Selvitys Japanin yhtiöoikeuden mukaisista tarkastuskomitean asettamista yhtiöistä

Japanin yrityslaki tarjoaa useita vaihtoehtoja osakeyhtiöiden hallintojärjestelmille. Tämä heijastaa Japanin yrityksiä ympäröivän taloudellisen ympäristön ja sijoittajien vaatimusten muutoksia ajan myötä. Erityisesti vuonna 2015 voimaan tullut Japanin yrityslain muutos, joka esitteli “kanssa tarkastuskomitean asettavan yhtiön,” on kasvattanut suosiotaan merkittävänä vaihtoehtona modernissa japanilaisessa yrityshallinnossa. Tämä järjestelmä on suunniteltu vahvistamaan hallituksen valvontatoimintoja ja lisäämään johtamisen läpinäkyvyyttä. Tavoitteena on sovittaa Japanin yrityshallinnon käytännöt kansainvälisiin standardeihin. Sen merkittävin piirre on uuden elimen, “tarkastuskomitean,” perustaminen hallituksen sisälle. Tämän komitean jäsenistä enemmistön on oltava ulkopuolisia johtajia, ja komitean jäsenillä on täysi äänioikeus hallituksessa. Tämä hallintomalli sijoittuu perinteisten japanilaisten järjestelmien ja länsimaissa yleisten järjestelmien väliin, ja se on monille yrityksille käytännöllinen ja tehokas vaihtoehto. Tässä artikkelissa tarjoamme kattavan ja asiantuntevan selityksen tästä tarkastuskomitean asettavan yhtiön järjestelmästä, perustuen Japanin yrityslain konkreettisiin pykäliin. Käsittelemme järjestelmän taustaa, oikeudellista kehystä, keskeisen elimen eli tarkastuskomitean kokoonpanoa ja valtuuksia sekä vertailua muihin organisaatiorakenteisiin. Tämän järjestelmän syvällinen ymmärtäminen on välttämätöntä kaikille, jotka investoivat japanilaisiin yrityksiin tai osallistuvat niiden johtamiseen.

Japanilaisen Tarkastuskomitean Asentamisen Yrityksen Järjestelmän Merkitys ja Tausta

Japanilaisen tarkastuskomitean asentamisen yritysjärjestelmän taustalla on Japanin yrityshallinnon uudistus. Tämä järjestelmä otettiin käyttöön täyttämään institutionaalinen aukko kahden aiemmin olemassa olleen pääasiallisen organisaatiorakenteen, perinteisen “tarkastusvaliokunnan asettaman yrityksen” ja enemmän länsimaista mallia muistuttavan “nimitysvaliokunnan asettaman yrityksen” välillä.  

Japanilaisille yrityksille tutuin “tarkastusvaliokunnan asettama yritys” on järjestelmä, jossa hallituksesta riippumaton tarkastaja (tai tarkastusvaliokunta) valvoo hallituksen jäsenten toimia. Kuitenkin, erityisesti ulkomaiset institutionaaliset sijoittajat ovat pitkään kyseenalaistaneet tämän mallin tehokkuuden. Tärkein syy tähän on se, että tarkastajilla ei ole äänioikeutta hallituksen päätöksissä, koska he eivät ole hallituksen jäseniä. Tarkastajia, joiden pitäisi valvoa, ei pidetä riittävän voimakkaina, koska he eivät voi suoraan osallistua hallituksen, joka on yrityksen korkein päätöksentekoelin, päätöksentekoprosessiin.  

Tämän haasteen ratkaisemiseksi otettiin käyttöön “nimitysvaliokunnan asettama yritys” (entinen nimitys: komitean asettama yritys) vuoden 2003 (Heisei 15) kauppalain muutoksessa. Tässä mallissa hallitukseen perustetaan kolme komiteaa: “nimitysvaliokunta”, “tarkastusvaliokunta” ja “palkkiovaliokunta”, ja kussakin niistä enemmistön on oltava ulkopuolisia hallituksen jäseniä. Tällä pyritään selkeästi erottamaan valvonta ja toimeenpano sekä lisäämään valvontatoiminnon riippumattomuutta ja objektiivisuutta. Tämä järjestelmä vaati kuitenkin merkittävää muutosta Japanin perinteisestä yrityskulttuurista, kuten siirtämällä johtajien henkilöstö- ja palkkiopäätökset hallituksesta riippumattomille komiteoille, mikä teki sen käyttöönotosta monille yrityksille haastavaa. Tämän seurauksena sen käyttö rajoittui muutamiin edistyksellisiin suuryrityksiin eikä levinnyt laajalle.  

Tässä tilanteessa Japanin yrityshallinnon kohtaamat haasteet olivat selkeät. Tavoitteena oli suunnitella realistinen järjestelmä, joka vahvistaisi hallituksen valvontatoimintoa ulkomaisten sijoittajien hyväksymälle tasolle, mutta mahdollistaisi yritysten siirtymisen ilman liiallista rasitusta tai hämmennystä. Lainsäädännöllinen vastaus tähän haasteeseen oli vuonna 2015 (Heisei 27) yhtiölain muutoksessa käyttöön otettu tarkastuskomitean asettamisen yritysjärjestelmä. Tämä järjestelmä poimi nimitysvaliokunnan asettaman yrityksen mallin tärkeimmän elementin, eli “enemmistön ulkopuolisista hallituksen jäsenistä koostuvan ja hallituksessa äänioikeuden omaavan tarkastuselimen”, ja sisällytti sen yksinkertaisempaan kehykseen. Konkreettisesti tämä tarkoittaa, että nimitys- tai palkkiovaliokuntien perustamista ei vaadita, eikä myöskään tiukkaa erottelua toimeenpanon ja valvonnan välillä. Näin yritykset voivat säilyttää perinteisen johtamisrakenteensa ytimen samalla, kun ne vahvistavat valvontatoimintonsa kansainvälisten standardien mukaisiksi. Tämän järjestelmän taustalla oleva ajatus on selkeä taloudellinen tavoite: ratkaista Japanin yritysten kohtaama “hallinnon alennus”, eli yrityshallintojärjestelmään kohdistuvan epäluottamuksen vuoksi yrityksen arvoa aliarvioidaan, ja edistää ulkomaisia investointeja.  

Japanilaisen Tarkastuskomitean Asentamisen Oikeudellinen Kehys

Japanilaisen tarkastuskomitean asentamisen institutionaalinen perusta on tiukasti määritelty Japanin yhtiölaissa. Tämä oikeudellinen kehys takaa, että yritykset, jotka valitsevat tämän hallintomuodon, saavuttavat tietyn tason valvontatoimintoja.

Ensinnäkin, Japanin yhtiölain 2. luvun 11. pykälän 2 momentti määrittelee “tarkastuskomitean asentamisen” yhtiöksi, joka “asentaa tarkastuskomitean”. Tämän määritelmän perusteella yhtiö siirtyy tähän organisaatiomuotoon, kun se määrää yhtiöjärjestyksessään tarkastuskomitean asentamisesta.

Tämän organisaatiomuodon valinnut yhtiö on velvollinen asentamaan tietyt elimet Japanin yhtiölain mukaisesti. Ensinnäkin, yhtiön on asennettava “hallitus” (Japanin yhtiölain 327. pykälän 1 momentti). Tämä perustuu siihen, että yhtiön liiketoiminnan päätöksenteko ja johtajien tehtävien valvonta tapahtuvat edelleen hallituksen kollegiaalisena elimenä. Toiseksi, yhtiön on asennettava “tilintarkastaja” (Japanin yhtiölain 327. pykälän 5 momentti). Tilintarkastajana toimii yleensä tilintarkastusyhteisö tai auktorisoitu tilintarkastaja, joka suorittaa yhtiön tilinpäätösten ulkoisen tarkastuksen. Lain mukaan vaaditaan kaksinkertainen tarkastusjärjestelmä, jossa on sekä tarkastuskomitean sisäinen tarkastustoiminto että tilintarkastajan ulkoinen tarkastustoiminto, jotta taloudellisen raportoinnin luotettavuutta voidaan parantaa.

Toisaalta, tarkastuskomitean asentamisen yhtiöille on selkeästi määritelty elimet, joita ei saa asentaa. Tärkein sääntö on, että “tarkastajaa” tai “tarkastusvaliokuntaa” ei saa asentaa (Japanin yhtiölain 327. pykälän 4 momentti). Tämä johtuu siitä, että tarkastuskomitea on asetettu perinteisen tarkastusvaliokunnan tilalle tarkastuselimenä. Jos molemmat asennettaisiin, tarkastusvaltuuksien sijainti voisi hämärtyä, vastuun sijainti voisi jäädä epäselväksi ja organisaatio voisi muuttua tehottomaksi. Siksi yhtiölaki pakottaa yritykset valitsemaan jommankumman tarkastusjärjestelmän varmistaakseen hallintorakenteen selkeyden.

Nämä elinten suunnitteluun liittyvät tiedot on merkittävä kaupparekisteriin. Japanin yhtiölain 911. pykälän 3 momentin 22 kohdan mukaan osakeyhtiön on rekisteröitävä, että se on tarkastuskomitean asentamisen yhtiö, tarkastuskomitean jäsenten nimet, muiden kuin tarkastuskomitean jäsenten nimet ja ulkopuolisten johtajien asema. Tämä varmistaa, että yhtiön hallintorakenne on avoimesti esitetty ulkopuolisille sidosryhmille. Tämä tiukka oikeudellinen kehys takaa, että tarkastuskomitean asentamisen yhtiön nimitys varmistaa tietyn hallintotason.

Tarkastuskomitea Japanissa: Kokoonpano, Valta ja Toiminta

Japanilaisen tarkastuskomitean asettavan yhtiön ydin muodostuu tarkastuskomiteasta itsestään. Tämän komitean suunnitteluun on sisällytetty erilaisia oikeudellisia vaatimuksia, joiden tarkoituksena on varmistaa valvontatoimintojen tehokkuus.

Komitean Kokoonpano

Japanin yhtiölaissa (Japanin yhtiölaki) määritellään tarkasti tarkastuskomitean kokoonpano sen riippumattomuuden ja asiantuntemuksen takaamiseksi. Ensinnäkin komitean on koostuttava vähintään kolmesta hallituksen jäsenestä (Japanin yhtiölaki, 331 artikla, 6 kohta). Näitä jäseniä kutsutaan “tarkastuskomitean jäseniksi”.

Tärkein kokoonpanovaatimus on, että jäsenten enemmistön on oltava “ulkopuolisia hallituksen jäseniä” (Japanin yhtiölaki, 331 artikla, 6 kohta). Ulkopuolisella hallituksen jäsenellä tarkoitetaan henkilöä, joka ei ole koskaan toiminut kyseisen yhtiön toimivana johtajana tai työntekijänä, eikä ole emoyhtiön tai sisaryhtiön johtohenkilö. Tämä vaatimus luo institutionaalisen perustan, joka mahdollistaa tarkastuskomitean toimimisen objektiivisesta näkökulmasta, etäällä johdon sisäisistä logiikoista ja intresseistä.  

Lisäksi tarkastuskomitean jäsenet eivät voi toimia yhtiön toimivina johtajina, tilintarkastajina, prokuristeina tai muina työntekijöinä (Japanin yhtiölaki, 331 artikla, 3 kohta). Tämä on tärkeä säädös, joka varmistaa tarkastus- ja valvontatoimintojen erottamisen liiketoiminnan johtamisesta ja estää eturistiriitojen syntymisen.

Toisaalta perinteisissä tarkastusvaliokunnan asettaneissa yhtiöissä oli velvollisuus valita vähintään yksi kokoaikainen tarkastaja tarkastusvaliokunnan jäsenistä, mutta tarkastuskomitean asettaneilla yhtiöillä ei ole lakisääteistä velvollisuutta nimetä kokoaikaista tarkastuskomitean jäsentä. Tämä perustuu ajatukseen, että tarkastuskomitea toimii hallituksen sisäisenä elimenä, jolla on jatkuva pääsy hallituksen keskusteluihin ja tietoihin, ja joka hyödyntää sisäistä valvontajärjestelmää tarkastuksissaan, joten kokoaikaisia jäseniä ei välttämättä tarvita. Kuitenkin monet yhtiöt nimeävät vapaaehtoisesti kokoaikaisia tarkastuskomitean jäseniä tarkastuksen tehokkuuden parantamiseksi.  

Toimikunnan Tehtävät ja Valtuudet

Japanin yhtiölain mukaisesti, tarkastuskomitean valtuudet eivät ole yksittäisten jäsenten itsenäisesti käytettävissä, vaan niitä käytetään komitean päätösten kautta, mikä on “kollegiaalinen järjestelmä” . Tämä eroaa merkittävästi perinteisestä tarkastusjärjestelmästä, jossa yksittäisillä tarkastajilla oli itsenäiset valtuudet. Kollegiaalinen järjestelmä mahdollistaa monipuolisten näkemysten huomioon ottamisen, mikä johtaa huolellisempaan ja järjestelmällisempään päätöksentekoon.  

Japanin yhtiölain (2005) 399 artiklan 2 momentin 3 kohta määrittelee tarkastuskomitean keskeiset tehtävät ja valtuudet seuraavasti.

1. Toimitusjohtajien tehtävien suorittamisen tarkastus ja tarkastusraportin laatiminen: Tämä on tarkastuskomitean perustavanlaatuinen tehtävä. Tarkastuskomitea valvoo, että toimitusjohtajat (ja tilintarkastusyhteisön tapauksessa tilintarkastajat) noudattavat lakeja ja yhtiöjärjestystä sekä toimivat yhtiön edun mukaisesti, ja laatii tarkastusraportin tuloksista.  
2. Tilintarkastajan valintaa ja erottamista koskevien ehdotusten sisällön päättäminen: Komitealla on valtuudet päättää tilintarkastajan valintaa, erottamista tai uudelleenvalintaa koskevien ehdotusten sisällöstä, jotka esitetään yhtiökokoukselle. Tämä estää johtoa valitsemasta itselleen edullisia tilintarkastajia ja varmistaa ulkoisen tarkastuksen riippumattomuuden.  
3. Muiden kuin tarkastuskomitean jäsenten johtajien henkilöstö- ja palkkioasioita koskevien mielipiteiden päättäminen: Komitea päättää yhtiökokouksessa esitettävistä mielipiteistä, jotka koskevat muiden kuin tarkastuskomitean jäsenten (pääasiassa operatiivisista tehtävistä vastaavien johtajien) valintaa, erottamista, eroamista ja palkkioita. Tämä tarkoittaa, että tarkastuskomitealla on merkittävä vaikutusvalta johdon kokoonpanoon ja kannustinjärjestelmiin, mikä on tärkeä osa valvontatoimintoa.  

Näiden tehtävien lisäksi tarkastuskomitealla on merkittävä “suostumusvalta”. Esimerkiksi, kun hallitus päättää tilintarkastajan palkkioista, sen on saatava tarkastuskomitean suostumus (Japanin yhtiölain 399 artiklan 1 ja 3 momentti) . Lisäksi, kun hallitus esittää yhtiökokoukselle seuraavan tarkastuskomitean jäsenen valintaa koskevan ehdotuksen, sen on saatava etukäteen tarkastuskomitean suostumus (Japanin yhtiölain 344 artiklan 2 momentti 1 kohta) . Nämä suostumusvaltuudet ovat tärkeitä oikeudellisia työkaluja, joiden avulla tarkastuskomitea voi varmistaa todellisen vaikutusvallan valvottaviinsa, kuten johtoon ja ulkoisiin tarkastajiin.  

Yksittäisten tarkastusvaliokunnan jäsenten valtuudet Japanissa

Vaikka tarkastusvaliokunta on kollektiivinen elin, se ei tarkoita, että yksittäisillä jäsenillä ei olisi lainkaan valtuuksia. Japanin laki on suunnitellut valtuuksien jakautumisen taitavasti, jotta se tasapainottaa organisoidun tarkastuksen tehokkuuden ja yksilön valvontavastuun.

Ensinnäkin, valtuudet tutkia yrityksen liiketoimintaa ja omaisuutta tai vaatia raportteja johtajilta ja työntekijöiltä (liiketoiminnan ja omaisuuden tilan tutkimisvaltuudet) kuuluvat tarkastusvaliokunnalle. Jotta valiokunta voi käyttää näitä valtuuksia, se valitsee jäsenistään tietyn henkilön (valittu tarkastusvaliokunnan jäsen), joka suorittaa tutkimukset (Japanin yhtiölaki, pykälä 399-3). Tämä tarkoittaa, että yksittäinen tarkastusvaliokunnan jäsen ei voi aloittaa virallista tutkimusta ilman valiokunnan päätöstä. Tämä järjestelmä varmistaa, että tarkastustoiminta on organisoitua ja suunnitelmallista.  

Kuitenkin, toisaalta, kaikilla tarkastusvaliokunnan jäsenillä on erittäin tärkeät valtuudet, joita he voivat käyttää itsenäisesti ilman valiokunnan päätöstä. Nämä valtuudet toimivat eräänlaisena “viimeisenä turvamekanismina” vastauksena yrityksen terveyttä uhkaaviin hätätilanteisiin.

• Raportointivelvollisuus hallitukselle: Jos johtaja tekee vilpillisiä toimia tai on vaarassa tehdä sellaisia, tai jos havaitaan lain tai yhtiöjärjestyksen rikkomuksia, on viipymättä raportoitava asiasta hallitukselle (Japanin yhtiölaki, pykälä 399-4).  
• Raportointivelvollisuus yhtiökokoukselle: Jos johtajan yhtiökokoukselle esittämissä ehdotuksissa tai asiakirjoissa havaitaan lainvastaisia tai huomattavan epäoikeudenmukaisia asioita, on tutkimustulokset raportoitava yhtiökokoukselle (Japanin yhtiölaki, pykälä 399-5).  
• Oikeus vaatia johtajan toimien keskeyttämistä: Jos johtaja tekee toimia, jotka ovat yhtiön tarkoituksen ulkopuolella tai rikkovat lakia tai yhtiöjärjestystä, ja nämä toimet voivat aiheuttaa merkittävää vahinkoa yhtiölle, voidaan vaatia johtajaa lopettamaan nämä toimet (Japanin yhtiölaki, pykälä 399-6).  

Tämä valtuuksien rakenne perustuu hienostuneeseen tasapainoon, jossa päivittäiset ja suunnitelmalliset tarkastukset suoritetaan tehokkaasti valiokunnan kautta, kun taas viimeiset valtuudet estää johdon ylilyöntejä jätetään yksittäisten jäsenten omantunnon ja vastuun varaan.

Kaksi Eri Tyyppistä Japanilaista Toimitusjohtajaa: Tarkastuskomitean Jäsenet ja Muut Toimitusjohtajat

Japanilaisen tarkastuskomitean asettaman yhtiön ymmärtämisessä on erittäin tärkeää huomata, että tämä järjestelmä on luonut kaksi erilaista roolia ja oikeudellista asemaa omaavaa toimitusjohtajakategoriaa hallituksessa. Nämä ovat “tarkastuskomitean jäseninä toimivat toimitusjohtajat” ja “muut kuin tarkastuskomitean jäseninä toimivat toimitusjohtajat.” Tämä erottelu vaikuttaa moniin asioihin, kuten valintamenettelyihin, toimikausiin ja palkkioiden määritysprosessiin.

Japanilainen Tilintarkastuskomitean Jäsenenä Toimiva Johtaja

Japanilainen tilintarkastuskomitean jäsenenä toimiva johtaja, kuten nimikin viittaa, toimii tilintarkastuskomitean jäsenenä ja vastaa pääasiassa yrityksen valvonnasta ja tarkastuksesta. Heiltä odotetaan “valvontaroolia”, joka on erillään johtamisen toteuttamisesta.

Heidän valintansa on suoritettava yhtiökokouksessa erillään muista johtajista (Japanin yhtiölaki, 329 §, 2 momentti). Osakkeenomistajien on selkeästi ymmärrettävä, kuka toimii valvontaroolissa ja kuka johtamisroolissa, jotta he voivat käyttää äänioikeuttaan asianmukaisesti.

Heidän riippumattomuutensa takaamiseksi toimikausi on määritelty “kahdeksi vuodeksi” (Japanin yhtiölaki, 332 §, 4 momentti). Tätä kahden vuoden toimikautta ei voida lyhentää yhtiöjärjestyksellä tai yhtiökokouksen päätöksellä. Tämä estää heitä joutumasta helposti erotetuksi johdon painostuksesta ja mahdollistaa pitkäjänteisen tarkastustoiminnan vakaassa asemassa. Lisäksi erottamiseen vaaditaan “erityinen päätös”, joka on tiukempi kuin tavallinen päätös, mikä takaa heidän asemansa vahvasti.

Myös palkkioiden osalta on luotu järjestelmä, joka varmistaa heidän riippumattomuutensa. Tilintarkastuskomitean jäsenenä toimivan johtajan palkkiot päätetään erillään muista johtajista yhtiökokouksessa, jossa päätetään niiden kokonaismäärä tai laskentatapa (Japanin yhtiölaki, 361 §, 2 momentti). Yksittäisten jäsenten tarkat palkkioiden jakosummat päätetään tilintarkastuskomitean jäsenten keskinäisissä neuvotteluissa ilman, että toimitusjohtaja tai muu johto puuttuu asiaan (Japanin yhtiölaki, 361 §, 3 momentti).

Muut kuin tarkastuskomitean jäsenet hallituksessa

Muut kuin tarkastuskomitean jäsenet hallituksessa vastaavat pääasiassa yrityksen liiketoiminnan toteuttamisesta. Tähän kategoriaan kuuluvat niin sanotut johtoryhmän jäsenet, mukaan lukien toimitusjohtaja. He ovat “toimeenpanijoita”, jotka edistävät liiketoimintasuunnitelmia ja hoitavat päivittäistä johtamista.

Heidän toimikautensa on määritelty “yhdeksi vuodeksi” (Japanin yhtiölaki, 332 artikla, 3 kohta, 2005). Tämä lyhyt toimikausi tarkoittaa, että heitä arvioidaan vuosittain yhtiökokouksessa osakkeenomistajien luottamuksen perusteella. Tämä helpottaa osakkeenomistajien kurinpitotoimia johtoryhmää kohtaan ja selkeyttää johtamisvastuuta.

Heidän palkkioistaan päätetään yhtiökokouksessa, ja tarkastuskomitea voi esittää mielipiteensä niiden sisällöstä (Japanin yhtiölaki, 361 artikla, 6 kohta, 2005). Kun tarkastuskomitea ilmaisee mielipiteensä palkkioiden kohtuullisuudesta, se voi hillitä liiallisia palkkioita johtoryhmälle.

Tällaisen selkeän eron asettaminen toimikausien ja palkkioiden päätöksentekoprosessin välillä on oikeudellinen suunnittelu, joka luo tarkoituksellista roolijakoa ja jännitteitä hallituksen sisällä. Asettamalla kaksi ryhmää, joista toinen on lyhyellä toimikaudella ja tulosvastuulla toimiva toimeenpanoryhmä (muut kuin tarkastuskomitean jäsenet) ja toinen pitkällä toimikaudella ja riippumattomuudella varustettu valvontaryhmä (tarkastuskomitean jäsenet), pyritään antamaan toimeenpanopuolelle liikkuvuutta ja kannustimia tuloksiin, ja valvontapuolelle varovaisuutta ja kannustimia noudattaa sääntöjä ja määräyksiä.

Japanilaisen Yhtiön Hallituksen Jäsenten Huolellisuusvelvoite ja Liikkeenjohdon Periaate

Riippumatta siitä, ovatko he tarkastusvaliokunnan jäseniä vai eivät, kaikki hallituksen jäsenet kantavat velvollisuuden suorittaa tehtävänsä huolellisen johtajan tavoin, perustuen yhtiön kanssa solmittuun toimeksiantosuhteeseen (Japanin siviililain 644 artikla, Japanin yhtiölain 330 artikla). Jos hallituksen jäsen rikkoo tätä velvollisuutta ja aiheuttaa vahinkoa yhtiölle, hän voi joutua korvausvastuuseen yhtiötä kohtaan (Japanin yhtiölain 423 artiklan 1 momentti).

Kuitenkin yrityksen johtamiseen liittyy olennaisesti riskejä. Jos hallituksen jäsenet pelkäävät riskejä ja lamaantuvat, yhtiön kasvu ei ole mahdollista. Tästä syystä Japanin oikeuskäytäntö on luonut “liikkeenjohdon periaatteen” arvioidessaan hallituksen jäsenten vastuuta johtamispäätöksistä. Tämä periaate tarkoittaa, että vaikka hallituksen jäsenen tekemä johtamispäätös aiheuttaisi vahinkoa yhtiölle, ei katsota, että huolellisuusvelvoitetta olisi rikottu, ellei päätöksentekoon johtanut tiedonkeruu- ja analysointiprosessi tai itse päätöksen sisältö ole ollut huomattavan epäjohdonmukainen.

Tähän liittyvänä merkittävänä tapauksena voidaan mainita Japanin korkeimman oikeuden 15. heinäkuuta 2010 antama tuomio. Tämä tuomio osoitti, että hallituksen jäsenten vastuuta arvioitaessa tulisi käyttää kriteerinä sitä, oliko päätös tekohetkellä kohtuuton johtajan näkökulmasta. Tämä periaate koskee kaikkia hallituksen jäseniä, mutta päätösten kohteet vaihtelevat. Toimeenpaneville hallituksen jäsenille kohteena ovat liiketoimintainvestoinnit ja strategiset päätökset, kun taas tarkastusvaliokunnan jäsenille kohteena ovat tarkastussuunnitelmien asianmukaisuus ja se, onko mahdollisia väärinkäytöksiä jäänyt huomaamatta.

Toimitusjohtokunnan Toimivallan Delegointi ja Johtamisen Nopeuttaminen Japanissa

Yksi houkuttelevimmista eduista, joita tarkastuskomitean asettaminen yhtiöön voi tarjota, on mahdollisuus nopeuttaa johtamisen päätöksentekoa. Tämä saavutetaan Japanin yhtiölaissa (2005) sallitun järjestelmän avulla, jossa toimitusjohtokunta voi delegoida valtuuksia yksittäisille johtajille.

Pääsääntöisesti osakeyhtiön toimitusjohtokunta ei voi delegoida “tärkeiden liiketoimintojen päätöksiä” yksittäisille johtajille (Japanin yhtiölaki, 362 §, 4 momentti). Tämä perustuu ajatukseen, että yhtiön keskeisiin päätöksiin liittyvät asiat tulisi käsitellä huolellisesti toimitusjohtokunnan kollegiaalisessa kokouksessa.

Kuitenkin tarkastuskomitean asettaneille yhtiöille on olemassa merkittävä poikkeus tähän periaatteeseen (Japanin yhtiölaki, 399 §, 13 momentti). Tämän säännöksen mukaan tarkastuskomitean asettaneet yhtiöt voivat, mikäli jokin seuraavista ehdoista täyttyy, delegoida “tärkeiden liiketoimintojen päätösten” kokonaan tai osittain tietylle johtajalle (yleensä toimitusjohtajalle) toimitusjohtokunnan päätöksellä.

1. Mikäli toimitusjohtokunnan enemmistö koostuu ulkopuolisista johtajista: Kun toimitusjohtokunnan jäsenten enemmistö on ulkopuolisia johtajia, voidaan valtuuksien delegointi toteuttaa pelkästään toimitusjohtokunnan päätöksellä (Japanin yhtiölaki, 399 §, 13 momentti, 5 kohta). Tämä vaatimus täyttyy kuitenkin harvoilla yrityksillä.
2. Mikäli yhtiöjärjestyksessä on määräys: Yhtiöjärjestykseen voidaan sisällyttää määräys, jonka mukaan “toimitusjohtokunnan päätöksellä voidaan delegoida tärkeiden liiketoimintojen päätösten kokonaan tai osittain johtajalle” (Japanin yhtiölaki, 399 §, 13 momentti, 6 kohta). Tämä on useimmille yrityksille käytännöllinen vaihtoehto.

Kun tämä valtuuksien delegointi on mahdollista, esimerkiksi tietyn kokoluokan investointihankkeista tai liiketoimintayhteistyöstä, jotka aiemmin vaativat toimitusjohtokunnan päätöksen, voi toimitusjohtaja päättää nopeasti. Tämä vapauttaa toimitusjohtokunnan päivittäisten liiketoimintojen hyväksymisestä ja mahdollistaa keskittymisen yhtiön peruslinjojen kehittämiseen sekä liiketoimintojen valvontaan, mikä on olennaisempaa ja strategisempaa.

Tämä järjestelmä pyrkii yhdistämään vahvan valvontajärjestelmän ja ketterän johtamisen. Laki luottaa siihen, että tarkastuskomitea toimii itsenäisenä ja vahvana valvontaelimenä, ja sen valvonnassa johtoryhmälle voidaan antaa laaja harkintavalta ilman, että hallintoa vaarannetaan. Toisin sanoen, yritykset voivat hyväksyä tiukemman valvonnan “vastineena” ja saada “palkkiona” nopeamman johtamisen, mikä on eräänlainen vaihtosuhde tämän lainsäädännön taustalla.

Kuitenkin on olemassa erityisen tärkeitä asioita, joita ei missään tapauksessa voida delegoida johtajille, ja nämä on määritelty laissa. Japanin yhtiölaki, 399 §, 13 momentti, 4 kohta, luettelee nämä asiat, joihin kuuluvat muun muassa:

• Tärkeiden omaisuuserien myynti ja hankinta
• Suuret velkaantumiset
• Johtavien työntekijöiden, kuten päälliköiden, nimittäminen ja erottaminen
• Tärkeiden organisaatioiden, kuten sivuliikkeiden, perustaminen, muuttaminen ja lakkauttaminen

Nämä asiat voivat horjuttaa yhtiön perustaa, joten niiden käsittely vaatii edelleen huolellista harkintaa toimitusjohtokunnassa.

Vertailu muihin organisaatiorakenteisiin Japanissa

Ymmärtääksemme syvällisemmin Japanin yhtiöoikeuden mukaisen “kansatō iin kai setchi gaisha” -yhtiön erityispiirteitä, on välttämätöntä verrata sitä muihin keskeisiin organisaatiorakenteisiin, kuten “kansayaku kai setchi gaisha” ja “shimei iin kai tō setchi gaisha”.

Ensinnäkin, perinteiseen “kansayaku kai setchi gaisha” -yhtiöön verrattuna merkittävin ero on tarkastustoiminnon kantajassa ja tämän asemassa. “Kansayaku kai setchi gaisha” -yhtiössä tarkastajat eivät ole hallituksen jäseniä, eikä heillä ole äänioikeutta hallituksen päätöksissä. He valvovat liiketoiminnan toteutusta ulkopuolelta, itsenäisenä elimenä hallituksesta. Toisaalta “kansatō iin kai setchi gaisha” -yhtiössä tarkastustoiminnon kantajat, eli tarkastuskomitean jäsenet, ovat hallituksen virallisia jäseniä ja käyttävät äänioikeutta kaikissa esityksissä. Tämä mahdollistaa tarkastus- ja valvontanäkökulman suoran integroinnin päätöksentekoprosessiin. Lisäksi, kun tarkastajien valtuudet perustuvat yksittäisten tarkastajien itsenäisyyteen “dokuritsu sei”, “kansatō iin kai” käyttää valtuuksiaan komiteana “gōgi sei”.

Seuraavaksi vertailu “shimei iin kai tō setchi gaisha” -yhtiöön. Molemmilla on yhteistä, että hallituksen sisäinen komitea, joka koostuu enemmistöltään ulkopuolisista hallituksen jäsenistä, vastaa tarkastuksesta, mutta niiden laajuudessa ja rakenteessa on merkittäviä eroja. “Shimei iin kai tō setchi gaisha” -yhtiössä on pakollista perustaa kolme komiteaa: tarkastuskomitea, nimitysasioista päättävä “shimei iin kai” ja palkitsemisasioista päättävä “hōshū iin kai”. Toisaalta “kansatō iin kai setchi gaisha” -yhtiössä vain tarkastuskomitea on pakollinen. Lisäksi “shimei iin kai tō setchi gaisha” -yhtiössä liiketoiminnan toteutuksesta vastaa hallituksesta erillinen “shikkō yaku”, ja hallitus keskittyy valvontaan, mikä on laissa tiukasti säädetty “valvonnan ja toteutuksen erottelu”. “Kansatō iin kai setchi gaisha” -yhtiössä tällaista erottelua ei vaadita, ja muut kuin tarkastuskomitean jäsenet voivat vastata liiketoiminnan toteutuksesta. Tämän vuoksi “kansatō iin kai setchi gaisha” -yhtiötä pidetään joustavampana ja helpommin käyttöönotettavana järjestelmänä verrattuna “shimei iin kai tō setchi gaisha” -yhtiöön, koska se vaatii vähemmän muutoksia olemassa olevaan organisaatiorakenteeseen.

Näiden erojen perusteella voidaan todeta, että “kansatō iin kai setchi gaisha” -yhtiö on tasapainoinen järjestelmä, joka poikkeaa “kansayaku kai setchi gaisha” -yhtiön “hallituksen ja tarkastuselimen erottelusta” ja integroi valvontatoiminnon hallitukseen, mutta ei vaadi yhtä radikaalia organisaatiouudistusta kuin “shimei iin kai tō setchi gaisha”.

Alla oleva taulukko vertaa näiden kolmen keskeisen organisaatiorakenteen pääpiirteitä.

Siirtyminen Japanissa tarkastuskomitean asettaneeksi yhtiöksi: Edut ja huomioitavat seikat

Japanissa tarkastuskomitean asettaneeksi yhtiöksi siirtymistä harkitseville yrityksille on tärkeää ymmärtää tarkasti tämän siirtymän edut ja käytännön huomioitavat seikat, sillä ne muodostavat merkittävän johtamispäätöksen.

Keskeiset edut

Tämän järjestelmän suurin etu on, että hallituksen valvontatoiminto vahvistuu merkittävästi. Tarkastuskomitean jäsenet saavat äänioikeuden hallituksessa ja osallistuvat suoraan hallituksen keskusteluihin, mikä integroi valvontanäkökulman päätöksentekoprosessiin ja parantaa keskustelun laatua.

Toiseksi, johtamisen ketteryys paranee. Kuten aiemmin mainittiin, jos yhtiö täyttää tietyt ehdot, kuten määrittää ne yhtiöjärjestyksessä, voidaan tärkeiden liiketoimintapäätösten valtuudet delegoida yksittäisille johtajille. Tämä mahdollistaa nopean ja joustavan päätöksenteon markkinaympäristön muutoksiin.

Kolmanneksi, ulkomaisten sijoittajien arvostus voi parantua. Japanin tarkastusjärjestelmä on ulkomailla vähemmän tunnettu, ja sen tehokkuutta on kyseenalaistettu. Hallituksen sisäinen tarkastuskomitea on kuitenkin lähempänä länsimaista hallintomallia, mikä tekee siitä helpommin ymmärrettävän ulkomaisille sijoittajille. Itse asiassa, maailmanlaajuiset äänestysohjeita antavat yritykset arvioivat tämän järjestelmän myönteisesti, mikä voi johtaa pääoman hankintaan globaaleilta markkinoilta ja yrityksen arvon kasvuun.

Neljänneksi, johtokunnan kokoonpanoa voidaan tehostaa. Perinteisissä tarkastusvaliokunnan asettaneissa yhtiöissä, jotka pyrkivät vastaamaan hallinnointikoodin vaatimuksiin, oli tarpeen nimittää sekä ulkopuolisia johtajia että ulkopuolisia tarkastajia. Tarkastuskomitean asettaneessa yhtiössä ulkopuoliset johtajat, jotka ovat tarkastuskomitean jäseniä, voivat hoitaa molempia tehtäviä, mikä mahdollistaa vahvan hallintorakenteen rakentamisen pienemmällä johtajamäärällä ja voi johtaa kustannussäästöihin, kuten johtajien palkkioissa.

Käytännön huomioitavat seikat

Toisaalta siirtymiseen liittyy useita huomioitavia seikkoja. Ensinnäkin, uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii aikaa ja kustannuksia, kuten yhtiöjärjestyksen muutosta varten pidettävän yhtiökokouksen päätöksen, johtajien nimitysprosessin tarkistamista ja sisäisten sääntöjen järjestämistä.

Toiseksi, tarkastuskomitean ulkopuolisten johtajien toimikausi on yksi vuosi, joten johtoryhmän on saatava osakkeenomistajien luottamus vuosittain, mikä voi lisätä painetta lyhyen aikavälin tuloksiin. Tämä voi sisältää riskin johtamisen vakauden heikkenemisestä.

Kolmanneksi, tarkastuskomitean tehokkuuden varmistaminen on haaste. Koska vakituisten jäsenten asettaminen ei ole pakollista, on olemassa riski, että komitean toiminta jää muodolliseksi. Komitean toimintaa tukevan sihteeristön järjestäminen ja ulkopuolisten johtajien, jotka ovat osa-aikaisia, riittävän tiedonsaannin varmistaminen ovat avainasemassa järjestelmän tehokkaassa toiminnassa.

Neljänneksi, kollegiaalisen päätöksenteon haasteet. Toisin kuin tarkastajien yksinomainen päätöksenteko, tarkastuskomitea tekee päätöksiä kollegiaalisesti, mikä voi vaikeuttaa nopeaa päätöksentekoa kiireellisissä tilanteissa. Lisäksi, jos komitean jäsenten mielipiteet eroavat toisistaan, on otettava huomioon riski, että tarkastustoiminto voi pysähtyä.

Lopuksi, sopivien henkilöiden rekrytointi on yleinen haaste. Tarkastuskomitean ulkopuolisilta johtajilta, jotka muodostavat enemmistön, vaaditaan talous- ja kirjanpitotietämystä, syvällistä ymmärrystä kyseisen yrityksen liiketoiminnasta ja ennen kaikkea kykyä esittää itsenäisiä mielipiteitä johtoryhmästä riippumatta. Tällaisen osaamisen omaavien henkilöiden rekrytointi on edelleen suuri haaste monille yrityksille.

Yhteenveto

Japanin yhtiöoikeuden tarjoama tarkastus- ja valvontalautakunnan asettaminen on hienostunut ja tehokas vaihtoehto yritysten hallintotavalle. Sen keskeinen arvo piilee siinä, että se yhdistää strategisesti kansainvälisesti pätevän vahvan hallituksen valvontatoiminnon ja ketterän johtamisjärjestelmän, joka vastaa nopeasti muuttuvaan liiketoimintaympäristöön. Tämä järjestelmä vastaa perinteisten tarkastuslautakuntien valvontatoimintojen tehokkuuteen liittyviin haasteisiin, mutta ei vaadi niin radikaaleja organisaatiomuutoksia kuin nimityskomitean asettaminen, mikä tekee siitä realistisen ja houkuttelevan vaihtoehdon monille japanilaisille yrityksille. Järjestelmän etujen maksimoimiseksi on kuitenkin tärkeää käsitellä käytännön haasteita, kuten johtajien toimikausien hallintaa, komitean tehokkuutta tukevan toimintajärjestelmän rakentamista ja ennen kaikkea pätevien ulkopuolisten johtajien hankkimista. Parhaan mahdollisen hallintojärjestelmän valitseminen ja rakentaminen on äärimmäisen tärkeä strateginen päätös, kun pyritään parantamaan yrityksen arvoa kestävästi.

Monolith Law Office on kerännyt laajan kokemuksen neuvonantajana japanilaisessa yrityshallinnossa, mukaan lukien tarkastus- ja valvontalautakunnan asettaminen ja hallinnointi, palvellen monipuolista asiakaskuntaa sekä kotimaassa että ulkomailla. Toimistossamme työskentelee useita englanninkielisiä asianajajia, joilla on ulkomainen asianajajapätevyys, ja he pystyvät selittämään Japanin yhtiöoikeuden monimutkaisia kysymyksiä kansainvälisestä näkökulmasta selkeästi. Tarjoamme asiakkaillemme asiantuntevaa ja käytännönläheistä tukea, jotta he voivat rakentaa liiketoimintatavoitteisiinsa parhaiten sopivan hallintojärjestelmän. Jos tarvitset oikeudellista tukea tässä artikkelissa käsiteltyihin aiheisiin liittyen, ota rohkeasti yhteyttä toimistoomme.