Osakeyhtiössä toimivan toimitusjohtajan ja hallituksen jäsenten valinta, eroaminen ja erottaminen – oikeudellinen selonteko

Japanin vuonna 2006 (Heisei 18) käyttöön ottama yhtiömuoto, yhteisöyhtiö (Godo Kaisha, GK), on sen operatiivisen joustavuuden ansiosta tullut houkuttelevaksi vaihtoehdoksi monille yrityksille. Tätä yhtiömuotoa verrataan usein Yhdysvaltojen LLC:hen (Limited Liability Company), ja itse asiassa sellaiset tunnetut kansainväliset yritykset kuin Google合同会社, Apple Japan合同会社 ja Amazon Japan合同会社 ovat valinneet sen liiketoimintansa muodoksi Japanissa. Yhteisöyhtiön suurin erityispiirre on, että toisin kuin osakeyhtiössä (Kabushiki Kaisha, KK), yhtiön omistus (sijoitukset) ja johtaminen ovat periaatteessa yhdistettyjä. Tämä rakenne mahdollistaa nopeat päätöksentekoprosessit ja yksinkertaistetun hallinnon, mutta toisaalta liikkeenjohdon ydinjoukkoon kuuluvien toimitusjohtajien ja edustajien asemaa koskevat säännöt on määritelty yksityiskohtaisesti Japanin yhtiölaissa. Jos näiden virkojen nimittämisen, eroamisen ja erottamisen oikeudellisia menettelyjä ei ymmärretä kunnolla, voi syntyä sisäisiä ristiriitoja tai laillisesti pätemättömiä päätöksiä. Tässä artikkelissa käsitellään kattavasti ja asiantuntevasti yhteisöyhtiön toimitusjohtajien ja edustajien nimittämistä, eroamista ja erottamista koskevia menettelyjä Japanin yhtiölain pohjalta, viitaten konkreettisiin pykäliin ja oikeustapauksiin. Tämän tarkoituksena on auttaa yritysjohtajia ja lakiasioista vastaavia henkilöitä harjoittamaan vakaata ja lainsäädäntöä noudattavaa organisaation hallintoa.

Yksityisen yhtiön toimivan johtajan ja edustavan johtajan perusteet Japanissa

Ymmärtääksemme yksityisen yhtiön hallintoa Japanissa, on ensiarvoisen tärkeää käsittää toimivan johtajan ja edustavan johtajan perusasemat. Japanin yhtiölaki tarjoaa perussäännöt ja mahdollistaa yhtiöjärjestyksen mukaiset mukautukset.

Japanin yhtiölain määrittelemä periaate on “kaikkien osakkaiden johtama hallinto”. Jos yhtiön perussääntöjä eli yhtiöjärjestystä ei ole erikseen määritelty, kaikilla sijoittajina toimivilla osakkailla on oikeus toimia ‘toimivina johtajina’, jotka hoitavat yhtiön toimintoja (Japanin yhtiölaki, artikla 590, kohta 1). Lisäksi, toimivilla johtajilla on oikeus toimia ‘edustavina johtajina’, joilla on valtuudet edustaa yhtiötä ulospäin (Japanin yhtiölaki, artikla 599, kohta 1). Tässä oletusarvoisessa tilanteessa kaikilla osakkailla on sekä yhtiön hallinnointiin että edustukseen liittyvät valtuudet.

Kuitenkin monissa yhtiöissä on osakkaita, jotka sijoittavat yhtiöön mutta eivät suoraan osallistu sen johtamiseen, ja toisaalta niitä, jotka aktiivisesti kantavat vastuuta yhtiön johtamisesta. Tällaisiin todellisiin tilanteisiin vastatakseen Japanin yhtiölaki sallii hallintorakenteen joustavan suunnittelun yhtiöjärjestyksen kautta. Nimeämällä tiettyjä osakkaita toimiviksi johtajiksi yhtiöjärjestyksessä, on mahdollista keskittää johto-oikeudet tietyille henkilöille (Japanin yhtiölaki, artikla 590, kohta 1). Tässä tapauksessa yhtiöjärjestyksessä toimivaksi johtajaksi nimeämättömät osakkaat eivät omaa hallinnointiin liittyviä oikeuksia.

Tästä voidaan päätellä, että toimivan johtajan ja edustavan johtajan välillä on selvä hierarkkinen suhde. Edustava johtaja on aina valittava toimivien johtajien joukosta (Japanin yhtiölaki, artikla 599, kohta 3). Toimintaan osallistumattoman osakkaan valitseminen edustavaksi johtajaksi on laillisesti mahdotonta. Toisin sanoen, edustava johtaja on toimivan johtajan aseman yläpuolella oleva, vahvemman ulkoisen edustusoikeuden omaava tehtävä. Yhtiön perustajien on ymmärrettävä tämä periaate ja tehtävä tärkeä strateginen päätös omalle yhtiölleen parhaiten sopivan hallintomallin määrittelemisestä yhtiöjärjestyksessä.

Toimitusjohtajan ja edustusvaltuutetun johtajan valinta Japanissa

Toimitusjohtajan ja edustusvaltuutetun johtajan valintaprosessi on ensimmäinen askel yhtiön hallintorakenteen konkretisoimisessa. Nämä menettelyt riippuvat suuresti yhtiöjärjestyksen määräyksistä.

Toimitusjohtajan valinta tapahtuu suoraan yhtiöjärjestyksessä nimien mainitsemisen kautta. Yhtiöjärjestyksessä mainittu henkilö astuu toimitusjohtajan tehtävään, kun taas mainitsematta jääneet jäsenet jätetään johtamisen ulkopuolelle.

Toisaalta edustusvaltuutetun johtajan valinnassa on pääasiassa kaksi Japanin yhtiölain (Companies Act of Japan) 599 artiklan 3 momentin mukaista menetelmää.

Ensimmäinen menetelmä on suora nimeäminen yhtiöjärjestyksessä. Yhtiöjärjestyksessä voidaan esimerkiksi todeta, että “yhtiön edustusvaltuutettu johtaja on henkilö X”. Tämä menetelmä on selkeä ja sopii, kun halutaan rakentaa vakaa johtoasema.

Toinen menetelmä on toimitusjohtajien keskinäinen valinta yhtiöjärjestyksen määräysten perusteella. Tällöin yhtiöjärjestyksessä määrätään, että “yhtiön edustusvaltuutettu johtaja valitaan toimitusjohtajien keskinäisellä valinnalla”. Tämän jälkeen toimitusjohtajat valitsevat edustusvaltuutetun johtajan keskustelujen ja äänestyksen kautta. Tämän keskinäisen valinnan tulokset kirjataan asiakirjaan, kuten “keskinäisen valinnan pöytäkirjaan”. Tämä menetelmä mahdollistaa joustavamman toiminnan, koska edustusvaltuutetun johtajan vaihtaminen ei vaadi monimutkaista yhtiöjärjestyksen muutosta.

Menettelyssä on huomioitava myös johtajan suostumuksen tarve. Jos edustusvaltuutettu johtaja on valittu keskinäisellä valinnalla, on tarpeen toimittaa “suostumusasiakirja”, joka todistaa henkilön hyväksyneen tehtävän, rekisteröintimenettelyä varten. Toisaalta, jos henkilö on nimetty suoraan yhtiöjärjestyksessä, katsotaan, että hän on hyväksynyt edustusvaltuutetun johtajan tehtävän jo yhtiöjärjestyksen luomisen yhteydessä, joten erillistä suostumusasiakirjaa ei yleensä tarvita.

Lisäksi on olemassa erityistapauksia, joissa toimitusjohtaja on oikeushenkilö. Koska oikeushenkilö ei voi fyysisesti hoitaa toimitusjohtajan tehtäviä kuten luonnollinen henkilö, on valittava “tehtävän suorittaja”, joka hoitaa nämä tehtävät käytännössä, ja ilmoitettava tämän henkilön nimi ja osoite muille jäsenille (Japanin yhtiölain 598 artiklan 1 momentin mukaan). Jos tämä oikeushenkilö on myös edustusvaltuutettu johtaja, tehtävän suorittajan nimi ja osoite on myös merkittävä yhtiön rekisteriin ja julkaistava.

Nämä valintamenetelmät merkitsevät enemmän kuin pelkkiä menettelytapojen eroja. Erityisesti edustusvaltuutetun johtajan valinnassa päätös valita suora nimeäminen yhtiöjärjestyksessä tai keskinäinen valinta vaikuttaa suoraan tulevaisuuden erottamisen vaikeuteen. Suoraan nimettyä edustusvaltuutettua johtajaa on vaikea erottaa, koska se vaatii yhtiöjärjestyksen muutoksen, mikä on hyvin korkea kynnys. Toisaalta keskinäisellä valinnalla valittu edustusvaltuutettu johtaja voidaan erottaa joustavammin. Siksi perustajien on otettava huomioon yhtiön tulevaisuuden dynamiikka ja harkittava tarkasti, kumpi menetelmä sopii parhaiten heidän yhtiölleen.

Toimitusjohtajan ja edustusjohtajan eroaminen Japanissa

Kun toimitusjohtaja tai edustusjohtaja jättää tehtävänsä, on tärkeää erottaa tarkasti kaksi eri käsitettä: eroaminen ja yhtiöstä poistuminen. Nämä ovat oikeudellisesti erilaisia toimenpiteitä.

“Eroaminen” tarkoittaa, että henkilö jättää toimitusjohtajan tai edustusjohtajan tehtävän, mutta säilyttää asemansa yhtiön osakkaana. Toisin sanoen menettää johto- ja edustusoikeudet, mutta säilyttää omistusosuutensa yhtiössä.

Toisaalta “yhtiöstä poistuminen” tarkoittaa, että henkilö luopuu kokonaan osakkaan asemastaan. Tämän seurauksena hän menettää kaikki omistusoikeudet ja automaattisesti myös kaikki toimitusjohtajan tai edustusjohtajan tehtävät. Yhtiöstä poistunut osakas on periaatteessa oikeutettu saamaan takaisin sijoittamansa pääoman.

Kun yhtiöjärjestyksessä erikseen nimetty toimitusjohtaja “eroaa”, menettely ei ole yksinkertainen. Japanin yhtiölain (平成17年法律第86号) 591 artiklan 4 momentin mukaan toimitusjohtajan on esitettävä “pätevä syy” eroamiselle. Tämä säännös on tarkoitettu estämään, että yhtiön johtoon kuuluva henkilö ei voi helposti luopua vastuustaan ja aiheuttaa häiriöitä yhtiön toimintaan.

Osakkaan täydellisestä eroamisesta yhtiöstä Japanin yhtiölaki määrittelee useita menetelmiä. Yksi niistä on “vapaaehtoinen eroaminen”, jossa osakas voi ilmoittaa yhtiölle aikeestaan kuusi kuukautta ennen tilikauden päättymistä ja erota tilikauden lopussa (Japanin yhtiölaki 606 artiklan 1 momentti). Toinen tapa on “välttämättömän syyn” olemassaolo. Tällöin osakas voi erota milloin tahansa (Japanin yhtiölaki 606 artiklan 3 momentti). “Välttämätön syy” viittaa tilanteisiin, kuten vakavaan sairauteen tai yhtiön toiminnan perustavanlaatuiseen muutokseen, jotka tekevät osakkaana pysymisen objektiivisesti vaikeaksi, eikä pelkkä mielipide-ero ole hyväksyttävä syy.

Edustusjohtajan “eroamismenettely” riippuu hänen valintatavastaan. Jos yhtiöjärjestyksessä suoraan nimetty edustusjohtaja eroaa, hänen nimensä on poistettava yhtiöjärjestyksestä, mikä edellyttää yhtiöjärjestyksen muuttamista. Yhtiöjärjestyksen muuttaminen edellyttää periaatteessa kaikkien osakkaiden suostumusta, ja menettely on erittäin tiukka. Toisaalta, jos edustusjohtaja on valittu toimitusjohtajien keskinäisellä valinnalla, hänen asemansa perustuu osakkaiden väliseen sopimukseen, ja eroaminen on mahdollista yksinkertaisemmin ilmoittamalla yhtiölle eroamisaikeesta.

Alla olevassa taulukossa vertaillaan “eroamisen” ja “yhtiöstä poistumisen” eroja.

Toimitusjohtajan ja edustusjohtajan erottaminen Japanissa

Toimitusjohtajan tai edustusjohtajan erottaminen heidän tahtoaan vastaan on Japanin yhtiölain mukaan sidottu tiukkoihin vaatimuksiin yhtiön vakauden turvaamiseksi.

Jotta nimetty toimitusjohtaja voidaan erottaa, on täytettävä kaksi ehtoa samanaikaisesti. Ensinnäkin on oltava olemassa ‘oikeutettu syy’, ja toiseksi tarvitaan ‘kaikkien muiden osakkaiden yksimielisyys’ erottamisen kohteena olevaa henkilöä lukuun ottamatta (Japanin yhtiölaki, artikla 591, kohta 5). Nämä kaksinkertaiset vaatimukset suojelevat toimitusjohtajan asemaa ja estävät vähemmistön helpon syrjäyttämisen enemmistön toimesta. Kuitenkin Japanin yhtiölain artikla 591, kohta 6 sallii yhtiöjärjestyksessä poikkeavien määräysten asettamisen (esimerkiksi erottamisen vaatimusten lieventämisen).

Edustusjohtajan erottamismenettely riippuu samalla tavalla kuin eroamistapauksessa valintamenetelmästä. Jos edustusjohtaja on nimetty suoraan yhtiöjärjestyksessä, vaaditaan yhtiöjärjestyksen muuttamista. Koska yhtiöjärjestyksen muuttaminen edellyttää kaikkien osakkaiden suostumusta, käytännössä yksipuolinen erottaminen on mahdotonta ilman erottamisen kohteen suostumusta. Toisaalta keskinäisellä valinnalla valitun edustusjohtajan voi erottaa samalla tavalla kuin hänet on valittu, esimerkiksi toimitusjohtajien enemmistön päätöksellä, mikä on realistisempi menettely.

‘Oikeutetun syyn’ tarkkaa sisältöä ei ole määritelty Japanin yhtiölaissa. Lisäksi osakeyhtiön toimitusjohtajan erottamiseen liittyviä oikeustapauksia on vähän. Tällaisissa tapauksissa tuomioistuimet yleensä viittaavat samankaltaisiin säännöksiin tehdessään päätöksiään. Osakeyhtiön hallituksen jäsenen erottamiseen liittyvät oikeustapaukset ‘oikeutetusta syystä’ (Japanin yhtiölaki, artikla 339, kohta 2) toimivat tärkeänä ohjeena.

Osakeyhtiön oikeuskäytännön mukaan ‘oikeutettu syy’ tunnustetaan vain, kun kyseessä on vakava lainsäädännön tai yhtiöjärjestyksen rikkominen, yhtiölle vahinkoa aiheuttava petollinen toiminta, pitkäaikainen sairaus, joka estää työtehtävien suorittamisen, tai ilmeinen johtamiskyvyn puute, eli tilanteet, joissa on objektiivisesti vaikeaa jatkaa luottamusta johtotehtävissä. Esimerkiksi Hiroshiman alueellinen tuomioistuin totesi 29. marraskuuta 1994 antamassaan päätöksessä, että edustusjohtaja oli aiheuttanut yhtiölle suuria tappioita spekulatiivisilla kaupoilla, mikä oli oikeutettu syy erottamiseen. Toisaalta pelkkä liiketoimintastrategian erimielisyys tai huonot välit muihin johtajiin eivät yleensä täytä ‘oikeutetun syyn’ kriteerejä. Tokion alueellinen tuomioistuin päätti 23. joulukuuta 1982, että pelkkä huonot välit edustajan kanssa eivät ole riittävä peruste erottamiselle.

Lisäksi, jos toimitusjohtajan väärinkäytökset ovat erittäin vakavia ja aiheuttavat yhtiölle merkittävää vahinkoa, on olemassa ‘poissulkeminen’ niminen viimeinen keino. Tämä tarkoittaa, että muiden osakkaiden enemmistön päätöksellä voidaan nostaa kanne tuomioistuimessa ja pakottaa kyseinen osakas poistumaan yhtiöstä (Japanin yhtiölaki, artikla 859). Poissulkeminen on viimeinen keino, kun osakkaiden välistä neuvottelua ei voida ratkaista, ja se vaatii tuomioistuimen oikeudellista arviointia, mikä on erittäin voimakas toimenpide. Näistä säännöksistä voidaan päätellä, että osakeyhtiön erottamisjärjestelmä on suunniteltu perustuen kumppanuussuhteeseen ja luottamukseen, painottaen yhteisymmärrystä ja vakautta pikemminkin kuin helppoa poissulkemista enemmistöpäätöksellä.

Yhteenveto

Kuten tässä artikkelissa on yksityiskohtaisesti käsitelty, Japanin yhtiölain mukaisesti yksityisen yhtiön (合同会社, gōdō kaisha) toimitusjohtajien ja edustajien asemaan liittyvät säännöt on määritelty tarkasti, mikä heijastaa organisaation joustavan rakenteen taustalla olevaa tiukkaa sääntelyä. Yhtiöjärjestyksen merkitys hallinnon ytimessä, edustajien valintatapa (suora nimittäminen tai keskinäinen valinta) ja sen strateginen vaikutus tuleviin erottamismenettelyihin, sekä “eroaminen” ja “irtisanoutuminen” oikeudellisina käsitteinä, sekä erottamiseen vaadittavat korkeat kriteerit, kuten “oikeutettu syy” tai “kaikkien osakkaiden yksimielisyys”, ovat keskeisiä seikkoja, jotka on ymmärrettävä yksityisen yhtiön hallinnossa. Näiden monimutkaisten oikeudellisten vaatimusten asianmukainen hallinta ja tulevien riitojen ennaltaehkäisy edellyttävät erikoistunutta oikeudellista asiantuntemusta. Monolith Lakitoimisto tarjoaa laajaa kokemusta yksityisten yhtiöiden perustamisessa, yhtiöjärjestyksen laatimisessa ja hallituksen jäsenten valinnassa ja vaihtamisessa, palvellen sekä Japanin kotimaisia että lukuisia kansainvälisiä asiakkaita. Toimistossamme on useita englanninkielisiä juristeja, joilla on ulkomaalaisia oikeustieteellisiä pätevyyksiä ja jotka ymmärtävät syvällisesti kansainvälisen liiketoiminnan kontekstin, mahdollistaen näin yksityiskohtaisen oikeudellisen tuen tarjoamisen. Käyttäkää hyväksenne asiantuntemustamme varmistaaksenne, että yrityksenne hallintorakenne on lainmukainen ja liiketoimintastrategianne mukainen.