Tjekpunkter ved udarbejdelse af grundlæggende kontrakter for personaleformidling

Når virksomheder ansætter medarbejdere, er der ud over at udgive jobannoncer i virksomheden selv også muligheden for at modtage kandidatintroduktioner fra rekrutteringsbureauer. Ved at anmode om et rekrutteringsbureau, kan virksomhedens ønsker blive forstået mere detaljeret, hvilket gør det muligt at finde talenter, der passer bedre til virksomheden.

På grund af disse fordele, tror vi, at mange virksomheder har overvejet at bruge rekrutteringstjenester.

Imidlertid er der bestemmelser, som man skal være opmærksom på, der er specifikke for rekruttering i ‘Grundlæggende rekrutteringsaftale’, som vil blive indgået med rekrutteringsbureauet, når man bruger rekrutteringstjenester.

I denne artikel vil vi forklare de punkter, du skal tjekke, når du opretter en grundlæggende rekrutteringsaftale.

Hvad er rekrutteringsvirksomhed?

Generelt er der følgende ulemper ved at virksomheder, der har brug for personale, selv udgiver jobannoncer:

1. Der kommer ansøgninger fra kandidater, der ikke opfylder virksomhedens ønskede betingelser
2. Det er svært at håndtere, hvis der kommer et stort antal ansøgninger
3. Det kan ikke bruges, hvis virksomheden ønsker at skjule, at den rekrutterer personale
4. Det er ikke muligt at appellere til kandidater, der ikke er særligt interesserede i at skifte job

En rekrutteringsvirksomhed (rekrutteringsservice) er en service, der introducerer kandidater til virksomheder, der rekrutterer personale, for at overvinde disse ulemper.

Rekrutteringsvirksomheder starter typisk med at gennemføre en detaljeret høring om det personale, som virksomheden har brug for, og introducerer derefter virksomheden til kandidater, der overvejer at skifte job.

Der er tre hovedtyper af rekrutteringsvirksomheder, afhængigt af metoden til rekruttering:

① Registreringstype

Registreringstypen, også kendt som den generelle type, er den mest almindelige type rekrutteringsvirksomhed.

Denne metode introducerer kandidater, der er registreret hos rekrutteringsvirksomheden, til virksomheder. Det er en fordel for virksomheder, at der ikke er nogen initialomkostninger, men det kan være svært at håndtere kandidater med specialiseret viden eller særlige færdigheder.

② Søgetype

Søgetypen, også kendt som headhunting-typen, søger efter kandidater, der opfylder virksomhedens ønskede betingelser, ved hjælp af alle mulige midler, ikke kun kandidater, der er registreret i rekrutteringsvirksomhedens database, men også SNS og personlige kontakter.

Det er muligt at finde kandidater, der opfylder strenge eller specielle betingelser, men succesgebyret er ofte højere end for registreringstypen, og der kan også være initialomkostninger, såsom et opstartsgebyr.

③ Genansættelsesstøttetype

Genansættelsesstøttetypen, også kendt som outplacement-typen, introducerer medarbejdere fra virksomheder, der ønsker at reducere deres personale på grund af nedskæringer eller forretningsnedskæring, til andre virksomheder.

Denne type er omkostningseffektiv for virksomheder, der modtager introduktioner, da virksomheder, der ønsker at reducere deres personale, betaler omkostningerne. Dog er antallet og typen af personale begrænset.

Der er fordele og ulemper ved hver type rekruttering, men generelt kan følgende fordele nævnes ved at bruge en rekrutteringsservice:

Virksomheden kan få introduceret kun kandidater, der opfylder dens ønskede betingelser

Når du bruger en rekrutteringsservice, vil rekrutteringsvirksomheden forstå virksomhedens ønsker i detaljer.

For eksempel, virksomheden ønsker en kandidat, der ikke har skiftet job mange gange, en person med en speciel kvalifikation, eller en person, der har erfaring med en bestemt type arbejde.

Det kan være svært at skrive disse detaljerede betingelser i en jobannonce, der kan ses af et ubestemt antal mennesker, men hvis du anmoder om en rekrutteringsvirksomhed, kan du få støtte til selv de mindste detaljer.

Desuden er det normalt, at virksomhedens ønskede betingelser kun offentliggøres for kandidater, så du behøver ikke bekymre dig om, at betingelserne for jobbet bliver set af irrelevante tredjeparter.

Der er ingen risiko for, at et stort antal ansøgninger vil strømme ind

Ved at bruge en rekrutteringsservice kan du få introduceret kun kandidater, der opfylder virksomhedens ønskede betingelser, hvilket løser problemet med, at et stort antal ansøgninger kan overvælde HR-afdelingen, hvilket ofte sker, når du udgiver en jobannonce.

Desuden, når det er nødvendigt at afvise en ansøgning fra en kandidat, vil rekrutteringsvirksomhedens repræsentant afvise den på en måde, der ikke skaber konflikt på virksomhedens vegne, hvilket reducerer virksomhedens byrde.

Virksomheden kan holde det hemmeligt, at den rekrutterer personale

Hvis formålet med at bruge en rekrutteringsservice er at rekruttere personale til et nyt projekt, kan virksomheden ønske at holde det hemmeligt, at den rekrutterer personale.

Jo mere et projekt kan påvirke virksomhedens skæbne, jo mere kan det skade virksomhedens fortjeneste, hvis det bliver kendt af konkurrerende virksomheder, at virksomheden rekrutterer personale i stor stil.

Virksomheden kan appellere til personer, der ikke er særligt interesserede i at skifte job

En stor forskel mellem at udgive en jobannonce selv og at bruge en rekrutteringsservice er, at du kan nærme dig individuelle kandidater gennem en repræsentant for rekrutteringsvirksomheden.

Blandt dem, der er registreret hos rekrutteringsvirksomheden, er der mange, der er tilfredse med det firma, de er ansat i, og ikke nødvendigvis ønsker at skifte job med det samme, men som er registreret for at indsamle information.

Disse personer er ofte højt vurderede og dygtige medarbejdere i deres nuværende virksomheder, og de vil sjældent ansøge om et job, selvom du udgiver en jobannonce.

Ved at bruge en rekrutteringsservice kan du nærme dig disse dygtige personer på en “one-to-one” basis.

At kunne finde personale, der ikke kommer ud på jobmarkedet, kan siges at være en stor fordel ved at bruge en rekrutteringsservice.

Forskellen mellem rekruttering og vikarbureauer

Når virksomheder søger efter folk til at arbejde for dem, er det også en mulighed at bruge vikarbureauer.

I rekruttering fungerer rekrutteringsfirmaet strengt taget som en mægler, og det er virksomheden og kandidaten, der indgår den faktiske ansættelseskontrakt.

I modsætning hertil er det vikarbureauet og arbejdstageren, der indgår ansættelseskontrakten i tilfælde af vikararbejde.

Derfor kan man sige, at vikararbejde og rekruttering er meget forskellige systemer, også juridisk set. For mere detaljeret forklaring om punkterne ved oprettelse af en grundlæggende kontrakt for udsendelse af arbejdstagere, se artiklen nedenfor.

https://monolith.law/corporate/worker-dispatch-contract[ja]

Tjekpunkter for grundlæggende kontrakt om rekruttering

Når man bruger rekrutteringstjenester, er det almindeligt at indgå en grundlæggende kontrakt om rekruttering. Der er dog flere klausuler i denne kontrakt, som man skal være særligt opmærksom på, da de er specifikke for rekruttering.

I det følgende vil vi introducere tjekpunkterne for den grundlæggende kontrakt om rekruttering, sammen med konkrete eksempler på klausuler.

Det skal bemærkes, at det som hovedregel kræver en tilladelse til betalt jobformidling for at drive en rekrutteringsvirksomhed.

Det er derfor vigtigt at bekræfte, om rekrutteringsfirmaet har opnået denne tilladelse, før du anmoder om deres tjenester.

For mere information om tilladelse til betalt jobformidling, se artiklen nedenfor.

https://monolith.law/corporate/paid-site-job-permission[ja]

Punkt 1. Indhold af tjenesteydelsen

Paragraf 〇 (Indhold af tjenesteydelsen)
A (virksomheden, der søger personale) uddelegerer til B (rekrutteringsfirmaet) opgaven med at introducere kandidater, der opfylder de ansættelsesbetingelser, som A specificerer separat (herefter benævnt “denne tjeneste”), og B accepterer dette.

※ ‘A’ henviser til virksomheden, der søger personale, og ‘B’ henviser til rekrutteringsfirmaet (samme gælder fremover).

En grundlæggende rekrutteringsaftale er en tjenesteydelsesaftale, hvor en virksomhed, der søger personale, uddelegerer “rekrutteringstjenesten” til et rekrutteringsfirma.

Derfor er det nødvendigt at fastlægge indholdet af den tjeneste, der skal uddelegeres, i kontrakten. Dog er en grundlæggende rekrutteringskontrakt netop en “grundlæggende kontrakt”, så det, der normalt fastlægges som indholdet af tjenesten, er abstrakte formuleringer som i klausuleksemplet.

Derfor vil virksomheden specificere til rekrutteringsfirmaet hver gang, hvad for en type kandidat de ønsker, når det kommer til specifikke detaljer.

Udtrykket “som A specificerer separat” i klausuleksemplet henviser til denne individuelle, specifikke angivelse.

Punkt 2. Honorar for rekruttering

Det er nødvendigt at fastsætte i rekrutteringsgrundkontrakten, hvad virksomheder, der rekrutterer, skal betale for at bruge rekrutteringstjenester (honorar for rekrutteringsarbejde).

Artikel X (Honorar)
1. Hvis virksomhed B indgår en ansættelseskontrakt med den kandidat, de har introduceret, og denne kandidat begynder at arbejde hos virksomhed A, skal virksomhed A betale et honorar for denne service til virksomhed B.
2. Honoraret, som er fastsat i den foregående paragraf, skal være X% (eksklusive forbrugsskat) af den teoretiske årlige indkomst for den kandidat, som virksomhed B har introduceret.
3. Den teoretiske årlige indkomst, som er fastsat i den foregående paragraf, skal være det beløb, der svarer til 12 måneders løn (inklusive grundløn, bonusser, diverse tillæg og fast overarbejdsbetaling), som den kandidat, som virksomhed B har introduceret, forventes at modtage i det år, de er ansat.

De vigtigste punkter i klausulen om honorar for tjenesteydelser er følgende to punkter:

• Betingelserne for at honoraret opstår
• Beregningen af honoraret

Markedsprisen for rekrutteringshonorarer er “30-35% af den teoretiske årlige indkomst, som er aftalt mellem rekrutteringsvirksomheden og den ansatte”. I tilfælde af specialiserede professionelle og lederstillinger kan det være sat højere, som “40% af den teoretiske årlige indkomst”.

Vi vil forklare mere detaljeret om “beregningen af honoraret” nedenfor.

Betingelserne for at honoraret opstår

Rekrutteringsfirmaer er for det meste resultatbaserede, så det er almindeligt, at der ikke er nogen initial omkostninger.

Den første paragraf i klausuleksemplet fastsætter betingelserne for, at honoraret opstår. I klausuleksemplet er det ikke kun indgåelsen af en ansættelseskontrakt med kandidaten, men også det faktum, at de faktisk er begyndt at arbejde, der er en betingelse for, at honoraret opstår.

Dette skyldes, at der kan opstå situationer, hvor kandidaten, selvom de har vist en intention om at blive ansat, trækker sig fra at skifte job på grund af stærk tilbageholdelse fra deres nuværende virksomhed i perioden mellem indgåelsen af ansættelseskontrakten og starten på arbejdet.

Hvis du skal betale honoraret, når du indgår en ansættelseskontrakt med kandidaten, kan betalingen af honoraret blive spildt på grund af efterfølgende omstændigheder, som virksomheden, der har ansat dem, ikke kender til, hvilket kan sætte dem i en meget ustabil position. Dette er en meget vigtig klausul.

Beregningen af honoraret

Den anden og tredje paragraf i klausuleksemplet fastsætter beregningen af honoraret.

I kontrakter om rekruttering er det almindeligt at bruge konceptet “teoretisk årlig indkomst” som metode til beregning af honoraret. Den teoretiske årlige indkomst er den forventede årlige indkomst, som den ansatte vil modtage, hvis de er ansat i rekrutteringsvirksomheden fra begyndelsen til slutningen af året.

Den teoretiske årlige indkomst inkluderer normalt grundløn, diverse tillæg og bonusser.

Med hensyn til overarbejdsbetaling er der en tankegang om, at “det kan inkluderes som gennemsnitlig overarbejdsbetaling, eller det kan kun inkluderes i tilfælde af fast overarbejdsbetaling”, så det er nødvendigt at tjekke det på forhånd.

Desuden er den årlige indkomst for det første år efter ansættelsen fastsat, og hvis der er mange variable lønninger, der ændrer sig afhængigt af arbejdets indhold og mængde, såsom nattetillæg og overarbejdstillæg, beregnes det ved hjælp af virksomhedens gennemsnitlige årlige indkomst.

For eksempel, hvis den teoretiske årlige indkomst er 30.000 kr. pr. måned + 2 måneders bonus, bliver den teoretiske årlige indkomst [30.000 kr. pr. måned x 14 måneder = 420.000 kr. pr. år], men den faktiske årlige indkomst varierer afhængigt af ansættelsesdatoen, da virksomheder har bonusvurderingsperioder og ansættelseskrav på udbetalingsdagen.

Imidlertid er den teoretiske årlige indkomst ikke et juridisk defineret koncept, så hvis du bruger den teoretiske årlige indkomst som grundlag for beregning af honoraret, skal du altid fastsætte den specifikke metode til beregning af den teoretiske årlige indkomst, som det er angivet i den tredje paragraf i klausuleksemplet.

Desuden kan der i nogle rekrutteringsfirmaer være fastsat gebyrer for valgfrie tjenester ud over rekrutteringsarbejdet.

Uanset hvad, da rekrutteringshonorarer ofte er høje, er det vigtigt at overveje på forhånd, om honoraret og gebyrerne er overkommelige, under hensyntagen til virksomhedens finansielle situation.

Punkt 3. Tilbagebetaling af honorar ved opsigelse inden for en bestemt periode

Artikel X (Tilbagebetaling af honorar)
Hvis den person, som B har introduceret, fratræder hos A inden for den periode, der er fastsat nedenfor, uanset om det er A’s ansvar eller ej, skal B tilbagebetale en del af det allerede modtagne honorar til A som følger:
1. Hvis personen fratræder inden for en måned efter ansættelsen, skal B tilbagebetale 70% af det modtagne honorar
2. Hvis personen fratræder efter mere end en måned, men inden for tre måneder, skal B tilbagebetale 30% af det modtagne honorar

I standardkontrakten for rekruttering er der ofte en klausul, der angiver, at en del af honoraret vil blive tilbagebetalt, hvis den ansatte, der er blevet ansat gennem introduktion, fratræder inden for en bestemt periode efter ansættelsen.

Da honoraret for rekruttering ofte er højt, vil det være en stor økonomisk tab for virksomheden, hvis den ansatte forlader virksomheden, før de kan udnytte deres evner, selvom honoraret er blevet betalt.

Derfor er det vigtigt for virksomheder, der rekrutterer personale, at sikre, at der er en klausul om tilbagebetaling af honorar ved opsigelse inden for en bestemt periode i kontrakten.

Det er vigtigt at bemærke, at den periode, der er berettiget til tilbagebetaling, og den procentdel af honoraret, der skal tilbagebetales, kan variere lidt afhængigt af rekrutteringsfirmaet.

Punkt 4. Forbud mod direkte handel

Artikel X (Forbud mod direkte handel)
1. Part A må ikke tage direkte kontakt til det personale, som Part B har introduceret, uden forudgående godkendelse fra Part B. Dog gælder dette ikke, hvis der er gået et år siden Part B introducerede det pågældende personale til Part A.
2. Hvis Part A overtræder bestemmelsen i det foregående afsnit, kan Part B, udover den betaling, som Part B skulle have modtaget, hvis Part A havde ansat det pågældende personale, kræve en konventionalbod på 10% af den pågældende betaling.

Rekrutteringsvirksomheder er tjenester, der matcher virksomheder, der søger personale, med jobsøgende.

Derfor er det et stort problem, der kan ryste grundlaget for en rekrutteringsvirksomheds forretning, hvis en virksomhed handler direkte med det personale, som rekrutteringsvirksomheden har introduceret, og rekrutteringsvirksomheden derfor ikke modtager betaling.

For at undgå en sådan situation er det normalt i rekrutteringskontrakter, at virksomheden og den jobsøgende ikke kan tage direkte kontakt, før en ansættelseskontrakt er indgået. Der kan også være bestemmelser, der kræver “forudgående godkendelse”, som i eksemplet ovenfor.

For at give forbuddet mod direkte handel effekt, er det almindeligt at fastsætte en straf, som det er angivet i afsnit 2 i eksemplet ovenfor.

Hvis indholdet af straffen kun er, at virksomheden skal betale den betaling, som rekrutteringsvirksomheden oprindeligt skulle have modtaget, kan virksomheden tænke, “hvis det kommer frem, at vi har handlet direkte, skal vi bare betale betalingen”, hvilket ikke er særlig afskrækkende.

Derfor er det normalt at fastsætte en straf for direkte handel, der, udover betalingen til rekrutteringsvirksomheden, også inkluderer en konventionalbod, som i eksemplet ovenfor.

Opsummering: Lad en advokat foretage en juridisk gennemgang af din kontrakt for personaleformidling

Personaleformidlingstjenester kan, hvis de bruges korrekt, effektivt hjælpe med at rekruttere dygtige medarbejdere.

Det er vigtigt for virksomhedens vækst at tiltrække dygtige medarbejdere, så det forventes, at personaleformidlingsbranchen vil fortsætte med at vokse i fremtiden.

Det er vigtigt for både dem, der tilbyder personaleformidlingstjenester, og dem, der modtager dem, at foretage en juridisk gennemgang af kontrakten på forhånd for at undgå problemer.

Vi anbefaler, at du konsulterer en advokat, der er bekendt med virksomhedsret, om indholdet af kontrakten og forhandlingsmetoder.

Vejledning til kontraktudarbejdelse og gennemgang af vores firma

Monolis Advokatfirma, som er en advokatvirksomhed med styrker inden for IT, internet og forretning, tilbyder en bred vifte af tjenester, herunder udarbejdelse og gennemgang af forskellige kontrakter, ikke kun grundlæggende kontrakter for personaleformidling, til vores rådgivende virksomheder og klientvirksomheder.

For mere information, se nedenfor.

https://monolith.law/contractcreation[ja]