Ulkomaalaisten työntekijöiden rekrytointitapojen mukaiset työviisumin hankinnan vinkit Japanissa

Globaalissa liiketoimintaympäristössä, jossa kilpailu on kovaa, on välttämätöntä, että japanilaiset yritykset turvaavat kansallisuudesta riippumatta parhaat kyvyt säilyttääkseen ja parantaakseen kansainvälistä kilpailukykyään. Erityisesti johtotehtäviin ja korkean asiantuntemuksen omaaviin tehtäviin ulkomailta rekrytoinnin suuntaus on voimistumassa. Kuitenkin, ulkomaalaisen työllistäminen Japanissa edellyttää Japanin maahanmuutto- ja pakolaislainsäädännön (jäljempänä ‘Japanin maahanmuuttolaki’) sekä siihen liittyvien oikeusministeriön asetusten määrittelemien monimutkaisten menettelyjen noudattamista. Vaikka termi ‘viisumi’ on yleisesti käytössä, oikeudellisesti ‘viisumi’, jonka Japanin ulkomaanedustustot myöntävät maahanpääsyä varten, ja Japanissa toimintaa säätelevä ‘oleskelulupa’ ovat erillisiä käsitteitä. Yritysten kohtaamat haasteet liittyvät usein juuri oleskeluluvan hankintaan ja hallinnointiin. Japanin oleskelulupajärjestelmä toimii tiukasti sallitun toiminnan mukaisesti, ja yrityksillä on laillinen velvollisuus hankkia sopiva oleskelulupa ulkomaalaisille työntekijöille heidän työtehtäviensä mukaisesti. Tässä artikkelissa keskitymme kolmeen tyypilliseen rekrytointitilanteeseen, joita yritysjohtajat ja lakiasioista vastaavat henkilöt kohtaavat ulkomaalaisten työntekijöiden palkkaamisessa: ‘ulkomaalaisen nimeäminen yrityksen johtoon’, ‘ulkomaisen tytäryhtiön työntekijän vastaanottaminen siirtona’ ja ‘ulkomaalaisen työntekijän vastaanottaminen vuokratyöntekijänä’. Käymme läpi kunkin tilanteen vaatimat oleskeluluvan ehdot, hakumenettelyt ja erityisesti yritysten huomioon ottamat oikeudelliset seikat, perustuen konkreettisiin lakipykäliin.

Ulkomaisen johtajan nimittäminen Japanissa: Viisumiluokka ‘Johto & Hallinto’

Kun ulkomaalainen henkilö asetetaan Japanissa toimivan yhtiön edustajaksi, hallituksen jäseneksi tai muuhun johtotehtävään, kuten liiketoimintayksikön päälliköksi, on hänellä yleensä oltava ‘Johto & Hallinto’ -viisumiluokka. Japanin maahanmuuttolain (Immigration Control and Refugee Recognition Act) liitteen ensimmäisen osan kohdassa kaksi määritellään, että tämä viisumiluokka on tarkoitettu henkilöille, jotka “harjoittavat kauppaa tai muuta liiketoimintaa Japanissa tai osallistuvat kyseisen liiketoiminnan johtamiseen”. Viisumin myöntämisen arvioinnissa tarkastellaan paitsi hakijan henkilökohtaista ansioluetteloa, myös itse liiketoiminnan todellisuutta, vakautta ja jatkuvuutta, jotka ovat erittäin tärkeitä arviointikriteerejä.

Maahantuloluvan kriteerit: Yrityksen perustan vaatimukset Japanissa

Japanissa oleskeluluvan ‘Johtaminen & Hallinto’ saamiseksi on täytettävä useita vaatimuksia, jotka on määritelty maahantulo- ja pakolaislainsäädännön (Immigration Control and Refugee Recognition Act) artiklan 7, kohdan 1, alakohdan 2 mukaisessa asetuksessa (jäljempänä ‘vaatimusasetus’). Erityisesti uusien yritysten kohdalla näiden vaatimusten täyttäminen edellyttää objektiivisten asiakirjojen esittämistä.

Ensinnäkin on välttämätöntä, että yrityksellä on Japanissa toimipaikka, jossa liiketoimintaa harjoitetaan jatkuvasti. Tämä toimipaikka ei voi olla pelkkä yhteystieto, vaan sen on oltava fyysinen paikka, jossa liiketoiminta tapahtuu. Tästä syystä pelkät virtuaalitoimistot tai lyhytaikaiset vuokrasopimukset eivät yleensä kelpaa. Asuinhuoneistoa voidaan käyttää toimipaikkana, mutta tällöin vuokrasopimuksessa on oltava lupa käyttää tilaa liiketoimintatarkoituksiin, ja asuintilat ja liiketilat on oltava selkeästi erillään tiukkojen ehtojen mukaisesti.

Toiseksi hakijan on objektiivisesti osoitettava omaavansa kyky ja pätevyys toimia yrityksen johtajana. Käytännössä tämä tarkoittaa vähintään kolmen vuoden johtamis- ja hallintokokemusta tai vastaavaa maisteritason tutkintoa liikkeenjohdossa tai kyseisen liiketoiminta-alueen alalla.

Kolmanneksi järjestelmän väärinkäytön estämiseksi ja liiketoiminnan vakauden varmistamiseksi on tarpeen palkata vähintään yksi kokopäiväinen työntekijä.

Neljänneksi yrityksen koon on täytettävä tietyt kriteerit. Osakeyhtiöiden osalta vaaditaan, että pääoman määrä on vähintään 30 miljoonaa jeniä, ja yhtiömuodoissa kuten yhteisyrityksissä, kommandiittiyhtiöissä ja avoimissa yhtiöissä vaaditaan vastaava sijoitusten kokonaismäärä.

Viidenneksi hakijan tai kokopäiväisen työntekijän on hallittava japanin kieltä riittävällä tasolla, jotta yritystoiminta sujuisi ongelmitta Japanissa ja kommunikointi asiakkaiden sekä työntekijöiden kanssa olisi asianmukaista.

Kuudenneksi on olennaista, että yrityksen vakaus ja jatkuvuus tunnustetaan. Tämän arvioinnin kannalta tärkein asiakirja on liiketoimintasuunnitelma. Oleskelulupaa hakiessa vaaditaan usein, että liiketoimintasuunnitelman on tarkistanut hyväksytty tilintarkastaja tai veroasiantuntija, ja liiketoimintaa, joka katsotaan hallinnollisesti puutteelliseksi, kuten alihankintaa, ei hyväksytä. Tämä heijastaa poliittista näkemystä, jonka mukaan ‘Johtaminen & Hallinto’ -oleskelulupa tulisi myöntää vain niille, jotka voivat edistää Japanin taloutta ja johtaa kestävää liiketoimintaa.

Hakemusmenettely ja tarvittavat asiakirjat

Kun ulkomailla asuvaa ulkomaalaista kutsutaan toimimaan yrityksen johtotehtävissä Japanissa, yleensä Japanissa toimiva vastaanottava yritys toimii asiamiehenä ja tekee kyseisen ulkomaalaisen puolesta oleskeluluvan saamiseksi tarvittavan oleskelukelpoisuuden todistuksen (Certificate of Eligibility, COE) hakemuksen.

Hakemusprosessin yhteyshenkilö on yrityksen sijaintipaikan alueellinen maahanmuutto- ja oleskeluhallinnon toimisto. Hakemuksesta todistuksen myöntämiseen kuluva tavanomainen käsittelyaika on yhdestä kolmeen kuukauteen, mutta uusien yritysten tai monimutkaisten tapausten kohdalla käsittely voi kestää pidempään.

Esitettävät asiakirjat vaihtelevat maahanmuutto- ja oleskeluhallinnon määrittelemien neljän kategorian mukaan, jotka perustuvat vastaanottavan yrityksen kokoon ja luotettavuuteen. Suuryritykset, jotka kuuluvat kategoriaan 1 (esimerkiksi Japanin pörssissä listatut yritykset) tai kategoriaan 2 (esimerkiksi organisaatiot, joiden edellisen vuoden palkkatulojen lähdeveron määrä on yli 10 miljoonaa jeniä), voivat yhteiskunnallisen luottamuksensa ansiosta toimittaa huomattavasti yksinkertaistetun asiakirjapaketin. Toisaalta, vasta perustetut yritykset ja monet pk-yritykset, jotka kuuluvat kategorioihin 3 ja 4, vaativat yksityiskohtaisia asiakirjoja liiketoiminnan laillisuuden ja vakauden perusteelliseen todistamiseen.

Kaikille kategorioille yhteiset välttämättömät asiakirjat ovat seuraavat:

• Oleskelukelpoisuuden todistuksen hakemuslomake 1 kpl
• Valokuva 1 kpl
• Vastauskuori 1 kpl

Nämä lomakkeet voi ladata maahanmuutto- ja oleskeluhallinnon verkkosivustolta “Oleskelukelpoisuus ‘Liikkeenjohto'” (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/businessmanager.html).

Kun kategorioihin 3 ja 4 kuuluvat yritykset hakevat liikkeenjohdossa toimivien ulkomaalaisten puolesta, yllä mainittujen asiakirjojen lisäksi yleisesti tarvittavat asiakirjat ovat seuraavat:

• Liiketoimintasuunnitelman kopio
• Yrityksen rekisteriotteen kopio
• Yrityksen sääntöjen kopio
• Viimeisimmän tilikauden tilinpäätösasiakirjojen kopio (olemassa oleville yrityksille)
• Todisteet vähintään 5 miljoonan jenin pääomapanoksesta (esim. pankkikirjan kopio)
• Liiketilan kiinteistörekisteriotteen tai vuokrasopimuksen kopio
• Liiketilan sisä- ja ulkokuvat
• Palkanmaksutoimiston perustamisilmoituksen kopio
• Johtajien palkkioita koskevien sääntöjen kopio tai palkkioista päättäneen yhtiökokouksen pöytäkirjan kopio

Tämä kategorisointijärjestelmä heijastaa maahanmuutto- ja oleskeluhallinnon riskipohjaista lähestymistapaa yritysten luotettavuuden arvioinnissa. Kategorioihin 1 ja 2 kuuluvat yritykset ovat jo saaneet ulkoisen arvioinnin markkinoilta tai veroviranomaisilta, joten niiden vakaus katsotaan jo vakuutetuksi. Sen sijaan uusille yrityksille kategorioissa 3 ja 4 ei ole olemassa tällaista ulkoista arviointia, joten hakijan vastuulle jää liiketoimintasuunnitelman ja taloudellisten asiakirjojen kautta osoittaa yrityksen terveellisyys ja tulevaisuuden näkymät alusta alkaen.

Siirrot ulkomaisen emoyhtiön tai tytäryhtiön palveluksesta: Japanissa oleva oleskelulupa ‘Yrityksen sisäinen siirto’

Kun globaalisti toimiva yritys siirtää työntekijöitä ulkomaisesta toimipisteestään Japanin toimipisteeseen, sovelletaan oleskelulupaa, joka tunnetaan nimellä ‘Yrityksen sisäinen siirto’. Japanin maahanmuuttolaki määrittelee tämän oleskeluluvan toiminnaksi, jossa ‘julkisen tai yksityisen organisaation ulkomailla sijaitsevan toimipisteen henkilöstö siirtyy määräajaksi Japanissa sijaitsevaan toimipisteeseen ja suorittaa siellä työtä’, ja nämä toiminnot on rajoitettu niihin, jotka kuuluvat oleskeluluvan ‘Tekniikka, humanistiset tieteet ja kansainväliset palvelut’ piiriin.

Välttämättömät edellytykset oleskeluluvan saamiseksi

“Yrityksen sisäisen siirron” oleskeluluvan saamiseksi Japanissa on täytettävä useita tiukkoja vaatimuksia.

Ensinnäkin, siirron kohde on rajattu. Siirto koskee sekä saman yrityksen pääkonttorin ja sivukonttorin välillä että emoyhtiön ja tytäryhtiön tai tytäryhtiöiden välillä tapahtuvia liikkeitä.

Toiseksi, hakijan on työskennellyt jatkuvasti yli vuoden ajan ulkomailla sijaitsevassa pääkonttorissa, sivukonttorissa tai liittyvässä yhtiössä juuri ennen hakemuksen jättämistä. Tämä vaatimus varmistaa, että hakija on kyseisen yritysryhmän vakituinen työntekijä ja estää järjestelmän väärinkäytön.

Kolmanneksi, Japanissa harjoitettavan työn on vaadittava teknistä tietämystä luonnontieteiden, tekniikan ja vastaavien alojen osalta tai humanistista tietämystä, kuten oikeustiedettä, taloustiedettä tai työtä, joka perustuu ulkomaiseen kulttuuriin ja vaatii kyseisen kulttuurin mukaista ajattelua tai tuntemusta. Yksinkertaiset tehdastyöt, kuten liukuhihnatyö, eivät ole hyväksyttäviä.

Neljänneksi, Japanissa saadun korvauksen on oltava vähintään yhtä suuri kuin mitä japanilainen saisi vastaavasta työstä. Tämä on tärkeä säännös, joka estää yrityksen sisäisen siirron käyttämisen halvan työvoiman hankintakeinona.

Hakemusprosessi ja asiakirjat Japanissa

Hakemusprosessi alkaa yleensä oleskeluluvan saamiseksi tarvittavan Certificate of Eligibility (COE) -todistuksen hakemisella. Japanissa vastaanottava organisaatio hakee ulkomaalaisen työntekijän puolesta kyseisen organisaation sijaintialueen maahanmuutto- ja oleskeluhallinnon toimistosta. Tavanomainen käsittelyaika on yhdestä kolmeen kuukautta.

Toimitettavat asiakirjat vaihtelevat vastaanottavan yrityksen kategorian (1–4) mukaan, samoin kuin ‘johtaminen ja hallinto’ -kategorian tapauksessa.

Kaikille kategorioille yhteiset asiakirjat ovat seuraavat:

• Oleskeluluvan saamiseksi tarvittavan Certificate of Eligibility (COE) -todistuksen hakemuslomake 1 kpl
• Valokuva 1 kpl
• Vastauskuori 1 kpl

Hakemuslomakkeen voi ladata Maahanmuutto- ja oleskeluhallinnon verkkosivustolta ‘Oleskelulupa “yrityksen sisäinen siirto”‘ (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/intracompanytransfee.html).

Kun kategorian 3 ja 4 yritykset hakevat, seuraavat ovat tärkeimmät lisäksi tarvittavat asiakirjat:

• Kopio siirto-käskystä tai työehdoista ilmoittava asiakirja, joka selventää toiminnan sisältöä, kestoa, asemaa ja palkkausta Japanissa
• Asiakirjat, jotka selventävät siirron lähtö- ja kohdeyritysten välisiä pääomasuhteita
• Hakijan ansioluettelo
• Siirtoa edeltävän ulkomaisen työpaikan antama todistus, joka vahvistaa työtehtävät, aseman, palkan ja työsuhteen keston
• Asiakirjat, jotka selventävät kohdeyrityksen liiketoimintaa (esimerkiksi yritysesittely, kaupparekisteriote)
• Kopio kohdeyrityksen viimeisimmän tilikauden tilinpäätöksestä

Vertailu: “Yrityksen sisäinen siirto” ja “Tekniikka, humanistiset tieteet ja kansainväliset palvelut” Japanissa

Japanissa “yrityksen sisäinen siirto” ja yleinen asiantuntijoiden oleskelulupa “Tekniikka, humanistiset tieteet ja kansainväliset palvelut” kattavat osittain samoja työtehtäviä, mutta niiden vaatimuksissa on merkittäviä eroja. Erityisen tärkeä ero on koulutusvaatimuksissa. “Tekniikka, humanistiset tieteet ja kansainväliset palvelut” -oleskeluluvan saamiseksi vaaditaan yleensä yliopistotutkinto tai vähintään kymmenen vuoden työkokemus. Toisaalta “yrityksen sisäisessä siirrossa” ei vaadita tällaista koulutusta tai pitkäaikaista työkokemusta. Sen sijaan vaaditaan vähintään yhden vuoden työkokemus siirron lähtöpisteessä olevasta yrityksestä.

Tämä järjestelmä tarjoaa globaaleille yrityksille strategisen keinon sijoittaa tärkeitä työntekijöitä, jotka ovat kerryttäneet yrityskohtaista teknologiaa ja osaamista pitkäaikaisen työsuhteen kautta, mutta joilla ei välttämättä ole korkeakoulututkintoa, joustavasti yli rajojen. Toisin sanoen, Japanin hallitus on asettanut yli vuoden kestävän työsuhteen vaatimuksen varmistaakseen, että hakija on olennainen osa yritysryhmää, ja vastineeksi vapauttanut koulutusvaatimuksesta. Siksi yritysten on strategisesti valittava, kumpi oleskelulupa on paras heidän haluamalleen työntekijälle koulutuksen ja työkokemuksen perusteella.

Huomioitavaa, kun otat vastaan ulkomaalaisia työntekijöitä vuokratyövoimana Japanissa

Henkilöstövuokrauspalveluiden käyttäminen ulkomaalaisten työntekijöiden palkkaamiseen mahdollistaa yrityksille joustavan henkilöstöhallinnan, mutta tuo samalla mukanaan erityisiä oikeudellisia riskejä. Tässä mallissa syntyy kolmikantasuhde ulkomaalaisen työntekijän, henkilöstövuokrausyrityksen (lähetysyrityksen) ja käyttäjäyrityksen (työn todellisen johtamisen ja ohjauksen suorittavan yrityksen) välille. Oikeudellisesti ulkomaalaisen työntekijän työnantaja on lähetysyritys, joka vastaa oleskeluluvan hakemisesta ja hallinnoinnista sekä palkanmaksusta. Käyttäjäyritys ei kuitenkaan voi välttyä Japanin maahanmuuttolain mukaisilta vastuilta.

Käyttäjäyrityksen tarkistusvelvollisuus ja laittoman työnteon edistämisen rikoksen riski

Käyttäjäyrityksen tärkein oikeudellinen velvollisuus on varmistaa, että se ottaa vastaan ulkomaalaisen työntekijän, jolla on voimassa oleva oleskelulupa ja joka on oikeutettu suorittamaan kyseisessä yrityksessä tarjottavia työtehtäviä. Vaikka lähetysyritys vakuuttaisi, että “kaikki menettelyt ovat kunnossa”, on vaarallista ottaa tällainen selitys sellaisenaan totena.

Japanin maahanmuuttolain 73 artiklan 2 kohdassa määritellään “laittoman työnteon edistämisen rikos”. Tämä rikos koskee paitsi laittomasti työskenteleviä palkkaavia henkilöitä, myös niitä, jotka “asettavat laittoman työnteon alaisuuteensa”. Vuokratyösopimuksessa ulkomaalainen työntekijä työskentelee käyttäjäyrityksen ohjauksessa ja määräyksessä, joten käyttäjäyritystä voidaan pitää “alaisuuteen asettavana” ja se voi olla laittoman työnteon edistämisen rikoksen kohteena. Jos vuokratyöntekijällä ei ole voimassa olevaa oleskelulupaa tai hän työskentelee sallitun toiminnan ulkopuolella, käyttäjäyritys ei voi vedota tietämättömyyteensä ja voi joutua rikosoikeudelliseen vastuuseen.

Välttääkseen tämän riskin käyttäjäyrityksen on toteutettava seuraavat toimenpiteet:

Ensinnäkin, ennen vuokratyösopimuksen tekemistä ja ennen kuin ulkomaalainen työntekijä aloittaa työtehtävänsä, on tärkeää tarkistaa hänen oleskelukorttinsa alkuperäinen ja säilyttää sen kopio. Oleskelukortista tulee tarkistaa “oleskeluluvan” tyyppi, “oleskeluajan” päättymispäivä ja “työnteon rajoitusten” olemassaolo.

Toiseksi, on tärkeää tarkasti varmistaa, että ulkomaalaiselle työntekijälle annettavat työtehtävät ovat hänen oleskelulupansa sallimissa rajoissa. Esimerkiksi, jos IT-insinööri, jolla on “Tekniikka, humanistiset tieteet ja kansainväliset palvelut” -oleskelulupa, otetaan vastaan vuokratyövoimana, häntä ei voida laittaa työskentelemään tehtaan kokoonpanolinjalla tai myymälässä asiakaspalvelussa. Tällainen työtehtävien ja oleskeluluvan epäsuhta on laitonta työskentelyä. Käyttäjäyrityksen on vuokratyösopimuksessa lähetysyrityksen kanssa selkeästi määriteltävä suunnitellut työtehtävät ja varmistettava, että ne ovat oleskeluluvan sallimissa rajoissa.

Lisäksi Japanin työntekijöiden vuokrauslain mukaan käyttäjäyritys kantaa vastuuta vuokratyöntekijöiden turvallisuuden ja terveyden hallinnasta sekä muista työlainsäädännön mukaisista velvoitteista. Japanin terveys-, työ- ja hyvinvointiministeriön määrittelemät “Ulkomaalaisten työntekijöiden työllistämisen hallinnan parantamista koskevat ohjeet” kieltävät kansallisuuteen perustuvan syrjinnän ja vaativat asianmukaisten työehtojen turvaamista, ja näiden ohjeiden tarkoitus ulottuu myös käyttäjäyrityksiin. Käyttäjäyrityksen on tiedostettava vastuunsa paitsi maahanmuuttolain mukaisesta oleskeluluvan tarkistusvelvollisuudesta myös työlainsäädännön mukaisista velvoitteista ja sen on kehitettävä asianmukainen compliance-järjestelmä.

Yhteenveto

Ulkomaisen työntekijän palkkaamisprosessi Japanissa vaihtelee suuresti riippuen työsuhteen muodosta ja noudatettavista laeista sekä menettelyistä. Hallituksen jäsenenä palkattaessa on hankittava oleskelulupa “johto ja hallinto” -kategoriaan, ja liiketoimintasuunnitelman toteutettavuutta sekä yrityksen vakautta arvioidaan tiukasti. Kun siirrät henkilöstöä ulkomaisesta tytäryhtiöstä, oleskelulupa “yrityksen sisäinen siirto” on sopiva, ja vaikka koulutusvaatimukset voidaan jättää huomiotta, siirron lähtöpisteen työkokemus on tärkeä. Työntekijöiden palkkaamisessa vuokratyövoimana sekä vuokraavan että vuokralle ottavan yrityksen on itse varmistettava oleskeluluvan ja työtehtävien yhteensopivuus, sillä molemmat kantavat laittoman työnteon edistämisen riskiä. Nämä menettelyt vaativat asiantuntemusta, joten asianmukaisen oikeudellisen neuvonnan perusteella huolellisesti eteneminen on avain compliance-varmistukseen ja sujuvaan henkilöstön rekrytointiin.

Monolith-oikeustoimisto tarjoaa runsaasti kokemusta ulkomaisten työntekijöiden palkkaamiseen liittyvissä oikeudellisissa palveluissa monille asiakkaille Japanissa, kuten tässä artikkelissa on selitetty. Toimistossamme on useita englanninkielisiä asiantuntijoita, joilla on ulkomaisten asianajajien pätevyyksiä, ja he pystyvät tarjoamaan optimaalisia ratkaisuja yritysten tarpeisiin sekä japaniksi että englanniksi monimutkaisissa Japanin maahanmuutto- ja siihen liittyvissä laeissa. Olipa kyseessä ulkomaisten johtajien nimittäminen, yrityksen sisäiset siirrot tai vuokratyöntekijöiden vastaanottaminen, kokenut asiantuntijatiimimme tarjoaa vahvan tuen kaikissa tilanteissa, joissa esiintyy oikeudellisia haasteita.