Hvad er reguleringen af den japanske lov om forebyggelse af overførsel af kriminelle indtægter i ikke-face-to-face-transaktioner som modtagelse af post?

Det er blevet en selvfølge for virksomheder at være opmærksomme på compliance i deres forretningsdrift. Især er der fokus på den japanske “Lov om forebyggelse af overførsel af kriminelle indtægter” (Act on Prevention of Transfer of Criminal Proceeds). Som navnet antyder, er formålet med denne lov at forhindre overførsel af indtægter opnået gennem kriminalitet. Loven pålægger virksomheder at verificere identiteten af deres handelspartnere i forbindelse med visse højrisikotransaktioner, der kan bruges til hvidvaskning af penge. For eksempel, når du åbner en konto i en finansiel institution, er det nødvendigt at fremlægge dokumentation for identitetsbekræftelse, hvilket er en reaktion baseret på denne lov.

Mange mennesker kan måske tænke, at denne lov ikke har noget at gøre med dem, men det er ikke nødvendigvis tilfældet. Selvom du ikke direkte medvirker til en kriminel handling, kan du utilsigtet medvirke til hvidvaskning af penge, for eksempel ved at købe og sælge konti. Derfor er det forbudt at overdrage, modtage, udstede eller levere ting som bankbøger og hævekort (Artikel 28 i den japanske “Lov om forebyggelse af overførsel af kriminelle indtægter”).

Med hvidvaskning af penge bliver mere international og sofistikeret, er det ikke kun folk i finansielle institutioner, men også almindelige forretningsfolk, der har brug for at forstå reglerne i den japanske “Lov om forebyggelse af overførsel af kriminelle indtægter”.

Ud over finansielle transaktioner er tjenester som postmodtagelse også underlagt den japanske “Lov om forebyggelse af overførsel af kriminelle indtægter”. Dette kan omfatte virksomheder, der tilbyder postbokse, lejede kontorer og virtuelle kontorer.

Desuden er der i dag flere og flere transaktioner, der fuldføres online. I sådanne ikke-fysiske transaktioner er det et problem, hvordan man udfører identitetsbekræftelse baseret på den japanske “Lov om forebyggelse af overførsel af kriminelle indtægter”.

Derfor vil vi forklare reglerne i den japanske “Lov om forebyggelse af overførsel af kriminelle indtægter” og identitetsbekræftelse i ikke-fysiske transaktioner for virksomheder, der tilbyder tjenester som postmodtagelse.

Forebyggelse af overførsel af kriminelle indtægter og postmodtagelsestjenester

Den japanske lov om forebyggelse af overførsel af kriminelle indtægter (Anti-Money Laundering Law) er baseret på internationale krav til forebyggelse af hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme. Loven pålægger “specifikke erhvervsdrivende”, som defineret i loven, at bekræfte identiteten af personer ved transaktioner.

En af de “specifikke erhvervsdrivende” i henhold til den japanske lov om forebyggelse af overførsel af kriminelle indtægter er virksomheder, der tilbyder postmodtagelsestjenester. Mere specifikt refererer det til virksomheder, der tilbyder tjenester, der opfylder følgende krav:

• Kunder har tilladelse til at bruge deres bopæl eller kontoradresse som postmodtagelsessted
• Modtager post på vegne af kunder, der er adresseret til kunderne
• Overdrager den modtagne post til kunderne

For eksempel, i tilfælde af virksomheder, der tilbyder lejede eller virtuelle kontorer, og som modtager post adresseret til kontrakthavere på deres vegne, vil de være underlagt den japanske lov om forebyggelse af overførsel af kriminelle indtægter som postmodtagelsestjenester.

Derudover er der tjenester, hvor kunder kan modtage pakker adresseret til dem ved at installere lejede bokse i supermarkeder eller convenience stores. Sådanne tjenester kan også falde ind under kategorien postmodtagelsestjenester.

Således er anvendelsesområdet for den japanske lov om forebyggelse af overførsel af kriminelle indtægter ret bredt. Derfor er det vigtigt at korrekt vurdere, om din virksomheds tjenester er underlagt denne lov.

Hvad er identifikation af personer i henhold til den japanske lov om forebyggelse af overførsel af kriminelle indtægter

Specifikke erhvervsdrivende, der driver en virksomhed, der er underlagt den japanske lov om forebyggelse af overførsel af kriminelle indtægter, er forpligtet til at foretage identifikation af personer ved transaktioner. De ting, som den specifikke erhvervsdrivende skal bekræfte, når de handler med kunder, er som følger:

• Identifikation af personen (navn, placering af hovedkontor eller primær forretningssted)
• Identifikation af repræsentanter osv. (navn, adresse, fødselsdato)
• Transaktionsmyndighed for repræsentanter osv.
• Formålet med transaktionen
• Forretningsindhold (i tilfælde af enkeltpersoner, erhverv)
• Hvis der er en reel kontrollant, identifikation af den reelle kontrollant
• Hvis det er en højrisikotransaktion, aktiver og indkomst

“Repræsentanter osv.” i denne sammenhæng refererer til repræsentanter for virksomheder, transaktionsansvarlige, agenter osv.

Desuden refererer “højrisikotransaktioner” til følgende transaktioner:

• Transaktioner med kunder osv., der blev bekræftet ved tidligere kontrakter
• Transaktioner, hvor der er mistanke om, at nogen udgiver sig for at være repræsentanter osv.
• Transaktioner med kunder osv., hvor der er mistanke om, at de har givet falske oplysninger ved bekræftelse ved tidligere kontrakter
• Transaktioner med personer, der bor eller er beliggende i Iran eller Nordkorea
• Transaktioner med udenlandske PEP’er (fremtrædende udenlandske personer, deres familier, eller virksomheder, der reelt kontrolleres af disse personer eller deres familier)

Tilfælde, hvor identifikation af personen er reduceret

Hvis kunden, der er handelspartneren, falder ind under kategorien “land osv.”, reduceres pligten til at bekræfte personens identitet. “Land osv.” omfatter følgende (Japansk lov om forebyggelse af overførsel af kriminelle indtægter, artikel 4, afsnit 5).

• Land
• Lokale offentlige enheder
• Sammenslutninger eller grupper uden personlighed
• Børsnoterede virksomheder osv.

Det er vigtigt at bemærke, at børsnoterede virksomheder osv. ikke synes at være inkluderet i den juridiske formulering “land”. Når du handler med ovenstående juridiske personer eller grupper, er det tilstrækkeligt at foretage følgende identifikation af personen.

Bekræftelsesmetoder i fjernhandel

I fjernhandel, hvor kontrakter afsluttes online, opstår der et spørgsmål om, hvordan man udfører identitetsbekræftelse i henhold til den japanske lov om forebyggelse af overførsel af kriminelle indtægter.

Der er flere metoder, men nedenfor vil vi især introducere bekræftelsesmetoder, der kan afsluttes online, som vi anbefaler til IT-virksomheder.

Bekræftelse af identificerende oplysninger om virksomheder

En af de ting, der skal bekræftes ved handel med almindelige kunder, er identificerende oplysninger om virksomheden. En metode til at fuldføre bekræftelsen af identificerende oplysninger om virksomheden online er at bruge en digital certifikat baseret på den japanske lov om elektroniske signaturer.

Specifikt er der en metode, hvor man modtager transmission af information om specifikke transaktioner, der er underskrevet med en elektronisk signatur, der er bekræftet af et digitalt certifikat, fra repræsentanter for kunden, der er en virksomhed. Digitale certifikater baseret på det elektroniske autentificeringssystem for kommerciel registrering oprettes af registreringsmyndigheden på registreringskontoret.

Reference: Justitsministeriet | Vejledning til erhvervelse af digitale certifikater

Bekræftelse af identificerende oplysninger om repræsentanter

For at bekræfte identificerende oplysninger om repræsentanter, som er en af de ting, der skal bekræftes ved handel med kunder, er der to procedurer.

• Brug af et digitalt certifikat udstedt af en certificeret autentificeringsudbyder baseret på den japanske lov om elektroniske signaturer
• App-modtagelsestype (optagelse af ansigtsbillede + overførsel af billede af identitetsdokument)

Generelt vil app-modtagelsestypen af bekræftelsesmetoder sandsynligvis være nemmere at bruge, når kunden er en enkeltperson. Specifikt udføres bekræftelsen med følgende procedure.

1. Lad kunden bruge softwaren leveret af den specifikke forretningsdrivende
2. Lad kunden tage billeder af både sit eget ansigt og et identitetsdokument med foto
3. Lad disse billedinformationer blive sendt direkte til virksomheden eller dens agent
4. Bekræft i virksomheden eller dens agent, at identitetsdokumentet er ægte, og at det modtagne billede ikke er et billede af et ansigt eller et identitetsdokument, der blev taget i fortiden

Det skal bemærkes, at i app-modtagelsestypen af bekræftelsesmetoder er det nødvendigt at bruge softwaren leveret af den specifikke forretningsdrivende til at sende billeder. Med andre ord er det ikke tilladt at sende billeder taget af kunden via e-mail osv.

Desuden, ved bekræftelse af, at identitetsdokumentet er ægte, er det nødvendigt at kontrollere, om der er nogen unaturlige punkter i den ydre form osv., der kan detekteres fra billedet af identitetsdokumentet.

Bekræftelse af, at det modtagne billede ikke er et billede af et ansigt eller et identitetsdokument, der blev taget i fortiden, kan for eksempel gøres ved at vise kunden et tilfældigt nummer osv. på tidspunktet for bekræftelse af identificerende oplysninger og få kunden til at tage et billede af sit ansigt eller identitetsdokument sammen med et stykke papir med det nummer osv. skrevet på det inden for en bestemt tidsramme og modtage transmissionen med det samme.

Desuden, når du modtager og opbevarer identitetsdokumenter online, skal du være meget opmærksom på lækage af information. Vi har detaljeret forklaret tilfælde, hvor der faktisk er sket informationslækage, og hvordan man håndterer det i følgende artikel.

Relateret artikel: Lær af Capcoms informationslækage: Krisestyring og advokatens rolle

Repræsentanters transaktionsmyndighed

Tidligere var det almindeligt at bekræfte repræsentanters transaktionsmyndighed ved at bekræfte, at den pågældende repræsentant var registreret som en direktør med myndighed til at repræsentere kunden ved hjælp af et certifikat for registreringsoplysninger.

Men for nylig er det blevet mere almindeligt at indgå kontrakter online, selv i B2B-transaktioner. En metode til at bekræfte repræsentanters transaktionsmyndighed uden at generere papirarbejde er at bekræfte, at repræsentanten er i stand til at handle på vegne af kunden ved at ringe, sende en fax eller sende en e-mail til kundens hovedkontor eller salgssted.

Transaktionsformål

Transaktionsformålet kan bekræftes ved at spørge via telefon eller e-mail osv.

Forretningsindhold

Forretningsindholdet kan ikke bekræftes via telefon eller e-mail osv. Normalt bekræftes forretningsindholdet ved at anmode om et certifikat for registreringsoplysninger fra kunden.

Identificerende oplysninger om den reelle ejer

Den reelle ejer er den fysiske person, der faktisk kontrollerer kunden, der er en virksomhed. For eksempel, hvis kunden er et aktieselskab, vil en fysisk person, der ejer mere end 25% af det samlede antal stemmerettigheder, i princippet være den reelle ejer.

Hvis der er en reelle ejer, bekræftes identificerende oplysninger om den reelle ejer, såsom navn, adresse og fødselsdato, ved at modtage en erklæring fra repræsentanten osv.

Medmindre det er en højrisikotransaktion, er det ikke nødvendigt at bekræfte identificerende oplysninger om den reelle ejer ved hjælp af identitetsdokumenter fra den reelle ejer selv, og en erklæring fra repræsentanten osv. er tilstrækkelig.

Opsummering: Regulering af ‘Den japanske lov om forebyggelse af overførsel af kriminelle indtægter’ i ikke-fysiske transaktioner

‘Den japanske lov om forebyggelse af overførsel af kriminelle indtægter’ gennemgår ofte lovændringer, og antallet af regulerede emner stiger. Da formålet med ‘Den japanske lov om forebyggelse af overførsel af kriminelle indtægter’ er at forhindre kriminalitet, er det politiet, der er hovedansvarlig, og der kræves en meget streng anvendelse af loven.

På den anden side er pligten til at bekræfte identiteten i henhold til ‘Den japanske lov om forebyggelse af overførsel af kriminelle indtægter’ kompleks og kan være svær at forstå korrekt. Hvis fortolkningen af loven er forkert, og den nødvendige identitetsbekræftelse ikke er udført, kan det udgøre en stor risiko for virksomheden i form af en alvorlig skandale.

Derfor anbefales det at konsultere en advokat med ekspertise inden for IT, når det er nødvendigt at bekræfte identiteten i henhold til ‘Den japanske lov om forebyggelse af overførsel af kriminelle indtægter’.

Introduktion til vores tiltag

Monolis Advokatfirma er et advokatfirma med høj ekspertise inden for IT, især internettet og lovgivning. I de senere år har den japanske “Lov om forebyggelse af overførsel af kriminelle indtægter” fået øget opmærksomhed, og behovet for juridisk kontrol er stigende. Vores firma tilbyder løsninger i forbindelse med denne lov. Detaljer er angivet i artiklen nedenfor.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]