貿易業界中聘請外國人員:獲取工作簽證的要點

在當今全球化日益深化的時代，日本的貿易業界為了維持與擴大國際競爭力，將確保具有多元背景人才視為重要的經營課題。從與海外客戶的談判、開拓新市場到複雜的國際物流管理，外國專業人才所具備的語言能力、文化洞察及國際商業感知，對企業成長來說是不可或缺的要素。然而，為了雇用優秀的外國人才，必須準確理解並遵守日本專業且嚴格的出入國管理制度下的法律程序。特別是，獲得以就業為目的的在留資格（通稱就業簽證）對許多企業來說，可能是一個複雜且耗時的過程。手續的不備或要求的誤解可能直接導致簽證申請被拒，並帶來業務計劃的重大延誤風險。本文旨在整理貿易業企業在雇用外國專業人員時所面臨的法律挑戰，並提出解決方案。文章主要解說的是，多數貿易業專業職位所適用的在留資格「技術・人文知識・國際業務」。本文將根據日本的《出入國管理及難民認定法》及相關的法務省令，全面解說簽證的種類、獲取所需的具體要求、申請程序的細節，以及企業方面需要特別注意的事項，提供實務操作指南，以幫助負責人員準確掌握整個程序的全貌。

在日本貿易業界選擇的就業簽證選項

外國人想要在日本從事專業職業，必須取得相應的在留資格。對於從事貿易業的專業人士而言，最常見且涵蓋範圍最廣的在留資格是根據日本《出入國管理及難民認定法》（Immigration Control and Refugee Recognition Act）附表第一的二所規定的「技術・人文知識・國際業務」。

該在留資格包含了需要自然科學知識的「技術」領域，如理學和工學；需要人文科學知識的「人文知識」領域，如法律學和經濟學；以及需要外國文化背景下的思維和感受力的「國際業務」領域。在貿易業中，從事海外銷售、市場營銷、貿易事務、法務、會計等職務的多數人才，都屬於「人文知識」或「國際業務」的範疇。

值得特別注意的是，2015年（平成27年）日本的法律改革將原本分開的「技術」和「人文知識・國際業務」在留資格合併為一個。這項改革是為了應對現代商業環境的複雜化。例如，在貿易業中，理解某個產品的技術規格（技術），並在此基礎上與海外客戶進行合約談判（人文知識・國際業務），這樣跨領域的職務越來越多。這種合併使企業能夠用一個在留資格涵蓋這些複合性的職務內容，從而實現更加靈活的人才運用。

另外，如果作為企業的經營者或管理層活動，則適用不同的在留資格「經營・管理」。本文所解釋的「技術・人文知識・國際業務」在留資格，專門針對根據企業合約，作為專業員工執行業務的人才。

了解「技術・人文知識・國際業務」簽證的活動內容

為了正確申請「技術・人文知識・國際業務」的在留資格，必須證明貿易業中預期的職務明確符合該資格所允許的活動範疇之一。特別是在貿易業中，「人文知識」和「國際業務」這兩個領域成為核心。

屬於人文知識的業務

「人文知識」指的是需要法律學、經濟學、社會學、管理學等人文科學領域知識的業務。這要求應用在大學等高等教育機構中獲得的學術素養進行專業工作。貿易公司中具體的職務例子包括：

• 海外市場調查與市場營銷：基於經濟學和管理學知識，分析特定國家或地區的市場趨勢，制定銷售策略。
• 貿易金融與會計：運用國際會計標準和外匯知識，處理進出口交易的資金結算和會計處理。
• 海外銷售與採購：利用國際契約法和商業習慣知識，與海外交易對手進行價格談判、簽訂契約、交貨期管理等。
• 法務與合規：根據國際法務知識，檢查貿易相關法規的遵守情況，進行契約審查和起草。

這些業務不僅僅是文書工作，而是涉及基於專業知識的分析和判斷。

屬於國際業務的業務

「國際業務」指的是需要外國文化基礎的思維或感受性的業務。這不僅僅是說外語的能力，而是要求將該語言所在國的文化、社會、歷史背景深入理解並應用於工作中。出入國在留管理廳的指南中，具體的業務包括「翻譯、口譯、語言教學、公關、宣傳或海外交易業務、服裝或室內裝飾設計、商品開發等類似業務」。

特別是「海外交易業務」被明確提出，對貿易公司來說極為重要。這意味著與海外交易對手的溝通、考慮當地商業習慣的談判、考慮文化背景的商品企劃等貿易業的核心活動，有很大可能符合「國際業務」的範疇。

這「人文知識」與「國際業務」的區分，在申請策略上具有重要意義。因為，如下所述，學歷和實務經驗的要求不同。例如，申請者雖然畢業於相關領域的大學，但實務經驗不足時，應基於「人文知識」的學歷要求來構成申請。相反，如果沒有相關學歷但在國際銷售領域有多年經驗的人才，則應基於「國際業務」的實務經驗要求來構成申請，這樣獲得許可的可能性更高。因此，企業需要仔細審查應聘者的經歷，戰略性地判斷哪種要求的申請最合理。

獲取簽證的核心：日本上陸許可基準的要求

要獲得「技術・人文知識・國際業務」的在留資格，申請人本人及接收企業雙方必須滿足日本《出入國管理及難民認定法（平成元年(1989)）第七條第一項第二號的基準省令》（以下簡稱「基準省令」）所定的上陸許可基準。這些要求是簽證審查中最為關鍵的判斷標準。

申請者本人須符合的條件

申請者本人必須滿足的學歷或實務經驗要求，依據從事「人文知識」領域的工作與「國際業務」領域的工作而有所不同。

若從事「人文知識」（以及「技術」）領域的工作，需滿足以下條件之一：

1. 畢業於大學，專攻與擬從事工作相關的知識領域，或接受了同等或更高水平的教育。
2. 在日本的專修學校專門課程中專攻相關科目並完成學業（必須獲得「專門士」或「高度專門士」的稱號）。
3. 擁有10年以上與擬從事工作相關的實務經驗（包括在大學等機構專攻相關科目的期間）。

這裡重要的是大學專攻內容與職務內容的「相關性」。例如，經濟學部畢業生從事貿易金融工作時，這種相關性是明確的。然而，文學部畢業生若從事同樣工作，則難以解釋專攻與工作的直接相關性，這將增加申請不被批准的風險。

另一方面，若從事「國際業務」領域的工作，則需滿足以下要求：

1. 從事翻譯、口譯、語言教學、公關、宣傳、海外交易業務、設計、商品開發等工作。
2. 擁有3年以上與擬從事工作相關的實務經驗。

然而，有一個重要的例外。若大學畢業生從事「翻譯、口譯、語言教學」工作，則不需要這3年的實務經驗。

接納企業的要求

接納企業方面也有三項必須滿足的重要要求。

首先是業務內容的專業性。外國人從事的業務必須需要專業的技術或知識，不能是任何人都能執行的「簡單勞動」。例如，即使雇用某人擔任貿易事務的工作，如果該工作內容僅限於文件複印、包裝貨物、簡單的數據輸入等，則會被判定為缺乏專業性，申請將不被批准。在申請中，必須清楚地展示職務內容具體且專業。

其次是報酬的合理性。標準省令明確規定，外國人獲得的報酬金額必須「至少等同於日本人從事相同工作時所獲得的報酬」。這是為了防止外國勞工的不當剝削，並考慮到對國內勞動市場的影響。如果設定的薪資顯著低於從事相同工作的日本員工，將直接導致申請不被批准。

第三是企業的業務穩定性和持續性。出入國在留管理廳會審查企業是否能夠穩定且持續地雇用外國員工，並持續支付薪資。特別是對於剛成立不久或財務狀況不佳的企業，需要通過提交事業計劃書或損益計算書等，以客觀資料證明業務的未來性和財務的健全性。

整理這些要求後，可以如下表所示：

【實踐指南】在日本申請工作簽證的詳細流程

當企業打算從海外聘請外國人時，通常會先從申請「在留資格認定證明書（Certificate of Eligibility：COE）」開始。這是一項制度，由日本法務大臣在外國人入境日本之前，預先證明其在日本國內從事的活動符合在留資格的要求。

手續流程

使用在留資格認定証明書（COE）的一般手續流程如下：

1. 接收企業將向企業所在地的地方出入國在留管理局提出「在留資格認定証明書交付申請」。申請通常由企業職員作為代理人進行。
2. 地方出入國在留管理局將審查申請文件。審查期間通常為1個月至3個月左右。
3. 一旦審查獲得批准，企業將獲得在留資格認定証明書（COE）。
4. 企業將交付的COE原件通過國際郵寄等方式發送給海外的外國人本人。
5. 外國人本人將收到的COE和其他必要文件提交給自己國家的日本大使館或總領事館，申請簽證（ビザ）。
6. 簽證發放後，將進入日本。在日本機場等進行的上陸審查時，將獲得在留卡。

在此過程中一個極其重要的注意事項是COE的有效期限。COE自交付之日起3個月內若未能進入日本，將失去效力。因此，企業和內定者必須在獲得COE後，迅速準備進入日本。

提交文件的詳細與企業分類制度

提交文件會根據接收企業的規模和經營狀況而有所不同。日本的出入國在留管理局將企業分為以下四個類別，並為每個類別簡化所需提交的文件。

• 類別1：在日本證券交易所上市的企業、從事保險業務的相互公司、國家或地方公共團體等。
• 類別2：前一年度的員工薪資所得的源泉扣繳憑單等法定報表總表中源泉扣繳稅額達到1000萬日元以上的團體或個人。
• 類別3：提交了前一年度員工薪資所得的源泉扣繳憑單等法定報表總表的團體或個人（不包括類別2）。
• 類別4：不屬於上述任何一類的團體或個人（如新設法人等）。

這個分類制度可以被視為出入國在留管理局的一種風險評估。屬於類別1和2的大型企業或穩定企業，由於社會信譽高且遵守合規的可能性大，因此所需提交的文件大幅減免。相反地，屬於類別3，特別是類別4的中小企業或新設法人，需要更詳細地證明業務的穩定性和就業的確定性，因此要求提交更多文件。這意味著，在申請審查過程中，企業本身的信譽也會受到嚴格評估。

提交的文件種類繁多，但主要包括以下幾項：

所有類別共通的文件

• 在留資格認定證明書交付申請書：可以從法務省的網站下載最新的格式。正式名稱為「在留資格認定證明書交付申請書」。
  格式發布頁面：出入國在留管理局「［手續名稱］在留資格認定證明書交付申請」
• 照片（縱4cm×橫3cm）1張
• 回信用信封（附有簡易掛號用郵票）
• 申請人的學歷及職歷證明文件：畢業證書、成績證明書、在職證明書等。

根據企業類別所需的文件

• 類別1的企業：四季報的副本或證明上市的文件等，證明屬於類別1的資料。除此之外，原則上不需要提供有關業務內容的文件。
• 類別2的企業：前一年度員工薪資所得的源泉扣繳憑單等法定報表總表的副本。
• 類別3的企業：除了類別2的文件外，還需要提供申請人活動內容等的明確資料（如雇用契約書的副本）以及明確業務內容的資料（如公司介紹的宣傳冊、登記事項證明書等）。
• 類別4的企業：除了類別3的文件外，還需要提供最近一年度的決算文件副本（如損益計算書、資產負債表等）。對於新設公司如果沒有決算報表，則需要提交未來一年的業務計劃書，具體說明業務的穩定性和持續性。

申請受理單位與審查期間

申請應提交至企業主要辦公室所在地的管轄地方出入國在留管理官署（地方出入國在留管理局、支局或出張所）的服務窗口。雖然不接受郵寄申請，但可使用在留申請線上系統進行線上申請。標準的審查處理期間公開為1至3個月，然而，在申請高峰期（例如：畢業季節的3月前後）或因個別案件的複雜性，審查可能需要更長的時間。

為避免不獲准風險的重要注意事項

申請工作簽證並非只要滿足條件並提交文件就必然獲准。分析日本出入國在留管理局公布的不獲准案例，可以看出企業應避免的共同陷阱。預先理解這些風險並採取對策，是順利獲取簽證的關鍵。

學歷・職歷與業務內容不符

這是最常見的不獲准原因之一。審查官會嚴格審查申請者在大學等機構獲得的專業知識或過去的職務經驗，如何在日本預定的業務中發揮作用。例如，一名專攻珠寶設計的專門學校畢業生申請在IT公司從事翻譯工作，由於專攻與職務內容的關聯性未被認可，結果不獲准。企業方面有責任在招聘理由書等文件中，具體且邏輯地解釋為何「非此人不可」，以及該人物的專業性與公司業務需求之間有多強的聯繫。

業務內容缺乏專業性

如果申請的職務內容被判斷為不需要專業性的簡單工作，也會導致不獲准。例如，雖然申請為翻譯工作，但實際的工作量極少，大部分業務為店鋪接待、商品陳列或清潔等簡單工作，則不符合在留資格的宗旨。此外，對於員工數量較少的企業申請「會計管理・勞務管理」等廣範管理業務，也會審查這些工作量是否足以聘請一名全職專業人員。職務描述書必須明確顯示專業工作占據了大部分。

待遇問題

如果申請書中記載的報酬金額與從事相同工作的日本人相比不合理地低，則這是一個明確的不獲准原因。例如，一個從事翻譯工作的進出口企業申請者的月薪為17萬日元，而同職位的日本人月薪為20萬日元，因此不獲准。這不僅未滿足法律上的要求，還可能給人留下企業合規意識低下的印象。

申請者本人的素行不良

如果申請者已經以「留學」等在留資格在日本停留，過去的在留狀況將大大影響審查結果。特別是，如果發現申請者在日本法律規定留學生兼職原則上每週不超過28小時的情況下，長期超時工作，則可能因「在留狀況不良」而不獲准轉換為工作簽證。這是因為過去的違規行為被視為對未來在留行為的擔憂。

企業方面的信譽問題

申請的基礎——企業本身的信譽也受到質疑。如果申請書中記載的營業地點沒有實體、提交的財務報表內容矛盾，或者在出入國在留管理局進行審查時，公司內部負責人錯誤回答「沒有計劃聘請該外國人」，這些企業管理體系的缺陷都可能導致不獲准。簽證申請不僅是個人手續，也是對企業整體信譽的考驗。這些不獲准案例的共同點是申請內容整體的一致性和信譽缺失。申請文件不應是獨立的文檔，而應該是申請者的經歷、企業的業務內容、雇傭契約以及招聘理由形成一個有說服力的故事。如果任何一處出現矛盾或疑問，審查官可能會對申請整體的信譽產生懷疑，從而增加不獲准的可能性。

總結

在貿易業中，雇用外國專業人才的過程對於提升企業的國際競爭力至關重要，但同時也需要深入理解日本嚴格的出入境管理法規。正如本文所詳細說明的，獲得「技術・人文知識・國際業務」在留資格是核心程序。成功的關鍵在於：首先，清晰且邏輯地展示申請者的學歷或職歷與企業提供的職務內容之間的相關性；其次，確保業務內容具有專業性，並且報酬達到與日本人同等或以上的法律要求；最後，基於客觀資料證明企業的業務穩定性和持續性。如果這些要求有任何一項不符合，申請就有可能被拒絕。企業應將申請過程視為向公共機構展示自身業務計劃和人才戰略合理性的重要機會，並需投入極大的注意力來準備。

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