Japanilaisen yrityksen perustamisessa laadittavan yhtiöjärjestyksen oikeudellinen selostus

Yrityksen perustamisprosessissa Japanissa yhtiöjärjestyksen laatiminen ei ole pelkkä muodollinen vaihe. Yhtiöjärjestys on oikeudellinen asiakirja, joka määrittelee yrityksen rakenteen, toiminnan ja perussäännöt, ja sitä voidaan kutsua “yrityksen perustuslaiksi”. Tämän asiakirjan suunnittelu ja laatiminen vaikuttaa syvästi yrityksen hallintorakenteeseen, päätöksentekoprosesseihin ja tulevaisuuden kasvumahdollisuuksiin. Yhtiöjärjestyksen määräykset sitovat laillisesti osakkeenomistajia, hallituksen jäseniä ja itse yhtiötä, ja niiden laatiminen edellyttää noudattamaan Japanin yhtiölain tiukkoja sääntöjä. Tässä artikkelissa käsitellään Japanin yhtiölain mukaisen yhtiöjärjestyksen perusrakennetta, siinä pakollisesti mainittavia asioita, erityistä tehoa varten vaadittavia seikkoja sekä yrityksen yksilöllisyyttä heijastavia valinnaisia tietoja, selittäen kunkin oikeudelliset vaatimukset ja käytännön huomioon otettavat seikat yksityiskohtaisesti. Erityisesti keskitymme tärkeisiin kysymyksiin, jotka liittyvät suoraan liiketoiminnan päätöksentekoon, kuten yrityksen toiminnan laajuuden määrittelyyn “tarkoituksessa” ja “sachikin shussan” eli rahallisen sijoituksen sijaan muiden omaisuuserien sijoittamiseen liittyviin monimutkaisiin sääntöihin. Lopuksi käsittelemme yksityiskohtaisesti yhtiöjärjestyksen laillisen pätevyyden kannalta välttämättömiä todentamismenettelyjä ja tarjoamme kattavaa oikeudellista tietämystä yrityksen perustamisen perustaksi.

Yhtiöjärjestyksen perusrakenne: Kolme tyyppiä sisällytettävistä asioista

Japanin yhtiölaki (Companies Act) jakaa yhtiöjärjestykseen sisällytettävät asiat niiden oikeudellisen luonteen mukaan kolmeen kategoriaan: “absoluuttiset sisällytettävät asiat”, “suhteelliset sisällytettävät asiat” ja “vapaaehtoiset sisällytettävät asiat”. Tämä kolmitasoinen rakenne heijastaa lainsäätäjän tarkoitusta varmistaa kaikille yhtiöille yhteinen vähimmäisoikeudellinen kehys, samalla kun se mahdollistaa kullekin yritykselle joustavan hallinnon suunnittelun niiden todellisen tilanteen mukaisesti.

Absoluuttiset sisällytettävät asiat ovat, kuten nimestä voi päätellä, asioita, jotka on ehdottomasti sisällytettävä yhtiöjärjestykseen. Jos yksikin näistä asioista puuttuu tai niiden sisältö on oikeudellisesti mitätön, koko yhtiöjärjestys on mitätön, eikä yhtiön perustamista voida hyväksyä. Tämä johtuu siitä, että näihin asioihin sisältyy välttämätöntä tietoa, kuten yhtiön nimi, tarkoitus ja kotipaikka, jotka ovat välttämättömiä yhtiön perusidentiteetin määrittämiseksi ja kaupankäynnin turvallisuuden varmistamiseksi.

Seuraavaksi, suhteelliset sisällytettävät asiat eivät vaikuta yhtiöjärjestyksen pätevyyteen, vaikka niitä ei olisikaan sisällytetty siihen. Kuitenkin, jos yhtiö haluaa asettaa sääntöjä näistä asioista, niiden on oltava sisällytetty yhtiöjärjestykseen, jotta niillä olisi oikeudellista vaikutusta. Esimerkiksi osakkeiden siirron rajoituksia koskevat määräykset tai hallituksen perustamista koskevat säännöt kuuluvat tähän. Nämä ovat usein erilaisia kuin Japanin yhtiölain määrittelemät periaatteelliset säännöt, ja niiden sisällyttäminen yhtiön korkeimpaan normiin, yhtiöjärjestykseen, on tarkoitettu selventämään niiden vaikutusta ja sitomaan kaikki osakkeenomistajat ja sidosryhmät.

Lopuksi, vapaaehtoiset sisällytettävät asiat ovat sellaisia, jotka eivät kuulu edellä mainittuihin kahteen kategoriaan ja jotka yhtiö voi määritellä vapaasti, kunhan ne eivät ole ristiriidassa Japanin yhtiölain tai muiden pakottavien lakien tai hyvien tapojen kanssa. Esimerkkejä tällaisista asioista ovat toimintavuoden määrittely tai varsinaisen yhtiökokouksen koollekutsumisen aikataulu. Vaikka nämä asiat voidaan määritellä myös yhtiöjärjestyksen ulkopuolisissa sisäisissä säännöissä, niiden sisällyttäminen yhtiöjärjestykseen korostaa niiden merkitystä ja edellyttää muutoksille tiukkoja menettelyjä, kuten osakkeenomistajien erityispäätöstä, mikä varmistaa johtamisen vakauden. Siksi on tärkeä strateginen päätös, mitkä asiat sisällytetään yhtiöjärjestykseen ja mihin kategoriaan ne kuuluvat.

Yhtiön perustan muodostavat ehdottomat tietueet

Ehdottomat tietueet ovat yhtiön oikeushenkilöllisyyden perustan muodostavia tärkeimpiä tietoja. Japanin yhtiölain (Companies Act of Japan) 27. pykälä määrää, että osakeyhtiön sääntöihin on välttämättä sisällytettävä seuraavat viisi seikkaa:

1. Tarkoitus
2. Kauppanimi
3. Pääkonttorin sijainti
4. Perustamisen yhteydessä sijoitettavan omaisuuden arvo tai sen vähimmäismäärä
5. Perustajien sukunimet tai nimet sekä osoitteet

Näistä erityisesti ‘tarkoituksen’ kirjaaminen on äärimmäisen tärkeää, sillä se määrittelee yhtiön toiminta-alan laillisesti. Yhtiön tarkoituksen on oltava laillinen, voittoa tuottava ja selkeästi määritelty. Kuitenkin ‘tarkoituksen laajuuden’ tulkinnassa on olemassa huomioon otettava ero oikeusteorian ja käytännön vaatimusten välillä.

Japanin korkein oikeus on esimerkiksi Yahata Steel -tapauksessa tunnetussa päätöksessä (Korkeimman oikeuden täysistunnon päätös, 24. kesäkuuta 1970) johdonmukaisesti ilmaissut, että yhtiön oikeuskelpoisuus rajoittuu sääntöjen määrittelemään tarkoitukseen, mutta tämän tarkoituksen laajuus tulee tulkita laajasti. Precedenssin mukaan yhtiön toimet eivät rajoitu ainoastaan sääntöihin kirjattuun tarkoitukseen, vaan kattavat kaikki ‘suorat tai epäsuorat toimet’, jotka ovat tarpeellisia tarkoituksen saavuttamiseksi. Tämä tulkinta keskittyy kolmansien osapuolten suojeluun ja kaupankäynnin turvallisuuden varmistamiseen. Jos yhtiön toiminta rajoitettaisiin tiukasti tarkoituksen laajuuteen, kaupankäynnin osapuolten olisi jatkuvasti varmistettava, että kauppa kuuluu vastapuolen yhtiön sääntöjen piiriin, mikä haittaisi sujuvaa taloudellista toimintaa.

Kuitenkin tämä laajasti tulkittu oikeudellinen näkökulma ei ole sovellettavissa kaikissa käytännön tilanteissa. Esimerkiksi lainaa hakiessa rahoituslaitokselta, jos lainan kohdeyritys ei ole mainittu yhtiön säännöissä, voi lainan saaminen olla vaikeaa. Lisäksi, jos tiettyä liiketoimintaa, kuten rakennusalaa tai henkilöstövuokrausta, varten tarvitaan viranomaisen myöntämä lupa, on liiketoiminnan sisällyttäminen yhtiön sääntöjen tarkoitukseen edellytys luvan saamiselle. Verotarkastuksessa voi myös ilmetä epävarmuutta siitä, hyväksytäänkö sääntöihin kirjaamattomasta liiketoiminnasta aiheutuneet kulut yhtiön kuluiksi.

Joten vaikka oikeudellisesti yhtiön toiminta-alaa tunnustetaan laajasti, on käytännön esteiden ennaltaehkäisemiseksi ja sujuvan liiketoiminnan varmistamiseksi viisasta kirjata sääntöihin paitsi nykyiset liiketoiminnot, myös mahdollisesti tulevaisuudessa harjoitettavat liiketoiminnot mahdollisimman konkreettisesti ja kattavasti.

Vaikutusvoiman syntyä edellyttävät suhteelliset kirjausasiat

Suhteelliset kirjausasiat ovat sellaisia seikkoja, jotka vaativat merkinnän yhtiöjärjestykseen, jotta ne saavat oikeudellisen vaikutusvoiman. Tämä johtuu siitä, että ne voivat kunnioittaa yhtiön itsehallintoa samalla kun ne saattavat vaikuttaa merkittävästi osakkeenomistajiin ja velkojiin, kuten muihin sidosryhmiin. Mikäli yhtiöjärjestyksessä ei ole mainintaa näistä asioista, ne ovat oikeudellisesti mitättömiä, vaikka ne olisivatkin saaneet osakkeenomistajien yhtiökokouksen päätöksen.

Yleisiä suhteellisia kirjausasioita ovat esimerkiksi osakkeiden siirron rajoitukset, hallituksen tai tilintarkastajien kaltaisten elinten perustaminen ja osakasluettelon ylläpitäjän nimittäminen. Nämä säännökset mahdollistavat yhtiön omien, Japanin yhtiölain (Companies Act of Japan) yhdenmukaisten sääntöjen sijaan yhtiökohtaiset järjestelyt, mutta niiden tärkeyden vuoksi vaaditaan merkintää yhtiön perussääntöihin, eli yhtiöjärjestykseen.

Erityisen tiukan sääntelyn alaisia suhteellisia kirjausasioita ovat Japanin yhtiölain (Companies Act of Japan) 28. pykälässä määritellyt ‘muunnetut perustamisasiat’. Nämä asiat viittaavat perinteisestä rahallisen sijoituksen kautta tapahtuvasta perustamisesta poikkeaviin ‘epätavallisiin’ perustamisasioihin. Muunnetut perustamisasiat sisältävät seuraavat neljä kohtaa:

• Aineellinen sijoitus: Rahallisen sijoituksen sijaan muiden omaisuuserien sijoittaminen
• Omaisuuden vastaanotto: Sopimus, jossa perustajat sitoutuvat vastaanottamaan tiettyjä omaisuuseriä yhtiön perustamisen jälkeen
• Perustajien palkkiot ja muut erityiset edut: Perustajille yhtiön perustamisen ansiosta maksettavat omaisuuteen liittyvät edut
• Osakeyhtiön kantamat perustamiskulut

Näille asioille yhteistä on se, että ne tapahtuvat yhtiön perustamisvaiheessa, jolloin itsenäisiä päätöksentekoelimet eivät vielä ole olemassa, ja tässä haavoittuvassa vaiheessa on olemassa riski, että perustajien harkinnanvaraiset päätökset voivat heikentää yhtiön taloudellista perustaa. Esimerkiksi, jos arvoton omaisuus arvostetaan liian korkeaksi aineellisessa sijoituksessa tai perustajat saavat kohtuuttoman suuria palkkioita, vasta perustetun yhtiön pääoma voi jäädä nimelliseksi, eikä sillä ole todellista arvoa, mikä voi johtaa ‘tyhjän yhtiön’ syntyyn.

Tällaisten tilanteiden estämiseksi ja yhtiön taloudellisen perustan turvaamiseksi Japanin yhtiölaki vaatii näiden muunnettujen perustamisasioiden kirjaamista yhtiöjärjestykseen. Lisäksi laki edellyttää periaatteessa tuomioistuimen määräämän tarkastajan suorittamaa tutkimusta ja asettaa useita tarkastustoimintoja varmistaakseen ‘pääoman riittävyyden periaatteen’ noudattamisen.

Käteisettömän perustamisen ydin: Aineellinen sijoitus ja sen oikeudellinen sääntely Japanissa

Käteisettömän perustamisen menettelyissä yleisimmin käytetty ja tarkimmin säännelty on aineellinen sijoitus. Aineellisella sijoituksella tarkoitetaan menettelyä, jossa rahaston sijaan sijoitetaan kiinteistöjä, ajoneuvoja, immateriaalioikeuksia ja muita varoja, ja vastineeksi saadaan yhtiön osakkeita. Tämä mahdollistaa yhtiön pääoman vahvistamisen hyödyntämällä omistettuja varoja, vaikka käteisvarat olisivatkin vähissä.

Kuitenkin, arvostuksen objektiivisuuden varmistamiseksi ja pääoman arvon perusteettoman liioittelun estämiseksi Japanin yhtiölaki asettaa aineelliselle sijoitukselle tiukat rajoitukset. Nämä rajoitukset perustuvat pääoman vahvistamisen periaatteeseen, joka on suunniteltu turvaamaan yhtiön taloudellinen perusta ja suojelemaan velkojia.

Ensinnäkin, aineellista sijoitusta tehtäessä, Japanin yhtiölain (28. pykälän 1. momentti) mukaan sijoituksen yksityiskohdat on kirjattava yhtiöjärjestykseen. Tämä tarkoittaa sijoittajan nimen, sijoitettavan omaisuuden ja sen arvon sekä kyseiselle sijoittajalle annettavien osakkeiden määrän selkeää ilmoittamista.

Toiseksi, periaatteessa yhtiöjärjestyksen vahvistamisen jälkeen on haettava tuomioistuimelta tarkastusmiehen nimittämistä ja suoritettava tarkastusmiehen tekemä omaisuuden arvon arviointi (Japanin yhtiölaki, 33. pykälä). Tämä menettely vaatii aikaa ja kustannuksia, mikä lisää käytännön taakkaa.

Siksi Japanin yhtiölaki tarjoaa poikkeuksia tälle tiukalle tarkastusmiehen arvioinnille. Käytännössä suurin osa aineellisista sijoituksista tehdään näiden poikkeussäännösten mukaisesti. Poikkeukset myönnetään pääasiassa seuraavissa kolmessa tapauksessa:

• Kun aineellisen sijoituksen yhtiöjärjestyksessä ilmoitetun arvon kokonaismäärä on alle 5 miljoonaa jeniä.
• Kun sijoitettava omaisuus on markkinahintaisia arvopapereita ja yhtiöjärjestyksessä ilmoitettu arvo ei ylitä niiden markkinahintaa.
• Kun yhtiöjärjestyksessä ilmoitetun arvon asianmukaisuus on saanut asiantuntijan, kuten asianajajan, hyväksytyn tilintarkastajan tai veroasiantuntijan todistuksen (kuitenkin, jos omaisuus on kiinteistö, tarvitaan lisäksi kiinteistönarvioijan arviointi).

Kolmanneksi, Japanin yhtiölaki sisältää järjestelmän vastuun jälkikäteiseen selvittämiseen. Japanin yhtiölain (52. pykälä) mukaan, jos yhtiön perustamishetkellä aineellisen sijoituksen todellinen arvo on “merkittävästi alhaisempi” kuin yhtiöjärjestyksessä ilmoitettu arvo, perustajat ja perustamishetken hallituksen jäsenet ovat solidaarisesti velvollisia maksamaan puuttuvan summan yhtiölle (arvon täydennysvastuu). Tämä vastuu on periaatteessa tuottamuksesta riippumaton vastuu ja se on erittäin ankara. Myös arvon todistaneet asiantuntijat ovat solidaarisesti vastuussa, elleivät he voi todistaa, etteivät ole laiminlyöneet huolellisuutta. Osaka High Courtin päätös 19. helmikuuta 2016 on tapaus, jossa aineellisen sijoituksen arvon todistaneen asianajajan vastuuta kyseenalaistettiin, ja se on huomionarvoinen esimerkki asiantuntijoiden vastuun suuruudesta.

Näin ollen Japanin yhtiölaki turvaa aineellisen sijoituksen väärinkäytön estämisen ja pääoman vahvistamisen periaatteen toteutumisen kolminkertaisella sääntelyllä: yhtiöjärjestyksen kirjauksilla, ennakkotarkastuksella ja jälkikäteisellä vastuulla.

Yhtiön persoonallisuutta heijastavat vapaaehtoiset määräykset

Vapaaehtoiset määräykset ovat niitä seikkoja, jotka eivät ole pakollisia tai suhteellisia määräyksiä ja joita yhtiö voi halutessaan sisällyttää yhtiöjärjestykseen toimintansa sujuvoittamiseksi. Nämä seikat eivät ole laillisesti mitättömiä, vaikka niitä ei olisi kirjattu yhtiöjärjestykseen, ja ne voidaan määritellä myös alemman tason säännöissä, kuten hallituksen työjärjestyksessä. Kuitenkin niiden tietoinen sisällyttäminen yhtiön korkeimpaan sääntöön, yhtiöjärjestykseen, kantaa merkittävää tarkoitusta.

Yhtiöjärjestyksessä mainittujen seikkojen muuttaminen vaatii yleensä osakkeenomistajien yhtiökokouksen erityispäätöksen, eli yli puolet äänioikeutetuista osakkeenomistajista on oltava läsnä ja heidän äänistään vähintään kaksi kolmasosaa on oltava muutoksen puolesta. Tämä on huomattavasti tiukempi vaatimus verrattuna yhtiön sisäisiin sääntöihin, joita voidaan muuttaa helpommin hallituksen päätöksellä.

Siksi se, mitä asioita vapaaehtoisina määräyksinä sisällytetään yhtiöjärjestykseen, on strateginen päätös, joka tasapainottaa ‘joustavuuden’ ja ‘vakauden’ välillä. Esimerkiksi seuraavat seikat ovat yleisesti määritelty vapaaehtoisiksi määräyksiksi:

• Varsinaisen yhtiökokouksen koollekutsumisen aikataulu
• Johtajien ja tilintarkastajien lukumäärä
• Johtajien palkkioiden määrittelytapa
• Tilikausi

Erityisesti yhteisyrityksissä, joilla on useita osakkeenomistajia, tai ulkopuolisilta sijoittajilta rahoitusta saaneissa yhtiöissä, tiettyjen toimintasääntöjen ‘kiinnittäminen’ vapaaehtoisina määräyksinä yhtiöjärjestykseen voi olla tehokas keino suojella vähemmistöosakkeenomistajien oikeuksia ja varmistaa perustajien väliset sopimukset. Esimerkiksi johtajien lukumäärän tarkka määrittely yhtiöjärjestyksessä voi estää enemmistöosakkeenomistajia yksipuolisesti muuttamasta johtajiston kokoonpanoa. Näin ollen vapaaehtoiset määräykset toimivat hallintatyökaluna, joka heijastaa yhtiön persoonallisuutta ja sidosryhmien välisiä voimasuhteita sekä ehkäisee tulevaisuuden konflikteja.

Yhtiöjärjestyksen laatimisen viimeinen vaihe: hyväksyntämenettely

Osakeyhtiön perustamisessa Japanissa on niin, että perustajien laatima yhtiöjärjestys (alkuperäinen yhtiöjärjestys) ei saa lainvoimaa ilman notaarin hyväksyntää, kuten Japanin yhtiölain (平成18年法律第86号, 2006) 30 artiklan 1 momentissa säädetään. Tämä hyväksyntämenettely on tärkeä prosessi, joka varmistaa yhtiöjärjestyksen selkeyden, ehkäisee myöhempiä riitoja ja todistaa virallisesti, että yhtiöjärjestys on laadittu asianmukaisen menettelyn mukaisesti.

Hyväksynnän menetelmiä on kaksi: perinteinen “kirjallinen hyväksyntä” ja moderni “sähköinen yhtiöjärjestys”. Suurin ero näiden välillä on kustannuksissa, erityisesti leimaveron olemassaolossa. Kirjallisesti laadittu yhtiöjärjestys on Japanin leimaverolain mukainen verollinen asiakirja, johon tulee liittää 40 000 jenin suuruinen tuloleima. Toisaalta sähköinen yhtiöjärjestys on sähköistä dataa eikä sitä katsota “asiakirjaksi”, joten siihen ei kohdistu leimaveroa.

Kuitenkin sähköisen yhtiöjärjestyksen laatimiseen ja hyväksyntään tarvitaan erikoislaitteita, kuten sähköisen allekirjoituksen tekemiseen tarkoitettua ohjelmistoa ja IC-kortinlukijaa, sekä My Number -korttiin tallennettua sähköistä todistusta. Jos nämä välineet hankitaan yksityisesti alusta alkaen, alkuperäiset investoinnit voivat ylittää leimaveron säästöt. Siksi erityisesti yksittäisen yrityksen perustamistapauksessa voi olla kustannus- ja aikatehokasta pyytää apua asiantuntijoilta, kuten oikeusavustajilta tai asianajajilta, jotka ovat jo valmistelleet sähköisen hyväksynnän ympäristön.

Alla oleva taulukko tiivistää kirjallisen ja sähköisen hyväksynnän pääerot.

Kuten taulukko osoittaa, sähköisellä hyväksynnällä on selkeä etu leimaveron puuttumisen vuoksi, mutta sen hyödyntämiseksi tarvitaan teknisiä valmisteluja. On tärkeää valita yrityksen tilanteeseen parhaiten sopiva menetelmä.

Yhteenveto

Kuten tässä artikkelissa on yksityiskohtaisesti selitetty, yhtiöjärjestys ei ole pelkästään yksi perustamisasiakirjoista, vaan se on keskeinen dokumentti, joka määrittelee yhtiön oikeudellisen identiteetin, hallinnon ja liiketoiminnan ytimen Japanissa. Absoluuttiset säännökset muodostavat pakollisen rungon, jonka päälle suhteelliset säännökset mahdollistavat yhtiön strategisen organisaatiosuunnittelun ja vapaaehtoiset säännökset tuovat yksilöllisiä toimintasääntöjä, luoden näin räätälöidyn ‘perustuslain’ jokaiselle yhtiölle. Erityisesti yhtiön toimialaa määrittelevän ‘tarkoituksen’ kirjaamisessa oikeudellisen tulkinnan ja käytännön vaatimusten välinen tasapaino sekä ‘sachinoki’ eli aineellisen pääoman sijoittamisen monimutkaiset säännöt, jotka konkretisoivat pääoman vahvistamisen periaatetta, ovat haasteellisia ilman asiantuntemusta. Näiden säännösten tarkka ymmärtäminen ja niiden asianmukainen heijastaminen yhtiöjärjestykseen on välttämätöntä tulevaisuuden oikeudellisten riskien minimoimiseksi ja kestävän kasvun vahvan perustan rakentamiseksi.

Monolith Lakitoimisto tarjoaa Japanissa laajan kokemuksen monenlaisille asiakkaille liittyen tähän aiheeseen. Toimistossamme on sekä japanilaisen asianajajan pätevyyden omaavia kaksikielisiä asianajajia että englanninkielisiä asianajajia, joilla on ulkomaiset pätevyydet, mikä mahdollistaa kansainvälisessä liiketoimintaympäristössä toimivien asiakkaiden erityistarpeiden huomioon ottavan yksityiskohtaisen oikeudellisen tuen tarjoamisen. Tarjoamme asiantuntevaa näkemystä perustuen optimaalisia ratkaisuja kaikissa vaiheissa, aina yhtiöjärjestyksen luomisesta ja vahvistamisesta hallintorakenteen rakentamiseen perustamisen jälkeen.