Afvikling af arbejdskontrakter i japansk arbejdsret: Juridisk analyse af gensidig opsigelse baseret på arbejdstagerens anmodning og fratræden

Afslutningen af en arbejdskontrakt er en almindelig begivenhed i virksomhedsledelse. Især scenarier, hvor arbejdsforholdet ophører på initiativ fra arbejdstageren, kan ofte forekomme. Men afhængigt af om afslutningen juridisk set betragtes som en “gensidig opsigelse” eller en “fratræden”, kan der opstå betydelige forskelle i de juridiske konsekvenser, især med hensyn til tidspunktet for afslutningens ikrafttræden og muligheden for at trække en indgivet opsigelse tilbage. Hvis man ikke forstår denne forskel korrekt og handler derefter, kan det for eksempel føre til uforudsete juridiske konflikter, hvor en arbejdstager, der har indgivet sin opsigelse, trækker sin opsigelse tilbage efter at virksomheden har ansat en efterfølger, og påstår at deres ansættelsesforhold stadig eksisterer. Afslutningen af en arbejdskontrakt er ikke blot et proceduremæssigt spørgsmål, men et vigtigt juridisk problem, der direkte er forbundet med virksomhedens juridiske forpligtelser og risikostyring. I denne artikel vil vi, baseret på det japanske arbejdsretssystem, detaljeret beskrive de juridiske krav, virkninger og regler for tilbagetrækning af en opsigelse i forbindelse med afslutning af en arbejdskontrakt på initiativ fra arbejdstageren, det vil sige “gensidig opsigelse” og “fratræden”, ud fra specifikke love og retspraksis fra et fagligt perspektiv. Formålet er at bidrage til en stabil og juridisk passende personale- og arbejdsstyring.

Juridiske typer af ophør af arbejdskontrakter: gensidig opsigelse og fratræden under japansk lov

Ophør af en arbejdskontrakt på arbejdstagerens initiativ kan juridisk inddeles i to hovedtyper: ‘gensidig opsigelse’ og ‘fratræden’. Disse to har det til fælles, at de bringer en arbejdskontrakt til ophør, men deres juridiske natur og etableringskrav er fundamentalt forskellige.

Gensidig opsigelse er en aftale, hvor arbejdstageren og arbejdsgiveren på grundlag af gensidig enighed bringer arbejdskontrakten til ophør med fremadrettet virkning. Dette sker, når der er en matchende viljeserklæring fra den ene part i form af et ‘tilbud’ og ‘accept’ fra den anden part. I praksis bliver en arbejdstagers indgivelse af en ‘opsigelsesansøgning’ ofte fortolket som et ‘tilbud’ om gensidig opsigelse. Det er først, når arbejdsgiveren accepterer dette, at der er enighed om kontraktens ophør.

På den anden side er fratræden, når en arbejdstager ensidigt ophæver arbejdskontrakten. Dette kaldes også ‘frivillig fratræden’ og kræver ikke arbejdsgiverens accept. Når arbejdstagerens opsigelseserklæring når arbejdsgiveren, og den juridisk fastsatte periode er gået, opstår kontraktens ophør automatisk.

Et praktisk problem opstår, når de skriftlige ‘opsigelsesmeddelelser’ eller ‘opsigelsesansøgninger’, som arbejdstageren indgiver, juridisk set ikke klart er enten et ‘tilbud’ om gensidig opsigelse eller en endelig ‘erklæring om fratræden’. Denne sondring er yderst vigtig, da muligheden for at trække en viljeserklæring tilbage afhænger af fortolkningen af dens juridiske natur. Japanske domstole tager hensyn til, at arbejdstagerens stilling udgør grundlaget for deres liv, og viser derfor forsigtighed i fortolkningen af arbejdstagerens viljeserklæringer. Som et resultat er der en tendens til at fortolke en arbejdstagers udtalelse om fratræden som et ‘tilbud’ om gensidig opsigelse, der kan trækkes tilbage, medmindre det objektivt er klart, at det er en endelig vilje til at bringe ansættelsesforholdet til ophør, uanset arbejdsgiverens reaktion. Denne retspraksis udgør en væsentlig risikofaktor for arbejdsgiveren. Når en arbejdstager udtrykker ønske om at fratræde, og arbejdsgiveren forhastet antager, at det er en endelig fratræden og går videre med at ansætte en efterfølger eller offentliggør det internt, kan det føre til en situation, hvor der juridisk set eksisterer to gyldige arbejdskontrakter, hvis arbejdstageren senere trækker sin viljeserklæring tilbage. Derfor kræves der omhyggelig håndtering.

Regler for opsigelse i ubegrænsede ansættelseskontrakter i Japan

I det japanske arbejdsretssystem kan arbejdstagere, der er ansat på ubegrænsede ansættelseskontrakter (fastansættelse) ligesom fastansatte, principielt indgive en opsigelse af deres ansættelseskontrakt når som helst. Dette retsgrundlag er fastlagt i den japanske civilrets § 627, stk. 1.

Ifølge denne bestemmelse kan “hver part, når ansættelsesperioden ikke er fastsat, til enhver tid indgive en opsigelse. I dette tilfælde ophører ansættelsen efter to ugers forløb fra opsigelsesdatoen.” Dette er kendt som “friheden til at indgive opsigelse”, og det betyder, at to uger efter at arbejdstageren har udtrykt ønske om at fratræde, vil ansættelseskontrakten juridisk set ophøre, uanset arbejdsgiverens accept. Denne to ugers periode begynder dagen efter opsigelsesdatoen.

I praksis har mange virksomheder i deres ansættelsesregler en bestemmelse om, at “ansatte, der ønsker at fratræde, skal indgive deres opsigelse mindst en måned før den ønskede fratrædelsesdato”, hvilket er en længere varslingsperiode end de to uger, som den japanske civilret foreskriver. Her opstår spørgsmålet om, hvilken bestemmelse der har forrang: ansættelsesreglernes eller den japanske civilrets. Der er delte meninger i juridisk teori og retspraksis om, hvorvidt bestemmelsen i den japanske civilrets § 627 er en tvingende lovbestemmelse, som ikke kan fraviges ved særlig aftale. Dog anses ansættelsesregler, der pålægger en urimeligt lang varslingsperiode og dermed urimeligt begrænser arbejdstagerens frihed til at fratræde, for at være i strid med den offentlige orden og gode sæder (den japanske civilrets § 90) og kan derfor betragtes som ugyldige. Der findes tidligere retsafgørelser, hvor den japanske civilrets § 627 er blevet fortolket som en tvingende lovbestemmelse, og hvor det er blevet afgjort, at fratrædelsen træder i kraft to uger efter arbejdstagerens anmodning, uanset ansættelsesreglernes bestemmelser (Takano Meriyasu-sagen, Tokyo District Court, 29. oktober 1976). Derfor, selvom virksomheder kan fastsætte en varslingsperiode på omkring en måned i deres ansættelsesregler af hensyn til en rationel nødvendighed som for eksempel overdragelse af arbejdsopgaver, bør man forstå, at det vil være vanskeligt juridisk at forhindre en arbejdstager i at fratræde efter to uger, hvis de påberåber sig den japanske civilrets § 627.

Regler for opsigelse i tidsbegrænsede arbejdskontrakter i Japan

I tilfælde af tidsbegrænsede arbejdskontrakter, som for eksempel kontraktansatte, er reglerne for opsigelse midt i kontraktperioden mere restriktive end for ubegrænsede arbejdskontrakter. En tidsbegrænset arbejdskontrakt indgås på den forudsætning, at begge parter overholder kontraktperioden, og ensidig opsigelse er som udgangspunkt ikke tilladt.

Det er den japanske civilrets § 628, der fastlægger dette princip. Denne paragraf bestemmer, at “selvom parterne har aftalt en periode for ansættelsen, kan hver part ophæve kontrakten med det samme, hvis der foreligger uundgåelige omstændigheder.” Det betyder, at for at en medarbejder på en tidsbegrænset kontrakt kan sige op midt i kontraktperioden, er det nødvendigt, at der foreligger “uundgåelige omstændigheder”.

Om der foreligger “uundgåelige omstændigheder” vurderes fra sag til sag, men generelt kan følgende tilfælde være gældende:

• Hvis arbejdstageren selv lider af en alvorlig sygdom eller skade, der gør det umuligt eller betydeligt vanskeligt at udføre arbejdet.
• Hvis familiære forhold, såsom pleje af et familiemedlem, objektivt gør det vanskeligt at fortsætte arbejdet.
• Hvis der er manglende betaling af løn, eller hvis de arbejdsvilkår, der blev præsenteret ved ansættelsen, afviger markant fra de faktiske arbejdsvilkår (dette er også anerkendt som en ret til øjeblikkelig opsigelse i henhold til § 15, stk. 2 i den japanske arbejdsstandardlov).
• Hvis arbejdsgiverens forretning overtræder lovgivningen.

Der er dog en vigtig undtagelse til dette strenge princip. Den japanske arbejdsstandardlovs tillæg § 137 bestemmer, at arbejdstagere, der har indgået en tidsbegrænset arbejdskontrakt på mere end et år, “efter at have passeret et år fra kontraktens startdato, til enhver tid kan opsige ved at meddele dette til arbejdsgiveren.” Denne bestemmelse gør det muligt for en medarbejder på en treårig kontrakt at sige op når som helst efter det første år, selv uden “uundgåelige omstændigheder”. Denne undtagelsesbestemmelse er indført for at forhindre langvarig binding af arbejdstagere og er en juridisk begrænsning, som arbejdsgivere skal være opmærksomme på, når de planlægger at sikre personale gennem flerårige tidsbegrænsede kontrakter.

Tilbagkaldelse af opsigelse: Muligheden for at annullere en opsigelse under japansk arbejdsret

En situation, hvor en medarbejder ønsker at tilbagekalde en allerede indgivet opsigelse, kan ofte blive en kilde til tvister i praksis. Spørgsmålet om, hvorvidt det er muligt at tilbagekalde en opsigelse, er direkte forbundet med den juridiske forskel mellem ‘fratrædelse’ og ‘ansøgning om gensidig ophævelse af kontrakten’.

En ‘fratrædelse’, som er en ensidig opsigelsesmeddelelse fra arbejdstageren, bliver juridisk bindende, når den når frem til arbejdsgiveren, og kan derfor som hovedregel ikke tilbagekaldes ensidigt af arbejdstageren. I modsætning hertil kan en opsigelse, der er indgivet som en ‘ansøgning om gensidig ophævelse af kontrakten’, frit tilbagekaldes af arbejdstageren, indtil arbejdsgiveren har udtrykt en accept af denne.

Det mest afgørende punkt her er, hvornår og hvordan arbejdsgiverens accept juridisk set etableres. Hvis accepten anses for at være etableret, kan arbejdstageren ikke længere tilbagekalde ansøgningen, og den gensidige ophævelse af kontrakten bliver endelig. Der findes to kontrasterende præcedensskabende domme fra henholdsvis Højesteret og en regional domstol vedrørende dette punkt.

Den første er Okuma Iron Works-sagen (Højesterets dom af 18. september 1987 (1987)). I denne sag indgav en arbejdstager en opsigelse til personalechefen, som accepterede den. Arbejdstageren forsøgte at tilbagekalde opsigelsen dagen efter, men retten fastslog, at personalechefen reelt var bemyndiget til at godkende arbejdstagerens fratrædelse. Da personalechefen, som havde bemyndigelsen, accepterede opsigelsen, blev det anset for, at arbejdsgiverens accept var givet, og den gensidige ophævelse af kontrakten blev dermed juridisk bindende. Som følge heraf blev arbejdstagerens forsøg på at tilbagekalde den næste dag betragtet som ugyldigt.

Den anden er Hakuto Academy-sagen (Osaka Regional Court dom af 29. august 1997 (1997)). I denne sag indgav en lærer ved en privat skole en opsigelse til skolelederen, men tilbagekaldte den få timer senere via telefon. I denne skoleinstitution lå den endelige beslutningsmyndighed vedrørende ansættelse og afskedigelse hos bestyrelsesformanden. Retten fastslog, at tilbagekaldelsen var gyldig, da den blev foretaget før en accept fra bestyrelsesformanden, som havde den endelige acceptmyndighed, nåede frem til læreren.

Det, der kan udledes af disse domme, er, at udfaldet af en opsigelse er tæt forbundet med strukturen af magtfordelingen inden for en virksomhed. Om personen, der accepterer en opsigelse, blot er en modtager, eller om vedkommende faktisk har beslutningsmyndighed til at acceptere, kan ændre tidspunktet for, hvornår en gensidig ophævelse af kontrakten bliver juridisk bindende. Denne mangel på juridisk stabilitet udgør en betydelig risiko for arbejdsgiveren. Derfor er det fra et forebyggelsesperspektiv yderst effektivt for virksomheder at fastlægge klare regler i arbejdsreglementet eller lignende, såsom at ‘indgivelse af en opsigelse behandles som en ansøgning om gensidig ophævelse af kontrakten, og at en gensidig ophævelse af kontrakten anses for at være juridisk bindende, når en skriftlig accept fra personalechefen når frem til arbejdstageren’. Dette vil klargøre tidspunktet for acceptens etablering og begrænse den periode, hvor arbejdstageren kan tilbagekalde opsigelsen, til et forudsigeligt interval.

Sammenligningstabel: Juridiske forskelle mellem gensidig opsigelse og fratrædelse i Japan

Nedenfor opsummeres de juridiske forskelle mellem gensidig opsigelse og fratrædelse, som vi har forklaret indtil nu, i følgende tabel.

Juridiske forpligtelser efter afslutning af en arbejdskontrakt i Japan

Efter afslutningen af en arbejdskontrakt pålægges arbejdsgiveren stadig visse juridiske forpligtelser i henhold til loven. Især er betaling af løn og håndtering af fortrolighedspligten af stor betydning.

Betaling af løn

Den japanske arbejdsstandardlov (Artikel 23) fastsætter strenge regler for tilbagelevering af penge og andre genstande ved en arbejdstagers fratræden. Ifølge denne artikel skal arbejdsgiveren, hvis en fratrådt arbejdstager anmoder om det, betale lønnen inden for 7 dage efter anmodningsdatoen og returnere alle penge og andre genstande, uanset hvad de kaldes, som tilhører arbejdstagerens rettigheder. Denne forpligtelse har forrang over virksomhedens sædvanlige lønningsdag. Det betyder, at hvis en fratrådt arbejdstager anmoder om betaling før lønningsdagen, har virksomheden en juridisk forpligtelse til at reagere inden for 7 dage. Overtrædelse af denne bestemmelse kan medføre en bøde på op til 300.000 yen, så regnskabs- og personaleafdelingerne skal sikre, at de har et system på plads, der kan håndtere hurtig afregning af afgående medarbejderes lønninger.

Fortrolighedspligt

Arbejdstagere er under deres ansættelse forpligtet til at opretholde arbejdsgiverens forretningshemmeligheder i henhold til princippet om loyalitet og god tro, som er en del af den japanske arbejdskontraktlov (Artikel 3, Afsnit 4). Men denne pligt svækkes betydeligt, når arbejdskontrakten ophører.

Derfor er det yderst vigtigt at have klare regler i ansættelsesreglementet om fortrolighedspligter efter fratræden, eller at indgå en individuel fortrolighedsaftale ved fratræden, for at pålægge arbejdstageren en fortrolighedspligt vedrørende specifik information efter fratræden. Hvis der foreligger en skriftlig aftale, er det muligt at beskytte et bredere spektrum af information end definitionen af “forretningshemmeligheder” som fastsat i den japanske lov om forebyggelse af unfair konkurrence, hvilket gør det muligt at træffe mere effektive foranstaltninger mod lækage af information. Især for medarbejdere, der har haft adgang til information, der er kilden til virksomhedens konkurrenceevne, såsom kundeinformation, teknisk information og forretningsstrategier, er det afgørende at have en klar aftale om fortrolighedspligten efter fratræden som en væsentlig risikostyringsforanstaltning.

Opsummering

Som det er detaljeret beskrevet i denne artikel, følger afslutningen af en arbejdskontrakt på arbejdstagerens initiativ to juridiske veje i Japan: ‘gensidig opsigelse’ og ‘fratrædelse’. Denne skelnen er ikke blot en akademisk klassifikation, men er direkte forbundet med yderst vigtige praktiske spørgsmål såsom tidspunktet for fratrædelsens ikrafttræden, opsigelsesvarslet og især muligheden for at tilbagekalde en fratrædelseserklæring. Især kan uklarheder i fortolkningen af arbejdstagerens hensigtserklæring og tvister om tilbagekaldelse medføre uforudsete forstyrrelser i en virksomheds stabile drift. For effektivt at håndtere disse risici er det afgørende at forstå de juridiske forskelle præcist og at have klare interne procedurer for håndtering af fratrædelsesansøgninger fra modtagelse til accept.

Monolith Advokatfirma besidder dybdegående specialviden og omfattende praktisk erfaring med det komplekse japanske arbejdsretssystem. Vores firma har ydet juridisk rådgivning i alle faser af arbejdskontrakter, fra indgåelse til afslutning, til en bred vifte af klienter i Japan. Især har vi en betydelig track record med hensyn til de juridiske spørgsmål omkring medarbejderes fratræden, som behandles i denne artikel. Desuden har vores firma flere engelsktalende advokater med udenlandske juridiske kvalifikationer, hvilket gør os i stand til præcist at imødekomme de unikke behov hos udenlandske virksomheder, der opererer i Japan. Vi tilbyder skræddersyet juridisk support tilpasset jeres virksomheds situation, herunder udarbejdelse og gennemgang af arbejdsreglementer, håndtering af individuelle fratrædelsessager og opbygning af forebyggende foranstaltninger mod tvister.