Vanhuspalvelulaitosten liiketoiminnan jatkuvuuden suunnittelun (BCP) laatiminen on nyt pakollista | Selitys menetelmistä ja eduista

BCP tarkoittaa liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaa, joka on suunnitelma yritystoiminnan jatkamiseksi ja palauttamiseksi, kun kohdataan odottamattomia tilanteita, kuten luonnonkatastrofeja tai tartuntatauteja. Huhtikuusta 2023 (Reiwa 6) lähtien hoivakodeissa on tullut pakolliseksi laatia BCP. On kuitenkin niitä, jotka miettivät, miten sellainen tulisi laatia tai onko sen laatimisesta hyötyä.

Tässä artikkelissa käsitellään hoivakotien BCP:n yleiskatsausta, sen laatimisen yksityiskohtia, hyötyjä ja laatimismenetelmiä. Esittelemme myös riskit, jotka liittyvät siihen, jos BCP:tä ei laadita, joten käyttäkää tätä tietoa hyväksenne.

Hoivakotien BCP/BCM

BCP on lyhenne sanoista Business Continuity Plan, ja se tarkoittaa liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaa, joka varmistaa, että tärkeät liiketoiminnot eivät keskeydy tai että ne palautuvat nopeasti mahdollisen keskeytyksen jälkeen esimerkiksi luonnonkatastrofin, tartuntatautiepidemian tai terrori-iskun kaltaisissa odottamattomissa tilanteissa.

BCM puolestaan on lyhenne sanoista Business Continuity Management, ja se tarkoittaa BCP:n hallintaa ja johtamista, mikä käännetään japaniksi liiketoiminnan jatkuvuuden hallinnaksi.

Japanin hallituksen liiketoimintasuunnitelman ohjeistuksessa[ja] BCP:stä ja BCM:stä todetaan seuraavaa:

Kun odottamattomia tilanteita, kuten suuria maanjäristyksiä, tartuntatautien leviämistä, terrori-iskuja, suuronnettomuuksia, toimitusketjun katkoksia tai äkillisiä muutoksia liiketoimintaympäristössä, ilmenee, on olemassa suunnitelma, joka sisältää politiikat, järjestelmät ja menettelyt tärkeiden liiketoimintojen keskeytymisen estämiseksi tai niiden mahdollisimman nopean palauttamisen. Tätä suunnitelmaa kutsutaan liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaksi (Business Continuity Plan, BCP).
BCP:n laatiminen, ylläpito ja päivitys, budjetin ja resurssien varmistaminen liiketoiminnan jatkuvuuden toteuttamiseksi, ennaltaehkäisevien toimenpiteiden toteutus, koulutus ja harjoitukset toiminnan juurruttamiseksi, tarkastukset ja jatkuva parantaminen ovat kaikki normaaliajan hallintatoimia, joita kutsutaan liiketoiminnan jatkuvuuden hallinnaksi (Business Continuity Management, BCM), ja ne sijoitetaan strategiseksi toiminnaksi johtamistasolla.

Lähde: Japanin hallituksen katastrofivalmiusinformaatio | Liiketoimintasuunnitelman ohjeistus[ja]

Hoivakotien BCP:n laatiminen on pakollista

Reiwa 3 (2021) vuoden hoivapalkkioiden tarkistuksen myötä, kolmen vuoden siirtymäajan jälkeen, hoivakotien BCP:n laatiminen ja BCM:n toteuttaminen on tullut täysin pakolliseksi huhtikuusta Reiwa 6 (2024) alkaen. Japanin terveys-, työ- ja hyvinvointiministeriön ‘Reiwa 3 (2021) vuoden hoivapalkkioiden tarkistuksen pääkohdat[ja]‘ -dokumentissa todetaan seuraavaa:

Tartuntatautien tai katastrofien sattuessa on tärkeää, että tarvittavat hoivapalvelut voidaan jatkaa keskeytyksettä. Tästä syystä kaikkien hoivapalveluyritysten on pakko laatia suunnitelmat toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi, toteuttaa koulutuksia ja harjoituksia (simulaatioita). (※Kolmen vuoden siirtymäaika on asetettu)

Lähde: Terveys-, työ- ja hyvinvointiministeriö｜Reiwa 3 (2021) vuoden hoivapalkkioiden tarkistuksen pääkohdat[ja]

Riskit, jos hoivakoti laiminlyö BCP:n laatimisen

Hoivakodin laiminlyödessä BCP:n (Business Continuity Plan) laatimisen seuraavat riskit ovat olemassa:

• Joutuminen viranomaisten ohjauksen kohteeksi
• Korvausvastuun kantaminen on mahdollista
• Ei ole oikeutettu saamaan hoitopalkkion lisäystä

Tässä käymme läpi kunkin yksityiskohdat.

Joutuminen viranomaisten ohjauksen kohteeksi

Jos BCP:tä ei ole laadittu, ei tällä hetkellä ole julkaistu erityisiä rangaistuksia. Kuitenkin, toimintaperiaatteiden rikkomisena se voi johtaa viranomaisten ohjaukseen, joten on syytä olla varovainen. Jos ohjeita ei noudateta, seurauksena voi olla toimiluvan peruuttaminen ja muita hallinnollisia sanktioita.

Toimiluvan peruuttamisen seurauksena, vähintään viiden vuoden ajan ei voi saada uutta toimilupaa. Yrityksissä, hallituksen jäsenet, emoyhtiö ja muut todelliset päätöksentekijät voivat myös joutua sanktion kohteeksi, ja he eivät voi harjoittaa hoivapalveluita viiden vuoden ajan. (Japanese Long-Term Care Insurance Law, Article 70, Paragraph 2, Items 6 to 6-3)

Korvausvastuun kantaminen on mahdollista

BCP:n puuttumisesta ei seuraa sakkoja. Kuitenkin, jos BCP:tä ei ole laadittu ja sattuu onnettomuus tai vahinko, voi se johtaa turvallisuuden huomioonottovelvollisuuden laiminlyöntiin ja sitä kautta korvausvastuuseen oikeudenkäynnin kautta.

Esimerkkinä turvallisuuden huomioonottovelvollisuuden korostumisesta on Itä-Japanin suurtsunamin aikana tapahtunut Biwa Kindergarten -bussin tsunamionnettomuus.

Biwa Kindergartenissa oli laadittu BCP ja manuaalissa määrättiin, että “jos maanjäristyksen voimakkuus on suuri ja on olemassa vaara, että katastrofi tapahtuu, kaikki tulee ohjata pohjoiselle piha-alueelle, rauhoittaa heitä puhumalla levollisesti ja valvoa lapsia. Lapset odottavat vanhempiensa noutoa.” Kuitenkin käytännössä manuaalin tuntemus ei ollut riittävää, eikä evakuointiharjoituksia ollut suoritettu.

Kun päätettiin lähettää lapset vanhempiensa luokse, koulubussi joutui tsunamin valtaan ja viisi lasta kuoli. Kindergartenin johtajaa ja ylläpitävää oikeushenkilöä pidettiin vastuullisina tiedonkeruuvelvollisuuden laiminlyönnistä ja heidät tuomittiin korvausvastuuseen.

Viite: Japanin korkein oikeus | Biwa Kindergarten -bussin tsunamionnettomuus (Sendain alueellinen tuomioistuin, vuosi 2013 (Heisei 25) syyskuun 17. päivän päätös)[ja]

Ei ole oikeutettu saamaan hoitopalkkion lisäystä

Japanin hoitopalkkion uudistuksessa vuonna 2021 (Reiwa 3) hoitopalkkiota korotettiin 0,7 %. Kuitenkin, jos ei täytä seuraavia kriteerejä, sovelletaan vähennystä:

• Tartuntatautien puhkeamista ja luonnonkatastrofeja varten laaditun BCP:n laatiminen
• Laaditun BCP:n mukaisesti tarvittavien toimenpiteiden toteuttaminen

Vähennyksen suuruus vaihtelee palvelun mukaan, “laitos- ja asumispalveluissa” se on 3 % ja “muissa palveluissa” 1 % määritellyistä yksikkömääristä. Tähän on asetettu siirtymätoimenpiteitä, ja vähennystä ei sovelleta vuoden ajan 31. maaliskuuta 2026 (Reiwa 7) asti.

Hoivakotien BCP:ssä määriteltävät asiat

Hoivapalveluyrityksiltä vaadittavat roolit ovat seuraavat kolme:

• Palvelun jatkuvuus
• Asiakkaiden turvallisuuden varmistaminen
• Henkilökunnan turvallisuuden varmistaminen

Työsopimuslaki (Japanese Labor Contract Act) 5 §

Työnantajan on työsopimuksen myötä huolehdittava siitä, että työntekijä voi työskennellä turvallisesti ja säilyttää henkensä ja terveytensä.

Edellä mainittujen seikkojen perusteella hoivakotien BCP:ssä on määriteltävä toimintatavat uuden koronavirustaudin (COVID-19) ja luonnonkatastrofien varalta. Alla selitämme kumpaakin yksityiskohtaisemmin.

Uuden koronavirustartunnan vastaiset toimintatavat

Hoivakodeissa ja yrityksissä vaaditaan uuden koronavirustartunnan varalle liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman (BCP) laatimista. BCP:n sisältö tartuntataudin puhjetessa voi sisältää seuraavia asioita:

Viite: Japanin terveys-, työ- ja hyvinvointiministeriön vanhustenhuollon osasto | Hoivakotien ja yritysten uuden koronavirustartunnan puhkeamisen aikaiset liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman ohjeet[ja]

Koska päivä-, asumis- ja kotikäyntipalveluiden kaltaisten erilaisten laitosten tilanteet ja toimenpiteet eroavat toisistaan tartuntataudin puhkeamisen jälkeen, on tärkeää huomioida, että myös laadittavan BCP:n sisältö vaihtelee. Japanin terveys-, työ- ja hyvinvointiministeriön ‘Vammaispalveluiden tarjoajien BCP:n uuden koronavirustartunnan puhkeamisen aikaiset liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman ohjeet[ja]‘ korostavat, että BCP:n laatiminen on tärkeää jo ennen tartuntataudin leviämisen alkamista. On tärkeää laatia BCP, joka mahdollistaa sujuvan toiminnan tartuntataudin puhjetessa, ja harjoitella sekä kouluttaa henkilöstöä säännöllisesti sekä varmistaa tarvittavien varastoitavien tuotteiden saatavuus.

Luonnonkatastrofeihin varautuminen

Hoivakodeissa ja yrityksissä on laadittava myös BCP (Business Continuity Plan), jotta voidaan varautua luonnonkatastrofeihin, kuten maanjäristyksiin ja tulviin. Luonnonkatastrofien aikaisen BCP:n sisältöön kuuluu seuraavat osa-alueet:

Viite: Japanin terveys-, työ- ja hyvinvointiministeriön vanhustenhuollon osasto | Hoivakotien ja yritysten luonnonkatastrofien aikaisten toimintojen jatkuvuuden ohjeistus[ja]

Luonnonkatastrofien BCP:ssä on otettava huomioon toimenpiteet normaalioloissa ja hätätilanteissa sekä yhteistyö muiden laitosten ja paikallisyhteisön kanssa, minkä vuoksi sisältö on laajempi kuin tartuntatautien BCP:ssä.

Hoivakotien hyödyt BCP:n laatimisessa

BCP:n (Business Continuity Plan) laatiminen vaatii aikaa ja vaivaa. Siitä huolimatta on totta, että BCP:n avulla voidaan varmistaa asukkaiden ja henkilökunnan turvallisuus sekä hyödyntää verotuksellisia etuja. Tässä artikkelissa käymme läpi hyötyjä, joita BCP:n laatiminen tuo hoivakodeille.

Asukkaiden ja henkilökunnan turvallisuuden varmistaminen

Kun toimintatavat tartuntatautien leviämisen tai luonnonkatastrofien aikana on määritelty, asukkaiden ja tietenkin myös henkilökunnan hätätilanteisiin reagointi sujuvoituu. Vaikka hätätilanteen syntyessä on olemassa riski, että sekasorto estää työtehtävien suorittamisen, BCP:n (Business Continuity Plan) eli liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman laatiminen mahdollistaa tärkeimpien työtehtävien priorisoinnin ja nopean toipumisen. Lisäksi se edistää luottamuksen saavuttamista käyttäjien, heidän perheidensä ja yhteisön keskuudessa.

Verotuksen suosituimmuus

Kun yritys sisällyttää talous- ja teollisuusministeriön määrittelemät sisällöt (kuten järjestelmän rakentaminen ja ennakolliset toimenpiteet) liiketoiminnan jatkuvuuden suunnitelmaansa (BCP) ja saa ‘liiketoiminnan jatkuvuuden vahvistamissuunnitelman’ hyväksynnän, yritys voi saada erityisen 18 prosentin poisto-oikeuden (Reiwa 7 (2025) vuoden huhtikuun 1. päivästä lähtien 16 prosenttia) katastrofivalmiuden parantamiseen tähtääviin investointeihin, kuten ennaltaehkäisyyn ja vahinkojen vähentämiseen.

Laitteiden konkreettisia esimerkkejä ovat seuraavat:

• Koneet ja laitteet (yli 1 miljoonan jenin arvoiset): esimerkiksi omat sähkögeneraattorit ja viemäripumput
• Välineet ja tarvikkeet (yli 300 000 jenin arvoiset): esimerkiksi seismiset ja vaimennustelineet sekä satelliittipuhelimet
• Rakennuksen lisälaitteet (yli 600 000 jenin arvoiset): esimerkiksi tulvasuojat ja palosulkusäleiköt

Avustukset ja rahoitustuki

Kun olette laatineet BCP:n (Business Continuity Plan) ja saaneet hyväksynnän liiketoiminnan jatkuvuuden vahvistamissuunnitelmalle, teitä suositaan avustusten myöntämisessä. Saatavilla oleva tuki voi sisältää seuraavia:

Kunnat tarjoavat erilaisia BCP-avustuksia. Lisäksi jotkut yksityiset rahoituslaitokset tarjoavat lainajärjestelmiä BCP:n laatineille yrityksille. BCP:n laatimisen yhteydessä kannattaa ottaa yhteyttä toimipaikkakunnan viranomaisiin tai kaupankäyntikumppaneina toimiviin rahoituslaitoksiin.

Rokotusten etusijajärjestys

Japanin uuden influenssan ja muiden tartuntatautien erityistoimenpiteitä koskevan lain (新型インフルエンザ等対策特別措置法, vuoden 2012) 28. pykälän mukaisesti on mahdollista toteuttaa erityisrokotuksia rekisteröidyille yrityksille, jotka ovat laatineet tartuntatautien leviämisen varalta liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman (BCP).

Erityisrokotus tarkoittaa ennaltaehkäisevää rokotusta, joka annetaan ensisijaisesti rekisteröityjen yritysten työntekijöille. Jotta yritys voisi saada rokotteet etusijalla, sen on tehtävä ennakkorekisteröintihakemus valtiolle.

Hoivakotien liiketoiminnan jatkuvuuden suunnitelman (BCP) laatiminen

Et ehkä tiedä, miten BCP:tä tulisi lähteä laatimaan. Tässä artikkelissa selitämme, miten voit luoda BCP:n hoivakodille.

Perusta BCP:n laatimista varten komitea

Aloita perustamalla komitea, joka keskittyy BCP:n laatimiseen. Valitse komiteaan eri toimipisteiden ja palveluiden johtajia sekä vastuuhenkilöitä, jotka kykenevät keräämään tietoa suoraan kentältä. Komitean perustamisen jälkeen tarkastele hoivakodin nykytilaa ja tunnista mahdolliset ongelmat.

Hyödynnä ohjeistuksia ja mallipohjia

Japanin terveys-, työ- ja hyvinvointiministeriö tarjoaa ohjeistuksia ja mallipohjia BCP:n laatimiseen. Jos et tiedä, mistä aloittaa tai miten BCP tulisi laatia, voit käyttää ministeriön ohjeistuksia ja mallipohjia apunasi. Mallipohjat on jaoteltu palvelutyypin mukaan, kuten päivä- ja ympärivuorokautista hoitoa tarjoaville laitoksille, joten voit laatia BCP:n valitsemasi palvelun mallipohjan mukaisesti.

Ohjeistukset ja mallipohjat löydät seuraavalta sivustolta, joten käytä niitä hyväksesi:

Japanin terveys-, työ- ja hyvinvointiministeriö｜Hoivakotien ja palveluyritysten liiketoiminnan jatkuvuuden suunnitelman (BCP) laatimisen tukeminen[ja]

Yhteenveto: Hoitolaitosten BCP:n laatimisvelvollisuuteen on vastattava viipymättä

Reiwa 6 (2024) huhtikuusta lähtien hoitolaitoksille on tullut velvollisuus laatia BCP (Business Continuity Plan). Hoitolaitoksille BCP:n laatiminen on tärkeää, jotta ne voivat toimia sujuvasti tartuntatautien leviämisen tai luonnonkatastrofien aikana ja palautua nopeasti. BCP:n laatimisesta on myös etuja, kuten verotukselliset edut, avustukset ja rahoitustuki sekä mahdollisuus saada etusijalla rokotuksia. Laadi BCP, jotta voit varautua tulevaisuudessa mahdollisesti ilmeneviin hätätilanteisiin.

Jos kohtaat vaikeuksia BCP:n laatimisessa tai et tiedä, miten sen tulisi tehdä, on suositeltavaa kääntyä asianajajan puoleen.

Monolith Lakitoimisto on IT-alan, erityisesti internetin ja oikeudellisten kysymysten, asiantuntemusta omaava lakitoimisto. Jos sinulla on kysyttävää BCP:hen liittyen, ota meihin rohkeasti yhteyttä.

Toimenpiteemme esittely

Hoiva-alan yritystoiminta on ala, joka on säädelty monilla eri laeilla, kuten Japanin hoivavakuutuslailla (介護保険法), vanhusten hyvinvointilailla (老人福祉法) ja yhtiölailla (会社法). Monolith Lakitoimisto toimii yleishyödyllisen yhdistyksen Japanin Kansallisen Hoiva-alan Yrittäjien Liiton sekä muiden hoiva-alan yritysten neuvonantajana eri prefektuureissa, ja meillä on laaja-alainen asiantuntemus hoiva-alan lainsäädäntöön liittyvissä asioissa.

Monolith Lakitoimiston palvelualueet: IT- ja startup-yritysten yritysjuridiikka[ja]