De løbende forpligtelser for udenlandske investorer og lignende særlige forretningsindberettere fastsat i den japanske lov om finansielle instrumenter og børser

Det japanske finansmarked arbejder aktivt på at tiltrække udenlandske investeringer for at etablere sin position som et internationalt finanscenter. Som led i denne indsats blev der den 19. maj 2021 (Reiwa 3) vedtaget en lov, som trådte i kraft den 22. november samme år, med det formål at styrke og sikre finansfunktionernes stabilitet i lyset af de socioøkonomiske forandringer forårsaget af COVID-19. Denne lov introducerede en ny kategori under den japanske Financial Instruments and Exchange Act, kaldet “Special Business Activities for Qualified Overseas Investors”.

Hovedformålet med dette system er at gøre det muligt for fonde, der hovedsageligt investeres i af udenlandske juridiske personer eller individuelle udenlandske beboere med en vis formue, at operere inden for Japan ved at indgive en “anmeldelse”. Dette tiltag sigter mod at mindske barriererne for indtræden for fonde, der betjener professionelle investorer fra udlandet, og dermed tiltrække udenlandske finansielle institutioner og kapital til det japanske marked, så det kan fungere fuldt ud som et internationalt finanshub. Selvom systemet primært er rettet mod udenlandske investeringsforvaltere, der ønsker at træde ind på det japanske marked, er det også tilgængeligt for indenlandske operatører, der opfylder de samme krav.

Denne artikel har til formål at give en detaljeret forklaring på de løbende forpligtelser, rapporterings- og offentliggørelseskrav, som anmeldere af Special Business Activities for Qualified Overseas Investors skal overholde i henhold til den japanske Financial Instruments and Exchange Act og relateret lovgivning. Gennem denne forklaring tilbyder vi en praktisk vejledning, der hjælper udenlandske finansielle institutioner og fondsforvaltere, der overvejer at drive fondsvirksomhed på det japanske marked, eller de ansvarlige, der allerede har indgivet en anmeldelse og stræber efter at opretholde daglig compliance, med at forstå det komplekse japanske finansielle reguleringsmiljø nøjagtigt og drive deres forretning på en passende måde.

Den juridiske ramme og placering af særlige forretninger for udenlandske investorer under japansk lovgivning

Definition af særlige forretninger i henhold til den japanske Financial Instruments and Exchange Act

Særlige forretninger for udenlandske investorer er defineret i artikel 63-8, stk. 1 i den japanske Financial Instruments and Exchange Act og omfatter specifikt forvaltning af penge bidraget eller indskudt af “udenlandske investorer” som ejer andele i partnerskabsbaserede kollektive investeringsskemaer (selvforvaltning) som en forretning, samt handlinger udført på en forretnings- eller kontorlokation i Japan, der involverer tilbud eller privat placering til disse “udenlandske investorer” i forbindelse med sådanne andele (selvtilbud).

Når selvforvaltning udføres, skal de penge, der er genstand for forvaltningen, være bidraget af “udenlandske investorer”, og desuden skal de bidragne penge “hovedsageligt” være bidraget af ikke-residenter. Her betyder “hovedsageligt”, at mere end halvdelen af fondens samlede bidrag skal være fra ikke-residenter.

Omfanget og kravene for “udenlandske investorer” som er berettigede til særlige forretninger

“Udenlandske investorer”, som er berettigede til særlige forretninger, er detaljeret defineret i artikel 63-8, stk. 2 i den japanske Financial Instruments and Exchange Act og i kabinetkontorets forordning om finansielle instrumenter og børshandlere (herefter “forordningen”) artikel 246-10, og kan klassificeres i følgende tre typer:

1. Udenlandske juridiske personer eller individer med bopæl i udlandet, der opfylder de krav, der er fastsat af kabinetkontorets forordning: Denne type inkluderer udenlandske juridiske personer og individer med bopæl i udlandet, der opfylder en af følgende krav:
   • På tidspunktet for erhvervelse af andele i partnerskabsbaserede kollektive investeringsskemaer forventes det, at deres samlede aktiver fratrukket deres samlede gæld (nettoaktiver) vil være på mindst 300 millioner yen, og at deres samlede investeringsfinansielle aktiver også vil være på mindst 300 millioner yen, og at de har haft en konto hos en finansiel instrumenthandelsvirksomhed (eller en tilsvarende udenlandsk enhed) for at handle værdipapirer eller derivater i mindst et år.
   • Personer, der svarer til bestemte investorer i henhold til udenlandsk lovgivning.
2. Kvalificerede institutionelle investorer (herunder dem, der er anset som tilsvarende af kabinetkontorets forordning): Denne type inkluderer kvalificerede institutionelle investorer (såsom Type I finansielle instrumenthandelsvirksomheder, investeringsforvaltere, banker, forsikringsselskaber, investeringsselskaber, kreditforeninger osv.), samt bestemte investorer (investorer, der anses for at være bestemte investorer i henhold til artikel 34-3 eller artikel 34-4 i den japanske Financial Instruments and Exchange Act) og fonde, der primært opererer i henhold til udenlandsk lovgivning med det formål at administrere og udbetale pensionsordninger osv.
3. Nærstående parter til anmeldere af særlige forretninger for udenlandske investorer: Denne type er defineret som personer, der har en tæt forbindelse til anmelderen af særlige forretninger for udenlandske investorer, som specificeret i artikel 17-13-5, stk. 3 i den japanske Financial Instruments and Exchange Act og i forordningen artikel 246-10, stk. 3. Specifikt inkluderer dette anmelderens bestyrelsesmedlemmer, ansatte, moderselskaber, datterselskaber, søsterselskaber, forvaltere, investeringsrådgivere, deres embedsmænd og ansatte, samt anmelderens slægtninge inden for tredje grad.

Definitionen af “udenlandske investorer” spænder bredt og detaljerede krav (aktiver, erfaring, relationer) er fastsat, hvilket indikerer en forpligtelse for anmelderen til kontinuerlig investor due diligence og overvågning. Især kræver bekræftelsen af individuelle investorers aktiver specifikke bevisdokumenter, så selv efter at en investor er blevet vurderet som kvalificeret, skal anmelderen kontinuerligt bekræfte og administrere, om denne kvalifikation opretholdes, eller om en ny erhverver er kvalificeret i tilfælde af overførsel af andele. Dette udgør en compliance byrde, der går ud over blot en anmeldelsesforpligtelse, og bliver en vigtig del af driftsforvaltningen, hvor kompleksiteten øges med en diversificeret investorbase.

De løbende forpligtelser for særlige forretningsindberetningspligtige udenlandske investorer i Japan

Særlige forretningsindberetningspligtige udenlandske investorer i Japan påtager sig en række forpligtelser for at drive deres virksomhed korrekt og kontinuerligt. Disse forpligtelser er baseret på de grundlæggende formål med den japanske lov om finansielle instrumenter og børser (Financial Instruments and Exchange Act), som er at opretholde retfærdighed og gennemsigtighed på Japans finansmarkeder og beskytte investorerne.

Vedligeholdelse af organisationsstruktur og intern kontrolsystem

Først og fremmest skal anmelderen sikre sig, at de har ledere med de nødvendige kvalifikationer til retfærdigt og præcist at udføre opgaver som en finansiel instrumentforretning i Japan. Desuden kræves det, at ledere, der arbejder på fuld tid, forstår indholdet af den japanske Financial Instruments and Exchange Act og relaterede regler og tilsynsvejledninger og besidder den viden og erfaring, der er nødvendig for at overholde compliance og risikostyring, som er afgørende for en retfærdig og præcis udførelse af finansielle instrumentforretninger. Det er nødvendigt at opretholde en organisationsstruktur og personalesammensætning, hvor passende personale er placeret i hver afdeling, og ansvarlige for intern kontrol er korrekt placeret. Især er det vigtigt at etablere en compliance-afdeling (eller ansvarlig person), der er uafhængig af salgsafdelingen, og at denne person har tilstrækkelig viden og erfaring. Derudover skal der sikres personale, der kan håndtere oprettelse, forvaltning, offentliggørelse, risikostyring, edb-systemstyring, handelsstyring, kundestyring, reklamegennemgang, håndtering af kundeoplysninger, klage- og problemhåndtering samt intern revision.

Dernæst forventes det, at anmelderen overholder lovgivningen og etablerer et internt kontrolsystem for at beskytte investorerne. Selv hvis de ikke er medlem af Type II Financial Instruments Firms Association, skal de udarbejde interne regler, der er i overensstemmelse med foreningens vedtægter og andre regler, og etablere et system til at overholde disse interne regler. De interne regler bør omfatte retningslinjer for reklame og andre repræsentationer, tilbud af præmier, investeringsopfordringer, kundestyring, afbrydelse af forbindelser til antisociale kræfter, beskyttelse af personlige oplysninger osv.

Endelig anses virksomheder, der udfører særlige forretninger for udenlandske investorer, for at være ude af stand til at kvalificere sig, hvis de ikke har en forretnings- eller kontoradresse i Japan eller ikke har udpeget en repræsentant i landet. Dette betyder, at der effektivt kræves etablering af en fysisk tilstedeværelse i Japan. Det er ikke tilladt at bruge såkaldte virtuelle kontorer for hovedforretningssteder eller kontorer (inklusive hovedforretningssteder eller kontorer for udenlandske virksomheder i Japan) og forretningssteder eller kontorer, der udfører særlige forretninger for udenlandske investorer. Desuden skal udenlandske virksomheder, der anmelder, have en repræsentant eller agent i Japan. Der er flere kilder, der nævner kravene til indenlandske forretningssteder, men især i forbindelse med særlige forretninger for udenlandske investorer er det vigtigt at bemærke, at etablering af en fysisk tilstedeværelse i landet er afgørende, og at virtuelle kontorer ikke er tilladt. Dette er en streng forudsætning for at sikre substantiel forretningsaktivitet og effektiv tilsyn fra de regulerende myndigheder, hvilket udgør en betydelig initial investering og løbende omkostninger for udenlandske operatører, som ikke kan overses.

Overholdelse af adfærdsregulativer under japansk lovgivning

Ligesom for finansielle tjenesteydere, gælder adfærdsregulativerne også for særlige rapporteringspligtige virksomheder, såsom udenlandske investorer . Den japanske lov om finansielle instrumenter og børser har til formål at beskytte investorer og sikre kapitalmarkedets integritet ved at pålægge registreringspligt og adfærdsregulativer for finansielle tjenesteydere . Særlige rapporteringspligtige virksomheder skal også følge lovens ånd og drive deres forretning på en passende måde. Dog kan det være, at visse adfærdsregulativer lempes, når kunderne hovedsageligt er kvalificerede investorer, som det ofte er tilfældet i disse særlige forretningsområder .

Andre løbende forpligtelser

Ud over at opretholde den ovennævnte struktur, har anmeldere i Japan en forpligtelse til at rapportere forskellige hændelser, der opstår i forbindelse med forretningsdriften, til de relevante myndigheder. Dette inkluderer ændringer i bestyrelsesmedlemmer, ændringer i vedtægterne, at blive part i en retssag eller mægling, hændelser, der involverer ulykker, eller hvis den mindste kapitalgrænse ikke opretholdes. Derudover er det nødvendigt at rapportere uden forsinkelse, hvis fortsættelsen af forretninger relateret til handel med finansielle instrumenter bliver betydeligt vanskelig, eller hvis bestyrelsesmedlemmer eller vigtige ansatte overtræder lovgivningen.

Nedenfor er en oversigt over de vigtigste løbende forpligtelser for anmeldere af særlige forretningsaktiviteter for udenlandske investorer.

Detaljer om rapporterings- og offentliggørelseskrav

Notificerede særlige forretningsdrivende, såsom udenlandske investorer, er forpligtet til at indsende regelmæssige rapporter og offentliggøre information for at sikre gennemsigtighed i deres forretninger og beskytte investorerne.

Indsendelse af forretningsrapporter under japansk lovgivning

Indberetningspligtige skal udarbejde en forretningsrapport for hvert regnskabsår og indsende den til den relevante myndighed inden for tre måneder efter afslutningen af hvert regnskabsår. Denne indsendelse foretages som hovedregel ved brug af Financial Services Agency’s Integrated Business Support System (herefter “det integrerede system”).

Hvis det ikke er muligt at bruge det integrerede system, er det tilladt at indsende en skriftlig forklaring, der specificerer årsagen hertil, sammen med de nødvendige dokumenter i papirform. Når man bruger det integrerede system, er det obligatorisk at anvende en computer med et japansk operativsystem (OS) og at bruge de Excel-formularer, der kan downloades fra det integrerede system. Hvis en udenlandsk virksomheds japanske repræsentant er nødt til at bruge et ikke-japansk OS, kan det være muligt at få tilladelse til at indsende via post (CD-R og papir) efter forudgående aftale med den lokale finansbureau.

Kravet om et japansk OS kan udgøre en skjult barriere i praksis for udenlandske virksomheder i lyset af fremme af digitalisering. Mange udenlandske virksomheder bruger standard engelsksprogede OS i deres globale IT-miljøer, så dette krav kan tvinge dem til at vælge mellem at etablere yderligere IT-infrastruktur, sikre medarbejdere med dybdegående kendskab til japansk, eller at vælge den ineffektive metode med papirindsendelse. Dette viser en kløft mellem målene for politikker, der sigter mod at gøre Japan til et internationalt finanscenter, og de lokale begrænsninger i den faktiske digitale infrastruktur, hvilket potentielt kan føre til uventede administrative omkostninger og besvær for udenlandske virksomheder.

Det skal bemærkes, at der for udenlandske virksomheder er etableret et system for godkendelse af forlængelse af fristen for indsendelse af forretningsrapporter.

Offentlig gennemsyn og offentliggørelsespligt i Japan

Registranter skal hurtigt gøre indholdet af nye registreringer og ændringsanmeldelser tilgængelige for offentlig gennemsyn og derudover udarbejde forklarende dokumenter for hvert forretningsår, som skal stilles til rådighed for offentlig gennemsyn inden for fire måneder efter afslutningen af hvert forretningsår. Disse forklarende dokumenter kan også erstattes af en kopi af forretningsrapporten.

Offentliggørelsen kan ske ved at holde dokumenterne tilgængelige på hovedkontoret og alle filialer, der udfører særlige opgaver, eller ved at offentliggøre dem på virksomhedens egen hjemmeside eller lignende. Selvom den Japanske Finanstilsynsmyndighed offentliggør en liste over registranter, garanterer den ikke for registranternes pålidelighed, men den gør det muligt for investorer at bekræfte informationen.

Offentlig gennemsyn og offentliggørelsespligt er baseret på den grundlæggende hensigt om at opretholde markedets retfærdighed og gennemsigtighed i henhold til den japanske lov om handel med finansielle instrumenter, og det afspejler reguleringsmyndighedernes vilje til at kræve streng informationsudlevering til investorenes beskyttelse, selv i tilfælde af relativt lempelige adgangsformer som registreringssystemet. Det antyder, at uanset adgangsformens strenghed, er informationsudlevering og sikring af gennemsigtighed over for investorer et ufravigeligt princip i Japans finansielle regulering. Især tilladelsen til at offentliggøre på hjemmesider imødekommer kravene i den moderne æra om hurtighed og bred rækkevidde i informationsforsyningen, hvilket letter adgangen til information for udenlandske investorer og bidrager til at øge systemets samlede gennemsigtighed.

Forskellige anmeldelsespligter

I henhold til den japanske lov om finansielle instrumenter og børs samt den tilhørende kabinetforordning er der fastsat en række anmeldelsespligter, herunder overdragelse af status som særlig forretningsanmelder, ophør af virksomhed, opløsning, og anmeldelser relateret til særlige forretningsaktiviteter udført af finansielle instrumentforhandlere m.fl.

Hvis der sker ændringer i registrerede oplysninger, skal en ændringsanmeldelse som hovedregel indsendes inden for en måned efter ændringens indtræden. Dette gælder i tilfælde af ændringer i bestyrelsen, vedtægtsændringer, hvis man bliver part i en retssag eller mægling, ved pause, genoptagelse eller ophør af forretningsaktiviteter, opløsning, eller hvis forretningsfortsættelsen bliver betydeligt vanskeliggjort, samt hvis en bestyrelsesmedlem eller en vigtig ansat overtræder lovgivningen m.m. I alle disse tilfælde kræves det, at anmeldelsen indsendes uden unødig forsinkelse.

Nedenfor vises en liste over rapporterings- og offentliggørelseskrav for særlige forretningsanmeldere, herunder udenlandske investorer.

Indgivelsessted og procedure

Alle former for anmeldelser og rapporter skal indgives til den finansbureau eller finanskontor, der har jurisdiktion over anmelderens primære forretningssted eller kontor (et originalt eksemplar og en kopi).

Det er værd at bemærke, at for udenlandske virksomheder, der ikke har et forretningssted eller kontor i Japan, er indgivelsesstedet centraliseret til Sektor 3 i Værdipapirtilsynet under Kanto Local Finance Bureau. Denne klare sondring af indgivelsesstedet baseret på tilstedeværelsen af et forretningssted i Japan viser, at de japanske finansielle myndigheder har opbygget et tilsynssystem, der er tilpasset de udenlandske virksomheders faktiske forhold og placering. Myndighederne justerer fleksibelt tilsynssystemet afhængigt af, om virksomheden har en fysisk placering, for at fremme indtrængen fra udlandet, samtidig med at de opretholder effektiv tilsyn. Især systemet, hvor Kanto Local Finance Bureau fungerer som et enkelt kontaktpunkt for udenlandske virksomheder uden en base i Japan, sigter mod at forenkle procedurerne og lette adgangen fra udlandet, samtidig med at det har til hensigt at effektivisere tilsynet med internationale finansielle aktiviteter.

Indgivelse sker som hovedregel via Financial Services Agency’s elektroniske ansøgnings- og anmeldelsessystem, men i uundgåelige tilfælde er det også muligt at indgive i papirform.

Desuden, selvom særlige forretninger for udenlandske investorer er under et “anmeldelsessystem”, vil overtrædelser af lovgivningen blive mødt med strenge foranstaltninger.

Opsummering og vigtige overvejelser

Systemet for særlige forretningsaktiviteter for udenlandske investorer er en banebrydende ordning, der fremmer finansiel indtræden fra udlandet og bidrager til internationaliseringen af det japanske finansmarked. Dog betyder “anmeldelsessystemet” ikke, at reguleringen er lempelig. Tværtimod er vedligeholdelse af en kontinuerlig organisationsstruktur, overholdelse af adfærdsregulativer og opfyldelse af strenge rapporterings- og offentliggørelsespligter livsnerven i forretningskontinuiteten på det japanske marked.

Specielt findes der følgende overvejelser, som er unikke for udenlandske virksomhedsoperatører:

• Kontinuerlig overensstemmelseskontrol med den komplekse definition af “udenlandske investorer osv.”: På grund af den brede vifte af investorer er det afgørende at have et system til kontinuerligt at bekræfte og håndtere deres berettigelse.
• Forpligtelsen til at etablere et fysisk nationalt kontor: Virtuelle kontorer er ikke tilladt, og det er nødvendigt at etablere en reel national forretningsenhed. Dette bliver en initial investering og en løbende omkostning ved opstart af virksomheden.
• At håndtere et elektronisk rapporteringssystem baseret på et japansk operativsystem: Det elektroniske indberetningssystem fra den japanske Financial Services Agency forudsætter et japansk miljø, hvilket kan tvinge udenlandske virksomhedsoperatører til at foretage yderligere tilpasninger eller ineffektive papirindberetninger.

Den japanske lov om finansielle instrumenter og relateret lovgivning er kompleks, og fortolkning og anvendelse kræver specialiseret viden. For at sikre, at anmeldere af særlige forretningsaktiviteter for udenlandske investorer opfylder deres løbende forpligtelser, overholder rapporterings- og offentliggørelseskrav og håndterer potentielle risici, anbefales det kraftigt at samarbejde med advokater eller konsulenter, der er eksperter i japansk finansiel lovgivning. Med støtte fra eksperter kan man undgå uventede risici for overtrædelse af lovgivningen og sikre en stabil fortsættelse af virksomheden på det japanske marked.

Monolith Law Office har en omfattende track record i at støtte et stort antal klienter både indenlands og internationalt med juridiske tjenester relateret til den japanske lov om finansielle instrumenter. Vores firma har flere engelsktalende advokater med udenlandske juridiske kvalifikationer, som er i stand til præcist at forklare de komplekse krav i den japanske lov om finansielle instrumenter inden for en international forretningskontekst og tilbyde praktisk rådgivning. Vi er fuldt forberedt på at støtte din virksomheds glatte og lovmæssige forløb i Japan.