Den juridiske håndtering af handlinger foretaget af initiativtagere i navnet på et 'selskab under etablering' i henhold til japansk selskabsret

At etablere en virksomhed er ikke blot en række administrative procedurer. Juridisk set behandles organisationen som “et selskab under etablering” fra udarbejdelsen af vedtægterne til selskabets stiftelsesregistrering er fuldført. Denne fase er en vigtig periode for at bygge fundamentet for fremtidige forretningsaktiviteter, men det er også en periode, der juridisk er meget tvetydig og indeholder mange risici. Et selskab under etablering har endnu ikke fuld juridisk personlighed. Der kan dog opstå situationer, hvor det er nødvendigt at indgå forskellige kontrakter på vegne af det fremtidige selskab, såsom at leje kontorer eller ansætte medarbejdere. Her opstår et grundlæggende spørgsmål: Vil handlinger foretaget i selskabets navn under etablering juridisk tilhøre det selskab, der senere bliver etableret? Og hvem vil i sidste ende bære ansvaret for de forpligtelser, der opstår fra disse handlinger? For eksempel, hvis en kostbar leasingaftale indgået før etableringen viser sig at være uegnet for selskabets forretningsplan efter etableringen, kan denne kontrakt da annulleres, eller bør stifteren personligt bære ansvaret for den?

I denne artikel fokuserer vi på den komplekse juridiske status for “et selskab under etablering” i Japan. Vi vil specifikt forklare omfanget af handlinger, som et selskab under etablering kan foretage, og hvordan disse handlingers juridiske effekter behandles, baseret på den japanske selskabslov og relaterede retspraksis. Desuden vil vi dykke ned i det juridiske ansvar, som stiftere og andre involverede parter bør påtage sig, hvis selskabets etablering enten er en succes eller desværre mislykkes. Dette inkluderer ansvar over for selve selskabet, ansvar over for tredjeparter som handelspartnere, og ansvar for dem, der ikke er stiftere, men som har været dybt involveret i etableringen, kendt som “pseudo-stiftere”. At forstå disse spørgsmål er afgørende for at lette processen med at etablere et selskab og for at forebygge fremtidige juridiske konflikter.

Virksomheder under etablering og deres handlinger i Japan

I processen med at etablere en virksomhed kaldes organisationen for en “virksomhed under etablering” fra det øjeblik, hvor initiativtagerne har udarbejdet vedtægterne og begynder aktiviteterne med det fælles mål om at etablere virksomheden, indtil virksomheden juridisk er etableret gennem registrering. Da denne virksomhed under etablering endnu ikke har juridisk personlighed under japansk selskabsret, fortolkes dens juridiske natur som lignende den for en “sammenslutning uden retsevne”. En sammenslutning uden retsevne er en organisation, der har en organiseret struktur, hvor beslutninger træffes ved flertalsafgørelser, og som fortsætter uafhængigt af ændringer i medlemskabet, og hvor organisationens repræsentation, generalforsamlingens drift, ejendomsforvaltning og andre hovedpunkter for organisationen er fastlagt.

Som organ for virksomheden under etablering handler initiativtagerne som repræsentanter for at etablere virksomheden inden for det nødvendige omfang. Om de handlinger, initiativtagerne har foretaget, juridisk vil tilfalde den etablerede virksomhed, afhænger af handlingens karakter. Specifikt bliver det vurderet, om handlingen falder inden for rammerne af virksomheden under etablerings formål. Handlinger foretaget af virksomheden under etablering kan bredt kategoriseres i “handling nødvendig for selve etableringen af virksomheden” og “handling relateret til forberedelse af virksomhedens drift”, hvor sidstnævnte yderligere kan opdeles i “forberedende handlinger til åbning” og “forretningshandlinger”. Derudover eksisterer der en handling kaldet “modtagelse af aktiver”, som japansk selskabsret specifikt regulerer.

Handlinger der er essentielle for etableringen af et selskab

Først og fremmest er der handlinger, som juridisk eller faktisk er essentielle for at opnå målet om at etablere et selskab. Disse inkluderer udarbejdelsen af vedtægter, stifteres kontrakt om tegning af aktier, rekruttering af tegnere til de ved etableringen udstedte aktier og afholdelse af stiftende generalforsamling. Disse handlinger er direkte i overensstemmelse med det selskab, der er under etablering, og de rettigheder og forpligtelser, der opstår som følge heraf, tilfalder naturligt det efterfølgende etablerede selskab. For eksempel kan gebyrer betalt til en notar for bekræftelse af vedtægterne eller reklameomkostninger for at rekruttere aktietegnere efter selskabets etablering pålægges selskabet. Der opstår sjældent juridiske tvister om, at effekten af disse handlinger tilfalder selskabet.

Forberedelseshandlinger til opstart af virksomhed

Dernæst er der de forberedelseshandlinger, der er nødvendige for at kunne starte virksomheden glat efter etableringen, de såkaldte opstartsforberedelser. Disse handlinger adskiller sig fra selve iværksættelsen af virksomheden (forretningshandlinger). Konkrete eksempler på opstartsforberedelser inkluderer indgåelse af lejeaftaler for forretningslokaler, køb af kontormaskiner og inventar samt indgåelse af ansættelseskontrakter med medarbejdere.

Om disse opstartsforberedelseshandlinger juridisk set tilfalder det etablerede selskab, er ikke fastlagt ensartet. Retssager har vist, at handlinger, der “objektivt set er nødvendige som forberedelse til opstart”, og som er foretaget inden for stifterens beføjelser, tilfalder det etablerede selskab. For eksempel, i en retsafgørelse (Oita District Court, 24. marts 1986 (1986)), blev det anerkendt, at en ansættelseskontrakt indgået af et selskab under etablering var afgørende nødvendig for virksomhedens opstart, og det blev besluttet, at den etablerede virksomhed skulle overtage kontraktens stilling.

Men vurderingen af denne nødvendighed er streng. For eksempel vil køb af ejendomme til en pris, der er urimeligt høj i forhold til virksomhedens størrelse, eller ansættelse af et unødvendigt stort antal medarbejdere, som tydeligvis ikke er nødvendige for at starte virksomheden, blive betragtet som handlinger, der overstiger stifterens beføjelser, og vil principielt ikke tilfalde det etablerede selskab. I sådanne tilfælde vil den person, der har udført handlingen, personligt bære ansvaret.

Forretningsaktiviteter under etablering af et selskab i Japan

Forretningsaktiviteter under etablering af et selskab refererer til handlinger, hvor et selskab påbegynder sin planlagte forretning før det er formelt etableret. For eksempel kan et fremstillingsvirksomhed begynde at producere og sælge produkter, eller et konsulentfirma kan indgå konsulentaftaler med kunder og levere tjenester, mens selskabet stadig er under etablering.

Et selskab under etablering har endnu ikke juridisk personlighed og mangler derfor kapaciteten til at være subjekt for forretningsaktiviteter. Derfor betragtes forretningsaktiviteter udført af et selskab under etablering som regel som uautoriserede handlinger, der overstiger stifterens beføjelser, og de tilfalder ikke det etablerede selskab. Selv hvis disse forretningsaktiviteter genererer profit, tilfalder rettighederne og forpligtelserne principielt den person, der udførte handlingen.

Det er dog muligt for det etablerede selskab at ratificere disse forretningsaktiviteter. Ratifikation er en erklæring om vilje til at tilskrive sig effekterne af en juridisk handling, som oprindeligt ikke ville tilfalde en selv. Hvis det passende organ, såsom bestyrelsen, efter selskabets etablering beslutter at påtage sig effekterne af forretningsaktiviteterne, kan de undtagelsesvis tilfalde selskabet. Men dette er en undtagelse, og der er betydelige juridiske risici forbundet med at påbegynde forretningsaktiviteter i etableringsfasen.

Ejendomsovertagelse under japansk selskabsret

Til sidst er der handlingen kendt som “ejendomsovertagelse”, som japansk selskabsret har særlige bestemmelser for. Ifølge artikel 28, punkt 2 i den japanske selskabslov refererer ejendomsovertagelse til “ejendom og dens værdi, som er aftalt overdraget efter et aktieselskabs etablering, samt navnet eller betegnelsen på overdrageren”. Mere konkret er det en kontrakt, hvor initiativtagerne lover at købe bestemte ejendomme (for eksempel fast ejendom eller maskiner) til en bestemt pris fra ejeren efter selskabets etablering.

Denne ejendomsovertagelse ligner forberedende handlinger til åbning, men den juridiske behandling er markant forskellig. Ejendomsovertagelse kan ikke frit foretages efter initiativtagernes personlige skøn; den skal indskrives i vedtægterne for at være gyldig. Dette kaldes en abnorm etableringsbestemmelse i vedtægterne. Ved at indskrive det i vedtægterne, formålet er at afsløre for andre aktionærer og kreditorer, hvilke ejendomme selskabet vil erhverve umiddelbart efter etableringen og hvor meget der vil blive betalt, for at forhindre skade på selskabets aktiver ved en uretfærdig overvurdering af ejendommen.

Hvis en kontrakt om ejendomsovertagelse indgås uden at være nævnt i vedtægterne, vil kontrakten som hovedregel være ugyldig. Selv hvis bestyrelsen godkender kontrakten efter selskabets etablering, kan en ugyldig handling ikke gøres gyldig. I denne henseende har den japanske højesteret i en dom fra den 24. december 1968 (Showa 43) klart afgjort, at ejendomsovertagelse uden vedtægternes nævnelse er ugyldig og ikke kan gøres gyldig ved efterfølgende godkendelse. Derfor, hvis det er besluttet at erhverve bestemte ejendomme efter etableringen, er det nødvendigt at følge proceduren for at indskrive dette i vedtægterne.

Ansvar i forbindelse med etablering af selskab

I processen med at etablere et selskab kan der opstå forskellige juridiske ansvar. Disse ansvar påhviler primært initiativtagerne, men de kan være mangeartede og omfattende. Her vil vi forklare ansvar over for det nystiftede aktieselskab, ansvar over for tredjeparter, som er handelspartnere, samt ansvar for “pseudo-initiativtagere”.

Ansvar over for det nystiftede aktieselskab

Initiativtagerne skal, når de udfører opgaven med at etablere et selskab, handle med den omhu, som en god forvalter bør udvise over for selskabet. Hvis de misligholder denne forpligtelse, pådrager initiativtagerne sig erstatningsansvar over for det etablerede selskab.

Artikel 52, stk. 1 i den japanske selskabslov (Companies Act) fastslår, at hvis initiativtagerne forsømmer deres opgaver i forbindelse med selskabets etablering, er de ansvarlige for at erstatte det tab, som aktieselskabet lider som følge heraf. For eksempel, hvis de har pådraget selskabet unødigt høje etableringsomkostninger eller forårsaget skade gennem upassende forberedelser til åbningen, vil dette være omfattet. Dette ansvar kan ikke fritages uden samtykke fra samtlige aktionærer (Artikel 54, stk. 1 i den japanske selskabslov).

Desuden påtager initiativtagerne sig et særligt ansvar, hvis værdien af de aktiver, der er angivet i vedtægterne ved indskud i naturalier (indskud af andet end penge) eller de ovennævnte aktiver, er væsentligt lavere end deres faktiske værdi. Artikel 52-2, stk. 1 i den japanske selskabslov fastslår, at i sådanne tilfælde er initiativtagerne solidarisk ansvarlige for at betale det manglende beløb til selskabet. Dette er et strengt ansvar for at sikre selskabets kapitalberedskab, og initiativtagerne kan som hovedregel ikke undslippe dette ansvar, selv hvis de kan bevise, at de ikke har forsømt deres opgaver.

Ansvar over for tredjeparter

Initiativtagerne kan også være ansvarlige over for tredjeparter, som er handelspartnere, for handlinger foretaget i forbindelse med selskabets etablering.

Først og fremmest, hvis initiativtagerne har handlet med ond hensigt eller grov uagtsomhed i udførelsen af deres opgaver ved etableringen af selskabet, er de ansvarlige for at erstatte den skade, som tredjeparter lider som følge heraf (Artikel 53, stk. 1 i den japanske selskabslov). For eksempel kan dette omfatte tilfælde, hvor de har præsenteret en falsk forretningsplan for at låne penge fra tredjeparter.

Endnu vigtigere er ansvaret, hvis selskabet ikke bliver stiftet. Hvis etableringsproceduren mislykkes, og selskabet ikke bliver stiftet, skal initiativtagerne solidarisk påtage sig ansvaret for handlinger foretaget i forbindelse med selskabets etablering (Artikel 56 i den japanske selskabslov). For eksempel, hvis en lejeaftale for kontorlokaler er indgået med forudsætningen om selskabets etablering, og selskabet ikke bliver stiftet, bliver alle initiativtagerne parter i lejeaftalen. Desuden skal alle initiativtagerne solidarisk bære omkostningerne for de handlinger, der er foretaget. Dette er en bestemmelse for at beskytte handelspartnerne og viser det tunge ansvar, der følger med at være initiativtager.

Ansvar for pseudo-initiativtagere

Endelig kan personer, der formelt set ikke er initiativtagere, men som reelt har været involveret i etableringen af selskabet, pådrage sig ansvar. Dette kaldes ansvar for “pseudo-initiativtagere”.

Artikel 55 i den japanske selskabslov nævner to tilfælde. Det første er personer, der har accepteret at få deres navn eller firmanavn samt en erklæring om støtte til etableringen af et aktieselskab indskrevet eller registreret i reklamer eller andre dokumenter eller elektroniske optegnelser relateret til udbuddet af aktier ved etableringen af et aktieselskab. For eksempel, hvis en kendt forretningsmand tillader brug af sin kredit i forbindelse med etableringen af et selskab. Det andet tilfælde er personer, der ikke har underskrevet vedtægterne som initiativtagere ved etableringen af et aktieselskab.

Disse personer betragtes som initiativtagere og påtager sig de samme ansvar som tidligere beskrevet (ansvar over for selskabet og ansvar over for tredjeparter). Dette er baseret på den tankegang, at de, der har skabt ekstern kredit i forbindelse med etableringen af et selskab gennem deres navn eller handlinger, bør bære et ansvar, der svarer til denne kredit. Når man er involveret i etableringen af et selskab, er det vigtigt at være opmærksom på, at man kan pådrage sig alvorligt juridisk ansvar, selv hvis man ikke officielt er opført som initiativtager, afhængigt af ens involveringsgrad.

Opsummering

At etablere et selskab er en start fyldt med håb for en ny forretning, men processen indebærer komplekse juridiske spørgsmål, som vi har forklaret i denne artikel. Især kan det være vanskeligt at træffe de rette beslutninger omkring effekten af handlinger og placeringen af ansvar i den overgangsfase, der er ‘selskabet under etablering’, uden specialiseret viden. Handlinger, der går ud over grundlæggernes beføjelser, kan ikke alene pålægge det nystiftede selskab uforudsete byrder, men også indebære en risiko for, at grundlæggerne personligt påtager sig ubegrænset ansvar. Hvis man overser handlinger, der kræver strenge procedurer som overtagelse af aktiver, kan det endda underminere grundlaget for den planlagte forretning. At identificere disse risici på forhånd og håndtere dem korrekt er det første skridt mod en problemfri selskabsetablering og en sund fremtidig drift.

Monolith Advokatfirma har en omfattende track record i at støtte et bredt spektrum af klienter med juridiske spørgsmål, især omkring etableringen af selskaber. Baseret på vores dybdegående forståelse af japansk selskabsret (under japansk selskabsret), analyserer vi potentielle risici i forbindelse med handlinger og ansvar i selskaber under etablering og foreslår de mest optimale løsninger for vores klienter. Vores firma har også flere eksperter, der er kvalificerede udenlandske advokater og engelsktalende, hvilket gør det muligt for os at levere præcis og detaljeret juridisk support uden sprogbarrierer, selv for klienter, der ønsker at udvide deres forretning internationalt. Hvis du har juridiske bekymringer i denne kritiske fase af selskabsetablering, tøv ikke med at konsultere os.