Principper for arbejdstid og fridage i japansk arbejdsret samt overarbejde og arbejde på fridage

I forvaltningen af menneskelige ressourcer, som udgør fundamentet for virksomhedsaktiviteter, er reguleringen af arbejdstid og fridage en af de mest grundlæggende og vigtige elementer. Japansk arbejdsret, især den Japanske Arbejdsstandardlov, fastsætter strenge principper for arbejdstid og fridage for at beskytte arbejdstageres sundhed og velfærd. Disse regler kan ikke frit fastsættes gennem interne virksomhedsregler eller aftaler mellem parterne, men skal overholde de øvre grænser og procedurer, som loven foreskriver, og alle virksomheder er forpligtede til at følge dem. Som hovedregel er det forbudt ved lov at beskæftige arbejdere ud over den lovmæssige arbejdstid eller på lovmæssige fridage, og overtrædelser kan medføre straf. For at undtage fra dette forbud og lovligt beordre overarbejde eller arbejde på fridage, skal der indgås en særlig arbejdsgiver- og arbejdstageraftale kendt som en “36-aftale” og anmeldes til de administrative myndigheder gennem en streng procedure. I denne artikel vil vi først klarlægge definitionen af “arbejdstid” i henhold til japansk lovgivning gennem retspraksis og derefter forklare de grundlæggende principper for arbejdstid og fridage. Derefter vil vi gå i dybden med rammerne for overarbejde og arbejde på fridage baseret på 36-aftalen og de dertil hørende forpligtelser til at betale overarbejdsbetaling. Til sidst vil vi undersøge den strenge status for “ledere og tilsynsførende”, som er en vigtig undtagelse fra disse principper, sammen med retspraksis. En nøjagtig forståelse og overholdelse af disse regler er afgørende for at sikre compliance og opbygge sunde arbejdsgiver- og arbejdstagerrelationer.  

Definitionen af ‘arbejdstid’ i henhold til japansk lovgivning

For at forstå japansk arbejdsret er det yderst vigtigt først at få et klart billede af, hvordan ‘arbejdstid’ juridisk defineres. Dette skyldes, at spørgsmålet om, hvorvidt en periode betragtes som arbejdstid, er grundlaget for forpligtelsen til at betale løn, især beregningen af overarbejdsbetaling. Japans højesteret har konsekvent fastslået, at ‘arbejdstid’ ikke bestemmes af det, der er aftalt i ansættelseskontrakten eller arbejdsreglementet, men snarere er den tid, “hvor arbejdstageren er under arbejdsgiverens instruktion og kommando”, bedømt objektivt. Begrebet ‘under instruktion og kommando’ inkluderer ikke kun udtrykkelige instrukser, men også implicitte instrukser eller situationer, hvor en bestemt handling er påkrævet, hvilket betyder, at virksomheder kan risikere at have en bredere definition af arbejdstid end forventet.

Der er to vigtige retsafgørelser, der konkret illustrerer dette kriterium. Den første er sagen om forberedelsesaktiviteter hos Mitsubishi Heavy Industries’ skibsværft i Nagasaki (Højesteretsdom af 9. marts 2000). I denne sag blev det diskuteret, om tiden brugt af skibsværftets ansatte på at iføre sig tildelt arbejdstøj og sikkerhedsudstyr i omklædningsrummet før arbejdsdagens start, og tiden det tog at bevæge sig til arbejdspladsen, skulle betragtes som arbejdstid. Højesteretten afgjorde, at eftersom virksomheden havde pålagt brugen af arbejdstøj osv. af sikkerheds- og sundhedsmæssige årsager og havde instrueret, at dette skulle gøres på et bestemt sted inden for virksomhedens område, kunne disse aktiviteter vurderes som værende under arbejdsgiverens instruktion og kommando. Med andre ord, selvom aktiviteterne ikke er selve arbejdet, men forberedelser, der er afgørende for at kunne udføre arbejdet, og tiden er begrænset både sted- og tidsmæssigt af virksomhedens instrukser, betragtes det som juridisk arbejdstid.

Den anden er sagen om ventetid (håndteringstid) hos Daiboshi Building Management (Højesteretsdom af 28. februar 2002). I denne sag blev det debatteret, om den hviletid, der var indlagt i en 24-timers vagt for ansatte i bygningsfacilitetsstyring, skulle betragtes som arbejdstid. De ansatte blev beordret til at vente i hvilerummet og var forpligtet til at reagere øjeblikkeligt, hvis en alarm gik af eller der kom et nødopkald. Højesteretten konkluderede, at under sådanne omstændigheder, selvom de ansatte faktisk kunne sove, da der ikke skete noget, var de ikke “fuldstændigt frigjort fra arbejde”, og derfor var de under arbejdsgiverens instruktion og kommando. Med andre ord, den tid, hvor de ansatte står til rådighed for at kunne påtage sig arbejde når som helst, selvom det er betegnet som ‘pause’ eller ‘hvile’, betragtes juridisk som arbejdstid.

Som disse retsafgørelser klart viser, afgøres anerkendelsen af arbejdstid ikke ud fra formelle betegnelser eller kontraktindhold, men objektivt ud fra, om arbejdstageren faktisk er under arbejdsgiverens kontrol og har begrænset frihed til at handle. Dette antyder, at virksomheder, selv uden hensigt, kan skabe ‘skjult arbejdstid’, hvilket indebærer en risiko for krav om ubetalt løn.

Arbejdstid og fridage efter japanske principper

Den japanske arbejdstidslovgivning, specifikt Arbejdsstandardloven, fastsætter to grundlæggende principper for arbejdstid og fridage som minimumsstandarder. Disse principper gælder for alle virksomheder, uanset størrelse og branche.

Først og fremmest er der en øvre grænse for arbejdstiden. Artikel 32 i den japanske Arbejdsstandardlov foreskriver, at arbejdsgivere ikke må lade deres ansatte arbejde mere end 40 timer om ugen, eksklusiv pausetid, og ikke mere end 8 timer om dagen. Dette kaldes “den lovmæssige arbejdstid”, og arbejde ud over denne grænse er principielt ulovligt. Denne dobbelte grænse på “8 timer om dagen og 40 timer om ugen” er streng og tillader ikke overskridelse af nogen af delene.

For det andet er der pligten til at give fridage. Artikel 35 i den japanske Arbejdsstandardlov fastslår, at arbejdsgivere skal give deres ansatte mindst én fridag om ugen. Dette er princippet om ugentlig hvile. Som en undtagelse tillader samme paragrafs andet afsnit at give “mindst fire fridage over en fireugers periode”, men dette er kun for at imødekomme uregelmæssige arbejdstider, og hovedreglen er en fridag om ugen. Her refererer “fridag” til en kalenderdag (24 timer fra midnat til midnat), hvor arbejdstageren er fuldstændig fritaget for arbejdspligter.

Principperne om lovmæssig arbejdstid og lovmæssige fridage har vigtige konsekvenser i praksis. For eksempel, hvis en virksomhed har fastsat en daglig arbejdstid på 8 timer, vil en arbejdsuge på 5 dage resultere i 40 timer (8 timer x 5 dage), hvilket er grænsen for den lovmæssige arbejdstid. Hvis man arbejder en sjette dag, overtræder man reglen om 40 timer om ugen. Derfor må virksomheder, der anvender en 8-timers arbejdsdag, faktisk indføre to fridage om ugen for at overholde både princippet om ugentlig hvile (én fridag om ugen) og 40-timers reglen.

Disse to fridage har forskellig juridisk karakter. Den ene er en “lovbestemt fridag” pålagt af artikel 35 i den japanske Arbejdsstandardlov, mens den anden er en “planlagt fridag” (fridag ud over det lovmæssige), som virksomheden fastsætter frivilligt. Denne forskel er yderst vigtig, når det kommer til beregning af overarbejdsbetaling. Arbejde på en lovbestemt fridag betragtes som “helligdagsarbejde” og kræver en overarbejdsbetaling på mindst 35%. På den anden side, når der arbejdes på en planlagt fridag, betragtes det arbejde, der overstiger de 40 lovmæssige arbejdstimer om ugen, som “overtidsarbejde”, hvilket kræver en overarbejdsbetaling på mindst 25%. Derfor er det afgørende, ud fra et perspektiv om arbejds- og omkostningsstyring, at virksomhedens arbejdsregler klart definerer, hvilken ugedag der er den lovbestemte fridag.

Arbejde ud over grænserne: Overtids- og helligdagsarbejde ifølge den japanske 36-aftale

I Japan er de lovmæssige arbejdstider fastsat af den Japanske Arbejdsstandardlov (8 timer om dagen og 40 timer om ugen) samt principperne for lovfæstede fridage ikke absolutte. Det er muligt at arbejde ud over disse grænser gennem specifikke juridiske procedurer. Det principielle grundlag for overtid og arbejde på fridage er arbejdstager-arbejdsgiveraftaler i henhold til artikel 36 i Arbejdsstandardloven (almindeligvis kendt som “36-aftalen” eller “saburoku kyoutei”). Dog i tilfælde af nødsituationer som katastrofer (Arbejdsstandardlovens artikel 33) er det muligt at arbejde ud over disse grænser med tilladelse eller efterfølgende anmeldelse.

At pålægge arbejde ud over de lovmæssige arbejdstider eller på lovfæstede fridage uden at indgå en 36-aftale er ulovligt, selv hvis arbejdstageren har givet sit samtykke, og det kan medføre straf. For at en 36-aftale skal være gyldig, skal der først indgås en skriftlig aftale mellem arbejdsgiveren og enten en arbejdstagerforening, der repræsenterer flertallet af arbejdstagerne på arbejdspladsen, eller, hvis en sådan forening ikke findes, en repræsentant for flertallet af arbejdstagerne. Det mest afgørende skridt er derefter at indberette den indgåede aftale til den lokale arbejdsstandardinspektion. Denne anmeldelse er et krav for at 36-aftalen skal have juridisk effekt, og kun efter at have indgået en 36-aftale og anmeldt den til den relevante arbejdsstandardinspektion, er det muligt at arbejde overtid og på fridage.

Selv når en 36-aftale er indgået, er der ingen ubegrænset tilladelse til overarbejde. Loven fastsætter strenge grænser for overarbejde. Som en generel regel er grænsen for overarbejde 45 timer om måneden og 360 timer om året.  

Imidlertid kan der i tilfælde af uforudsete og pludselige stigninger i arbejdsmængden eller andre særlige midlertidige omstændigheder indgås en “36-aftale med særlige bestemmelser”, der gør det muligt at overskride disse grænser. Disse “særlige midlertidige omstændigheder” kan ikke være abstrakte grunde som “når det er nødvendigt af forretningsmæssige årsager”, men skal være konkrete og midlertidige, som for eksempel pludselige ændringer i specifikationer eller håndtering af store klager.  

Selv når særlige bestemmelser anvendes, fastsætter loven følgende absolutte grænser, som ikke må overskrides (med tilhørende straffe):

1. Overtidsarbejde skal være inden for 720 timer om året.  
2. Summen af overarbejde og arbejde på fridage skal være mindre end 100 timer om måneden.  
3. Summen af overarbejde og arbejde på fridage skal i gennemsnit være inden for 80 timer om måneden over perioder på 2, 3, 4, 5 eller 6 måneder.  
4. Overtidsarbejde, der overstiger 45 timer om måneden, er kun tilladt i op til 6 måneder om året.  

Især den tredje begrænsning, “et gennemsnit på højst 80 timer over flere måneder”, fungerer som et kraftfuldt værktøj til at begrænse kontinuerligt overarbejde i virksomheder. For eksempel, hvis summen af overarbejde og arbejde på fridage når 99 timer i en måned (lige under grænsen på 100 timer), kan den samlede tid den følgende måned ikke overstige 61 timer ((99 timer + 61 timer) ÷ 2 måneder = 80 timer). På denne måde, hvis der er en måned med en midlertidig stigning i arbejdstiden, skal virksomheden reducere arbejdstiden betydeligt i de efterfølgende måneder, og det kræves, at virksomhederne ikke kun registrerer arbejdstiden, men også planlægger fremtidig arbejdstid på en velovervejet måde.

Økonomiske omkostninger: Overarbejdsbetaling

Virksomheder har pligt til at betale overarbejdsbetaling (premium pay) ud over den normale løn for arbejde, der overstiger de lovmæssige arbejdstimer, arbejde på lovmæssige fridage eller natarbejde. Denne forpligtelse er fastsat i artikel 37 i den japanske arbejdsstandardlov, og det er en vigtig regulering, der har direkte indflydelse på virksomhedens finanser.

Overarbejdsbetalingens sats varierer afhængigt af arbejdets art.

• Overarbejde: For arbejde, der overstiger de lovmæssige arbejdstimer (8 timer om dagen eller 40 timer om ugen), skal der betales en overarbejdsbetaling på mindst 25% over den normale løn.
• Overarbejde ud over 60 timer om måneden: For den del af overarbejdet, der overstiger 60 timer om måneden, hæves overarbejdsbetalingen til mindst 50%. Denne regulering er gældende for alle virksomheder, inklusive små og mellemstore virksomheder, fra den 1. april 2023.
• Arbejde på fridage: For arbejde på de lovmæssige fridage, som er fastsat i artikel 35 i den japanske arbejdsstandardlov, er der krav om en overarbejdsbetaling på mindst 35%. Dette er forskelligt fra det tidligere nævnte arbejde på ikke-lovmæssige fridage.
• Natarbejde: For arbejde mellem kl. 22 og kl. 5 skal der betales en overarbejdsbetaling på mindst 25% (nattillæg).

Disse overarbejdsbetalingssatser kan anvendes kumulativt. For eksempel, hvis der arbejdes overarbejde i nattetimerne ud over de lovmæssige arbejdstimer, skal der betales en samlet overarbejdsbetaling på mindst 50% (25% for overarbejde plus 25% for natarbejde). Ligeledes, hvis der arbejdes natarbejde på en lovmæssig fridag, bliver overarbejdsbetalingen mindst 60% (35% for arbejde på fridage plus 25% for natarbejde).

Grundlaget for beregningen af disse overarbejdsbetalinger er den enkelte arbejders normale løn for arbejdstimer eller arbejdsdage. Dog er det tilladt at udelukke visse typer af løn, som er fastsat i artikel 21 i de japanske arbejdsstandardlovs gennemførelsesregler, fra denne grundløn. De lønninger, der kan udelukkes, er begrænset til dem, der betales på grundlag af arbejderens personlige omstændigheder, og omfatter specifikt følgende:

• Familiestøtte
• Pendlerstøtte
• Separationsstøtte
• Børneuddannelsesstøtte
• Boligstøtte
• Lejlighedsvist betalt løn
• Løn betalt for perioder, der overstiger en måned (såsom bonusser)

Men om disse tillæg kan udelukkes eller ej, afgøres ikke af deres navn, men af deres substans. For eksempel, selvom det hedder “boligstøtte”, hvis det betales som et ens beløb til alle medarbejdere, anses det ikke for at være relateret til personlige omstændigheder, og det kan derfor ikke udelukkes fra grundlønnen.

Nedenfor opsummeres overarbejdsbetalingssatserne.

Denne overarbejdsbetaling, især den høje sats på 50% for arbejde, der overstiger 60 timer om måneden, afspejler ikke kun en regel for lønberegning, men også en politisk intention om at økonomisk begrænse langvarigt arbejde i virksomheder og beskytte arbejdstagernes sundhed.

Vigtig undtagelse: “Ledende tilsynsførende”

De strenge regler om arbejdstid, pauser og fridage, som vi har diskuteret indtil nu, har en vigtig undtagelse fastsat i artikel 41 i den japanske arbejdsstandardlov. Denne artikel fastslår, at bestemmelserne om arbejdstid, pauser og fridage ikke gælder for personer i en stilling med tilsyns- eller ledelsesansvar (herefter “ledende tilsynsførende”). Dette betyder, at virksomheder ikke er forpligtede til at betale overarbejds- eller fridagsbetaling til medarbejdere, der falder ind under denne kategori.

Men afgørelsen om, hvorvidt en medarbejder kvalificerer sig som en “ledende tilsynsførende”, er ikke baseret på den formelle jobtitel, som virksomheden har tildelt (for eksempel “afdelingsleder” eller “sektionsleder”), men snarere på en streng vurdering af medarbejderens faktiske arbejdsindhold, ansvar og beføjelser samt arbejdsmønstre. Japanske domstole har en tendens til at fortolke denne undtagelsesbestemmelse meget begrænset og tillader ikke en letfærdig anvendelse af den. Gennem administrativ fortolkning og en række retsafgørelser er det blevet fastslået, at for at blive anerkendt som en “ledende tilsynsførende”, skal følgende tre kriterier alle være opfyldt:

1. En væsentlig jobfunktion, ansvar og beføjelser, der er integreret med ledelsen: Medarbejderen skal have vigtige beføjelser inden for virksomhedens personaleledelse, såsom ansættelse, afskedigelse, personalevurdering og fastsættelse af arbejdsvilkår, og være dybt involveret i ledelsens beslutningstagning. Det er ikke nok blot at have underordnede; medarbejderen skal have tilstrækkelig autoritet til at blive betragtet som en del af ledelsen, såsom at kunne fastsætte afdelingens politik efter eget skøn.
2. En arbejdsform, der ikke er underlagt streng kontrol med arbejdstiden: Medarbejderen skal have betydelig skønsmæssig beføjelse over egne arbejdstider og måden, hvorpå arbejdet udføres. Hvis virksomheden strengt kontrollerer ankomst- og afgangstider, eller hvis lønnen reduceres på grund af forsinkelser eller tidlig afgang, anses medarbejderen ikke for at være en “ledende tilsynsførende”. Det er afgørende, at medarbejderen er i en position, hvor arbejdstiden kan justeres fleksibelt efter eget skøn på grund af forretningsmæssige behov.
3. En kompensation, der passer til stillingen: Den samlede løn, inklusive grundløn og stillingstillæg, skal være fordelagtig i forhold til almindelige medarbejdere og passende for de vigtige jobfunktioner. Hvis behandlingen ikke er tilstrækkelig til at kompensere for manglende overarbejdsbetaling, er det ikke tilstrækkeligt. Hvis den faktiske arbejdstid resulterer i en timeløn, der er lavere end for almindelige medarbejdere eller deltidsmedarbejdere, bliver dette et afgørende element, der kan afvise status som “ledende tilsynsførende”.

Et eksempel på en retsafgørelse, der symboliserer denne strenge standard, er sagen om Japan McDonald’s (Tokyo District Court, 28. januar 2008). I denne sag fastslog retten, at selvom restaurantchefen havde visse beføjelser i forbindelse med driften af butikken, var han ikke involveret i beslutningerne om virksomhedens overordnede ledelsespolitik, og hans skøn over arbejdstiden var begrænset, da han måtte træde til under personalemangel. Desuden blev hans løn ikke betragtet som tilstrækkelig for en “ledende tilsynsførende”, og derfor blev han ikke anset for at falde ind under denne kategori.

Som sådan er undtagelsen for “ledende tilsynsførende” et af de mest konfliktfyldte områder i japansk arbejdsret. Det såkaldte “titulære ledelsespersonale”, hvor man blot tildeler en ledelsesmæssig titel for at undgå betaling af overarbejdsbetaling, anerkendes ikke juridisk og kan senere føre til en betydelig risiko for at skulle betale store beløb i ubetalt løn.

Desuden, selv hvis en medarbejder retmæssigt anerkendes som en “ledende tilsynsførende”, er der ingen undtagelse fra forpligtelsen til at betale tillæg for natarbejde (fra kl. 22.00 til kl. 05.00). Ligeledes er retten til at tage betalt årlig ferie sikret på samme måde som for almindelige arbejdere.

Konklusion

Som beskrevet i denne artikel, er reguleringen af arbejdstid og fridage under japansk arbejdsret en grundpille i virksomheders personaleadministration, og reglerne er yderst strenge. Den juridiske definition af ‘arbejdstid’ baseres ikke på kontrakter, men på objektive realiteter, og der er som hovedregel en øvre grænse på ‘8 timer om dagen og 40 timer om ugen’. Overtidsarbejde og arbejde på fridage, der overstiger denne grænse, er kun muligt, hvis der foreligger en korrekt indgået og anmeldt 36-aftale (saburoku kyoutei), og selv i disse tilfælde kan man ikke overskride de absolutte maksimumstimer fastsat ved lov. Desuden er der krav om betaling af løn med et lovbestemt tillæg for sådant arbejde. Der findes en undtagelse for ‘ledere og tilsynsførende’, men anvendelsesområdet for denne undtagelse er meget snævert fortolket i retspraksis, og en letfærdig anvendelse kan medføre store juridiske risici. En præcis forståelse og overholdelse af disse regler er en grundlæggende forpligtelse for at drive forretning i Japan og er afgørende ud fra et compliance-ledelsesperspektiv.

Monolith Advokatfirma har en omfattende track record i at yde juridisk rådgivning og konflikthåndtering i relation til arbejdstid og fridage for et stort antal klienter i Japan. Vores firma beskæftiger flere eksperter, der ikke kun er kvalificerede som japanske advokater, men også har juridiske kvalifikationer fra andre lande og taler engelsk, hvilket gør det muligt for os at håndtere de unikke udfordringer, som virksomheder med international forretning står overfor. Vi tilbyder præcis og praktisk support til alle henvendelser vedrørende komplekse japanske arbejdsretlige reguleringer, herunder opbygning af arbejdstidsstyringssystemer, korrekt anvendelse af 36-aftaler og vurdering af, hvem der er ‘ledere og tilsynsførende’.