Metoder til opt-in-procedure ved distribution af nyhedsbreve

I e-mail marketing var direkte mails tidligere i centrum, men med internettets udbredelse er betydningen af ‘nyhedsbreve’ (e-mail magasiner) vokset betydeligt.

Enkelheden og hastigheden ved at kunne distribuere nyhedsbreve til brugere over hele verden med et enkelt klik, samt de lave omkostninger, er store fordele ved nyhedsbreve.

Men hvis du distribuerer nyhedsbreve uden at overholde de relevante love og regler, kan du risikere straf som fængsel eller bøder.

Mange er ikke særligt bekendte med den særligt vigtige ‘opt-in-regulering’, så i denne omgang vil vi forklare klart og tydeligt om ‘metoden til opt-in-proceduren ved distribution af nyhedsbreve’, som er nødvendig for at distribuere nyhedsbreve sikkert.

Hvad er Opt-in regulering?

“Opt-in” refererer til, når en modtager på forhånd anmoder en bestemt e-mailafsender om at sende en e-mail, eller giver “samtykke” til at sende en e-mail. Dette princip om at forbyde e-mailreklamer til modtagere, der ikke har givet deres “samtykke”, kaldes “Opt-in regulering”.

Indtil lovændringen i 2008 (Gregoriansk kalenderår) blev der anvendt en metode, der forbød at sende e-mails til modtagere, der havde meddelt afsenderen, at de nægtede at modtage dem, kaldet “Opt-out”. Men på grund af en stigning i antallet af sager blev det ændret til “Opt-in metoden”.

Grundlaget for Opt-in regulering er artikel 3, afsnit 1 i den japanske “Lov om korrekt transmission af specifikke e-mails” (特定電子メールの送信の適正化等に関する法律).

Artikel 3 (Begrænsninger for afsendelse af specifikke e-mails)
Afsenderen må ikke sende specifikke e-mails til nogen anden end følgende personer:
1. Dem, der på forhånd har meddelt afsenderen eller den person, der har fået overdraget afsendelsen af e-mails (herunder kun personer, der driver en virksomhed med det formål at opnå fortjeneste. Det samme gælder herefter), at de anmoder om eller samtykker i afsendelsen af specifikke e-mails.
2. Ud over dem, der er nævnt i det foregående punkt, dem, der har meddelt deres e-mailadresse til afsenderen eller den person, der har fået overdraget afsendelsen af e-mails, i overensstemmelse med bestemmelserne i en forordning udstedt af Ministeriet for Intern Anliggender og Kommunikation og Kabinetsekretariatet.
3. Ud over dem, der er nævnt i de to foregående punkter, dem, der har en forretningsmæssig relation til en person, der driver en virksomhed, der involverer reklame eller markedsføring ved hjælp af den pågældende specifikke e-mail.
4. Ud over dem, der er nævnt i de tre foregående punkter, organisationer eller enkeltpersoner (kun dem, der driver en virksomhed), der har offentliggjort deres e-mailadresse i overensstemmelse med bestemmelserne i en forordning udstedt af Ministeriet for Intern Anliggender og Kommunikation og Kabinetsekretariatet.

Specifikke e-mails

“Specifikke e-mails” refererer til e-mails, der sendes af en afsender (organisation eller individ) med det formål at opnå fortjeneste gennem reklame eller markedsføring. Følgende typer e-mails betragtes også som “e-mails sendt med det formål at reklamere eller markedsføre”:

• E-mails, hvis formål med afsendelsen inkluderer at lede modtageren til en hjemmeside, der forsøger at reklamere eller markedsføre information om forretningsmæssige tjenester, produkter osv.
• E-mails, der forsøger at lede modtageren til en forretningsmæssig hjemmeside ved at foregive at være en invitation til et socialt netværk, en meddelelse om en præmie, en e-mail fra en ven, eller en kontakt fra et andet medlem på et medlemsbaseret websted.

Imidlertid betragtes følgende typer e-mails ikke som “specifikke e-mails”:

• E-mails, der er meddelelser relateret til forretningsforhold, såsom at guide handelsbetingelser, meddelelser om gebyropkrævning, og som ikke indeholder reklame eller markedsføringsindhold, og som ikke forsøger at lede modtageren til en reklame- eller markedsføringshjemmeside.
• Enkle hilsener, der ikke indeholder reklame eller markedsføringsindhold, og som ikke forsøger at lede modtageren til en reklame- eller markedsføringshjemmeside.
• E-mails sendt af ikke-profit organisationer såsom politiske organisationer, religiøse organisationer, NPO’er, fagforeninger osv.

Straffe

Hvis man overtræder den japanske “Lov om korrekt transmission af specifikke e-mails”, kan ministeren for intern anliggender og kommunikation og premierministeren udstede “overensstemmelsesordrer”, “forbedringsordrer” og “annullering af registrering” over for afsenderen.

Desuden, hvis man sender e-mails ved at forfalske afsenderinformationen, eller hvis man ikke overholder de forskellige ordrer, kan man blive straffet med fængsel i op til et år eller en bøde på op til 1 million yen (i tilfælde af en juridisk person, ud over at straffe den person, der har handlet, kan der pålægges en bøde på op til 30 millioner yen over for den juridiske person).

Undtagelser fra Opt-in regulering

I Opt-in reguleringen tillades afsendelse af specifikke e-mails udover tilfælde, hvor modtageren har givet ‘samtykke’ til afsendelsen. Dette gælder for de personer, der er defineret nedenfor.

Personer, der har meddelt deres e-mail-adresse skriftligt

Hvis du har givet en ‘skriftlig’ meddelelse, såsom et visitkort, med din e-mail-adresse på, er det forstået, at der kan være mulighed for at modtage e-mails fra den anden part. Derfor kan den anden part sende specifikke e-mails, selv uden modtagerens ‘samtykke’.

Desuden, selv uden en ‘skriftlig’ meddelelse, hvis du har meddelt din e-mail-adresse via en hjemmeside eller lignende, kan specifikke e-mails sendes i følgende tilfælde, selv uden modtagerens ‘samtykke’:

• Hvis reklamer er inkluderet i e-mails om vigtige emner som ‘kontraktindgåelse’, ‘kontraktindhold’, ‘ordrebekræftelse’
• Hvis reklamer er inkluderet i en del af e-mails, såsom nyhedsbreve, der sendes med modtagerens ‘samtykke’
• Hvis reklamer er inkluderet som en betingelse for gratis brug i gratis e-mail-tjenester, hvor e-mail-adresser kan opnås gratis

Bemærk, at online visitkortudveksling ikke betragtes som ‘skriftlig’ og derfor er underlagt Opt-in regulering.

Personer i en handelsrelation

For eksempel, hvis en kunde, der har åbnet en konto hos en finansiel institution, fortsat bruger institutionen, anses der for at være en handelsrelation mellem den finansielle institution og kunden. I dette tilfælde er det en undtagelse fra Opt-in reguleringen.

Men hvis du kun har købt noget en enkelt gang fra en online butik, kan det ikke siges, at der er en løbende handelsrelation mellem online butikken og kunden, og derfor er det underlagt Opt-in reguleringen.

Personer, der offentligt har meddelt deres e-mail-adresse

Formålet med at offentliggøre en e-mail-adresse er at modtage e-mails fra tredjeparter, så selv afsendelse af specifikke e-mails er tilladt, og det betragtes som en undtagelse fra Opt-in reguleringen. Men hvis du har angivet, at du nægter at modtage specifikke e-mails, er du underlagt Opt-in reguleringen.

Metode til opt-in procedure

Metode til at opnå ‘samtykke’

Det mest afgørende i opt-in-regulering er at opnå modtagerens ‘samtykke’ til at modtage specifikke e-mails. For at afgøre, om der er givet ‘samtykke’, er følgende krav nødvendige:

• Modtageren er opmærksom på, at der vil blive sendt ‘specifikke e-mails’
• Der er en ‘udtryk for godkendelse’ til dette

For at gøre ‘samtykke’ klart, er det nødvendigt at få en respons fra modtageren, såsom en bekræftelsesmail.

<Eksempel>
‘Denne e-mail er sendt til dem, der tidligere har deltaget i vores seminarer, har stillet spørgsmål osv. Hvis du ønsker at modtage vores nyhedsbrev om vores tjenester og produkter, bedes du besvare denne e-mail.

Sådan vises ‘samtykke’

Når du opnår ‘samtykke’, skal modtageren være opmærksom på ① afsenderen af e-mailen og ② at der vil blive sendt en e-mail med reklame. De anbefalede punkter for visning er som følger:

• Gør det iøjnefaldende med ‘størrelse’ og ‘farve’ af teksten
• Placer visningspunkterne tæt på ‘tilmeldingsknappen’
• Lad modtageren selv markere afkrydsningsfeltet ‘Jeg ønsker at modtage reklamemails’ (standard off)
• Hvis afkrydsningsfeltet ‘Jeg ønsker at modtage reklamemails’ allerede er markeret (standard on), skal modtageren kunne genkende det ved hjælp af farve eller understregning
• Hvis der sendes e-mails med reklame fra flere virksomheder, skal ‘branchen’, ‘virksomhedsnavnet’, ‘webstedets navn’ osv. angives sammen

Desuden anbefales det at vise ① at modtageren har givet samtykke til at modtage specifikke e-mails, ② titlen på den specifikke e-mail osv. på bekræftelsesskærmen for at forhindre, at modtageren ved en fejl giver ‘samtykke’.

Anbefaling af dobbelt opt-in

Dobbelt opt-in er en metode, hvor en bekræftelses-e-mail, der ikke indeholder reklameindhold, sendes til modtagerens e-mailadresse, der har givet ‘samtykke’ til at modtage e-mails, og ‘samtykke’ til at sende specifikke e-mails bekræftes ved modtagerens svar osv.

Dette anbefales som en effektiv metode til at forhindre ‘forfalskning’ af samtykke ved uautoriseret brug af andres e-mailadresser og til at bevise modtagerens ‘samtykke’.

Er ‘samtykke’ muligt via telefon?

Retligt set er der ingen begrænsning på metoden til at opnå samtykke, så det er også gyldigt at opnå samtykke via telefon. Men da det er obligatorisk at ‘bevare optegnelser, der beviser samtykke’, skal du bevare optegnelser, der viser ‘tidspunktet’ og ‘metoden’ for at opnå samtykke.

Forpligtelser for afsendere af nyhedsbreve

Udover at indhente ‘samtykke’ fra modtagerne, har afsendere af specifikke elektroniske mails, såsom nyhedsbreve, flere forpligtelser.

Visning af mulighed for at fravælge (opt-out)

I henhold til den japanske lov om specifikke elektroniske mails og dens gennemførelsesbestemmelser, er det påkrævet at vise følgende oplysninger i specifikke elektroniske mails:

• Navn eller betegnelse på den person, der er ansvarlig for afsendelse af den specifikke elektroniske mail
• Afsenderens adresse
• En angivelse af, at modtageren kan fravælge (opt-out)
• En e-mailadresse eller hjemmesideadresse, der kan bruges til at fravælge
• Et telefonnummer, en e-mailadresse eller en hjemmesideadresse til klager og forespørgsler

<Eksempel på angivelse af mulighed for at fravælge>
“Du kan til enhver tid stoppe modtagelsen af vores mails ved at klikke på linket i bunden af mailen.”

<Eksempel på hvordan man fravælger>
“Hvis du ønsker at stoppe modtagelsen, bedes du venligst gøre det via følgende URL.”
“Klik her for at ændre eller afmelde vores nyhedsbrev.”

Når det kommer til at fravælge, er det vigtigt at gøre det let for modtageren at genkende muligheden ved at være opmærksom på ting som skriftstørrelse, farve og placering.

Anbefaling om at tilføje privatlivspolitik

Det anbefales at tilføje bestemmelser om håndtering af personlige oplysninger, såsom ‘offentliggørelse’, ‘rettelse’ og ‘ophør af brug’, til din privatlivspolitik før ‘kontaktinformation’ på din hjemmeside.

<Eksempel>
“Vi vil, i overensstemmelse med loven om beskyttelse af personlige oplysninger, straks reagere på anmodninger om ‘offentliggørelse’, ‘rettelse’, ‘tilføjelse’, ‘sletning’, ‘ophør af brug’ osv. (herefter ‘offentliggørelse osv.’) af de personlige oplysninger, vi har, efter at have bekræftet, at den person, der har anmodet om ‘offentliggørelse osv.’, er den pågældende person.”

Hvis du ønsker at vide mere om ‘punkter at være opmærksom på, når du opretter en privatlivspolitik i overensstemmelse med loven om beskyttelse af personlige oplysninger’, kan du læse mere i artiklen nedenfor sammen med denne artikel.

https://monolith.law/corporate/checkpoint-privacy-policy[ja]

Opbevaring af ‘optegnelser, der beviser samtykke’

I henhold til opt-in-reguleringen er det vigtigt at have ‘samtykke’ fra modtageren på forhånd for at afgøre, om en handling er lovlig. Derfor er det i henhold til artikel 3, stk. 2, i den japanske lov om specifikke elektroniske mails påkrævet at opbevare ‘optegnelser, der beviser samtykke’.

Indhold af opbevaring

Indholdet af ‘optegnelser, der beviser samtykke’, vil være en af følgende:

• Optegnelser, der viser omstændighederne omkring indhentelsen af ‘samtykke’, såsom ‘e-mailadresse’, ‘tidspunkt’ og ‘metode’
• Hvis ‘samtykke’ er indhentet via skriftlig kommunikation, e-mail eller en hjemmeside, optegnelser af de standardiserede dele af teksten eller skærmbilledet, der blev præsenteret for modtageren, da ‘samtykke’ blev indhentet

Opbevaringsperiode

Opbevaringsperioden er som udgangspunkt fastsat til at være indtil en måned efter den dag, hvor afsendelsen af den specifikke elektroniske mail blev stoppet. Men vær opmærksom på, at opbevaringsperioden kan ændre sig afhængigt af den sidste afsendelsesdato, hvis du har overtrådt relevante love og forordninger og har modtaget en påbud om at træffe foranstaltninger.

Opsummering

I denne artikel har vi detaljeret forklaret om ① hvad opt-in regulering er, ② undtagelser fra opt-in regulering, ③ hvordan man håndterer opt-in procedurer, og ④ forpligtelser for afsendere af nyhedsbreve, baseret på den ‘Japanske Specifikke Elektroniske Mail Lov’ og relaterede love og forordninger.

I den faktiske forretningsscene, tror vi, at der vil være tilfælde, der ikke er dækket af indholdet præsenteret i denne artikel.

I sådanne tilfælde anbefaler vi, at du konsulterer en advokat med omfattende specialiseret viden og erfaring i stedet for at træffe en beslutning på egen hånd.