Τι είναι η Σύμβαση Περιορισμού Ευθύνης των Εξωτερικών Διευθυντών; Διαδικασία και Σημεία Προσοχής στη Δημιουργία Συμβολαίου

Στα τελευταία χρόνια, εν μέσω συνεχόμενων σκανδάλων εταιρικής διακυβέρνησης, η ανάγκη για επαρκή εποπτεία της διοίκησης από το Διοικητικό Συμβούλιο έχει γίνει πιο επιτακτική, και η χρήση μη εκτελεστικών διευθυντών προωθείται ως μέρος αυτής της προσπάθειας.

Με την τροποποίηση του Ιαπωνικού Νόμου Εταιρειών (改正会社法) που τέθηκε σε ισχύ στις 1 Μαρτίου 2021 (2021年3月1日), η εγκατάσταση μη εκτελεστικών διευθυντών έχει γίνει υποχρεωτική για τις εισηγμένες εταιρείες. Ως εκ τούτου, η εξασφάλιση μη εκτελεστικών διευθυντών αποτελεί σημαντικό ζήτημα όχι μόνο για τις ήδη εισηγμένες επιχειρήσεις αλλά και για εκείνες που σχεδιάζουν να εισαχθούν στο μέλλον.

Επιπλέον, ακόμη και για τις μη εισηγμένες εταιρείες, μπορεί να απαιτηθεί η αποδοχή μη εκτελεστικών διευθυντών ως προϋπόθεση για τη λήψη επενδύσεων από venture capital και άλλους επενδυτές. Συνεπώς, είναι συχνό φαινόμενο οι εταιρείες να συνάπτουν εκ των προτέρων συμβάσεις περιορισμού ευθύνης με τους διευθυντές που προέρχονται από το εξωτερικό.

Σε αυτό το άρθρο, θα αναλύσουμε λεπτομερώς τι ακριβώς είναι οι συμβάσεις περιορισμού ευθύνης και ποιες διαδικασίες απαιτούνται για τη σύναψή τους.

Συμβάσεις Περιορισμού Ευθύνης των Εξωτερικών Διευθυντών και Πεδίο Εφαρμογής

Με την αύξηση των εξωτερικών διευθυντών, η χρήση των συμβάσεων περιορισμού ευθύνης εξελίσσεται.

Σύμφωνα με το “Λευκό Βιβλίο για την Εταιρική Διακυβέρνηση των Εισηγμένων Εταιρειών στο Χρηματιστήριο του Τόκιο 2015” (Tokyo Stock Exchange Corporate Governance White Paper 2015, σελίδα 36), το ποσοστό των εξωτερικών διευθυντών που έχουν συνάψει συμβάσεις περιορισμού ευθύνης με την εταιρεία τους ανέρχεται στο 78.6% του συνόλου των εισηγμένων εταιρειών στο Τόκιο το 2014, δείχνοντας ότι η σύναψη τέτοιων συμβάσεων έχει καθιερωθεί στην πρακτική.

Εδώ θα εξηγήσουμε τι ακριβώς είναι οι συμβάσεις περιορισμού ευθύνης και ποιοι διευθυντές μπορούν να τις συνάψουν.

Για την αποστολή διευθυντών σε συμβάσεις επενδύσεων, έχουμε επίσης αναλύσει λεπτομερώς στο παρακάτω άρθρο, οπότε παρακαλούμε δείτε το.

Σχετικό άρθρο: Τι είναι οι Ρήτρες Αποστολής Διευθυντών σε Συμβάσεις Επενδύσεων[ja]

Επιπλέον, για τις συμβάσεις επενδύσεων που συνάπτονται γενικά με VC και άλλους, έχουμε αναλύσει λεπτομερώς στο παρακάτω άρθρο, οπότε παρακαλούμε δείτε και αυτό.

Σχετικό άρθρο: Τι είναι οι Ρήτρες Διαχείρισης Εταιρείας σε Συμβάσεις Επενδύσεων[ja]

Τι είναι η Σύμβαση Περιορισμού Ευθύνης Διευθυντικών Στελεχών

Η Σύμβαση Περιορισμού Ευθύνης είναι μια συμφωνία που περιορίζει την ευθύνη των διευθυντικών στελεχών σε ένα συγκεκριμένο ποσό, σε περίπτωση που αυτά καταλογιστούν υπεύθυνα για ζημιές.

Η σύμβαση αυτή συνάπτεται πριν από την πραγματική ανάληψη ευθύνης από τα διευθυντικά στελέχη για αποζημίωση ζημιών. Συνήθως, συνάπτεται κατά την ανάληψη των καθηκόντων τους.

Όσον αφορά την απαλλαγή από την ευθύνη, υπάρχει ένα σύστημα που επιτρέπει την απαλλαγή μέσω απόφασης της Γενικής Συνέλευσης των Μετόχων ή του Διοικητικού Συμβουλίου, όπως θα αναφερθεί παρακάτω. Ωστόσο, αυτά τα συστήματα δεν παρέχουν σαφήνεια σχετικά με το αν η ευθύνη πραγματικά απαλλάσσεται ή ποιο θα είναι το ποσό της απαλλαγής, γεγονός που δεν εξαλείφει τον φόβο των υποψήφιων εξωτερικών διευθυντικών στελεχών για την ανάληψη υψηλών αποζημιώσεων.

Αντίθετα, με τη Σύμβαση Περιορισμού Ευθύνης, είναι δυνατόν να περιοριστεί η ευθύνη πριν από την πρόκληση ζημιάς. Έτσι, μειώνεται το ρίσκο ανάληψης υψηλών αποζημιώσεων, κάτι που διευκολύνει την πρόσληψη προσωπικού για τη θέση του εξωτερικού διευθυντικού στελέχους. Η αυξανόμενη τάση σύναψης τέτοιων συμβάσεων με εξωτερικά διευθυντικά στελέχη οφείλεται σε αυτές τις συνθήκες.

Παρ’ όλα αυτά, στη Σύμβαση Περιορισμού Ευθύνης, το ανώτατο όριο της ευθύνης δεν μπορεί να καθοριστεί ελεύθερα. Σύμφωνα με τον Νόμο Εταιρειών, το ανώτατο όριο ορίζεται ως το υψηλότερο από τα παρακάτω δύο ποσά:

• Το ποσό που ορίζεται στο καταστατικό
• Το ελάχιστο όριο ευθύνης που ορίζει ο Νόμος Εταιρειών (άρθρο 425, παράγραφος 1)

Για τα εξωτερικά διευθυντικά στελέχη, το ελάχιστο όριο ευθύνης ορίζεται ως το διπλάσιο της «αμοιβής» τους (Κανονισμός Εφαρμογής του Νόμου Εταιρειών, άρθρο 113).

Οι Εκτελεστικοί Διευθυντές εξαιρούνται από την περιορισμένη ευθύνη

Οι διευθυντές που μπορούν να συνάψουν συμβάσεις περιορισμένης ευθύνης με την εταιρεία περιορίζονται σε εκείνους που δεν είναι εκτελεστικοί διευθυντές. Ως εκ τούτου, οι διευθυντές που εκπροσωπούν την εταιρεία ή έχουν επιλεγεί από το συμβούλιο διευθυντών για να εκτελέσουν καθήκοντα διευθυντή δεν μπορούν να συνάψουν συμβάσεις περιορισμένης ευθύνης.

Οι μη εκτελεστικοί διευθυντές επιλέγονται από τους διευθυντές που δεν εκτελούν καθήκοντα, επομένως, εάν κάποιος είναι μη εκτελεστικός διευθυντής, δεν υπάρχει πρόβλημα στο να συνάψει συμβάσεις περιορισμένης ευθύνης. Ωστόσο, είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι, εάν ένας μη εκτελεστικός διευθυντής αναλάβει ρόλο εκτελεστικού διευθυντή, η σύμβαση περιορισμένης ευθύνης χάνει την ισχύ της, επομένως απαιτείται προσοχή (Άρθρο 427, Παράγραφος 2 του Ιαπωνικού Νόμου Εταιρειών).

Διαδικασίες για τη σύναψη Συμβάσεων Περιορισμένης Ευθύνης

Όταν συνάπτετε μια Σύμβαση Περιορισμένης Ευθύνης, δεν αρκεί απλώς να συνάψετε τη σύμβαση, αλλά πρέπει επίσης να ακολουθήσετε τις διαδικασίες που ορίζει εκ των προτέρων ο Ιαπωνικός Νόμος Εταιρειών. Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσουμε τις διαδικασίες που πρέπει να προηγηθούν πριν από τη σύναψη μιας Σύμβασης Περιορισμένης Ευθύνης.

Δημιουργία Καταστατικού για Συμβάσεις Περιορισμένης Ευθύνης

Για να συναφθεί μια σύμβαση περιορισμένης ευθύνης, είναι απαραίτητο το καταστατικό της εταιρείας να προβλέπει τη δυνατότητα σύναψης τέτοιου είδους συμβάσεων. Έτσι, το πρώτο βήμα είναι η τροποποίηση του καταστατικού ώστε να περιλαμβάνει διατάξεις σχετικά με τη σύναψη συμβάσεων περιορισμένης ευθύνης.

Απόφαση για τον καθορισμό του ανώτατου ποσού ευθύνης στο καταστατικό

Ο ανώτατος ποσός ευθύνης σε περίπτωση σύναψης συμβάσεων περιορισμένης ευθύνης θα είναι είτε το ποσό που ορίζεται στο καταστατικό είτε το ελάχιστο ποσό ευθύνης που καθορίζεται από το νόμο, όποιο από τα δύο είναι υψηλότερο. Ως εκ τούτου, δεν έχει νόημα να ορίσετε ένα ποσό ανώτατης ευθύνης στο καταστατικό που είναι χαμηλότερο από το ελάχιστο ποσό που ορίζει ο νόμος.

Συνεπώς, έχει νόημα να καθορίσετε το ανώτατο ποσό ευθύνης στο καταστατικό μόνο αν θέλετε να είναι υψηλότερο από το ελάχιστο ποσό που ορίζει ο νόμος. Έτσι, η εταιρεία πρέπει να αποφασίσει αν θα καθορίσει το ανώτατο ποσό ευθύνης στο καταστατικό.

Εάν τελικά θα καθοριστεί το ανώτατο ποσό ευθύνης στο καταστατικό εξαρτάται από την εταιρεία. Από την πλευρά των μετόχων που επιδιώκουν να ασκήσουν ευθύνη στα μέλη του Δ.Σ., είναι προτιμότερο το καταστατικό να ορίζει ένα ανώτατο ποσό ευθύνης υψηλότερο από το ελάχιστο που καθορίζεται από το άρθρο 425, παράγραφος 1 του Εταιρικού Νόμου (Japanese Company Law).

Από την άλλη πλευρά, όταν μια εταιρεία δέχεται εξωτερικά μέλη του Δ.Σ. από επενδυτές, οι επενδυτές που τα στέλνουν, παρόλο που είναι μέτοχοι, μπορεί να προτιμούν ένα χαμηλότερο ανώτατο ποσό ευθύνης.

Παράδειγμα διάταξης όταν καθορίζεται το ανώτατο ποσό ευθύνης στο καταστατικό

Όταν καθορίζεται το ανώτατο ποσό ευθύνης στο καταστατικό, μπορεί να θεσπιστεί μια διάταξη όπως η ακόλουθη:

Άρθρο ○ (Συμβάσεις Περιορισμένης Ευθύνης με τα Μέλη του Δ.Σ.)
Η εταιρεία μας, σύμφωνα με το άρθρο 427, παράγραφος 1 του Εταιρικού Νόμου (Japanese Company Law), μπορεί να συνάψει συμβάσεις που περιορίζουν την ευθύνη αποζημίωσης των μελών του Δ.Σ. (εξαιρουμένων των μελών που εκτελούν εργασίες). Ωστόσο, το ανώτατο ποσό ευθύνης βάσει της σύμβασης θα είναι ένα προκαθορισμένο ποσό τουλάχιστον ○ γιεν ή το υψηλότερο ποσό που ορίζεται από το νόμο.

Παράδειγμα διάταξης όταν δεν καθορίζεται το ανώτατο ποσό ευθύνης στο καταστατικό

Όταν δεν καθορίζεται το ανώτατο ποσό ευθύνης στο καταστατικό, μπορεί να θεσπιστεί μια διάταξη όπως η ακόλουθη:

Άρθρο ○ (Συμβάσεις Περιορισμένης Ευθύνης με τα Μέλη του Δ.Σ.)
Η εταιρεία μας, σύμφωνα με το άρθρο 427, παράγραφος 1 του Εταιρικού Νόμου (Japanese Company Law), μπορεί να συνάψει συμβάσεις που περιορίζουν την ευθύνη αποζημίωσης των μελών του Δ.Σ. (εξαιρουμένων των μελών που εκτελούν εργασίες). Ωστόσο, το ανώτατο ποσό ευθύνης βάσει της σύμβασης θα είναι το ελάχιστο ποσό που ορίζεται από το νόμο.

Συγκατάθεση του Ελεγκτή

Σε περίπτωση που καθορίζεται στο καταστατικό η δυνατότητα σύναψης συμβάσεων με περιορισμένη ευθύνη, η τροποποίηση αυτού του καταστατικού πρέπει να εγκριθεί με απόφαση της Γενικής Συνέλευσης των Μετόχων.

Στην περίπτωση εταιρειών με εγκατεστημένο ελεγκτή, πρέπει να λάβετε την προηγούμενη συγκατάθεση όλων των ελεγκτών πριν υποβάλετε πρόταση για τέτοια τροποποίηση του καταστατικού στη Γενική Συνέλευση των Μετόχων (Άρθρο 427, Παράγραφος 3 και Άρθρο 425, Παράγραφος 3, Υποπαράγραφος 1 του Ιαπωνικού Νόμου Εταιρειών). Σημειώστε ότι, ακόμη και σε εταιρείες με εγκατεστημένο συμβούλιο ελεγκτών, δεν απαιτείται η έγκριση του συμβουλίου ελεγκτών για την υποβολή αυτής της πρότασης.

Ειδικό Ψήφισμα της Γενικής Συνέλευσης των Μετόχων

Αφού λάβουμε τη συγκατάθεση του ελεγκτή για την πρόταση αλλαγής του καταστατικού, θα πρέπει να εξασφαλίσουμε την έγκριση της Γενικής Συνέλευσης των Μετόχων μέσω ενός ψηφίσματος.

Για να πραγματοποιηθεί μια αλλαγή στο καταστατικό, απαιτείται η έγκριση μέσω ενός ειδικού ψηφίσματος της Γενικής Συνέλευσης των Μετόχων (Ιαπωνικός Νόμος Εταιρειών άρθρο 466 και άρθρο 309, παράγραφος 2, εδάφιο 11).

Για ένα ειδικό ψήφισμα, καταρχήν απαιτείται η παρουσία μετόχων που διαθέτουν πάνω από το μισό των δικαιωμάτων ψήφου και η συγκατάθεση τουλάχιστον των δύο τρίτων των ψήφων των παρευρισκόμενων μετόχων για να θεωρηθεί ότι το ψήφισμα έχει εγκριθεί.

Επειδή η αλλαγή του καταστατικού αποτελεί μια ενέργεια που σχετίζεται με την αλλαγή των θεμελίων της εταιρείας, απαιτείται προσεκτική κρίση και γι’ αυτό ζητείται η συγκατάθεση τουλάχιστον των δύο τρίτων των ψήφων των παρευρισκόμενων μετόχων.

Εγγραφή Αλλαγών

Οι διατάξεις του καταστατικού που αφορούν συμβάσεις με περιορισμένη ευθύνη αποτελούν αντικείμενο εγγραφής. Ως εκ τούτου, όταν μια τροποποίηση του καταστατικού που εγκρίνεται από τη γενική συνέλευση των μετόχων περιλαμβάνει διατάξεις για τη σύναψη συμβάσεων με περιορισμένη ευθύνη, απαιτείται η εγγραφή αυτών των διατάξεων (Άρθρο 911, παράγραφος 3, εδάφιο 25 του Ιαπωνικού Νόμου περί Εταιρειών).

Η σχετική εγγραφή πρέπει να γίνει εντός δύο εβδομάδων από την έναρξη ισχύος της τροποποίησης του καταστατικού (Άρθρο 915, παράγραφος 1 του Ιαπωνικού Νόμου περί Εταιρειών).

Σημεία Προσοχής κατά τη Δημιουργία Συμβάσεων Περιορισμένης Ευθύνης

Κατά τη σύναψη συμβάσεων περιορισμένης ευθύνης με μη εκτελεστικά μέλη του Δ.Σ., είναι απαραίτητο να δώσετε προσοχή ώστε το ποσό της ευθύνης που ορίζεται να μην αντιβαίνει στο περιεχόμενο του καταστατικού της εταιρείας.

Συγκεκριμένα, μπορεί να καθοριστούν ρήτρες όπως οι ακόλουθες (όπου ο Α είναι η Ανώνυμη Εταιρεία και ο Β είναι το μη εκτελεστικό μέλος του Δ.Σ.).

Άρθρο ○ (Περιορισμός Αποζημιωτικής Ευθύνης)
Σε περίπτωση που ο Β προκαλέσει ζημία στον Α λόγω παραλείψεων στην εκτέλεση των καθηκόντων του ως μέλος του Δ.Σ., εφόσον ο Β έχει ενεργήσει με καλή πίστη και χωρίς σοβαρή αμέλεια, θα φέρει αποζημιωτική ευθύνη έναντι του Α μέχρι το ποσό που ορίζεται στο καταστατικό της εταιρείας ή το ελάχιστο ποσό ευθύνης που καθορίζεται από το Άρθρο 425, Παράγραφος 1 του Ιαπωνικού Νόμου Εταιρειών (Japanese Companies Act), όποιο από τα δύο είναι υψηλότερο, και για το ποσό που υπερβαίνει αυτό, ο Α θα απαλλάξει τον Β από ευθύνη.

Επιπλέον, μπορεί να συμπεριληφθούν ρήτρες που ορίζουν ότι η σύμβαση περιορισμένης ευθύνης θα εφαρμόζεται ακόμα και μετά τη λήξη της ισχύος της για πράξεις που έχουν γίνει κατά τη διάρκεια της συμβατικής περιόδου, καθώς και ρήτρες που αφορούν τους περιορισμούς που επιβάλλει ο Ιαπωνικός Νόμος Εταιρειών.

Μέθοδοι Μείωσης της Ευθύνης των Εκτελεστικών Διευθυντών

Σε αντίθεση με τους μη εκτελεστικούς διευθυντές, οι εκτελεστικοί διευθυντές όπως οι αντιπρόεδροι δεν μπορούν να συνάψουν συμβάσεις περιορισμού ευθύνης.

Ωστόσο, ακόμη και για τέτοιους διευθυντές, είναι δυνατή η μείωση της ευθύνης τους μέχρι το νομικά καθορισμένο ελάχιστο όριο ευθύνης, με ειδικό ψήφισμα της γενικής συνέλευσης των μετόχων (Ιαπωνικός Νόμος Εταιρειών άρθρο 425, παράγραφος 1).

Επιπλέον, με απόφαση του διοικητικού συμβουλίου, είναι επίσης δυνατή η μείωση της ευθύνης μέχρι το νομικά καθορισμένο ελάχιστο όριο ευθύνης (Ιαπωνικός Νόμος Εταιρειών άρθρο 426, παράγραφος 1). Σε αυτή την περίπτωση, απαιτείται η πρόβλεψη στο καταστατικό της εταιρείας για τη δυνατότητα μείωσης της ευθύνης με απόφαση του διοικητικού συμβουλίου. Σημειώνεται ότι, εάν υπάρχει συναίνεση όλων των μετόχων, είναι δυνατή η απαλλαγή των διευθυντών από κάθε ευθύνη (Ιαπωνικός Νόμος Εταιρειών άρθρο 424).

Συνοπτικά: Συμβουλευτείτε δικηγόρο όταν δημιουργείτε ένα συμβόλαιο με περιορισμένη ευθύνη

Καθώς οι εταιρείες αυξάνουν την εισαγωγή εξωτερικών διευθυντών, η χρήση συμβολαίων με περιορισμένη ευθύνη γίνεται μια δημοφιλής μέθοδος για να διευκολύνουν την υποδοχή τους. Ωστόσο, υπάρχουν πολλά σημεία που πρέπει να επιβεβαιωθούν εκ των προτέρων, όπως η ανάγκη για προηγούμενη ρύθμιση στο καταστατικό, καθώς και περιορισμοί στους διευθυντές που μπορούν να συνάψουν τέτοια συμβόλαια και στα όρια των ποσών.

Ειδικότερα, εάν παραλείψετε τις διαδικασίες που ορίζονται από τον Εταιρικό Νόμο, όπως η τροποποίηση του καταστατικού, υπάρχει πιθανότητα το συμβόλαιο να μην αναγνωριστεί ως έγκυρο, επομένως απαιτείται μεγάλη προσοχή. Συνιστούμε σε όσους εξετάζουν τη σύναψη συμβολαίου με περιορισμένη ευθύνη με εξωτερικό διευθυντή, να συμβουλευτούν έναν δικηγόρο με ειδίκευση στο εταιρικό δίκαιο.

Οδηγίες για τα Μέτρα του Δικηγορικού μας Γραφείου

Στο δικηγορικό μας γραφείο, αναλαμβάνουμε τη δημιουργία και την αναθεώρηση συμβάσεων για πελάτες που κυμαίνονται από εταιρείες που είναι εισηγμένες στο Τόκιο Χρηματιστήριο Prime (Tokyo Stock Exchange Prime) μέχρι επιχειρήσεις νεοφυείς. Εάν αντιμετωπίζετε δυσκολίες σχετικά με τα εταιρικά νομικά ζητήματα, παρακαλούμε ανατρέξτε στα παρακάτω.

Σχετικά Άρθρα: Δημιουργία και Αναθεώρηση Συμβάσεων κ.ά.[ja]