Juridisk vejledning i udarbejdelsen af vedtægter ved etablering af japanske selskaber

I processen med at etablere et selskab i Japan er udarbejdelsen af vedtægterne ikke blot et trin i proceduren. Vedtægterne er et juridisk dokument, der fastlægger selskabets organisation, drift og de grundlæggende regler, og de kan betegnes som “selskabets forfatning”. Hvordan dette dokument udformes og skabes, har dyb indflydelse på selskabets governance-struktur, beslutningsprocesser og fremtidige vækstpotentiale efter etableringen. Bestemmelserne i vedtægterne har en stærk juridisk bindende kraft over for aktionærer, direktører og selve selskabet, og deres udarbejdelse kræver overholdelse af de strenge regler fastsat i den japanske selskabslov. Denne artikel vil udfolde den grundlæggende struktur af vedtægter under japansk selskabslov, forklare de punkter, der er obligatoriske at inkludere, de punkter, der skal inkluderes for at give bestemte effekter, og de valgfrie punkter, der kan inkluderes for at reflektere selskabets individualitet, idet vi detaljeret diskuterer de juridiske krav og praktiske overvejelser for hver. Især vil vi fokusere på vigtige diskussionspunkter, der direkte påvirker ledelsesbeslutninger, såsom fortolkningen af “formålet” med selskabet, der definerer omfanget af dets forretningsaktiviteter, og den komplekse regulering af “apportindskud”, som er bidrag i form af ikke-monetære aktiver. Til sidst vil vi også detaljeret beskrive de certificeringsprocedurer, der er afgørende for, at de udarbejdede vedtægter har juridisk effekt, og dermed levere en omfattende juridisk viden for at bygge fundamentet for et selskabs etablering.

Grundstrukturen i vedtægterne: Tre typer af bestemmelser

I henhold til japansk selskabsret er de bestemmelser, der skal indgå i vedtægterne, opdelt i tre kategorier baseret på deres juridiske natur. Disse er “absolutte bestemmelser”, “relative bestemmelser” og “valgfrie bestemmelser”. Denne tredelte struktur afspejler den lovgivningsmæssige hensigt at sikre en fælles juridisk ramme for alle virksomheder, samtidig med at det giver hver enkelt virksomhed fleksibilitet til at designe sin egen governance i overensstemmelse med dens specifikke situation.

Absolute bestemmelser er, som navnet antyder, de elementer, der skal indgå i vedtægterne uden undtagelse. Hvis blot én af disse bestemmelser mangler eller er juridisk ugyldig, vil vedtægterne som helhed være ugyldige, og virksomhedens etablering vil ikke blive anerkendt. Dette skyldes, at disse bestemmelser indeholder afgørende information for at identificere virksomhedens grundlæggende identitet, såsom firmanavn, formål og hovedkontorets placering, hvilket er essentielt for at sikre sikkerhed i handelstransaktioner.

Herefter kommer de relative bestemmelser, som ikke påvirker vedtægternes gyldighed, hvis de udelades. Men hvis en virksomhed ønsker at fastsætte regler vedrørende disse bestemmelser, skal de indgå i vedtægterne for at have juridisk effekt. Dette kan for eksempel være bestemmelser, der begrænser overdragelse af aktier eller bestemmelser om etablering af et bestyrelsesråd. Disse bestemmelser afviger ofte fra de principielle regler fastsat af japansk selskabsret, og ved at inkludere dem i vedtægterne, som er virksomhedens højeste norm, sikres deres effektivitet og bindende virkning over for alle aktionærer og interessenter.

Endelig er de valgfrie bestemmelser dem, der ikke hører under de to ovennævnte kategorier og som virksomheden frit kan fastsætte, så længe de ikke strider mod japansk selskabsret, andre imperative retsregler eller offentlig orden og gode skikke. Dette kan for eksempel være bestemmelser om regnskabsåret eller tidspunktet for indkaldelse til den ordinære generalforsamling. Selvom disse bestemmelser også kan fastsættes i interne virksomhedsregler, øger inkluderingen i vedtægterne deres betydning, og ændringer kræver strenge procedurer som en særlig beslutning på generalforsamlingen, hvilket bidrager til at sikre stabilitet i virksomhedsledelsen. Derfor er det en vigtig strategisk beslutning at overveje, hvilke bestemmelser der skal inkluderes i vedtægterne, med henblik på virksomhedens fremtidige drift.

De absolut nødvendige oplysninger, der udgør en virksomheds kerne

De absolut nødvendige oplysninger udgør fundamentet for en virksomheds juridiske personlighed og er de mest vitale informationer. Artikel 27 i den japanske selskabslov (Companies Act) fastsætter følgende fem punkter, som skal være angivet i vedtægterne for et aktieselskab:

1. Formål
2. Firmanavn
3. Hovedkontorets beliggenhed
4. Værdien af de aktiver, der bidrages med ved etableringen, eller det mindste beløb heraf
5. Stifterens navn eller firmanavn og adresse

Især angivelsen af ‘formål’ er yderst vigtig, da det juridisk definerer virksomhedens aktivitetsområde. En virksomheds formål skal være lovligt, profitabelt og klart defineret. Dog findes der en bemærkelsesværdig forskel mellem den juridiske fortolkning og de praktiske krav, når det kommer til fortolkningen af ‘formålets omfang’.

Den japanske højesteret har konsekvent vist en holdning, som i kendelser som Yahata Steel-sagen (Højesteretsdom af 24. juni 1970) fastslår, at en virksomheds retskapacitet er begrænset af formålet angivet i vedtægterne, men at dette område skal fortolkes bredt. Ifølge præcedens omfatter en virksomheds handlinger ikke kun de aktiviteter, der er direkte angivet som formål i vedtægterne, men også ‘alle handlinger, der er direkte eller indirekte nødvendige’ for at opfylde dette formål. Denne fortolkning fokuserer primært på at beskytte tredjeparter, der indgår aftaler med virksomheden, og sikre sikkerheden i transaktionerne. Hvis en virksomheds handlinger var strengt begrænset til formålet angivet i vedtægterne, ville det pålægge modparten i en transaktion en byrde at konstant bekræfte, om transaktionen falder inden for rammerne af modpartens vedtægter, hvilket ville hindre en smidig økonomisk aktivitet.

Ikke desto mindre er denne juridiske brede fortolkning ikke altid anvendelig i praksis. For eksempel, når man søger om lån fra en finansiel institution, kan det blive problematisk, hvis den forretningsaktivitet, der skal finansieres, ikke er klart angivet i virksomhedens formål i vedtægterne. Desuden, i tilfælde som byggebranchen eller vikarbureauer, hvor specifikke forretningsaktiviteter kræver officiel tilladelse, bliver det en forudsætning, at disse aktiviteter er angivet i virksomhedens formål i vedtægterne. Under en skatteundersøgelse kan der også opstå tvivl om, hvorvidt udgifter fra en forretningsaktivitet, der ikke er angivet i vedtægterne, kan anerkendes som virksomhedsudgifter.

Derfor, selvom den juridiske praksis tillader en bred fortolkning af en virksomheds aktivitetsområde, er det en klog strategi at angive ikke kun de nuværende forretningsaktiviteter, men også potentielle fremtidige aktiviteter, så konkret og omfattende som muligt i virksomhedens formål i vedtægterne for at forebygge praktiske hindringer og sikre en smidig forretningsdrift.

Krav til ikrafttræden af relative bestemmelser

Relative bestemmelser er elementer, der kræver optagelse i vedtægterne for at opnå retsvirkning, idet de respekterer selskabets autonomi, men samtidig kan have en betydelig indvirkning på interessenter som aktionærer og kreditorer. Hvis disse bestemmelser ikke er optaget i vedtægterne, vil de være juridisk ugyldige, selvom de måtte være vedtaget på en generalforsamling.

Eksempler på almindelige relative bestemmelser omfatter bestemmelser om begrænsninger i overdragelse af aktier, etablering af bestyrelser eller revisionsudvalg og oprettelse af en aktionærregisterfører. Disse bestemmelser tillader selskaber at tilføje deres egen unikke tilpasning i stedet for de ensartede regler i den japanske selskabslov, men på grund af deres betydning kræves det, at de optages i vedtægterne, som er de grundlæggende regler for selskabet.

Blandt de relative bestemmelser er der særligt strenge regler for de såkaldte “atypiske etableringsbestemmelser”, som er fastlagt i artikel 28 i den japanske selskabslov (Companies Act). Dette navn indikerer, at det drejer sig om bestemmelser for etablering, der adskiller sig fra den normale etablering gennem monetære bidrag. De atypiske etableringsbestemmelser omfatter følgende fire punkter:

• Ikke-monetære bidrag: Bidrag til selskabet med andet end penge.
• Overdragelse af ejendom: Kontrakter, hvor grundlæggerne aftaler at overtage bestemte aktiver efter selskabets etablering.
• Grundlæggernes belønning og andre særlige fordele: Økonomiske fordele, som grundlæggerne modtager som belønning for deres indsats i etableringen af selskabet.
• Omkostninger forbundet med selskabets etablering, som selskabet skal bære.

Det, der er fælles for disse bestemmelser, er risikoen for, at selskabets økonomiske fundament kan blive undermineret af grundlæggernes skøn i en sårbar fase, hvor der endnu ikke findes en uafhængig beslutningstagende myndighed. For eksempel, hvis værdiløse aktiver overvurderes som ikke-monetære bidrag, eller hvis grundlæggerne modtager urimeligt høje belønninger, kan det resultere i et selskab med kun nominel kapital og ingen reel værdi – et “tomt selskab”.

For at forhindre en sådan situation og sikre selskabets økonomiske fundament, kræver den japanske selskabslov, at disse atypiske etableringsbestemmelser optages i vedtægterne. Desuden pålægges der som hovedregel en undersøgelse foretaget af en inspektør udpeget af domstolen, hvilket er en del af en række kontrolmekanismer.

Kernen i atypiske etableringssager: Tingsindskud og dets juridiske regulering under japansk lovgivning

I atypiske etableringssager er tingsindskud det mest almindeligt anvendte instrument og det, der er underlagt de mest detaljerede regler. Tingsindskud refererer til systemet, hvor aktiver såsom fast ejendom, køretøjer eller intellektuelle ejendomsrettigheder indskydes i stedet for kontanter, og som modydelse modtages aktier i selskabet. Dette giver den fordel, at selv virksomheder med begrænsede kontante midler kan styrke deres kapitalgrundlag ved at udnytte deres aktiver.

For at sikre objektiviteten af vurderingen og forhindre uretmæssig oppustning af kapitalværdien, pålægger japansk selskabsret strenge regler for tingsindskud. Disse regler er baseret på det grundlæggende princip om kapitalforstærkning, som har til formål at sikre selskabets finansielle fundament og beskytte kreditorerne.

Først og fremmest, når man foretager et tingsindskud, skal detaljerne herom angives i vedtægterne i henhold til artikel 28, stk. 1 i japansk selskabsret. Det indebærer specifikt at angive navnet på indskyderen, de aktiver der indskydes og deres værdi, samt antallet af aktier der allokeres til indskyderen.

For det andet skal man som hovedregel efter godkendelse af vedtægterne indgive en ansøgning til domstolen om udnævnelse af en inspektør, som skal undersøge værdien af de indskudte aktiver (japansk selskabsret artikel 33). Denne procedure er tidskrævende og omkostningsfuld, hvilket udgør en betydelig praktisk byrde.

Derfor har japansk selskabsret indført undtagelser, der gør det muligt at undgå denne strenge inspektionsproces. I praksis foretages de fleste tingsindskud ved at benytte disse undtagelsesbestemmelser. Undtagelserne gælder primært i følgende tre tilfælde:

• Når den samlede værdi af de aktiver, der indskydes, som angivet i vedtægterne, er 5 millioner yen eller mindre.
• Når de indskudte aktiver er værdipapirer med en markedspris, og den værdi, der er angivet i vedtægterne, ikke overstiger denne markedspris.
• Når værdien, som angivet i vedtægterne, er passende, og dette er bekræftet af en ekspert såsom en advokat, certificeret revisor eller skatterådgiver (hvis aktiverne er fast ejendom, kræves derudover en vurdering fra en ejendomsvurderingsekspert).

For det tredje har japansk selskabsret etableret et system for efterfølgende ansvar. Artikel 52 i japansk selskabsret bestemmer, at hvis den faktiske værdi af de indskudte aktiver ved selskabets etablering “væsentligt undervurderes” i forhold til den værdi, der er angivet i vedtægterne, er stifterne og de indledende direktører solidarisk ansvarlige for at betale det manglende beløb til selskabet (ansvar for værdikompensation). Dette ansvar er et objektivt ansvar, der som udgangspunkt ikke afhænger af skyld, og det er en meget tung byrde. Eksperter, der har bekræftet værdien, er også solidarisk ansvarlige, medmindre de kan bevise, at de ikke har forsømt deres opgaver. En dom fra Osaka High Court den 19. februar 2016 (2016) involverede en sag, hvor en advokats ansvar for værdibekræftelse af tingsindskud blev udfordret, hvilket fremhæver den tunge byrde, eksperter bærer.

På denne måde sikrer japansk selskabsret gennem en tredobbelt disciplin bestående af vedtægtsangivelser, forudgående inspektion og efterfølgende ansvar, at tingsindskud ikke misbruges og at princippet om kapitalforstærkning reelt opretholdes.

Valgfrie bestemmelser som afspejler virksomhedens karakter

Valgfrie bestemmelser er regler, som en virksomhed kan vælge at inkludere i sine vedtægter for at lette driften, ud over de obligatoriske og relative bestemmelser. Disse bestemmelser bliver ikke juridisk ugyldige, selvom de ikke er nævnt i vedtægterne, og de kan også fastsættes i underordnede regler som for eksempel bestyrelsens forretningsorden. Men der er en vigtig betydning i bevidst at inkludere dem i vedtægterne, som er virksomhedens højeste norm.

For at ændre bestemmelserne i vedtægterne kræves som hovedregel en særlig beslutning på generalforsamlingen, det vil sige at aktionærer med flertallet af stemmerettighederne skal være til stede, og mindst to tredjedele af de tilstedeværendes stemmerettigheder skal stemme for. Dette er en langt mere stringent krav end for virksomhedens interne regler, som kan ændres med en simpel bestyrelsesbeslutning.

Derfor er det en strategisk beslutning at overveje balancen mellem ‘fleksibilitet’ og ‘stabilitet’ i ledelsen, når man vælger hvilke bestemmelser der skal inkluderes som valgfrie i vedtægterne. Almindelige eksempler på valgfrie bestemmelser omfatter:

• Tidspunktet for indkaldelse til den ordinære generalforsamling
• Antallet af direktører og revisorer
• Metoden til at fastsætte ledelsens vederlag
• Regnskabsåret

Især i joint ventures med flere aktionærer eller virksomheder, der har modtaget investeringer fra eksterne investorer, kan det være en effektiv metode at ‘fastlåse’ specifikke driftsregler som valgfrie bestemmelser i vedtægterne for at beskytte mindretalsaktionærernes rettigheder og sikre overholdelse af aftaler mellem grundlæggerne. For eksempel kan man ved at fastsætte antallet af direktører i vedtægterne forhindre, at flertalsaktionærer ensidigt ændrer bestyrelsens sammensætning. På denne måde fungerer valgfrie bestemmelser som et governance-værktøj, der afspejler virksomhedens karakter og dynamikken mellem interessenterne, og som forebygger fremtidige konflikter.

Det sidste trin i oprettelsen af vedtægter: Bekræftelsesproceduren

I forbindelse med etableringen af et aktieselskab i Japan, er det ifølge artikel 30, stk. 1 i den japanske selskabslov nødvendigt, at de vedtægter (oprindelige vedtægter), som stifterne har udarbejdet, bliver bekræftet af en notar for at være gyldige. Denne bekræftelsesprocedure sikrer vedtægternes klarhed, forebygger fremtidige tvister og tjener som en officiel bekræftelse af, at vedtægterne er udarbejdet i overensstemmelse med lovlige procedurer.

Der findes to metoder til bekræftelse: den traditionelle “bekræftelse via dokumenter” og den moderne “bekræftelse via elektroniske vedtægter”. Den største forskel mellem de to er omkostningerne, især tilstedeværelsen eller fraværet af stempelafgift. Vedtægter udarbejdet på papir anses for at være skattepligtige dokumenter under den japanske stempelafgiftslov og kræver derfor en stempelafgift på 40.000 yen. Elektroniske vedtægter derimod, som er elektroniske data og ikke “dokumenter”, pålægges ikke denne stempelafgift.

Men for at udarbejde og få bekræftet elektroniske vedtægter er det nødvendigt med specialudstyr såsom software til elektroniske signaturer og IC-kortlæsere samt elektroniske certifikater, som f.eks. er gemt på et My Number-kort. Hvis man skal forberede dette miljø fra bunden som privatperson, kan de indledende investeringer overstige besparelserne fra stempelafgiften. Derfor kan det ofte være den mest omkostnings- og tidsmæssigt effektive løsning at overlade arbejdet til en professionel, såsom en juridisk skriver eller advokat, der allerede har etableret et miljø for elektronisk bekræftelse, især i tilfælde af en engangs virksomhedsstiftelse.

Nedenstående tabel opsummerer de vigtigste forskelle mellem papirbekræftelse og elektronisk bekræftelse.

Som tabellen viser, har elektronisk bekræftelse en klar fordel ved ikke at kræve stempelafgift, men for at udnytte denne fordel kræves der teknisk forberedelse. Det er vigtigt at vælge den metode, der bedst passer til din virksomheds situation.

Konklusion

Som det er detaljeret beskrevet i denne artikel, er vedtægterne ikke blot et af de dokumenter, der kræves ved stiftelsen af et selskab, men de er det mest vitale dokument, der fastlægger et selskabs juridiske identitet, governance og kernen i forretningsdriften. På fundamentet af de absolut nødvendige bestemmelser, skaber de relative bestemmelser en strategisk institutionel design for selskabet, og de valgfrie bestemmelser væver unikke driftsregler ind, hvilket resulterer i en skræddersyet ‘forfatning’ for hvert enkelt selskab. Især er den juridiske fortolkning og den praktiske nødvendighed af at definere selskabets ‘formål’, som fastlægger forretningsområdet, og de komplekse regler om ‘apportindskud’, som realiserer princippet om kapitalfylde, vanskelige at håndtere korrekt uden specialiseret viden. En præcis forståelse af disse bestemmelser og deres korrekte refleksion i vedtægterne er afgørende for at bygge en solid fundament, der minimerer fremtidige juridiske risici og sikrer vedvarende vækst.

Hos Monolith Law Office har vi en omfattende track record i at betjene et bredt spektrum af klienter inden for dette emne i Japan. Vores firma beskæftiger flere bilinguale advokater med japanske advokatlicenser samt engelsktalende advokater med udenlandske advokatlicenser, hvilket gør det muligt for os at tilbyde detaljeret juridisk support, der er skræddersyet til de unikke behov hos klienter, der driver forretning i et internationalt erhvervsmiljø. Fra udarbejdelsen og godkendelsen af vedtægter til opbygningen af governance-strukturer efter stiftelsen, tilbyder vi optimale løsninger baseret på vores specialiserede viden på hvert trin.