從企業合規與風險管理的角度看日本的在留管理制度

隨著全球化的進展和國內人口動態的變化，對許多日本公司而言，確保優秀的外國人才已成為其業務成長不可或缺的經營策略。然而，要雇用外國人才並充分發揮其能力，不僅需要進行人事勞務管理，還需要專業的法律知識。特別是對於規範在日本活動的外國人的基本法律——《日本出入國管理及難民認定法》（以下簡稱「入管法」）——的深入理解，在當代企業治理和風險管理中極為重要。該制度決定了所有在日本居留的外國人的法律地位，並嚴格規定了他們的活動範圍。因此，企業遵守並適當運用這一法律制度，不僅可以避免法律責任，還能為外國員工創造一個安心發揮能力的環境，為企業的持續成長打下堅實的基礎。本文將從專業角度，結合具體法規和實務上的注意點，解說企業經營者和法務人員應掌握的日本在留管理制度的核心，即在留中的許可制度、出國及再入國的手續，以及相關的法律風險。

在留管理基礎：日本的在留資格制度

在日本，外國人要合法地停留和活動，必須獲得並保持由入管法所定義的「在留資格」，這是絕對的前提。這個在留資格制度是日本在留管理行政的核心，理解其結構是遵守法規的第一步。

在留資格制度的基本原則

日本的在留資格制度基於「許可主義」，即對特定活動進行個別許可。法律不是列舉禁止的活動，而是限定性地規定每種在留資格所允許的活動範圍。在這個框架下，除非獲得特別許可，否則原則上禁止從事許可範圍外的活動，特別是涉及收入的活動。這種「默認不許可」的結構是企業管理外國員工工作內容時必須時刻注意的基本原則。

在留資格根據其依據分為兩大類。

一類是著眼於在日本進行的活動內容的「活動資格」。例如，「技術・人文知識・國際業務」和「經營・管理」等，只允許從事被許可的特定專業或技術活動。

另一類是著眼於個人的身份或地位的「居住資格」。這包括「永住者」或「日本人的配偶等」，持有這些在留資格的人原則上沒有活動內容的限制，可以自由工作。

從企業的合規和風險管理角度來看，這兩類在留資格有重要的差異。雇用持有活動資格的員工時，企業有責任持續管理員工的工作內容不超出在留資格所允許的範圍。相反，對於持有居住資格的員工，由於入管法上對就業活動沒有限制，企業的管理負擔大幅減輕。這種差異是人才招聘策略制定時應考慮的重要因素。

在留卡：身份和就業許可的證明

長期在日本居住的外國人會由法務大臣交付「在留卡」。這張卡不僅是身份證明，還是集合了在留管理上重要信息的公文。卡面包括姓名、國籍、出生日期等基本信息，以及在留資格的類型、在留期限的到期日，以及最重要的「就業限制的有無」。

根據入管法第23條，要求中長期在留者隨時攜帶在留卡。對企業而言，在留卡是確認擬雇用外國人就業資格的唯一且絕對的信息源。僅憑應聘者的口頭聲明或自我推銷是不夠的，在簽訂雇用契約前必須核實在留卡的原件，準確掌握是否允許就業，如果允許，其範圍是什麼。如果忽略這一確認工作，企業可能會因助長非法就業而被追究過失，這將成為合規上的重大缺陷。

商業活動中的主要日本居留資格

與企業活動直接相關的居留資格種類繁多，但尤其對於經營層或專業人才而言，了解兩種居留資格的要求與運作是至關重要的。

經營・管理

「經營・管理」居留資格針對在日本從事業務經營或管理活動的外國人。這包括了股份有限公司的代表董事、董事、分公司經理等。該居留資格的審查不僅評估申請人個人的經歷，還嚴格考量業務本身的實體性、穩定性和持續性。

具體要求包括在日本國內確保有營業場所、業務規模達到一定標準（例如，至少雇用兩名全職員工或資本金額或出資總額達到500萬日元以上），以及業務計劃具體且具有可實現性。特別是對於業務的持續性，如最近的財務報表顯示負債超過等情況，財務狀況將受到嚴格審查。

近年來，該居留資格的要求趨於嚴格化。例如，正調整引入要求申請人本人或全職員工具備一定水平的日語能力的制度，這反映出當局不僅重視形式上的要求滿足，更注重在日本國內實質運營業務的能力與意願。企業若欲以此居留資格招聘外國人，不僅要成立公司，還需以客觀資料證明其業務具有實體且可持續。

技術・人文知識・國際業務

「技術・人文知識・國際業務」是就業目的的居留資格中最具代表性的一種。它涵蓋了需要理學、工學或其他自然科學領域的技術或知識的工作（技術）、需要法學、經濟學、社會學或其他人文科學領域的知識的工作（人文知識），或需要基於外國文化的思維或感受性的工作（國際業務）。具體例子包括IT工程師、機械設計師、會計・財務人員、顧問、翻譯・譯者、語言教師、設計師等。

獲得此居留資格的最重要要求是申請人的學歷或職歷與在日本從事的工作內容之間存在直接且合理的關聯性。例如，在「技術」或「人文知識」領域，原則上要求申請人畢業於大學並專攻相關科目，或擁有10年以上的實務經驗。「國際業務」領域則原則上需要3年以上的實務經驗，除了翻譯・通譯、語言教學等工作。

重要的是，該居留資格不允許從事被視為簡單勞動的活動，這些活動不需要專業知識或技術。學歷或職歷與工作內容不匹配是居留資格申請被拒的最常見原因之一。因此，企業在招聘時必須仔細確認候選人的專業性與分配的職務內容是否一致，並在申請文件中清晰記述這種關聯性。此外，雇用後也必須持續管理員工的工作內容，確保其不偏離申請時的職務範圍，避免從事被視為簡單勞動的活動，這對於合規性至關重要。

在日本居留期間的各項手續

外國人在日本居留期間，隨著其狀況的變化，需要進行各種法律手續。妥善執行這些手續是維持穩定居留的基礎。

日本的在留資格變更許可

持有在留資格的外國人若想從事超出目前在留資格所允許範圍的活動，則必須事先申請「在留資格變更許可」並獲得批准。這項程序依據日本出入國管理法（Immigration Control and Refugee Recognition Act）第20條進行規定。例如，持有「留學」在留資格的學生，在畢業後若欲於日本企業就職並擔任專業職務，則需將在留資格變更為「技術・人文知識・國際業務」等類別。

在留資格的變更申請不僅僅是一項登錄信息的更新程序。它實際上等同於一項全新的在留資格申請，需要經過嚴格的審查，以判斷申請人是否滿足新在留資格的所有要求。審查機關將基於申請人提交的文件，綜合評估新的活動內容的合理性、申請人的適格性，以及在日本居留期間的行為表現，包括過去的在留狀況。

日本的在留期間更新許可

每種在留資格都有由法務省令所定的在留期間。若希望在在留卡上記載的在留期間滿了日之後繼續留在日本，必須在期間滿了日之前申請「在留期間更新許可」。這項手續是根據入管法（日本出入國管理及難民認定法）第21條進行的。原則上，申請可從在留期間滿了日前約3個月開始。

這項更新申請具有定期的合規審核的性質。審查機關將重新評估申請人是否誠實地從事與其被許可的在留資格相符的活動，以及是否有良好的行為表現。例如，持有「經營・管理」在留資格的人，將會檢查企業的經營狀態是否健全；持有「技術・人文知識・國際業務」在留資格的人，則會評估是否繼續從事專業職務。

即使在留期間滿了日前沒有對申請作出處分，只要在期間滿了日前申請已被受理，就設有一個從原在留期間滿了日起最長可達2個月的「特例期間」，在此期間內可以合法繼續在留。這是一項重要的制度，旨在防止因審查延誤而陷入非法滯留狀態。

在日本的資格外活動許可

持有在留資格的外國人若想從事目前在留資格不允許的有報酬活動，且不妨礙其本來的活動範圍，則需事先獲得「資格外活動許可」。這項許可是根據日本出入國管理法（Immigration Control and Refugee Recognition Act）第19條第2項進行的。

資格外活動許可主要有兩種類型。一種是針對在留資格為「留學」或「家族滞在」的人的「包括許可」，除了部分如風俗業等行業外，原則上允許每週工作28小時以內的就業。另一種是對於持有就業資格的專業人士，如進行講演或提供顧問服務等副業活動，需指定具體活動內容和合約對象的「個別許可」。

當企業打算雇用留學生等人士進行兼職工作時，僅憑在留卡確認是否有資格外活動許可是不夠的。每週28小時的工作時間限制，需要將其他雇主下的工作時間合併計算。因此，企業必須建立一套制度（包括本人申報、誓約、兼職申請流程等），以確保總工時不超過每週28小時，並在出現超時跡象時進行糾正。如果企業忽視這項管理，導致員工超時工作，則承擔促成非法就業的風險。

日本的永住許可

「永住許可」是指根據日本出入國管理法（入管法）第22條的規定，允許將在留資格變更為「永住者」。擁有永住者在留資格的人，不受在留活動限制，且在留期間無限期，因此與其他在留資格不同，其在留管理大幅放寬。這使得在日本的生活基礎變得非常穩定。

要獲得永住許可，必須滿足入管法第22條第2項所定的三項嚴格要求。首先是「行為端正」（行為端正要求），其次是「具有足以維持獨立生計的資產或技能」（獨立生計要求），最後是「認為該人永住對日本國利益有益」（國益適合要求）。國益適合要求通常包括持續在日本居住超過10年、適當履行納稅和社會保險費等公共義務。

永住許可的審查過程極為謹慎，標準處理期間為4個月，但實際上可能需要6至10個月，甚至更長時間。申請者在日本的整個在留期間的法令遵守狀況將被詳細審查，因此過去的輕微違規或不一致可能導致申請不被批准。

臨時出國與再入境

在日本居留的外國人若因業務或私事臨時離開日本，並打算以同樣的居留資格再次入境，則需在出國前完成適當的手續。若忽略這些手續，將導致原有的居留資格失效，回到日本時必須重新從頭開始申請居留資格認證證明。

日本再入境許可制度概述

為了使出國後的再入境過程更加順暢，日本設有兩種制度：「再入境許可」與「視同再入境許可」。選擇哪種制度取決於出國的期間和目的，需要謹慎決定。

「再入境許可」是根據日本出入國管理及難民認定法（入管法）第26條設立的制度，需在出國前向地方出入國在留管理局提出申請並獲得許可。該許可適用於計劃超過1年的長期出國。許可分為一次性和多次性兩種，有效期限最長可達5年，但不得超過當前居留期限。

另一方面，「視同再入境許可」是基於入管法第26條之2的簡化制度。中長期居留者持有有效護照和居留卡，在出國時向機場入境審查官通過出境記錄卡（ED卡）表明一年內有意再入境日本，即可在無需事先申請的情況下獲准再入境。

從風險管理角度選擇制度

「視同再入境許可」因手續簡便且無需手續費，廣泛用於短期出差或旅行。然而，該制度存在重大風險。其最大的弱點是有效期限——1年或居留期限屆滿日（以較早者為準）——無法從國外延長。不論因何種理由，如意外疾病、當地政治不穩定或業務延期，若無法在一年內返回日本，居留資格將自動失效。居留資格一旦失效，為申請永住許可而累積的連續居留期間也將被重置。

從企業危機管理的角度來看，若員工的海外出差有可能延長，或者計劃長期出國接近一年，則即使需要花費時間和金錢，也應指導其在出國前獲得一般的「再入境許可」。這是維持員工穩定居留資格、預防不可預見事件導致業務中斷的重要保險措施。

以下總結了兩種制度的主要差異：

企業責任與法律風險：從經營者視角出發

適當管理外國員工的居留是企業社會責任的一部分，同時也是避免重大法律風險的經營挑戰。特別是，涉及非法勞動的問題可能會嚴重損害企業的聲譽，並可能導致嚴厲的刑事處罰。

日本不法就業助長罪

根據日本出入國管理法（Immigration Control and Refugee Recognition Act）第73條之2，規定了「不法就業助長罪」。該罪行處罰的是，在事業活動中雇用無就業資格的外國人，或讓他們從事超出居留資格所允許範圍的活動。此外，將外國人置於自己的控制之下以進行非法勞動活動，或將此類活動作為業務進行介紹和推廣的行為也會受到處罰。法定刑罰可能是三年以下的拘禁或三百萬日元以下的罰金，或兩者並罰，處罰相當嚴重。

該罪行最值得注意的是同條款第2項的規定。該項規定即使雇主「不知道」該外國人是非法勞動者，只要存在「過失」，也將成為處罰對象。這實際上對雇主施加了嚴格的義務，要求他們對外國員工的居留資格和就業許可進行嚴格的核查。如果忽略了如居留卡的核查等基本的注意義務，則無法以「不知情」為辯解。實際上，從人力派遣公司、建築公司、餐飲店到日語學校等各種行業的企業都因此罪行被查處，顯示出當局正在積極執行法律。

從刑事責任到民事責任：日本廣島高等法院2021年（令和3年）3月26日判決

居留管理的不當不僅帶來刑事處罰和行政處分的風險。近年來，司法判決已經開始直接認定企業對民事損害賠償的責任，這一趨勢是經營者必須認真對待的。

一個典型案例是日本廣島高等法院於2021年3月26日的判決。在該案件中，一名作為「麵包製造」技能實習生被雇用的外國人，被公司命令在技能實習計劃之外的餐廳從事洗碗和餐廳服務工作。結果，該技能實習生因從事資格外活動而被逮捕和拘留。

在此案件中，法院判決公司及其代表董事對技能實習生進行損害賠償。該判決的依據對企業風險管理具有極大的啟示意義。

首先，法院認定命令從事計劃外工作是違反雇傭契約的義務不履行。更重要的是，法院認為公司有法律上的義務不得發出使員工違反出入國管理法的工作命令，並認定公司違反了這一義務。公司方面聲稱已經與管理機構進行了諮詢，但法院認為遵守法律的最終責任在於雇主公司本身，因此駁回了該主張。此外，法院還認為外國員工信任公司的指示是無可避免的，因此不追究員工的責任。

這一判決的意義重大。它表明了公法上的出入國管理法違反問題，直接與員工對企業提出的私法上的損害賠償請求相連接。換句話說，如果企業未適當管理員工的居留資格，並命令他們從事超出許可範圍的工作，不僅面臨行政處罰的風險，還可能面臨員工本人提出的包括失利益和慰問金在內的民事賠償請求。這使得居留管理的重要性從單純的法規遵守問題，提升到涉及勞動關係、企業賠償責任保險，乃至於綜合性的公司治理的核心經營課題。

總結

日本的在留管理制度建立在基於個別許可的嚴格框架之上，其運作複雜多變。對企業而言，正確理解並遵守這一制度，已不再僅是管理工作的一部分，而是保護外國人才這一寶貴經營資源、支持企業成長的核心合規活動。若忽視在留資格的慎重確認、業務範圍的持續管理，以及各種手續的適當履行，所帶來的風險極大，可能導致從刑事處罰到民事上的損害賠償責任。

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