Toimialakohtaiset vinkit työviisumin hankkimiseen: Ulkomaalaisten työllistäminen ravintola-alalla

Japanin ravintola- ja ruokapalvelualan yritykset kohtaavat vakavan rakenteellisen haasteen työvoimapulan muodossa. Monet yritykset ovat löytäneet ratkaisun palkkaamalla ulkomaista työvoimaa. Ulkomaisten työntekijöiden palkkaaminen ei kuitenkaan rajoitu pelkästään rekrytointiin, vaan edellyttää Japanin ‘maahantulo- ja pakolaislainsäädännön’ (jäljempänä ‘maahantulolaki’) kaltaisten tiukkojen lainsäädännöllisten vaatimusten noudattamista. Jos yritys työllistää asianmukaista oleskelulupaa vailla olevan ulkomaalaisen, se voi joutua ‘laittoman työnteon edistämisrikoksen’ kohteeksi, mikä voi johtaa vakaviin rikosoikeudellisiin seuraamuksiin, ja myös yrityksen edustajat tai henkilöstöhallinnosta vastaavat voivat henkilökohtaisesti joutua rangaistuksen kohteeksi. Siksi ulkomaisten työntekijöiden palkkaamisen onnistuminen ravintola-alalla edellyttää, että rekrytointistrategia ja oikeudellinen vaatimustenmukaisuus ymmärretään osana kokonaisvaltaista liikkeenjohtoa. Ulkomaalaisten työskentelyyn Japanissa vaaditaan toiminnan luonteen mukainen ‘oleskelulupa’. Ravintola-alalla työllistettävissä oleskeluluvissa on pääasiassa kaksi luokkaa: ‘asemaan tai asemaan perustuvat oleskeluluvat’, joissa ei ole rajoituksia työnteon suhteen, ja ‘toimintatyypin mukaiset oleskeluluvat’ (yleisesti kutsutaan työviisumeiksi), jotka sallivat työskentelyn vain tietyissä hyväksytyissä tehtävissä. Jälkimmäiseen luokkaan kuuluvat muun muassa erikoisammattilaisille suunnatut ‘teknologia, humanistiset tieteet ja kansainväliset palvelut’, taitaville kokille tarkoitetut ‘taitotyö’ sekä pääasiassa paikan päällä työskentelevän henkilöstön palkkaamiseen tarkoitetut ‘erityistaidot’, joilla kaikilla on omat erityiset vaatimuksensa ja rajoituksensa. Tämä artikkeli tarjoaa oikeudellisia ja käytännöllisiä ohjeita ravintola-alan yritysten johtajille sekä oikeudellisille ja henkilöstöhallinnon asiantuntijoille, jotta he voivat tehdä tarkkoja päätöksiä ulkomaisten työntekijöiden palkkaamisessa. Artikkelissa käsitellään yksityiskohtaisesti kunkin oleskeluluvan tarkat vaatimukset, sallitut työtehtävät ja yrityksen täyttämät oikeudelliset velvoitteet, perustuen asiaankuuluviin lakipykäliin.

Yleiskatsaus ravintola-alan ulkomaalaisten työntekijöiden työlupiin Japanissa

Ulkomaalaisten työllistämistä harkittaessa on ensiarvoisen tärkeää ymmärtää tarkasti viisumin ja oleskeluluvan oikeudelliset erot. Japanin ulkomaanedustustot (suurlähetystöt ja pääkonsulaatit) myöntävät ‘viisumin’, joka on asiakirja suosittelemassa, että ulkomaalaisen passi on voimassa ja hänellä ei ole esteitä saapua Japaniin. Toisaalta ‘oleskelulupa’ on oikeudellinen pätevyys, joka sallii toiminnan Japanin sisällä ja jonka maahanmuutto- ja oleskeluhallinto myöntää. Tämä oleskelulupa todistetaan virallisella henkilökortilla, ‘oleskelukortilla’, ja yrityksillä on laillinen velvollisuus tarkistaa työnhakijoiden oleskelukortin tiedot rekrytointiprosessissa.

Kun ravintola-ala työllistää ulkomaalaisia, harkittavat oleskeluluvat voidaan jakaa kahteen pääkategoriaan niiden oikeudellisen luonteen perusteella.

Ensimmäinen on ‘asemaan perustuvat oleskeluluvat’. Näihin kuuluvat ‘pysyvä asukas’, ‘japanilaisen puoliso ym.’, ‘pysyvän asukkaan puoliso ym.’ ja ‘vakituinen asukas’. Nämä oleskeluluvat myönnetään henkilön aseman tai yhteyden perusteella Japaniin, eikä niiden haltijoiden työskentelyyn ole mitään rajoituksia Japanissa. Siksi näiden lupien haltijat voivat työskennellä kaikissa tehtävissä, mukaan lukien myöhemmin mainittu ‘yksinkertainen työ’, kuten ruoanlaitto, asiakaspalvelu ja siivous, samalla tavalla kuin japanilaiset. Nämä ovat yrityksille joustavimmin työllistettävissä olevia henkilöitä, mutta on olemassa huomioon otettavia seikkoja. ‘Japanilaisen puoliso ym.’ ja ‘pysyvän asukkaan puoliso ym.’ oleskeluluvat edellyttävät, että avioliitto on yhä voimassa. Avioeron tai puolison kuoleman myötä henkilö voi menettää tämän aseman, mikä voi johtaa oleskeluluvan uusimisen epäämiseen ja työskentelyn loppumiseen. Yritysten on säännöllisesti tarkistettava oleskelukorttien voimassaolo työsuhteen aikana ja hallittava compliance-riskejä.

Toinen kategoria on ‘toimintatyyppiin perustuvat oleskeluluvat’, eli työviisumit. Nämä myönnetään tiettyjen erikoistuneiden toimintojen suorittamiseen ja niiden ulkopuolella tapahtuva toiminta on tiukasti rajoitettua. Ravintola-alalla ongelmana on, että monet käytännön työt, kuten asiakaspalvelu salissa, astioiden pesu tai yksinkertainen ruoan esillepano, luokitellaan maahanmuuttolain tulkinnan mukaan ‘yksinkertaiseksi työksi’, joka ei vaadi erikoisosaamista. Perinteisissä erikoisammattien työviisumeissa, erityisesti ‘teknologia, humanistiset tieteet ja kansainväliset palvelut’ -kategorioissa, tällaista yksinkertaista työtä ei pääsääntöisesti sallita pääasiallisena työnä. Tämä oikeudellinen rajoitus on ollut suuri este ravintola-alalle, joka on pitkään halunnut palkata ulkomaalaisia myymälähenkilökuntaan. Tämän rakenteellisen ongelman ratkaisemiseksi luotiin ‘erityistaito’ oleskelulupa, josta kerrotaan myöhemmin. Tämän taustan ymmärtäminen on ensimmäinen askel kunkin oleskeluluvan tarkoituksen ja rajoitusten ymmärtämisessä ja oman yrityksen tarpeisiin sopivien henkilöiden lailliseen työllistämiseen.

Ammattilaisille ja johtajille suunnattu oleskelulupa: “Tekniikka, humanistiset tieteet ja kansainvälinen liiketoiminta” Japanissa

Oleskelulupa “Tekniikka, humanistiset tieteet ja kansainvälinen liiketoiminta” on suunniteltu ulkomaalaisille, jotka työskentelevät luonnontieteiden tai humanististen tieteiden alalla vaadittavien erikoistaitojen ja tiedon parissa tai tehtävissä, jotka edellyttävät ulkomaisen kulttuurin pohjalta kehittyneitä ajattelu- ja tuntemustaitoja. Ravintola-alalla sen soveltamisala on rajoitettu, mutta tietyissä olosuhteissa se voi olla tärkeässä roolissa.

Sallitut ja kielletyt työtehtävät

Tämän oleskeluluvan ydin on rajoittuminen ei-käytännöllisiin asiantuntijatehtäviin. Sallittuihin työtehtäviin kuuluvat esimerkiksi pääkonttorin toiminnoissa tapahtuva markkinointi, rahoitus, henkilöstöhallinto, liiketoiminnan suunnittelu ja kansainvälisen liiketoiminnan kehittäminen. Myös useita ravintoloita johtavat valvojat tai aluepäälliköt voivat kuulua kohderyhmään, jos heidän tehtävänsä keskittyvät myyntitietojen analysointiin, työntekijöiden koulutusohjelmien kehittämiseen ja markkinointistrategioiden suunnitteluun.

Toisaalta keittiötyö, asiakaspalvelu, siivous ja kassatehtävät katsotaan “yksinkertaiseksi työksi”, joka ei vaadi erikoisosaamista, ja ne ovat näin ollen tämän oleskeluluvan toiminta-alan ulkopuolella. Vaikka henkilöllä olisi “ravintolapäällikön” tai “johtajan” nimike, ei lupaa myönnetä, jos suurin osa työtehtävistä on käytännön työtä. Työtehtävien suorittamisen kannalta välttämättömät käytännön työt eivät itsessään ole välitön hylkäysperuste, mutta maahanmuuttoviranomaiset tekevät päätöksensä työtehtävien todellisen sisällön perusteella, ei pelkän nimikkeen mukaan.

Tämä tiukka erottelu liittyy läheisesti yrityksen liiketoiminnan kokoon ja organisaatiorakenteeseen. Pienissä yksityisissä ravintoloissa hallinnolliset ja käytännön työt katsotaan usein erottamattomiksi, ja “hallinnollisiin tehtäviin keskittyvän henkilöstön” tarpeen perusteleminen voi olla vaikeaa. Toisaalta suurten ravintolaketjujen kohdalla on helpompi perustella erikoistuneiden johtotehtävien tarvetta pääkonttorissa tai johto-osastolla. Toisin sanoen, “Tekniikka, humanistiset tieteet ja kansainvälinen liiketoiminta” -viisumin saamisen mahdollisuus voi toimia mittarina sille, onko yritys saavuttanut tarpeeksi suuren liiketoiminnan koon ja organisaation kypsyyden tarvittavien asiantuntijatehtävien täyttämiseksi.

Hakijan ja yrityksen vaatimukset

Oleskeluluvan saamiseksi sekä ulkomaalaisen hakijan että työnantajayrityksen on täytettävä tiukat vaatimukset.

Ulkomaalaiselta edellytetään koulutusta tai työkokemusta. Periaatteessa on oltava suoritettuna yliopistotutkinto tehtävään liittyvältä alalta tai valmistuttava Japanissa sijaitsevasta ammattikoulusta. Jos koulutusvaatimusta ei täytetä, yli kymmenen vuoden työkokemus “tekniikan” tai “humanististen tieteiden” alalta tai vähintään kolmen vuoden kokemus “kansainvälisestä liiketoiminnasta” (kuten kääntäminen, tulkkaus, ulkomaankauppa) voi korvata koulutusvaatimuksen. On tärkeää, että koulutuksen ja työkokemuksen on oltava selvästi yhteydessä Japanissa suoritettaviin työtehtäviin.

Yritykseltä vaaditaan liiketoiminnan vakautta ja jatkuvuutta sekä asianmukaisia työehtoja. Hakemusvaiheessa on todistettava terve taloudellinen tilanne esimerkiksi tilinpäätösasiakirjojen avulla. Lisäksi ulkomaalaiselle maksettavan palkan on oltava vähintään yhtä suuri kuin vastaavissa tehtävissä toimivien japanilaisten työntekijöiden palkka. Tämä säännös on suunniteltu estämään ulkomaalaisten työntekijöiden palkkaaminen halvalla työvoimana ja varmistamaan asiantuntijoille sopivat työolosuhteet.

Ammattitaitoisille kokkeille suunnattu oleskelulupa: “Taito”

Oleskelulupa “Taito” on tarkoitettu ulkomaalaisille, jotka työskentelevät tehtävissä, jotka vaativat “erikoistuneita taitoja teollisuuden erityisalalla” Japanissa. Ravintola-alalla tämä oleskelulupa toimii käytännössä erityisenä lupana palkata ulkomaalaisia erikoiskokkeja (cooks), jotka ovat erikoistuneet ulkomaisiin keittiöihin.

Yli 10 vuoden työkokemus ja sen todistaminen

“Taito”-viisumin tiukin ja keskeisin vaatimus on periaatteessa yli 10 vuoden työkokemus. Tämän kokemuksen on oltava erityisesti tietyn ulkomaisen keittiön (esimerkiksi kiinalaisen, ranskalaisen, intialaisen jne.) kokkina. Eri ruokalajien kokemusvuosien yhdistäminen ei ole sallittua. Esimerkiksi viiden vuoden työskentely kiinalaisessa ravintolassa ja viiden vuoden työskentely ranskalaisessa ravintolassa ei yhdessä täytä vaatimuksia. Kuitenkin thaimaalaisille kokille on olemassa erityispoikkeus, jossa työkokemuksen vaatimus on lievennetty yli viiteen vuoteen perustuen Japanin ja Thaimaan väliseen kahdenväliseen sopimukseen.

Tämän työkokemuksen todistaminen on hakuprosessin suurin haaste. Hakijoiden on hankittava kaikilta aikaisemmilta työnantajiltaan viralliset “työtodistukset”, joissa on selkeästi ilmoitettu työskentelyaika, asema ja työtehtävät. Maahanmuuttoviranomaiset tarkastavat näiden todistusten aitouden tarkasti ja saattavat joskus soittaa kansainvälisiä puheluja mainittuihin ravintoloihin varmistaakseen työsuhteen todenperäisyyden. Jos aikaisempi työnantaja on lopettanut toimintansa tai jos työsuhteen päättäminen ei ole tapahtunut hyvässä sovussa ja työtodistuksen saaminen evätään, voi olla erittäin vaikeaa saada kasaan objektiivisia todistusasiakirjoja, mikä tekee hakemuksesta erittäin vaikean. Tämän tiukan käytännön tarkoituksena on estää tämän oikeuden väärinkäyttö helpoksi työvoiman tuontikanavaksi, ja yritysten on oltava varmoja siitä, että potentiaalinen työntekijä pystyy todistamaan työhistoriansa ennen palkkaamista.

Ravintolan ja työtehtävien vaatimukset

Myös työnantajaravintolalla on täytettäviä vaatimuksia. Ensinnäkin ravintolan on tarjottava aitoa ulkomaista ruokaa, joka vastaa palkattavan kokkien erikoisalaa. Esimerkiksi kiinalaisen kokin palkkaamiseksi ravintolan pääruokalistan on koostuttava aidoista kiinalaisista ruoista. Japanissa omaleimaisesti kehittyneitä ruokia, kuten ramenia tai curryriisiä tarjoavat ravintolat eivät välttämättä täytä vaatimuksia.

Toiseksi kokkien työtehtävien on rajoituttava tiukasti itse ruoanlaittoon. Ei ole sallittua, että kokit osallistuvat salin asiakaspalveluun, siivoukseen, astianpesuun tai kassatehtäviin. Tämän vuoksi yritysten on pystyttävä todistamaan, että heillä on erillinen henkilökunta sali- ja pesulapalveluihin.

Kolmanneksi myös ravintolan koko on arvioinnin kohteena. Ravintolan on tarjottava laaja valikoima ruokia, oltava riittävä määrä asiakaspaikkoja (yleensä vähintään 25 paikkaa on suuntaa-antava), ja sen on oltava tarpeeksi suuri, jotta tarve palkata kokenut erikoiskokki on objektiivisesti perusteltavissa. Tämä on tarpeen liiketoiminnan vakauden varmistamiseksi ja sen varmistamiseksi, että kokki voi keskittyä erikoisalaansa ja saada jatkuvasti saman tai paremman palkan kuin japanilaiset työntekijät.

Kohdennettu osaamisviisumi: “Erityistaito” Japanissa

Oleskelulupa “Erityistaito” on suhteellisen uusi järjestelmä, joka luotiin huhtikuussa 2019 (Reiwa 1) vastaamaan erityisesti niiden teollisuudenalojen tarpeisiin, joilla on vaikeuksia löytää kotimaista työvoimaa. Ravintola-ala (järjestelmän nimitys “ulkoruokailuala”) on yksi näistä kohdealoista, ja se kärsii vakavasta työvoimapulasta. “Erityistaito” on tullut keskeiseksi ja käytännölliseksi vaihtoehdoksi varmistamaan operatiivisen henkilöstön saatavuus ravintoloiden työpaikoilla.

Tehtäväalueet ja oleskeluluvan tasot

“Erityistaidon” merkittävin piirre on sen laaja tehtäväalue. Ulkoruokailualalla se kattaa kaikki “ruoanlaittoon, asiakaspalveluun ja myymälän hallintaan” liittyvät tehtävät, mukaan lukien avustavat keittiötehtävät, salipalvelut, kassatoiminnot, siivous, varastonhallinta ja tilausten käsittely. Tämä mahdollistaa ulkomaisten työntekijöiden käytön tehtävissä, jotka eivät perinteisesti ole olleet mahdollisia työviisumilla.

Oleskelulupa “Erityistaito” jakautuu kahteen tasoon taitotason mukaan.

“Erityistaito 1” on järjestelmän perustason oleskelulupa. Sen saamiseksi on läpäistävä sekä ulkoruokailualan taitoja mittaava “Erityistaito 1 -testi” että työtehtävien kannalta välttämätön japanin kielen taitotesti (“Kokusaikoryu Kikin Nihongo Kiso Tesuto” tai “Japanese-Language Proficiency Test N4 tai korkeampi”). Oleskeluaika on rajoitettu enintään viiteen vuoteen, eikä perheen tuominen Japaniin (perheenyhdistäminen) ole pääsääntöisesti sallittua.

“Erityistaito 2” on korkeamman tason oleskelulupa, johon voi siirtyä “Erityistaito 1” -luvan suorittaneet, jotka voivat osoittaa korkeamman taitotason. Ulkoruokailualalla vaaditaan vähintään kahden vuoden työkokemus (kokemus useiden työntekijöiden ohjaamisesta ja valvonnasta) sekä läpäisty “Erityistaito 2 -testi” ja “Japanese-Language Proficiency Test N3 tai korkeampi”. “Erityistaito 2” -luvan saaneilla ei ole rajoituksia oleskeluajan uusimisessa, mikä mahdollistaa käytännössä pitkäaikaisen työskentelyn. Lisäksi perheen, kuten puolison ja lasten, tuominen Japaniin on sallittua, mikä mahdollistaa urapolun suunnittelun Japanissa pysyvästi asumista silmällä pitäen.

Yrityksille asetetut lailliset velvoitteet

Yrityksille, jotka ottavat vastaan “Erityistaito” -ulkomaalaisia (erityistaito-affiliaatio-organisaatiot), on asetettu useita vakavia velvoitteita, jotka eivät koske muita oleskelulupatyyppejä. Nämä velvoitteet on määritelty laissa, ja niiden tarkoituksena on varmistaa järjestelmän asianmukainen käyttö ja ulkomaisten työntekijöiden suojelu. Yritysten on rakennettava järjestelmä näiden velvoitteiden noudattamiseksi.

1. Suora työllistäminen: “Erityistaito” -ulkomaalaiset on työllistettävä suoraan vastaanottavan yrityksen toimesta, eikä heitä voi ottaa työhön vuokratyöntekijöinä.
2. Tukisuunnitelman laatiminen ja toteuttaminen: Yrityksillä on velvollisuus tarjota “Erityistaito 1” -ulkomaalaisille tukea ammatillisessa, arkielämässä ja yhteiskunnallisessa elämässä. Tämä tuki on määritelty laissa kymmenenä kohtana, joihin kuuluvat muun muassa tiedottaminen ennen maahantuloa, kuljetus lentokentälle, asunnon hankinnan tuki, elämäntapaorientaatio, japanin kielen opiskelumahdollisuuksien tarjoaminen sekä neuvonta ja valitusten käsittely. Nämä tukitoimet voidaan toteuttaa yrityksen toimesta, mutta monet yritykset ulkoistavat ne “rekisteröidylle tukijärjestölle”, joka on saanut luvan maahanmuutto- ja oleskeluhallinnon johtajalta. Ulkoistamisesta aiheutuu erillisiä kustannuksia.
3. Liittyminen neuvottelukuntaan: Kaikkien yritysten, jotka ottavat vastaan “Erityistaito” -ulkomaalaisia ulkoruokailualalla, on pakko liittyä maatalous-, metsätalous- ja kalastusministeriön perustamaan “Ruoka-alan Erityistaito-neuvottelukuntaan”. Tämä liittymismenettely on suoritettava ennen ensimmäisen “Erityistaito” -ulkomaalaisen oleskeluluvan hakemista.
4. Työskentelypaikan rajoitukset: Japanin “viihde- ja palvelualojen sääntelyä ja liiketoiminnan asianmukaistamista koskevan lain” mukaisesti on kiellettyä työllistää “Erityistaito” -ulkomaalaisia viihderavintoloissa (esimerkiksi kabareet, host-klubit jne.).

Nämä velvoitteet eivät ole pelkkiä hallinnollisia toimenpiteitä, vaan ne tulisi nähdä eräänlaisena sosiaalisena sopimuksena hallituksen ja yritysten välillä. Yritykset ottavat vastuun ulkomaisten työntekijöiden sopeuttamisesta japanilaiseen yhteiskuntaan vastineeksi työvoiman saamisesta. Tämän ymmärtäminen perusteellisesti ja tukirakenteiden sekä niihin liittyvien kustannusten sisällyttäminen liiketoimintasuunnitelmaan on avain järjestelmän sujuvaan hyödyntämiseen.

Oleskelulupien vertailu: Mikä viisumi tulisi valita Japanissa?

Eri oleskelulupien tarkoitus ja vaatimukset vaihtelevat. Jotta voitaisiin valita yrityksen rekrytointitarpeisiin parhaiten sopiva oleskelulupa, on välttämätöntä vertailla näiden ominaisuuksia ja tehdä strategisia päätöksiä. Esimerkiksi, jos yritys etsii pääkonttoriinsa markkinointistrategioista vastaavaa korkeasti koulutettua henkilöstöä tai uuden myymälän keittiö- ja asiakaspalveluhenkilökuntaa, valittavan oleskeluluvan tyyppi eroaa perustavanlaatuisesti. Alla oleva taulukko vertailee ja tiivistää ravintola-alalla käytettävien tärkeimpien työperäisten oleskelulupien ominaisuuksia. Käytä tätä taulukkoa arvioidessasi kunkin luvan vahvuuksia ja heikkouksia sekä yritykselle asetettuja velvoitteita kokonaisvaltaisesti.

Kuten vertailusta käy ilmi, jos halutaan palkata asiantuntija- tai johtotehtäviin henkilöitä, joilla on alan koulutus tai työkokemus, ‘Tekniikka, humanistiset tieteet ja kansainvälinen liiketoiminta’ on sopiva vaihtoehto. Toisaalta, jos halutaan varmistaa tietyn ulkomaisen ruokalajin taitava kokki, ‘Taito’ on ainoa vaihtoehto. Kun taas tarvitaan henkilökuntaa, joka hoitaa ravintolan välttämättömiä tehtäviä kuten keittiötyötä, asiakaspalvelua ja myymälän hallintaa, ‘Erityistaito’ on käytännöllisin ja tehokkain ratkaisu. Kuitenkin ‘Erityistaitoa’ hyödyntäessä on tärkeää ymmärtää yritykselle asetetut erityiset lailliset velvoitteet, kuten tukisuunnitelman toteuttaminen ja neuvottelukunnan jäsenyys, sekä varautua näihin liittyviin järjestelyihin ja kustannuksiin.

Ulkomaalaisten työllistämisen konkreettiset menettelyt Japanissa

Ulkomaalaisen työntekijän palkkaamisen jälkeen on tarpeen suorittaa Japanin maahanmuuttolain määrittelemät viralliset menettelyt, jotta henkilö voi aloittaa työskentelyn laillisesti Japanissa. Menettelyn prosessi vaihtelee suuresti sen mukaan, asuuko kohdehenkilö ulkomailla vai onko hän jo Japanissa toisen oleskeluluvan turvin.

Ulkomailla asuvan ulkomaalaisen työllistäminen Japanissa: “Oleskeluluvan saamisen edellytykset todistava asiakirja” -hakemus

Kun aiotte palkata ulkomailla asuvan ulkomaalaisen työntekijän Japaniin, on tehtävä “Oleskeluluvan saamisen edellytykset todistava asiakirja” (Certificate of Eligibility: COE) -hakemus. Tämä menettely on määritelty Japanin maahanmuuttolain (Immigration Control and Refugee Recognition Act) 7. artiklan 2 kohdassa. COE on oikeusministerin tekemä ennakkotarkastus ja todistus siitä, että kyseisen ulkomaalaisen Japanissa suorittama toiminta täyttää oleskeluluvan vaatimukset. Tämän todistuksen avulla viisumin myöntäminen ulkomailla sijaitsevassa konsulaatissa ja Japaniin saapumisen yhteydessä tehtävä maahantulotarkastus voidaan suorittaa nopeasti.

Menettelyn yleinen kulku on seuraava:

1. Solmitaan työsopimus yrityksen ja ulkomaalaisen työntekijän välillä.
2. Japanilainen yritys toimii asiamiehenä ja tekee “Oleskeluluvan saamisen edellytykset todistavan asiakirjan” -hakemuksen alueelliselle maahanmuutto- ja oleskelulupavirastolle, joka sijaitsee yrityksen toimipaikan alueella.
3. Tarkastuksen jälkeen, jos hakemus hyväksytään, COE myönnetään. Tavallinen tarkastusaika on yhdestä kolmeen kuukauteen.
4. Yritys lähettää myönnetyn COE:n alkuperäiskappaleen (tai sähköisen COE:n) ulkomailla olevalle työntekijälle.
5. Ulkomaalainen työntekijä hakee viisumia (visa) liittäen mukaan COE:n oman maansa Japanin suurlähetystöstä tai pääkonsulaatista.
6. Viisumin myöntämisen jälkeen työntekijä matkustaa Japaniin. COE:n voimassaoloaika on kolme kuukautta myöntämisestä, ja tämän ajan kuluessa on saavuttava Japaniin.

Hakemukseen tarvittavat asiakirjat vaihtelevat tavoitellun oleskeluluvan (kuten “Tekniikka, humanistiset tieteet ja kansainväliset palvelut”, “Taidot”, “Erityistaidot” jne.) mukaan, mutta yleisesti vaaditaan seuraavat:

• Oleskeluluvan saamisen edellytykset todistavan asiakirjan hakemuslomake
• Hakijan valokuva
• Vastauskuori
• Työllistävän yrityksen rekisteriote tai viimeisimmät tilinpäätösasiakirjat
• Hakijan koulutusta ja työkokemusta todistavat asiakirjat (kuten tutkintotodistukset, työtodistukset)
• Työsopimuksen kopio

On erittäin tärkeää tarkistaa viimeisimmät hakemuslomakkeet ja tarvittavat asiakirjat Maahanmuutto- ja oleskelulupaviraston virallisilta verkkosivuilta.

Viite: Maahanmuutto- ja oleskelulupavirasto: “Oleskeluluvan saamisen edellytykset todistava asiakirja” -hakemus

Ulkomaalaisen työllistäminen Japanissa: “Oleskeluluvan muutoslupa” -hakemus

Jos aiot työllistää Japanissa jo opiskelijana tai muun työviisumin nojalla oleskelevan ulkomaalaisen ja työ, johon hänet palkataan, ei kuulu nykyisen oleskeluluvan sallimiin toimiin, on haettava “oleskeluluvan muutoslupaa”. Tämä menettely perustuu Japanin maahanmuuttolain (Immigration Control and Refugee Recognition Act) 20. pykälään. Esimerkiksi, jos haluat palkata Japanissa yliopistosta valmistuneen ulkomaalaisen opiskelijan kaupan SV-tehtävään “Tekniikka, humanistiset tieteet ja kansainväliset palvelut” -luokan viisumilla, tämä menettely on tarpeen.

Menettelyn yleiset vaiheet ovat seuraavat:

1. Solmi työsopimus yrityksen ja ulkomaalaisen työntekijän välillä.
2. Ulkomaalainen henkilö hakee itse “oleskeluluvan muutoslupaa” asuinalueensa alueelliselta maahanmuutto- ja oleskeluhallinnolta. Periaatteessa hakemusta ei voi tehdä toisen puolesta, mutta asianajaja, hallinnollinen asiakirjojen käsittelijä tai vastaanottava organisaatio, joka on saanut tarvittavan hyväksynnän tai ilmoituksen, voi toimia “hakemuksen välittäjänä” ja hoitaa menettelyn.
3. Kun hakemus on hyväksytty, myönnetään uusi oleskelukortti, jossa on uusi oleskelulupa. Tavallinen käsittelyaika on kahdesta viikosta kuukauteen.

Hakemuksen tärkein seikka on, että se on tehtävä ennen nykyisen oleskeluluvan voimassaolon päättymistä. Jos oleskelulupa päättyy käsittelyn aikana, hakemusprosessissa oleville myönnetään erityinen kahden kuukauden laillinen oleskelujakso voimassaolon päättymispäivästä lähtien.

Tarvittavat asiakirjat vaihtelevat nykyisen ja uuden oleskeluluvan mukaan, mutta hakemuslomake, yrityksen lailliset asiakirjat, henkilön koulutus- ja työhistorian todistukset sekä työsopimus ovat perusvaatimuksia, samoin kuin COE-hakemuksessa (Certificate of Eligibility).

Lähde: Japanin maahanmuutto- ja oleskeluhallinto: “Oleskeluluvan muutoslupa” -hakemus

Yritysten erityisesti huomioitavat oikeudelliset seikat Japanissa

Ulkomaalaisten työllistämisen onnistumiseksi Japanissa on välttämätöntä paitsi hankkia oleskeluluvat, myös noudattaa asiaankuuluvia lakimääräyksiä ja luoda järjestelmä potentiaalisten riskien hallitsemiseksi.

Ensinnäkin on korostettava uudelleen “laittoman työnteon edistämisen rikoksen” riskiä. Tämä sovelletaan, kun työnantaja palkkaa ulkomaalaisen työntekijän työskentelemään oleskeluluvan sallimien rajojen ulkopuolella tai palkkaa laittomasti maassa oleskelevan ulkomaalaisen. “En tiennyt” -puolustus ei ole pätevä, ja sekä yritys että vastuuhenkilöt voivat joutua rikosoikeudelliseen vastuuseen, joten on välttämätöntä tarkistaa huolellisesti työntekijän oleskelukortti palkkaamisen yhteydessä ja valvoa oleskeluajan päättymistä työsuhteen aikana.

Toiseksi on otettava huomioon sosiaali- ja työeläkevakuutuksiin liittymisen velvollisuus. Vaikka työntekijä olisi ulkomaalainen, hänen on liityttävä terveysvakuutukseen, eläkevakuutukseen, työttömyysvakuutukseen ja tapaturmavakuutukseen samoin ehdoin kuin japanilaiset työntekijät, jos hän täyttää työaikaa ja työpäiviä koskevat vaatimukset. Näiden menettelyjen laiminlyönti voi johtaa lakisääteisiin seuraamuksiin ja sakkojen määräämiseen.

Kolmanneksi on “työllistämisperusteen” strateginen hyödyntäminen. Vaikka se ei olekaan pakollinen asiakirja oleskeluluvan hakemisessa, se on erittäin tärkeä asiakirja maahanmuuttoviranomaisten arvioinnissa. Työllistämisperuste selittää konkreettisesti ja loogisesti, miksi juuri kyseinen ulkomaalainen on tarpeellinen japanilaisen sijaan ja miten henkilön erityisosaaminen tai taidot ovat välttämättömiä yrityksen toiminnalle. Erityisesti “teknologia-, humanistiset tieteet- ja kansainväliset liiketoiminta” -oleskeluluvissa, joissa työn sisältö ja henkilön erityisosaamisen välistä yhteyttä arvioidaan tiukasti, vakuuttava työllistämisperuste voi olla ratkaiseva tekijä arvioinnin tuloksessa. Tätä asiakirjaa laadittaessa on kiinnitettävä huolellista huomiota siihen, ettei siinä ole ristiriitaisuuksia muiden toimitettavien asiakirjojen, kuten ansioluettelon tai työsopimuksen, kanssa.

Yhteenveto

Japanin ravintola-alalla ulkomaalaiset työntekijät ovat nykyään välttämättömiä liiketoiminnan kasvun ja jatkuvuuden kannalta. Kuitenkin heidän työllistämisensä perustuu Japanin ‘maahantulo- ja pakolaisoikeuden’ määrittelemiin monimutkaisiin ja tiukkoihin sääntöihin. Kuten tässä artikkelissa on yksityiskohtaisesti selitetty, tärkeimmät työviisumit, kuten ‘Tekniikka, humanistiset tieteet ja kansainväliset palvelut’, ‘Taidot’ ja ‘Erityistaidot’, eroavat toisistaan kohdennettujen työntekijöiden profiilissa, sallituissa työtehtävissä ja yrityksille asetetuissa velvoitteissa. Yritysjohtajien on ymmärrettävä nämä oikeudelliset erot syvällisesti ja valittava oleskelulupa, joka vastaa heidän liiketoimintastrategiaansa ja rekrytointitarpeitaan strategisesti. Viivästysten, hylkäysten ja jopa laittoman työnteon kaltaisten vakavien compliance-rikkomusten riskien välttämiseksi on välttämätöntä olla ajan tasalla olevaa tietoa lainsäädännöstä ja noudattaa huolellista käytäntöä.

Monolith Lakitoimisto on IT-, internet- ja liiketoiminta-alojen syvällistä asiantuntemusta omaava lakitoimisto. Olemme tarjonneet ulkomaalaisten työllistämiseen liittyvää oikeudellista tukea monille asiakkaille Japanissa vuosien ajan. Toimistossamme on useita englanninkielisiä asianajajia ja henkilökuntaa, joilla on ulkomaisia oikeustieteellisiä pätevyyksiä ja jotka ovat kokeneita kansainvälisen liiketoimintaympäristön monimutkaisten oikeudellisten haasteiden ratkaisemisessa. Olemme valmiita tukemaan yrityksenne ulkomaalaisten työllistämisstrategiaa oikeudelliselta puolelta, aina oleskelulupahakemusten jättämisestä työsopimusten laatimiseen ja compliance-järjestelmien rakentamiseen asti. Jos teillä on kysyttävää tästä aiheesta, ottakaa rohkeasti yhteyttä toimistoomme.