推進遠程辦公：是否可以接受出勤員工與在家工作員工之間的薪資差距？
在2021年3月，使用遠程辦公的人數眾多的東京都公布了「多樣化工作方式的實際調查」。在這份調查中，擁有30名以上員工的企業中，已經引入遠程工作的比例在2017年只有6.8%，但到了2020年12月，這一比例已經擴大到58.8%。
對於員工來說，一旦習慣了遠程辦公，就會有很多好處。但是，目前的情況是，許多企業在考勤管理的困難以及與就業規則的一致性上，都在苦苦尋找解決方案。
此外，受到新冠疫情影響，業績惡化的企業中，遠程辦公的員工和公司出勤的員工的薪資出現了差異。
因此，本次本所將針對新冠疫情下「公司出勤」和「遠程辦公」的薪資差異的合理性，進行案例分析並進行深入解釋。
遠程辦公的三種類型
雖然一般都稱之為遠程辦公，但其形式主要根據工作地點可以分為以下三種類型。
在家工作
這種工作形式是在家中進行工作，而不需要到辦公室上班。對於員工來說，這樣可以減輕通勤的負擔和新型冠狀病毒的感染風險，同時也可以確保做家務、育兒、照顧老人等時間的優點。
衛星辦公室工作
這種工作形式是在設立的衛星辦公室進行工作，而不需要到主要的辦公室上班。如果衛星辦公室離家近，則可以縮短通勤時間，並且可以獲得與主要辦公室相同的工作環境。
移動工作
這種工作形式是利用筆記本電腦、平板電腦、手機等，在出差地點的酒店、新幹線車廂、城市的咖啡館等地進行工作。只要有網路環境，就可以自由選擇工作地點，從而縮短移動時間並提高生產力。
公司指示進行遠程辦公時的減薪問題
在日本的《勞動基準法》中，規定公司在簽訂勞動契約時，有義務向員工明確說明勞動條件。
第15條（勞動條件的明確說明）
在簽訂勞動契約時，雇主必須向勞工明確說明工資、工作時間以及其他勞動條件。在這種情況下，關於工資和工作時間等由日本厚生勞動省規定的事項，必須按照日本厚生勞動省規定的方式明確說明。
關於「工資、工作時間以及其他勞動條件」的內容，已在《勞動基準法施行規則》中規定，與遠程辦公相關的以下內容必須明確說明：
- 就業地點和應從事的業務事項
- 開始和結束的時間、是否有超過規定工作時間的工作、休息時間、休假、假期以及將勞動者分為兩組以上進行工作的情況下的工作時間變更事項
- 工資（不包括退職金和臨時支付的工資等）的決定、計算和支付方式、工資的結算和支付時間以及升薪事項
要改變這些「勞動條件」，根據《勞動契約法》的規定，原則上需要勞工和雇主的個別協議。但是，即使是經過協議的變更，也不能低於就業規則中規定的勞動條件。
雖然可以通過改變就業規則來改變勞動條件，但在這種情況下，必須滿足以下要求：
- 讓員工了解改變後的就業規則
- 由於就業規則的變更，員工所受到的不利影響的程度和變更的必要性等是合理的
考慮以上因素，如果公司指示進行遠程辦公，除非在就業規則中規定了「遠程辦公」，否則原則上不能在沒有員工同意的情況下進行減薪。
員工自行希望遠程辦公時的減薪問題
如果公司接受了員工的申請，根據《日本勞動契約法》第8條，可以改變勞動條件，但一般來說，除了「工作地點」，還會考慮「工作內容」、「工作時間」、「薪資」等勞動條件。
例如，如果公司規定必須在辦公室工作，員工在家工作可以獲得照顧孩子或照顧老人的時間，因此如果雙方同意減薪，那麼就沒有問題。但在以下情況需要特別注意。
以「業務場外勞動」為理由削減加班費
如果員工在辦公室以外的地方進行遠程辦公，只要滿足一定的條件，就可以適用《日本勞動基準法》中規定的「業務場外勞動」，並被視為已完成規定的工作時間。
第38條第2項第1款
如果勞動者在業務場外進行全部或部分工作時間的業務，並且難以計算工作時間，則視為已完成規定的工作時間。但是，如果該業務需要超過規定的工作時間，則根據厚生勞動省的規定，視為已完成通常需要的工作時間。
如果適用「業務場外勞動」，除非是特殊情況需要超過規定的工作時間，否則即使工作時間超過規定的工作時間，也不會產生加班費。
但是，如果不滿足以下兩個要求，則不能適用「業務場外勞動」，所以需要注意。
- 信息通信設備不需要根據公司的指示保持隨時可通信的狀態。
- 不需要根據使用者的具體指示隨時進行工作。
也就是說，1.允許員工自由斷開通信或離開信息通信設備，2.沒有要求員工立即回應公司的指示，3.員工進行的工作不基於公司的具體指示，除非在這種情況下，否則不會認為計算工作時間困難。
以「中途離開時間」為理由的減薪
在遠程辦公中，員工在一定時間內離開工作被稱為「中途離開時間」。
自2019年4月1日起，《日本勞動安全衛生法》修訂後，公司有義務「客觀掌握工作時間」，必須確認每個工作日的開始時間和結束時間，並準確記錄工作時間。
因此，如果正常的工作時間是早上9點開始，下午6點結束，休息1小時，如果有「中途離開時間」，工作時間會變少，所以可以考慮1.延後工作時間，2.按小時計算的年假，3.減薪等。
但是，對於1和2，需要修改公司規定或簽訂勞資協定，對於3，需要改變勞動條件，所以需要公司和員工的個別協議，或者修改公司規定等手續。
以防止新型冠狀病毒感染為理由的情況
如果員工以防止新型冠狀病毒感染為理由，要求以相同的薪資進行遠程辦公，則需要考慮以下幾點，判斷是否合理。
- 公司的感染病防控措施不足，客觀上明顯存在去辦公室工作可能感染新型冠狀病毒的風險。
- 即使在公司外部，也可以獲得與辦公室相同的安全環境，並且不會影響工作的進行。
如果公司已經採取了通常的感染病防控措施，或者不滿足上述條件，則可以要求員工去辦公室工作，如果拒絕，則可以根據公司規定進行包括減薪在內的懲罰或解雇等措施。
但是，在緊急狀態宣言下，即使遠程辦公的條件不完全滿足，也應優先保證生命和身體的安全，對選擇遠程辦公的員工進行懲罰或解雇等措施可能被判定為無效，所以需要注意。
總結:先諮詢熟悉日本勞動基準法規並具有豐富專業知識和經驗的律師
到此為止，本所已經闡述了在新冠疫情下出勤與遠程辦公的薪資差距可能的情況以及相關的日本法規。
如果辦公室工作和遠程辦公的工作時間或其他勞動條件有所不同，則需要在就業規則中添加有關遠程辦公的規定。
此外，如果要引入與遠程辦公相關的「彈性工作時間制度」或「業務場所外視同工作時間制度」等，則不僅需要更改就業規則，還可能需要簽訂勞資協議等。因此，本所建議您不要自行判斷，而應事先諮詢熟悉日本勞動基準法規並具有豐富專業知識和經驗的律師。
本所事務所的對策介紹
MONOLITH律師事務所是一家在IT，特別是互聯網和法律兩方面具有高度專業性的法律事務所。隨著新冠疫情的爆發，遠程辦公的實用性將在未來繼續受到關注。然而，目前許多正在發展中的公司仍在整理遠程辦公相關的勞動環境和合約關係。本所事務所將在考慮到各種法律規定的基礎上，分析已經開始或即將開始的業務相關的法律風險，並盡可能在不停止業務的情況下尋求合法化。
