Juhatuse roll ja toimimine Jaapani äriühinguõiguses

Jaapani aktsiaseltsides on juhatuse roll ettevõtte juhtimise tuumikus äärmiselt oluline. Selle funktsioonid on mitmekesised, ulatudes ettevõtte juhtimispõhimõtete määratlemisest igapäevase äritegevuse järelevalveni ja isegi esindusjuhatuse liikmete valimiseni, luues aluse ettevõtte tervislikuks kasvuks ja jätkusuutlikuks arenguks. Juhatuse ülesanne on konkretiseerida ettevõtte juhtimispõhimõtteid ja täita juhtimise järelevalve funktsiooni, püüeldes mitte ainult efektiivse äritegevuse poole, vaid täites ka laiemaid ettevõtte juhtimise eesmärke, nagu seaduste järgimine, pettuste ennetamine ja aktsionäride huvide kaitsmine. Käesolevas artiklis selgitame Jaapani äriühinguõiguse (Companies Act) poolt määratletud juhatuse õiguslikku raamistikku, selle peamisi volitusi ja juhtimisprotseduure ning juhatuse liikmete vastutuse olulisi põhimõtteid. Lisaks tutvustame Jaapani kohtupraktika kaudu juhatuse tegelikku õigustõlgendust ja käsitleme juhatuse eripärasid mitmekesistes institutsionaalsetes kujundustes. Loodame, et see artikkel aitab süvendada arusaama Jaapani ettevõtte juhtimisest.

Juhatuse õiguslik alus ja paigaldamise kohustus Jaapanis

Jaapani äriühingu seadus sätestab selgelt aktsiaseltsi organina juhatuse paigaldamise. On olukordi, kus juhatuse paigaldamine on seadusega kohustuslik. Näiteks peavad börsil noteeritud ettevõtted juhatuse moodustama (Äriühingu seaduse 327. artikli 1. lõige). Börsil noteeritud ettevõte on selline, mis ei ole oma põhikirjas sätestanud aktsiate üleandmise piiranguid. Sellised ettevõtted peavad koguma kapitali suurelt hulgalt aktsionäridelt, mistõttu on eriti nõutav juhtimise läbipaistvus ja järelevalvefunktsioonide tugevdamine, mille tagab juhatuse olemasolu.

Lisaks on ettevõtted, mis on valinud audiitorite nõukogu, auditeerimiskomisjoni või nimetamiskomisjoni paigaldamise, samuti kohustatud juhatuse moodustama (Äriühingu seaduse 327. artikli 1. lõige). Need organisatsioonilised kujundused on valitud selleks, et vastavalt ettevõtte suurusele ja äritegevuse iseloomule luua keerukam ettevõtte juhtimissüsteem. Juhatuse paigaldamise kohustus nendele ettevõtetele ei ole ainult formaalne seadusenõue. See on oluline, kuna suuremate ja keerukama juhtimisstruktuuriga ettevõtete puhul on hädavajalik juhtimise läbipaistvus, õiglus ning usaldusväärsuse ja valitsemistava tugevdamine aktsionäride ja turu ees. Seadus nõuab ettevõtte kasvufaasile ja omadustele vastavat tugevamat järelevalvesüsteemi ning juhatuse roll on selles keskne, et kaitsta investoreid ja säilitada turu terviklikkust. Äriühingu seaduse 1. artikkel sätestab, et ettevõtte asutamine, organisatsioon, tegevus ja haldamine toimub äriühingu seaduse sätete kohaselt, välja arvatud juhul, kui muudes seadustes on erisätted, ning juhatuse paigaldamise kohustus põhineb samuti sellel põhimõttel.

Juhatuse peamised rollid ja volitused Jaapani seaduste kohaselt

Juhatuse roll aktsiaseltsi juhtimisel on mitmekülgne ja oluline, hõlmates otsuste tegemist ettevõtte tegevuse juhtimisel, juhatuse liikmete töö järelevalvet ning esindusjuhatuse liikme valimist ja tagandamist (Jaapani äriühingu seaduse (会社法) artikkel 362, lõige 1).  

Esiteks teeb juhatus otsuseid ettevõtte “tegevuse juhtimise” kohta. Äriühingu seaduse artikkel 362, lõige 2 sätestab, et juhatus peab otsustama eriti oluliste varade võõrandamise ja omandamise, suurte laenude võtmise, juhtide ja muude oluliste töötajate ametisse nimetamise ja vabastamise, filiaalide ja muude oluliste organisatsiooniliste üksuste loomise, muutmise ja likvideerimise, võlakirjade emiteerimise ning juhatuse liikmete tööülesannete täitmise seaduslikkuse tagamiseks vajalike süsteemide, sealhulgas sisekontrollisüsteemi (内部統制システム) loomise üle. Need küsimused nõuavad juhatuse poolt hoolikat kaalumist ja otsustamist, kuna need mõjutavad oluliselt ettevõtte tegevust. “Oluliste tegevuste juhtimise” konkreetne loetelu on oluline, kuna need küsimused võivad mõjutada ettevõtte tulevikku ning nende üle otsustamine ei tohiks jääda üksikute juhatuse liikmete otsustada, vaid peaks toimuma mitme juhatuse liikme koostöös, et tagada objektiivsem ja ettevaatlikum otsustusprotsess ning riskide hajutamine.  

Järgmisena teostab juhatus “juhatuse liikmete töö järelevalvet”. See tähendab, et kontrollitakse, kas iga juhatuse liige täidab oma ülesandeid vastavalt seadustele, põhikirjale ja juhatuse otsustele, tagamaks ettevõtte tervisliku juhtimise (Äriühingu seaduse artikkel 362, lõige 1). Juhatuse liikmete vastastikune järelevalve aitab ära hoida väärtegusid ja tugevdada ettevõtte juhtimist. See järelevalvefunktsioon toimib turvavõrguna, mis pidevalt kontrollib, kas otsustatud tegevused viiakse läbi nõuetekohaselt, et ennetada pettusi ja sobimatuid otsuseid.  

Lisaks valib ja vabastab juhatus ettevõtte tippjuhi, “esindusjuhatuse liikme” (Äriühingu seaduse artikkel 362, lõige 1). Kuna esindusjuhatuse liige täidab ettevõtte tegevuse juhtimise ja esindamise olulist rolli, on tema valimine ja vabastamine juhatuse jaoks äärmiselt oluline volitus.  

Need rollid aitavad juhatusel kaasa ettevõtte väärtuse suurendamisele ja juhtimisriskide vähendamisele. Juhatuse volituste koosseis “otsustamine” ja “järelevalve” näitab, et juhtimise “ründamine” (otsuste tegemine) ja “kaitsmine” (järelevalve) on tasakaalustatud viisil, mis võimaldab ettevõttel jätkusuutlikult kasvada ja riske asjakohaselt hallata. See otsuste ja järelevalve eraldamine ning koostöö on Jaapani äriühingu seaduse juhatuse süsteemi tuum ning see toetab ettevõtte tervislikku juhtimist.

Juhatuse peamised rollid ja volitused on kokku võetud järgnevas tabelis.

Juhatuse koosolekute korraldamine ja protseduurid Jaapanis

Et juhatus saaks oma funktsioone Jaapanis nõuetekohaselt täita, on hädavajalik järgida Jaapani äriühinguõiguses sätestatud korraldusprotseduure. Need protseduurid ei ole mõeldud ainult koosolekute sujuvaks läbiviimiseks, vaid toimivad ka juhatuse järelevalvefunktsiooni tegeliku tagatisena ning aitavad selgitada juhatuse liikmete vastutust.

Esiteks on “koosoleku kokkukutsumise protseduur ja teavitamine” juhatuse koosolekute korraldamise aluseks. Põhimõtteliselt võib iga juhatuse liige kokku kutsuda juhatuse koosoleku (äriühinguõiguse § 366 lõige 1). Koosoleku kokkukutsumise teade tuleb saata kõigile juhatuse liikmetele ja auditeerimisõigustega audiitoritele vähemalt nädal enne juhatuse koosoleku päeva (või põhikirjas määratud lühema aja jooksul, kui see on ette nähtud) (äriühinguõiguse § 368 lõige 1). Siiski, kui kõik juhatuse liikmed (välja arvatud auditeerimiskomisjoni liikmed, kui selline komisjon on ettevõttes olemas) ja audiitorid on nõus, võib koosoleku kokkukutsumise protseduuri vahele jätta (äriühinguõiguse § 366 lõige 2, § 368 lõige 2). Kui koosoleku kokkukutsumise teade puudub või on seatud selliselt, et osalemine on raskendatud, võib otsus olla kehtetu, seega on selle range järgimine nõutav. Koosoleku kokkukutsumise teate range nõue tagab, et kõik juhatuse liikmed saavad päevakorda eelnevalt läbi mõelda ja koosolekule piisavalt ettevalmistatuna tulla, luues sellega sobiva aluse asjakohaseks otsustusprotsessiks.

Järgmisena on “koosoleku protokolli koostamine ja säilitamine” juhatuse läbipaistvuse ja vastutuse tagamisel äärmiselt oluline. Juhatuse koosoleku protokoll tuleb koostada vastavalt Justiitsministeeriumi määrusele (äriühinguõiguse § 369 lõige 1). Protokollile peavad alla kirjutama või oma nime tempeldama kõik koosolekul osalenud juhatuse liikmed ja audiitorid ning need, kes ei ole vastu, loetakse otsuse poolt hääletanuks, seega tuleb vastuväited täpselt protokollida (äriühiguõiguse § 369 lõige 3, lõige 5). Protokoll on ettevõtte otsustusprotsessi tõendusmaterjaliks ning mängib olulist rolli tulevastes vaidlustes ja vastutuse küsimustes. Vastuväidete protokollimise kohustus on vahend, mis võimaldab juhatuse liikmetel oma seisukohti selgelt väljendada ja kaitsta end sobimatute otsuste eest vastutusele võtmise eest, samuti on see tõendiks ettevõtte otsustusprotsessi läbipaistvuse kohta.

Lõpuks on “juhatuse liikmete aruandekohustus” hädavajalik, et juhatus saaks oma järelevalvefunktsiooni tõhusalt täita. Esindusjuhatuse liikmed või tegevjuhatuse liikmed peavad vähemalt kord kolme kuu jooksul aru andma oma tööülesannete täitmise kohta juhatusele (äriühinguõiguse § 363 lõige 2). See aruandekohustus võimaldab juhatusel mõista äritegevuse edenemist ja riske ning teha asjakohaseid otsuseid ja järelevalvet. Aruandekohustuse täitmata jätmine võib kaasa tuua juhatuse liikmete vastutusele võtmise. Regulaarne aruandekohustus pakub juhatusele teavet tegevjuhtimise seisundi kohta, võimaldades kiiret reageerimist probleemide ilmnemisel. Need protseduurid on juhatuse tõhusa toimimise ja vastutuse alustalad ning neid tuleks mõista mitte ainult formaalsusena, vaid olulise õigusliku nõudena, mis suurendab valitsemise tõhusust.

Jaapani äriühingu seaduse institutsionaalne disain ja direktorite nõukogu roll

Jaapani äriühingu seadus võimaldab ettevõtetel vastavalt nende suurusele ja eripäradele paindlikult oma institutsionaalset disaini kujundada, mille peamised mudelid on järgmised kolm tüüpi. Institutsionaalse disaini valik mõjutab otseselt direktorite nõukogu rolli ja volitusi.

Auditeerimisnõukoguga ettevõtted Jaapanis

Üks levinumaid organisatsioonilisi struktuure Jaapanis on auditeerimisnõukoguga ettevõte, kus juhatuse ülesandeks on ärijuhtimise otsuste tegemine ja juhatuse liikmete tööülesannete järelevalve (Jaapani äriühingu seaduse § 362 lõige 1) . Auditeerimisnõukogu liikmed valitakse aktsionäride üldkoosolekul ning nende rolliks on jälgida juhatuse liikmete ja raamatupidamisnõustajate tööülesannete täitmist . Auditeerimisnõukogu kontrollib juhatuse liikmete hoolsuskohustuse ja lojaalsuskohustuse täitmist, samuti seaduste ja põhikirja rikkumiste esinemist ning vajadusel on neil õigus esitada juhatusele aruandeid või nõuda ebaseaduslike tegude lõpetamist . See täiendab ja tugevdab juhatuse järelevalvefunktsiooni auditeerimisnõukogu kaudu. Auditeerimisnõukoguga ettevõtetes peab juhatuse liikmeid olema vähemalt kolm (Jaapani äriühingu seaduse § 331 lõige 5) .  

Jaapani ettevõtete auditeerimiskomiteega seotud ettevõtted

Jaapani ettevõtete auditeerimiskomiteega seotud ettevõtted on organisatsioonilised struktuurid, mis on loodud juhtimise järelevalvefunktsiooni tugevdamiseks, paigutades auditeerimiskomitee otse juhatuse koosseisu. Auditeerimiskomitee koosneb vähemalt kolmest direktorist, kellest enamik peavad olema väljaspoolt ettevõtet pärit direktorid (Jaapani äriühingu seaduse (Companies Act) artikkel 331, lõige 6). Auditeerimiskomitee liikmete ülesanneteks on juhatuse tegevuse auditeerimine, auditeerimisaruannete koostamine ning raamatupidamisaudiitori valimise või tagandamise ettepanekute tegemine aktsionäride üldkoosolekule (Jaapani äriühingu seaduse artikkel 399-2, lõige 3). Auditeerimiskomitee liikmed peavad osalema juhatuse koosolekutel ja vajadusel oma arvamust avaldama (Jaapani äriühigu seaduse artikkel 399-2, lõige 3), ning kui avastatakse mingeid rikkumisi või ebaseaduslikke tegusid, tuleb sellest viivitamatult juhatust teavitada (Jaapani äriühingu seaduse artikkel 399-4). See süsteem on loodud eesmärgiga suurendada ettevõtte juhtimise läbipaistvust ning võita aktsionäride ja investorite usaldust.

Nimetamiskomiteega ettevõtted Jaapanis

Nimetamiskomiteega ettevõtted Jaapanis on organisatsiooniline disain, mis loob juhatuse sees kolm komiteed: nimetamiskomitee, auditikomitee ja tasustamiskomitee, et selgelt eraldada äritegevuse täitmine ja järelevalvefunktsioonid. Sellises struktuuris tegeleb juhatus ettevõtte põhipoliitika otsustamise ja täitevametnike töö järelevalvega, samas kui üksikud juhatuse liikmed põhimõtteliselt äritegevust ei täida (Jaapani äriühingu seaduse (会社法) artiklid 415 ja 416). Äritegevuse täitmise eest vastutavad juhatuse poolt määratud “täitevametnikud” (Jaapani äriühingu seaduse artikkel 402 lõige 1 ja artikkel 418).  

• Nimetamiskomitee otsustab, millised juhatuse liikmete valimise või tagasikutsumise ettepanekud esitatakse aktsionäride üldkoosolekule (Jaapani äriühingu seaduse artikkel 404 lõige 1).  
• Auditikomitee viib läbi juhatuse liikmete ja täitevametnike töö järelevalvet ning koostab auditiaruande (Jaapani äriühingu seaduse artikkel 404 lõige 2).  
• Tasustamiskomitee otsustab täitevametnike ja teiste isikute tasustamise üksikasjad (Jaapani äriühingu seaduse artikkel 404 lõige 3).  

Selle süsteemi eesmärk on tagada omandi ja juhtimise selge eraldamine, et saavutada juhtimise läbipaistvus ja kiire otsustusprotsess. Jaapani äriühingu seadus lubab mitut tüüpi organisatsioonilisi disainilahendusi, et pakkuda paindlikkust, mis vastab ettevõtete mitmekesistele vajadustele (suurus, tegevusvaldkond, valitsemistava teadlikkus jne) ja et luua optimaalne ettevõtte juhtimissüsteem. Kuigi auditikomiteega ettevõtted on kõige traditsioonilisemad ja sobivad hästi väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele, on auditikomitee ja nimetamiskomiteega ettevõtted arenenud suuremate ettevõtete ja rahvusvaheliste investorite usalduse võitmise suunas, tugevdades juhtimise läbipaistvust ja järelevalvefunktsioonide sõltumatust. Eriti nimetamiskomiteega ettevõtete puhul on omandi ja juhtimise selge eraldamine ilmne, kuna juhatus keskendub äritegevusest eemaldumisele ja järelevalvele, et saavutada objektiivsem ja rangem valitsemistava. See rõhutab seadusliku süsteemi strateegilise valiku aspekti, mis võimaldab ettevõtetel valida oma omadustele vastava optimaalse valitsemismudeli.

Alljärgnevas tabelis on kokku võetud erinevate organisatsiooniliste disainilahenduste juhatuse peamised omadused.

Kokkuvõte

Jaapani ettevõtteõiguse raames on juhatuse roll ettevõtte tervisliku juhtimise ja jätkusuutliku kasvu toetamisel hädavajalik. Selle ülesanded ulatuvad oluliste äritegevuste otsuste tegemisest kuni juhatuse liikmete töö järelevalve ja esindusjuhatuse liikmete valimiseni. Ettevõtteõigus sätestab üksikasjalikult protseduurid ja kohustused, mida juhatuse liikmed peavad täitma, ning nende vastutuse põhimõtted. Lisaks näitavad kohtupraktikad juhtimisotsuste põhimõtteid ja järelevalvekohustusi, rõhutades seaduse tasakaalu juhatuse liikmete vastutuse nõudmise ja juhtimisvabaduse austamise vahel. Erinevad organisatsioonilised kujundused, nagu audiitoritega ettevõtted, auditeerimiskomiteedega ettevõtted ja nimetamiskomiteedega ettevõtted, võimaldavad luua ettevõtte suurusele ja omadustele vastava optimaalse ettevõtte juhtimissüsteemi, mis on aluseks Jaapani ettevõtete usaldusväärsusele rahvusvahelises ühiskonnas. On selge, et juhatuse roll ei piirdu ainult juriidiliste kohustuste täitmisega, vaid on strateegiline element ettevõtte jätkusuutliku kasvu ja rahvusvahelise usaldusväärsuse tagamiseks.

Monolit Õigusbüroo omab sügavat erialast teadmist ja rikkalikku kogemust Jaapani ettevõtteõiguse, eriti ettevõtte juhtimise valdkonnas. Pakume laia valikut tuge alates ettevõtte organisatsioonilise struktuuri valikust ja juhatuse töö õigusalasest nõustamisest kuni juhatuse liikmete vastutuse riskijuhtimiseni ja keerukate õigusküsimusteni, mis kaasnevad M&A-tehingute ja äri ümberkorraldamisega.