3 põhjust, miks ettevõtte töötajate e-posti jälgimine ei riku privaatsust

Paljudes ettevõtetes kasutatakse nii sise- kui ka väliskommunikatsiooniks e-kirju. Kui ettevõte jälgiks ja uuriks töötajate e-kirjade sisu, kas see oleks privaatsuse rikkumine?

Ettevõtte juhtide jaoks võib töötajate e-kirjade jälgimine ja uurimine olla oluline huviobjekt, arvestades ettevõtte vastavuse teadlikkuse suurenemist.

Kokkuvõttes tõlgendatakse, et ettevõtte poolt töötajate e-kirjade jälgimine ja uurimine ei ole ebaseaduslik kolmel põhjusel, mida selles artiklis selgitatakse. Siiski tuleb olla ettevaatlik, sest mitte kõik jälgimine ja uurimine ei ole lubatud.

Seega selgitame selles artiklis ettevõtte juhtidele, millist jälgimist ja uurimist on lubatud, tutvustades ka tegelikke kohtupraktikaid.

Seotud artikkel: Põhjalik selgitus privaatsusõigusest. Mis on kolm rikkumise nõuet[ja]

Põhjused, miks ettevõte võib jälgida ja uurida töötajate e-kirju

Põhjus 1: Ettevõtte korra säilitamiseks

Ettevõttel on õigus säilitada korra, kuna see peab tegutsema organisatsioonina juhtimise eesmärgil. Ettevõtte korra säilitamiseks peab see vältima töötajate “e-kirjade ekslikku saatmist” ja takistama viiruste levikut.

Eriti kui töötajate “e-kirjade ekslik saatmine” toimub, võib see kaasa tuua ka ettevõtte saladuste lekke. Seega, ettevõtte korra säilitamiseks antud õigusena võib ettevõte kontrollida töötajate tööalaseid e-kirju.

Põhjus 2: Kasutatakse ettevõtte seadmeid

Töötajate poolt ettevõttes kasutatavad arvutid või ettevõtte poolt laenutatud mobiiltelefonid on enamasti ettevõtte omand ja seadmed. Isegi kui töötajad toovad oma sülearvuti ja teevad sellega tööd, peaksid nad saatma ja vastu võtma e-kirju läbi ettevõtte rajatiste, nagu kommunikatsiooniliinid või e-kirja serverid.

See tähendab, et ettevõtte seadmetesse kuuluvad ka töötajate tööalaselt kasutatavad arvutid, mobiiltelefonid ja süsteem ise. Kuna need on ettevõtte seadmed, võib ettevõttel olla õigus kontrollida töötajate e-kirjade kasutamist.

Põhjus 3: On olemas töökohustuste täitmise kohustus

“Töökohustuste täitmise kohustus” tähendab “töötajal on kohustus tööaegadel järgida tööandja juhiseid ja keskenduda oma tööülesannetele”. Riigiametnikele kohaldatavas Jaapani riigiametnike seaduses ja kohalike omavalitsuste töötajate seaduses on töökohustuste täitmise kohustus sõnaselgelt sätestatud.

Eratöötajate puhul ei ole töökohustuste täitmise kohustust selgesõnaliselt sätestatud seaduses. Kuid seda peetakse töölepinguga kaasnevaks kohustuseks.

Ettevõte võib uurida, kas töötajad töötavad ausalt, st kas nad täidavad oma töökohustusi, ja kas nad järgivad konfidentsiaalsuskohustust ja ei leki infot. E-kirjade kontrollimist võib pidada selle osaks.

Kas ettevõte või ülemus võib töötaja nõusolekuta töötaja e-kirju piiramatult lugeda?

Seotud artikkel: Kas isikliku teabe avaldamine internetis on privaatsuse rikkumine?[ja]

【Kohtupraktika ①】Ettevõtte töötajate e-kirjade jälgimine ja seksuaalne ahistamine

Tutvustame juhtumit, kus ettevõtte töötaja nõudis ettevõttelt kahjutasu, väites, et tema isiklike e-kirjade jälgimine ülemuse poolt ilma loata on privaatsuse rikkumine. Kokkuvõttes otsustati, et see ei ole privaatsuse rikkumine.

Juhtumi ülevaade

Naissoost töötaja X1, kes on hageja, tõlgendas e-kirja, mille ta sai oma otseste ülemuse, kostja Y (osakonnajuhataja) poolt, mis ütles: “Sooviksin, et te leiate aega, et rääkida meie osakonna probleemidest jne.”, kui kutset sööma minna. Ta nõustas seda oma abikaasa X2-ga.

X1, kes oli väga pahane, üritas saata X2-le e-kirja, mis ütles: “Ta sekkub isegi naiste vahelistesse suhetesse. Kuidas töötada ilma temaga seotud olemata on järgmine ülesanne. See on lihtsalt kutse jooma minna”, kasutades ettevõtte sisemist arvutivõrgusüsteemi, kuid ta saatis selle ekslikult Y-le.

Seetõttu sai Y teada, et X1 ja X2 kavatsevad teda seksuaalse ahistamise eest süüdistada, ja palus ettevõtte IT-osakonnal hakata jälgima X1 e-kirju.

Pärast seda ei suutnud X1, X2 ja Y leida ühist keelt, ja X1 ning X2 esitasid hagi, nõudes kahjutasu ebaseadusliku tegevuse eest, mis põhines asjaolul, et nad olid saanud Y-lt seksuaalse ahistamise ja nende privaatsete e-kirjade lugemise luba ilma nõusolekuta, mis rikkus nende privaatsust.

Teiselt poolt esitas Y vastuhagi, väites, et X1 ja X2 süüdistused, et nad olid saanud Y-lt seksuaalse ahistamise, olid au teotamine.

Põhiküsimused

Selles küsimuses olid vaidluspunktideks nii Y poolt toime pandud seksuaalse ahistamise olemasolu kui ka see, kas X ja teiste kaebus kvalifitseerub au teotamiseks. Siiski keskendume allpool sellele, kas Y poolt X-i e-kirjade jälgimine kujutab endast privaatsuse rikkumist, vaadates kohtu otsust.

Kohtu otsus

Kohus esitas esmalt järgmise otsuse töötajate isikliku e-posti kasutamise lubatavuse kohta:

Kui inimene töötab ja elab sotsiaalses elus, on loomulik, et ta kasutab ettevõtte telefonisüsteemi väliskontaktide saamiseks, mis on vajalikud igapäevaelus. Lisaks, kui see ei takista tööülesannete täitmist ettevõttes ja ettevõtte majanduslik koormus on väga väike, peaksime mõistma, et on lubatud kasutada ettevõtte telefonisüsteemi ka väljastpoolt tulevatele kõnedele vastamiseks vajalikul ja mõistlikul määral. Sama kehtib ka isiklike e-kirjade saatmise ja vastuvõtmise kohta ettevõtte võrgusüsteemi kaudu.

Tokyo District Court, December 3, 2001 (Heisei 13)

See tähendab, et töötajatele on lubatud kasutada ettevõtte e-posti süsteemi isiklikul otstarbel, kui see on vajalik ja mõistlik.

Teiselt poolt otsustas kohus järgmiselt, et töötajate e-posti jälgimine selles asjas ei riku privaatsust:

Kui töötaja kasutab ettevõtte võrgusüsteemi isiklikuks e-posti kasutamiseks, peaks ta nõustuma, et tema privaatsuse kaitse ulatus on oluliselt väiksem kui tavalise telefonisüsteemi puhul. Kui keegi, kes ei ole vastutavas seisundis, jälgib töötaja isiklikku e-posti kasutamist tööülesannete raames, või kui isegi vastutavas seisundis olev isik jälgib seda ilma igasuguse tööalase vajaduseta ainult isiklikust uudishimust, või kui ta jälgib seda varjates jälgimise fakti ettevõtte juhtimisosakonna või muu ettevõtte kolmanda osapoole eest, võrreldes jälgitava poole kahju jälgimise eesmärgi, vahendite ja viisiga, peaksime mõistma, et privaatsuse rikkumine toimub ainult siis, kui jälgimine ületab mõistliku ulatuse.

Samas

Teisisõnu, “kohus otsustas, et kostja jälgimistegevus ei ületanud mõistlikku ulatust ja hageja peaks taluma sellist jälgimist.”

Kohtuotsuse oluline punkt: juhina on jälgimine võimalik

Kohtuotsuses on järgmised jälgimisviisid määratletud kui “jälgimine, mis ületab ühiskondlikult mõistliku ulatuse”.

1. Juhul, kui jälgimist teostab isik, kellel pole õigust jälgida töötajate e-kirjade isiklikku kasutamist (mitte juhtkonna liige)
2. Juhul, kui vastutustundliku positsiooni hõivav isik jälgib, kuid tal pole selleks mõistlikku põhjust (jälgimine toimub isiklikust uudishimust)
3. Juhul, kui jälgimist teostatakse kolmandatele isikutele jälgimise fakti varjates ja jälgimine toimub isikliku suva alusel

Käesoleval juhul, mis puudutab punkti 1, on kostja osakonnajuht ja jätkas jälgimist, paludes selle eest vastutaval osakonnal, mitte jätkates jälgimist täielikult isiklikult.

Muuseas, selles ettevõttes ei olnud tol ajal e-kirjade isikliku kasutamise keeldu täielikult rakendatud ja töötajatele ei teatatud ette, et ettevõte võib neid lugeda.

Sellisel juhul, kui see ei ületa ühiskondlikult mõistlikku ulatust, on ettevõttel ja ülemusel lubatud jälgida töötajate e-kirju.

【Kohtupraktika ②】 Töötaja e-kirjade uurimine, keda kahtlustatakse ettevõttes laimamises ja solvamises

Ettevõte uuris juhtumit, kus ühele töötajale saadeti ettevõttes laimavaid ja solvavaid e-kirju. Uurimise käigus avastati isiklikud e-kirjad. Selgitame juhtumit, kus küsitleti töötajat, keda kahtlustati nende e-kirjade saatmises.

Selles juhtumis ei tunnustatud uurimist kui isiksuseõiguste, nagu au ja privaatsuse, rikkumist. Lisaks tõstatusid küsimused seoses “ettevõtte korra säilitamise” ja “töökohustuste täitmise kohustusega”.

Juhtumi ülevaade

Mitmeid kordi saadeti juhtimisosakonna juhile e-kirju, milles laimati töötajat A. Kui ettevõte sai A-lt kaebuse ja uuris asja, selgus, et need e-kirjad olid saadetud A-le tema töö e-posti aadressile kasutades vaba e-posti teenust, mida jagas müügiosakond oma arvutis.

Kuna e-kirjas mainitud asjaolusid teadis vähe inimesi, kahtlustati, et kaebaja X, kelle motiiviks oli takistada A ja naissoost töötaja B lähedaseks saamist, oli selle taga ja viidi läbi esimene kuulamisuuring.

Kuna kaebaja eitas saatmist, uuris ettevõte umbes aasta jagu kaebaja e-kirjade saatmise kirjeid oma failiserveris, kuid ei leidnud tõendeid, mis viitaksid kaebaja seotusele laimukirjadega.

Kuid uurimise käigus selgus, et X oli saatnud palju isiklikke e-kirju, mis ei olnud seotud tööga.

Seejärel viis ettevõte läbi X-ga kaks kuulamisuuringut laimukirjade ja isiklike e-kirjade kohta ning määras talle karistuse (hukkamõistva avalduse esitamine) põhjendusega, et isiklikud e-kirjad rikuvad tööreegleid.

Seepeale nõudis X ettevõttelt kahjutasu, väites, et kuulamisuuringu viis läbi viisil, mis rikkus tema au ja isiklikke õigusi, ning et e-kirjade uurimine, nende näitamine teistele ja nende mitte tagastamine rikkus tema omandiõigusi ja privaatsusõigusi seoses isikliku teabega oma eraelus.

Põhiküsimused

Kuigi käesolevas asjas oli vaidlusküsimuseks, kas kuulamisuuring rikub isiksuseõigusi, vaatleme allpool, kas e-kirjade uurimine ettevõtte probleemide lahendamiseks rikub privaatsusõigusi või mitte, keskendudes kohtu otsusele.

Kohtu otsus

Kohus otsustas järgmiselt e-kirjade uurimise kohta, leides, et antud juhtumi e-kirjade uurimine ei riku privaatsusõigusi:

On asjaolusid, mis mõistlikult kahtlustavad, et kostja on laimavate e-kirjade saatja, ja kuigi kostja eitas saatja olemist pärast asjaolude kuulamist, ei suutnud ta kahtlust kõrvaldada. Seetõttu oli vaja edasist uurimist. Kuna juhtum toimus ettevõtte sees e-kirjade abil, võis kostja e-kirjafailides olla teavet, mis aitab kurjategijat tuvastada, ja oli vaja selle sisu kontrollida. Lisaks, kui ilmnes suur hulk isiklikke e-kirju, mis ei olnud seotud tööga, tekkis vajadus uurida neid uuesti seoses kostjaga. Kas e-kiri on tööväline isiklik e-kiri või mitte, ei saa täpselt otsustada ainult selle pealkirja põhjal, vaid tuleb otsustada selle sisu põhjal. Ükski neist uuringutest ei saa öelda, et see on ebaseaduslik tegevus, mis rikub kostja vaimset vabadust üle ühiskondlikult aktsepteeritava piiri.

Tokyo District Court, February 26, 2002 (Heisei 14)

Kuigi on mõningaid sõnastuse erinevusi, võib öelda, et ka selles kohtupraktikas tehakse otsus sellest, kas see “ületab ühiskondlikult aktsepteeritava piiri” (kas see kaldub märkimisväärselt kõrvale ühiskondlikult mõistlikust ulatusest).

Kohtuotsuse olulised punktid: töökohustuste täitmine ja ettevõtte korra säilitamine

Samuti on töökohustuste täitmise ja ettevõtte korra säilitamise kohta tehtud järgmised märkused.

Isikliku e-posti kasutamine tähendab, et saatja rikub oma töökohustusi, kui ta mõtleb välja ja loob dokumente ning saadab neid. Lisaks sellele, et see on ettevõtte korra rikkumine, kuna kasutatakse ettevõtte rajatisi isiklikel eesmärkidel, takistab see ka saaja tööd, kui ta peab isiklikke e-kirju lugema. Lisaks sellele ei piirdu see juhtum ainult sellega, vaid tõendid () näitavad, et on olemas märkimisväärne hulk juhtumeid, kus saaja on palutud vastata ja on tõepoolest saadetud isiklik e-kiri vastuseks. See tähendab, et saatja rikub mitte ainult oma töökohustusi, vaid ka ettevõtte korra rikkumist, kuna ta laseb saajal mõelda välja ja luua dokumente ning saata neid, kasutades ettevõtte rajatisi isiklikel eesmärkidel.

Samas

Seega, kui töökohustuste rikkumist saab mõistlikult tunnistada, võib öelda, et sellise e-posti uurimise vajadust ja asjakohasust tuleb tunnistada ettevõtte korra säilitamiseks, nagu see juhtum näitab.

Teisest küljest, isegi kui see ei riku privaatsusõigusi, võib selle meetodi jms tõttu olla oht rikkuda teisi isiksusõigusi, nagu au, seega on vaja olla ettevaatlik.

Seotud artikkel: Kui palju on privaatsuse rikkumise hüvitist? Advokaat selgitab praktilist turgu[ja]

Töötajate e-kirjade suhtes kehtestatud tööreeglite selgitamine

Ettevõtte jaoks on oluline e-kirjade kontrollimiseks sobivaid meetodeid kasutada, seetõttu tuleks töötajate e-kirjade suhtes kehtivad reeglid selgelt määratleda ja need töötajatega eelnevalt jagada.

Lisaks peaksid töötajate e-kirjade suhtes kehtivad reeglid kehtima kõigile töötajatele, seega oleks parem need määratleda tööreeglitena.

Kui töötajate e-kirjade suhtes kehtivad reeglid on tööreeglitena selgelt määratletud, väheneb tõenäosus, et töötajate e-kirjade uurimine “tööreeglite rikkumise” põhjusel põhjustab töötajatega probleeme.

Kokkuvõte: Kui teil on probleeme töötajate e-kirjade jälgimisega, pöörduge nõu saamiseks advokaadi poole

Arvan, et on ettevõtteid, kus on lubatud teatud määral isiklikke e-kirju tööajal. Siiski ei tohiks see piire ületada.

Samuti ei saa ettevõte tingimusteta jälgida ega uurida e-kirju. See on lubatud ainult ettevõtte korra säilitamiseks, töökohustuste täitmiseks ja ettevõtte seadmete kasutamiseks.

Töötajate e-kirjade jälgimise otsustamine, kas see rikub privaatsusõigusi või mitte, ja tööreeglite koostamine nõuab kõrgelt spetsialiseeritud teadmisi. Kui teil on probleeme olukorra hindamise või tööreeglite koostamise või muutmise osas, pöörduge kindlasti advokaadi poole.

Meie büroo poolt pakutavad meetmed

Monolise õigusbüroo on IT, eriti interneti ja õiguse mõlemal alal kõrge spetsialiseerumisega õigusbüroo. Me koostame juhendeid laiemalt mõistetud töötajatele, nagu osalise tööajaga töötajad ja lepingulised töötajad, ning pakume tuge interneti ja sotsiaalmeedia kasutamise suuniste koostamisel. Meie peamiseks eesmärgiks on vältida õiguslikke rikkumisi ja vähendada teie põhitöötajate koormust nii palju kui võimalik. Üksikasjad on toodud allpool.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]