på 'skriftligt' innehåll när företaget genomför 'köp av betald ledighet' för arbetstagare som avgår

I denna artikel kommer vi att förklara om köp av betald ledighet, ett ämne som ofta diskuteras i informationsfältet på jobbwebbplatser. Först och främst, betald ledighet är en semester där lön betalas till arbetstagare som har arbetat kontinuerligt i sex månader från anställningsdagen och har närvarat mer än 80% av alla arbetsdagar under den perioden (enligt artikel 39 i den japanska arbetsnormlagen). Är det möjligt för företaget att köpa denna betalda ledighet? Dessutom, om en arbetstagare som ska sluta begär att företaget köper hans eller hennes betalda ledighet, har företaget en skyldighet att uppfylla denna begäran? Vidare, om företaget accepterar att köpa betald ledighet från en avgående arbetstagare, vilken typ av dokument (såsom ett löfte) behöver de förbereda? Vi kommer att förklara enligt innehållsförteckningen nedan.

Är det möjligt att köpa ut betald semester?

I verkligheten, är det möjligt att köpa ut betald semester? För att ge ett direkt svar, i princip är det inte tillåtet att köpa ut betald semester, men det finns undantag där det kan tillåtas.

I princip inte tillåtet

Grunden till att betald semester är reglerad i den japanska arbetsstandardslagen (Labour Standards Act) är för att främja arbetstagarnas fysiska och mentala hälsa och för att öka arbetsprestanda. Dessutom är rätten att ta betald semester en rättighet för arbetstagare som fastställts i arbetsstandardslagen. Av dessa skäl är det i princip inte tillåtet att köpa ut betald semester. Om företag kunde köpa ut betald semester som en självklarhet, skulle det strida mot syftet med systemet för betald semester.

Undantagsvis kan betald semester köpas ut

Men, även om ett företag köper ut en arbetstagares betalda semester och det inte leder till någon nackdel för arbetstagaren, kan det tillåtas i följande fall:

• En arbetstagare som avgår på grund av byte av jobb och som inte har använt all sin betalda semester vid tidpunkten för avgång
• Betald semester som inte har använts efter att ha erhållits och som har preskriberats efter två år
• Extra betald semester som företaget har beviljat arbetstagaren

Om att köpa ut betald semester som inte har använts vid tidpunkten för avgång

Om en arbetstagare har oanvänd betald semester vid tidpunkten för avgång, kommer arbetstagaren inte att kunna begära betald semester från företaget efter avgång. I praktiken köps denna semester ut.

Observera att för arbetstagare som är registrerade hos bemanningsföretag, kommer den betalda semestern att köpas ut av bemanningsföretaget, inte av företaget där de är placerade. Detta motsvarar det faktum att bemanningsföretaget är den som arbetstagaren ska begära betald semester från.

Om betald semester som inte har använts efter att ha erhållits och som har preskriberats efter två år

Den betalda semester som en arbetstagare har erhållit förlorar sin rätt att begära efter två år från den dag då den kan begäras (enligt artikel 115 i arbetsstandardslagen).

Det är tillåtet för företag att köpa ut den betalda semester som arbetstagaren inte längre kan begära på grund av preskription, eftersom detta inte strider mot syftet med systemet.

Om extra betald semester som företaget har beviljat arbetstagaren

Om ett företag har beviljat mer betald semester än vad som fastställs i arbetsstandardslagen, är det tillåtet att köpa ut den extra betalda semestern, eftersom det inte är en uppköp av den lagstadgade betalda semestern. Detta beror på att det inte skadar arbetstagarens rätt att ta betald semester enligt arbetsstandardslagen.

Är företaget skyldigt att köpa tillbaka betald ledighet från en anställd som avgår?

Så, om en anställd som avgår begär att företaget ska köpa tillbaka hans eller hennes betalda ledighet, är företaget då skyldigt att göra det?

För att ge ett direkt svar, företaget är inte skyldigt att köpa tillbaka betald ledighet. Det finns rättsfall där det har fastställts att företag inte behöver godkänna begäran om att köpa tillbaka betald ledighet från avgående anställda (Sōei Consultant case, Osaka District Court, Heisei 14.5.17 (2002), Labour Precedent 828, page 14).

I grunden är det inte tillåtet att köpa tillbaka betald ledighet, så om det inte finns någon särskild anledning att tillåta köp av betald ledighet, är det i princip olagligt att göra det.

Å andra sidan, som nämnts ovan, finns det fall där det är möjligt att köpa tillbaka betald ledighet under vissa omständigheter, men även i dessa fall är det inte en lagligt erkänd rättighet för arbetstagaren att begära att företaget ska köpa tillbaka betald ledighet. Därför är det upp till företaget att bestämma om de ska köpa tillbaka betald ledighet eller inte. Även om en anställd som kan få sin betalda ledighet köpt tillbaka avgår, är företaget inte skyldigt att godkänna begäran om att köpa tillbaka betald ledighet.

Det är självklart inte tillåtet för företaget att begära att en anställd ska sälja tillbaka sin betalda ledighet, eftersom det skulle vara ett brott mot den japanska arbetsnormlagen.

Om dokument (t.ex. avtal) som ska förberedas när företaget köper ut betald ledighet från en anställd som avgår

När ett företag köper ut betald ledighet från en anställd som avgår (som tidigare nämnts, är detta ett av de undantag där köp av betald ledighet är möjligt), vilka punkter bör man vara uppmärksam på när man ingår ett skriftligt avtal (t.ex. ett avtal) med den anställda?

Behovet för företaget att förbereda ett skriftligt dokument

Först och främst finns det ingen specifik lagstiftning om köp av betald ledighet, och det är möjligt att köpa betald ledighet även utan ett skriftligt avtal, förutsatt att det är ett av de undantag där köp av betald ledighet är möjligt. Men det kan också vara en potentiell källa till problem om det finns en missuppfattning om innehållet i överenskommelsen mellan företaget och den avgående anställda. Därför, om det finns ett behov av att förebygga problem med den avgående anställda, är det troligt att det finns ett behov av att ingå ett skriftligt avtal.

Dokument att förbereda vid köp av betald ledighet, klausuler om köp av betald ledighet och belopp för köp av betald ledighet

Eftersom det inte finns någon specifik lagstiftning om köp av betald ledighet, är det upp till varje företag att bestämma vilket dokument som ska användas, vilka klausuler som ska fastställas och hur mycket betald ledighet som ska köpas.

Dokument att förbereda vid köp av betald ledighet

När det gäller vilket dokument som ska användas, kan man tänka sig ett avtal eller ett avskedsavtal. Till exempel, om företaget har en standardavtal som fastställer orsaker till avgång och konkurrensbegränsande skyldigheter, kan man tänka sig att lägga till klausuler om köp av betald ledighet till dessa dokument och använda dem som dokument för köp av betald ledighet.

Observera att vi har en separat artikel om avskedsavtal, så var god och referera till den.

https://monolith.law/corporate/conclusion-of-retirement-agreement[ja]

Självklart är det också möjligt att samla in avtal eller överenskommelser som endast fastställer köp av betald ledighet.

Man bör överväga vilket dokument som ska användas, med hänsyn till innehållet som bör riskhanteras med hänsyn till varje avgående anställds situation.

Klausuler om köp av betald ledighet

Ett exempel på en klausul är följande.

Artikel X (Köp av betald ledighet)
1 Företaget ska köpa den anställdes obegärda betald ledighet upp till den anställdes avgångsdatum för X kronor per dag.
2 Företaget ska betala den totala summan av X kronor till den anställda genom att överföra den till det bankkonto som anges nedan, som den anställda har angett.
Banknamn
Bankfilial
Typ av konto
Kontonummer
Kontoinnehavare

Företaget fastställer antalet dagar för betald ledighet som företaget ska köpa och beloppet för köp av betald ledighet per dag.

Belopp för köp av betald ledighet

När man köper betald ledighet måste man bestämma hur mycket man ska betala per dag, men det finns ingen lagstiftning som fastställer hur detta belopp ska beräknas. Därför har företaget diskretion att bestämma hur mycket det ska köpa betald ledighet från den anställda (återigen, detta gäller när köp av betald ledighet är tillåtet enligt syftet med systemet).

Metoder för att beräkna köpbeloppet kan till exempel vara följande. Vilken metod som ska användas är upp till företaget.

1. Följa beräkningsmetoden som fastställts i arbetsnormlagen för lön som ska betalas för betald ledighet
2. Det belopp som företaget och den anställda har kommit överens om
3. Följa de normer som företaget har fastställt i arbetsreglerna

1. beräkningen är baserad på antingen genomsnittslönen, den vanliga lönen, eller en trettiondel av den standardmånadslönen. Detta är en metod för att betala baserat på arbetsreglerna eller kollektivavtalet som fastställer lönen som ska betalas för betald ledighet.

2. är att komma överens om ett belopp individuellt med den avgående anställda.

3. är att företaget fastställer i arbetsreglerna hur mycket det ska köpa betald ledighet från den anställda eller hur köpbeloppet ska beräknas i de fall där det är möjligt att köpa betald ledighet på ett undantagsvis sätt. Till exempel kan man tänka sig att skriva “Företaget ska köpa betald ledighet för 6000 kronor per dag” eller “När man beräknar köpbeloppet per dag för betald ledighet ska man följa metoden X”. Denna metod för att fastställa köpbeloppet eller beräkningsmetoden för köpbeloppet kan fastställas av företaget med hänsyn till olika omständigheter som anställningsform, position, anställningstid, arbetsinnehåll, etc. Men det är nog bäst att fastställa ett rimligt belopp i förhållande till minimilönen, genomsnittslönen och den vanliga lönen, etc., för att undvika onödig motstånd från de anställda.

Sammanfattning

Som vi har förklarat ovan, har vi diskuterat dokument och innehåll etc. när ett företag köper ut betald ledighet från en anställd som avgår. Som nämnts ovan, har en anställd som avgår inte rätt att begära att företaget köper ut betald ledighet, men det kan vara värt att överväga att köpa ut betald ledighet för att säkerställa en smidig avgång och riskhantering. När du köper ut betald ledighet, kan det vara bra att skriftligen dokumentera antalet dagar och beloppet för utköpet för att undvika missförstånd med den anställde som avgår, vilket kan hjälpa till att förebygga problem. Vi hoppas att du hittar denna artikel användbar.

Om du vill ha mer detaljerad rådgivning om specifika fall där du köper ut betald ledighet, rekommenderar vi att du tar emot råd från en advokat.

Information om kontraktsskapande och granskning av vår byrå

På Monolis juridiska byrå, som en juridisk byrå med styrkor inom IT, internet och affärer, erbjuder vi också olika tjänster som att skapa och granska kontrakt till våra rådgivande företag och klientföretag.

Om du är intresserad, vänligen se detaljerna nedan.

https://monolith.law/contractcreation[ja]